Книги по бизнесу и учебники по экономике. 3 500 книг, 1800 авторов.

» » Читать книгу по бизнесу Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут Штаффана Нетеберга : онлайн чтение - страница 5


Книги по году издания


Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?

  • Текст добавлен: 25 февраля 2015, 13:22

Текст бизнес-книги "Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут"


Автор книги: Штаффан Нётеберг


Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги


Возрастные ограничения: +12

Текущая страница: 5 (всего у книги 10 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Сон-пятиминутка

Ренцо Боргатти

Метод помидора рекомендует чередовать 25-минутные периоды качественной, сосредоточенной работы с 5-минутными перерывами. Есть множество способов потратить эти пять минут, однако ключевая идея здесь – дать мозгу возможность «перезарядиться» и обработать в фоновом режиме полученную информацию. Это означает, что вам не следует поддаваться искушению потратить время перерыва на чтение почты, просмотр новостей, телефонные разговоры и любые другие занятия, которые добавляют напряженности следующему помидору.



Из этого рисунка видно, что, например, разглядывание вида за окном требует меньших усилий, чем беседа или чтение почты. На краях шкалы находятся сон и работа. Сосредоточенная, добросовестная работа – это цель помидора, а сосредоточенное, добротное расслабление – цель перерыва. Когда-то мне казалось, что просмотр заголовков электронных писем или новостей – достаточно расслабляющее занятие, однако сравнив это занятие с 5 минутами глубокого расслабления, я понял, что заблуждался.

В идеале целью этого перерыва является легкий пятиминутный сон. Я не знаю, возможно ли в принципе заснуть всего на пять минут, однако можно научить себя по-настоящему расслабляться. После нескольких недель наблюдения за своими перерывами и освоения ряда приемов релаксации я очень доволен результатами. Я обнаружил, что качественный пятиминутный перерыв может дать мне столько энергии, что приступить к следующему помидору становится очень легко.

Вопрос в том, как быстро погрузиться в состояние глубокой релаксации. Вот что помогает лично мне:

1. Подыщите удобное кресло или переберитесь на диван, если вам посчастливилось иметь его рядом с рабочим местом.

2. Как только начнется перерыв, закройте глаза и примите самую подходящую для релаксации позу. Ваши руки, ноги и шея должны быть совершенно расслаблены.

3. Представьте себе луч сканера – горизонтальную полосу света, которая очень медленно движется от головы к ногам. Когда эта полоса проходит через ту или иную часть тела, сосредоточьтесь на ней и расслабьте находящиеся там мышцы еще больше. Особенно важной является область глаз – тщательно избавьтесь от любого напряжения в ней.

4. Вообразите себе огромный белый прямоугольник, парящий рядом с вами. Если он тут же исчезнет, ничего страшного. Он нужен только в качестве отправной точки для того, чтобы отвлечь ваши мысли от цели предыдущего помидора.

5. Когда перерыв закончится, спокойно откройте глаза, начните следующий помидор, сосредоточьтесь и приступайте к делу.


Если эти пять минут субъективно воспринимаются как десять, значит, вы все сделали верно. Каждый раз, когда мне не удается полностью расслабиться, через 5–6 помидоров я неизбежно сталкиваюсь с последствиями.

Помимо этого я пробовал спать в течение 20-минутных и более длительных перерывов. Это был самый настоящий сон, однако не настолько глубокий, чтобы помешать продуктивности. Нет нужды подчеркивать, что для хорошего помидорного дня длинные перерывы так же важны, как короткие.

Этот метод хорошо работает в знакомом окружении (где вы не привлекаете слишком пристального внимания других людей) с низким уровнем шума. Идею научить свое тело погружаться в глубокий сон на короткие промежутки времени я почерпнул из многофазной модели сна – захватывающего (и пугающего) подхода к сокращению общего времени сна[3].


Маршрут

Свободное время необходимо для подпитки работающего мозга. Когда таймер подает сигнал, я никогда не задерживаюсь над текущим делом даже на пять лишних минут. Сделав это, я бы замедлил самого себя на весь следующий помидор. Услышав звонок таймера, я заканчиваю то слово, которое писал, и иногда делаю пометку на клочке бумаги, чтобы потом было легче вспомнить, какое направление приняли мои мысли.

Маршрут задает ограничения. На стадии планирования вы, по сути дела, выстраиваете маршрут сегодняшнего путешествия. Это не значит, что вы не имеете права принимать во внимание новые факты и менять свой план. Однако вносить изменения в график следует тогда, когда ваш ум находится в обзорном режиме, а не в состоянии потока. Кроме того, после короткого перерыва вы сможете принимать более взвешенные решения, чем сразу после длительного периода глубокой сосредоточенности.

Конкретность целей мотивирует меня доводить дело до конца. Мое обязательство перед самим собой – выбрав с утра реалистичное количество дел, постараться завершить их. Мой маршрут – попытка выполнить это обязательство небольшими порциями – помидорами. Пренебрегая перерывами, я испорчу все, включая свои обязательства и мотивацию. Соблюдение маршрута обеспечивает мне устойчивую продуктивность в течение всего рабочего времени.


Завершенное дело

Итак, вы заканчиваете помидор за помидором, делая перерывы между ними. Процесс продолжается, пока вы не выполните каждое из запланированных дел. Завершая очередное дело, вы вычеркиваете его из списка дел на день.

Никогда не переключайтесь между делами, пока не закончился помидор. Если вы завершили дело в середине помидора, потратьте остаток времени на сверхобучение. Я, например, в этом случае еще раз просматриваю то, что сделал, повторяю то, чему научился, ищу, в чем я мог бы улучшить свой результат, или записываю новые мысли – и так до тех пор, пока не прозвенит мой таймер.

Сверхобучение – это то, что происходит, когда мы продолжаем обучаться или тренироваться даже после того, как достигли уровня мастерства. Малкольм Гладуэлл считает это необходимым, если мы действительно хотим в чем-то добиться превосходства: «Людей, обладающих достаточными способностями, чтобы поступить в лучшее музыкальное учебное заведение, различало лишь то, насколько упорно они трудились. И все. И кстати сказать, лучшие студенты не просто работали больше, чем все остальные. Они работали гораздо, гораздо больше» [18].

Таким образом, вам нельзя ни с того ни с сего переключаться между делами в середине помидора. Дело в том, что даже сама по себе такая возможность вносила бы в процесс постоянную смуту. Вы не можете также просто остановиться посреди помидора и отправиться на перерыв – вы выбьетесь из ритма. А поскольку прерванный помидор короче остальных, то для целей мониторинга он оказывается несопоставимым с прочими помидорами.


Абстрактная единица времени

Допустим, что у вас есть множество задач, ваши коллеги или клиенты хотят знать, когда вы их закончите, а методом помидора вы не пользуетесь. Зачастую это приводит к проблемам.

Когда вы спрогнозировали, сколько времени займет работа над той или иной задачей, а потом осознали, что ваш прогноз был воспринят как обещание, вы начинаете тревожиться. Проблема в том, что, с одной стороны, вы не знаете, сколько времени в точности потребует эта задача, а с другой, если вы не уложитесь в прогноз, то вас ждут неприятности – например, разочарование клиента. Тревога снижает вашу продуктивность и ослабляет вашу мотивацию.

Как вы уже знаете, в методе помидора 25 минут сосредоточенных усилий называются помидором. Помидор – это неделимая и абстрактная единица времени. Это временны`е рамки, которые никак не учитывают объем работы. По сути дела, вы даете обещание на протяжении 25 минут прилагать усилия для решения задачи наилучшим из имеющихся в вашем распоряжении способов. Пока вы внутри помидора, вопрос о том, будет ли задача завершена в ходе этой итерации, даже не рассматривается. В это время имеет значение лишь то, что вы делаете все, что в ваших силах.

Как это поможет вам ответить на вопрос клиента или коллег о сроках завершения задачи? В общем, никак. Однако находясь внутри помидора, вам следует думать только об этих 25 минутах, а не о том, когда будет решена вся задача в целом. Это поможет вам сосредоточиться.

Таймер находится на виду и ведет обратный отсчет от 25 к 0. Когда 25 минут истекают, вы получаете внутреннюю награду: зачеркиваете помидор крестиком и устраиваете себе перерыв, не отягощенный чувством вины [13]. Это позволяет вам на протяжении всего помидора чувствовать, что вы все ближе и ближе к вознаграждению.


Запись и обработка

В конце дня наступает этап записи. Вы начинаете с копирования сырых данных мониторинга в протокол. Характер этих данных зависит от того, что именно вы хотите увидеть. Когда вы только начинаете применять метод помидора, хорошим показателем для мониторинга будет количество завершенных в течение дня помидоров. В этом случае ваш протокол будет содержать две колонки: дата и количество завершенных помидоров. Вы день за днем заполняете эту табличку, в которой каждая строка соответствует одному дню.

Мониторинг позволяет вам отвечать на вопросы о ходе работы и помогает повысить продуктивность. Почему я трачу на работу столько сил и выполняю так мало дел? Возможно, это происходит из-за того, что я довожу до конца слишком мало 25-минутных временных интервалов. Плохо это или хорошо? Может быть, и хорошо, поскольку предполагается, что значительную часть своего времени я трачу на помощь другим людям. Как бы то ни было, теперь у меня есть корректное и основанное на опыте объяснение.

За этапом записи идет этап обработки: вы превращаете отвлеченные данные в содержательную информацию. Например, вы можете рассчитать среднее количество помидоров на одно дело. Если у вас получится увесистое число, это подскажет вам, что дела следует разбивать на менее крупные и более управляемые фрагменты. Вы можете также измерить среднее время, которое ваши дела проводят в списке дел, прежде чем вы займетесь ими. Вычисленные значения тоже заносятся в протокол.


Практикум: запись

Возьмите ручку, лист бумаги и таймер и откройте свой рабочий календарь. Заложите эту страницу книги и заведите таймер на 3 минуты. Напишите в верхней части листа заголовок: «Протокол».

Посмотрите по календарю, сколько пунктов было в вашей вчерашней повестке дня. Скажем, были ли у вас назначены какие-либо встречи в офисе? Запишите на лист бумаги вчерашнюю дату, а напротив нее – то количество, которое у вас получилось. На следующей строке сделайте то же самое для позавчерашнего дня. Продолжайте двигаться по календарю в прошлое, пока не прозвенит таймер. Затем возвращайтесь к чтению этой книги.

Взгляните на свой протокол и подсчитайте, сколько рабочих элементов (дел, встреч и т. п.) приходится в среднем на один день. Получилось больше, чем вы думали, или меньше? Следует ли вам заполнять свой календарь плотнее или, наоборот, от чего-то отказываться?


Кайдзен

Японское слово «кайдзен» означает «изменяться со временем к лучшему». Однако чаще его переводят как «непрерывное совершенствование». Кайдзен – подход к организации работы, который подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. Скажем, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вы должны также ежедневно отвечать себе на следующие вопросы: нужно ли мне делить задачи на более мелкие части? Сильно ли мне докучают постоянные отвлекающие факторы? Есть ли какие-либо излишества в моих стандартных задачах и личном рабочем процессе?

Научный подход к улучшению позволяет мне не забывать о совершенствовании. Первым делом я стандартизирую свою деятельность. Затем тем или иным способом измеряю ее. Потом сравниваю полученные показатели с требованиями. Может оказаться, что мне нужно внести в свою деятельность какие-то изменения, чтобы она лучше отвечала требованиям. Дальше я снова провожу измерения и, наконец, стандартизирую новый, улучшенный рабочий подход.

Пример: я принимаю решение, что буду выполнять работу 40-минутными итерациями. Затем я подсчитываю, сколько итераций в течение дня мне удается завершить. Наконец, я сравниваю это число со своими ожиданиями и понимаю, что завершил слишком мало итераций. Поэтому я сокращаю длительность итерации до 25 минут.

Запись данных, полученных при мониторинге, и их анализ в конце каждого дня – это самонаблюдение. Улучшение своей деятельности, опирающееся на этот анализ, – это постоянное совершенствование [29].


Здесь и сейчас

Метод помидора является по своей природе регулирующим процессом. Любую неудачу можно превратить в источник озарений. Ретроспектива в конце дня – это то время, которое вы целенаправленно отводите для настройки своего рабочего процесса. Скажем, я стараюсь подстроить свои рабочие привычки под свой текущий род занятий, тип офиса, особенности коллег и любые другие характеристики и ограничения моего окружения.

Короткие итерации и каждодневное соглашение с самим собой сокращают круг вещей, которые важны для меня во время помидора. В этот момент я не забочусь о будущем и прошлом. Для оценки общей картины есть время с утра, когда вы занимаетесь планированием, время перед каждым помидором, когда вы расставляете приоритеты, и время в конце дня, на этапах записи, обработки и визуализации.

Есть единственное ежедневное обязательство: один помидор, одно дело, одна цель.


Самоанализ: механизмы

• Приходилось ли вам сталкиваться на практике с недостатками длинных списков дел?

• Что вы воспринимаете как моральную награду?

• Какой тип таймера для вас удобнее?

• Как часто вы делаете перерывы во время работы?

• Какое время вы посвящаете анализу своих рабочих привычек?

Глава 4

Помехи

О’Гурчик и Арти Шок беседуют по телефону

О’Гурчик: Арти, привет! Как насчет посидеть вечером в баре?

Арти Шок: Не знаю. Зависит от…

О’Гурчик: От чего?

Арти Шок: Минутку, мне тут письмо пришло…

О’Гурчик: Мы можем пойти и в другой день.

Арти Шок: Почему? Сегодня отличный день для посиделок в баре! Если только…

О’Гурчик: Если что?..

Арти Шок: Ты получил мой текст?

О’Гурчик: Какой текст?

Арти Шок: Прости, Арти, это я не тебе. Ты что-то спросил?

О’Гурчик: Да нет, ничего… Просто хотел узнать, как там у вас погода. Перезвоню завтра.

Арти Шок: Хорошо! Рад был тебя услышать!



Движемся дальше

С почтой и телефоном все очень просто: их можно отключить.

Вы уже знаете, что не нужно переключаться между делами или прекращать текущее дело в середине помидора. Но что делать с помехами, которые не подвластны вам? Вам позвонили, вы вспомнили о каком-либо срочном деле, или вам отчаянно захотелось в туалет. Метод помидора не в силах защитить нас от всех мыслимых помех. Однако в этой главе вы узнаете, как обходиться с ними эффективным и разумным образом.


Синдром приобретенного дефицита внимания

Проведенные в Америке исследования показали, что офисных работников отвлекают примерно каждые три минуты и что у тех из них, кто работает с компьютером, одновременно открыто в среднем восемь окон. Для описания трудностей такого образа жизни психиатр Эдвард Хэллоуэлл ввел термин «синдром приобретенного дефицита внимания». Наш мозг захлестывают неиссякающие потоки информации.

Представьте себе: вы начинаете рабочий день с сортировки почты – и тут вам звонят из IT-департамента и говорят, что им срочно нужен от вас какой-то заполненный бланк. А тут еще в вашу комнату входит коллега с рабочим вопросом, и параллельно с этим раздается еще один телефонный звонок: от вас прямо сейчас нужна какая-то информация для подготовки к совещанию.

Недавние открытия в психологии и исследования работы мозга указывают на то, что мы упираемся в одно и то же узкое место как при попытках одновременно решать несколько задач, так и при столкновении с отвлекающими факторами. Это узкое место – ограниченная емкость рабочей памяти. Отвлекаясь на что бы то ни было, мы теряем исходную информацию, которая находилась на «рабочем столе» нашего мозга. А вернуть себе утраченное внимание обходится довольно дорого [22].


Не создавайте стопки задач и не стройте грандиозные планы

Помехи есть всегда. Новые запросы поступают непрерывно. Если вы все время пытаетесь решить задачу, возникшую последней, любые ваши долгосрочные дела будут задвинуты в самый дальний ящик. Вы никогда ничего не закончите, если задача, поступившая последней, будет решаться первой – как в стопке бумаг, где наверху лежит самая последняя (это принцип LIFO: Last-In-First-Out, то есть «последним вошел – первым вышел»). Помимо этого, процесс постоянного получения и оценки новой информации будет отнимать столько энергии, что вы окажетесь просто неспособны довести что-либо до конца. Это приведет вас к состоянию хронического раздражения, что неизбежно усилит стресс и снизит вашу результативность в целом.

Возможная альтернатива такому образу действий – создание грандиозных планов. В канун Нового года вы садитесь за стол, кладете перед собой лист бумаги, берете ручку и составляете план на 1 января. Затем переходите ко 2 января, 3 января и так далее – вплоть до 31 декабря. Потом запасаетесь ящиками консервов, запираетесь в подвале и приступаете к выполнению своего плана на год. Будет ли прок от такого игнорирования всех происходящих вокруг изменений? Конечно нет!

Есть третий вариант. Он позволяет принимать происходящие изменения, он оставляет вам время сосредоточиться на выполнении своих обязательств перед самим собой, и он итерационный по своей природе! Я подробно опишу его на следующей странице.


Устойчивый темп

Управление и обзор задач противоположны состоянию потока и процессам глубокого творческого мышления. Невозможно одновременно видеть всю картину и быть сосредоточенным на деталях. Сведя к минимуму те моменты, когда вы вынуждены заниматься сортировкой и расстановкой приоритетов, вы окажете благотворное влияние на свою сосредоточенность. Но сортировать и ранжировать все равно придется. Помимо этого вы нуждаетесь в регулярном отдыхе, который позволяет мозгу обработать новую информацию и зарядиться энергией. Таким образом, вам нужно переключаться между тремя психологическими состояниями. Вы чередуете их, однако что служит переключателем состояния?

Я пользуюсь тремя шляпами: шляпа для отдыха – шутовской колпак, позволяющий валять дурака; рабочая шляпа, которая превращает меня в льва, полностью поглощенного охотой на антилопу; и стратегическая шляпа, в которой я чувствую себя вершителем судеб, когда сортирую задачи и принимаю решение о том, чем заняться в ходе следующей рабочей итерации.

Приступая к работе, я снимаю шляпу для отдыха, надеваю стратегическую шляпу и выбираю, на каком деле мне следует сосредоточиться. Затем я надеваю рабочую шляпу, завожу таймер и концентрируюсь на задаче. Через 25 минут таймер подает сигнал, напоминая мне, что пора надеть шляпу для отдыха. После короткого перерыва я снова надеваю стратегическую шляпу, и так далее.

Такой график с четкими временными рамками, перемежающий концентрацию, расстановку приоритетов и отдых, задает мне устойчивый темп.


Стратегия работы с помехами

Хотя помидор длится всего 25 минут, ваше внимание будут отвлекать. Отвлекающие факторы прерывают нас, когда мы сосредоточены, и вынуждают сменить контекст, что весьма затратно. Однако метод помидора предназначен отнюдь не только для волков-одиночек, не способных работать в команде. Его задача скорее в том, чтобы развить ваши личные навыки работы в коллективном окружении.

Располагая стратегией обработки прерывающих вашу работу помех, вы сможете сократить их количество. Иногда эта стратегия будет помогать вам продолжить работу над изначальной задачей, иногда нет.

Помехи в ходе помидора бывают двух типов.

• Во-первых, внутренние помехи, источником которых являемся мы сами. Ваши чувства посылают сигналы вашему мозгу, требуя отложить дело, на котором вы сосредоточены, и заняться чем-то другим.

• Во-вторых, внешние помехи, которые создаются другими людьми: кто-либо о чем-то просит вас и ждет ответа.


В методе помидора есть стратегии реакции на оба вида помех. Они описаны в следующих разделах.


Внутренние помехи

Хотя 25 минут – это совсем немного, почти невозможно в течение этого промежутка времени не задумываться о других важных задачах, ждущих вашего внимания, особенно если вы только начинаете использовать метод помидора. Однако те вещи, которые кажутся нам неотложными под влиянием момента, могут на поверку на фоне целостной картины оказаться вовсе не столь значительными.

Вот как выглядит мой типичный помидор. Я завожу таймер и начинаю сосредотачиваться на выбранной задаче. Затем просыпается чувство голода. Потом я вспоминаю, что нужно сделать один важный звонок. Следом мне приходит в голову мысль, что неплохо бы проверить, что нового в моем любимом онлайн-сообществе. А еще надо обязательно проверить почту и сразу же на нее ответить. Не говоря уже о самом регулярном из моих желаний: налить новую порцию кофе, как только чашка опустела.

Все эти побуждения рождаются внутри меня. Я ведусь на них – а они служат ясным признаком прокрастинации. Возможно, мое текущее дело представляется мне слишком сложным или излишним. Или я боюсь упреков в недостаточно высоком качестве результата моей работы. Или я не хочу начинать действовать, пока не имею точной картины решения задачи в целом. В любом случае такие побуждения мешают мне завершить помидор и пометить его крестиком. В следующем разделе рассказано, как взять эти помехи под контроль.


Страницы книги >> Предыдущая | 1 2 3 4 5 6 | Следующая

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?


Топ книг за месяц