Annotation

«Шпаргалки для менеджеров» – это ваши «карманные консультанты» в решении самых разных проблем деловой, да и повседневной жизни. Ничего лишнего – только самое главное!

Для эффективной работы предприятия необходимо организовать сплоченную команду сотрудников, основанную на стремлении к общей цели, доверии и взаимопомощи. Как создать группу единомышленников? Какой стиль руководства выбрать? Как улаживать конфликты и способствовать профессиональному развитию? Эта брошюра поможет ответить на многие интересующие вас вопросы.

- Жозеф-Люк Блондель

- В чем суть руководства командой

- 1. Что такое команда

- Члены команды

- Характеристики команды

- Командный дух

- Размер группы имеет значение

- Координирующая функция менеджера

- Этапы становления команды

- Первый этап: разобщенная группа

- Второй этап: группа единомышленников

- Третий этап: стремление к самоопределению

- Четвертый этап: совместная ответственность за результат

- В чем проявляется командный дух

- У каждого своя роль

- Во всем нужна взаимность

- 2. Как руководить командой

- Диагностика команды

- Поиск решений

- Четыре рычага динамичного развития

- Некоторые трудности в управлении командой

- Некоторые трудности в управлении командой

- Некоторые трудности в управлении командой

- 3. Как работает производственная группа

- Что такое производственная группа

- Составляющие рабочего процесса

- Командная ответственность

- Первые шаги

- Направления развития команды

- 4. Как создать проектную группу

- Характеристики проектной группы

- Создаем проектную группу

- Как руководить проектной группой

- Сплоченная команда – 1

- Сплоченная команда – 2

- 5. Работа в руководящем звене организации

- Сочетание функций

- Как работает управленческая команда

- Уровень ответственности

- Залог успеха

- Воспитываем в себе лидера

- Лидерство и менеджмент

- notes

- 1

Жозеф-Люк Блондель

Вы руководите командой

Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2008

* * *

В чем суть руководства командой

Для эффективной работы коллектива необходимо:

• ставить общие цели;

• координировать усилия всех членов;

• вводить в практику успешные наработки;

• повышать профессиональный уровень сотрудников;

• сообща справляться с нештатными ситуациями.

В управлении командой важно использовать способности разных людей, не противопоставляя их друг другу. Цель – привести команду к успеху.

1. Что такое команда

Члены команды

Командой можно назвать абсолютно различные группы людей. Например:

• хирурги, борющиеся за жизнь больного в операционной;

• спасатели, спешащие на помощь тонущему кораблю;

• школьные друзья, собравшиеся в поход;

• футболисты на тренировке;

• диверсанты на боевом задании;

• съемочная группа, работающая над репортажем.

Какие свойства объединяют все эти группы?

Члены каждой команды стремятся к общей цели.

Характеристики команды

1. Ограниченное число людей.

2. Общая цель.

3. Мотивация на результат.

4. Четкое распределение функций и рабочих заданий в сочетании с принципом взаимозаменяемости.

5. Сотрудничество.

6. Организация совместного труда, общие правила и установки.

7. Принцип единоначалия для координации усилий.

Что объединяет команду? – Доверие каждого участника к остальным членам группы и вера в возможности команды как общности людей.

Командный дух

Размер группы имеет значение

1. Команда из трех человек. Эффективна для работы над четко сформулированными проблемами, для которых возможно лишь одно решение. Правда, всегда существует риск, что двое объединятся против одного.

2. До шести человек. Взаимодействие членов команды плодотворно, никто не стеснен в выражении мыслей, работа распределена так, что ни конечная цель, ни частные задачи не теряются из виду. Неформальная и достаточно комфортная организация труда.

3. От шести до двенадцати человек. Требуются четкое руководство и постоянный контроль, присущий любой организованной структуре.

4. Больше двенадцати человек. На урегулирование межличностных споров уходит время, предназначенное работе, образуются конфликтующие минигруппы. Приходится тратить много ресурсов на решение организационных вопросов.

Координирующая функция менеджера

Опытный менеджер способен объединить сотрудников и направить их усилия на достижение общей цели.

Он умеет работать в команде, так как его успех зависит от успеха всей группы.

Кроме того:

• он интересуется мнением сотрудников перед принятием решения;

• сообщает о командных результатах, своевременно информирует о новых задачах;

• грамотно распределяет работу, учитывая способности каждого;

• делегирует полномочия;

• побуждает к сотрудничеству, взаимопомощи и слаженной работе;

• поддерживает сотрудников, охотно помогает им решать проблемы;

• справедливо оценивает успехи каждого члена группы;

• обеспечивает взаимодействие команды с внешними структурами.

Этапы становления команды

Первый этап: разобщенная группа

Контакты между членами группы ограничены. Каждый сам за себя, интересуется только своими прямыми должностными обязанностями или узкопрофессиональной деятельностью.

Высказать свое мнение – все равно, что вступить в бой.

Другие члены коллектива воспринимаются не иначе как сторонние наблюдатели, судьи, соперники или потенциальные враги.

Все ждут от руководителя указаний и информации.

Менеджер должен пробудить коллективное сознание, объяснить общую цель, которая не сводится к простой совокупности индивидуальных задач. Необходимо организовать людей: выстроить программу действий, ввести общие правила. Также важно направить команду на достижение результата.

Эта стадия не должна затянуться, иначе люди окончательно потеряют способность взаимодействовать друг с другом.

Второй этап: группа единомышленников

Сотрудники притерлись друг к другу. Их совместный опыт выливается в слаженную работу, что приносит им огромное удовлетворение.

Члены коллектива осознают себя участниками общего дела.

Проблемы решаются сообща. Стремление к единству сглаживает противоречия. Общность интересов диктует правила взаимного уважения.

Важнее всего – быть частью команды.

Менеджер регулирует рабочий процесс. Его задача – выслушать мнение каждого, привлечь людей к поиску общих решений, объяснить и уточнить методы работы в соответствии с поставленными задачами.

На этой стадии существует риск получить команду, сосредоточенную на своей работе и внутренних проблемах, а не на общих результатах.

Третий этап: стремление к самоопределению

Командная работа налажена, люди увлечены общим делом и отстаивают свои идеи.

Они понимают и уважают друг друга.

При этом появляются неформальные лидеры и группировки. Возникают конфликты.

Однако столкновения могут стать источником прогресса.

Менеджер руководит командой. Он налаживает контакты и регулирует конфликты, выносит на обсуждение спорные вопросы, поощряет профессиональный рост и выдвижение лидеров, четко определяет границы полномочий и привлекает команду к принятию решений.

Риск состоит в том, что возникающие противоречия станут не источником энергии для общего дела, а разрушительным фактором, сводящим на нет все достижения и приводящим к распаду самой группы.

Четвертый этап: совместная ответственность за результат

Команда стремится к общей цели.

Каждый несет ответственность за выполнение задачи.

Все хорошо понимают распределение ролей.

Столкновения и конфликты уже не ставят под угрозу существование команды и ее сплоченность.

Самоорганизация становится нормой.

Менеджер выполняет координирующую функцию, проявляет свои лидерские качества, чтобы направить всю энергию на достижение успеха, обеспечивает средства для выполнения задачи, ведет индивидуальную работу с сотрудниками, раскрывает их потенциал, всегда готов помочь.

В чем проявляется командный дух

Четыре составляющие отражают подлинную сплоченность команды.

Признание.

Способность принять другого человека, признав его возможности и значимость.

Солидарность.

Команда составляет одно целое и когда добивается успеха, и когда преодолевает личные или общие трудности.

Столкновения.

В результате сотрудники начинают лучше понимать друг друга, и желание конфликтовать уходит.

Лояльность.

По отношению друг к другу и к группе в целом. Соблюдение внутренних правил, которые команда сама для себя установила.

У каждого своя роль

У каждого члена команды свой темперамент и индивидуальные способности. В идеале качества сотрудников должны дополнять друг друга.

Один человек может выполнять несколько функций. Тем не менее, для успешной работы группы необходимо, чтобы все роли были распределены между ее участниками.

Во всем нужна взаимность

Поставьте себя на место менеджера и попробуйте заполнить таблицу, приведенную ниже.

Возможно, у вашей команды совсем не те запросы, какие вы ей приписываете, или она не слишком хорошо понимает, чего вы от нее ждете.

Хороший повод для обмена мнениями!

2. Как руководить командой

Диагностика команды

Поиск решений

Четыре рычага динамичного развития

Доносите до людей информацию.

• Говорите о задачах, функциях и распределении ролей.

• Информируйте о результатах, целях и успехах.

• Сообщайте о внешних факторах, изменениях и требованиях.

Укрепляйте отношения.

• Способствуйте взаимному сближению.

• Заботьтесь об эргономике труда: обустраивайте рабочие места, зоны общего пользования и отдыха.

• Налаживайте общение между менеджером и членами команды.

• Выделяйте время на собрания и неформальные встречи.

• Совершенствуйте организацию труда: развивайте профессиональные навыки и взаимозаменяемость членов команды. Обеспечьте доступ к необходимым материалам и документации.

Развивайте коллективизм.

• Все сотрудники должны знать общие задачи.

• Разрабатывайте единую программу действий на собраниях.

• Празднуйте успехи всем коллективом

Повышайте сплоченность команды.

• Постоянно укрепляйте дух сотрудничества, взаимопомощь, взаимное обучение, шефство.

• Поставьте себе цель победить конкурентов.

• Развивайте достоинства команды.

• Защищайте сотрудников, побуждайте их к развитию.

Некоторые трудности в управлении командой

Новый менеджер в старой команде

В первые месяцы вам придется:

• встретиться отдельно с каждым членом команды, выслушать его, понять его запросы, роль, круг обязанностей и то, что он ожидает от коллег и от вас;

• организовать короткое собрание команды, рассказать о себе, обозначить свои позиции, уточнить организационные моменты и основные направления деятельности;

• разобраться в стиле управления вашего предшественника, при необходимости внести изменения;

• огласить свои принципы индивидуального и коллективного руководства;

• быть предельно четким в определении того, что подлежит и что не подлежит обсуждению (это станет базой для разработки формальных и неформальных правил).

Улаживание конфликтов

Неразрешенная конфликтная ситуация рискует ухудшить моральный климат в коллективе, ослабить мотивацию и подорвать доверие к менеджеру. Должным образом урегулированный конфликт повышает зрелость команды.

Конфликт может касаться как членов группы, так и менеджера.

Если конфликт возник между двумя сотрудниками, менеджер должен выступить в роли посредника, соблюдая доброжелательный нейтралитет. Но в дальнейшем ему придется судить, взвешивать и принимать решения.

В любом случае, главное – сформулировать суть проблемы, вынести на поверхность «невысказанное». Выйти из конфликтной ситуации противникам поможет следующее:

• описание фактов;

• высказывание своего отношения к ним;

• предложение конкретного решения;

• показ преимущества предлагаемого решения для обеих сторон.

Некоторые трудности в управлении командой

Открываем второе дыхание

Вернуть команде утраченный энтузиазм помогут следующие приемы.

• Вскройте возможные причины застоя, отсутствия результатов, конфликтов, сбоев в работе и тд.

• Предложите прагматичное решение проблем, вызвавших спад активности.

• Обсудите с каждым сотрудником его запросы и ожидания.

• Убедитесь, что все члены группы понимают задачи и конечную цель. (Для чего нужна команда? Каков ее вклад в общее дело?)

• Напомните работникам о поставленных целях и способах их реализации.

• Примените более авторитарный стиль руководства (на короткое время).

• Постарайтесь не затягивать собрания, избегайте долгих рассуждений ни о чем.

• Укрепляйте внутреннюю сплоченность, формируйте у команды общее видение цели.

Как работать с новичками

Способ интеграции нового человека в команду зависит от уровня его подготовки и зрелости коллектива.

• Если это опытный сотрудник, постарайтесь построить совместную работу так, чтобы он смог проявить свои профессиональные навыки.

• Если это неопытный новичок, назначьте ему кураторов из членов команды.

В любом случае сначала организуйте для него короткую и формальную презентацию, а затем более тесное знакомство с командой, которое позволит обозначить роль и круг обязанностей каждого участника.

От менеджера зависит многое. Он должен как можно быстрее объяснить новичку:

• задачи команды;

• официальные и неофициальные правила;

• традиции;

• нюансы взаимоотношений и т. д.

Некоторые трудности в управлении командой

Когда подует ветер перемен…

Идти навстречу переменам – значит победить инертную силу привычки, а это всегда вызывает сопротивление. Вам придется преодолеть тяжелый переходный период, что потребует немало времени.

Это подразумевает, что менеджер, выступая в роли лидера, должен объяснить смысл ожидаемых перемен:

• разъяснить их цель;

• взвесить возможные риски;

• оценить ожидаемые выгоды;

• убедить людей в их значимости;

• встать во главе реорганизации;

• взять на себя ответственность в преодолении всех сложностей и неизбежных противоречий переходного периода;

• обеспечить непрерывность рабочего процесса во время реорганизации;

• выявить союзников, противников и колеблющихся. Опираясь на союзников, вовлечь колеблющихся в перемены.

3. Как работает производственная группа

Что такое производственная группа

Во главе производственной группы стоит руководитель структурной единицы организации.

Задача такой группы – предложить клиенту (внешнему или внутреннему) на оптимальных условиях продукт/услугу в необходимом количестве, должного качества, по наилучшей цене и в заданные сроки.

Это предполагает:

• понимание миссии команды, осмысленность ее действий и оперативных задач;

• контакт с клиентами;

• ответственность за результат;

• анализ достигнутых результатов.

Составляющие рабочего процесса

Командная ответственность

Команда отвечает за производительность и ориентируется на клиента.

Она должна постоянно улучшать свои результаты.

Это касается:

• рабочих показателей группы и предприятия в целом;

• профессионального уровня;

• рабочих условий.

Эффективность подразумевает коллективные результаты и личный вклад сотрудников.

Члены коллектива сообща определяют проблемы, продумывают решения, реализуют их и контролируют результаты.

Первые шаги

1. Формулируем задачи и программу действий.

2. Уточняем и оформляем контракты с клиентами и поставщиками.

3. Налаживаем отношения со смежниками.

4. Отлаживаем организационные формы работы: собрания, летучки, совещания по итогам года.

5. Намечаем план развития и способы его реализации.

6. Определяем показатели производительности.

Направления развития команды

Основные направления развития:

• профессионализм членов команды, индивидуальные и коллективные навыки;

• расширение полномочий и усложнение задач;

• выстраивание отношений с клиентами, поставщиками, смежниками;

• контроль рабочих процессов, соблюдение стандартов и обмен опытом;

• развитие творческого подхода, поощрение инноваций;

• улучшение качественных показателей, снижение себестоимости, сокращение сроков выполнения задач и повышение мобильности.

4. Как создать проектную группу

Характеристики проектной группы

Это определение отличается от «нормативной» трактовки. Оно максимально приближено к действительности.

Именно о нем вспоминают, когда проект успешно завершен.

Создаем проектную группу

Обязательное условие: правомочность назначения руководителя группы и его признание всеми членами коллектива.

Факторы, которые необходимо учитывать для создания проектной группы:

• количество участников;

• форма их деятельности в рамках проекта (выполнение специальных заданий, частичная или полная занятость и тд.);

• уровень компетентности применительно к конкретному проекту, технические аспекты, межличностные отношения;

• определение задач, последовательность их реализации, анализ результатов и границы взаимодействия между членами группы и другими заинтересованными лицами;

• распределение ролей между сотрудниками;

• командный дух;

• оценка рисков;

• источники финансирования;

• соотношение затраченных средств и ожидаемой прибавочной стоимости.

Как руководить проектной группой

Руководитель проекта:

• использует систему оперативной связи (собрания, встречи, организацию мероприятий, обмен информацией и доступ к документации);

• устанавливает рабочий распорядок для членов команды и их непосредственного начальника;

• распределяет роли и круг ответственности каждого сотрудника, определяя для всех видов работ качественные и количественные показатели, плановые сроки выполнения;

• определяет уровень профессиональной подготовки, необходимый для реализации проекта, и способы его достижения: анализ показателей, наставничество, стажировка, встречи, доклады и тд.

Сплоченная команда – 1

Проектная группа всегда ограничена во времени и объединяет людей, пришедших из разных подразделений или компаний. Многим бывает нелегко подчиниться заданной иерархии и стилю руководства.

Поэтому особое значение приобретает сплоченность команды.

Сплоченная команда – 2

Руководитель проекта:

• помогает сотрудникам осознать себя как команду: общее место работы (которое может быть виртуальным), традиции, события и т. д.;

• определяет способы адаптации новичков: члены проектной группы рассказывают о правилах работы в коллективе, могут назначить куратора;

• устанавливает «ритуал ухода» сотрудников, подводит итоги их работы, организует прощальную вечеринку;

• улаживает возникающие разногласия и конфликтные ситуации, неизбежные в любой проектной группе из-за высоких требований к качеству, затратам и срокам;

• наконец, совместно со своим руководством оценивает результаты работы членов команды после завершения проекта.

5. Работа в руководящем звене организации

Сочетание функций

Каждый член руководящего звена организации является членом команды, которую он должен вести к успеху.

Управленческая команда составляет единое целое, ее участники чувствует взаимную ответственность за общее дело и достижение стратегической цели.

Как работает управленческая команда

Что важно учесть на совещаниях руководящего состава?

• Берегите время коллег, тратьте его только на очень серьезные вопросы.

• Готовьте решения коллегиально. При этом они должны быть персонифицированы (решение не всегда исходит от директора), а не приняты безразличным большинством.

• Обсуждайте на совещании только то, что касается коллективных задач.

• Подавайте пример солидарности руководящего звена. Не замыкайтесь на интересах собственной команды.

Уровень ответственности

Работник руководящего звена ставит перед собой задачи, соразмерные с его уровнем ответственности. Они касаются планов, рассчитанных на средний и долгий срок, а именно: разработка и реализация программ развития, подготовка коренных преобразований.

Залог успеха

Командная работа будет продуктивной, если:

• у членов команды общие ценности, задачи и устремления;

• они одинаково оценивают свои сильные и слабые стороны;

• признают значимость внешних факторов и требований клиентов;

• осознают стратегическую цель и сообща выполняют принятые решения;

• высоко развиты сотрудничество и взаимопомощь;

• компетентное руководство проектами и рабочими процессами помогает преодолеть разобщенность;

• результаты работы анализируются сообща, практикуется обмен опытом.

Таким образом, образцовая управленческая команда обладает всеми признаками любой успешной команды.

Воспитываем в себе лидера

Тест для руководящего звена[1].

• Члены управленческой команды сами принимают участие в разработке и популяризации стратегии, определяющей общую концепцию, установки и культуру организации?

• Руководящее звено разрабатывает организационные и управленческие модели для обеспечения производственных процессов?

• Руководящее звено доказывает на деле свою приверженность ценностям предприятия?

• Уделяют ли управленцы достаточно времени своей собственной команде? Оценивают они по достоинству работу группы, чтобы принять меры по ее улучшению?

Лидерство и менеджмент

Задача лидера – избрать верный курс: удостовериться, что «лестница прислонена к нужной стенке».

Задача менеджера – достичь того, что команда успешно поднимется по этой лестнице.

notes

Сноски

1

Источник: Европейский фонд управления качеством (European Foundation for Quality Management – EFQM).

Table of Contents

Жозеф-Люк Блондель Вы руководите командой

В чем суть руководства командой

1. Что такое команда

Члены команды

Характеристики команды

Командный дух

Размер группы имеет значение

Координирующая функция менеджера

Этапы становления команды

Первый этап: разобщенная группа

Второй этап: группа единомышленников

Третий этап: стремление к самоопределению

Четвертый этап: совместная ответственность за результат

В чем проявляется командный дух

У каждого своя роль

Во всем нужна взаимность

2. Как руководить командой

Диагностика команды

Поиск решений

Четыре рычага динамичного развития

Некоторые трудности в управлении командой

Некоторые трудности в управлении командой

Некоторые трудности в управлении командой

3. Как работает производственная группа

Что такое производственная группа

Составляющие рабочего процесса

Командная ответственность

Первые шаги

Направления развития команды

4. Как создать проектную группу

Характеристики проектной группы

Создаем проектную группу

Как руководить проектной группой

Сплоченная команда – 1

Сплоченная команда – 2

5. Работа в руководящем звене организации

Сочетание функций

Как работает управленческая команда

Уровень ответственности

Залог успеха

Воспитываем в себе лидера

Лидерство и менеджмент

Сноски

1