Annotation

«Шпаргалки для менеджеров» – это ваши «карманные консультанты» в решении самых разных проблем деловой, да и повседневной жизни. Ничего лишнего – только самое главное!

Как встретить новичка и ввести его в курс дела, обучить, настроить на работу и сделать так, чтобы он поверил в вашу компанию, – на эти и многие другие вопросы вы найдете здесь очень точные и лаконичные ответы. Особое внимание – молодежи: 7 маяков удерживают их «меж рифов бунтарства и конформизма». Найти с ними деловой контакт вам помогут семь простых правил.

2-е издание, исправленное.

- Жозеф-Люк Блондель

- Почему так важно уделять особое внимание новому работнику?

- 1. Как встретить новичка и ввести его в коллектив

- Проверьте себя

- У нас новый сотрудник!

- Вводим новичка в команду

- Как совладать с молодежью?

- Семь советов

- 2. Как обучать нового сотрудника

- Этапы обучения

- Чем же его занять?

- Как обучать в процессе работы

- Как помочь новичку освоить свои должностные обязанности?

- Компоненты рабочего процесса

- 3. Не оставляйте новичка без поддержки

- Выбор наставника

- А вы умеете общаться?

- Организация трудового процесса

- Есть контакт!

- Почаще обращайте внимание на новичка

- Составляющие процесса обучения

- Общий план обучения

- Прислушайтесь к новому работнику

- 4. Аттестация нового работника

- Оценка по результатам

- Оценка стиля работы и манеры держаться

- Необходимо учитывать мнение коллектива

- Решение. Взвесьте все «за» и «против»

- Новичок нуждается в вашем одобрении

- 5. Как удержать нового работника

- Что необходимо делать и как себя вести для удержания нового работника?

- Чего нельзя допускать

- Как удержать молодежь

- Создание надежной мотивации

Жозеф-Люк Блондель

Как встретить, обучить и удержать новичка

Права на перевод и печать получены, по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию,2005

© Претекст, исправления, 2006

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

* * *

Почему так важно уделять особое внимание новому работнику?

Вы опять набираете персонал, у вас опять кадровые перестановки, опять надо

обучать молодых и не очень молодых…

• Для того чтобы сделать из новичка полноценного члена коллектива, руководителю и всем сотрудникам придется приложить немало усилий.

• Многие воспримут это как тяжкую повинность и напрасную трату времени.

• От вашей компании это потребует определенных затрат, которые надо использовать максимально эффективно.

• А если ничего не получилось, и новичок уходит, даже не приступив к работе, – это уже расточительство.

Соответственно, возникают следующие вопросы.

• Как ускорить обучение?

• Как побудить новичка энергично взяться за выполнение своих обязанностей?

• Как удержать способных работников?

1. Как встретить новичка и ввести его в коллектив

На что обратить внимание, чтобы встреча удалась

Проверьте себя

У нас новый сотрудник!

1. Поставьте себя на его место

Подумайте, какие вопросы у него могут возникнуть в первую очередь, и окажите ему соответствующую помощь.

2. Подключите весь коллектив

Руководитель должен правильно подготовить и провести встречу с новичком, а обучить его и ввести в команду – задача всех сотрудников.

3. Побуждайте его активнее действовать

Стимулируйте его энергичнее включаться в работу. Не позволяйте ему часами бесцельно рассматривать бумаги или сидеть за компьютером! Он должен почувствовать, что способен сразу приносить пользу.

Вводим новичка в команду

Как совладать с молодежью?

Согласитесь, что у молодых несколько другие культурные ориентиры.

Помните ли вы об этом, работая с ними?

Семь маяков, которые удерживают их меж рифов конформизма и бунтарства

1. Живем здесь и сейчас.

Жизнь – это иллюзия.

2. Думать о будущем? Вот еще!

Проживать полнее каждое мгновение. Скользить по грани реальности, не «увязать», вот это да!

3. Побольше эмоций!

Подходит все – панк-рок, бурятские напевы, церковные песнопения, лишь бы быстрее сменялись картинки жизни, сопровождаемые бурными событиями.

Усвойте новые правила

4. Неуловимые приметы стиля.

По нему узнают своих, и в нем важно все – от одежды до телодвижений и взгляда.

5. Ощущения, эмоциональная спонтанность.

Непосредственный контакт с людьми важнее благоразумия, скучного и тягостного, как большая книга без картинок.

6. Желание свободы.

Под свободой они разумеют интеллектуальную и эмоциональную раскрепощенность, самостоятельность и независимость.

7. Скорость, свобода движения, безграничность Интернета, сверхценность новизны.

Они хотят узнавать, придумывать, создавать – и как можно скорее.

Семь советов

1. Постарайтесь избежать конфликта отцов и детей.

2. Не стремитесь подражать молодежи.

3. Отнеситесь к молодым людям с пониманием и не муштруйте их как в «старые добрые времена». Лучшие разбегутся – и прощай, сплоченная команда!

4. Доверяйте им, не ограничивая узкой задачей. Дайте им проявить себя в совместной работе с другими. Один в поле не воин!

5. Приобщите их к делу: пора работать!

6. Не обделяйте их вниманием.

7. Всегда помните, как когда-то встретили вас самого.

2. Как обучать нового сотрудника

Этапы обучения

Внимание!

Даже в первый месяц работы новичок не должен оставаться простым наблюдателем.

«Вы новенький, поэтому сначала присмотритесь, как работают наши опытные сотрудники. Анализируйте их действия и составляйте себе представление о работе» – такой подход в корне не верен.

Тем самым вы только отдалите новичка от командной работы.

Чем же его занять?

На каждом этапе новичок, особенно добросовестный, может испытывать ощущение тревоги, уныния и даже стресса.

Если новичок просит что-то обсудить, его наставнику следует немедленно на это откликнуться. В противном случае наставнику нужно самому подтолкнуть его к обсуждению текущих вопросов.

Как обучать в процессе работы

1. Предварительная подготовка

• Определите круг обязанностей новичка.

• Проанализируйте его будущую работу; выделите ее основные компоненты, обратите внимание новичка на особо важные и сложные операции.

• Настройтесь на обучение. Вы должны не только сами уметь хорошо выполнять эту работу, но и доходчиво объяснять ее суть новому работнику, передавая ему свои знания и навыки.

• Заранее подготовьте план обучения: что вы ему расскажете, что и как покажете? Какие вопросы могут возникнуть у новичка, с какими трудностями он столкнется?

• Подберите справочный материал и соответствующую учебную литературу.

• Предусмотрите специальное место для занятий.

2. Вводный этап

• Постарайтесь, чтобы новичок чувствовал себя свободно.

• Объясните ему цель обучения, расскажите, какими навыками ему предстоит овладеть.

• Выявите уровень его подготовки. Протестируйте его навыки и умения.

• Попытайтесь увлечь его обучением, объясните важность выполнения этой работы именно по установленной схеме.

3. Обучение в процессе

• Покажите новичку, как выполняется работа. По ходу дела обсуждайте ее с ним, дабы убедиться в том, что он понимает объясняемое.

• Показывайте рабочие операции по очереди. Не перегружайте новичка информацией. Соотносите скорость обучения с его способностью к освоению материала.

• Отрабатывайте ключевые моменты.

• При необходимости повторите еще раз.

4. Практика и оценка

• Предложите новичку выполнить работу самостоятельно. Попросите его в процессе работы описать свои действия, уделяя особое внимание ключевым операциям.

• Внимательно следите, как он работает. Все ли он правильно делает? Он соблюдает методику? Теперь посмотрите, что у него получилось. Вас устраивает качество?

• Оцените результат. Сразу же объясните ему его ошибки и исправьте их. Поддержите и похвалите его.

• Предложите сделать ту же работу еще несколько раз, постепенно ускоряя темп. Особое внимание обратите на качество работы и следование установленной методике.

• Попросите новичка самого оценить свою работу.

5. Закрепление навыков

• Вместе с новичком подведите итоги: чему он научился, каковы его сильные и слабые стороны.

• Побудите его к обсуждению, попросив задавать вопросы.

• Предложите ему поработать самостоятельно, опираясь на контрольную схему.

• Сформулируйте задачи и составьте план, чтобы ему было легче осваивать новые функции.

• Не прерывайте обучения. Периодически предлагайте повторить освоенные приемы, показывайте новые и отрабатывайте их.

• Дайте новичку возможность продолжить обучение самому, указав ему источники информации и предоставив необходимые материалы. Привлеките компетентных сотрудников для оказания ему помощи.

Как помочь новичку освоить свои должностные обязанности?

Для того, чтобы новичок активно приступил к делу, предложите ему следующую схему действий.

Компоненты рабочего процесса

Для их описания вы можете использовать предлагаемую здесь модель или свои схемы

3. Не оставляйте новичка без поддержки

Выбор наставника

Вам нужно выбрать наставника из своих сотрудников для обучения новичка.

Качества, которым должен соответствовать наставник

• Высокий уровень профессиональности.

• Любовь к своему делу.

• Желание передать свои знания другому.

• Достаточная, но не чрезмерная разница в возрасте и/или опыте работы.

• Контактность, чувство справедливости, простота в обращении.

• Желание быть наставником.

• Готовность уделить новичку свое время.

• Инициативность.

• Умение подбодрить, успокоить, трезво оценить и поправить.

• Способность к конструктивной критике.

• Умение ясно и доступно объяснять.

В хорошей команде таких людей больше, чем вам кажется.

А вы умеете общаться?

Уметь общаться означает следующее

Организация трудового процесса

• Четко определите правила и служебные инструкции.

• Поставьте задачи.

• Наметьте программу действий и распределите обязанности.

• Установите четкий распорядок и методику выполнения работы.

• Не пускайте рабочий процесс на самотек: контролируйте его, придерживаясь графика.

• Определите полномочия и распределите ответственность.

• Оцените результаты и эффективность работы.

• …И принимайте решения!

Есть контакт!

Обратная связь:

• ускоряет обучение;

• позволяет вашим сотрудникам сразу увидеть результаты работы;

• дает возможность вовремя исправить ошибки;

• повышает заинтересованность людей в работе;

• эмоционально поддерживает и мотивирует их.

Почаще обращайте внимание на новичка

Каким образом?

Как угодно – словами, жестами, ободряйте его, показывая, что он для вас существует.

Сигналы могут быть двух типов – обусловленные какой-то рабочей ситуацией или необусловленные.

• Обусловленные сигналы являются реакцией на то, что и как человек делает.

• Необусловленные сигналы свидетельствуют о реакции на личность в целом.

Рассмотрим четыре ситуации

• «А, вот и вы, рад вас видеть!» – необусловленный положительный сигнал.

• «…К тому же на вас вообще нельзя положиться» – необусловленный отрицательный сигнал.

• «Должен вам сказать, что за последнюю неделю, несмотря на очень непростые условия, вы проделали отличную работу» – обусловленный положительный сигнал.

• «Ваш последний отчет недостаточно обстоятелен» – обусловленный отрицательный сигнал.

Ни в коем случае не подавайте необусловленных отрицательных сигналов – их воздействие может оказаться разрушительным.

Составляющие процесса обучения

Предположим, вам надо научить новичка обращаться с оргтехникой

Общий план обучения

Прислушайтесь к новому работнику

• Он всегда привносит перемены.

• Старайтесь понять, с чем он к вам пришел, чтобы извлечь пользу из его прошлого опыта.

• Что он может привнести в коллектив?

• Как он воспринимает новую для него структуру?

• Что ему трудно в ней понять?

• Какие выводы можно сделать из возникающих у него затруднений?

• Как извлечь пользу из его комментариев?

Если вы сумеете прислушаться к суждениям каждого нового работника, это обогатит весь ваш коллектив свежими идеями.

4. Аттестация нового работника

Оценка по результатам

На начальном этапе очень важно правильно оценить первые результаты работы. Именно по ним можно судить, подойдет ли вам новый работник. А ему эта оценка поможет продвигаться в нужном направлении.

Итак, удовлетворяет ли вас результат?

• Качественный уровень, соответствие установленным стандартам.

• Отзывы клиентов.

• Сроки выполнения.

• Время и силы, затраченные на достижение результата.

Чем обусловлен плохой результат? Очень важно найти причину.

Вы могли неясно сформулировать задачу; работник не обладает достаточной квалификацией, он мог неверно понять задачу, мог некомфортно чувствовать себя в новом окружении или не получить помощи от коллег и т. д.

Оценка стиля работы и манеры держаться

На начальном этапе важно обращать внимание не только на результаты, но и на, сам процесс работы сотрудника.

Что важно в стиле работы?

• Методичность, последовательность.

• Использование справочной литературы и необходимой документации.

• Надежность, точность, скрупулезность.

• Пунктуальность.

• Хороший контакт с клиентами и партнерами.

• Корпоративность, готовность к обмену информацией, общительность.

• Соблюдение служебной этики, рабочего распорядка, техники безопасности, конфиденциальности.

Необходимо учитывать мнение коллектива

Обратите внимание, как ваши сотрудники смотрят на новичка, какими замечаниями обмениваются, – и вы узнаете мнение о нем тех людей, которые чаще всего сталкиваются с ним по работе.

Решение. Взвесьте все «за» и «против»

В конце испытательного срока придется принимать решение: утвердить нового работника в должности или отказаться от его услуг (последний вариант, впрочем, возможен на любом этапе испытательного срока). Это очень ответственное решение.

Легко принять решение только в том случае, когда и результат, и стиль работы оценены положительно. Если же эти показатели пока еще не достигают должного уровня, нужно оценить потенциал новичка и определить его шансы на успех в будущем.

Как понять, есть ли у него этот потенциал?

Существуют определенные признаки.

• Новичок многому научился с момента своего прихода.

• У него есть желание учиться, он умеет слушать и задает вопросы.

• Учитывает свои ошибки.

• Адаптируется к нестандартным ситуациям.

• Высказывает свои соображения по работе.

• Проявляет инициативу.

• Установил хорошие отношения с коллегами.

Новичок нуждается в вашем одобрении

Успех и одобрение – гораздо более эффективные учителя, чем неудача и осуждение

Но одобрение принесет свои плоды только в том случае, если оно выражено по вполне конкретному поводу. От общих рассуждений в духе «у вас все получится», «у вас все хорошо» толку не будет.

К тому же неудачи тормозят обучение и могут вызвать трудности в общении. Неверно усвоенные навыки всегда дают о себе знать, даже если их удается впоследствии исправить.

Поэтому лучше разработать такой план обучения, с которым новичок наверняка справится.

И не забывайте регулярно подбадривать его – это заряжает любого человека энергией.

5. Как удержать нового работника

Текучесть кадров – недешева. Набор персонала, его обучение, работа с напарниками и наставниками требует затрат рабочего времени и усилий как менеджеров, так и всей команды.

А вы не пробовали подсчитать, какую экономию для вашей компании составит сокращение текучести кадров втрое? А сколько времени высвободится у менеджеров и членов коллектива?

Поэтому удержать работников в компании – одна из важнейших задач управления, которая требует постоянного внимания.

Несмотря на то что уровень зарплаты очень важен для удержания персонала, оплата труда и гарантия занятости все же не могут быть единственными мотивирующими факторами для нужных вам работников. А их верность своей компании – это огромное преимущество в условиях конкуренции.

Достойная оценка вклада сотрудников в работу компании значит куда больше, чем оплата их труда в соответствии с установленными нормативами. Нужно создать такой моральный климат, который бы основывался на доверии.

Что необходимо делать и как себя вести для удержания нового работника?

• Интересуйтесь его жизнью, стараясь лучше узнать его, не судите о нем поспешно и без достаточных оснований.

• Покажите ему важность и необходимость любой должности в вашей компании.

• Постарайтесь понять его запросы, склонности, моральные ценности.

• Помогайте ему в обучении, сообразуясь с его индивидуальностью и стилем работы.

• Будьте внимательны к его реакциям и суждениям о работе и коллективе.

• Обсуждайте с ним будущее, возможности дальнейшего обучения, продвижения и дальнейшие перспективы.

Чего нельзя допускать

• Напряженной обстановки в коллективе, появления сплетен и слухов.

• Видимости кипучей деятельности.

• Отсутствия своевременной и точной информации, нежелания руководства идти на непосредственный контакт.

• Изматывающего рабочего ритма, который лишает человека личной жизни.

• Косых взглядов и мрачных лиц.

• Вечно закрытых дверей.

• Отсутствия дружеского настроя среди коллег.

• Тяжелого молчания.

• Неясности ближайших перспектив.

Как удержать молодежь

Молодым часто не терпится избавиться от школярства и обрести самостоятельность. Они не могут дождаться, когда же, наконец, смогут начать применять полученные знания.

Что вы можете им предложить?

Как только молодой сотрудник вошел в коллектив, предоставьте ему самостоятельность и наделите его ответственностью. Увидев, что в первые месяцы он хорошо проявил себя, приобрел необходимые навыки, добился ожидаемых результатов, а все показатели его работы удовлетворяют требованиям, дайте ему возможность проявить инициативу. Пусть выдвигает свои идеи, предлагает новые подходы и способы повышения эффективности работы.

Оценивайте его только по конкретным фактам и поступкам

У молодых нет за плечами опыта и, приживаясь в коллективе, они столкнутся с новой для себя реальностью. Немудрено при этом набить себе шишки: они входят в жестко структурированную среду взрослых людей, ориентированную прежде всего на достижение результата и удовлетворение запросов клиентов.

Создание надежной мотивации

Верность сотрудников своей компании – вещь достаточно хрупкая.

Представление о «верной и непорочной службе» сегодня кажется устаревшим. Всегда есть риск, что ваш сотрудник потеряет интерес к работе, если его ничто к ней не привязывает. Правда, в этом случае и компания не гарантирует сохранения рабочего мес та.

Часто через два-три года работы с полной отдачей люди уходят, потому что компания больше ничего не может им предложить, не соответствует их запросам. Удержать их можно только новой работой, которая сможет привлечь их большей ответственностью, новыми полномочиями, перспективами и возможностями профессионального роста.

Каждый работник на что-то рассчитывает. Со временем его запросы возрастают.

Задача менеджера – вовремя понять их и найти индивидуальный подход к каждому.

Table of Contents

Жозеф-Люк Блондель Как встретить, обучить и удержать новичка

Почему так важно уделять особое внимание новому работнику?

1. Как встретить новичка и ввести его в коллектив

Проверьте себя

У нас новый сотрудник!

Вводим новичка в команду

Как совладать с молодежью?

Семь советов

2. Как обучать нового сотрудника

Этапы обучения

Чем же его занять?

Как обучать в процессе работы

Как помочь новичку освоить свои должностные обязанности?

Компоненты рабочего процесса

3. Не оставляйте новичка без поддержки

Выбор наставника

А вы умеете общаться?

Организация трудового процесса

Есть контакт!

Почаще обращайте внимание на новичка

Составляющие процесса обучения

Общий план обучения

Прислушайтесь к новому работнику

4. Аттестация нового работника

Оценка по результатам

Оценка стиля работы и манеры держаться

Необходимо учитывать мнение коллектива

Решение. Взвесьте все «за» и «против»

Новичок нуждается в вашем одобрении

5. Как удержать нового работника

Что необходимо делать и как себя вести для удержания нового работника?

Чего нельзя допускать

Как удержать молодежь

Создание надежной мотивации