Annotation

Если вы испытываете трудности при принятии верных решений, от которых многое зависит, то вы должны осознать, что вам не хватает системного подхода к решению проблем.

В этой книге просто и доступно дается методика постановки проблемы, ее правильная классификация и способы решения, а также разные формы работы над ней. Вы получите конкретные рекомендации, как работать индивидуально и в команде, как в ходе реализации принятого решения преодолеть сопротивление изменениям и правильно организовать обратную связь для анализа хода работы и результатов.

Описанный автором системный подход позволит накопить положительный опыт и устранить недостатки и погрешности в работе.

Книга написана простым, доступным языком с использованием рисунков и таблиц, что, безусловно, облегчает восприятие. Будет интересна руководителям и менеджерам всех уровней, тем, кто каждый день принимает решения и отвечает за результат.

- Юрий Николаевич Лапыгин

- К читателям

- Часть 1

- Глава 1. Системный подход к решению проблем

- 1.1. Становление системного подхода

- 1.2. Базовые понятия системного подхода

- 1.3. Суть системного подхода

- Глава 2. Идентификация проблем и ментальные модели

- 2.1. Система ментальных моделей

- 2.2. Ментальные возможности

- 2.3. Проблема как система

- Глава 3. Типология проблем

- 3.1. Проблемная ситуация

- 3.2. Моделирование проблемной ситуации

- 3.3. Матрица организационных проблем

- Часть 2

- Глава 4. Проблемно-целевое управление

- 4.1. Анализ проблемной ситуации

- 4.2. Целеобразование в организациях

- 4.3. Построение дерева целей

- 4.4. Стратегическая система целей

- Глава 5. От проблемной ситуации к проблеме

- 5.1. Начало решения проблем

- 5.2. Бессознательная компетентность в идентификации проблем

- Глава 6. Проявление проблем

- 6.1. Выявление критической трудности

- 6.2. Метод контрольного листка

- 6.3. Приоритетные проблемы и диаграмма Парето

- Часть 3

- Глава 7. Инструменты идентификации проблем

- 7.1. Диаграмма «Рыбий скелет»

- 7.2. Пять «почему?»

- 7.3. Поле корреляции

- 7.4. Гистограмма

- 7.5. Матричная диаграмма

- Глава 8. Методы организационной самодиагностики

- 8.1. Организационная патология

- 8.2. Метод «метафора» (образ организации)

- 8.3. Коллекция ошибок

- 8.4. Ориентация организации

- Глава 9. Организационная диагностика

- 9.1. Потребность в комплексной диагностике

- 9.2. Анализ решений

- 9.3. Диагностическое интервью

- 9.4. Наблюдения

- Глава 10. Анализ проблемного поля

- 10.1. Построение матрицы значимых проблем

- 10.2. Индивидуальные графы проблемного поля

- 10.3. Формирование блоков проблем

- 10.4. Другие методы структурирования проблемного поля

- Часть 4

- Глава 11. Проблемы решения проблем

- 11.1. Интеллект и эмоции в решении проблем

- 11.2. Навыки эмоционального интеллекта

- 11.3. Всестороннее рассмотрение проблем

- 11.4. Управленческие команды в решении проблем

- Глава 12. Методы поиска решений

- 12.1. Структура методов

- 12.2. Экспертные методы

- 12.3. Методы обработки экспертной информации

- 12.4. Методы моделирования и формализации проблемной ситуации

- 12.5. Подход исследования операций

- 12.6. Аналитический метод РУР

- 12.7. Статистический метод РУР

- 12.8. Метод математического программирования решений

- 12.9. Матричный метод разработки решений

- 12.10. Исследование решений на множестве Эджворта—Парето

- Глава 13. Методы активизации творческого мышления

- 13.1. Креативность мышления

- 13.2. Методы индивидуальной активизации творческого мышления

- Глава 14. Методы систематизации несистемного и креативного взаимодействия

- 14.1. Метод мозгового штурма

- 14.2. Метод Дельфи

- 14.3. Методы, использующие карточки

- 14.4. Метод синектики

- 14.5. Метод коллективных ассоциаций

- 14.6. Метод фокальных объектов

- 14.7. Метод гирлянд ассоциаций

- 14.8. Метод морфологического анализа

- 14.9. Метод сценариев

- 14.10. Метод Гордона

- 14.11. Метод целевых обсуждений

- 14.12. Интегральный метод «Метра»

- 14.13. Метод дерева целей

- 14.14. Метод номинальных групп

- Глава 15. Методы групповой работы в решении проблем

- 15.1. Универсальные методы

- 15.2. Межгрупповая работа в поиске решения проблем

- 15.3. Интерактивные игры

- Часть 5

- Глава 16. Выбор решения проблем

- 16.1. Оценка решений

- 16.2. Выбор решения

- 16.3. Разработка плана действий

- Глава 17. Проблемы реализации решений

- 17.1. Реализация решений как управление изменениями

- 17.2. Перемены как системная проблема

- 17.3. Типология концепций стратегических перемен

- 17.4. Сопротивления изменениям в организациях

- 17.5. Причины и формы сопротивления

- 17.6. Подходы к преодолению сопротивления изменениям

- Глава 18. Обратная связь в системе принятия решений

- 18.1. Обратная связь и система показателей

- 18.2. Контроль как фактор оценки решения проблем

- 18.3. Контур обратной связи

- Литература

- Приложения

- Приложение 1

- Приложение 2

- notes

- 1

- 2

- 3

- 4

- 5

- 6

- 7

- 8

- 9

- 10

- 11

- 12

- 13

- 14

- 15

- 16

- 17

- 18

- 19

- 20

- 21

- 22

- 23

- 24

- 25

- 26

- 27

- 28

- 29

- 30

- 31

- 32

- 33

- 34

- 35

- 36

- 37

- 38

- 39

- 40

- 41

- 42

- 43

- 44

- 45

- 46

- 47

- 48

- 49

- 50

- 51

- 52

- 53

- 54

- 55

- 56

- 57

- 58

- 59

- 60

- 61

- 62

- 63

- 64

- 65

- 66

- 67

- 68

- 69

- 70

- 71

- 72

- 73

- 74

- 75

- 76

- 77

- 78

- 79

- 80

- 81

Юрий Николаевич Лапыгин

Системное решение проблем

К читателям

Большие и маленькие проблемы сопровождают нашу жизнь, преграждая нам путь к достижению желаемого состояния реальной действительности.

Попытки найти универсальное средство их преодоления сходятся в области системных исследований, позволяющих выработать алгоритм, в основе которого лежит постановка задачи, отражающая специфику проблемы, а также процесс поиска и выбора ее решения.

Однако результат часто свидетельствует о том, что проблема не решена либо по причине некорректной формулировки, либо из-за слабости решения, либо по причине возникновения на этапе его реализации различных препятствий. Контур обратной связи позволяет судить об этом и вносить поправки.

Проблема представлена в данной книге как система, состоящая из противоречий факторов внутренней и внешней среды, проявляющихся в неудовлетворительности совокупности связей, которая сдерживает достижение цели.

В части 1 рассмотрена суть проблемной ситуации, ментальные возможности человека и типология проблем. Затем – в частях 2 и 3 – говорится о постановке задачи и инструментах выявления проблем, а также методах обработки совокупности проблем, названных проблемным полем. Представлены процедуры определения наиболее значимых проблем, составляющих основу проблемной ситуации и находящихся в области Парето.

Часть 4 посвящена методам поиска решения проблем. Здесь подробно рассмотрены методы активизации творческого мышления лиц, принимающих решения. Они являются основой индивидуальных способов решения проблем, которыми мы пользуемся чаще всего.

Однако, как свидетельствует практика, наиболее удачные решения проблем удается разработать в группе, команде соратников, которая представляет собой систему, состоящую из непохожих друг на друга людей, мыслящих по-разному (а вовсе не единомышленников, как принято считать), что в целом позволяет выработать системное решение.

Попытки систематизировать несистемное сочетание творчески мыслящих людей, а также обеспечить креативное взаимодействие разработчиков решений проблемных ситуаций привели к созданию большого арсенала средств в виде методов и отдельных способов активизации индивидуальных знаний и опыта на основе реализации такого свойства систем, как эмерджентность, что проявляется в реализации закона синергии и дает возможность членам группы, усиливая работу друг друга, вырабатывать сильное решение.

Проблема выбора решения из числа альтернативных вариантов и разработки плана действий, направленных на его реализацию, рассмотрены с позиций системного подхода. Что же касается проблем реализации решения, то они представлены с точки зрения управления изменениями, сопровождающимися сопротивлением со стороны лиц, чьи интересы не совпадают с принятыми решениями. Рассмотрены причины и формы сопротивления изменениям и даны рекомендации по их преодолению.

В части 5 показан контур обратной связи, соединяющий выход этапа реализации решения с входом в проблему, составляющую основу проблемной ситуации. Показана специфика усиливающей, уравновешивающей, а также упреждающей обратной связи, активно влияющей на стратегическое развитие организации за счет решения стратегических проблем.

Книга будет полезна тем, кому приходится решать проблемы, – то есть всем без исключения людям.

Часть 1

Ментальные модели проблем

Глава 1. Системный подход к решению проблем

Новые системы порождают новые проблемы.

Законы Мерфи.

Фундаментальная теорема

1.1. Становление системного подхода

Все, что начинается хорошо, кончается плохо. Все, что начинается плохо, кончается еще хуже.

Закон Паддера

Метафоризация слова «система» была начата еще Демокритом (460–360 гг. до н. э.). В своих рассуждениях он отмечал, что речь состоит из имен, имена – из слов (комплексов), комплексы – из букв или неделимых частей (элементов).

Демокрит положил начало материалистическому атомизму (деление целого на части – атомы), определив фундаментальные категории естествознания – целое, элементы и связь между ними. С этого момента, видимо, и стал формироваться системный взгляд на все предметы, окружающие человека в природе и обществе.

Как научная дисциплина теория систем стала развиваться только в начале XX в. Французский химик Анри Луи Ле-Шателье (1850–1936 гг.) сформулировал закон подвижного равновесия, который звучал так: «Если система равновесия подвергается воздействию, изменяющему какое-либо из условий равновесия, то в ней возникают процессы, направленные так, чтобы противодействовать этому равновесию.[1]

Этот закон известен биологам как закон выживания, в соответствии с которым выживают наиболее приспособленные особи, обеспечивающие подвижное равновесие с окружающей (внешней) средой.

Основоположником современной теории систем можно считать революционера Малиновского (больше известного под псевдонимом А.А. Богданов), который в 1911–1925 гг. издал свой трехтомный труд под названием «Всеобщая организационная наука (тектология)», где, в частности, отмечается, что уровень организации тем выше, чем значительнее свойства целого отличаются от простой суммы свойств его частей. Последнее является одним из основных свойств любой системы.

Тектология – общая теория организации (дезорганизации), наука об универсальных типах структурного преобразования систем. Богданов дал характеристику соотношения частей и элементов, показав, что целое превосходит сумму свойств его частей.

В 30-е гг. XX в. из представления о единстве принципов развития и организации сложных систем, которые могут быть предметом математического описания, родилась общая теория систем. Ее основы были разработаны биологом Людвигом фон Берталанфи, изложившим свои идеи в книге «Общая теория систем».

Общая теория систем изучает не функции, а структуру систем. Она нашла применение в исследовании сложных систем в физике, химии, биологии, электронике и социологии, а также послужила основой для развития теории информации и математического моделирования электрических цепей и других систем.

Берталанфи определил общую теорию систем как совокупность принципов исследования систем и набор отдельных эмпирически выявленных изоморфизмов в строении и функционировании разнородных системных объектов.

1950-е гг. охарактеризовались развитием кибернетики (работы Н. Винера, профессора математики Массачусетского технологического института) и проектированием автоматизированных систем управления. Например, У. Эшби предложил методы исследования, основанные на рассмотрении систем с позиций модели «черного ящика», а Винер создал теорию кибернетики, в которой обосновал законы информационного взаимодействия элементов в процессе управления системой. Практической реализацией информационных идей управления стало развитие компьютерной техники и современных методов информационного моделирования систем.

Н. Винер опубликовал книгу под названием «Кибернетика», в которой определил, что эта наука изучает функционирование любых систем – живых, социальных и механических – независимо от их природы. А в 1961 г. Джей Форрестер в книге «Индустриальная динамика» применил принципы кибернетики к проблемам экономических систем, промышленности и жилищного хозяйства.

В 1960—80-е гг. появились концепции общей теории систем, обеспеченные собственным математическим аппаратом (работы М. Месаровича, А. Уемова, В. Глушкова), – например, модели многоуровневых многоцелевых систем.

1.2. Базовые понятия системного подхода

Под системой чаще всего понимают целостное множество взаимосвязанных элементов, обладающее свойствами, отличными от свойств элементов, образующих это множество.

Из определения можно выделить ряд свойств системы. Система – это совокупность элементов. При определенных условиях они могут рассматриваться, в свою очередь, как системы. Например, брошюра представляет собой совокупность страниц, каждая из которых состоит из таких элементов, как абзацы, текст, рисунки, таблицы.

Наличие связей (взаимосвязей) между элементами, которые закономерно определяют интегративные свойства системы, отличает ее от простого конгломерата и выделяет как целостное образование из окружающей среды. Так, если страницы текста склеить или скрепить металлическими скобами в определенном порядке, они будут восприниматься как единое целое – брошюра.

Связями между элементами обеспечивается функционирование системы как единого целого. Связь – перенос материальных, энергетических или информационных компонентов из одного объекта в другой. Это функциональная характеристика элемента, в то время как отношение – структурная характеристика.

Связи делятся на внутренние (когда такой перенос компонентов происходит между элементами системы) и внешние (когда выход одной системы становится входом в другую).

В рамках системных исследований понятие «связь» имеет наибольшее значение, так как в процессе взаимодействия элементов в системе устанавливаются алгоритмы их совместного функционирования.

Например, рекурсивная связь устанавливает причинно-следственную связь между различными параметрами в экономической системе. Синергическая связь в теории систем определяет результат совместных действий взаимосвязанных элементов как общий эффект, который превышает сумму эффектов, получаемых от каждого независимого элемента. Циклическая связь рассматривается как сложная обратная связь между элементами в системе, определяющая ее полный жизненный цикл, например в процессе производства какого-либо изделия. Обратная связь является основой саморегуляции, развития систем, приспособления их к изменяющимся условиям существования.

Среда – сфера, ограничивающая структурное образование системы (например, человек, берущий в руки брошюру). Среда есть все то, что воздействует на систему, но неподконтрольно ей. Воздействие среды на систему – входные воздействия, или входы (перелистывание страниц брошюры человеком). Воздействие системы на среду – выходные воздействия, реакция системы, или выходы (воздействие брошюры на зрение, обоняние, осязание читателя). Сложное взаимодействие системы и среды как ее окружение определяется понятиями система и надсистема. Так, человек, читающий вслух брошюру, представляет собой информационную систему, являющуюся надсистемой по отношению к брошюре.

Для того чтобы выработать наиболее объективное отношение к термину «система», необходимо выделить наиболее общие свойства, которые характеризуют понятие «система»:

1) наличие элементов, которые могут быть описаны атрибутами (свойствами самих элементов);

2) наличие разного вида связей между элементами, которые определяют степень их организации в целом (функциональные свойства);

3) наличие отношений между элементами, которые определяют уровни иерархии в строении целого образования (свойство соотношения) – например, брошюра как часть информационной системы;

3) наличие цели существования системы, которая определяет целесообразность ее существования в окружающей среде (цель существования брошюры – передавать информацию);

4) наличие языка описания состояния и функционального поведения системы (свойство изоморфизма, многообразия средств описания – например, рисунки, таблицы, буквы, символы).

Понятие «элемент» системы применяется в системных исследованиях для определения способа отделения части от целого. В данном смысле элемент выступает как своеобразный предел возможного разделения системы на «элементарные» составляющие, которые позволяют наилучшим способом разобраться и понять закономерности функционирования каждой части системы в целостном образовании.

Состав элементов и способ их объединения определяют структуру системы. Формально ее часто представляют в виде графа, где вершины соответствуют элементам системы, а дуги – их связям. Особое место среди структур разных типов занимают иерархические структуры. Так, структура брошюры представляет собой смысловые взаимосвязи между частями ее содержания, демонстрирующие логику изложения текста.

Под развитием системы понимается такое ее состояние, которое обеспечивает развитие свойств связей и отношений в рамках организационной структуры в продолжительном временном периоде, с учетом воздействия факторов внешней среды: пометки читателя на полях брошюры, например.

Системы противятся изменениям, потому что их части взаимосвязаны. Но их изменения могут быть внезапными, очень быстрыми и эффективными. Если понять систему, то можно найти ее уязвимые места. Небольшое воздействие на них может стать причиной значительных изменений. Это – принцип рычага, который используют, например, студенты на экзамене, аккуратно вырывая нужную страницу из брошюры в процессе подготовки ответа на вопрос билета.

1.3. Суть системного подхода

Говорят, истина лежит между двумя противоположными мнениями. Неверно! Между ними лежит проблема.

Иоганн Вольфганг Гёте

Потребность в использовании системного подхода обострилась в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени, в условиях динамичных изменений воздействующей на них внешней среды.

Системный подход стал универсальным методом исследования в силу того, что основан на восприятии исследуемого объекта как целого, состоящего из взаимосвязанных частей и являющегося одновременно частью системы более высокого порядка, расположенного во внешней среде.

При рассмотрении системного подхода как метода исследования следует учитывать то обстоятельство, что объект исследования всегда многогранен и требует всестороннего, комплексного подхода, поэтому в данном случае следует привлекать специалистов различного профиля. Всесторонность в комплексном подходе является частным требованием, в то время как в системном это один из методологических принципов. Сопоставление подходов представлено в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Сопоставление комплексного и системного подходов

Таким образом, сочетание комплексного и системного подходов обогащает любое исследование. Для системного подхода характерна формальная строгость, которая в комплексном отсутствует. Системный подход рассматривает исследуемые организации как системы, состоящие из структурированных и функционально организованных подсистем (или элементов). Комплексный подход используется не столько для рассмотрения объектов с позиций целостности, сколько для разностороннего рассмотрения исследуемого объекта.

Системность заключается в стремлении исследовать объект с разных сторон (то есть комплексно) и во взаимосвязи с внешней средой. Но и у системного подхода есть ограничения. Известный российский исследователь профессор А.И. Пригожин так определяет ограниченность системного подхода.

1. Системность означает определенность. Но мир неопределенен. Неопределенность сущностно присутствует в реальности человеческих отношений, целей, информации, в ситуациях. Она не может быть преодолена до конца, а иногда принципиально доминирует над определенностью. Рыночная среда очень подвижна, неустойчива и лишь в какой-то мере моделируема, познаваема и подвластна контролю. То же характерно и для поведения организаций, работников.

2. Системность означает непротиворечивость, но, скажем, ценностные ориентации организации и даже одного ее участника иногда противоречивы до несовместимости и никакой системы не образуют. Конечно, различные мотивации вносят некоторую системность в служебное поведение, но всегда только отчасти. Подобное мы нередко обнаруживаем и в совокупности управленческих решений, и даже в управленческих группах и командах.

3. Системность означает целостность, но, скажем, клиентская база оптовых, розничных фирм, банков и т. п. никакой целостности не образует, поскольку она не всегда может быть интегрирована, каждый клиент имеет несколько поставщиков и может бесконечно их менять. Нет целостности и у информационных потоков в организации.[2]

Тем не менее системный подход позволяет упорядочить мышление людей и в процессе жизнедеятельности организаций, и в решении возникающих у них проблем.

Иногда люди думают, будто нужно проблему решить как можно быстрее, иногда – боятся поступить неправильно, и поэтому стараются ничего не предпринимать, но вполне отдают себе отчет в том, что паника мешает им трезво мыслить.

Все, что требуется, – расслабиться и спокойно подумать, а уж затем предпринимать определенные шаги. А именно: дать ответы на следующие вопросы. В чем состоит проблема? Каковы возможные решения? Какое решение будет наилучшим?

Но вначале необходимо корректно идентифицировать проблему.

Глава 2. Идентификация проблем и ментальные модели

Сколь бы сложной ни казалась проблема на первый взгляд, она, если правильно к ней подойти, окажется еще более сложной.

Пол Андерсон

2.1. Система ментальных моделей

Наши взгляды как наши часы: все они показывают разное время, но каждый верит только своим.

Александр Поуп

Наше несистемное мышление часто порождает проблемы преодоления стереотипов, закрепившихся в сознании. В этом смысле мы сами – элементы наших проблем, поскольку не в состоянии решить их, оставаясь на том уровне мышления, который их породил.

Как утверждают специалисты, в долговременной памяти человека хранится фантастический объем информации: возможно, вся его жизнь день за днем. Но доступ к этой информации возможен только при определенных условиях.

Ведущий исследователь проблем развития интеллекта Тони Бьюзен создал модель ментальных карт, суть которой в том, что мозг человека не способен усваивать последовательно логически изложенные знания, а воспринимает мыслеобразы: своего рода мыслительные картинки.

Поэтому иногда говорят, что ментальные модели – это карта местности (жизни), по которой мы идем. Когда-то в прошлом она была составлена нашими предшественниками, и теперь мы ею руководствуемся.

Эти мыслеобразы хранятся в памяти, и каждый из них становится базой для последующих. В результате выстраивается цепочка ассоциаций. Из мыслеобразов (своеобразных информационных узлов, количество которых невозможно подсчитать) мысли разбегаются подобно лучам: каждая новая ассоциация рождает множество новых.

Структурная схема ментальных моделей представлена на рис. 2.1.

Графическая модель движения мысли напоминает паутину или ветвистое дерево, или реку с множеством притоков. В качестве примера представим бизнес-план в виде такой паутины (рис. 2.2).

Из рисунка следует, что бизнес-план имеет комплексный характер и отражает основное содержание плана как сочетание десяти дорог: управленческая команда (дорога номер 1), резюме (основные положения) (номер 2) проекта, характеристика рынка товаров (услуг) (номер 3) по проекту, оценка рынка сбыта продукции (номер 4), конкуренция на рынке сбыта (номер 5), план маркетинга (номер 6), план производства (номер 7), организационный план (номер 8), правовое обеспечение по проекту (номер 9), оценка риска (номер 10), финансовый план (номер 11), система показателей (номер 12).

На пути вероятнее всего предстоит встретиться с отдельными подсистемами, изображенными на карте в виде ключевых слов. Например, на дорожке «Управленческая команда проекта» неминуема встреча с такими элементами (подсистемами), как проектная группа, эмоциональный интеллект, командные роли, типы личностей, сплоченность, синергия.

Ментальные модели представляют собой своеобразные фильтры, через которые мы видим мир. Эти модели формируются под воздействием идей наших воспитателей, тренеров (коучей), социальной культуры и общественных нравов и проявляются через четыре основных принципа восприятия (рис. 2.3).

Всякий раз, стремясь найти решение неизвестной ранее проблемы, мы пытаемся раскрепостить мышление и тем самым отменить сложившиеся ментальные модели и создать новые.

В качестве помех в поиске решений следует выделить такие факторы ошибочных толкований, как регрессию, пренебрежение временем и субъективную трактовку событий.

Регрессия проявляется в том, что происходящие события тяготеют к средним значениям. И в этом случае, стремясь поддержать наши ментальные модели, мы выдвигаем объяснения, не подкрепленные фактами.

Пренебрегая фактором времени, мы интерпретируем события как подтверждение наших теорий, без учета времени, разделяющего возможную причину и следствие.

Односторонняя трактовка событий обеспечивает подкрепление наших исходных ментальных моделей.

Считается, что помехи устраняются добротно выстроенными причинно-следственными связями между явлениями и возникающими проблемами.

Обычно предполагается, что причина оказывает одностороннее влияние на результат, в то время как относительная значимость каждого фактора, влияющего на систему, остается неизменной. Однако системное мышление свидетельствует о том, что факторы влияют друг на друга, относительная значимость каждого из них меняется со временем и зависит от механизмов обратной связи. Поэтому причина не статична, а динамична.

Причинно-следственные связи между элементами определяют структуру системы. В то же время не следует считать, что элементы системы и есть причина всего происходящего. Причины определяются структурой системы, отношениями между элементами. Так, организационная структура предприятия определяет отношения между подразделениями, а сами подразделения вступают в отношения между собой, создавая проблемы.

Здесь необходимо рассмотреть три основных заблуждения относительно причинно-следственных связей.

1. Причина и следствие относятся к одному и тому же событию. Но упреждающая обратная связь приводит к тому, что следствие влияет на причину. Например, ожидание роста цен на бензин в летний период в России влияет на рост спроса на него, в результате чего возникает дефицит и цены, естественно, растут.

2. Если ограничить поиски причин областью, в которой проявляется следствие, то можно прийти к неверным выводам. При системном подходе объяснением служит не какая-то отдельная причина, а структура системы и отношения факторов внутри нее. Системное мышление вскрывает глубинные факторы, которые создают паттерн (воспроизводящийся образ, или архетип). Например, отсутствие денег воспринимается как проблема в деятельности организации, хотя решение проблем в таких ситуациях, как правило, может находиться в области мотивации, технологии взаимодействия подразделений, квалификационной структуре кадров, планировании и т. д.

3. Действия не всегда вызывают последствия, так как у системы есть порог восприятия. Например, крошечные вирусы могут стать причиной массовой эпидемии, а небольшие различия в начальных условиях способны дать совершенно разную реакцию на одинаковый набор влияющих факторов.

Необходимо учитывать и сложности в опознании стереотипов мышления, заложенных в ментальные модели.

Изменение ментальных моделей – рычаг, который обеспечивает прорыв. Но если результатом решения проблемы не стало изменение ментальных моделей, можно считать, что она решена не полностью. Например, для повышения качества выпускаемой продукции ужесточается контроль, что позволяет на определенный период времени решить проблему. Но при этом не меняются ментальные модели основных работников. Если же ввести новые модели самоорганизации и самоконтроля, то проблема качества будет иметь более эффективное решение.

Переоценивать свои ментальные модели нас заставляет обучение на собственном опыте: нас учит все, что мы делаем. Приобретенный опыт меняет нас. Так, например, самоорганизация и самоконтроль формируют инновационное мировосприятие, что меняет модель нашего поведения.

Обучение как петля обратной связи: действуем, усваиваем реакцию на свои действия и принимаем решения, которые инициируют новые действия. Например, введение самоорганизации приводит к снижению брака, что повышает заработную плату, а это в свою очередь побуждает работников к эффективному труду.

Учиться – означает принимать решения и сообразовывать действия с результатами обратной связи.

Усиливающая обратная связь: чем больше действий, тем сильнее реакция на них, что повышает количество новых решений.

Уравновешивающая обратная связь: устранение разрыва между действительным и желаемым.

Схема обучения, основанная на указанных положениях, приведена на рис. 2.4.

Примером может служить процесс перехода на бюджетирование, когда потребность в самоорганизации создает новые правила принятия решений внутри подрядного коллектива, перешедшего на работу в рамках выделенного бюджета. Эти правила относятся к самой системе организации труда в коллективе и самоконтролю технологического процесса – как в части экономии выделенных ресурсов, так и в части производительности и качества труда.

Однако необходимо выделить следующие причины, мешающие учиться:

• удаление части информации и обратной связи (учатся оба участника диалога, хотя и разным вещам);

• динамическую сложность (сложность связей, отсроченную реакцию, неформальную логику);

• ограничивающие ментальные модели (мы склонны замечать то, что ожидаем увидеть);

• трудности измерения обратной связи (ментальные модели притупляют восприимчивость);

• смешение понятий точности и достоверности (качественные оценки обратной связи, оценка мимики, интонации, чувств);

• осуществление действий (опережение обратной связи; запаздывание действий);

• неумение задавать вопросы;

• игнорирование того, что мы чувствуем.

2.2. Ментальные возможности

Окончательное решение всегда принимается интуитивно. В противном случае все проблемы смогли бы решить математики.

Брюс Хендерсон

Специалисты считают, что память человека (уже на стадии эмбриона) начинает работать через 20 недель после зачатия.

Мы рождаемся с полным запасом нервных клеток, но до 70 % из них отмирает в первый год жизни: некоторые из них укрепляются в результате использования, а другие исчезают, по мере того как мы осваиваем мир.

Наш мозг состоит из более 100 миллиардов нейронов (нервных клеток), связи между которыми, в полном соответствии с логикой системного мышления, даже важнее, чем сами нервные клетки: у одного нейрона может быть до 100 тысяч связей. В целом в коре головного мозга человека возникает более миллиона миллиардов связей. Это очень много. Представьте себе: если отсчитывать по одной связи в секунду, то на этот счет потребуется 32 миллиона лет.

Полученная мозгом информация не исчезает бесследно – она переходит из активной памяти в пассивную, откуда иногда ее удается извлечь. Возрастное ослабление памяти связано не столько с физической гибелью нейронов, сколько с нарушением контактов между ними.

Считается, что человек использует не больше 10 % врожденных возможностей своей памяти. Остальные 90 % пропадают, потому что он не всегда может воспользоваться естественными законами запоминания, в основе которых лежат впечатления, повторения и ассоциации.

Задача мозга состоит в том, чтобы из огромного потока получаемой им сенсорной информации извлекать образы и ощущения. Поэтому восприятие проблемы может варьироваться от индивидуума к индивидууму и испытывать влияние своих или чужих эмоций. Так, например, при обсуждении чертежей нового изделия там, где конструктор видит изящную форму и творческое решение, технолог отмечает сложности обеспечения заданных параметров в процессе изготовления, а специалисты в области подготовки производства – проблемы изготовления технологической оснастки. Директор же слушает их всех и думает о том, как производство нового изделия отразится на его карьере.

Однако выделим системные свойства проблем.

2.3. Проблема как система

Препятствие – это то, что держит вас и не дает достичь цели или усложняет решение проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

Приведем ряд определений понятия «проблема», которые можно встретить в различных источниках.

• «Под проблемами обычно понимают противоречия, требующие разрешения, это своего рода трудности по преодолению трудностей».[3]

• «Проблема – понятие, характеризующее разницу между действительным и желаемым состоянием объекта».[4]

• «Проблема – теоретический или практический вопрос, требующий разрешения, исследования».[5]

• «Проблема – ведущее противоречие цели и ситуации, определяющее движение или изменение ситуации в направлении цели. Иначе говоря, проблема – это противоречие, требующее первоочередного разрешения».[6]

• «Наличие проблемы – критическое рассогласование между желаемым положением и реальным».[7]

Попробуем на основе вышеизложенного сформулировать общее определение.

Проблема есть неудовлетворительное состояние системы (организации, подразделения и т. п.), некоторое противоречие, требующее разрешения.

В некоторых случаях мы склонны называть проблемами некие симптомы, являющиеся признаками существования отклонений от нормы, что, в свою очередь, и является проблемой, но сами по себе симптомы не содержат противоречий или выраженных причинно-следственных связей. Например, боль в плечевом суставе не обязательно связана с повреждением сустава, а может быть связана с ущемлением нерва между позвонками позвоночника.

Проблемой также является связь между двумя явлениями, содержащая в себе противоречие и носящая деструктивный характер по отношению к целям системы. Например, проблема, связанная с ущемлением позвоночного нерва, возникла по причине гиподинамии, обусловленной сверхурочной продолжительной работой, цель которой заключается в стремлении заработать больше денег для поездки на курорт.

Другими словами, проблема – это система, состоящая из противоречий факторов внутренней и внешней среды, проявляющихся в неудовлетворительности совокупности связей, которая сдерживает достижение цели.

Глава 3. Типология проблем

Главную проблему крупных корпораций можно описать одним словом – менеджмент. Для ее решения понадобятся три слова: управление без менеджеров.

Ричард Кох, Ян Годден

3.1. Проблемная ситуация

Обычно препятствия ограничивают возможные решения или навязывают определенные мнения, которые приходится учитывать при решении проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

Из теории систем известно, что привнесенное в них разнообразие увеличивает их потенциал. Но вместе с тем внесение разнообразия понижает стабильность системы, приводит к отклонениям от нормы. Когда указанные отклонения приобретают уродливую форму, ведут речь о патологии. Патологические изменения[8] возникают не сразу, а в результате системных отклонений от нормы. Например, если руководитель раз за разом откладывает принятие управленческого решения, то затем это становится нормой, которая звучит примерно так: бумага должна отлежаться (решение должно созреть). И даже в тех случаях, когда решения следует принимать незамедлительно, продолжает срабатывать эта норма: бумага должна отлежаться.

Система претерпевает патологические изменения в силу неспособности ее элементов адекватно воспринимать происходящие изменения. Неадекватность восприятия обусловлена давлением ментальных моделей, а также физиологическими способностями людей.

Начинаются патологические изменения с нарушений взаимодействия внутри системы.

Источники отклонений от нормы могут находиться как на границе между внешней средой и системой (на входе и выходе), так и в составе самой системы, а также на линиях связей между ее элементами.

На входе в систему патология возникает как реакция на воздействие внешней среды и регулирующие воздействия управляющей системы. На выходе из системы она проявляется в несоответствии ожиданий внешней среды реальным потокам продуктов жизнедеятельности системы. Примером может служить зарплата «в конвертах». При приеме на работу человеку сообщают о такой системе оплаты труда, и он воспринимает это как проблему. Внешняя среда в лице, например, налоговых органов также воспринимает подобную ситуацию как проблему.

Модель состава системы претерпевает патологические изменения в силу неспособности ее элементов адекватно воспринимать происходящие в системе изменения. Например, в процессе приватизации государственной собственности в 90-х гг. прошлого столетия в России только часть граждан страны сознательно хотели стать собственниками, что подтверждается социологическими опросами,[9] в соответствии с которыми более 60 % населения были настроены патерналистски,[10] то есть не желали нести ответственность не только за свою собственность, но и за свое будущее. В итоге собственниками стали те члены социально-экономической системы, которые были способны адекватно воспринять происходящие в обществе реформы.

В отношении связей между элементами системы можно сказать, что они как место зарождения патологии в первую очередь отражают борьбу, происходящую внутри системы за различные ресурсы (время, энергию, информацию, финансы и т. д.). Например, те же отношения собственности в период экономических реформ стали основным источником формирования отклонений от нормы в потреблении благ, когда «братва» стала носить огромные золотые цепи на шее и ездить исключительно на джипах.

Чтобы, образно говоря, лечить заболевание системы, необходимо выяснить источник возникновения патологии и причины, которые способствуют ее сохранению.

Как показывают наблюдения, подавляющее количество патологических изменений находится внутри самой системы, а не на границе ее раздела с внешней средой. Что же касается внутренних патологий, то большая их часть сосредоточена на линиях связей между работниками, составляющими основу организации как системы.

Некоторые симптомы патологии модели состава организации приведены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Патологии моделей состава

Из приведенной выше таблицы следует, что содержание отклонений от нормы разносторонне и – в зависимости от особенностей конкретной организации – может дополняться специфическими проблемами.

Проявление проблем организации осуществляется в исполнении функций, реализации внутренних организационных связей и функционировании структуры, осуществлении деятельности, выработке решений и исполнении внутренних правил организации. Проблемы и конфликты, возникающие в процессе жизнедеятельности организации, приведены в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Патологии моделей структуры

Особенность проблемных изменений в организациях заключается в том, что причиной их возникновения является деятельность человека, который непрерывно создает себе и окружающим проблемы, без решения которых невозможно рассчитывать на «оздоровление организации» и развитие.

При описании проблемных ситуаций необходимо выявить полный объем знаний о потребностях организации и возможных средствах их удовлетворения. Сбор информации не может продолжаться до бесконечности и должен быть подчинен конечной цели – решению проблемы, поэтому в процессе сбора сведений целесообразно постоянно корректировать понимание проблемной ситуации, что позволит отсечь избыточную информацию и сократить поиск.

Процесс описания проблемной ситуации состоит из следующих этапов:

• фиксация ситуации (недостаточная и неупорядоченная информация о ней);

• предварительное описание (упорядочение имеющейся информации и осознание ее недостаточности);

• информационный поиск (получение дополнительной информации, которая приводит к ее разупорядочению);

• полное описание проблемной ситуации (получение достаточной и упорядоченной информации о ситуации).

Проблемная ситуация возникает в процессе познавательной деятельности субъекта, когда он встречает какое-то затруднение, преграду, направленные на некий объект. Например, собирая грибы, мы видим привлекательную поляну, но попасть на нее не можем, потому что глубокая лесная река преграждает нам путь, а идти в обход – далеко. Графическая модель такой ситуации приведена на рис. 3.1.

Проблемную ситуацию следует рассматривать как «разрыв» в деятельности, «рассогласование» между целями и возможностями субъекта. Она, по сути, представляет собой условия, порождающие проблему.

Проблемные ситуации возникают в следующих случаях:

• результаты деятельности не соответствуют желанным целям;

• ранее выработанные, теоретически обоснованные и практически проверенные методы решения не дают должного эффекта или не могут быть использованы;

• в практической деятельности обнаруживаются факты, которые не укладываются в рамки существующих теоретических представлений, либо одна из частных теорий вступает в логическое противоречие с более общей теорией или другими областями жизни в пределах данной отрасли знаний (рис. 3.2).

Например, появление новых крупных конкурентов в нашем сегменте рынка приводит к тому, что объемы наших продаж снижаются, а традиционные методы рекламы не обеспечивают изменения ситуации в лучшую сторону.

Для корректной постановки проблемы необходимо понимание проблемной ситуации, которое трактуется как усвоение смысла и способности ее воспроизведения.

Здесь требуется адаптация общего знания к конкретному объекту. Перегруппировка и адаптация информации, как правило, осуществляется в виде переформулировки описания проблемной ситуации, так как оно оказывается противоречивым.

Кроме того, при переформулировании надо учесть, что описание проблемной ситуации фиксирует не только элементы и структуру, но и эмпирический базис, ментальные модели. Полезно поставить вопрос: как еще можно составить описание проблемной ситуации, какими средствами, с учетом каких мотивов и установок?

Необходимой предпосылкой для использования имеющейся информации с целью получения дополнительных или новых сведений о проблемной ситуации является способность постановщика проблемы к особой перегруппировке и адаптации информации, содержащейся в описании проблемной ситуации.

Графической иллюстрацией подобной процедуры является изображенное на рис. 3.3 преобразование первоначальной структуры описания проблемной ситуации (состояние А) в иерархически систематизированную структуру (состояние Б).

В результате либо описание проблемной ситуации дополняется новыми вопросами, которые возникают в процессе его анализа, либо совокупность вопросов систематизируется посредством выявления новых отношений между ними. Оперируя первым или вторым приемами, можно находить новые элементы и структуры проблемной ситуации.

3.2. Моделирование проблемной ситуации

Как много дел считались невозможными, пока они не были осуществлены.

Плиний Старший

Если представить себе проблему как иерархически упорядоченную совокупность вопросов, то ядром проблемной ситуации являются противоречия. Установить их иерархию и выявить среди них центральное удается, как правило, только на уровне теоретической схемы проблемы. Примером теоретической схемы может служить ментальная карта, от центра которой отходят «стволы» противоречий, на которых ветвятся проблемы.

Наиболее важными факторами, определяющими процесс формулирования проблемы, являются методологические установки (разграничение старого и нового, проблемного знания, содержащегося в описании проблемной ситуации) и ценностные ориентации, в которых методологические установки выступают в качестве принципов запрета или нормы.

Таким образом, генезис проблемы представляет собой последовательную реализацию следующих процедур:

• описание проблемной ситуации (создание исходной совокупности знаний о проблеме – например, ярко светит солнце);

• ее осмысление и понимание ее описания (установление смысла проблемной ситуации в структуре человеческой деятельности – например, дискомфорт, испытываемый от ярких солнечных лучей);

• формирование теоретической схемы проблемы (построение системы теоретических конструктов – например, солнце светит в глаза, потому что мы выбрали такое неудачное положение);

• формулирование проблемы (соотнесение ее теоретической схемы со структурой проблемной ситуации – например, неудачная позиция, занятая нами по отношению к солнцу, создает нам дискомфорт от его ярких лучей).

Однако нужно отдавать себе отчет в том, что на практике формулировки некоторых проблем не всегда позволяют увидеть причину и следствие, да и само существо проблемы. В данном случае под проблемами понимаются противоречия, требующие разрешения; трудности по преодолению трудностей.

В основание классификации проблем могут быть положены различные явления реальной действительности.

3.3. Матрица организационных проблем

Опыт – это воспоминания о проблемах, решенных в прошлом.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

По типологии А.И. Пригожина, проблемы подразделяются на встроенные, социокультурные и ситуативные, а их формулировки – на назывные, причинно-следственные и антитезные.[11] Итак, в ходе проведения интервью встречаются три типа формулировок проблем.

1. Назывные – формулировки, состоящие из констатации факта, не содержащего причинно-следственной связи, или противоречия, как правило, состоящие только из причинной части, только из следственной части или из части какого-либо противоречия.

2. Причинно-следственные – формулировки, содержащие четко выраженную причинно-следственную связь.

3. Антитезные – формулировки, включающие два явления, одновременное существование которых есть нонсенс или признак патологии системы.

Схематически типология проблем представлена в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Типология проблем

Необходимо добавить к этому списку сложную формулировку проблемы, суть которой заключается в том, что она включает в себя две и более причинно-следственные связи или несколько противоречий. Например, рассмотрим такую формулировку: «На предприятии решено организовать отдел маркетинга, не изменив функции отдела сбыта, которые определялись самими сотрудниками, а не вышестоящим руководством, что привело к дисфункции этого отдела как функционально подчиненного подразделения».

Первая часть – «на предприятии решено организовать отдел маркетинга, не изменив функции отдела сбыта» – антитезный тип формулировки.

Вторая часть – «функциональность подразделения была нарушена вследствие определения его функций работниками самого подразделения» – причинно-следственная формулировка.

Матрица организационных проблем представлена в табл. 3.4.

Таблица 3.4

Матрица организационных проблем[12]

Встроенные в организацию проблемы – ряд противоречий, присущих организациям:

• между стабильностью организации и ее развитием;

• между целями субъектов и целеполаганием (работников);

• между формальными и неформальными отношениями;

• между трудом и оплатой труда;

• между текущей эффективностью и стратегическим развитием.

Избавиться от этих противоречий полностью невозможно, да в этом и нет необходимости, поскольку именно наличие противоречий является основой развития организаций. Главная задача управления – снять остроту этих проблем, направить количественную энергию, возникающую на стыках организационных противоречий, в русло целевых качественных изменений.

Социокультурные проблемы вызваны средой, в которой находится организация. Под средой в данном случае понимаются привычки, традиции, устоявшиеся взгляды, опыт и т. д. Преодоление этих проблем требует значительного времени, оно сродни воспитанию корпоративной культуры, системы ценностей, присущей данной организации.

Ситуативные проблемы связаны с нарушением какой-либо функции или связи, они зависят от ситуации в организации и ее окружения, поэтому каждый раз разные.

Часть 2

Постановка задачи решения проблем

Глава 4. Проблемно-целевое управление

Кто неправильно застегнул первую пуговицу, уже не застегнется как следует.

Иоганн Вольфганг Гёте

4.1. Анализ проблемной ситуации

В практике управления традиционно считается, что цель почти всегда очевидна и усилия надо сосредоточивать на поисках средств и путей ее достижения.

В. Ш. Рапопорт

Исследователи сходятся в том, что этапы системного анализа проблем развития организаций включают последовательность действий, представленных на рис. 4.1.

Схема формирования совокупности проблем организации (проблемного поля) приведена на рис. 4.2.

Вышеприведенная схема демонстрирует, как по мере роста количества и качества информации о проблемной ситуации в организации система из простого множества проблем (первичного каталога) трансформируется в структурированную проблемную область.

Структуризация проблемного поля позволяет выделить среди всего перечня проблем значимые (корневые и узловые, которые являются причиной возникновения других) и те, которые решаются автоматически при решении других проблем каталога (результирующие проблемы).

В итоге получаем граф проблем организации, из которого становится ясно, чем ей следует заниматься в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема требует, как правило, стратегических решений.

К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но оценки, лежащие в основе этого подхода, содержат погрешности субъективных суждений экспертов.

Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в виде схемы, представленной на рис. 4.3.

Этап 1. Общее знакомство с проблемой, составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например: общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.

Этап 2. Установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на ее наличие.

Например: не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.

Этап 3. Сбор факторов, подтверждающих «симптомы»: выявление причин возникновения проблемы.

Например: воровство сырья и полуфабрикатов, нерациональные запасы на складах, рост цен на материальные ресурсы, нерациональная деятельность отдела сбыта и т. п.

Этап 4. Истолкование факторов (анализ всей релевантной[13] информации).

Например: рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.

Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его совершенствовать по мере выявления и накопления факторов.

При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:

• сбор и анализ данных, которые представляют недостатки системы;

• описание и анализ подсистемы, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценку входа в подсистему на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность;

• определение обратной связи, что даст возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы;

• попытка установить зависимость элементов и свойств подсистемы в соответствии с очевидной, логической или причинной связями между ними;

• представление полной системы, в которой данная проблема является только частью;

• попытка связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.

Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.

Этап 5. Формулирование проблемы. Этот этап включает следующие шаги:

• составление исходной формулировки проблемы;

• ее осмысление в отношении различных частей проблемы;

• осмысление факторов, которые ее касаются;

• общее уточнение исходной формулировки проблемы – например, отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств.

Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой, так как в ходе анализа и на его основании многие первоначальные положения могут быть пересмотрены или уточнены.

Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами.[14] В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, какую проблему решать в первую очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.

Пример построения графа проблем с целью выявления корневой проблемы предприятия приведен на рисунке 4.4.

18 – нет стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение квалификации кадров;

34 – низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты;

36 – система оплаты труда недостаточно мотивирует работников;

37 – отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности;

38 – неравномерна загрузка инженерно-технических работников (ИТР) – есть «случайные» люди;

39 – отдел кадров не ведет базу данных «лучших» сезонных рабочих;

46 – расположение дорожного ремонтно-строительного управления (ДРСУ) в г. Владимире при подъеме экономики ведет к оттоку квалифицированных кадров.

4.2. Целеобразование в организациях

Конкурентное преимущество возникает не потому, что мы идем по дорожке, успешно протоптанной другими, а потому, что мы идем по дорожке, не доступной другим.

Дж. Кей

Если целеполагание системы определяется как сочетание целей существования каждого ее элемента (создание системы целей), то создание структуры целей системы позволяет описать структурно-функциональную зависимость элементов в целом образовании (системе). Определение такой зависимости является основой для выявления закономерностей структурного образования конкретной системы и описания ее формальными методами системного анализа.

Описание системы в виде структуры целей, их связей и отношений лежит в основе системного исследования любого сложного объекта, изучения его состояния, поведения и управления процессом его движения к образу идеального состояния.[15]

Организация как смешанная система относится к многоцелевой системе. Одна из возможных моделей целей системы приведена в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Модель состава целей

Данная таблица необходима для того, чтобы продемонстрировать положение, в соответствии с которым содержание целей системы меняется в зависимости от объекта и предмета целеобразования. Другая ее задача – показать, на что могут быть направлены цели.

Таблица показывает, что организация как система стремится к пассивной устойчивости и не зависимому от внешней среды существованию. Внешняя среда организации в лице конкурентов и потребителей продукта (услуги) вынуждает организацию реагировать на их запросы методом оперативного управления. В том случае, если субъекты управления ставят перед собой цели, ориентированные на будущее и способные изменить внешнюю среду, то организация способна инициировать необходимые ей события для совершения прорыва и наступления на конкурентов.

Таким образом, содержание целей определяется не только субъектом управления, но и самим объектом и предметом целеобразования. Например, цель повышения производительности труда определяется не только амбициями менеджеров, но и квалификацией работников организации и их техническим оснащением.

4.3. Построение дерева целей

Цель – это не судьба, а направление пути. Это не обязанность, а обязательство. Она не определяет будущее, а мобилизует ресурсы и силы компании, чтобы строить его.

Питер Друкер

Универсальных правил постановки целей не существует. Основные требования, предъявляемые к формулированию целей, – конкретность, точность, полнота и отсутствие противоречий.

Конкретность целей обеспечивается предметной направленностью, адресностью и временной определенностью (задается начало, конец и порядок достижения целей). Например: рост производительности труда в технологии упаковки товара на 6 % в течение двух лет.

Точность и полнота целей зависят от специфики объекта и условий внешней среды, которая служит источником формирования целей.

Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет использования новых материалов, появившихся на рынке в текущем году.

Отсутствие противоречий и согласованность обеспечиваются за счет того, что цели рассматриваются во взаимосвязи с сопряженными задачами, чтобы рационально распределить имеющиеся ресурсы.

Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет использования новых материалов, что обеспечит отгрузку в срок возрастающего объема производимой продукции.

Достижимость целей проверяется путем оценки имеющихся экономических, юридических, социальных психологических и иных препятствий.

Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет должен сопровождаться получением банковского кредита и страхованием лизинга нового оборудования, а также повышением квалификации технологов упаковочного производства.

Для оценки степени достижения цели необходимо обеспечить ее измеримость, которая может быть как количественной, так и качественной.

Например: для роста производительности труда на 6 % в течение двух лет разработать бизнес-план модернизации упаковочного производства и показатели успешности его реализации.

Гибкость целей проявляется в возможности их корректировки по мере изменений, происходящих во внутренней и внешней среде системы.

Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет за счет реализации бизнес-плана модернизации упаковочного производства при условии закупки оборудования, которое может быть использовано универсально.

Рассматривая цель как целостный объект, важно установить ее структуру, графическая модель которой представляет собой древовидный граф (дерево целей). В этом случае цель декомпозируется на подцели, а число иерархических уровней определяется субъектом целеполагания, в зависимости от стоящей перед ним задачи.

Процедура структуризации цели состоит в вычленении в решаемой проблеме базовых элементов и установлении связей между ними, что позволяет формализовать проблемную ситуацию.

Процедура разработки дерева целей представляет собой длительный процесс с различными уточнениями и согласованиями, а выбор самой процедуры зависит от специалиста, решающего проблему.

1. Начинается построение дерева целей с формулирования главной из них, которая отражает в целом проблемную ситуацию.

2. С соблюдением принципа «от общего к частному» производится редукция (разделение) цели на части (подцели).

3. Иерархичность целей обеспечивается тем, что цели нижнего уровня вытекают из вышестоящих и подчиняются им. То есть средства для достижения цели являются ее подцелями и, в свою очередь, становятся целями для следующего нижестоящего уровня иерархии.

4. Полнота декомпозиции обеспечивается тем, что на каждом уровне иерархии должен быть сформулирован полный перечень подцелей. Понятно, что каждая цель декомпозируется не менее чем на две подцели.

5. Необходимо стремиться к возможности получить общую шкалу измерений для каждого уровня иерархии.

6. Цели, представленные на уровнях иерархии, должны быть гибкими и предусматривать возможность корректировок и изменений (и в процессе построения дерева целей, и в процессе изменений внешней и внутренней среды, и в процессе реализации).

7. Завершается процедура построения дерева целей на том уровне декомпозиции, на котором удается разработать альтернативные способы достижения цели.

4.4. Стратегическая система целей

Для достижения успеха надо ставить цели несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.

Макс Планк

Игорь Ансофф приводит такое определение стратегии и ее ориентира (видения): «Ориентир представляет собой цель, которой стремится достичь фирма, а стратегия – средство для достижения цели».

Но из теории систем известно, что, перефразируя определение, средство для достижения цели есть система. Отсюда следует, что стратегия есть система достижения цели. Попробуем выдвинутый тезис обосновать путем анализа структуры целей организации.

В начале 1980-х гг. А.И. Пригожин, рассматривая главные общеорганизационные цели, предложил три вида целей, не связанных между собой иерархией:

1) цели-задания;

2) цели-ориентации;

3) цели-системы.

Цели-задания должны были отражать внешнее назначение организации (терминологии стратегического управления в данном случае больше соответствует – миссия вовне). Цели-ориентации соответствовали общим интересам работников, которые могли быть реализованы через организацию (миссия, направленная вовнутрь).

Цели-системы реализовывали потребность структуры в равновесии, стабильности, целостности (точнее было бы сказать – цели по обеспечению системности организации, которая характеризуется прежде всего структурой – совокупностью связей между частями системы) и т. д.

Отсюда следует, что система целей организации представляет собой «системный конфигуратор» – состоит из подсистем, представленных разными языками описания.

Например: рост производительности труда на 6 % в течение двух лет и укрепление репутации на рынке услуг по упаковке товара в сочетании с сокращением цикла оборота оборотных средств.

Попытаемся представить себе модель состава системы целей стратегического управления, которую затем преобразуем в модель структуры. Однако предварительно необходимо сделать несколько замечаний, руководствуясь положениями системного анализа.

Любая деятельность носит целенаправленный характер. Видов деятельности у организации, как правило, несколько, поэтому и цель может быть не одна. Кроме того, различие целей приводит к разным определениям одних и тех же явлений (под определениями здесь понимается языковая модель какой-либо системы). Отмеченное свидетельствует о том, что цели организации могут лежать в нескольких пересекающихся плоскостях, причем точка (или линия) пересечения указанных плоскостей, как нам представляется, в общем виде будет в наибольшей степени отражать место нахождения совокупной (интегральной) цели организации.

Под целью здесь понимается «субъективный образ» (абстрактная модель) несуществующего, но желаемого состояния среды, которое решило бы возникшую проблему.

Если теперь этот образ желаемого будущего спроецировать на окружающую исследуемый объект среду, то проекция будет представлять собой совокупность элементов среды, использование свойств которых позволяет достигать цели. Подобная «тень» цели на среде представляет собой средство достижения цели – систему (совокупность взаимосвязанных элементов, обособленную от среды и взаимодействующую с ней как целое).

Рассуждая аналогичным образом и исходя из данных ранее определений, мы можем построить несколько подсистем на разных языках описания, характеризующих рассматриваемую цель. Пример подобного описания (конфигуратора целей) показан на рис. 4.5.

Представленная система целей показывает, что видение, миссия, объективная цель и стратегия характеризуют одну и ту же цель, рассматривая ее как бы в разных плоскостях. Причем указанные характеристики цели занимают один и тот же (верхний) уровень иерархии.

Таким образом, рисунок иллюстрирует взаимосвязи основных целевых характеристик организации и позволяет сделать выводы, перечисленные ниже.

• Стратегия есть система достижения цели организации.

• Содержание стратегии есть отображение, проекция видения и объективной цели организации на саму организацию и окружающую ее среду.

• Направленность стратегии определяется миссией, обращенной во внешнюю по отношению к организации среду и вовнутрь организации: в социальную структуру и структуру, обеспечивающую поддержание системных свойств организации.

• Стратегия лежит в одной плоскости с оперативным управлением организации, которое состоит из элементов внешней среды и слабо структурировано.

• Цель организации есть система, подсистемы которой лежат в разных плоскостях, но объединены ею, и через нее осуществляется связь между элементами разных подсистем.

• Цели организации (как и любой системы) формируются под воздействием многих факторов (рис. 4.6).

Таким образом, цели могут различаться по следующим критериям:

• по времени достижения и ориентации;

• по субъектам целеполагания и направленности в пространстве;

• могут быть как объективными, как свойства любой системы, так и субъективными, как образ, к которому стремится организация.

Степень достижения цели оценивается с помощью критериев, выбранных для конкретного решения.

Глава 5. От проблемной ситуации к проблеме

…когда мы приступаем к решению проблемы, нужно четко разложить все по полочкам, систематизировать данные, определив начальную точку и желательную цель, а также рассмотреть все препятствия или трудности, усложняющие дело, и только потом предпринимать следующие шаги.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

5.1. Начало решения проблем

В жизни всегда полезно время от времени подвергать сомнению то, что испокон веку считается аксиомой.

Бертран Рассел

Проблема возникает тогда, когда есть цель, а субъект целеполагания не знает, как достичь цели, стоящей перед ним, и с чего начать.

Начинать всегда трудно. Как говаривал Винни-Пух, «иногда начало может начаться, когда ты к нему еще не готов, и это может стать проблемой».[16] То есть проблема в том, что возникают проблемы с самими проблемами.

Но в проблемную ситуацию человек попадает тогда, когда выбирает неприемлемый способ мышления для конкретной стадии процесса решения проблем. Процесс мышления состоит из вопросов, которые мы задаем себе сами и на которые сами же и отвечаем, поэтому качество нашего мышления зависит от качества этих вопросов.

Для того чтобы квалифицированно задавать вопросы, надо хорошо владеть лингвистикой.

Нейро-лингвистическое программирование (НЛП) представляет собой многомерную модель структуры и функции человеческого опыта. НЛП описывает на одном уровне динамическое взаимодействие нервной системы, физиологии, языка и поведенческого программирования, т. е. тех основных компонентов, которые создают субъективный опыт.

Базовые предположения НЛП выглядят так:

• сознание и тело – части одной и той же кибернетической системы;

• весь жизненный опыт закодирован в нервной системе;

• субъективный опыт состоит из визуальных образов, звуков и ощущений;

• смысл нашего общения заключается в той реакции, которую оно вызывает, и т. д.

Рассматривая язык как репрезентацию опыта, НЛП обоснованно предполагает, что в процессе общения кодирование и декодирование информации приводят к ее частичной потере.

Моделирование опыта позволяет представить схемой способы его представления, которая изображена на рис. 5.1.

Говоря об искажении, имеют в виду, что вещи представлены в модели мира человека, но извращены таким образом, что его способность действовать оказывается тем или иным образом ограниченной. В первую очередь здесь следует иметь в виду такие явления, как семантическую неправильность, чтение мыслей и номинализацию. Например, семантическая неправильность, где в одном из вариантов неправильно сопоставлены между собой причина и следствие: если муж приходит с работы поздно, значит, он завел любовницу (но значит ли это, что, если он приходит вовремя, у него нет любовницы?).

Опущение – процесс, в результате которого удаляются части первоначального опыта. Проявление этого способа моделирования осуществляется через сравнение с умолчанием, неконкретные глаголы, модальные операторы и класс типа «ясно» и «очевидно». Например, сравнение с умолчанием: директор умнее (умнее кого и кто так считает?).

Генерализация – процесс обобщения опыта, который может привести к утрате деталей и богатства исходного контекста и помешать людям провести различия, благодаря которым они располагали бы более широким выбором. Этот процесс проявляется через неконкретные имена существительные, а также универсальные количественные и неконкретные глаголы. Например, универсальные количественные: «Все мужчины – сволочи!» (Так уж и все?)

Благодаря этим трем универсальным процессам люди моделируют действительность, создавая свои, индивидуальные, модели мира, и формулируют вопросы.

Кроме того, необходимо умение слушать и находить в изложении именно то, что создает проблемную ситуацию («что-то не так»).

Как правило, люди начинают думать симптоматически, когда приступают к работе над решением проблемы, и забывают о том, что именно стало ее причиной. Трудность в том, что мы не всегда замечаем, что пытаемся избавиться от симптомов, а не ищем причину проблем, обусловливающих следствие. Например, принимаем таблетку пенталгина, когда болит голова, вместо того чтобы «почистить» печень и снизить интоксикацию организма, вызывающую головную боль.

Есть очень простой способ перехода от симптоматического мышления (ориентированного на следствия) к поиску основных причин. Нужно только постоянно задавать один и тот же вопрос – «Почему возникает эта проблема?» – до тех пор, пока вы не переберете все возможные причины. Например: нет денег. Почему? Низка оборачиваемость оборотных средств, которая «вымывает» денежные средства. Почему? У сотрудников, занимающихся сбытом, недостаточная квалификация, поэтому деньги задерживаются у потребителя. Почему? Размер заработной платы не позволяет привлечь квалифицированных работников. Почему? И т. д.

Однако имейте в виду: как мы уже видели, симптоматическое мышление не всегда возникает из-за того, что нам не хватает интеллектуальных способностей.

Для того чтобы начать действовать, полезно задать себе вопросы, показанные на рис. 5.2.

Итак, иногда можно подождать, а иногда необходимо действовать.

Порой мы сталкиваемся и с эмоциональными проблемами, а увлечение поиском их решения создает ситуацию, в которой человек не видит ничего вокруг. В таком поведении есть, конечно, положительная сторона: человек создает прочную базу, для того чтобы понять суть проблемы, дойти до решения, и наконец его озаряет творческое вдохновение. Негативная сторона такого отношения к проблемам заключается в том, что человек не может ничего увидеть вокруг себя, над собой и рядом с собой, а потому ощущает подавленность и стресс. Так, например, изобретатели-одиночки, как правило, поглощены решаемой проблемой настолько, что со стороны кажутся ненормальными, подавленными и несчастными.

5.2. Бессознательная компетентность в идентификации проблем

Подумать только: грамоту выдумали неграмотные!

Лешек Кумор

Идентификация возникших проблем (сопоставление их с ранее встречавшимися нам) и автоматическое определение способов их разрешения основаны на наших убеждениях. С их помощью мы пытаемся найти способ удовлетворить нашу сознательную потребность в легких ответах и подсознательную – в подходе, базирующемся на здравом смысле.

Взрослые люди обладают обширным опытом, но они не могут удержать весь его объем в активном сознании, поэтому этот опыт хранится в подсознании. Как пишет английский тренер Карен Смарт, «проблема нашего подсознательного знания состоит в том, что эти знания и опыт находятся за пределами осознания. Мы не осознаем (не знаем) того, что знаем и умеем. Нам нужен спусковой крючок, при нажатии на который это знание вышло бы на поверхность сознания».[17]

На помощь нам приходит интуиция как ощущение, что мы что-то знаем, но при этом неясно, каким образом мы поняли это. Наличие интуиции подразумевает, что мы пользуемся информацией подсознания, а наше сознание об этом ничего не знает.

Что же касается здравого смысла, то он представляет собой сочетание логики (апеллирующей к нашему сознанию) и интуиции (апеллирующей к нашему подсознанию). Когда мы мыслим здраво, у нас появляется ощущение, что «это само собой разумеется». Когда наше сознание и подсознание разобщены и работают в разном режиме, на разных языках описания, тогда у нас возникает ощущение ошибочности и мы чувствуем, что что-то не в порядке, но не знаем, почему.

Таким образом, здравый смысл (3С) может быть представлен суммой активного сознания (АС) и интуиции или подсознания (И):

3С = АС + И. (5.1)

Неважно, по какой причине у нас возникла потребность в решении проблемы, но наше подсознание будет саботировать все наши усилия, направленные на ее решение, пока мы не избавимся от несогласованности сознания и подсознания.

Из сказанного следует, что наши ментальные модели иногда мешают нам формулировать проблемы и находить их решение.

С другой стороны, наш мозг так устроен, что в жизни он стремится реализовать программы нашего подсознания таким образом, чтобы у нас была возможность делать что-то, не задумываясь («на автопилоте»). Например, одновременно чистить картошку, смотреть телевизор и вести беседу по телефону.

Когда наш мозг замечает незнакомое явление, он быстро (настолько, что мы не замечаем, как это происходит) ищет подходящую программу (назовем ее предварительной), уже существующую в нем, на основании которой мы и интерпретируем событие. Когда мозг находит удовлетворительное соответствие между прошлым и настоящим опытом, он автоматически запускает программу реагирования из предыдущего опыта. Специалисты называют предварительные программы, которые нам помогают в жизни, бессознательной компетентностью. Например, когда утром звенит будильник, мы автоматически нажимаем на нужную кнопку, для того чтобы заставить его замолчать.

Сам по себе процесс формирования бессознательной компетентности представлен графически на рис. 5.3.

Из приведенного выше рисунка следует, что обучение нашего сознания начинается с бессознательной некомпетентности, т. е. с того, что нам неизвестно, чего именно мы не знаем. Примером может служить эпидемия, результат которой – массовая гибель кур. Затем наступает состояние сознательной некомпетентности. В этом случае мы уже понимаем, что нам надо чему-то обучиться. Например, выделить новый штамм куриного гриппа, против которого нет вакцины.

На следующем этапе формируется сознательная компетентность, т. е. мы уже овладели навыком, и все же нам приходится постоянно внутренне сосредоточиваться, когда мы его используем. Например, получена вакцина против куриного гриппа, которая позволяет подавлять эпидемию, но диагностикумы еще не разработаны. Эта фаза обучения продолжается до тех пор, пока мы не научимся работать, не задумываясь над своими действиями. Тогда и наступает бессознательная компетентность. Например, наличие экспресс-диагностики сопровождается автоматической выдачей рекомендации по выбору вакцины для кур и процедур вакцинации.

Но, даже обладая такой компетентностью, человек иногда попадает в ситуацию, когда видит не все, что попадает в его поле зрения, остается область «слепое пятно», где ничего не видно.[18] Мы видим разные объекты, но не замечаем того, что находится в области скотомы. Мы не знаем о том, чего именно мы не видим.

Мы становимся «слепыми», когда смотрим на слепое пятно.

Такое восприятие отчасти определяется ретикулярной компонентой нашего мозга. Ретикулярная активирующая система – такая функция мозга, благодаря которой мы замечаем то, что имеет для нас значение, и не обращаем внимания на то, что представляется нам несущественным. Эта система нам необходима, потому что информационный вал может нас захлестнуть, и без нее мы не способны нормально функционировать. В этом плане наше подсознание решает, что нам нужно видеть, а чего не нужно замечать. Например, если мы покупаем на рынке кепку, располагая ограниченной суммой, то отдельные дефекты покупаемого товара можем просто не увидеть, в силу того что ретикулярная компонента нашего мозга их будет воспринимать как несущественные.

Если в целом отметить причины недостаточной эффективности в выявлении проблем, то, по мнению К. Смарт, к ним в первую очередь следует отнести следующие: «Мы неверно интерпретировали событие. Наша интерпретация могла побудить нас поверить во что-то нереалистичное. Не пропустили ли мы урок, который должны были усвоить, а вместо этого видели только хорошее? Может быть, мы взглянули на событие только с одной стороны?

В работе мы опирались исключительно на сознание (логику) и не прислушивались к нашему подсознанию (нашей интуиции). Когда мы так поступаем, то своей интерпретацией лишаем себя части собственных переживаний и опыта.

Причина могла быть и в том, что в работе мы использовали исключительно подсознание. Мы действуем на автопилоте и не используем свое сознание, чтобы проверить, логично ли то, что мы делаем. А если мы так поступаем, то мы ведем себя, как дети, в тех ситуациях, которые требуют взрослого поведения».[19]

Глава 6. Проявление проблем

Если погрузиться в проблему достаточно глубоко, мы непременно увидим себя как часть проблемы.

Аксиома Дюшарма

Считается, что одна из наиболее остро стоящих перед организациями трудностей заключается в том, чтобы найти нужных людей, которых можно научить эффективно справляться с любыми проблемами.

Однако такая постановка вопроса не учитывает того факта, что залогом качественного решения любой проблемы будут ее идентификация и анализ, поскольку успешное решение «не той» проблемы имеет еще более пагубные последствия, чем полная бездеятельность. Или, как говаривал Винни-Пух, «если ты выберешь неправильную проблему, то после того, как ты решишь ее – если решишь, – тебе все равно придется решать правильную, так?».[20]

Для уяснения сути проблемы в поиске часто используются такие инструменты, как выявление критической трудности, контрольный листок, диаграмма Парето.

6.1. Выявление критической трудности

Рискните! Вся жизнь – это риск. Большего добивается тот, кто этого хочет.

Дейл Карнеги

Выявление критической трудности – метод, предназначенный для идентификации проблемной области. Он представляет собой процедуру получения информации о проблемах организации, при этом предполагается, что все участники абсолютно свободны в изложении своих взглядов (цензура или сокрытие информации из боязни решительно отвергаются).

Метод включает три этапа.

Этап 1. Выбираются участники проведения анализа деятельности конкретной организации.

Этап 2. Им предлагается ответить на вопросы типа:

• с какой трудностью на прошлой неделе было труднее всего справиться?

• какой эпизод создал наибольшие проблемы?

• какой инцидент обошелся дороже всего с точки зрения привлечения дополнительных ресурсов или прямых расходов?

На этом этапе использования метода важно выделить так называемые критические трудности, которые тем или иным способом создают проблемы для отдельных сотрудников, всей организации и других заинтересованных сторон. Период, к которому относится вопрос, может варьироваться.

Этап 3. Собранные ответы сортируются и путем их анализа определяется, какая из трудностей упоминалась чаще других. Для выделения критической трудности удобно использовать графическое представление полученных результатов. Та трудность, которая встретилась чаще других, и будет критической.

Пример графического изображения полученных результатов приведен на рис. 6.1.

6.2. Метод контрольного листка

Подлинное творчество невозможно без анализа.

Эдгар По

Контрольный листок – это бланк-формуляр или специальная форма для регистрации данных. Его предназначение – фиксировать, как часто встречаются различные проблемы, для получения важной информации о проблемных областях или возможных причинах ошибок.

Заполнение контрольного листка обычно проходит в несколько этапов.

Этап 1. Достижение соглашения о том, какие события надо записывать. Желательно также включить в контрольный листок позицию «Прочее», чтобы зарегистрировать инциденты, которые трудно отнести в какую-то категорию.

Этап 2. Определение периода регистрации данных и его удобного деления на интервалы.

Этап 3. Разработка формы контрольного листка.

Этап 4. Сбор данных происходит в течение всего согласованного периода времени. Предварительно следует убедиться в том, что все принимающие участие в сборе данных одинаково понимают суть происходящего. Тогда собранные разными людьми данные будут состоятельными.

Этап 5. По окончании сбора данных производится их анализ для выявления событий, имеющих наивысшую частоту проявления. Это позволяет определить приоритеты проблемных областей для обеспечения акцентов в работе в проблемном поле.

Следует также отметить возможность пропуска без регистрации в контрольном листке одной или нескольких категорий событий. Если мы отыскиваем исключительно события, определенные на бланке контрольного листка, то другие могут все-таки происходить, но отмечены они не будут, так как все внимание будет направлено на регистрацию только ожидаемых событий. Частично эта ситуация учитывается путем включения в бланк контрольного листка раздела «Прочее», но все равно такую ситуацию надо иметь в виду.

Пример контрольного листка приведен в табл. 6.1, в которой показано, где регистрируется каждое событие и как суммируются данные по интервалам времени и по строкам в конце периода.

Таблица 6.1

Пример заполнения контрольного листка

Удобное вспомогательное средство для проведения анализа собранной информации – диаграмма Парето, о которой пойдет речь ниже.

6.3. Приоритетные проблемы и диаграмма Парето

В буквальном смысле 80 % достижений проистекают из 20 % потраченного времени. Следовательно, с практической точки зрения 4/5 прилагаемых усилий – большая часть – не имеют отношения к делу.

Ричард Кох

Математическая зависимость, которая легла в основу принципа 80/20, была обнаружена в 1897 г. итальянским математиком и экономистом Вильфредо Парето. Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом дисбаланса.

Парето исследовал распределение среди населения богатства и доходов в Англии XIX в. и выяснил, что оно предсказуемо несбалансированно. Кроме того, схема такого дисбаланса оставалась неизменной для статистических данных, относящихся к различным периодам времени и различным странам.

Принцип 80/20 утверждает, что в любой статической совокупности некоторые факты обычно обладают гораздо более сильным влиянием, чем другие.

За рабочую гипотезу принимается положение, в соответствии с которым 80 % результатов представляют собой следствие 20 % причин.

Хотя иногда доля имеющих решающее значение сил может быть гораздо меньшей, чем та, что указана выше.

Однако формула 80/20 не точна и не универсальна. Иногда соотношение между результатами и вызвавшими их причинами может быть 70/30 или 60/40. Но чрезвычайно редко случается так, что 50 % причин ответственны за 50 % результатов.

Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий не имеют к получаемому результату почти никакого отношения.

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин отвечает за большую долю результатов. Например:

• на получение 80 % результатов, достигаемых в работе, уходит 20 % всего затраченного времени;

• 80 % компьютерного времени тратится на обработку 20 % команд программы;

• 20 % мужчин выпивают 80 % всего производимого пива;

• решение 20 % проблем дает 80 % всего требуемого результата.

Но это не означает, что можно игнорировать оставшиеся 80 % проблем: в надлежащий момент времени этими проблемами, которые называют «этим важным большинством», также следует заняться.

Принцип Парето определяет область приоритетных проблем, за решение которых следует браться в первую очередь.

Сама по себе диаграмма Парето представляет графическую интерпретацию в виде скошенного распределения так называемого правила 80/20. Это причины, рассортированные по степени важности, частоте возникновения, затратам, уровню показателей и т. д. При упорядочивании причин на диаграмме Парето самые важные из них располагаются в левом краю схемы, так, чтобы это «жизненно важное меньшинство» было легко идентифицировать.

Для большей информативности диаграммы Парето на нее наносят и кривую накопленных частот. Пример построения диаграммы представлен на рис. 6.2.[21]

При работе с диаграммой Парето выполняют ряд перечисленных ниже действий.

1. Определяют главную проблему, события и ее различные потенциальные причины. При этом цель построения диаграммы Парето заключается в определении основных причин неэффективного функционирования системы.

2. Определяют, какой количественный показатель будет использоваться при сравнении возможных причин. В качестве такого показателя можно взять частоту возникновения разного рода проблем или их следствий.

3. Определяют период времени, в течение которого будут собраны данные, и собирают их, например, с помощью контрольных листков.

Располагают причины слева направо – вдоль горизонтальной оси диаграммы Парето по убыванию степени их относительной важности. Изображают столбики, высота которых соответствует степени относительной важности соответствующей причины.

Полученные абсолютные значения показателей отмечают на левой вертикальной оси, а относительные значения показателей в процентах – на правой вертикальной оси. Рисуют кривую накопления важности вдоль верхнего края столбиков.

Изучение диаграммы Парето может дать ответ, например, на такие вопросы:

1) что представляют собой две-три основные причины низкой эффективности функционирования системы?

2) какова доля затрат, приходящихся на самые жизненно важные причины?

Эта информация может быть использована для решения значимых проблем.

Часть 3

Диагностика и структурирование проблем

Глава 7. Инструменты идентификации проблем

Если вы исследуете неизвестное, вам по определению неизвестно, что вы обнаружите.

Законы Мерфи. Основной принцип

Уяснив суть проблемы, можно переходить к установлению непосредственных причин (идентификации) ее возникновения, т.e. к ее анализу. Этот переход осуществляется в рамках ментальных моделей причинно-следственных связей и с помощью таких инструментов, как диаграмма «Рыбий скелет», пять «Почему?», поле корреляции, гистограмма и матричная структура.

7.1. Диаграмма «Рыбий скелет»

Если нет дальнейшего роста, значит, близок закат.

Сенека

Диаграмма причин и результатов предназначена для выявления возможных причин проблем, а также для планирования действий, направленных на их разрешение.

Основные принципы построения такой диаграммы представлены на рис. 7.1 (в качестве примера рассмотрены причины неудовлетворенности клиентов в торговом зале универмага).

Центральная стрелка указывает на рассматриваемую проблему (результат проявления причин), вдоль нее перечислены основные рассматриваемые категории, а от них направлены ветви с прикрепленными к ним причинами, связанными с рассматриваемыми категориями и вызывающими проблему.

Есть два способа построения чертежа, внешне похожего на рыбий скелет. При этом конечный вид схемы получается одним и тем же – вне зависимости от выбранного способа.

Первый способ: анализ рассеивания. При этом анализируемая проблема изображена справа (у острия большой стрелки), а категории возможных причин представляются в виде ветвей, похожих на кости рыбьего скелета. Для каждой категории устанавливаются все возможные причины.

Второй способ: перечень причин. При этом все возможные причины выявляются методом мозгового штурма и включаются в список в порядке поступления. Затем все они разбиваются на категории и наносятся на схему.

Анализ рассеивания как способ построения диаграммы причин и результатов осуществляется в пять этапов:

1) формируется группа людей, обладающих требуемыми знаниями в области, подлежащей изучению;

2) производится описание самой проблемы, причины возникновения которой предстоит найти;

3) на белой бумаге обозначается рассматриваемая проблема у острия большой стрелки; слева от стрелки необходимо оставить достаточно места для размещения причины; симметрия схемы необязательна;

4) производится идентификация категорий возможных причин возникновения рассматриваемой проблемы (обозначения категорий наносятся по концам ветвей, выходящих из основной стрелки, – люди, машины и оборудование, материалы, методы, измерение, организационная структура, физическое окружение и т. д.);

5) для каждой категории методом мозгового штурма выявляются все возможные причины и обозначаются на соответствующих ветвях диаграммы.

Следует использовать краткие описания и обозначения, главные категории включать в процесс по очереди. Но если по ходу дела появляются мысли относительно других категорий, то их следует фиксировать тут же. Причины, относящиеся к нескольким категориям, необходимо отмечать везде, где надо. Как правило, возникает потребность заново перечертить схему после того, как очередная ее версия готова.

Среди выявленных причин необходимо определить самые важные для достижения цели, ориентированной на решение проблемы. Кроме того, когда мы оцениваем относительную важность разных подсистем проблемной ситуации, это позволяет нам уделить внимание именно тем частям, которые сыграли самую важную роль в том, что проблема стала проблемой.

7.2. Пять «почему?»

– Итак, – сказала Сова, – точный порядок такой: Почему? Что? Почему? Где? Почему? Когда? Почему? Кто? Почему? Как?

Р.Э. Ален., С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

Метод основан на том, что вопросы помогают всесторонне изучить проблему и восполняют пробелы в понимании проблемной ситуации. Иногда, правда, ответы вызывают еще больше вопросов, поэтому с самого начала следует спросить себя: «Почему я хочу решить именно эту проблему?» Далее следует выяснить, что представляет собой проблема, которую необходимо решить. Складывается такой порядок: «Почему? – Что? – Почему? – Где? – Почему? – Когда? – Почему? – Кто? – Почему? – Как? – Почему?».

Как следует из самого названия метода, его цель заключается в нахождении главной причины рассматриваемой проблемы.

Эту процедуру можно сравнить с процессом очистки луковицы, когда после снятия одного слоя кожуры обнаруживается другой, и так несколько раз.

Ниже описана процедура анализа главной причины.

1. Определите отправную точку, т. е. проблему, или причину высокого уровня, предназначенную для последующего анализа.

2. Методом мозгового штурма определите причины, соответствующие уровню более низкому, чем уровень отправной точки.

3. Для каждой идентифицированной причины поставьте вопрос: «Почему именно она служит причиной возникновения исходной проблемы?»

После каждого нового ответа на поставленный вопрос задавайте его снова и снова – до тех пор, пока никаких других ответов не останется. Как показывает практика, обычно получается пять «Почему?».

К таким «Почему?» можно отнести следующие вопросы:

• Что собой представляет проблема (почему можно ее считать таковой)?

• Где она возникла и почему она именно там?

• Когда она имела место и почему именно тогда?

• Кто задействован в этом и почему именно эти лица?

• Когда проблема возникла и почему именно так?

Например, дальнозоркость можно отнести к проблеме, потому что она ограничивает мою возможность читать книги. Она возникла в связи с возрастными изменениями глаз и сосудов. Проблема возникла после 40 лет, когда по роду своей деятельности я стал больше читать и работать с компьютером, что увеличило нагрузку на зрительный аппарат, а в сочетании с зашлакованностью кровеносных сосудов это привело к частичной утрате стопроцентного зрения.

Иногда ответы на подобные вопросы могут заставить вернуться и еще раз сформулировать проблему и цель или даже указать дополнительные препятствия. И полезно помнить о том, что, отвечая на вопросы, можно получить такие ответы, которые заставят пересмотреть формулировку проблемы и конечную цель или помогут увидеть дополнительные препятствия.

И еще одно замечание: если вопрос немного изменить и вместо «почему» поставить «каким образом», то рассматриваемый алгоритм можно использовать для отыскания способов решения проблем.

7.3. Поле корреляции

Логика – смирительная рубашка фантазии.

Хельмар Нар

Для установления связей между двумя переменными обычно строят графики.

Если обе переменные изменяются синхронно, это может означать, что между ними существуют связи и они влияют друг на друга. Примером может служить динамика роста доли заработной платы в структуре себестоимости продукции и динамика производительности труда. Наблюдения показывают, что при росте первой переменной растет и вторая.

Хотя следует иметь в виду, что даже если и имеется некоторая степень синхронности изменения переменных, то это еще не означает безусловного наличия между ними причинно-следственной связи (возможно, есть третья переменная, которая вызывает такой эффект).

Примеры корреляционных полей приведены на рис. 7.2.

Описание построения графика представлено ниже.

1. Выбирают для анализа две переменные: одну независимую, другую – зависимую.

2. Для каждого значения независимой переменной измеряют соответствующее значение зависимой. Эти два значения образуют пару данных, которые наносят точкой на график. Обычно следует брать не менее 30 точек, но для построения осмысленного графика число точек должно быть не менее 100.

3. Значение независимой переменной, характеризующей ожидаемую причину, откладывают по оси х, а значение зависимой, характеризующей проблему, – по оси у.

4. Полученные пары данных наносят точками на график и анализируют полученный результат. Если корреляция на схеме не проявляется, то можно попробовать построить график в логарифмическом масштабе.

7.4. Гистограмма

Логика – это комод, в котором хранится полезная утварь и очень много ненужной.

Чарлз Калеб Колтон

Гистограмма (столбиковая диаграмма) используется для графического представления распределения значений или вариаций рассматриваемого показателя. В качестве показателя могут выступать разнообразные величины: длина, диаметр, продолжительность, затраты и т. д. Информацию, представляемую гистограммой, также можно дать в таблице.

Однако табличное представление затрудняет оценку характеристик собранных данных, в то время как графическое ее представление обычно сразу позволяет увидеть существенные связи: гистограмма показывает частоту попадания численного значения показателя в заданные интервалы.

Использование гистограммы в такой форме фактически тесно связано со статистическим управлением процессами.

Предметом тщательного изучения служит форма гистограммы, а ее интерпретация позволяет выявить проблемы. Например, рост количества принятых работников в сочетании с ростом количества уволенных за последние три-пять лет свидетельствует о том, что в организации существуют проблемы с мотивацией персонала.

7.5. Матричная диаграмма

Матричная диаграмма позволяет идентифицировать взаимоотношения между отдельными факторами, которые имеют вид причинно-следственных связей. Преимущество матричной диаграммы по сравнению с другими методами анализа заключается в ее способности дать графическую интерпретацию степени интенсивности этих взаимоотношений.

Матричную диаграмму можно использовать как для идентификации проблем и причин, так и для определения приоритетов.

В зависимости от числа рассматриваемых переменных и формы матрицы существует несколько типов матричных диаграмм (рис. 7.3).

Для построения матричной диаграммы специалисты рекомендуют выполнить ряд действий.[22]

1. Выберите переменные, для которых проводится анализ потенциальных связей.

2. Выберите формат матрицы, основываясь на числе переменных и числе ожидаемых связей. (Эту работу можно упростить, если воспользоваться табл. 7.1.)

Таблица 7.1

Вспомогательная таблица для построения матричной диаграммы

3. Внесите переменные в матричную диаграмму.

4. Обозначьте имеющиеся связи, используя символы весов, приведенные на рис. 7.4. Не поддавайтесь искушению сразу расставить в клетках рабочей матрицы вместо этих символов соответствующие числовые значения весов. Это может ухудшить читаемость диаграммы.

5. Для каждого столбца и каждой строки матричной диаграммы сложите веса в соответствии с указанными символами. Полученные суммарные значения весов следует поместить в соответствующие клетки матричной диаграммы.

6. Переменные, для которых получаются большие суммарные веса, играют большую роль в данной задаче. Их стоит рассмотреть дальше.

Пример заполнения матрицы для сети пунктов кинопроката кассет приведен на рис. 7.5.

Глава 8. Методы организационной самодиагностики

Чтоб все понять, вопросы нам нужны,

Порядок правильный не даст попасть впросак,

Почаще «почему» мелькать должны,

Еще – «что?», «где?», «когда?», и «кто?», и «как?».

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

Ложный шаг не раз приводил к открытию новых дорог.

Лешек Кумор

8.1. Организационная патология

Рассмотрим некоторые нарушения функций организаций (дисфункцию) и отклонения от нормы в управленческих решениях.

Среди функциональных расстройств следует выделить следующие отклонения от нормы в организациях.

1. Господство структуры над функцией. Алгоритм, по которому выполняется названная дисфункция, включает в себя такую формулу: возникла проблема – создадим новую структуру. Например, возникла потребность в изучении спроса на рынке, и вместо реорганизации отдела сбыта создается новая структурная единица – отдел маркетинга. В результате возрастает количество помех и рассогласований в иерархической вертикали.

2. Бюрократия. Заключается в максимальной формализации отношений в организации. В этом случае бюрократическая процедура подавляет функцию. Типичный ответ на обращение в такую структуру: «Приходите завтра». (Пусть не думают, что у нас легкая работа.)

3. Конфликт. Это отклонение делается патологическим, когда конфликт становится межличностным. Сами по себе противоречия являются стимулом для нормального функционирования и развития организации. Скажем, конфликт между конструкторами и технологами, мастерами и контролерами способствует повышению качества и технического уровня продукции, выпускаемой организацией. Другое дело, когда возникает конфликт между личностями – тогда организация начинает нести убытки в различной форме.

4. Неуправляемость. Болезнь роста без развития приводит к нарушению управляемости. Критерием измерения этой дисфункции может служить осуществляемость управленческих решений. Носителем подобной болезни выступают сами руководители организации, кроме того, этому способствуют низкая исполнительская дисциплина, нерациональное распределение функций и отдельные события, происходящие во внешней среде. Средний показатель осуществляемости решений составляет примерно 70 %. Оставшиеся 30 % решений бывают не исполнены по следующим причинам (если в целом их принять за 100 %):

• 28 % – по вине исполнителя;

• 39 % – в силу непредвиденных обстоятельств;

• 33 % – по причине пороков, присущих самим решениям.[23]

Последние цифры (33 %) свидетельствуют о том, что эта доля решений является резервом руководителя в части повышения реализуемости управленческих решений.

5. Стагнация. Это расстройство представляет собой отсутствие нововведений, а при наличии подобных инновационных решений – неспособность их реализации. Пассивный риск приводит к риску абсолютному.

6. Бессубъектность. Имеется в виду отрыв решения от исполнения. Она проявляется в неспособности к принятию самостоятельных решений и их осуществлению.

Например, когда решение принимает коллегия при руководителе организации, то невозможно определить: кто конкретно за него отвечает. В данном случае, если у кого-то в процессе внедрения возникают вопросы, то получить ответы на них часто бывает невозможно.

7. Клика. Под кликой следует понимать руководящую группу, которая использует ситуацию в собственных целях вопреки интересам организации, разрушая ее. Например, ограниченному кругу лиц выдают личные беспроцентные кредиты в период галопирующей инфляции. Подобные действия клики ведут к разворовыванию имущества организации и ее банкротству.

В управленческих решениях патология проявляется в так называемых маятниковых решениях, дублировании или игнорировании организационного порядка, разрыве между решениями и их реализацией, инверсии и демотивирующем стиле руководства.

8. Маятниковые решения. В том случае, если проблема не решается глобально, а принимаются косметические решения, то их приходится отменять и возвращаться к исходному состоянию или очередному временному решению. Подобные решения называют маятниковыми. Например, министерства решили реформировать в комитеты, а затем их снова реформировали в министерства.

9. Дублирование организационного порядка. В неразвитой организационной структуре работнику часто поручается делать то, что он и без того обязан делать в соответствии со своими должностными обязанностями. Например, приказом директора заведующему складом поручается обеспечить сохранность продукции.

Таким образом, работники оказываются перед выбором в части исполнения должностных обязанностей: есть такие, о которых напоминают (следовательно, они главные), и второстепенные, о которых не напоминают. Тем самым разрушается организационный порядок.

Задача руководителя – придерживаться организационного порядка. Все необходимое должно содержаться в должностных инструкциях, обеспечивающих организационный порядок. Неисполнение инструкций должно быть наказуемым.

10. Игнорирование организационного порядка. Проявляется в воздействии на работников «через голову» их непосредственного начальника. В этом случае нарушается организационный порядок и исполнители получают задания посредством прямых заданий.

11. Разрыв между решениями и их реализацией. Практика показывает: если решения не просчитаны до определенной степени, обеспечивающей их реализуемость, то они не будут исполнены.

12. Инверсия. В управлении инверсия заключается в том, что результат получается противоположным по отношению к заданной цели. Например, когда власть начинает притеснять кандидата в депутаты с целью не позволить ему победить на выборах, избиратели отдают ему больше голосов. Или, например, когда в целях выравнивания зарплаты в одном подразделении она повышается, то часто в результате приходится повышать зарплату всем.

13. Демотивирующий стиль руководства. В данном случае наблюдается дефицит оценки достижений работников. То есть руководитель воздействует на подчиненного не через оценку достижений, а через указания на недостатки. Подобный стиль руководства ухудшает работу организации в целом. К сожалению, именно он доминирует в российских организациях.

Рассмотренная систематизация различных форм проявления отклонений от нормы в организациях упорядочивает знание о них и позволяет их держать в фокусе внимания. Особое значение типология оргпатологии приобретает в ситуации поиска резервов для создания конкурентных преимуществ организации.

Существуют и другие классификации организационных патологий. Например, патология, проявляющаяся через руководство и персонал организации, или патология структуры организации.

Под самодиагностикой будем понимать установление признаков, характеризующих состояние организации, проводимое ее работниками. Самодиагностика приводит к самоанализу работников организации и нейтральна по отношению к консультанту. Внешне она эффектна и способствует саморазвитию работников.

Рассмотрим три метода диагностики:

• образ организации;

• коллекция ошибок;

• ориентация организации.

8.2. Метод «метафора» (образ организации)

Дело в том, что у каждого работника есть свой образ той организации, в которой он работает. Сочетание этих образов дает разностороннее представление об организации.

Суть метода заключается в том, что в процессе групповой работы ведущий просит взять по листу бумаги и одному-два фломастера и разойтись по разным углам помещения (или вообще выйти из комнаты).

Задание: нарисовать образ обследуемой организации так, как ее видит каждый участник.

Это могут быть предметы, действия и даже абстракции. Важно лишь то, чтобы всем было понятно, что именно хотел сказать своим рисунком его автор.

По истечении определенного времени ведущий вывешивает на доске поочередно рисунки и просит присутствующих прокомментировать образ организации, и комментирует его сам. Например, что можно сказать об организации, зрительный образ которой – корабль, севший на мель, при том что команда спасается на плотах, а капитан играет на палубе в теннис?

Обстановка анонимного художественного творчества и активного высказывания интерпретаций сплачивает и расслабляет участников групповой работы.

Важно, чтобы они путем размышлений и самоанализа смогли из обсуждаемых изобразительных метафор составить для себя совокупный образ организации.

В образах может угадывается «беспроблемность» либо отсутствие динамики развития и внимания к клиенту, да и самого клиента. Может возникнуть ощущение, что происходят процессы дезинтеграции либо что-то еще, воспринимаемое как проблема.

Если на рисунках много радости: изображения солнца, цветов, восхождения на вершину, стремительного плавания на красивых кораблях, много улыбок и т. п., то, вероятнее всего, в организации наблюдается стремление не замечать существующих проблем.

Множество массивных зданий, башен, пирамид, квадратных и прямоугольных схем, прямых линий, кубов, замкнутых окружностей, преобладание вертикальных линий говорит о стремлении подчеркнуть устойчивость организации и демонстрирует отсутствие динамики ее развития.

Изображения сцен рабочего процесса, офиса, рабочих мест, множество намеков на сложные отношения между разными подразделениями, рассогласованность по вертикали и по горизонтали, большое количество производственной, технологической атрибутики, путей движения организации, фактов из ее истории, отражение устремленности в будущее или, наоборот, тупика вызывают вопрос: почему на рисунке не нашлось места для клиента, без которого в условиях рынка организация не может существовать эффективно?

Если на рисунках много разорванных блоков, иногда с красными молниями между ними, вершина оторвана от остальной пирамиды или накренена в сторону, середина пирамиды отделена от основания, а в пустотах – либо язычки огня, либо зубья ограды, либо потоки воды; если люди сидят спинами друг к другу, то, вероятнее всего, мы имеем дело с попыткой изобразить процессы дезинтеграции, происходящие в организации.

8.3. Коллекция ошибок

Анализируя свою обширную практику по управлению и социологии организации, А.И. Пригожин составил целую коллекцию типичных управленческих ошибок, которая приведена в табл. 8.1.

Таблица 8.1

Классификация ошибок руководителей

Вначале необходимо попросить участников групповой работы внимательно прочитать список и дополнить его, если в этом есть необходимость, присваивая новым позициям соответствующие номера (цифры) и буквы.

В случае, если группа неконфликтная и давление авторитета власти в ней отсутствует, то указанная выше процедура может выполняться методом публичного зачитывания вслух каждого пункта поочередно всеми участниками работы с последующей индивидуальной оценкой.

Затем участникам предлагается выделить из рассматриваемых списков те ошибки, которые, по их мнению, особенно опасны для организации (две-три ошибки по каждому из шести пунктов), и сделать соответствующую отметку (цифра с буквой). Пример приведен в таблице 8.2.

Таблица 8.2

Выделенные ошибки

Потом необходимо в правом столбце указанной таблицы сделать отметку о тех ошибках, которые актуальны для обследуемой организации в настоящее время.

Как итог совместно в группе обсуждается повторяемость номеров ошибок. Полученные данные дают представление о том, над какими ошибками следует начинать работать в первую очередь.

При этом работа над списком ошибок и их классификация позволяют участникам групповой работы взглянуть на себя со стороны и критически оценить свой потенциал.

Отсутствие потребности строгого формулирования проблем и сведение всех требуемых действий только к пометке выбранного пункта из перечня, подготовленного профессионалом, снимает внутреннее напряжение, возникающее при этом, и придает работникам организации уверенности в своих силах для дальнейшей совместной работы в группе.

8.4. Ориентация организации

Анализ признаков ориентации организации заключается в оценке следующих важных ее характеристик:

• инновационность и инициативность персонала;

• сосредоточенность работников на решении внутриорганизационных проблем; иерархичность и уважение к власти;

• ориентация на рынок и клиента;

• степень ориентации на поставщиков, конкурентов, стратегическое развитие и мотивационные механизмы управления организацией.

Для подобной оценки рис. 8.1 следует дополнить следующим содержанием.

В обозначенных направлениях необходимо удлинить или укоротить единичные векторы, принятые условно за норму, в соответствии со сравнительной силой названных там признаков применительно к организации, в отношении которой проводится диагностика. При этом желательно пользоваться цветным фломастером (тонкими линиями выделены контуры направленности).

Сопоставление рисунков различных участников групповой работы, как правило, показывает, что ситуацию в организации они видят по-разному. В частности, директор и его заместители не всегда являются управленческой командой, так как по-разному оценивают одну и ту же проблему.

На рисунке 8.1 показано, что для организации, взятой в качестве примера, уважение к власти выражено больше нормы, а ориентация на стратегическое управление и использование мотивационных механизмов выражены ниже нормы. Стало быть, в отмеченных направлениях имеются проблемные области, где находятся проблемы, сдерживающие развитие организации. Сами формулировки проблем следует определить уже другим методом, например, с помощью такого метода организационной диагностики, как интервью.

Глава 9. Организационная диагностика

Десять заповедей лишь потому так лаконичны, ясны и понятны, что были написаны без помощи советников и экспертов.

Шарль де Голль

9.1. Потребность в комплексной диагностике

Забросать вопросами проще простого, куда труднее попасть в цель.

Лешек Кумор

По мнению экспертов, обобщение практики показывает, что лишь треть всей «вины» за неэффективную работу организации падает на внешние факторы, а две трети – на внутренние.

Самим сотрудникам часто бывает трудно установить диагноз и определить причины низкой эффективности своей деятельности. Поэтому чаще всего диагностика проблем компании осуществляется сторонними консультантами.

Комплексная диагностика позволяет увидеть картину по предприятию в целом и включает в себя следующие виды анализа:

• экономический, управленческий, финансовый;

• организационной структуры;

• механизмов координации;

• системы стимулирования;

• корпоративной культуры;

• потоков всех видов ресурсов (финансовых, материальных, людских, информационных).

Цель организационной диагностики заключается в выявлении и систематизации проблем организации. При этом решаются задачи по диагностике существующего положения дел, выявляются причинно-следственные связи между проблемами, определяются основные проблемы, для решения которых затем разрабатываются необходимые мероприятия.

Для того чтобы получить представление о состоянии пациента, врачи обычно задают много вопросов, набирая, таким образом, необходимый объем пусть и субъективной, но необходимой информации для различных заключений, что в сопоставлении с анализом параметров, полученных объективным путем (например, на основании анализа крови или томографии), дает возможность поставить диагноз.

Всесторонняя картина состояния больного, как правило, определяется с помощью показателей, полученных из истории болезни, и его собственных оценок.

Так в общих чертах выглядит медицинская диагностика и взаимодействие врача и его пациента. Нечто подобное происходит и при взаимодействии клиента и консультанта, поэтому консультанта иногда сравнивают с врачом, определяющим причину недомогания больного и прописывающим лечение.

Отмеченное обстоятельство является одной из причин, в соответствие с которой консультант ищет требуемые решения, задавая вопросы, уточняющие информацию, полученную в результате наблюдения, и позволяющие получить сведения о предмете исследования.

Когда главная проблема понятна консультанту и четко сформулирована клиентом, диагностика сводится к определению причинно-следственных связей обозначенной проблемы с другими проблемами, что необходимо для квалифицированного поиска оптимального решения.

В том случае, когда консультанту предстоит вначале сформулировать проблему, которую клиент хотел бы решить (порой сам того не осознавая в полной мере), необходимо выполнить определенные процедуры, чтобы определить проблемную область и выявить ту проблему, что требует разрешения в первую очередь.

Таким образом, организационная диагностика позволяет получить новую информацию о состоянии клиента, определить причинно-следственные связи наиболее значимых проблем, а также вовлечь клиента в процесс консультационной работы.

Экспресс-диагностика выполняется в условиях кризисных ситуаций, например, методом номинальных групп, а для обстоятельного исследования используют такие методы, как анализ принятых ранее решений, интервью и наблюдения.

9.2. Анализ решений

Любой опубликованный план счетов берет за основу бухгалтерские книги, которые либо слегка подправлены, либо полностью сфабрикованы. Это самая гениальная уловка после троянского коня.

Ян Гриффитс

Как правило, организационный порядок в российских компаниях обеспечен не на должном уровне, поэтому письменных решений руководителя в организации больше, чем того требуют обстоятельства.

Формируя различные классы и группируя ранее принятые решения, консультант производит новую информацию, полезную для клиента. Например, если преобладают разовые решения, то целесообразно выделить такие их блоки, для которых следует разработать внутриорганизационные нормативы (положения, инструкции, и т. п.). Они будут работать в стандартных, рутинных ситуациях развития событий в организации и обеспечивать в некоторой степени самоуправление ею.

Управляемость является ценностью для любой организации, а ее критерием выступает степень осуществляемости принимаемых в ней решений. С другой стороны, управляемость означает степень контроля управляющей подсистемы по отношению к управляемой, или степень автономии управляемой подсистемы по отношению к управляющей. Отмеченное позволяет говорить о том, что управляемость может выступать одним из интегральных показателей эффективности управления организацией.

Из перечня письменных решений наиболее интересны протоколы заседаний совета директоров и правлений, приказы и распоряжения. Их анализ позволяет получить представление о перечне проблем, которые организация пыталась решать в последнее время. Таким образом, можно достаточно быстро подготовиться к дальнейшему сбору информации в форме диагностического интервью.

Перечни вопросов, рассматриваемых в отмеченных документах, делятся на детерминированные и инициативные. К первым относятся решения, содержание которых задано внешними изменениями. Например, в случае пожара в организации существует регламент, в соответствии с которым следует бороться с огнем, формировать комиссию по рассмотрению указанного случая и наказывать виновных. Сами по себе детерминированные решения подразделяются на рутинные (например, прием и увольнение работников) и производные, принимаемые во исполнение действующих в стране нормативов (законов, постановлений, инструкций).

Инициативные решения зависят от воли руководителя и подразделяются на ситуативные и реорганизационные. К первым можно отнести поощрения, наказания, назначения и т. п., а ко вторым – все те, что связаны с изменениями организации как целого.

Анализ указанных решений позволяет консультанту показать клиенту своеобразное «зеркало», которое отражает деятельность организации, ее истинное лицо.

Однако нужно отдавать себе отчет в том, что формулировки большинства проблем, приводимые в обозначенных документах, не позволяют увидеть причину и следствие, да и само существо проблемы. Отчасти эта проблема решается с помощью диагностического интервью.

9.3. Диагностическое интервью

Иногда ответы вызывают еще больше вопросов.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

Для проведения диагностического интервью в большей степени требуется опыт, нежели знания об этом виде диагностики организаций.

Различают осваивающее (ознакомительное) и развивающее диагностическое интервью. Осваивающее интервью заключается в получении исходной информации об организации (ее профиле, клиентуре, численности работающих, истории, системе оплаты труда, оборудовании и т. д.).

Развивающее интервью, структурная схема основных элементов которого приведена на рис. 9.1, предусматривает развитие процесса получения информации от респондента, ориентируясь на его ответы и отталкиваясь от них.

При этом необходимо стараться свести к минимуму возможное воздействие консультанта на ответы респондента. Реально взаимодействие консультанта и респондента и их взаимное развитие происходят через получение новой информации друг от друга.

Несмотря на свободную форму проведения диагностического интервью, все же существует несколько правил и приемов.

1. Представление. Начинать интервью лучше всего с представления незнакомого через знакомое. Например: «Вы, вероятно, уже знакомы с каким-либо видом консультирования – юридическим или экономическим?» Здесь консультант может кратко рассказать об управленческом консультировании и о том конечном результате, который, вероятнее всего, будет получен. Мотивирование респондента на сотрудничество достигается, например, произнесением такой фразы: «Вы понимаете, что консультанта по управлению приглашают обычно для подготовки существенных изменений? Изменения коснутся и вас. Вы можете сейчас реально повлиять на конечный результат через интервью. Иногда бывает, что серьезный работник не имеет возможности донести ценные мысли до директора. Сейчас вы можете это сделать».

2. Конфиденциальность. Когда консультант чувствует, что у респондента нет желания раскрывать конфиденциальную информацию, необходимо объяснить, что он обещает свято соблюдать конфиденциальность полученной информации и может ее донести до руководства с указанием имени респондента только в том случае, если тот сам выразит такое желание.

3. Целевой блок. Выяснение целевой направленности организации, наличие стратегии и т. д. лучше всего начинать при помощи вопросов о работе с клиентами. Вообще, в процессе интервью консультант, вместо того чтобы делать какие-то выводы вслух, должен задавать вопросы респонденту. Например: «На чем основаны ваши доводы?»; «Какие у вас основания так считать?»; «А что вы думаете по этому поводу?»; «Я сомневаюсь: переубедите меня»; «Почему так?» и т. д. Часто респондент впервые начинает задумываться над постановкой проблем. Помимо вопросов, касающихся целей организации, следует выяснить, каковы цели того подразделения, в котором работает респондент, какой основной продукт оно поставляет организации (например, что изменилось бы, если подразделение было ликвидировано).

В плане диагностики стратегии организации требуется сбор и анализ сведений об отрасли, ключевых факторах успеха, действующей стратегии, конкурентной позиции организации и конкурентных силах, цепочках ценностей и лидерстве по издержкам.

4. Блок проблем. Эту часть диагностического интервью можно начать с простого вопроса. Например, «Какие проблемы вы считаете особо важными для организации?». Следует иметь в виду: если респонденты в основном называют внутренние проблемы организации, то, как правило, это значит, что в ней развита корпоративная культура.

Иногда можно услышать ответ на вопрос консультанта о проблемах: «У нас нет проблем». Как проблематизировать респондента? Существует несколько приемов.

Первый прием (итерация). Помогает такая фраза: «Давайте предположим, что ваши сотрудники на вечеринке вышли на перекур. О чем они будут говорить?». И тут респондент назовет несколько проблем, которые наверняка часто обсуждают.

Второй прием. Когда респонденту трудно сформулировать проблему, следует уточнить высказываемую трудность и спросить, чем она вызвана. В этом случае можно выйти на проблемную формулировку.

Третий прием (интерпретация). Реализуется путем постановки вопроса: «Я вас правильно понял, вы хотите сказать…? (И кратко изложить мысль.) Нет? А что?»

Или выяснить: «В чем здесь проблема? Может быть, наоборот? А еще какие факты подтверждают ваше мнение? А как можно короче записать вашу мысль?»

Четвертый прием (сопоставление одного мнения с другим). Сопоставляется информация, полученная в предыдущих интервью, с информацией респондента. Например: «А главный инженер считает иначе. Кто прав? Какие доводы следует принять во внимание?» Или: «Я не специалист. Объясните, почему так, а не иначе?»

Пятый прием (деятельностный подход). Он сопровождается такими вопросами: «А что предпринималось, чтобы решить проблему?», «А почему это не удалось?», «Какие здесь есть препятствия?», «Как их преодолеть?».

Шестой прием (так называемый диверсионный подход). Люди, достигшие успеха, часто склонны считать свое благополучие вечным и отвечать, что у них нет проблем. Тогда следует задать примерно такой вопрос: «А как вы думаете, какие причины исчезновения вашей организации могут обнаружить историки, листая архивы?» Или попросить назвать два-три способа, которыми можно разрушить организацию респондента.

Приемы, как видим, разноплановые, поэтому лучше использовать их в комбинации.

Метод интервью обладает определенными преимуществами:

• позволяет установить личный контакт с представителями высшего звена управления организацией, что дает возможность формулировать правильные оценки в последующей работе и на этапе реализации принятых решений;

• развивающее интервью позволяет следить за ходом мыслей, расстановкой приоритетов и эмоциями респондентов, что обеспечивает возможность получения более достоверной первичной информации, необходимой для диагностики организации;

• дает возможность персоналу организации клиента почувствовать свою значимость и приобщенность к исследованию, что важно для этапа реализации решений;

• с его помощью можно наблюдать за поведением людей, оценивать оборудование помещений, следить за соблюдением формальных и неформальных правил, а также осуществлять иные наблюдения;

• личный контакт может быть использован для получения дополнительной информации, которую можно собрать, только побывав в комнатах сотрудников;

• интервью дает возможность задать вопросы, которые возникли в процессе диагностики организации в целом.

Среди недостатков необходимо отметить то, что проведение диагностического интервью отнимает много времени. Кроме того, бывает трудно сделать выбор: с кем встречаться (проводить интервью), а с кем нет. К тому же, поскольку большая часть собранной информации не структурирована, это затрудняет последующий анализ содержания диагностических интервью.

Первые интервью в организации, как правило, занимают много времени, но по мере дальнейшего знакомства с ней каждое последующее становится короче.

Для того чтобы убедиться в том, что консультант и респондент одинаково понимают суть вопросов и ответов на них, необходимо использовать техники НЛП и задавать, задавать, задавать вопросы, уточняющие содержание смысловых конструкций проблем.

Расписание предусматривает, как правило, проведение четырех интервью в день продолжительностью один час каждое, с интервалами в полтора часа (дополнительные полчаса можно использовать для продления собеседований, компенсации опозданий или ведения конспекта интервью).

Каждый консультант использует удобную для него схему фиксации услышанного и увиденного в процессе интервью, а схему самого интервью либо держит в голове, либо имеет заготовленную таблицу с понятным только ему алгоритмом расшифровки.

В завершение полезно отложить блокнот для записей, всем свои видом показывая, что интервью закончено. В этот момент опрашиваемый расслабится и даст вам ту полезную информацию, которую из-за скованности не мог сообщить вам в ходе официальной части.

В результате проведения диагностического интервью у консультанта скапливается большое количество сведений, обработав которые, он может составить исходный перечень проблем организации.

Но если интервью рассматривать как реальность глазами респондента, тогда наблюдение должно представлять реальность глазами консультанта.

9.4. Наблюдения

Что касается наблюдений как третьего направления организационной диагностики, то они производятся и в процессе непосредственного присутствия наблюдателя на собраниях, совещаниях, советах, правлениях, планерках, и в период групповой работы консультанта (наблюдателя) с командой руководителей организации.

Приведем пример с входом в организацию через проходную. Когда как консультанты мы подходим туда и видим на стоянке престижные машины, это свидетельствует о высоких доходах сотрудников (если же автомобили у проходной убогие, напрашивается противоположный вывод). Если мы беспрепятственно проходим через проходную, то, наверное, в организации есть проблемы с трудовой дисциплиной и воровством. Если же мы видим покрывшуюся паутиной доску почета, то можем заключить, что здесь имеются проблемы с мотивацией персонала.

Наблюдения консультанта в организации клиента можно представить сочетанием диагностического наблюдения, стороннего наблюдения и диагностики по слабым сигналам (рис. 9.2.).

Диагностическое наблюдение консультанта еще называют активным, потому что он сам включается в процессы жизнедеятельности клиентской организации и на собственном опыте выясняет причинно-следственные связи ее проблем. При включенном наблюдении консультанты принимают на себя какую-либо роль, обусловленную организационным порядком. Например, роль координатора процесса подготовки совещания, посвященного началу работы на стратегией развития организации.

Участвующее наблюдение основано на том, что наблюдатель берется за выполнение какой-то работы в организации, для того чтобы лучше понять специфику ее функционирования в целом или конкретного участка работы. Например, консультант в течение месяца замещает отсутствующего сотрудника в отделе маркетинга, для того чтобы, наблюдая за работой отдела, лучше понять существо проблем, сдерживающих формирование маркетинговой политики организации.

При проблематизирующем наблюдении консультант может намеренно создавать трудности для кого-то из работников клиентской организации, с тем чтобы проследить за реакцией. При этом по возможности следует обеспечить проявление в этой реакции того организационного порядка (системы управления персоналом, политики качества и т. п.), который установлен в организации клиента. Примером может служить распространение информации о якобы подготовленном проекте федерального закона, содержание которого непосредственно касается деятельности организации и несет в себе как открывающиеся возможности, так и угрозу ее дальнейшему существованию. Наблюдение за реакцией на такую информацию позволяет лучше понять потенциал компании и ее проблемы.

Стороннее наблюдение за совещаниями направлено на анализ взаимодействия руководителей и подчиненных в реальных условиях работы, а также на определение доминирующих стилей управления в организации, выявление неформальных лидеров и методов принятия решений. Сами наблюдатели в совещаниях не участвуют – только наблюдают за тем, что происходит.

Кроме того, идет поиск ответа на вопрос: есть ли в организации развитая управленческая команда единомышленников? Важно определить степень и характер участия подчиненных в принятии решений и проследить за содержанием самих решений – акцентируется внимание только на «текучке» или обсуждаются перспективы. Также на подобных совещаниях консультант определяет позиционность и уровень конфликтности в организации.

Наблюдения за конкурентами и потребителями осуществляются путем прямого контакта консультанта с указанными группами субъектов, если имеется такая возможность (на выставках, ярмарках, презентациях, а также при посещении офисов сбытов подразделений конкурентов и наблюдении за поведением покупателей, если речь идет о сфере торговли).

Диагностика по слабым сигналам[24] основана на положении о том, что руководители организаций, занятые текущими и горящими делами, не улавливают часть информации, свидетельствующей о предстоящих возможных неприятностях. Да и сама поступающая к руководству информация, как правило, не является полной и точной.

Наблюдатель может частично восполнить имеющуюся у руководства неинформированность или псевдоинформированность посредством собственных диагностических наблюдений и выявления слабых сигналов.

Итогом проведения диагностики организации являются как минимум оцененные параметры ее внутренней среды, к которым относят ее сильные и слабые стороны.

То есть в результате организационной диагностики мы получаем перечень, состоящий, как правило, из нескольких десятков проблем. И здесь возникает вопрос: как их оценить и упорядочить? Ответу на этот вопрос посвящена следующая глава.

Глава 10. Анализ проблемного поля

Жизнь – это искусство приходить к обоснованным умозаключениям, отталкиваясь от незначительных обстоятельств.

Сэмюэл Батлер

10.1. Построение матрицы значимых проблем

В результате организационной диагностики можно получить перечень, состоящий, как правило, из нескольких десятков проблем. Возникает вопрос: как определить главные из них, а также как их оценить и упорядочить?

Можно при оценке опираться на критерий степени важности (значимости), но что делать, если проблем с высокой значимостью много?

Ответ на эти вопросы кроется в экспертной оценке перечня проблем по методике, разработанной профессором А.И. Пригожиным.

1. Внимательно прочитать список проблем.

2. Вычеркнуть из него те, что представляются несущественными или повторяющимися в другой формулировке.

3. Объединить (агрегировать) проблемы в тех случаях, когда это необходимо.

4. Выделить из полученного трансформированного списка наиболее важные.

5. Методом парных сравнений определить главную среди них, после того как будет заполнена «пустографка» по описанной ниже методике.

А. Внести в «головку» и «боковик» номера проблем, признанных наиболее важными.

Б. Сопоставить попарно каждую проблему горизонтального ряда с каждой из вертикального по критерию взаимовлияния. Иначе говоря, сравнивая каждую пару проблем, ответить себе на вопросы:

• Какая из этих двух сильнее обостряет или вызывает другую?

• Решение какой из проблем снимет остроту, сделает легче решаемой другую?

Если проблема из вертикального ряда вызывает, обостряет проблему из горизонтального, то в клеточке их пересечения следует вставить стрелку по горизонтали слева направо вверх. Если же взаимосвязь обратная, то и стрелку надо ставить наоборот.

В случае, когда не видно связи между обеими проблемами, ставить ноль (0).

В. Если какие-либо проблемы упущены в списке, дописать их, не внося в «пустографку» (рис. 10.1).

Обработка полученного материала консультантами позволяет строить графы, отражающие представление каждого из экспертов о важнейших проблемах организации и связях между ними.

В результате обработки «пустографок», заполненных каждым из экспертов, выявляются четыре типа проблем:

1) корневые – вызывающие или обостряющие другие проблемы;

2) узловые – зависящие от некоторых проблем, но одновременно вызывающие или обостряющие другие проблемы;

3) результирующие – являющиеся следствием других проблем;

4) автономные – достаточно значимые, но никак не связанные с другими.

10.2. Индивидуальные графы проблемного поля

Многие имели ванну. Но гениально ее принял только один.

Владимир Колечицкий

Указанные типы проблем выявляются путем построения графов. В качестве примера три из них приведены на рис. 10.2, 10.3 и 10.4.

Как правило, сопоставление графов демонстрирует совершенно различное видение экспертами (заместителями директора и главными специалистами) проблемной ситуации в организации, что обосновывает потребность в проведение совместной групповой работы.

10.3. Формирование блоков проблем

Но что делать, если значимых проблем все-таки много?

Другой способ структурирования проблемного поля заключается в укрупнении (агрегировании) проблем в группы (блоки) и установлении причинно-следственных связей между ними.

Связи позволяют определить корневой блок. Затем внутри корневого блока определяется корневая проблема, которая и будет главной (корневой) проблемой всего проблемного поля.

Для большей достоверности полученного результата следует определить корневые проблемы каждого блока, а затем сопоставить их между собой, то есть определить корневую проблему среди корневых проблем блоков.

При этом необходимо стремиться к тому, чтобы название каждому сформированному блоку проблем было дано исходя из формулировок тех проблем, которые вошли в блок. То есть название блока следует постараться дать в причинно-следственной форме, для того чтобы затем, при сопоставлении блоков между собой, свести до минимума возможные толкования формулировок и облегчить отыскание причинно-следственных связей между ними.

Ниже приведен пример результатов агрегирования и результаты выявления корневых проблем муниципальных образований района одного из субъектов Российской Федерации (рис. 10.5—10.14).

Проблемы агрегируются в блоки (рис. 10.5).

Как происходит выявление корневого блока проблем, показано на рис. 10.6.

1. Недостаточно высокая квалификация управленческих кадров не позволяет сформировать политику, обеспечивающую создание новых рабочих мест и приток новых кадров (первая по значимости проблема).

2. Низкие доходы населения ведут к расслоению общества и снижению потенциала муниципального образования.

3. Администрация не содействует развитию предпринимательства в муниципальном образовании (вторая по значимости проблема).

4. Нерациональное использование имеющихся ресурсов снижает потенциал муниципального образования (третья по значимости проблема).

5. Низкие темпы реорганизации сельхозпредприятий не обеспечивают конкурентоспособность выпускаемой продукции.

6. Дефицит бюджета и его зависимость от успешности работы стекольных предприятий дестабилизирует ситуацию.

7. Инфраструктура требует капитальных вложений, отсутствие которых приводит к аварийным ситуациям.

В том случае, когда главную из двух проблем экспертным путем (методом парных сравнений и установления причинно-следственных связей) определить сходу трудно, необходимо скрупулезно взвесить все «за» и «против» и установить, какая из них тяжелее, весомее, главнее, т. е. установить корневую проблему блока (рис. 10.7).

1. Кадровая политика градообразующих предприятий ведет к высокой миграции населения.

3. Отсутствие вакансий рабочих мест ведет к безработице.

15. Отток рабочей силы в Москву снижает потенциал муниципального образования.

17. Низкая заработная плата в сельском хозяйстве влечет за собой отток населения из села.

25. Низкая зарплата квалифицированных специалистов ведет к их оттоку в другие территории.

31. Недостаток новых высокооплачиваемых рабочих мест сдерживает развитие района.

32. Низкая квалификация управленческих кадров (первая по значимости проблема).

Рисунок 10.8 демонстрирует выявление корневой проблемы второго блока.

2. Низкие доходы населения снижают его покупательскую способность.

7. Не созданы условия для досуга населения.

11. Иждивенческие настроения населения не формируют основы самоуправления.

13. Низкая рождаемость при высокой смертности сдерживает развитие территории.

14. Высока доля населения, достигшего пенсионного возраста.

16. Низкий уровень доходов ведет к имущественной дифференциации.

23. Низкий уровень благоустройства населенных пунктов требует повышения активности самого населения.

Затем выявляют корневую проблему третьего блока (рис. 10.9).

5. Администрация не содействует развитию предпринимательства (первая по значимости проблема).

19. Неразвитость рыночных механизмов (кредиты, ипотека) в строительстве жилья не стимулирует активность населения.

28. Неразвита инфраструктура малого бизнеса.

Выявление корневой проблемы четвертого блока продемонстрировано на рис. 10.10.

4. Нерациональное использование природных ресурсов уменьшает доходы бюджета (первая по значимости проблема).

12. Низкая квалификация управленческих кадров.

33. Недостаточно благоприятный климат для растениеводства и плодоводства, а также бедные почвы сельхозугодий требуют дополнительных расходов по увеличению их плодородия.

Выявление корневой проблемы пятого блока показано на рис. 10.11.

6. Низкий уровень переработки исходного сырья сдерживает развитие муниципального образования.

27. Недостаточная конкурентоспособность продукции мясо-молочной промышленности района приводит к тому, что доля ввозимой продукции высока.

30. Медленная реструктуризация сельскохозяйственных предприятий не обеспечивает рост производительности сельского труда (первая по значимости проблема).

Выявление корневой проблемы шестого блока продемонстрировано на рис. 10.12.

8. Низкая рентабельность пассажирских перевозок приводит к отмене автобусных маршрутов.

9. Дефицитный бюджет поселков не позволяет им развиваться (первая по значимости проблема).

18. Наличие дотационных внутримуниципальных образований ведет к перераспределению бюджетных средств.

26. Дефицит бюджета ведет к недостаточной социальной поддержке населения.

29. Наполняемость бюджета зависит от успешности работы только одной стекольной отрасли.

Как была выявлена корневая проблема седьмого блока, показано на рис. 10.13.

10. Ветхая социальная инфраструктура требует капитальных вложений, а источников финансирования нет (первая по значимости проблема).

20. Плохие дороги в населенных пунктах сдерживают их развитие.

21. Нехватка автобусов по перевозке пассажиров является причиной недовольства среди населения.

22. Денег на замену ресурсоемкого и морально устаревшего оборудования не хватает.

24. Физический и моральный износ основных средств приводит к аварийным ситуациям.

И наконец, на рис. 10.14 мы видим выявление корневой проблемы среди всех корневых проблем.

2. Низкие доходы населения снижают его покупательскую способность.

4. Нерациональное использование природных ресурсов уменьшает доходы бюджета (третья по значимости проблема).

5. Администрация не содействует развитию предпринимательства (вторая по значимости проблема).

9. Дефицитный бюджет поселков не позволяет им развиваться.

10. Ветхая социальная инфраструктура требует капитальных вложений, а источников финансирования нет.

30. Медленная реструктуризация сельскохозяйственных предприятий не обеспечивает рост производительности сельского труда.

32. Низка квалификация управленческих кадров (первая по значимости проблема).

Результат структурирования проблемного поля заключается в определении перечня наиболее значимых проблем. Для последующей работы, скажем, для построения матрицы решений, достаточно первых трех по значимости проблем. Но для определения содержания стратегии развития организации или стратегически значимой программы понадобится ранжированный список, состоящий из всех корневых (по каждому блоку) и всех узловых и независимых проблем организации.

10.4. Другие методы структурирования проблемного поля

В результате организационной диагностики получаем перечень, состоящий, как правило, из нескольких десятков проблем. Возникают вопросы: что с ними делать, как их оценивать?

Ответ на эти вопросы кроется в экспертной оценке перечня проблем силами работников организации (рис. 10.15).

Обработка полученного материала позволяет построить графы, отражающие представление каждого из экспертов о важнейших проблемах организации и связях между ними.

Выясним, какое количество сравнений (С) необходимо провести при n-количестве проблем. Первую проблему необходимо сравнить с n—1 проблемой, вторую с n – 2 проблемами и т. д.

В этом случае:

С = (n – 1)+(n – 2)+(n – 3)…+ (n – (n – 1)). (10.1)

Таким образом, получаем формулу:

(10.2)

Упростив выражение, получаем:

(10.3)

где С – число сравнений;

n – количество проблем.

Из приведенной формулы следует, что на самом деле число сравнений достаточно велико (при сопоставлении 30 проблем максимальное количество связей равно 435). Даже учитывая, что такой способ определения причинно-следственных связей исключает ситуацию, когда какая-либо связь не будет определена, применение на практике этого способа сравнения сопряжено со значительными затратами времени квалифицированных специалистов.

В данном примере в первом столбце указаны номера проблем из неупорядоченного списка, приводить который, на взгляд автора, нецелесообразно.

Проблемное поле может быть разбито по разным признакам проблем. Например, по сфере возникновения возможны следующие блоки:

• кадровый;

• финансовый;

• технологический;

• инновационный;

• организационный;

• маркетинговый.

Кадровый блок включает в себя проблемы, связанные с личным составом организации, нехваткой, а также избытком персонала, его обучением, уровнем квалификации и т. п.

Финансовый блок – проблемы, связанные с финансовыми ресурсами, их движением, распределением, перераспределением и использованием, а также проблемы взаимодействия организации с внешней средой (денежные расчеты, использование денег, их инвестирование и т. п).

Технологический блок – представляет собой блок проблем, связанных с преобразованием веществ, энергии, информации в процессе изготовления продукции, обработки и переработки материалов, сборки готовых изделий.

Инновационный блок – проблемы, связанные с введением основанных на использовании достижений науки и передового опыта новаций в области техники, технологии, организации труда и управления.

Маркетинговый блок – проблемы, связанные с широким спектром деятельности организации в области исследования рынка, динамики, прогнозирования и планирования его развития, с одной стороны, с целью разработки и выпуска товаров, наилучшим образом удовлетворяющих потребности общества, а с другой – с целью получения прибыли и увеличении доли рынка.

Организационный блок – проблемы, связанные с координацией действий отдельных элементов организации, направленных на обеспечение требуемой функциональности подсистем организации и организации как системы в целом.

Сначала сравниваются проблемы внутри каждого блока (рис. 10.16–10.18), а затем главные проблемы блоков между собой.

На рисунке 10.16 показано, как определяются связи между проблемами и степени важности проблем.

Затем определяются общие коэффициенты влияния узлов (суммированием значений исходящих дуг), после этого коэффициенты нормализуются. Для графа, изображенного на рис. 10.16, можно построить табл. 10.1. Этот метод целесообразно применять при сравнении проблем одного уровня.

Таблица 10.1

Сравнение коэффициентов важности проблем

Для сравнения проблем можно использовать следующий численный метод. Общая степень влияния проблем, влияющих на один узел, принимается за единицу. Далее влияния распределяются по входящим дугам в соответствии с суждениями экспертов (рис. 10.17).

Более точную математическую модель можно построить, если суммировать веса связей по всем ветвям графа, как это показано на рис. 10.17. Такой способ расчета более точен, так как учитывает не только прямые влияния, но и косвенные, но и он недостаточно точно учитывает распределение весов. Результаты сравнения коэффициентов влияния проблем представлены в табл. 10.2.

Наиболее точный метод приведен на рис. 10.18. Граф представляется в виде иерархической структуры, и веса распределяются так, как это показано на данном рисунке.

Результаты сравнения коэффициентов влияния таким методом приведены в табл. 10.3. Применение этого метода целесообразно, когда есть возможность построить иерархию проблем.

Связи позволяют определить корневой блок проблем. Как видим, такой подход упрощает процедуру поиска корневой проблемы среди множества проблем организации.

Часть 4

Методы решения проблем

Глава 11. Проблемы решения проблем

Разве не здорово было бы, если бы кто-то предложил стандартный, легкий способ, следуя которому, почти всегда можно решить любую проблему?

Р. Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

11.1. Интеллект и эмоции в решении проблем

Если вы работаете над решением проблемы, знание ответа всегда помогает ее решить.

Законы Мерфи. Закон точности

Одна из причин, по которым проблемы не решаются, кроется в различных неумениях лиц, принимающих решения (ЛПР), и в совокупности следующих недостатков:

• отсутствии знаний о методических подходах к решению;

• отсутствии опыта идентификации проблемы;

• недостатке опыта ранжирования проблем;

• отсутствии специальных знаний алгоритмов решения проблем;

• отсутствии навыков эффективного использования соответствующих методов;

• неспособности сочетать творческое и аналитическое мышление;

• использовании метода, не предназначенного для решения рассматриваемой проблемы;

• неумении обеспечить результативность принятого решения;

• использовании неточной и недостаточной информации.

Например, не имея достаточно информации, мы можем не увидеть специфические отношения между различными частями проблемы, и решение окажется неадекватным, поскольку оно будет ориентировано лишь на те ее аспекты, которые находятся в спектре нашего обозрения.

Навыки системной трансформации информационных потоков в постановку задачи, понятную не только самому ЛПР, но и его соратникам, позволяют эффективно решать проблемы.

Подобные навыки проявляются в умении комбинировать языки описания проблем – не только используя те, которыми хорошо владеют ЛПР, но и те, на которых произносится профессиональная компонента проблемы. Для этого необходимо привлекать специалистов, экспертно владеющих этими языками. Например, решая проблему приобретения автомобиля, надо воспользоваться консультацией эксперта в этой области практической деятельности, а также услугами юриста. Кроме того, следует использовать невербальные языки описания, к которым относятся жесты, мимика, позы и т. д., а также визуализация в форме графиков, схем и т. п.

Также можно считать препятствием несоответствие ментальных моделей ЛПР содержанию решаемой проблемы. Например, предоставление нереализуемых обещаний предоплаты при подписании договора поставки нужного нам оборудования не решает самой проблемы поставки и создает новые проблемы в части репутации организации.

Отдельные компоненты таких эмоциональных сложностей представлены на рис. 11.1.

При решении проблем важно ориентироваться на изменения, брать на себя риски и вырабатывать необычные идеи, которые вначале кому-либо могут показаться глупыми. Желание уменьшить беспокойство, упорядочив ситуацию, способно вызвать у ЛПР нетерпение при решении проблем, но стремление схватиться за первую попавшуюся идею без надлежащего анализа ситуации и самой проблемы не позволяет получить оптимального решения.

Совокупность знаний и опыта формирует умение ЛПР. Опыт – по сути, воспоминания о проблемах, решенных в прошлом и зафиксированных в навыках и соответствующих способностях решения проблем. Отсутствие указанных компонентов умения в объеме, необходимом для решения рассматриваемой проблемы, не позволяет рассчитывать на эффективное ее решение.

Свободный переход от мышления образами к словесному (вербальному) характеризует гибкость ума ЛПР, а креативность (способность к творческому мышлению) определяется типом его личности и способностью устанавливать связи между объектами и явлениями, создающими проблемы (рис. 11.2).

Например, когда после смерти А. Эйнштейна врачи исследовали его мозг, то «они обнаружили, что он имел намного больше синапсов, чем мозг обычного человека. Он мог создавать большее количество связей и быстрее, чем обычный человек. Есть предположение, что способность создавать связи показывает, насколько человек творческий».[25]

Что же касается системности и методичности, то следует заметить, что незнание методик не позволяет обеспечить поиск оптимальных решений. Но, с другой стороны, методики, построенные на логике рассуждений, не всегда обеспечивают лучшее и тем более оригинальное решение. За пределами линейной логики лучше работает системный подход, поскольку он не только учитывает фактор времени, но и обеспечивает реализацию закона синергии.

Например, формирование такой социальной системы, как управленческая команда, позволяет вырабатывать креативные решения за счет усиления членов команды другими ее участниками.

Прорыв в решении сложных проблем зачастую обеспечивает изменение ментальных моделей ЛПР. Более того, если результатом решения не стало изменение ментальных моделей, то можно считать, что проблема решена не полностью. С другой стороны, при проведении изменений, которыми сопровождаются решения проблем, наилучшими точками приложения усилий, дающими эффект рычага, служат ментальные модели, на которых держится структура систем интеллекта. Например, решение проблем, связанных с потребностью обеспечить высокое качество продукции, основано, в первую очередь, на изменении ментальности работников предприятия, принимающих участие в осуществлении всех этапов трансформации ресурсов в готовую продукцию и обеспечении такой цепочки сохранения ценностей этих ресурсов, которая дает конкурентные преимущества на рынке.

11.2. Навыки эмоционального интеллекта

Интуиция – это не обособленный от анализа процесс. Нельзя противопоставлять «аналитический» и «интуитивный» методы управления. Интуиция и принятие решений и есть анализ, который вошел в привычку, и способность быстро реагировать на ситуацию.

Герберт Саймон

Понятие «интеллект»[26] не имеет однозначного определения, однако признается, что присущий каждому человеку уровень способности пользоваться мыслительными операциями является одной из основополагающих характеристик интеллекта.

Иная точка зрения на интеллект связана с тем, что основное внимание уделяется связи интеллекта с психофизиологическими способностями человека обрабатывать поступающую информацию быстрее или медленнее (со скоростными параметрами реагирования на внешние стимулы). Основным показателем интеллекта при этом подходе служит время, затраченное на решение предложенных задач. Например, классификация уровня интеллекта, по Векслеру, дает такое распределение:

• 50 % населения имеют средний уровень интеллекта;

• у 16,1 % – хорошая норма и у стольких же – низкая;

• у 6,7 % – высокий интеллект и у стольких же – пограничная зона;

• у 2,2 % – очень высокий интеллект и у стольких же – умственный дефект.

Еще один подход основан на оценке обобщенной способности к обучению. Однако из истории известно, что многие одаренные люди не отличались хорошей успеваемостью в школе (например, Нобелевский лауреат Уинстон Черчилль в школьные годы частенько бывал наказан за неуспеваемость).

Людям творческим, как считают психологи, свойственно дивергентное мышление, при котором осуществляется «веерообразный» поиск решения проблемы, что позволяет им достичь весьма необычного результата или предложить множество решений там, где обычный человек найдет лишь одно или два. Примером может служить работа талантливого актера над ролью, когда, произнося текст, он расставляет акценты, делает паузы, демонстрирует мимикой и жестами различные оттенки характера своего героя так, как это не могут сделать другие.

Немецкий психолог Вильям Штерн еще в 1912 г. предложил измерять интеллектуальные способности человека с помощью теперь уже широко известного коэффициент – IQ. Однако 83 года спустя Дэниел Гоулман произвел настоящий фурор, заявив, что более важную роль, чем IQ, играет другой замечательный коэффициент – EQ. Это эмоциональный показатель интеллекта, поскольку контроль над собственными эмоциями и способность правильно воспринимать чужие чувства характеризуют интеллект точнее, чем способность логически мыслить.

Согласно результатам исследований Гоулмана (1998) для эффективности управленческой работы EQ имеет решающее значение – ее успех на 85 % определяется этим коэффициентом и только на 15 % – IQ.

Сопоставление «зон влияния» EQ и IQ приведено в табл. 11.1.

Таблица 11.1

Зоны влияния ЕО и IQ[27]

В исследовании Гоулмана подтвердилась мысль о том, что умение слушать и слышать других гораздо важнее умения использовать собственные знания, а умение задавать правильные вопросы гораздо важнее умения отдавать прямые и четкие указания.

Не называя эмоциональным интеллектом особые качества успешных людей, известный американский писатель Дейл Карнеги в свое время писал о том, что они не были гениями и экспертами экстра-класса в технологии какого-либо производства. Например, он приводит слова Чарлза Шваба – одного из высокооплачиваемых менеджеров: «Самым ценным своим качеством я считаю умение вызывать у людей энтузиазм и развивать то, что есть лучшего в человеке, с помощью признания его достоинств и поощрения».[28]

По мнению авторов, оценивая степень успешности управления эмоциями, люди ошибочно воспринимают их как нечто сугубо личное и не поддающееся измерению. Дэниел Гоулмен, Ричард Бояцис и Энни Макки[29] утверждают, что понимание роли эмоций в коллективе отличают успешных лидеров от «середнячков».

Эмоциональное лидерство мотивирует членов команды и поддерживает в них высокую преданность делу, добросовестное отношение, готовность к сотрудничеству. Основанное на управлении по слабым сигналам, улавливаемым эмоциональным лидером, лидерство укрепляет, а не разрушает сплоченность соратников.

Структура навыков эмоционального интеллекта представлена на рис. 11.3.

Важным является замечание, в соответствии с которым навыки эмоционального интеллекта не являются врожденными, а приобретаются и развиваются в процессе жизнедеятельности каждого человека.

Но по оценкам исследователей, из всех лидеров, с которыми им приходилось сталкиваться, ни один, даже самый выдающийся, не обладал в равной степени всем множеством навыков эмоционального интеллекта. Обычно наиболее эффективные лидеры демонстрировали сочетание отдельных навыков эмоционального интеллекта, прокладывая путь к формированию эффективного стиля управления командами соратников. В любом случае можно предположить, что эффективные лидеры владеют как минимум одним навыком каждой из четырех составляющих эмоционального интеллекта. Примером могут служить характеристики, данные Николасом Энкельманном в книге «Харизма».

«Чтобы достичь успеха, нужно вести жизнь, которую человек сам для себя определил, и добиваться свободы благодаря выполнению поставленных задач». (О Петере Литманне, председателе правления Hugo Boss.)

«Основой успеха для него являются партнерские отношения между руководством и коллективом сотрудников, складывающиеся в атмосфере открытости и доверия». (О Гетце-Михаэле Мюллере, директоре филиала фирмы Jacobs Suchard.)

«Важнейшими факторами успешного руководства считает коммуникационные и мотивационные способности менеджера, а также умение вызвать к себе доверие окружающих». (О Хельмуте Маухере, главе фирмы Nestlé.)

«Главное для достижения успеха – умение сосредоточивать внимание и силы на самом главном». (О Джеке Уэлше, главе General Electric.)

«Делает ставку на информированность сотрудников, которым известно экономическое положение предприятия». (О Хансе-Ульрихе Плауле, менеджере фирмы Buderus.)[30]

11.3. Всестороннее рассмотрение проблем

Основная причина появления новых проблем связана с решением уже существующих.

Законы Мерфи. Закон Сиварида

Чтобы добраться до сути проблемы, необходимо установить по возможности всю цепь причинно-следственных связей и сформулировать основной конфликт. В качестве примера можно привести детский стишок в переводе С.Я. Маршака:

Не было гвоздя – подкова пропала.

Не было подковы – лошадь захромала.

Лошадь захромала – командир убит.

Конница разбита – армия бежит.

Враг вступает в город, пленных не щадя,

Оттого, что в кузне не было гвоздя.

Подсознание всегда воспринимает отклонение от нормы как проблему и почти никогда не стремится превратить проблемную ситуацию в возможность для развития, заботясь о самосохранении и стабильности системы, имя которой – человек. По этому поводу, характеризуя воздержание человека, Уинстон Черчилль говаривал: пессимист видит трудности при каждой возможности, оптимист же видит возможности в каждой трудности.

Таким образом, один из способов избавиться от проблем заключается в том, чтобы изменить свои нормы, являющиеся проявлением ментальных моделей, которые, в частности, нас предостерегают: семь раз отмерь, один раз отрежь.

Подсознательные ожидания представляют собой предварительные программы, которые сообщают нам о том, что ожидать от определенных людей и ситуаций. Например, когда в пригородной электричке к вам подсаживается изрядно выпивший и словоохотливый человек, подсознание подсказывает – лучше поменять место или даже вагон.

Инстинкт выживания проявляется в нашем поведении, например, когда мы стремимся развить и поддержать в рабочем состоянии свою способность решать проблемы. На ум приходит история Робинзона Крузо, который, попав в экстремальную ситуацию, решал проблемы выживания инстинктивно.

Чтобы справиться с проблемной ситуацией, необходимо ответить себе на целый ряд вопросов, перечисленных ниже.

1. Какую проблему вы решаете в данный момент?

2. Каковы характеристики данной проблемы?

3. Нежелательных последствий много или оно только одно?

4. Влияет ли проблема только на вас или на других людей тоже?

5. Проблема влияет на всех одинаково или по-разному?

6. Есть ли кто-то, кто получает выгоду от наличия проблемы?

7. Будет ли саботировать решение проблемы тот, кому она выгодна?

8. Эта проблема является простой или сложной?

9. Требуется ли помощь других людей или вы справитесь с проблемой самостоятельно?

10. Это отдельная проблема или часть взаимосвязанных проблем?

11. Вы можете дать только один правильный ответ или решений много?

12. Это давняя проблема или она возникла совсем недавно?

13. Сопряжена ли она с большим риском или риск невелик?

В этом процессе важно увидеть уникальность динамики проблемной ситуации. Ее образуют несколько факторов:

• организационные условия, в которых возникла данная проблема;

• характер проблемы и ее история;

• люди, причастные к ситуации;

• характеристики человека, работающего над решением проблемы.

Например, прогнивший сруб колодца в деревне воспринимается как проблема, которая возникла в силу того, что пять лет тому назад два местных жителя (любители зеленого змия), перебирая старый сруб, сделали работу некачественно. Дачники, оплатившие ремонт колодца, теперь возмущены тем, что он очень скоро пришел в негодность. Но новый председатель садоводческого кооператива (энергичный человек лет 45) обещает им решить возникшую проблему: колодец будет почищен и отремонтирован.

Точная информация о динамике проблемы может помочь найти эффективные решения.

Но следует иметь в виду, что их разрешение включает два значимых элемента:

1) необходимо выявление корневых проблем (проблем из области Парето), для которых принимаются решения;

2) проблема решится, если выработанные решения «нравятся» основным участникам проблемной ситуации.

Вспоминается случай из консалтинговой практики. При разработке стратегии крупного предприятия во Владимирской области руководитель предприятия под предлогом необходимости решать неотложные проблемы взаиморасчетов с поставщиками и потребителями не стал участвовать в групповой работе семинара, проводимого за городом (в неформальной обстановке). Варианты развития предприятия разработали его заместители и главные специалисты предприятия. Директор, он же главный акционер, естественно, не воспринял их предложения, что привело к возникновению позиционности в руководстве предприятия. В итоге в течение полугода из 22 участников семинара четверо уволились сами, троих уволил директор, а разработанная стратегия реализована не была.

Поэтому, помимо рассмотрения проблем, необходимо понять, в чем проблема всех людей и групп, причастных к трудной ситуации. Для этого необходимо опросить как можно больше участников.

При опросе следует придерживаться правил, перечисленных ниже.

• Слушайте, но ни о чем не судите. Помните, что вы хотите понять, как видят проблему другие.

• Мягко направляйте людей к нейтральным суждениям. Когда вы задаете наводящие вопросы, а не выносите готовые суждения, то побуждаете людей задуматься о возможных внешних сторонах проблемы.

• Побудите людей предложить вам свое решение, но не забывайте, что они не эксперты и их представление обо всех возможностях ограниченно.

• Соглашайтесь с их мнением и интерпретацией. Пытайтесь понять переживания людей, следуйте за их субъективными описаниями событий, исследуйте все их убеждения, скрытые за этими описаниями.

• Добивайтесь как можно большей ясности. Пусть они четко расскажут о том, что наблюдали, и о своих интерпретациях.

• Избегайте противоречий. Старайтесь не делать замечаний, идущих вразрез с тем, как люди в целом оценивают ситуацию.[31]

Всех участников проблемной ситуации целесообразно разделить на две группы: группу влияния и группу заинтересованных людей.

Группа влияния может повлиять на результаты процесса по разрешению проблем. В нее входят старшие менеджеры. Они одобряют изменения и предоставляют ресурсы. Также в этой группе могут участвовать те, кто способен саботировать решение проблемы (сознательно или подсознательно). Таким людям нужно участвовать в группе по разрешению проблем.

Группа заинтересованных людей. Эта группа не в состоянии повлиять на результаты процесса по разрешению проблемы, но может хорошо понимать причины их возникновения. Среди них есть те, кто может предложить творческие идеи для решения проблем. Этих людей не обязательно включать в группу по разрешению проблемы, но с ними обязательно нужно консультироваться.

Пересечение двух названных групп создает основу для формирования группы по разрешению проблемы, которая по своему духу напоминает проектную команду.

11.4. Управленческие команды в решении проблем

За последние годы предприятия и организации изменились. Сегодня уже никого не интересует иерархия: нужны работающие под собственную ответственность сотрудники, которые в самостоятельных командах демонстрируют высочайшие показатели.

Вольфганг Крюгер

Формирование и функционирование команд в организации предполагает не только усиление роли менеджера, выступающего в роли лидера, но и внесение изменений в саму систему внутрифирменного управления, что сопровождается изменениями корпоративной культуры. В формировании команд следует выделить три явно выраженных этапа усиления сплоченности работников, которые представлены на рис. 11.4.[32]

Количество людей в рабочей группе может варьироваться от трех до двадцати пяти. Ее участники отличаются более высокой степенью взаимозависимости и взаимной ответственности за результат совместной деятельности. Например, взаимодействие членов аттестационной комиссии направлено на достижение целей аттестации работников, а после завершения работы комиссия расформировывается.

Характеристика команды свидетельствует о том, что она как нечто целое имеет свои особенности, определяемые целью и временем функционирования. Членство в команде может быть как функциональным, так и взаимодополняющим, определяющим взаимозаменяемость и наиболее эффективный способ достижения цели команды. Например, в футбольной команде, ориентированной на общий результат, гол в ворота противника может забить не только нападающий, но и защитник или вратарь.

Для достижения обозначенной эффективности члены команды должны преодолевать противоречие между своей индивидуальной функциональной идентификацией и идентификацией себя как члена функциональной команды, активно взаимодействовать на принципах взаимозаменяемости с учетом различий в силе между членами команды. В условиях определенной закрытости от внешней среды поддержание эффективности работы команды достигается за счет управления по слабым сигналам и достаточной циркуляции информации в группе.

Коммуникативная сеть, основанная в большей степени на неформальных отношениях, составляет основу организационных преимуществ команды, позволяющих вырабатывать коллективное видение ее развития в целом и каждого члена в отдельности, а также формировать ценностные ориентации группы. Несмотря на то что командная деятельность обеспечивает создание условий для лидерства, быстрой выработки инновационных альтернативных решений при высоком качестве работы и большей удовлетворенности результатами труда, управление командой не является панацеей от всех бед.

Командная работа целесообразна в большей степени, когда требуется системное проявление различных умений работников, в то время как формальные структуры организации и социокультура ее членов не способны справиться с решением задач эффективного функционирования организации на протяжении длительного времени. Например, разработка и реализация стратегии развития организации требует системного (а не функционального) подхода со стороны главных специалистов, а сам процесс формирования стратегии содержит творческую компоненту, которую трудно обеспечить в рамках обычных взаимоотношений работников организации (рис. 11.5).[33]

Глава 12. Методы поиска решений

Всякая истина рождается как ересь и умирает как предрассудок.

Томас Гексли

12.1. Структура методов

Структура методов получения решений задач представлена на рис. 12.1.

Из рисунка 12.1 следует, что эвристические[34] методы занимают важное место наряду с методами анализа и синтеза и основаны на озарении участников процесса и реализации закона синергии систем.

С другой стороны, всю совокупность методов исследования можно разделить на две группы: эмпирические и мыслительно-логические.

Эмпирические методы строятся на основе практической деятельности, осмысление которой дает представление о сути и особенностях событий и ситуаций. Эмпирические методы, в свою очередь, делятся на две группы – методы наблюдений и эксперимента. Первая группа характеризует исследования с минимальным вмешательством в исследуемые события и ситуации; вторая предполагает искусственное создание ситуаций для изучения особенностей поведения системы. Эти особенности в обычных условиях могут быть незаметны, но в экспериментальных, а иногда и в экстремальных они проявляются в полной мере.

Так, для того чтобы получить информацию о возможных проблемах бюджетирования в рамках всей организации, может быть в порядке эксперимента переведен на бюджет только один цех или отдел.

Методы наблюдений бывают прямыми и косвенными. Прямое наблюдение производится в реальном масштабе времени и на основе непосредственного общения или прямых коммуникаций; косвенное же основывается на опосредованных связях и коммуникациях, а также дифференциации временного режима наблюдений (выбор специальных отрезков времени).

Прямое наблюдение может быть включенным, участвующим, проблематизирующим или сторонним. Так, при включенном наблюдении наблюдатель принимает на себя какую-либо роль, обусловленную организационным порядком (например, роль координатора процесса освоения нового вида изделия) и фиксирует информацию, необходимую для принятия решений.

Участвующее наблюдение основано на том, что наблюдатель берется за выполнение какой-либо работы в организации, для того чтобы самому лучше понять специфику решаемой проблемы. Например, исполняет обязанности специалиста по рекламе в отделе маркетинга, для того чтобы лучше понять проблемы сбыта выпускаемой продукции.

При проблематизирующем наблюдении намеренно создаются трудности для кого-то из работников организации, с тем чтобы проследить за реакцией. Например, сообщают по телефону от лица мнимых потребителей ложную информацию о выходе из строя купленной новой продукции организации.

Сторонние наблюдения за совещаниями, работой проектных групп и отдельных подразделений направлены на анализ взаимодействия работников в решении проблем.

Наблюдение за конкурентами и потребителями осуществляется путем прямого контакта с указанными группами субъектов, если имеется такая возможность (на выставках, ярмарках, презентациях, а также в период посещения офисов сбытовых подразделений конкурентов и наблюдения за поведением покупателей в сфере торговли).

Косвенное наблюдение в большей степени основано на диагностике по слабым сигналам[35] и на том положении, что лица, принимающие решения, занятые текущими и горящими делами, не улавливают часть информации, свидетельствующей о предстоящих возможных неприятностях.

Мыслительно-логические методы представляют собой использование интеллектуальных операций дедукции или индукции для разрешения исследуемой проблемы. Именно эти методы в свое время применял Шерлок Холмс, объясняя доктору Ватсону логику своих умозаключений.

12.2. Экспертные методы

Эксперт – это человек, который больше уже не думает – он знает.

Фрэнк Хаббард

Метод экспертного оценивания относится к инструментарию количественной оценки качества альтернатив в условиях слабоформализуемой проблемной ситуации. Например, таким методом пользуется руководитель проекта, когда набирает себе в проектную группу специалистов из числа работников организации.

Сущность метода экспертных оценок[36] заключается в логико-интуитивном анализе внутренней и внешней среды организации, разработке альтернатив и количественной оценке их качества. Обобщенное мнение экспертов служит основанием для осуществления выбора. В качестве примера можно привести процесс формирования видения организации при разработке ее стратегии. Видение как образ идеального состояния организации, достижение которого возможно только при самых идеальных условиях, представляет собой несбыточную мечту, оценить которую можно только на уровне экспертных оценок.

Комплексное использование интуитивного и логического мышления, а также формальной обработки количественно выраженных суждений экспертов позволяет получить показатели качества альтернатив при решении слабоформализуемых задач выбора. Эксперты при этом выступают в роли «измерительных приборов», позволяющих определить их относительную погрешность (по разбросу суждений) и оценки, интерпретация которых дает требуемый результат.

Экспертные суждения – содержательные высказывания (определяющие состав, структуру, функциональность исследуемой системы, сущностей и их атрибутов), количественная или качественная оценка какой-либо сущности (т. е. определение количественных и качественных атрибутов и их значений).

Методом экспертного оценивания решаются следующие типовые задачи:

• определение состава возможных событий в какой-либо системе в определенном интервале времени;

• определение вероятностей событий и временных интервалов во множестве событий;

• структурирование проблемного поля организации и определение приоритетности решения проблем;

• дифференциация целей управления до задач и определение приоритетности их решения;

• генерирование альтернатив; фильтрация множества альтернатив и оценка их предпочтительности.

Этапы экспертизы.[37] Процесс экспертизы в общем случае условно может быть разбит на следующие этапы, последовательность и содержание которых может варьироваться в зависимости от реальных условий и ограничений:

• определение задач экспертизы;

• формирование аналитической группы;

• отбор экспертов и формирование экспертной группы;

• организация и проведение опроса;

• анализ и обработка экспертной информации;

• интерпретация полученных результатов и представление их в форме, пригодной для осуществления выбора ЛПР.

Определение компетентности эксперта методом самооценки. Компетентность экспертов оценивается определением коэффициента компетентности (например, коэффициента компетентности k по простой и полной методике Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике (ГКНТ СМ СССР)[38]). Этот коэффициент вычисляется на основе суждений эксперта о степени своей информированности по решаемой проблеме с указанием источников аргументации своих суждений:

(12.1)

где ku – коэффициент информированности по проблеме, получаемый на основе самооценки эксперта по десятибалльной шкале и умножением полученной оценки на 0,1;

ka – коэффициент аргументации, получаемый в результате суммирования баллов.

Методы сбора экспертной информации. Например, анкетирование считается наиболее эффективным и самым распространенным видом опроса и заключается в заполнении экспертами опросных листов-анкет.[39]

«Анкета – это определенным образом организованный набор вопросов, ответы на которые позволяют получить информацию об объекте экспертизы, необходимую для проведения управленческого анализа».[40]

Анкетирование представляет собой наиболее жесткий метод сбора экспертной информации, поскольку он наиболее стандартизирован – аналитик заранее составляет вопросник или анкету, размножает ее и использует для опроса нескольких работников организации.

12.3. Методы обработки экспертной информации

Экспертное ранжирование.[41] Ранг – степень отличия по какому-либо признаку, а ранжирование – процесс определения рангов, относительных количественных оценок степеней отличий по качественным признакам. Например, студенты отличаются друг от друга и от «эталона-отличника» по признаку знаний материала дисциплин и опыта применения этих знаний в решении задач, а сам процесс ранжирования называется экзаменом. Качественными признаками в данном случае выступают наличие ответов по вопросам билета, глубина и полнота ответов, приведение примеров из практики.

Ранжирование применяется в случаях, когда невозможна или нецелесообразна непосредственная оценка. При этом «ранжирование объектов содержит лишь информацию о том, какой из них более предпочтителен, и не содержит информации о том, насколько или во сколько раз один объект предпочтительнее другого. Объект, расположенный в ранжировании эксперта, скажем, на третьем месте, может превосходить объект, расположенный на четвертом месте, в 1,01 раза, а может превосходить и в 101 раз».[42]

Метод простой ранжировки. Заключается в том, что эксперты располагают объекты ранжирования (например, критерии) в порядке убывания их значимости (скажем, для альтернатив это убывание предпочтительности). Ранги обозначаются цифрами от 1 до n, где n – количество рангов. Сумма рангов Sn

при этом будет равна сумме чисел натурального ряда:

(12.2)

Например, при n = 6 последовательность рангов альтернатив An может выглядеть следующим образом: 2, 4, 1, 3, 6, 5. Это означает, что ранг альтернативы A_3 равен единице (RA3 = 1) и она наиболее предпочтительна из всех шести (наименее предпочтительна альтернатива A_5, так как RA5 = 6).

При ранжировании n объектов m экспертами ранжирование производят следующим образом:

• каждый эксперт выносит суждения о рангах объектов;

• для каждого объекта подсчитывают сумму рангов, полученных от всех экспертов, т. е.

(12.3)

где RAnm´– суждение m-го эксперта о ранге n-го объекта;

Sn– результирующий ранг n-го объекта;

• определяют ранги объектов (от 1 до n), от наименьшего до наибольшего результирующего ранга.

Примером может служить метод номинальных групп, который будет рассмотрен в главе 14.

Метод непосредственной оценки заключается в отнесении объекта оценки к определенному значению по оценочной шкале (т. е. в присвоении объекту оценки балла в определенном интервале), например, от 0 до 10 – в соответствии с предпочтением по какому-либо признаку или их группе (альтернативы, например, по предпочтению; критерии – по значимости; факторы внешней среды – по оказываемому влиянию; проблемы – по приоритетности решения).

Метод парных сравнений заключается в определении предпочтений элементов, расположенных в левом столбце, над элементами, расположенными в верхней строке. При этом составляется матрица, по строкам и столбцам которой располагают сравниваемые объекты (табл. 12.1).

Таблица 12.1

Матрица парных сравнений для четырех объектов

В ячейке A_12 вписана единица, это означает, что элемент A_1 получает большую оценку, чем элемент A_2. Соответственно в ячейке A_21 пишут 0 и затем, суммируя значения по строкам, получают ранги объектов.

12.4. Методы моделирования и формализации проблемной ситуации

Описание системы на любом языке отражает лишь некоторые стороны явлений и никогда не является абсолютно полным.

Моделирование условно можно разделить на следующие виды:

• образное;

• логическое;

• физическое;

• экономико-математическое;

• ассоциативное.

Образная модель возникает в сознании человека и представляет собой зрительный, слуховой, осязательный или обонятельный отпечаток, некий образ явления действительности. Образная модель – фрагмент действительности (то, что Дж. Миллер назвал чанком, имея в виду «отрезок запоминаемой человеком информации»[43]).

Следует отметить, что образ – это еще не информация. Приближенно образную модель можно считать кучей атрибутов сущности. Сама же сущность объективируется в некоторой своей части в процессе возникновения ассоциативных связей между образом и человеческой системой переработки информации (в части ее долговременной памяти) в процессе мышления и дальнейшего распознавания элементов и компонент, а также систематизации образной модели. Систематизация при этом характеризуется возникновением и генерированием основных связей между элементами и компонентами системы.

Приведем пример. Исследователь видит станки (1), слышит шум работающих машин и механизмов (2), видит поступательное движение трансформирующихся и приобретающих различную форму (например, усложняющихся) металлических объектов (3), видит как минимум две категории персонала (рабочие (4) и управляющие (5)), слышит их голоса (6), чувствует запах смазки и окисляющегося металла (7).

Таким образом, попытаемся ответить на возникающие в связи с этим вопросы:

1. Почему «видит» и «слышит» чередуются? – Потому что внимание человека носит избирательный характер.

2. Почему именно в такой последовательности? – Потому что после получения некоторой зрительной информации в случае, когда идентификация объекта невозможна только по зрительному образу, внимание человека переключается на поиск дополнительных идентификаторов (слуховых, обонятельных, осязательных).

3. Почему наблюдатель остановился на запоминании лишь семи атрибутов сущности? – Потому что количество ячеек кратковременной памяти (чанков) равно 7±2, что означает, что человек может удерживать в кратковременной памяти от пяти до девяти информационных отрезков.[44]

Далее происходит процесс идентификации элементов, определение связей между ними и синтез модели системы: функции системы, ее элементов, подсистем, а также структуры.

В итоге в сознании формируется образная модель системы промышленного производства. В процессе ее синтеза может потребоваться дополнительная информация – в зависимости от цели наблюдения. Если, например, исследователь задался целью сформировать модель системы управления производством, то по форме одежды, действиям и поведению работников он сможет классифицировать их на управленческий персонал, рабочих и служащих. Далее в процессе интервью (вербальной коммуникации) он получает возможность определить их функции, возрастной состав, уровень профессионализма, степень удовлетворенности условиями труда и т. п.

Вербальная модель системы выражена в языковой знаковой системе (или проще – словами). Особенность таких моделей заключается в том, что они уже не являются образами мышления, а становятся информацией или – точнее – информационной моделью исследуемой сущности. Такая модель может существовать в речевой или письменной форме. В первом случае эти модели представляют собой временной последовательный информационный поток, кодированный в звуковых колебаниях определенных тембров, пауз и интонаций. Во втором – массив символов, последовательное воспроизведение которых (вслух или мысленно) приводит к восстановлению образной модели в сознании человека.

Необходимо отметить, что вообще процесс принятия решения – это происходящая в сознании ЛПР мыслительная работа над образной моделью проблемной ситуации, с применением средств, лишь помогающих ему принять оптимальное решение (т. е. так изменить модель реального объекта, процесса, явления, чтобы решилась проблема – была достигнута поставленная цель).

Перенос изменений из модели на реальный объект осуществляется уже в процессе реализации решения, а контроль его исполнения подразумевает сравнение разработанной модели с реальным объектом и выявление отклонения реальных показателей от запланированных.

Для передачи, хранения, исследования, совершенствования и практического использования многоаспектных образных моделей используют их различные «разрезы», или виды.

Например, при разработке стратегических решений требуется построение как вербальной модели решения (кто, что, когда и с использованием каких средств должен делать), так и модели математической (для того чтобы можно было отслеживать процесс изменений в организации и вовремя производить корректировку стратегии).

Оперативные проблемы (например, замена производственной линии) требуют формализации до математической модели в процессе их решения и трансформации (интерпретации математических вычислений) в вербальные модели (например, трансформации в указания работникам о том, какое оборудование, куда и в какие сроки необходимо установить).

Примером логического моделирования может служить процесс составления дерева решений, изображенного на рис. 12.2.

Физические модели представляют собой пропорционально уменьшенные натуральные объекты. Их изготавливают из различных материалов (пластилина, дерева, пластмассы, пенопласта и т. п.). Физические модели позволяют исследовать параметры натуральных объектов, не прибегая к дорогостоящему процессу их создания в натуральную величину. Например, обдув в аэродинамической трубе модели нового самолета позволяет экономить время и ресурсы организации.

Экономико-математическое моделирование представляет собой процесс создания экономико-математической модели. Экономико-математическая модель – абстрактное представление экономического явления, процесса или объекта с использованием научной абстракции и числовых величин, отражающих (показывающих) необходимые свойства объекта и позволяющих производить математические операции с различными свойствами явлений, процессов или объектов.

Абстрактное моделирование предполагает создание модели процесса, объекта, явления в форме, содержащей интересующие исследователя свойства, например, сохраняющие состав, структуру, отношения между элементами, принципы функционирования.

Так, например, когда исследуют эффективность решения, то не принимают во внимание, из каких этапов состоит его реализация, кто его будет реализовывать и контролировать процесс реализации. Принимаются во внимание лишь показатели эффективности решения.

Ассоциативное моделирование предполагает изображение трудно представимых категорий в категориях легко представимых или представимых в тех категориях, которые необходимы исследователю для исследования объекта процесса или явления в данном проблемном контексте.

Например, механические часы – это механическая циклическая модель времени, электронные – электронная модель, песочные – физическая модель.

К моделям предъявляется ряд требований. Они должны:

• быть адекватным отражением тех аспектов объектов, явлений и процессов, которые необходимы исследователю;

• обладать достаточностью и одновременно неизбыточностью необходимых для исследования параметров;

• по форме соответствовать тем методам, которые предполагается применять в процессе исследования, операциям, проводимым с моделью (испытаниям, сравнениям, выявлениям свойств, зависимостей между ними, значений параметров при определенных условиях и т. п.).

12.5. Подход исследования операций

Под операцией понимают любое целенаправленное действие. Цель (или цели) операции при этом формируется субъектами целеполагания.

Под исследованием операций (ИО) понимают обоснование решений во всех областях целенаправленной деятельности человека путем применения математических количественных моделей и методов.

Задача ИО состоит в том, чтобы найти оптимальный способ достижения одной или нескольких целей.

Несмотря на то что теория ИО широко использует математические методы, главным содержанием этой дисциплины являются сложные задачи выбора, их математическая формализация.

Остановимся лишь на выделяемых коллективом авторов[45] трех главных направлениях теории ИО, которые соответствуют трем этапам разработки решений и всегда присутствуют в исследовании.

1. Построение модели. Данный этап заключается в описании процесса языком чисел. При этом одна и та же модель может описывать различные по своему предметному содержанию (элементному составу) операции, укладывающиеся по структурному и функциональному содержанию в математическую модель.

2. Постановка задачи операции. Данный этап характеризуется как задача формализованной постановки проблемы и предполагает формирование ее целей и их формализацию, т. е. количественное выражение в виде числовой модели. В общем случае задачей ИО может быть:

• анализ неопределенностей и ограничений;

• формирование задачи оптимизации, выраженной проблемой поиска таких значений переменных, входящих в математическую модель, которые обеспечивали бы максимальную эффективность операции или, говоря языком математики, максимумов некоторой функции, отражающей исследуемое явление или процесс.

Собственно оптимизация заключается в поиске максимумов функции f(x) с применением математических методов. В отдельных случаях применение лишь математического аппарата оказывается невозможным в силу невозможности формализации некоторых параметров проблемной ситуации. Тогда комбинируют математические и эвристические методы и говорят о системе поддержки разработки решений методами ИО (рис. 12.3).

Таким образом, эксперты и аналитики представляют собой подсистему поддержки разработки решений, обеспечивая ЛПР требуемой для принятия решения информацией.

Основными этапами решения задачи в исследовании операций являются:

• построение модели исследуемого объекта явления или процесса;

• выбор критерия оптимальности;

• нахождение оптимального решения.[46]

Особенности подхода исследования операций (ИО) заключаются в следующем:

• применение подхода ИО при условии объективности модели позволяет получить оптимальное и единственно возможное решение;

• несмотря на то что окончательный выбор осуществляет ЛПР, ему в процессе разработки управленческих решений (РУР) отводится роль заказчика решения и информатора, поиском же оптимального решения занимаются аналитики;

• объективная модель проблемной ситуации, целевая ориентация процесса разработки решений и поиска оптимального решения с опорой на научные методы анализа ситуации и синтеза решения позволяет говорить о существовании «объективного критерия успехов в применении методов исследования операций».[47]

12.6. Аналитический метод РУР

Аналитический метод основан на использовании в качестве модели проблемной ситуации математических или логических зависимостей в виде формул, графиков, таблиц, статей уставных документов и законодательных актов.[48] То есть в качестве исходной принимается такая информация, на основе которой можно осуществить точный выбор решения и разработать правила и инструкции его разработки. Основой для разработки служит ситуация, описанная формальными документами, отражающими реальную ситуацию.

Аналитический метод применяется в тех случаях, когда проблемная ситуация подпадает под регламентированные реакции на нее. Иначе говоря, если обнаружено нарушение бухгалтерского учета, требуется привлечь аудиторов для проведения проверки. Процесс принятия решения в таком случае выглядит так, как это изображено на рис. 12.4.

Регламентирующие условия, таким образом, уже содержат в себе альтернативы или единственное решение либо определяют правила выбора, согласно которому принимается решение.

Э.А. Смирнов определяет следующие условия применения данного метода:

• неограниченный штат работников организации или ее подразделений;

• неограниченное время РУР;

• высокую достоверность и эффективность математических или логических зависимостей, а также большое доверие к ним со стороны руководителя;

• подготовку и реализацию типовых решений.

12.7. Статистический метод РУР

Статистический метод предполагает использование в качестве модели решения информацию об удачном опыте каких-либо организаций.[49]

Данный метод используется на стадии разработки и предполагает, по существу, анализ опыта, представленного в различных формах (например, электронные публикации, интервью с директорами предприятий и др.). Всевозможные симпозиумы, конференции, собрания (формальные мероприятия), а также рыбалка, баня, охота, иные виды совместного отдыха (неформальные мероприятия) создают специфическую атмосферу для обмена так называемыми экспертными знаниями в области управления вообще и разработки решений в частности. Процесс разработки при этом может выглядеть так, как это показано на рис. 12.5.

12.8. Метод математического программирования решений

Метод математического программирования выделен из числа аналитических методов как самостоятельный в силу его значимости при разработке обоснований для стратегических решений.

Он включает в себя систему формул и правил расчетов для нахождения условных экстремумов при анализе экономических процессов, которые описываются в виде системы уравнений. Процедура расчетов носит название математического программирования.

Суть данного метода заключается в формализации исследуемых процессов и построении математической модели в виде системы уравнений и неравенств.

Схематично процесс принятия решений методом математического программирования можно представить так, как это представлено на рис. 12.6.

Особенностью данного метода является то, что он применим, только когда возможна формализация проблемной ситуации. Но даже в этом случае данному методу отводится вспомогательная роль – решение принимается с учетом расчетов, которые лишь помогают ЛПР обосновать тот или иной выбор.

12.9. Матричный метод разработки решений

Принятие решения на основе матричного метода сводится к осуществлению выбора с учетом интересов всех заинтересованных сторон. Схематично процесс решений при этом выглядит так, как это показано на рис. 12.7.

Как мы видим, существует некоторое множество решений, удовлетворяющих все стороны. Отказ сторон от части своих интересов позволит принять компромиссное решение, которое возможно только при достижении консенсуса (общего согласия по спорным вопросам). Принятие конфликтных решений, не учитывающих и попирающих интересы других заинтересованных лиц, ведет к обострению деловых отношений и конфронтации. Лучшее соотношение интересов достигается проведением опросов, интервью, референдумов, рассмотрением мнений сторон, писем, жалоб, проведением совещаний и деловых встреч и т. п.

12.10. Исследование решений на множестве Эджворта—Парето

Как принцип 80/20, так и теория хаоса говорят нам о том, что в любой системе лишь некоторые элементы имеют большое значение.

Ричард Кох

Идея построения множества Парето возникла при появлении многокритериальных задач выбора.[50] Пример такого множества показан на рис. 12.8.

Визуализация множества предоставляет ЛПР возможность сравнивать предпочтительность альтернатив A_1—An, в данном случае n = 4 (сравниваются четыре альтернативы), по двум критериям C_1 и C_2. Альтернатива A_3 называется доминируемой над всеми другими, поскольку по ее оценке она хуже других хотя бы по одному критерию. Альтернативы A_1 и A_2 доминирующие соответственно и при этом равнозначны (равны по предпочтительности) при прочих равных условиях. Выбор одной из альтернатив – A_1 или A_2 – осуществляется в таком случае по дополнительному критерию, исходя из личных предпочтений или из существующих ограничений.

Глава 13. Методы активизации творческого мышления

На одной идее, которая идет вразрез с общественным мнением, можно сколотить целое состояние.

Бернард Шоу

13.1. Креативность мышления

Единственный способ определить границы возможного – выйти за эти границы.

Артур Кларк

Созидание всего нового представляет собой творческий (креативный) процесс. Креативность обычно связывают с такими категориями, как способность к творческой деятельности, умение нестандартно подходить к решению сложных проблем. Иногда ее связывают со способностью человека создавать условия для проявления закона синергии в процессе решения задач. Например, истинные предприниматели умеют так соединить основные факторы производства (в классическом понимании это труд, земля, капитал), что производительность труда повышается, не установленное до этого оборудование начинает работать в три смены и организация, убыточная при прежнем руководителе, становится прибыльной.

Выделяют пять слагаемых креативности:

1) обработка информации;

2) созревание идей;

3) озарение;

4) объединение идей в системное решение;

5) сопровождение решения комментариями.

Таким образом, креативность – это мыслительный процесс, помогающий нам генерировать идеи.

Существуют различные уровни реальной действительности, которые по-своему влияют на креативность:

• «процессы в окружающей среде, которые влияют на то, «где» и «когда» может проявиться креативность;

• «что» в креативности проявляет себя в окружении через поведенческие процессы;

• поведенческие проявления и реакции основаны на том, «как» человек думает – на его внутренних картах, стратегиях и психических особенностях;

• креативное мышление подвержено влиянию и воздействию процессов, связанных с убеждениями и ценностями, которые для начала определяют, «почему» человек проявляет себя креативно;

• самореферентные процессы, связанные с восприятием того, «кем» является человек в соотношении с его собственной идентификацией и ролью, определяют то, какие типы убеждений и ценностей будут отобраны и воплощены».[51]

Первопричиной и основой творческого мышления является работа нашего мозга,[52] уникальность которого заключается в том, что он развивается только в процессе своей эксплуатации.

Специалисты в области человеческого интеллекта считают, что для обеспечения творческого процесса необходимо сочетание конвергентного (логического, последовательного, линейного) и дивергентного (целостного, интуитивного, релятивного) мышления. Результат такого сочетания характеристик мышления проявляется в беглости и гибкости ума, а также в оригинальности, сочетающейся с точностью суждений (рис. 13.1).

Точность проявляется как способность придавать завершенный вид продуктам мышления. Под беглостью ума здесь понимается способность генерировать максимально большое количество идей, а гибкость представляется как способность к порождению широкого многообразия таких идей. Нестандартные решения в подобных случаях, как правило, оригинальны.

Примером может служить решение Д. Хоуп о создании компании Lunar Embassy по продаже земельных участков на Луне, а также на Марсе, Венере, Сатурне, Плутоне по 30 долларов за один акр[53] (минимальный размер продаваемой поверхности). Прочем в стоимость входят не только поверхность, но и все минералы и полезные ископаемые.[54]

Другой подход рассматривает креативность как проявление сочетания деятельности левого и правого полушариев человеческого мозга. Левое полушарие представляет собой основную базу данных, в которой в большей степени хранится информация об опыте человека и происходят процессы, внешне проявляющиеся как дедуктивные характеристики мышления. Правое полушарие, отвечающее за эмоциональную, образную и оперативную деятельность человеческого мозга, характеризует его с позиций индуктивных процессов мышления.

Сочетание характеристик представлено в табл. 13.1.

Таблица 13.1

Сочетание мышления двух полушарий

Из таблицы 13.1 следует, что дедуктивное мышление направлено на реализацию наиболее вероятного направления решения проблемы, в то время как индуктивное стремится решить проблему нелогичными методами, ориентируясь на фантастические возможности. Так, то, что казалось фантастикой в начале ХХ в. (например, полет человека на аппарате тяжелее воздуха), во второй половине столетия стало не только реальностью, но и обыденным делом благодаря активности человеческого мозга.

Но индуктивное мышление не тождественно креативному, поскольку в нем, как отмечают специалисты, не заключена сущность последнего. Оно лишь использует приемы и техники, с помощью которых можно создать новую идею, а креативность – генерирует и реализует идеи, опирающиеся на такое свойство систем, как эмерджентность. Последнее становится возможным при сочетании дедуктивного и индуктивного способов мышления. Например, в 1940-е гг. у человечества уже был опыт приема и передачи информации с помощью радиоволн и проводной связи (телефона). Но в 1960-е гг. сочетание этих двух подсистем с образной и эмоциональной составляющей вербальной деятельности человека позволило создать нечто новое: радиотелефон.

В принятии решений важны не только творческие параметры мышления, но и характеристики аналитического, критического толка.

Если ключевой признак творческого мышления – способность человека создавать новые сочетания идей, направленные на решение актуальных проблем, то критическое мышление – рациональное, рефлексивное – направлено на осознание того, какие действия следует предпринять для такого решения проблем, которое не будет сопровождаться осложнениями и возникновением новых сложностей. Общими мыслительными процессами для всех видов творчества являются комбинирование и аналогизирование наряду с выявлением новых связей и переносом функции одного объекта на другой. Психологами установлено, что раскрепощенное воображение[55] управляет порождением бесчисленных более или менее случайных ассоциаций и возникновением эвристик.

Как отмечает Галина Михайловна Андреева (доктор экономических наук, профессор кафедры социальной психологии МГУ), в результате многочисленных экспериментов установлены наиболее типичные условия применения эвристик:

1) дефицит времени для обдумывания ситуации;

2) перегруженность информацией, затрудняющая возможность ее обработки;

3) относительно невысокая значимость воспринимаемого объекта, делающая достаточно безразличным точное знание о нем;

4) просто недостаточность информации для осмысленного вывода;

5) непроизвольность быстрого решения.[56]

13.2. Методы индивидуальной активизации творческого мышления

Но творческий подход зачастую помогает вот в чем: одна идея наталкивается на другую, и в итоге мы придумываем множество возможных решений проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.

Винни-Пух решает проблемы

К числу основных факторов, влияющих на творчество, обычно относят следующие компоненты: эмоциональность, визуализацию, аналогии, метафоры, юмор.[57]

1. Эмоциональность рассматривается как метод объединения левосторонних и правосторонних мозговых процессов для тех, у кого преобладает левостороннее мышление. Эмоции содействуют регистрации информации в правом полушарии головного мозга. Обработанная обеими частями мозга информация запоминается надежнее.

2. Визуализация представляет собой воображение, видение, например, будущего изделия, конечного результата творческой работы или проблемы и путей ее решения. Кто визуально представляет желаемый результат, тот с большей вероятностью достигает поставленной цели. Поощрению яркого воображения содействуют развивающие ситуации. Видение – это правомозговая функция и одновременно метод развития стратегической компетентности. Графики, диаграммы, схемы, рисунки, картины поощряют творческие процессы с помощью развития визуального мышления.

3. Аналогии – сравнения из различных дисциплин или отраслей знаний. Этот метод мотивирует интуицию и синтезирует мышление, развивая системную аналитику.

4. Метафора как метод побуждения творчества основан на соединении двух различных предметов или явлений по общему принципу, например, электричество связывается с направленным движением заряженных частиц или еще проще – с водой, текущей по трубам, а времени приписываются качества человека – «суровые годы», «счастливые дни», «смутные времена». Метафоры стимулируют игру с понятиями. Метафорическое мышление – творческий процесс на основе сравнений проблем различных областей науки и практики с целью содействия поиску решения. Сравнение проблем бизнеса и биологии приводит к появлению таких, например, понятий, как выживание, адаптация к внешней среде, санации.

5. Юмор активно объединяет рациональные процессы левого полушария мозга и креативность правого. Во время смеха мозг вырабатывает естественный гормон эндофрин, обладающий обезболивающим и транквилизирующим свойствами, что содействует развитию чувства благополучия.

Схематично техники активизации мышления представлены на рис. 13.2.

Рассмотрим их подробнее.

Трамплины представляют собой мысли, которые возникают после осознания проблемы и ведут к возможным вариантам решения. Конструктивная компонента таких умозрительных мыслей создает возможность взлететь, как лыжник с трамплина, посмотреть на проблему с высоты этого полета и увидеть невидимое в обычных условиях решение. Например, когда Александр Флеминг в 1928 г., убирая свою лабораторию и разбирая старую медицинскую посуду, обнаружил, что грибок плесени уничтожил колонию стафилококка, полет фантазии позволил ему найти долгожданное решение борьбы с инфекциями. Спустя 17 лет он получил Нобелевскую премию за открытие пенициллина.

Экскурсией называют процесс работы нашего подсознания над проблемой, когда мы, отвлекаясь, размышляем над тем, что не относится к решаемой проблеме. Такое размышление часто случайным образом создает новые идеи. Иногда подобная связь между проблемой и отвлечением кажется абсурдной, но, как говорил в свое время Альберт Эйнштейн, проблемы не могут быть решены, если они ограничены теми рамками, в которых были созданы. Например, решая проблему названия нового майонеза и отталкиваясь от классического «Провансаль», можно устроить путешествие по географической карте (но не Франции, а, например, Владимирской области: «Юрьев-Польский», «Покровский», «Муромский»), или предпринять экскурсию в историческое прошлое («Боярский», «Царский», «Купеческий») и т. д.

Некоторая абсурдность (невозможность, алогичность, недоступность, недостижимость, опасность, скандальность и т. д.) расширяет диапазон возможных вариантов решения проблемы, увеличивает потенциальную новизну возникающих идей и ослабляет самоцензуру за счет работы подсознания.

Например, вообразите, что вы стали частью неодушевленного или живого объекта (голосовыми связками человека), а затем попробуйте описать свои ощущения и связать их с решаемой проблемой (сухости и боли в горле): так хочется дождя в виде аэрозоля с полезными капельками биопарокса, которые успокоят кашель.

Аналогии возникают в результате пересечения интуитивных и логических процедур мышления (обмена информацией между левым и правым полушарием) (рис. 13.3).

Рассмотрим четыре вида аналогий: прямые, личные, символические и фантастические аналогии.

1. Прямая аналогия представляет собой поиск, который обеспечивает процесс сравнения уже существующих решений в близких областях. Он предполагает рассмотрение методов, применяемых в других отраслях теории и практики – как там решаются аналогичные задачи – и требует включения механизмов выявления в своем опыте или опыте природы и общества подобия того решения, которое требуется. Пример прямой аналогии – полет птицы и полет самолета, гордый полет орла и полет человеческой души.

Личная аналогия построена на эмпатии – отождествлении личности одного человека с личностью другого. В этом случае, пытаясь «вжиться» в образ рассматриваемого объекта, стараются найти в себе какой-то отзвук того, что «делает» этот объект, понять его трудности, достоинства и недостатки как свои собственные.

Человек как бы сливается с объектом, которому приписываются чувства, цели, эмоции, что позволяет лучше понять (ощутить) возможные варианты решения проблемы.

Символические же аналогии используют для описания предметов (или явлений) объективно существующие образы. Это, как правило, состоящее из двух слов определение предмета. Цель такой аналогии заключается в том, чтобы дать возможность обнаружить в привычном явлении удивительное противоречие (парадокс). Слова характеризуют предмет и одновременно являются противоположностями. Например, раствор (взвешенная неразбериха), храповой механизм (надежная прерывистость), фотография (мгновенная вечность), целевая ориентация (дерево целей) и т. д.

Фантастические аналогии предлагают поискать решения в фантастической литературе, а также изложить задачу в терминах сказок, мифов, легенд, что помогает представить вещи такими, какими они на самом деле не являются, но какими мы хотели бы их видеть. Это «творческий бред», позволяющий создать художественные образы некоего идеала. Суть состоит в использовании сказочных, фантастических идей. Например, ковер-самолет, живая вода, сапоги-скороходы, шапка-невидимка, огненный коготь и т. д.

Подобного рода аналогии часто включают различные метафоры:

• бинарные метафоры-аналоги («колокольчик хохочет», «подковы бровей»);

• метафоры-катахрезы, содержащие противоречия («сухопутный моряк», «круглый квадрат», «полный идиот»);

• метафоры-загадки («туман над лесом» – косынка, «полная горница людей» – огурец, «девица в темнице, а коса на улице» – морковь).

Ментальные карты, принципиальные возможности которых рассмотрены ранее, облегчают создание общего представления, общего понимания проблемы, а сам процесс их составления приводит к новым идеям.

Составление ментальных карт активизирует пространственно-образное мышление и делает возможным восприятие новой точки зрения на проблему. Следует, однако, понимать, что такие карты глубоко индивидуальны и ценны для тех, кто их составил. Они являются отражением мышления конкретного человека и могут дать толчок к новым идеям, но при этом не способны заменить сами идеи.

Бисоциации сводят воедино две прежде не связанные плоскости мышления, благодаря чему появляется креативный результат. Конфигуратор принципа бисоциации представлен на рис. 13.4.

Из рисунка 13.4 следует, что для проблемы, расположенной в первой плоскости мышления, имеется аналогия, расположенная во второй плоскости, для которой известно решение-аналог. Последний отображается в первой плоскости и дает искомое решение проблемы. Четыре стадии, отраженные на рисунке, содержат следующие шаги.

1. Определение проблемы: спросите себя – о чем здесь, по сути, идет речь? Попробуйте обдумать проблему со всех сторон. Во многих случаях полезно составить список тех требований, которым должно соответствовать решение. Например, само по себе застегивание и расстегивание (завязывание и развязывание) создает проблему не только тогда, когда мы торопимся.

2. Обнаружение второй «плоскости мышления» – творческая работа: нужно найти «вход» в эту плоскость. Следует подумать: на что похоже то, чего необходимо достичь? В какой области работает то, что не работает в рассматриваемой области? Например, это похоже на смыкание и размыкание, приставание и отставание. В неживой природе это работает у репейника (приставание и отставание) и в перьях птиц (смыкание компонентов пера и размыкание).

3. Распознавание аналогий – внимательный поиск общих принципов и закономерностей, которые можно перенести в рассматриваемую область (плоскость). Становиться экспертом в «чужой области» не обязательно, важно суметь перенести решение из этой области в проблемную область. Например, у репейника большое количество маленьких крючочков, которые цепляются за одежду человека, а у пера птицы – большое количество крючочков, которые входят в зацепление друг с другом.

4. Перенос решения-аналога должен быть таким, чтобы адаптация решения к новым условиям обеспечивала решение проблемы.

Так, например, надоедливый репейник подсказал модель для застежки-липучки; структура птичьего пера натолкнула на изобретение застежки-молнии (точно так же как поверхность кожи пингвинов позволила оптимизировать движение подводных лодок).

Стратегия Диснея разработана по мотивам произведений Уолта Диснея и включает этапы работы мечтателя, реалиста и критика.

На этапе мечтателя вы мысленно очертите ближайший участок пространства, нарисовав взглядом некий воображаемый круг, и превратитесь в мечтателя, готового приступить к генерированию идей: вы вольны творить без всяких ограничений. С этой целью вступите в воображаемый круг и с максимальной непосредственностью и полнотой переживите эти позитивные ощущения. Достигнув нужного состояния, выйдите из круга.

На этапе реалиста мысленно очертите другой участок, где превратитесь в реалиста: нужно проанализировать свои мечты, упорядочить их и начать действовать, разрабатывать успешный план действий. Вступите в круг и вновь переживите эти положительные ощущения. Постарайтесь добиться психологического эффекта закрепления, мысленно ассоциировать своего «реалиста» с этим участком пространства и, когда почувствуете, что это удалось, выйдите из круга.

На этапе «критика» вам предстоит выбрать место, где вы будете критиковать или оценивать. Вспомните ситуацию, когда вы подвергли проект конструктивной критике. И вновь выйдите из круга.

Итак, созданы три участка пространства, или три настроя, каждый из которых закрепляет определенный тип мыслительного процесса, и теперь можно возвращаться к ним в любое время. Такой метод позволяет привести ум в состояние, необходимое для генерирования идей (рис. 13.5).

Слова как вербальные модели реальной действительности возбуждают ассоциации, опирающиеся на комбинацию отдельных элементов опыта человека, что позволяет формировать решения проблем.

Анализ слов-раздражителей представляет собой процедуру, основанную на раздражении сознания случайными входящими сигналами в виде слов. Источниками таких сигналов могут быть книги, газеты, журналы, словари, списки случайно выписанных слов или карточки с так же случайно выписанными словами (рис. 13.6). Такими же источниками могут стать изображения, музыкальные фрагменты, запахи и т. д.

В основе лежит один принцип: включить случайный элемент в процесс поиска решения проблем так, чтобы выбор слов действительно решил случай. Более того, не следует выбирать слова, которые напрямую связаны с проблемной областью. Например, для решения проблемы, которая звучит следующим образом: «Нужно срочно позвонить, но телефон разрядился, а зарядного устройства нет под рукой», – выберем по одному слову из 10 книг методом «случайного тыка», открывая их наугад. Выбраны такие слова: «медвежонок», «свободное время», «прорыв», «сидение дома», «колбаса», «после», «баланс», «обратимся», «Икар», «размышление», «более тщательное изучение».

Отмеченная процедура выполняется так: вначале следует понять суть исследуемого вопроса, после чего определить несколько понятий. Например, следует раскрыть книгу на любой странице и, не глядя, ткнуть в одно из слов. Или в заранее составленном списке из нескольких десятков слов выбрать одно наугад. Еще лучше занести каждое слово на отдельную карточку и, вытянув из стопки одну из них, прочитать размещенное на ней слово.

Выбранное слово подвергается анализу. Следует ответить на следующие вопросы:

• в чем особенность слова?

• какие у него внешние признаки?

• для чего оно предназначено?

• есть ли у него символическое значение?

• как выстроены связи этого слова с другими словами?

Ответов должно быть не меньше пяти и не больше десяти.

Далее необходимо выстроить связи слов с проблемой для того, чтобы нащупать совершенно новые мысли в проблемной области.

Произвольно выбранные слова могут стать началом ассоциативного ряда, который либо приводит к конкретным идеям, либо показывает направление для пошагового креативного процесса разработки идеи или нового направления поиска решения проблемы. Так, в нашем примере возможны такие сочетания:

• «медвежонок» (самокат, такси) – взять такси и доехать до человека, с которым необходимо срочно поговорить;

• «свободное время» – попросить у кого-нибудь телефон, засечь время разговора и заплатить за звонок;

• «прорыв» (авария, пожар) – с телефона-автомата бесплатно набрать «01» и попросить передать своему абоненту срочное сообщение;

• «сидение дома» – добраться до своего дома, зарядить аккумулятор и позвонить;

• «колбаса» (гастроном, администратор Сидоров, за углом) – пройти к Сидорову и позвонить по городскому телефону;

• «после» – отложить звонок и сформулировать объяснение причины, по которой вы так поступили;

• «баланс» (телефонный) – попросить у кого-либо телефон, вставить свою сим-карту и позвонить;

• «обратимся» – обратиться к Интернету и передать сообщение по электронной почте;

• «Икар» (крылья, птица) – пустить почтового голубя с сообщением;

• «размышление» – поразмыслив, кратко сформулировать суть сообщения, чтобы сэкономить время переговоров с чужого телефона;

• «более тщательное изучение» – изучение обстановки вокруг с целью понять, у кого можно одолжить телефон для звонка.

«Волшебные» слова, предложенные Алексом Осборном, работают как элементы алгоритма перебора случайных комбинаций слов, относящихся к постановке проблемы, и стандартных слов. Например, «волшебные» слова, предложенные Майклом Микалко, выглядят так:

• «заменить» (например, заменить телефонный аппарат, трубка которого связана с ним шнуром, на беспроводной телефон с автономной трубкой);

• «скомбинировать» (например, скомбинировать обычный йогурт с ванилью, затем добавить ароматизаторы, кусочки настоящих фруктов или орехи, после всего этого – карамельную крошку и т. д.);

• «применить в другой области» (например, силденафил цитрат разрабатывался как средство от ангины, но его применение сопровождалось таким побочным эффектом, как «вздымание» и устранение дисфункции эрекции, что позволило запатентовать препарат «виагра»);

• «увеличить» или «уменьшить» (например, мегаторги и минителефоны);

• «исключить» (например, исключение камеры из покрышки позволило создать бескамерные шины, что решило проблему проколов и спускания шин);

• «изменить на противоположное» (например, заменить контроль ситуацией бесконтрольности – перевести подразделение на работу в условиях самоорганизации и бюджетирования).

Само «волшебное» слово вписывается в ячейку против соответствующей проблемы, после чего остается продумать возможный сценарий развития проблемной ситуации.

Вопросы как метод активизации творческого мышления нужны для того, чтобы посредством ответов них направить ход мысли к наиболее сильным решениям.

Контрольные вопросы составляются на основе опыта решения схожих задач.

Прежде чем выбрать список контрольных вопросов, наиболее соответствующих характеру проблемы, следует ее уточнить. Затем необходимо последовательно рассмотреть каждый вопрос списка, пытаясь использовать заложенную в нем информацию для решения проблемы. Все возникающие идеи и дополнительную информацию, которую необходимо привлечь к процессу поиска, надо фиксировать. В результате может быть получен целый спектр оригинальных решений или переосмысление проблемы и формулирование ее с других позиций с целью дальнейшего поиска решений.

При этом вопрос скорее должен стимулировать мысль, чем подсказывать идею решения. Вопросы должны давать новый, неожиданный взгляд па проблему. В качестве примера можно привести следующий список вопросов.

1. Какова основная функция объекта (процесса)?

2. Что представляет собой идеальный объект (процесс)?

3. Что будет, если убрать данный объект (не выполнять процесс)?

4. Какие функции выполняют данные объекты (процессы), нельзя ли часть из них сократить?

5. Как иначе можно выполнить основную функцию объекта (процесса)?

6. В какой другой области наилучшим образом выполняется данная функция и нельзя ли позаимствовать решение?

7. Можно ли разделить объект (процесс) на части? Можно ли отделить слабое звено? Можно ли объединить несколько элементов?

8. Можно ли неподвижные объекты сделать подвижными и наоборот?

9. Нельзя ли поменять последовательность операций или исключить предварительные, подготовительные?

10. Нельзя ли использовать вредные факторы и функции?

11. Какие дополнительные функции может выполнять данный объект?

12. Где в объекте (процессе) заложены излишние запасы? Как их сократить?

В качестве системы наводящих вопросов могут служить и такие варианты: «Что, если заменить этот элемент другим?», «Изменить возраст персонажа, форму объекта?», «Не взять ли другой материал?», «Что, если внести изменения: сделать его больше, меньше, сильнее, слабее, тяжелее, легче и т. д. в сочетании с чем-нибудь другим?», «Нельзя ли перекомпоновать, объединить, заменить?», «Не сделать ли наоборот?» и т. п.

Например, в аэродинамической трубе не модель самолета движется со сверхзвуковой скоростью, налетая на воздух, а наоборот – воздух со сверхзвуковой скоростью устремляется на модель самолета.

Список Т. Эйлоарта (английского изобретателя) считается одним из эталонов контрольных вопросов, который рассматривается как программа поиска решения проблем методом проб и ошибок.

• Перечислить все качества и определения предполагаемого изобретения. Изменить их.

• Сформулировать задачи ясно. Попробовать новые формулировки. Определить второстепенные и аналогичные задачи. Выделить главные.

• Перечислить недостатки имеющихся решений, их основные принципы, предложения.

• Набросать фантастические, биологические, экономические, молекулярные и другие аналогии.

• Построить математическую, гидравлическую, электронную, механическую и другие модели (они точнее выражают идею, чем аналогии).

• Попробовать различные виды материалов и энергии: газ, жидкость, твердое тело, гель, пасту и др.; тепло, магнитную энергию, свет, силу удара и т. д.; различные длины волн, поверхностные свойства и т. п.; переходные состояния: замерзание, конденсацию, переход через точку Кюри и т. д.; эффекты Джоуля—Томпсона, Фарадея и др.

• Установить варианты, зависимости, возможные связи, логические совпадения.

• Узнать мнения некоторых совершенно не осведомленных в данном деле людей.

• Устроить сумбурное групповое обсуждение, выслушивая все и каждую идею без критики.

• Попробовать «национальные» решения: хитрое шотландское, всеобъемлющее немецкое, расточительное американское, сложное китайское и т. д.

• Спать с проблемой, идти на работу, гулять, принимать душ, пить, есть, играть в теннис, плавать в бассейне – все с ней.

• Бродить там, где стимулирует сама обстановка (на свалке лома, в технических музеях, в магазинах дешевых вещей), просматривать журналы, комиксы.

• Составить таблицу цен, величин, перемещений, типов материалов и т. д., разных решений проблемы или ее частей, искать проблемы в решениях или новые комбинации.

• Определить идеальное решение, разработать возможные.

• Видоизменить решение проблемы с точки зрения времени (скорее или медленнее), размеров, вязкости и т. д.

• Вообразить, что залезаете внутрь механизма.

• Определить альтернативные проблемы и системы, которые изымают определенное звено из цепи и таким образом создают нечто совершенно иное, уводя в сторону от нужного решения.

• Ответить на вопросы: «Чья это проблема?», «Почему его?»

• Найти ответы на вопросы: «Кто первый придумал это?», «Какова история вопроса?», «Какие ложные толкования этой проблемы имели место?»

• «Кто еще решил эту проблему?», «Чего он добился?»

Контрольная таблица Алекса Осборна позволяет создать новые решения из уже имеющихся идей или подсказать, что и где именно можно изменить, для того чтобы прийти к креативному решению.

Опрос оформляется в виде таблицы, в строках которой помещены контрольные указания и соответствующие им решения (табл. 13.2).

Таблица 13.2

Контрольная таблица Осборна (на примере борьбы с лишним весом)

Ментальная провокация как техника креативности разработана Эдвардом де Боно и в отличие от метода анализа слов-раздражителей не использует случай, а намеренно создает кажущиеся противоречивыми высказывания (рис. 13.7).

Смысл провокации состоит в том, чтобы внезапно вырваться из общепринятой, застывшей модели восприятия и войти в состояние нестабильности, которое покажет путь к новой идее.

В этой технике необходимо делать утверждение, которое считается нереализуемым и находится в противоречии с известным опытом или даже полностью противоречит убеждениям. Сомнение в реальности устоявшихся точек зрения и утверждений создает провокационную ситуацию. Для этого следует поставить убеждения под сомнение, перевернуть все наоборот, преувеличить или преуменьшить без всякой меры, представить себе, что желания абсолютно ничем не ограничены, или связать воедино две вещи, которые на самом деле несоединимы друг с другом. Например, утверждение о том, что нельзя ходить по потолку, опровергается, как только мы попадаем в состояние невесомости (в космос).

Контролируемое безумство проявляется в таком изменении привычного направления движения мыслей, при котором ментальная провокация как искра разжигает огонь креативности сознания. В этом случае сама ментальная провокация становится объектом исследования. Например, в Бельгии сознательно запускают воров-профессионалов в супермаркеты, для того чтобы проверить эффективность охраны магазина и получить рекомендации по совершенствованию работы служб безопасности и автоматизированных охранных систем.

Разрушение парадигм строится на основе разнообразных способов передачи информации, разрушающих детерминированную картину мира. К основаниям подобного рода следует отнести визуальные образы (рисунки, диаграммы, чертежи, светокопии, двумерные и трехмерные изображения); вербальные модели (грамотно подобранные слова, тексты, звуки); концептуальные положения; эмоциональные оттенки (чувства и настроения), а также использование цифр, формул и попутных находок нового видения проблемы. Например, визуализация статистической информации о темпах «развития» развитого социализма в свое время разрушала миф о строительстве светлого будущего.

NIE-формулировки предполагают поэтапное продвижение к решению проблемы на основе отрицания утверждений, сделанных первоначально.

Ниже перечислены пять этапов решения проблемы.

1. Сформулировать проблему (например, взятки чиновников сдерживают развитие государства).

2. Пересчитать все моменты, включенные в проблему как нечто само собой разумеющееся (взятки, чиновники, развитие, государство).

3. Образовать NIE-формулировки, отрицающие утверждения, которые сделаны на втором этапе (взятки чиновников стимулируют развитие государства).

4. Поиск новых идей, исходя теперь уже из NIE-формулировок (чиновники берут взятки и платят с них налоги, что повышает наполнение бюджета и ведет к развитию государства).

5. Выбор и последующая реализация решения (закон, регулирующий оплату услуг чиновников).

Концептуальное абстрагирование представляет собой стремление изменить плоскость рассмотрения проблемы за счет понимания ее сути на более высоком уровне абстракции. На этой основе удается последовательно разработать множество вариантов решения проблемы.

Концептуальный веер Эдварда де Боно основан на том, что последовательное абстрагирование создает своего рода веерообразную иерархическую структуру вариантов решения. Прогрессирующее абстрагирование Х. Гешка позволяет последовательно приближаться к сути проблемы или, другими словами, возвращаться в своих размышлениях «к самому началу».

Принцип работы рассматриваемых процедур прост: следует исходить из того, что «неустраивающее» решение проблемы необходимо выводить на более высокий уровень абстракции. Необходимо понять: какая концепция стоит за этим неудачным решением.

Алгоритм, который можно повторять сколько угодно раз, включает три шага.

1. Определить, о чем, по сути, идет речь.

2. Открыть новые альтернативы для своих действий.

3. Выбрать одно из решений.

В качестве иллюстрации приведем пример из книги.

«Вы хотите повесить доску в лекционном зале. Ваша первая мысль: надо забить в стенку гвоздь и повесить доску на него. Но есть маленькая проблема: вы никак не можете найти молоток.

1. В чем суть вопроса?

Вы переводите свою проблему на более высокий уровень. Разумнее всего не абстрагироваться сразу слишком сильно. В нашем примере речь идет о том, чтобы найти какой-нибудь предмет, способный вбить в стенку гвоздь.

2. Какие у вас есть альтернативы?

Исходя из этой концепции, вам надо подумать о других возможностях ее реализации. В нашем примере вы будете искать то, чем можно вбить гвоздь в стенку: отрезок металлической трубы, или толстую доску, или камень подходящей формы. Или подумаете о том, можно ли просверлить нужное отверстие, чтобы засунуть в него гвоздь.

3. Какое решение выбрать?

Все варианты вы проверяете на приемлемость, а затем решаете в пользу одного из них. Итак, если вам удалось найти подходящее бревно, вы решили свою проблему.

4. Если ни одно из решений вас не удовлетворяет?

В этом случае надо продолжать абстрагироваться! И тогда этот четвертый шаг будет соответствовать первому, только теперь вы станете работать на более обобщенном уровне и сможете принять во внимание еще больше возможностей.

Это последовательное абстрагирование создает веерообразную структуру возможных решений (рис. 13.8).

Чем «выше» вы будете продвигаться, т. е. чем более обобщенно формулировать свою проблему, тем больше опций получите на нижних уровнях. Разумеется, для этого вам надо вывести эти опции из вышележащих концепций.

Если вы так и не нашли подходящую замену молотку или же вас проинформировали о том, что вообще нельзя вбивать в стену гвозди, определите следующий уровень проблемы: вам нужны возможности закрепить доску на стене.

При помощи этой концепции вы, быть может, придете к решениям вроде «приклеить доску» или «подвесить ее к потолку». Для найденных решений вы снова сможете искать дальнейшие способы их реализации.

Но может выясниться, что у вас вообще нет никакой возможности закрепить доску на стене. Опять задайте себе вопрос: о чем, собственно, идет речь? Может быть, вы придете к решению, что ее можно установить таким образом, чтобы было видно всем посетителям. Тогда вы сможете выработать новые варианты: прислонить доску, держать ее на весу, установить у входа и т. д.

На более высоком уровне вы, возможно, отойдете от самой доски и разработаете такие опции, как работа с проекционным аппаратом, распространение тезисов в печатном виде или же проведение лекций таким образом, который позволит пренебречь дополнительной визуальной информацией.

Возможно, это слишком простой пример, но он показывает, как работает этот часто очень эффективный метод, ведь многие и многие проблемы можно решить, не продолжая, образно говоря, напряженно искать молоток, а просто рассмотрев, причем систематично, другие возможности».[58]

Глава 14. Методы систематизации несистемного и креативного взаимодействия

Воображение важнее знания.

Альберт Эйнштейн

14.1. Метод мозгового штурма

Фантастическое составляет сущность действительности.

Федор Достоевский

Метод мозгового штурма Brainstorming предложил в 1938 г. известный американский специалист в области активизации творческого мышления Алекс Осборн.

Метод базируется на психологических закономерностях коллективной деятельности и основан на том, что творческая активность каждого человека зачастую сдерживается по тем или иным причинам, среди которых существенное место занимают разнообразные барьеры: психологические и коммуникативные, социальные и педагогические.

Целевая направленность мозгового штурма (мозговой атаки) предполагает обеспечение процесса генерирования идей без их анализа и обсуждения участниками, а успех его проведения зависит от соблюдения двух главных принципов:

1) группа может производить при совместной работе идеи более высокого качества, чем при индивидуальной работе тех же людей, за счет синергического эффекта;

2) если группа находится в состоянии генерирования идей, то процесс творческого мышления нельзя тормозить преждевременной субъективной оценкой этих идей.

Суть метода в том, что каждому участнику группы предоставляется право высказывать самые различные идеи по поводу вариантов решения проблемы вне зависимости от их обоснованности, осуществимости и логичности. Чем больше разных предложений, тем лучше. Руководит штурмом ведущий. С информацией о характере проблемы участники групповой работы знакомятся заранее. Все предложения выслушиваются без критики и оценки (за этим следит ведущий), а их анализ производится централизованно, после завершения процесса высказывания идей, на основе записей, производимых секретариатом. В результате формируется список, в котором все представленные предложения структурируются по определенным параметрам (критериям), а также по их результативности в части решения обсуждаемой проблемы.

Графическая модель содержания этапов метода мозгового штурма приведена на рис. 14.1.

При подготовке к проведению мозгового штурма необходимо определить место его проведения и участников. Лучшим вариантом является «круглый стол», за которым все участники могли бы чувствовать себя равноправными коллегами и видеть лица друг друга.

Штурм можно проводить при любом количестве участников, но наиболее удачный состав группы – от четырех до двенадцати человек. При этом для решения определенной проблемы надо приглашать как специалистов, так и неспециалистов: практика показывает, что наиболее ценные идеи чаще всего принадлежат людям, которые не являются профессионалами в заданной области, но косвенно связаны с решаемой проблемой.

Мозговой штурм «наоборот», или свернутая мозговая атака, как метод во многом напоминает обычную мозговую атаку, но при этом участникам не только разрешается, но и предлагается высказывать критические замечания по сформулированным идеям. Основные сложности в этом процессе связаны с необходимостью корректного отношения участников друг к другу в процессе дискуссии. Обычно в ходе реализации этого метода они должны стараться не только найти как можно больше слабых мест в каждой идее, но и предложить пути их устранения. Этот метод используется обычно при дефиците времени, отпущенного на решение проблемы. По сути дела, это ускоренная, или «свернутая», мозговая атака.

Анализ сущности метода мозгового штурма приводит к двум противоречиям. С одной стороны, чтобы развивать идею на этапе генерирования, ее необходимо критиковать, а критика правилами проведения штурма запрещена. С другой, – чтобы направлять ход решения в одну сторону, необходимо им управлять, а суть метода заключается в хаотическом генерировании идей.

14.2. Метод Дельфи

История идей – это история ошибок.

Алфред Уайтхед

Цель метода заключается в том, чтобы получить согласованную информацию высокой степени достоверности от группы экспертов.

Разработан он сотрудниками американской фирмы Rand Corporation в 1964 г.

В нем реализована попытка устранить противоречие, возникающее при организации работы группы экспертов. Суть его заключается в том, что, если опрашивать экспертов независимо друг от друга, то возможны отклонения в больших пределах. А если позволить экспертам взаимодействовать, обмениваться мнениями в процессе работы, то это может привести к появлению оценок, навязанных авторитетными коллегами.

Поэтому при применении метода Дельфи осуществляется процедура, обеспечивающая обмен информацией о доводах и ответах, без непосредственного взаимодействия экспертов друг с другом. Прямые дискуссии экспертов заменяются индивидуальными опросами, проходящими по определенной программе в несколько этапов.

Этот метод часто используют в тех случаях, когда сбор группы невозможен либо велика вероятность конформизма, боязни спора с авторитетами, а также присутствует стремление устранить возможные конфликтные ситуации и атмосферу эмоционального дискомфорта. В соответствии с процедурой членам группы не разрешается встречаться и обмениваться мнениями по поводу решаемой проблемы, обеспечивается независимость мнений. Последовательность этапов метода представлена на рис. 14.2.

Членам группы предлагается ответить на целый перечень детально сформулированных вопросов по рассматриваемой проблеме. Каждый участник отвечает на вопросы анонимно.

Результаты ответов собираются в центре, и по результатам их обработки составляется интегральный документ, содержащий все предлагаемые варианты решений.

После каждого опроса осуществляется сбор, обработка и анализ результатов. Ответы классифицируются по признакам, что позволяет упорядочить полученные оценки. Затем находятся медиана и размах (величина, измеряющая на числовой шкале расстояние, в пределах которого берутся оценки).[59]

Перед каждым последующим этапом опроса все члены группы получают копию интегрального документа и в случае выхода индивидуальных оценок за величину принятого размаха экспертам предлагают обосновать свое мнение (анонимно) или пересмотреть его, а при необходимости и исправить предыдущие ответы.

Этапы опроса повторяют столько раз, сколько необходимо для достижения согласованного решения.

Этот метод применим, когда нет ограничений по времени выработки решения и согласованные решения принимаются самими экспертами.

14.3. Методы, использующие карточки

Результативные идеи очень просты. Volvo – безопасность, Federal Express – доставка в течение суток.

Эл Райс

Методы, основанные на использовании карточек, позволяют добиться анонимности участников групповой работы, поэтому их часто применяют, когда есть конфликты в группе, выдвигающей идеи. Конфликты не дают проявиться творческому, созидательному характеру решений.

Кроме того, вербальные описания дисциплинируют участников, предъявляя требования к лаконичности высказывания мыслей, и позволяют визуализировать процесс генерирования идей, подключая тем самым дополнительные каналы восприятия и создавая дополнительные ассоциации.

На рисунке 14.3 представлены наиболее известные методы, использующие возможность включения в процесс групповой работы карточек.

Метод анкетирования Кроуфорда. Данный метод можно реализовать двумя путями.

1. С использованием карточек. В этом случае идеи записываются на маленьких карточках и могут циркулировать (хотя метод не предусматривает этого) среди участников так, чтобы можно было добавить сопутствующие идеи или расширить ранее высказанную идею, добавляя новые элементы.

2. С использованием стендов. В этом случае идеи записываются на досках или на стендах. Участники ходят вдоль них, как в галерее, и добавляют сопутствующие идеи или расширяют указанные ранее идеи, добавляя новые элементы.

Процедура заключается в следующем.

1. Так же как и при классическом методе мозгового штурма, начинать надо с четкого определения предмета обсуждения. Его название надо написать на доске или на отдельных карточках каждого участника, если используется метод с карточками.

2. Участники записывают свои идеи либо на карточках, либо на досках. Нужно стараться дать точную формулировку идеи, иначе придется снова обращаться к автору за дополнительными разъяснениями.

3. Участникам разрешается делать добавления к идеям других авторов. В этом случае дополнительный эффект достигается за счет слияния различных идей и развития ранее высказанной идеи.

4. В заключение высказанные идеи подвергаются устному обсуждению в группе. Все их желательно рассортировать на классы.

Ни одна из форм открытой оценки предложений не допустима – это повышает требования к точности формулировки высказываемых идей. Итоговый документ, в котором изложено предварительное суммирование всех идей, уже может открыто обсуждаться группой. При достижении согласия выработанные идеи используются в дальнейшей работе.

Метод 635. Каждому участнику (в идеальном случае их шестеро) вручается карточка (лист бумаги) с записанным на ней вопросом. В течение последующих пяти минут участник набрасывает три варианта решения проблемы, затем протягивает свою карточку соседу слева, а от соседа справа в свою очередь получает его карточку с тремя другими предложениями. В идеале он ими вдохновляется и в последующие пять минут добавляет к ним три новые идеи, затем передает карточку дальше налево. Сеанс заканчивается примерно через полчаса, когда каждый из участников сделал записи на каждом листе. За это время должно появиться 6? 3? 6 = 108 решений проблемы. Оценка проводится так же, как и при мозговом штурме.

В рамках метода 635 участники работают в условиях ощутимого давления, еще говорят «в условиях креативного стресса». Поэтому каждый из них вынужден сконцентрироваться, он не может спрятаться внутри группы или пуститься в пустую болтовню, как это иногда бывает в групповой работе. Например, магистранты дневной формы обучения (вчерашние бакалавры) согласно учебному плану первого года обучения должны пройти педагогическую практику. Обычно у них возникает проблема боязни аудитории. Их решения, собранные методом 635, приведены в Приложении 1.

Техника расчленения. Этот метод включает четыре последовательных шага. Суть его заключается в одновременной обозримости всего множества элементов, подлежащих преобразованию, т. е. в активизации не только аналитических возможностей левого полушария головного мозга человека, но и синтетических возможностей правого.

Вначале все составные части конструкции, подлежащей совершенствованию (названия предметов, услуг, товаров и т. д.), записывают на отдельные карточки. Затем на каждой из них последовательно перечисляют максимальное количество характерных признаков соответствующей части.

После этого необходимо оценить значение и роль каждого признака для функций данной части (должны ли они оставаться неизменными с точки зрения реализации своих функций). Необходимо подчеркнуть разными цветами те признаки, которые совсем нельзя менять, те, которые можно менять в заданных пределах, и те, которые можно менять в любых пределах.

В заключение все карточки выкладываются на стол одновременно и анализируются как общее поле приложения усилий.

Диаграмма сродства.[60] Метод диаграммы сродства (или диаграммы родового сходства) был разработан в 60-х гг. прошлого столетия в Японии профессором антропологии Кавакито Джиро и часто называется методом Кей Джей (по его инициалам). Этот метод направлен на прояснение сложных ситуаций, и в нем можно выделить шесть самостоятельных фаз.

Фаза 1. Участники собираются в комнате с большой доской. Название предмета обсуждения пишется большими буквами в верхней ее части – предпочтительно без использования специальных терминов – и подчеркивается. Предмет обсуждения должен быть сформулирован в форме вопросительного предложения. Выбор темы может быть предметом небольшой мозговой атаки под управлением руководителя группы.

Фаза 2. Цель второй фазы – собрать информацию в форме «замечаний» о проблеме, включающих опыт всех участников групповой работы.

Идеи или решения находятся методом мозгового штурма и открыто обсуждаются в течение нескольких минут. Руководитель группы раздает примерно 20 клейких карточек, на которых каждый из участников записывает свои замечания, сформулированные в форме короткого законченного предложения.

Руководитель группы должен обеспечить единое понимание участниками смысла замечаний, содержащихся в каждой карточке. С этой целью он по очереди приклеивает карточки на доску и зачитывает их содержание, предлагая их авторам прокомментировать свои мысли и ответить на вопросы группы. При необходимости содержание карточки корректируется или переписывается вновь.

Затем карточки приклеиваются к доске в произвольном порядке.

Фаза 3. Не говоря ни слова, без какой-либо дискуссии, участники должны передвигать карточки по доске так, чтобы получились группы со взаимосвязанными замечаниями и решениями. Это перегруппирование делается на основе не логики, а интуиции и чувствительности каждого из участников, его впечатлений от того, что «две или три карточки могут что-то сообщить друг другу», что оправдывает название метода – диаграмма родового сходства.

Обычная ситуация заключается в том, что карточки передвигаются вперед и назад много раз, пока не займут нужные места.

В зависимости от числа выдвинутых идей на всю процедуру уходит час или более. Альтернатива заключается в том, что, с одной стороны, время можно ограничить, а с другой стороны – установить достаточно продолжительным (целый рабочий день, несколько дней, неделя). В течение всего этого времени участники подходят к доске и передвигают карточки в соответствии со своими внутренними предпочтениями.

Фаза 4. По окончании процедуры группировки карточек участники эксперимента обсуждают окончательную форму результата. С учетом объяснений, почему те или иные карточки оказались на конкретных местах, возможны дополнительные их перемещения.

Каждая группа из двух или трех карточек получает «название», которое будет написано красным маркером на новой карточке. Общее число полученных групп не должно превышать пяти—десяти. Большие группы можно поделить на подгруппы более низких уровней.

Построение затем продолжается с использованием карточек с «названиями», следуя в точности правилам, установленным для группирования разрозненных карточек. Эти новые группы (второго уровня) будут состоять из карточек с названиями и относящихся к ним карточек с «замечаниями».

В группе могут быть максимально три карточки с названиями. Перегруппирование производить проще, если первичные карточки наклеены под соответствующими «названиями».

Затем члены группы дают названия для каждой группы карточек второго уровня, которые пишутся голубым фломастером (маркером) на новой карточке.

Построение продолжается до тех пор, пока количество групп станет не больше пяти. В случае необходимости возможно создание третьего уровня, с использованием зеленых карточек.

Фаза 5. Теперь можно начертить искомую диаграмму сродства. Для этого выделенные группы вместе с названиями заключаются в прямоугольники, которые соединяют стрелками для указания связей между группами.

Индивидуальные карточки и карточки-заголовки первого уровня приклеиваются там, где они были помещены (не приклеивайте карточки-названия второго и третьего уровней и карточки со знаками отношений). Участники группы делают это сообща.

Обводящая линия для группы первого уровня рисуется теперь черным фломастером. Аналогичные второму уровню – зеленым, а аналогичные третьему уровню – черным.

Заголовки второго уровня пишутся голубым прямо на картоне над соответствующими кругами, третьего – зеленым. Стрелки рисуются красным на картоне.

Фаза 6. Заключительный этап – оценка полученной диаграммы сродства с учетом ее дальнейшего использования. Здесь важно определить приоритеты для дальнейших действий, направленных на решение проблемы. Эти приоритеты определяются голосованием, в ходе которого каждый участник голосует за три группы в порядке важности, используя три клеящиеся цветные точки (красная – три очка, голубая – два очка, зеленая – одно очко). Каждый участник имеет шесть очков. Голосование проходит по группам первого уровня, а не второго и третьего.

В группах (прямоугольниках) содержатся различные предлагаемые решения рассматриваемой проблемы, которые при разработке итоговых решений должны рассматриваться во взаимосвязи, так как могут влиять друг на друга.

В качестве примера можно привести обработку вариантов решения проблемы магистрантов «Боюсь начинать педагогическую деятельность». Группировки вариантов решения приведены в Приложении 2, а граф, отражающий причинно-следственные связи между блоками решений, – на рис. 14.4.

14.4. Метод синектики

Есть два способа прожить жизнь: первый – это думать, что все обыденно и чудес не существует, второй – это видеть чудо во всем, даже в обыденности.

Альберт Эйнштейн

Отмеченное выше противоречие частично устраняется в методе синектики, при котором штурм ведется постоянной группой со специально подобранным составом. Факторы реализации этого метода приведены на рисунке 14.5.

Уильям Гордон (автор синектики), стремясь превратить продуктивный процесс, протекающий в сфере подсознания при решении задачи, из неявного в явный, из стихийного – в сознательно управляемый, в 1960 г. ввел осознанный поиск аналогий в рамках определенной процедуры.

Термин «синектика» означает совмещение разнородных элементов, соединение различных, зачастую очевидно несовместимых частей. Сама идея синектики состоит в объединении отдельных «творцов» в единую группу для совместной постановки и решения проблем. Обобщенно синектика включает в себя два базовых процесса:

1) превращение незнакомого в знакомое;

2) превращение знакомого в незнакомое.

В ситуации объединения от участников требуется высказывать свои мысли и чувства по поводу поставленной творческой задачи.

Нерациональная форма обсуждения является причиной появления метафор, образов, символов.

Аналогии используются как средства для смещения процесса исследования проблемы с уровня осознанного мышления на уровень спонтанной активности головного мозга.

Для активизации мышления и управления им Гордон применил четыре вида аналогий:

1) прямые;

2) личные;

3) символические;

4) фантастические.[61]

Поэтому метод основан на использовании бессознательных механизмов, проявляющихся в мышлении человека в момент творческой активности.

Считается, что сила решений, вырабатываемых группой, является функцией имеющихся у участников разнообразия знаний, опыта, эмоциональных особенностей, поэтому важным критерием для отбора членов группы является эмоциональный тип. Кроме того, в группу включают двух-трех специалистов со стороны, представляющих разные профессии, а также несколько работников основной организации, обладающих гибким мышлением, имеющих широкий диапазон знаний и большой практический опыт.

В отличие от мозгового штурма здесь требуется специальная и длительная подготовка группы. Работа группы проходит в два этапа. Задача первого – сделать непривычное привычным. Для этого путем обобщения различных ситуаций непривычную проблему или объект с помощью метода аналогий помещают в привычный контекст, и ее непривычность исчезает. После этого начинается второй этап, задача которого – сделать привычное непривычным (вернуться к исходной проблеме).

Общий алгоритм решения проблемы изложен ниже.

1. Формулируется проблема, как она задана, – формулировка проблемы.

2. Производится очищение от очевидных решений – дискуссия, в ходе которой члены группы выясняют свои взгляды на очевидные решения, которые едва ли дадут нечто большее, чем простое сочетание существующих решений (этот этап напоминает мозговой штурм).

3. Происходит превращение необычного в привычное – поиск аналогий, позволяющих выразить заданную проблему в терминах, хорошо знакомых членам группы по опыту работы (в попытке проникнуть в суть проблемы и распутать клубок предложений допускается игнорирование физических законов и соглашений).

4. Формулируется проблема, как она понята, – определяются главные трудности и противоречия, препятствующие ее решению.

5. Ставятся наводящие вопросы – ведущий предлагает дать решение, пользуясь одним из типов аналогий. Члены группы в свободной манере проигрывают каждый наводящий вопрос. Если аналогии становятся слишком абстрактными, дискуссия направляется в русло «проблема, как она понята». Когда появляется перспективная идея, ее развивают словесно до того момента, когда члены группы смогут изготовить и апробировать грубые прототипы устройства.[62]

Подробнее этапы сеанса синектического штурма выглядят следующим образом (табл. 14.1).

Таблица 14.1

Вариант этапов синектического штурма

1. Формулирование проблемы заключается в информировании участников о порядке работы и разъяснении сути проблемы. При этом каждый участник штурма сообщает всю имеющуюся у него информацию о рассматриваемой проблеме.

2. Мозговой штурм позволяет собрать (но не оценить) спонтанные предложения по решению проблемы. Участники не должны быть чем-либо обременены.

3. Повторное формулирование проблемы нужно для того, чтобы все участники исходили из одинакового понимания сути решаемой проблемы.

4. Создание «прямой аналогии» помогает найти соответствия для решения проблемы в другой области на основе генерирования вариантов в рамках бисоциации. Ведущий задает область (природа, техника, история, экономика, социум, искусство, спорт или музыка). Участники ищут ответы на вопрос: «Как в рассматриваемой области решена исследуемая проблема?» Ответы обобщаются и производится выбор наиболее удачного из них.

5. Создание «личной аналогии» позволяет участникам вжиться в проблемный предмет, чтобы ответить на вопрос: «Что я чувствую или как я действую, будучи…?» Из наработанных вариантов отбирается наиболее удачный.

6. Создание «символической аналогии» (исходя из выбранного на предыдущем этапе предложения) побуждает искать необычные сравнения с формами, образами или звуками. На этом этапе важно «уплотнить ощущение», поэтому допускаются и парадоксальные сравнения, как, например, «стремительная медлительность», «мгновенная вечность» и т. д. И в этом случае производится выбор наиболее удачного варианта решения проблемы.

7. Создание «второй прямой аналогии» необходимо для того, чтобы осуществить поиск аналогий в другой, не исследованной еще на четвертом этапе, области. По результатам поиска выбирается решение или группа решений.

8. Анализ аналогий производится в виде фиксации признаков и функциональных принципов выбранных аналогий и определения отличительных характеристик.

9. «Вынужденное согласие» начинается с того, что список признаков проецируется на исходную проблему: «Что означают эти признаки в контексте проблемы?» Участники должны вернуться к постановке вопроса и найти приемлемые идеи, договорившись между собой.

10. Формулирование вариантов решения происходит с учетом тех идей, которые были разработаны на девятом этапе. Их количество не имеет значения – решающим является способность участников выработать идеи, которые можно подвергнуть дальнейшей разработке, потому что именно это и есть цель синектического сеанса.

14.5. Метод коллективных ассоциаций

От одного пламени можно зажечь миллион свечей.

Джозеф О’Коннор, Иан Макдермотт

В методе ассоциаций основными источниками для генерирования идей служат случайно выбранные понятия и возникающие при этом ассоциации и метафоры.

Например, ассоциации к слову «лед»: стекло (хрупкое, прозрачное, скользкое и т. д.), снег (лед – производное от снега, если последний полить водой на морозе), масло (тает, как и лед). Далее – следующая ассоциация: масло – нож – узкое лезвие.

Может быть еще цепочка ассоциаций: стекло – стеклорез (надлом) – опять хрупкость. Еще один вариант: лед – мокрый замерзший снег – тает под солнцем – абсолютно черное тело – вода – водяная подушка.

Возможен и такой вариант: лед звенит – звон – звук – ультразвук (использование ультразвука). В этих примерах ассоциаций объектом является лед. А что, если сделать объектом изменений корабль?[63]

Как видно из примера, для возникновения ассоциаций и генерирования идей целесообразно использовать различные метафоры: бинарные метафоры-аналоги; метафоры-катахрезы, содержащие противоречия; метафоры-загадки. Технология свободных ассоциаций базируется на таких принципах, как свободные ассоциации, антиконформизм, отсроченный критический анализ.

Правила реализации метода предусматривают свою специфику как для организаторов, так и для участников. Параметры метода ассоциаций приведены на рис. 14.6.

14.6. Метод фокальных объектов

Интуиция – это уступка, которую логика делает нетерпению.

Рита Мэй Браун

В рамках метода происходит установление ассоциативных связей между фокусом, в котором находится исследуемая проблема, и случайным словом.

Метод был предложен в 1926 г. профессором Берлинского университета Ф. Кунце и усовершенствован в 1950-х гг. американским изобретателем Ч. Вайтингом как процедура, в которой на заданный (фокальный) объект следует перенести свойства других объектов, выбранных наугад.

Необычные сочетания, новые качества возбуждают цепь ассоциаций, необходимых для творческих решений.

Последовательность действий и их краткое содержание представлены на рис. 14.7, из которого следует, что метод может дать хорошие результаты при поиске новых модификаций известных способов и устройств.

14.7. Метод гирлянд ассоциаций

Если идея с самого начала не абсурдна, то у нее нет никакой надежды.

Альберт Эйнштейн

Метод гирлянд ассоциаций и метафор представляет собой развитие метода фокальных объектов и включает процедуры, отраженные на рис. 14.8.

Вначале дается определение синонимов объекта, в результате которого образуется гирлянда синонимов (например: стол – парта – бюро – пюпитр…). Затем происходит выбор случайных существительных, при помощи которых генерируется гирлянда этих существительных (например: карандаш – окно – пол – лампа…).

Осуществляется комбинирование всех элементов гирлянды синонимов с каждыми элементами гирлянды случайных существительных. Причем некоторые из комбинаций представляют идеи для решения задачи (например, стол как карандаш – стол в виде окна – стол, совмещенный с полом, – стол в виде лампы…).

Далее составляется список признаков в виде прилагательных для каждого элемента гирлянды случайных существительных, что позволяет сформировать гирлянду признаков, например: карандаш деревянный – музыкальный – цветной – …; окно пластиковое – прозрачное – голубое – …. Затем осуществляется комбинирование элементов гирлянды синонимов с элементами гирлянд признаков, в результате чего могут появиться идеи по решению проблемы, например: стол деревянный (в виде дерева), музыкальный (с встроенным плейером), цветной (меняющий цвет в зависимости от времени суток или освещенности помещения).

Для генерирования гирлянд свободных ассоциаций исходным моментом служит каждый элемент гирлянды признаков. Количество гирлянд свободных ассоциаций равно числу элементов гирлянд признаков. А сами гирлянды образуются при помощи многократной постановки вопроса «О чем напоминает слово…?». Ответ на вопрос, полученный на основе ассоциации, представляет собой новый элемент гирлянды, который является исходным для повторной постановки вопроса. Например: «О чем напоминает слово «зеленый»?» – «О траве». – «О чем напоминает трава?» – «О поле». – «О чем напоминает поле?» – «О холоде». И т. д. Гирлянда ассоциаций содержит слова «трава», «поле», «холод».

Комбинирование элементов гирлянды синонимов с элементами гирлянд свободных ассоциаций позволяет получить новые варианты решения проблемы.

Необходимость продолжения ассоциаций определяется по результатам анализа всех полученных вариантов решений. Если решений достаточно, то осуществляется выбор оптимального варианта. В противном случае генерируются вторичные гирлянды, элементы которых комбинируются с элементами гирлянды синонимов, в результате чего возникают новые идеи.

В любом случае необходимо осуществить классификацию всех идей на нерациональные (непригодные, плохие), полурациональные (привлекательные), рациональные (хорошие). Нерациональные идеи отбрасываются, рациональные образуют ядро для выбора оптимального варианта, а полурациональные (которые чем-то привлекательны, но имеют видимые недостатки) снова анализируются, после чего включаются в список нерациональных или рациональных.

14.8. Метод морфологического анализа

Прямых линий не бывает.

Законы Мерфи. Правило линейки

Основной идеей морфологического анализа[64] является упорядочение процесса выдвижения и рассмотрения различных

вариантов решения задачи. Однако большая часть этих вариантов оказывается лишенной практического смысла, что делает использование метода слишком трудоемким. Считается, что впервые морфологический анализ был использован в 1942 г. швейцарским астрофизиком Фрицом Цвикки, когда он участвовал в разработке ракетных двигателей в фирме Aerojet Engineering Corporation для решения технических задач.

Метод основан на комбинировании выделенных элементов или их признаков в процессе поиска решения проблем. В рамках этого метода определяются все возможные элементы, от которых может зависеть решение проблемы, перечисляются предполагаемые значения этих элементов, а затем наступает процесс генерирования альтернатив путем перебора всех возможных сочетаний этих значений (табл. 14.2).

Таблица 14.2

Морфологическая матрица (новый продукт – пылесос)

Последовательность действий такова:

1) определить категории (элементы);

2) составить список свойств;

3) разработать матрицу;

4) определить комбинации;

5) выбрать решение.

При этом количество вариантов комбинаций равно сумме рабочих клеток матрицы, возведенной в куб.

Таким образом, пылесос представляет собой деревянную тумбочку, стационарно расположенную в кладовке и соединенную со всеми комнатами воздушной магистралью, в которую подключается шланг (в той комнате, в которой идет уборка), поэтому шнур короткий. Цвет видимой части пылесоса (шланга с насадками) подбирается под интерьер квартиры. После уборки матерчатый фильтр очищается.

Категорий не должно быть слишком много, и они не должны быть зависимыми друг от друга. Для каждой из них следует определить три-четыре признака. При составлении комбинаций следует помнить, что свойства, бесполезные по отдельности, в определенном сочетании приводят к желаемым результатам.

Построение морфологических матриц позволяет быстрее и точнее ориентироваться в многообразии понятий и факторов.

При использовании данного метода объект необходимо разбить на функциональные части (функционально-морфологические признаки), без которых он не будет выполнять свои функции.

Затем следует выписать отдельно морфологические признаки и записать информацию о них (варианты осуществления) без связи с объектом, т. е. применить морфологические признаки к другим аналогичным объектам.

Анализ полученных вариантов выявляет такие их комбинации, которые при обычном переборе могут быть упущены.

14.9. Метод сценариев

Вы наблюдаете ход событий и задаетесь вопросом, почему так происходит. Я же представляю то, чего еще не было, и задаюсь вопросом, а почему, собственно, и нет?

Джордж Бернард Шоу

Сценариями называют гипотетические альтернативные описания того, что может произойти в будущем. Это не просто плод фантазии, а логически обоснованные модели будущего, своеобразный рассказ о том, «что случится, если…».

Обычно разрабатывают несколько сценариев: оптимистический, пессимистический и промежуточный. Перед разработкой сценария составляют перечни факторов, влияющих на ход событий и наличных ресурсов.

Поиск нестандартных решений вновь возникшей проблемы осуществляется методами генерирования альтернатив. Сравнительная предпочтительность различных альтернатив оценивается методом определения рейтингов или формирования оценочных систем, в состав которых входят критерии оценки, шкалы измерения критериев, правила выбора наиболее предпочтительной альтернативы. Этот метод применяется в случае, если цель неясна, а есть только исходное состояние системы.

События нижнего уровня декомпозиции ранжируются по предпочтительности и вероятности наступления. Наиболее предпочтительный вариант и есть цель системы. Пример сценария представлен на рис. 14.9.

14.10. Метод Гордона

Метод Гордона[65] предполагает, что участники групповой работы заранее не знают, какая именно проблема будет обсуждаться, поэтому они не скованы привычными шаблонами. В самых общих словах ведущий излагает некую концепцию, связанную с рассматриваемой проблемой. Участники для разгона высказывают свои идеи, затем под руководством ведущего исходная концепция уточняется. После этого вскрывается та самая проблема, ради которой и затевалось обсуждение. В результате уже «разогретые» участники начинают высказывать совершенно конкретные предложения и искать пути их реализации.

14.11. Метод целевых обсуждений

Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать.

И. Лафатер

Суть метода целевых обсуждений[66] заключается в проведении совещания, направляемого ведущим, с тем чтобы вовлечь всех участников в открытую и заинтересованную дискуссию и не дать совещанию превратиться в серию пассивных ответов на вопросы. Отличие метода целевых обсуждений от методов мозговой атаки и Гордона в том, что участники предварительно готовят свою точку зрения по решаемой проблеме. Это одновременно и хорошо, и плохо.

Хорошо потому, что каждый может серьезно подготовиться к обсуждению. Неторопливо взвесить все «за» и «против», если надо, применить индивидуальные эвристические методы выработки идей. Плохо – потому что участнику, пришедшему к какому-либо решению, потом будет трудно его отбросить.

14.12. Интегральный метод «Метра»

Этот метод сочетает в себе отдельные приемы мозгового штурма, синектики, морфологических таблиц и метода аналогий. Аналоговая методика «Метра» была предложена Боулвином в 1972 г., она состоит из шести фаз.

Фаза 1. Задача ставится в искомой формулировке, а ведущий призывает участников к свободному обсуждению проблемы (главная цель – ознакомиться с ее сутью).

Фаза 2. «Дробление» исходного представления о проблеме в самых различных аспектах: об объекте, предмете, субъекте, связях (проблема «разжевывается»).

Фаза 3. Пересмотр исходной формулировки проблемы и попытка новой постановки проблемы, к которой применяется мозговой штурм (расширяется задача и упрощается ее постановка).

Фаза 4. Развитие аналогий в новой постановке проблемы, позволяющих разделить ее на ряд подпроблем (для решения расширенной задачи применяются ассоциативные методы, предварительно она дробится на ряд подпроблем);

Фаза 5. Свободный поиск аналогий и ассоциаций, как можно более фантастичных и раскрепощенных (фаза «свободного полета»).

Фаза 6. Возврат к исходной проблеме, выдвинутые аналогии «переводятся» на язык деловых терминов.

Блок-схема метода «Метра» состоит из трех этапов.

Первый этап. Формулировка проблемы и ее анализ. Постановка проблемы, генерация исходных идей решения.

Второй этап. Выбор. Он разветвляется на три одновременные процедуры: «дробление» проблемы с помощью аналогий и ассоциаций, комбинаторное построение морфологических таблиц и соотнесение целей и средств для их удовлетворения.

Третий этап. Проведение анализа первых результатов, формулировка «новой» проблемы и поиск ее решения с помощью мозгового штурма. Различные методы решения сравниваются с исходными критериями поставленной проблемы, производится сопоставление исходных и полученных результатов. Принимается решение о продолжении или прекращении работы, происходит возврат к исходной проблеме. Осуществляется повторный анализ полученного решения и сопоставление его с целью исходной проблемы, после чего утверждается один из вариантов решения.

14.13. Метод дерева целей

Метод разработан на основе системного анализа проблемных ситуаций и предполагает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели. Дерево целей создается для анализа проблемной ситуации и наглядного представления его результатов. Идея разработки дерева целей принадлежит американскому исследователю Черчмену, применившему такой подход к исследованию проблем развития промышленности. В данном случае дерево целей представляет собой связанный граф без циклов, поэтому можно дать следующее определение: дерево целей – это граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов, которыми являются цели и ресурсы.

При построении дерева целей тенденции ожидаемого развития событий определяются экспертными прогнозами. Определение основных факторов, влияющих на развитие ситуации, производится методом разработки сценариев. Например, перехода от дерева сценария (см. рис. 14.9) к дереву программы (рис. 14.10).

14.14. Метод номинальных групп

Общего у людей только одно: все они разные.

Роберт Зенд

Цель метода – создать такие условия для проведения мозгового штурма, чтобы все члены инициативной группы имели одинаковое право голоса при выработке решения. Он был разработан в результате социально-психологических исследований в области проведения совещаний по принятию решений и согласования групповых суждений. Метод получил признание и широкое распространение в силу своей простоты. Он апробирован и взят на вооружение менеджерами западных фирм и с успехом применяется вот уже больше двадцати лет для обучения специалистов и анализа экономической ситуации на предприятиях.

Этот метод хорош для сбора информации и диагностики организации.

Порядок проведения заседания по методу номинальных групп таков.

Во вступительном слове необходимо ознакомить участников с процессом и предложить им чувствовать себя непринужденно.

1. Вводная часть продолжительностью 5—10 минут включает следующие вопросы:

• цель заседания группы;

• этапы проведения МНГ;

• варианты использования результатов предстоящей работы.

Зачитывается тщательно сформулированная постановка задачи. Если постановка задачи не понимается группой, то необходимо предложить нескольким ее участникам дать прямой ответ – как решить поставленную задачу. Если ответы совпадают с целью и остальные участники, как представляется, поняли задачу, консультант (координатор) переходит к следующему этапу.

2. Молчаливое генерирование идей в течение 10 минут.

Членам группы предлагается сформулировать ответы на поставленную задачу. При этом необходимо поддерживать тишину.

3. Этап неупорядоченного перечисления идей (40–50 минут).

Предлагается по очереди называть идеи. Координатор при этом подчеркивает, что процесс генерирования можно не приостанавливать.

Правила третьего этапа заключаются в следующем:

• за одно обращение к участнику групповой работы он называет только одну идею;

• участник может пропустить свою очередь и подключиться к перечислению на следующем туре;

• допускается только диалог между участником, формулирующим ответ, и координатором;

• обсуждение ограничивается только попыткой кратко (сжато) изложить ответ для удобства его регистрации;

• оценка ответов не допускается.

4. Этап уяснения идей (30–40 минут).

Координатор зачитывает каждую идею из списка, чтобы убедиться, что все участники их поняли в том виде, как они записаны. В процессе проведения такой процедуры любой участник может предложить разъяснение и толкование идей, а также их комбинирование (агрегирование).

Отдельные идеи могут быть отклонены, уточнены или агрегированы.

Каждый участник имеет право «вето» на любую идею, т. е. если хотя бы один из участников группы не согласен с выдвинутым предложением, оно не принимается.

Важно, чтобы процесс на этом этапе помогал уяснению идей, но не допускал их оценку.

5. Выбор и ранжирование (10–15 минут).

Из составленного перечня необходимо выбрать четыре, шесть или восемь предложений (идей).

Каждому участнику предлагается отобрать четыре—восемь наиболее важных предложений из перечня. Для этого используются карточки с записанными идеями, которые необходимо проранжировать и придать им соответствующий вес. В карточке указывается номер идеи из списка, формулировка самой идеи и ее ранг. Количество карточек выбирается в зависимости от количества выдвинутых идей. Примерное соотношение приведено в табл. 14.3.

Таблица 14.3

Соотношение количества карточек и идей

Например, участникам групповой работы как экспертам предлагается из восьми карточек, содержащих идеи, выбрать одну – самую значимую (ту, которую эксперт стал бы реализовывать в первую очередь), в правом нижнем углу написать цифру 1 и обвести кружком. Из оставшихся семи карточек необходимо выбрать наименее важную и в правом нижнем углу написать цифру 8 и обвести кружком. Процедура повторяется с оставшимися карточками, в которых указываются присваиваемые ранги значимости идей: 6 (2), 5(7), 4 (3), 3 (6),2 (4), 1 (5). В скобках указаны ранги.

6. Подсчет голосов занимает 10–15 минут и осуществляется одним из методов обработки экспертных оценок.

Заполняется таблица, графы которой представлены в табл. 14.4.

Таблица 14.4

Итоговая таблица

7. Заключительная часть (5—10 минут).

На этом этапе обсуждаются итоги голосования, причем координатор подчеркивает те моменты, по которым большинство участников сошлись во мнениях.

Можно предложить группе исключить из перечня те пункты, которые не получили голосов.

Обычно существует резкая грань между идеями трех – пяти пунктов.

Следует пояснить, что дополнительный ранг рассчитывается как произведение количества поданных карточек за данную идею на фиксированный ранг, который определяется в результате деления количества карточек, используемых для голосования, на два (например, если количество карточек – восемь, фиксированный ранг – четыре, то 8: 2 = 4).

Глава 15. Методы групповой работы в решении проблем

Я не верю в коллективную мудрость невежественных индивидов.

Томас Карлейль

15.1. Универсальные методы

Советы как касторка: давать нетрудно, принимать неприятно.

Генри Уилер Шоу

Существуют методы универсальные и специальные: под конкретную задачу. К универсальным методам относятся методы групповой работы.

Работа с группой. В этом случае ведущий (консультант) предлагает всем участникам этой работы задавать вопросы только ему. Он находится как бы в центре группы и берет инициативу на себя (рис. 15.1).

Этот метод применяется чаще всего в тех случаях, когда отводится мало времени на поиск решения или когда в группе велика конфликтность. Контактов внутри группы лучше не допускать. Подобная ситуация позволяет членам группы не реагировать на выступления коллег и адресовать свои высказывания только консультанту.

Консультант не должен симпатизировать кому-либо в группе и проявлять свою позиционность. В данном случае он исполняет роль коммуникатора, или медиатора.

Групповая работа. Консультант может включиться в процесс групповой работы следующим образом: либо войти в группу (рис. 15.2), либо быть вне ее и давать краткие советы (рис. 15.3).

В обоих случаях ведущий (консультант) может выполнять различные роли: фасилитатора, модератора, тренера, преподавателя, работника организации.

Например, мне кажется, что эта группа похожа на стадион, где соревнуются между собой два игрока, а все остальные – зрители. Иногда полезны притчи и анекдоты, позволяющие группе при помощи самооценки взглянуть на себя со стороны.

Например, можно рассказать историю о щуке, которую поместили в большой аквариум, в другой половине которого, за стеклянной перегородкой, плавали мелкие рыбешки. Когда щука становилась голодной, она делала многократные, но безуспешные попытки достать рыбешек, которые заканчивались тем, что она носом ударялась в стеклянную перегородку. Постепенно она стала воспринимать ловлю рыбешек как невыполнимую задачу. Когда же перегородку аккуратно убрали, щука, к удивлению наблюдателей, не атаковала рыбешек, даже когда они активно плавали вокруг нее. После этого рассказа можно обратиться к участникам со словами: «Вот так и вы создали себе мнимые препятствия и игнорируете произошедшие изменения во внешней и внутренней среде, передоверяясь прошлому опыту и отказываясь от некоторых альтернатив в решении ваших проблем».

Эти методы используются и при проведении процедур по командообразованию, и анализе большого количества значимых проблем.

В работе с группой и в групповой работе консультант должен обеспечить три направления.

1. Групповую динамику – срабатывание группы как единого целого (некоего мы). В этом случае группа однозначно видит цель и каждый демонстрирует себя с наиболее сильной стороны. Синергический эффект дает новое качество, используемое для поиска решений проблемы.

2. Активизацию коллективного мышления. Консультант должен предложить методы, позволяющие лучше справиться с проблемой группы.

3. Решение содержательной задачи, т. е. должен быть получен результат, как правило, за счет реализации двух предыдущих пунктов. Если задача не решена, это означает, что консультант не обеспечил эффективную работу группы. Если у консультанта есть собственное решение, его следует выносить на испытание в группу. Здесь важен результат, а не только сам процесс.

Групповая динамика. В начале групповой работы необходимо добиться, чтобы члены группы были максимально раскрепощены – это позволит повысить результативность общей работы. Особенно это актуально для малознакомых людей.

Даже если участники продолжительное время работают совместно, все равно имеется некая информация, которая ранее не была известна другим. Озвучивание такой (положительной) информации позволяет сократить дистанцию между членами группы и выравнять их статусы.

Помимо отрешения начальства от управленческих функций, назидательного тона, официального обращения и т. д., полезно ввести некоторые правила групповой работы. Например, стараться избегать негативных высказываний (особенно персонально в чей-либо адрес), стараться понимать друг друга, не давать друг другу оценок, взять за правило, что ведущий – единственный, кто может прерывать работу, и т. д. Правила лучше всего принимать по прецеденту (в процессе проявления нерациональных действий в работе группы).

Взаимное усиление в работе группы достигается еще вопросами типа: «Кто еще мог бы добавить?», «Чем еще можно помочь?» и т. д.

Как правило, в работе группы проявляются лидерские способности отдельных ее участников, которые и задают тон всей работе. Если в группе оказывается «человек одной идеи» (для которого все проблемы решаются одним и тем же путем), то для получения разнообразных решений следует разбить группу на подгруппы, в одну их которых ввести этого человека. Мнения и решения подгрупп затем согласовываются.

Таким образом, групповая динамика достигается за счет взаимного раскрытия членов группы, их интеграции, взаимного усиления и лидерства в группе.

Активизация коллективного мышления. Главное в активизации коллективного мышления – способность консультанта удержать внимание членов группы на обсуждаемом объекте. Процедурно это может выглядеть в форме вопроса, уточняющего понимание обсуждаемых проблем (спросить, как участники поняли вопрос; попросить повторить постановку задачи и т. д.).

Активизируют творческое мышление всевозможные интерпретации рассказанных историй. Например, можно рассказать историю о том, как один человек тщетно пытался бросить курить, но однажды прочел в газете объявление: «Хотите изменить свою жизнь к лучшему – пришлите 100 рублей по указанному адресу, и мы вам сообщим мгновенный и безотказный способ бросить курить». Он так и сделал и стал ждать, когда же ему доставят обещанное чудодейственное средство. И действительно, через пару дней он обнаружил в почтовом ящике небольшой конверт. Разочарованный его неказистым видом, курильщик вскрыл его. В конверте оказалась обычная открытка, на которой было написано следующее: «Мгновенный и безотказный способ бросить курить: первое – никогда не покупайте сигарет, второе – никогда не просите сигареты у других».

Мораль приведенной истории в том, что мы можем сколько угодно говорить, что хотим измениться, но необходимо быть готовыми что-то для этого предпринять.

Иногда консультанты назначают в группе роли: генератора идей, координатора, критика, интерпретатора, финалиста – для того чтобы упорядочить процесс поиска решения. Но практика показывает, что это работает плохо (видимо, в силу сложности точного распределения ролей и малого времени совместной работы в группе).

Безусловно, следует использовать природные качества членов группы (критиков, генераторов идей и т. д.), но проявляется это лучше без принуждения.

Следует дать группе возможность проявить весь свой потенциал и только затем помочь ей выработать правила групповой работы и вести дальше.

Очень хорошо активизирует работу визуализация процесса: использование схем, рисунков, графиков.

В своей работе группа зачастую подходит к критической черте, за которой начинает нарастать усталость, стремление идти по простому пути и мыслить стереотипами; полученное решение кажется трудновыполнимым. В данном случае консультанту важно почувствовать ситуацию и найти прием, активизирующий процесс.

Если все же работа заходит в тупик, необходимо устроить конференцию идей каждого участника после 20 минут индивидуальной работы. Если время поджимает, можно объявить активную паузу для индивидуального обдумывания в течение одной минуты.

Таким образом, активизация мышления в группе проявляется во взаимной интерпретации, схематическом изображении обсуждаемых проблем, в синектике, групповой рефлексии и во временном разделении группы.

Работа по содержанию заключается, во-первых, в том, что консультант всегда приносит в группу новые научные знания. Это происходит как в результате реализации самой методики групповой работы, так и в процессе проведения небольших информационных сообщений.

Во-вторых, задача консультанта – вносить новую информацию в виде анализа того фактического материала, который получен им от организации-заказчика.

В-третьих, консультант во время групповой работы дает комментарии по конкретному поводу. Проводя аналогии между опытом других организаций и сутью обсуждаемых проблем, он обогащает работу по содержанию.

Наконец, консультант предлагает собственные идеи по решению рассматриваемых проблем.

Для улучшения рассмотренных факторов групповой работы необходимо после непродолжительного начала провести деловую игру, раскрывающую основные особенности работы в группе. Очень важно осуществить разбор результатов игры таким образом, чтобы рефлексия участников позволила им выработать для себя определенные правила, которые целесообразно обсудить и принять как минимум на период проведения групповой работы.

15.2. Межгрупповая работа в поиске решения проблем

Стадии разработки систем:

1) бешеный энтузиазм;

2) крушение иллюзий;

3) полнейшая неразбериха;

4) поиск виновных;

5) наказание невинных;

6) премирование непричастных.

Законы Мерфи

Эту работу целесообразно проводить сразу после получения результата от организационной диагностики.

Потребность в проведении подобного рода групповых работ обусловлена следующими соображениями:

• решение, выработанное теми людьми, которые будут его внедрять, внедряется легче, так как воспринимается как свое;

• по качеству групповое решение всегда выше решения индивидуального;

• работа в группе позволяет снять имеющуюся позиционность руководителей организации.

По оценке А.И. Пригожина, эффективность применения межгрупповой работы объясняется четырьмя главными факторами:

«1) эффект форума, т. е. особая многосторонняя и неранговая представительность участников, не совпадающая с принятыми принципами формирования состава участников совещаний;

2) эффект резиденциальности, т. е. объединение участников общим, относительно изолированным местом жизни и работы (обычно за городом, где жилые и рабочие помещения находятся в одном здании или рядом), что продлевает ее за рамки рабочего дня, дает возможность неформального общения;

3) эффект обмена, т. е. демонстрация и осознание участниками позиций, целей и мотивов друг друга;

4) эффект методики, т. е. активизирующее и направляющее воздействие методического аппарата организаторов групповой работы и консультанта.

Кроме того, эффективность такого подхода заключается в получении многократных результата и продукта:

• разработке конкретных рекомендаций по решению актуальной задачи;

• выработке у участников навыков сотрудничества и коллективного решения общих проблем;

• ролевом развитии участников, повышении их способности к более инициативному выполнению своих функций, а также принятию на себя новых;

• преодолении обычной позиционности и создании другой, основанной на межгрупповой конкуренции».[67]

В процессе подготовки к групповой работе важно, чтобы позиционности были равномерно распределены между подгруппами, на которые разбивается большая группа участников работы. Кроме того, подгруппы должны быть равноценными по активности и компетентности ее членов (полезно провести тестирование участников диагностического семинара). Результаты тестирования позволяют более обоснованно сформировать равновесные по потенциалу подгруппы. Оптимальной можно назвать подгруппу, состоящую из пяти человек, при этом желательно, чтобы таких подгрупп было три-четыре.

Работа проводится чаще всего в форме выездного семинара, вдали от родственников и телефонов. Продолжительность его – от трех до шести дней. Работа в подгруппах чередуется с работой всех вместе в полной группе на пленарном заседании.

Вся групповая работа на семинаре по форме напоминает большую деловую игру, а по содержанию является напряженной исследовательской работой, в ходе которой используются специальные упражнения, направленные как на активизацию творческого мышления, так и на расслабление и отдых участников.

Общий алгоритм работы выглядит следующим образом:

1) анализ ситуации и уточнение позиционности подгрупп;

2) уточнение проблем (переформулирование и дополнение списка, исключение отдельных проблем и объединение двух и более);

3) структуризация проблемного поля и определения корневой проблемы;

4) выработка решения корневой проблемы;

5) разработка программы реализации выработанного решения.

15.3. Интерактивные игры

Игра – механизм аккумуляции и передачи коллективного опыта, причем главным в этом механизме является сам процесс деятельности ее участников, поэтому важным является не только распределение ролей и определение правил игровых действий, но и моделирование игрового процесса и сопутствующего ему эмоционального напряжения.

Ведущим компонентом игры является роль и ее принятие. Игровые действия могут задаваться сценарием, ведущим игру, нормативными документами или формируются самими игроками. Моделирование, которое по определенным правилам систематизирует всю конструкцию игры, обеспечивает замену реальных ситуаций искусственно сконструированными поведенческими образцами.

Интерактивные[68] игры основаны на активном, эмоционально окрашенном общении участников друг с другом и консультантом.

К интерактивным относят прежде всего имитационные, организационно-деятельностные и деловые игры. Классификация интерактивных игр приведена в табл. 15.1.

Таблица 15.1

Параметры интерактивных игр

В имитационных играх игровая система отличается от ее реального аналога тремя основными условиями:

1) реальные должности работников организации заменяются исполнителями ролей этих работников;

2) реальная информация об организации заменяется псевдореальной, получаемой с помощью имитации реальных процессов (в этом заключается имитационный аспект рассматриваемых моделей);

3) сжимается масштаб времени и упрощается организационная структура (в этом заключается экспериментальный характер игровых моделей).

Игра включает в себя следующие основные элементы:

• игроки;

• эксперты;

• организаторы;

• материал по изучаемой проблеме;

• экспериментальная ситуация; которую образует игровая обстановка (имитационная модель среды);

• сценарий и регламент игры.

Деятельность по поводу игры обычно включает в себя:

• обсуждение и заполнение анкет по изучаемым в имитационной игре проблемам;

• послеигровую дискуссию;

• обобщение и анализ полученной экспертной информации;

• обсуждение ситуации и обмен информацией по проблемам между игроками и участниками и организаторами игры (рефлексия).[69]

Организационно-деятельностные игры (ОДИ) предназначены для решения значимых социально-экономических проблем, когда требуется объединение усилий специалистов различного профиля для выработки нестандартных решений.

Специфика ОДИ заключается в том, что каждый из их руководителей решает в первую очередь свою задачу:

• руководитель-исследователь стремится получить решение поставленной проблемы;

• руководитель-организатор – обеспечить коллективную деятельность участников;

• психолог – наладить межличностное и межгрупповое общение играющих.

Началу игры предшествует предыгровой этап, который длится иногда несколько месяцев и включает в себя организационную диагностику исследуемой системы. Параллельно формируется количественный и качественный состав каждой игровой команды (в каждую играющую группу включаются два-три человека от руководства игры для ее координации, обеспечения творческой атмосферы, управления конфликтными ситуациями, обеспечения групповой динамики).

Игра начинается с ввода участников посредством ориентирования игроков на цели, их психологической подготовки к мобилизации творческого потенциала участников игры.

В качестве инструментов активизации творческого мышления используются следующие приемы, методы и техники:

• провоцирование острого конфликта мнений в режиме жесткой полемики;

• использование шуток, игровых заданий, разнообразных конкурсов, вызывающих как отрицательные, так и положительные эмоции;

• переход от автономной работы групп к пленарным, клубным и другим формам взаимодействия.

К признакам ОДИ относятся следующие характеристики:

1) игры подобного рода отличаются продолжительностью от нескольких дней до нескольких недель при участии большого коллектива играющих (50 и более);

2) в игре моделируется деятельность участников по решению проблем управления на основе информации о состоянии реального объекта;

3) роли в игре условны и объединены общей целью, достижение которой требует коллективной деятельности по выработке решений;

4) управление эмоциональным напряжением участников игры обеспечивается специальными игротехническими средствами, при этом система оценивания деятельности участников игры зачастую отсутствует;

5) последействия принятых решений в игре не прослеживаются и поэтому не используются для коррекции.

В деловой игре, как отмечает В.Я. Платов,[70] синтезируются характеристические признаки метода анализа конкретных ситуаций, игрового проектирования и ситуационно-ролевых игр. Поэтому игра строится на моделировании объекта управления, но для принятия решений в ней обязательно должны быть и должностные, и игровые роли, а также необходимо игровое проектирование решений и взаимодействие участников.

В таких играх выделен аспект инструментального обучения участников и в то же время по сравнению с реальностью в большей степени формализован и минимизирован межличностный аспект. Поэтому, хотя деловые игры по основному замыслу преследуют задачу «погружения» участника игры в реальную практику для столкновения его с действительностью, игровая имитационная модель по своей природе эту задачу упрощает, главным образом в направлении придания статичности межличностным и деловым отношениям, что искажает реальную действительность.

Часть 5

Обратная связь между решением и проблемой

Глава 16. Выбор решения проблем

Талант руководителя состоит в том, чтобы быстро принять решение и найти человека, который сделает всю работу.

Дж. Г. Поллард

16.1. Оценка решений

С годами из двух зол выбираешь все меньшее и меньшее.

Семен Альтов

Сам по себе выбор предполагает наличие альтернатив. Отчасти поэтому принятие решений нельзя считать полным и системным, если на предыдущем этапе генерирования идей получено только одно решение, что исключает процедуру выбора.

Более того, если начальник нам поручил разработать решение и мы, разработав его, приносим только один вариант, то ставим его тем самым в сложное положение, так как лишаем права выбора и вообще выводим из процедуры принятия решения. Если он с нашим вариантом соглашается, то возникает вопрос: зачем он нужен как руководитель. А если не соглашается, то, значит, мы не справились с заданием. И первый, и второй варианты для исполнителя создают ситуацию проигрыша, поэтому решения должны быть многовариантными.

Выбор начинается с процесса оценивания идей, который сводится к тому, чтобы в отношении каждой идеи рассмотреть все плюсы и минусы. При этом допускается комбинировать и видоизменять идеи, а также улучшать их и совершенствовать.

В связи со сложностью выбора используется принцип последовательного уменьшения неопределенности, заключающийся в постепенном сужении множества решений. Множество альтернативных решений сужается до множества допустимых на основе учета ограничений. Приемлемыми, или допустимыми, называются решения, удовлетворяющие множеству критериев (ограничений). Примером может служить детская задачка о том, как перевезти на другой берег реки волка, козу и кочан капусты, если за одну поездку можно перевезти только одного из них. После некоторых умозаключений решение по заданным критериям все-таки находится: вначале следует перевезти козу (волк и капуста остаются), затем перевезти волка, а козу опять вернуть на противоположный берег, затем перевезти капусту (волк и капуста снова вместе) и последним рейсом – козу.

Существуют различные способы оценки решений, так или иначе связанных с определением и сравнением их относительной ценности. Иногда на принятие решений в различной степени влияют субъективные ценности, которые необходимо учитывать, но лишь как часть оценки вариантов решения.

Процесс оценки можно разделить на пять этапов.

1. Определение «идеального» решения.

2. Исключение неосуществимых решений (тех, которые не соответствуют ограничениям).

3. Оценка оставшихся решений в сравнении с требуемыми результатами.

4. Оценка рисков, связанных с «наилучшим» решением.

5. Принятие решения.

Определение идеального решения осуществляется с точки зрения способа и степени достижения поставленных целей. Для оценки решений нужно создать модель идеального решения и на ее основе измерить варианты. При этом необходимо учесть требуемые результаты и ограничения, которым необходимо соответствовать. Пример приведем из теории решения изобретательских задач (ТРИЗ)[71] в сочетании с задачей о повышении эффективности деятельности организации за счет внесения инновационных перемен.

В ТРИЗ есть такая категория: идеальный конечный результат (ИКР). С точки зрения стратегических изменений текущая эффективность должна снижаться в случае реализации стратегии, что связано с ростом затрат (изменения сопровождаются издержками) и снижением результативности в силу разрушения некоторых вертикальных и горизонтальных отлаженных и устоявшихся связей. Поэтому ИКР в данном случае таков: начинаем вносить изменения, и эффективность начинает расти. Поэтому внесение изменений должно сопровождаться механизмами, компенсирующими потери от изменений.

Результаты включают в себя выгоды, необходимые с точки зрения цели, а также успешность преодоления препятствий и обеспечение того, чтобы решение было принято другими людьми. Когда необходимо одобрение решения другими, нужно перечислить факторы, которые сделают его приемлемым. Ограничения обычно определяются как лимиты ресурсов (информации, людей, денег, материалов, времени), минимально приемлемые результаты и максимально допустимый ущерб.

Ресурсы могут быть ограничены тем, что имеется в наличии, или тем, что оправданно применительно к проблеме. Так, например, в задаче о волке, козе и капусте мы ограничены только одним местом в лодке, а перевезти на другой берег надо всех.

Минимально приемлемые результаты могут быть выражены в абсолютных или относительных величинах. Например, при выделенном бюджете на рекламу мы должны обеспечить прирост доли рынка не менее чем на 1,2 % в текущем году.

Максимально допустимый ущерб определяется с точки зрения неприемлемой стоимости ресурсов и нежелательных побочных эффектов. Компоненты оценки решений приведены на рис. 16.1.

Другие факторы также могут представлять ограничение, например политика организации в части взаимодействия с местными органами власти и т. п. Часто бывает трудно сделать выбор между решениями, имеющими различные недостатки и обеспечивающими получение требуемых результатов в разной мере. Для того чтобы справиться с такой ситуацией, можно присвоить баллы каждому требуемому результату в соответствии с его относительной ценностью. Для этого выбирается наиболее важный результат, которому произвольно присваивается какое-нибудь значение (например, пять), и затем в соответствии с этим стандартом происходит ранжирование всех остальных результатов.

Определение относительной ценности результатов и недостатков иногда оказывается трудным и может потребовать обсуждения в группе, чтобы обеспечить объективную и взвешенную оценку ценностей.

Решения не всегда принимаются путем выбора оптимального соотношения всех критериев эффективности. В определенных ситуациях вместо этого можно применять изложенные ниже стратегии.

• Выбрать любое решение, позволяющее достичь минимального набора требований. Эта стратегия используется при отсутствии достаточного времени или информации для подробной или полной оценки.

• Отдать предпочтение одному конкретному критерию оценки, например нанять человека, умеющего лучше всех общаться по телефону. Эта стратегия используется, если один критерий наиболее значим и имеется достаточно времени или информации для полной оценки решения.

• Отдать предпочтение решениям, имеющим минимальный недостаток с точки зрения определенного критерия, например купить модель популярного автомобиля, который демонстрирует минимальный износ.[72]

На этапе исключения неосуществимых решений следует изучить каждое решение по очереди и отбросить не соответствующие принятым ограничениям. Иногда требуется модифицировать решение, которое в противном случае было бы неприемлемым, так, чтобы оно соответствовало ограничениям и его можно было бы оценить позже. Одним из примеров на сей счет является байка о линкоре, приведенная в книге Стивена Кови.

«Два линкора, приписанных к учебной эскадре, выйдя на маневры, были застигнуты штормом и провели несколько дней в открытом море. Я служил на головном корабле и с наступлением темноты нес вахту на мостике. Из-за клочьев тумана видимость была препаршивой, так что капитан не сходил с мостика, лично руководя нашей деятельностью. Вскоре после наступления сумерек дозорный доложил:

– Справа по курсу корабля огонь.

– Неподвижный или смещающийся к корме?

– Неподвижный, сэр, – ответил дозорный, что означало: «Ситуация чревата столкновением».

Капитан крикнул сигнальщику:

– Передайте: «Есть опасность столкновения. Рекомендую вам изменить курс на двадцать градусов».

Последовал ответ: «Рекомендую вам изменить курс на 20 градусов».

Капитан приказал передать: «Я – капитан. Требую изменения курса на 20 градусов».

Ответ был: «Я – моряк второго класса. Смените курс на 20 градусов».

Капитан весь кипел от возмущения.

– Передайте, – он словно выплевывал слова, – я линкор. Смена курса 20 градусов!

В ответ просигналили: «Я маяк».

Мы сменили курс».[73]

Оценка оставшихся решений осуществляется для того, чтобы понять, насколько они способствуют получению требуемых результатов. Наилучшему соответствию по каждому измерению присваивается произвольное значение (например, 10), а остальные оцениваются относительно этого стандарта. Ценность каждого решения по отношению к желаемым результатам определяется путем умножения степени его соответствия на относительную ценность каждого результата. Недостатки каждого решения ранжируются отдельно, и им присваивается отрицательное значение. «Наилучшим» из оставшихся является то решение, которое наберет в сумме наибольшее число баллов.

Оценка рисков выполняется по отношению к тому решению, которое имеет наилучшее соотношение преимуществ и недостатков. Следует оценить возможные риски, связанные с этим решением: приемлемы ли они и можно ли их минимизировать? Пример рискованного решения, которое было лучшим, содержится в истории об Эрнандо Кортесе и его походе на Теночтитлан (город в Северной Америке, который впоследствии стал называться Мехико-Сити) в сопровождении 500 солдат через 200 миль джунглей и болот.[74] Основная масса «первооткрывателей новых земель» не желала подвергать себя испытаниям и хотела вернуться на Кубу к привычным занятиям. Кортес принял смелое и неожиданное решение: он приказал сжечь все свои корабли, чтобы у солдат не было пути к отступлению. Им оставалось сражаться или умереть. Экспедиция завершилась победой Кортеса.

Для оценки следует ответить на вопрос: «Что могло бы пойти «неправильно», какова вероятность того, что это произойдет, и насколько серьезными могут быть последствия?»

Полезно построить сценарии возможного развития событий и рассмотреть, что случится, если реализация решения пойдет не по плану.

Если риски, связанные с выбранным решением, окажутся неприемлемыми и неизбежными, от них следует отказаться и оценить с точки зрения рисков решение, набравшее максимальное число баллов после выбранного ранее. Этот процесс должен продолжаться, пока не будет найдено полностью приемлемое решение!

Принятие решения основано на обозначенной выше методичности и тщательности в оценке, но оно еще должно быть «одобрено» подсознанием лица, принимающего решение.

Если внутренний голос подсказывает: «Что-то здесь не так», – то надо продолжать поиск.

16.2. Выбор решения

Выбирай, сказали ему: богатство или ум? Как умный человек, он выбрал богатство.

Мечислав Шарган

Важно помнить, что не обязательно выбирать одно из предложенных решений. Самое эффективное решение может объединять два или три варианта или быть измененной формой одного из них. Именно так поступает опытный руководитель, проводя совещание, посвященное конкретной проблеме. Он выслушивает решения специалистов-экспертов, а затем, подводя итог, берет все рациональное и иррациональное из высказываний коллег и формулирует окончательное решение.

То есть независимо от силы вариантов решения окончательный вариант должен учитывать лучшие предложения. Решение должно быть системным и обладать потенциалом синергии.

При выборе варианта следует руководствоваться заранее определенными целями и критериями.

Реализация процедур выбора решений требует специального информационного, правового, организационного и экономического обоснования. Все перечисленные виды обоснования жестко взаимосвязаны и в совокупности составляют систему выбора и поддержки решений.

Системы правил, которыми руководствуются в процессе выбора решений, можно разделить на две группы:

1) алгоритмические стратегии выбора;

2) эвристические стратегии выбора.

ЛПР, как правило, склоняются к поведению, которое можно назвать удовлетворяющим, а не максимизирующим из-за сложности выбора решений. Поэтому решения чаще всего выбираются из числа приемлемых, но не обязательно наилучших из числа возможных.

Повышение эффективности управления организацией тесно связано с ростом эффективности управленческих решений на всех уровнях иерархии. Так как управленческое решение направлено на повышение эффективности деятельности организации, то в силу этого именно эффективность производства материальных благ должна являться мерой эффективности принимаемых управленческих решений.

В общем случае эффективность системы управления можно определить через результаты функционирования управляемого объекта. Результаты же определяются с учетом степени достижения поставленной цели: объемов производства товаров или услуг, производительности труда, объемов продаж, полученной прибыли, уровня рентабельности и т. п.

Однако такой метод, несмотря на его логическую обоснованность и простоту, имеет и серьезные недостатки. Во-первых, эффективность управления связывается только с эффективностью производства. Между тем возможно достижение одинаковых результатов и при разных уровнях организации управления. Поэтому оценить указанным способом эффективность каждой конкретной системы управления, а также ее подразделения и отдельных работников нереально. Во-вторых, при таком подходе не учитывается фактор времени – определенный временной лаг между управляющим воздействием и его результатом, так как решение может быть принято при одном руководителе, а результат, проявившийся через некоторое время, будет использован другим.

Оценивая непосредственные результаты деятельности управляющей системы, необходимо исходить из того, что управление есть определенное производство, продуктом труда в котором является управленческое решение. Таким образом, при оценке эффективности принимаемых решений оценивается и эффективность управляющей системы в целом.

Нельзя изолированно рассматривать эффективность управленческого решения и его реализацию. Это связано с тем, что эффективность решения заключается не столько в его абсолютной правильности, сколько в том, что, будучи реализовано последовательно и в срок, оно достигнет поставленной цели. Следовательно, эффективность управленческих решений зависит как от качества самих решений, так и от качества их осуществления.

Эффективность управленческих решений испытывает воздействие множества факторов технического, организационного, экономического и социально-психологического характера, влияние которых неоднозначно и проявляется на разных стадиях процесса разработки и реализации решений.

Основными из них являются следующие:

• мотивация исполнителей;

• степень информированности ЛПР;

• компетентность и опыт работы ЛПР;

• уровень коллегиальности в процессе разработки решения;

• удельный вес контролируемых решений;

• характер и степень ответственности руководителей за результаты решения;

• степень непосредственного участия руководителей и специалистов, разрабатывавших решение, в его реализации.

Одни и те же цели могут быть достигнуты при разной величине затрат, поэтому основным критерием эффективности решения является отношение полученного в результате его реализации эффекта, выраженного показателем степени достижения цели, к величине затрат на разработку решения и его осуществление. В таких ситуациях одним из наиболее часто применяемых методов оценки эффективности решения является метод «затраты – прибыль», при котором эффективность количественно характеризуется получаемой прибылью на единицу затрат, где под «прибылью» понимается некоторая совокупность критериев, характеризующих то или иное решение. К таким критериям могут быть отнесены как объективные показатели, например потоки платежей, срок окупаемости, рентабельность, объем производства и другие, так и субъективные оценки, например социальная значимость деятельности, репутация организации и т. п.

Разумное изменение ранее сформулированных целей существенно повышает эффективность решения, которое направлено на устранение проблемы. В общем случае это реализуется за счет использования более эффективных средств достижения результата, но нередко положительный итог всей работы получается благодаря изменению ориентиров работы организации. Для получения качественного решения используется повторяющийся цикл формулирования проблемы, выбора конечных целей, разработки путей их достижения, оценки их эффективности, экспериментальной проверки, уточнения конечных целей, разработки новых вариантов решения и т. д.

Другими словами, принципиально допустимо возвращение с любого этапа процесса подготовки, принятия и реализации решения к предыдущим этапам, т. е. работа с управленческим решением должна идти в итеративном режиме.

Естественно, условия реальной деятельности, специфика сложившейся ситуации и т. д. могут не позволить провести необходимые итерации. Поэтому в ходе работы следует проявлять гибкость, а при возникновении новых факторов производить переоценку полученных результатов. В некоторых случаях необходимо изменение идей, лежащих в основе решения. Недопустимо постоянно изменять цели, пути и средства их достижения, так как это мешает четкой ориентации деятельности организации. Но так же опасно и формальное отношение к поставленной задаче и настойчивое стремление решить ее с помощью ранее выбранных средств вопреки реальному ходу событий.

Среди других возможностей достижения высокой эффективности деятельности можно выделить повышение эффективности процесса разработки решения, формирование корпоративной культуры, оптимизацию структуры организации и т. д.

Результативность деятельности организации может повышаться при некотором разумном параллелизме в работе или дублировании работ, которые, однако, требуют определенных дополнительных человеческих, ресурсных и временных возможностей. Искать эти возможности и ресурсы, а также не концентрировать их на единственной работе и единственном направлении целесообразно в случае, если «рассредоточение» сил позволяет получить многообразие идей и потенциально перспективных направлений будущей работы.

Примером служит работа комитетов и комиссий или групповая работа в процессе проведения резиденциального семинара по разработке стратегии развития организации, когда большая группа главных специалистов (приблизительно 25 человек) разделяется на подгруппы по пятеро-шестеро, и подгруппы работают параллельно над решением задач по каждому этапу совместной работы. Результаты наработок подгрупп докладываются всей группе по завершению каждого этапа, что позволяет всесторонне рассмотреть проблемы и найти более сильное решение.

Рассмотрим общие рекомендации психологического и социального характера, следование которым обеспечит проведение эффективного менеджмента. Руководитель организации способствует достижению ее целей, если действует следующим образом:

• при постановке задачи концентрирует внимание коллектива на работе, а не на взаимоотношениях внутри коллектива;

• следуя генеральной линии в деятельности организации, избегает грубого навязывания собственного мнения сотрудникам;

• побуждает всех членов коллектива, включая и оппозиционную часть, участвовать в обсуждении общих задач, создает атмосферу, благоприятствующую свободному высказыванию всеми сотрудниками собственного мнения, не связанного с межличностными отношениями;

• использует текущие, промежуточные, успешные результаты для создания благоприятной рабочей атмосферы в коллективе;

• мотивирует коллектив полностью использовать полученные результаты в дальнейшей работе, побуждает сотрудников принимать решения, адекватные этим результатам;

• избегает преждевременного принятия решений, когда еще не ясно, в чем состоит проблема;

• стимулирует переход организации к более сложным и масштабным делам с учетом реальных возможностей организации.

Реальная возможность повысить эффективность заключается в поиске решений, которые лишь достаточно близки оптимальным, но таковыми не являются. Подобный подход обеспечивает экономию времени, а значит, дает возможность опередить конкурентов, предлагая вполне достойный товар, которого у тех еще нет. Наконец, еще один важный источник повышения эффективности работ – так называемый человеческий фактор. Эффективность осуществления решения повышается, если оно признается теми, кто его осуществляет, и теми, кого оно затрагивает.

Действительно, опыт передовых и успешно работающих организаций свидетельствует о большом значении для работников не только материального вознаграждения, но и поощрительных нематериальных стимулов. Это обстоятельство важно потому, что положительное воздействие обычно вызывает изменения поведения в желательном направлении. Негативное же в виде угрозы каких-либо санкций изменяет поведение людей, но зачастую непредсказуемым и нежелательным образом.

Также одним из важных факторов эффективности работы организации является атмосфера в коллективе. При наличии духа здорового соревнования, взаимной поддержки и причастности каждого сотрудника к общему успеху результаты работы улучшаются. И наоборот, обстановка соперничества, непрерывной конкуренции, борьбы «за место под солнцем» влечет за собой нервозность и сложность во взаимоотношениях и объективные потери в результативности работы. Необходима определенная программа, объединяющая коллектив. Такая программа создает условия для того, чтобы каждый работник имел определенное место и роль, а нездоровое соперничество сходило на нет.

Эффективность всегда находится в основе формирования и достижения необходимых показателей и является многогранным понятием, если учесть, что слово «эффект» означает впечатление, производимое кем-либо на кого-либо. Такое впечатление может иметь различную окраску (организационную, экономическую, социальную, технологическую, психологическую, правовую, экологическую и т. д.). Эффект же чаще сравнивается с затратами в сопоставимых понятиях, а затем анализируется эффективность какого-либо процесса или явления. Эффективность может быть как положительной, так и отрицательной.

Существует много видов эффективности. Один ее вид может изменяться за счет другого или частично его компенсировать. Результирующая эффективность представляет собой комплекс всех видов эффективности.

Организационная эффективность управленческого решения – результат достижения организационных целей за счет уменьшения усилий, а также числа работников или времени.

Экономическая эффективность управленческого решения характеризуется соотношением стоимости прибавочного продукта, полученного за счет реализации конкретного управленческого решения и затрат на его подготовку и реализацию. Прибавочный продукт может быть представлен в виде прибыли, снижения затрат, увеличения производительности, получения кредитов и т. д.

Технологическая эффективность управленческого решения – результат достижения отраслевого, национального или мирового технологического уровня производства, запланированного в бизнес-плане, за более короткое время или меньшими финансовыми затратами.

Социальная эффективность управленческого решения рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и компании за более короткое время, меньшим числом работников и меньшими финансовыми затратами.

Психологическая эффективность управленческого решения связана с достижением психологических целей для большего числа работников или населения за более короткое время, меньшим числом работников или меньшими психологическими затратами.

Правовая эффективность управленческого решения оценивается степенью достижения правовых целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или меньшими финансовыми затратами.

Экологическая эффективность управленческого решения представляет собой результат достижения экологических целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или меньшими финансовыми затратами.

Эффективность управленческого решения можно разделить по уровням ее разработки и реализации, а также охвату людей и компаний. Существует эффективность управленческого решения на уровне производства и управления компании, группы компаний, отрасли, региона, страны.

Система количественных и качественных оценок на базе реальных показателей, норм и стандартов осуществляет управление эффективностью управленческого решения. Эффективность управленческого решения может проявляться в различных направлениях деятельности организации.

Важная особенность управленческого решения как продукции управленческой деятельности – его нематериальная сущность.

Классическое соотношение, позволяющее оценить экономическую эффективность (ЭЗ), имеет следующий вид:

(16.1)

Представленное в виде информации управленческое решение формирует условия для создания продукции, информации или знания. Более того, до конкретной его реализации проходит еще много операций управления и производства, каждая из которых может оказать как положительное, так и отрицательное влияние на конечный результат. Следовательно, прибыль от реализации управленческого решения рассчитать затруднительно, затраты же на подготовку и реализацию управленческого решения можно легко представить по калькуляции затрат.

Положительный экономический эффект от управленческого решения влияет на положительный экономический эффект от производства и реализации продукции. Наиболее известные методы оценки экономического эффекта представлены ниже:

• косвенный метод сопоставления различных вариантов;

• метод по конечным результатам;

• метод по непосредственным результатам деятельности.

Эти методы дают оценочные результаты в некотором диапазоне, не претендуя на строгую точность.

1. Косвенный метод сопоставления различных вариантов основан на сравнении экономических показателей конечной продукции, полученных от реализации двух управленческих решений при одинаковом характере производства продукции. Он позволяет использовать рыночную стоимость произведенной продукции и затраты на ее производство вместо рыночной стоимости управленческого решения.

Экономическая эффективность рассчитывается следующим образом:

(16.2)

где К – коэффициент пропорциональности, учитывающий долю эффективности, приходящейся на управленческое решение (обычно К = 0,4–0,5);

П_1(П_2) – прибыль от реализации продукции при первом (втором) варианте управленческого решения;

З_1(З_2) – затраты на производство продукции при первом (втором) варианте управленческого решения.

2. Метод по конечным результатам связан с расчетом эффективности производства в целом и выделении из нее фиксированной (статистически обоснованной) части (К = 0,2–0,3):

(16.3)

Он целесообразен для руководителей организации, так как позволяет обоснованно выделить средства для поощрения работников аппарата управления в связи с полученной прибылью.

3. Метод по непосредственным результатам деятельности связан с оценкой непосредственного эффекта от управленческого решения при достижении целей, реализации функций, методов и др. Основные параметры здесь – временные, ресурсные, финансовые и другие стандарты.

Оценка осуществляется по каждому ресурсу (), исходя из следующего соотношения:

(16.4)

где Сi  – стандарт (норма) на использование (трату) i-го ресурса для подготовки и реализации управленческого решения;

Pi  – реальное использование (затраты) i-го ресурса для подготовки и реализации управленческого решения (i = 1 – m).

Таким образом, эффективность организации в целом складывается из эффективности управленческого решения, эффективности продукции, способности компании к производству новой продукции, безупречной репутации среди поставщиков, контрагентов и клиентов. Эффективность управленческого решения представлена в каждом виде эффективности и является их важной составляющей.

Эффективность управленческого решения представляет собой частное от деления нового ресурса или прироста старого ресурса в результате процесса подготовки или реализации управленческого решения в организации и затрат на этот процесс. Среди ресурсов выделяются новые подразделения организации, финансы, материалы, здоровье персонала, организация труда и др. В качестве издержек – старые подразделения, персонал, финансы и др. Степень удовлетворения потребностей и интересов человека, коллектива и организации в целом является важной частью каждого вида эффективности, в том числе и эффективности операций.

Отдельного рассмотрения требуют факторы, влияющие на эффективность стратегического управленческого решения.

На рисунке 16.2 представлены факторы, прямо влияющие на качество стратегии и, как следствие, на ее эффективность.

Факторы сгруппированы по этапам разработки и представляют собой по большей части управляемые параметры процесса разработки стратегического управленческого решения (РСУР). Особое внимание необходимо уделить такому параметру, как обеспечение информационной безопасности, так как утечка информации в конкурирующую организацию представляет собой потенциальную угрозу.

После выбора решения, прежде чем его внедрять, целесообразно получить одобрение тех лиц, на кого оно окажет влияние, и тех, кто будет участвовать в его реализации. Одобрение следует получить даже в том случае, если в этом нет необходимости. Оно связано с целым рядом факторов, отраженных на рис. 16.3, из которого следует, что презентация подобного рода требует специфической подготовки и ресурсов.

16.3. Разработка плана действий

Планирование – все. План – ничто.

Дуайт Эйзенхауэр

На этом этапе определяется, как будет реализовано принятое решение. Все детали плана участники процесса принятия решения должны согласовать. Для этого необходимо наметить путь, перечислить все, что необходимо сделать, распределить ответственность, а также выполнить тестирование в малом масштабе.

План описывает последовательность действий, ведущих к достижению целей. Если проблема сложна, необходимо разработать подробный план.

Запланированные действия нужно задать полно и точно, в противном случае ожидаемых результатов достичь не удастся. Для этого необходимо обозначить конечную и промежуточные цели, определить адекватные им действия и их последовательность. Важно определить в измеримых величинах, что явится успешным результатом каждого из действий, и включить эти детали в план.

Действия могут совершаться последовательно или параллельно. Разумно использовать диаграмму (график) для представления последовательности действий и их вклада в достижение конечной цели. Это помогает показать согласование различных действий и выявить области возможных конфликтов. Действия должны быть подогнаны друг к другу максимально плотно для предотвращения потерь ресурсов, при этом необходимо предусмотреть некоторый запас времени для наложения их друг на друга.

Планирование создает основу для контроля и управления. Одним из элементов планирования выступает процесс определения опорных (реперных) точек реализации решения, которые помогают не сбиться с выбранного направления по достижению поставленной цели. Кроме того, опорные точки позволяют выделить стадии работ, что, в свою очередь, помогает определению их содержания.

Подразделение реализации на стадии позволяет разделить крупную задачу на более мелкие. Решение мелких задач находится быстрее и легче, а реализация решений протекает под лучшим контролем.

Но для сложных решений линейная структура стадийных планов не подходит, поэтому вводится сетевое планирование.

Преимущество сетевых планов заключается еще и в том, что в них:

• упорядочиваются логически сами работы и отдельные действия;

• для каждой отдельно взятой задачи можно определить и контролировать результаты и затраты ресурсов;

• могут быть выделены планы сроков и издержек;

• заложена основа для промежуточного контроля;

• иерархическое построение задач позволяет рационально распределить обязанности и роли участников процесса реализации решения.

Структурный план разделяет всю работу на отдельные элементы и обозначает связи между ними. Упрощенный пример структурного плана представлен на рисунке 16.4.

Процессуальный план представляет собой дальнейшую разработку и детализацию структурного плана. Для этого элементарные действия структурного плана следует выстроить в логической и временной последовательности. В результате становится ясно: кто, когда и что конкретно должен делать и как отдельные действия зависят друг от друга.

В качестве примера в табл. 16.1 представлена гистограмма процесса написания книги на заданную тему работниками кафедры университета.

Таблица 16.1

Гистограмма процесса по проекту: «Написание книги «Стратегическое развитие вуза»

На практике в случае реализации сложного решения процессуальный план выполняется в виде сетевого. В остальных случаях его можно представить в виде столбиковой диаграммы (гистограммы).

Важный этап в планировании заключается в определении срока реализации решения. График работ лучше всего выстроить в виде таблицы, где отмечается дата начала и окончания работ по решению элементарных задач. Другой вариант отражения сроков выполнения работ может быть представлен гистограммой.

Должно быть определено не только количество необходимых ресурсов, но и их сочетание, а также поставщики и условия поставки этих ресурсов.

При расчете ресурсов важно не допустить их недооценки. Нехватка ресурсов может сорвать реализацию полностью. Иногда приходится адаптировать план действий к ожидаемому наличию ресурсов.

При выработке и оценке своего решения вы рассмотрели зоны риска и возможные побочные эффекты. Вы изменили его, пытаясь минимизировать негативные последствия.

Определение ресурсов, требуемых для выполнения работ, целесообразно выполнить с учетом следующих замечаний:

• данные, полученные на ранних стадиях реализации решения, требуют уточнения по мере приближения к этапу расчета потребных ресурсов;

• метод определения размера ресурсов не может быть единственным, а должен позволять проводить встречную проверку;

• используемая для расчетов информация всегда не полна и не может быть абсолютно точной;

• необходимо учитывать временные издержки на подготовку и проведение рабочих заседаний по работе над реализацией решения;

• планировать необходимо с запасом (например, между окончанием одной работы и началом другой оставлять в запасе один-два дня);

• примерно 5 % потребных ресурсов могут быть списаны на непредвиденный простой в силу многофакторности внешней среды и изменений внутренней среды самой организации;

• в ходе работы расчеты будут периодически корректироваться.

Планирование издержек в управлении процессом реализации решения проявляется в составлении сметы, которая позволяет:

• включить издержки в бюджет организации в целом;

• оценить альтернативные варианты реализации решений;

• дать представление об эффективности процесса реализации;

• оценить динамику самого процесса;

• сформировать сценарные варианты реализации решения.

Нужно определить вероятность наступления негативных событий, связанных с реализацией намеченного плана, и разработать контрмеры. Хотя, как свидетельствуют законы Мерфи, если что-то плохое может произойти, оно непременно произойдет.[75]

Следует выяснить все, что может пойти неправильно, проанализировать детали и оценить последствия:

• если это произойдет, то каковы будут последствия?

• насколько последствия серьезны?

• какова их относительная серьезность?

• какова вероятность того, что это произойдет (низкая, средняя или высокая)?

Необходимо определить, каким образом можно выявить проблемы на самом раннем этапе их проявления, например, путем обнаружения неожиданных колебаний в прогнозируемых событиях. Для прогнозируемых проблем надо разработать контрмеры по устранению причин либо меры по минимизации их последствий.

Следует включить в план наиболее значимые контрмеры для эффективной борьбы с причинами возникновения возможных проблем.

Для реализации решений, протяженных во времени, необходимо указать, как будет осуществляться мониторинг и управление реализацией принятого решения. Необходимо не только реализовывать план, но и принимать надлежащие меры в случае существенных отклонений от него. Для этого необходимо выделить действия, которые требуют контроля и мониторинга, и определить этапы, на которых следует измерять ход реализации решения. Поэтому следует точно указать, достижение каких результатов ожидается на основных этапах плана, а также как и кем будут измеряться полученные результаты.

Полезно заложить меры для мониторинга решения после его реализации, для того чтобы обнаружить любые непредвиденные негативные последствия, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе.

В завершение нужно провести инвентаризацию плана, чтобы убедиться в следующем:

• перечисленные в нем действия позволят достичь как промежуточных, так и конечных целей;

• график реализации решения реален и приспособлен к неожиданным отклонениям;

• оценка ресурсов точна;

• сам план управления реализацией решения позволит следовать намеченному курсу.

Глава 17. Проблемы реализации решений

Обязательно каждый день делайте по одному шагу, и вы сможете добиться всего, чего хотите в этой жизни.

Роберт Кийосаки

17.1. Реализация решений как управление изменениями

Перемены не даются без хлопот, даже если они к лучшему.

Питер Друкер

Практика управления свидетельствует о том, что именно реализация решений является наиболее сложным, трудоемким и длительным этапом, поглощающим основную часть времени и ресурсов в процессе управленческой деятельности. Как когда-то говорил Виктор Степанович Черномырдин, хотели как лучше, а получилось… как всегда.

Сложность реализации заключается в необходимости координировать множество взаимосвязанных, одновременно выполняемых управленческих задач, находящихся на различных стадиях реализации, которые состоят из следующих процедур:

• разработки плана реализации решения;

• управления реализацией;

• контроля выполнения решения;

• оценки результатов реализации.

Основные причины неудач при реализации решений проявляются на среднем уровне управления, который, как правило, не участвует в процессе разработки решения, а поэтому не воспринимает решение «как свое» и испытывает давление со стороны руководства по поводу его реализации. С другой стороны, менеджеры среднего звена управления испытывают давление и со стороны исполнителей, которые сопротивляются переменам, понуждающим их изменять устоявшийся ритм трудовой жизни. Словом, управление изменениями в большей степени происходит именно на среднем уровне управления.

Существуют как минимум три элемента в понятии «управление изменениями»:

1) задача управления изменениями (причина их проведения);

2) область профессиональной деятельности;

3) система знаний (модели, техники, методы и другие инструменты).

Вообще говоря, корректнее речь вести об управлении в условиях изменений, поскольку, как писал один из гуру менеджмента Питер Друкер, переменами управлять нельзя, их можно только опережать.

Бизнес-среда требует постоянного изменения, поэтому перемены становятся нормой деятельности организаций.

По определению, изменения представляют собой движение от одного состояния к другому, от проблемного состояния к желаемому.

При управлении изменениями последовательно решаются три типа задач:

1) трансформации – от проблемного к желаемому (определение расхождения между двумя состояниями);

2) сокращения (определение способов преодоления этих расхождений);

3) применения (применение действий, которые позволяют преодолеть эти расхождения).

С позиций системного подхода любое изменение в организации проводится на двух уровнях: деловом и личностном. В течение долгого времени превалировал организационный (деловой) подход: считалось, что изменение структур и процессов первично, стоит их провести – и изменение индивидуума последует автоматически (рис. 17.1).

Опыт проведения изменений во многих компаниях показал, что организация изменяется настолько кардинально, насколько к этому готовы индивидуумы, ее составляющие.

Как пишет Патрик Диксон, «ключом к пониманию человека следующего тысячелетия может стать слово «устойчивость». Причина этого проста – существующие тенденции являются и выглядят неустойчивыми. Никогда раньше нам не предоставлялась возможность окинуть взглядом целый век – и последствия этого огромны. Столетняя история фотографии и кино позволила сохранить практически все детали нашей жизни. Мы начали век с лошадей и карет, а закончили космическими путешествиями. Мы начали век с книгами из бумаги, а закончили в киберпространстве. Способны ли мы пережить еще сто лет таких же быстрых перемен? А еще тысячу лет?»[76]

То есть в управлении изменениями ключевыми объектами являются люди, поэтому успешность внедрения изменений зависит от отношения к ним сотрудников.

Отталкиваясь от процессного подхода в управлении, рассмотрим структурную схему системы управления изменениями (рис. 17.2).

Как видим, понимание изменений состоит из понимания трех подсистем.

Природа организационных изменений. Мы все постоянно изменяемся в той или иной степени, изменение является неотъемлемой частью социальной и организационной жизни. Причиной изменений могут быть инициатива руководства, давление внешних факторов, внутренние изменения в организации.

Тем не менее общий процесс изменений и управление изменениями является аналогичным и сходным. И именно это фундаментальное сходство процесса изменений вне зависимости от организаций, индустрий, рынков делает управление переменами системной задачей.

Цикл изменений. В самом общем виде процесс изменений по аналогии с моделью американского социолога Курта Левина об относительном постоянстве организма (гомеостазисе) или динамической стабильности можно описать как размораживание – изменения – замораживание.

Говоря о причине изменений, следует отметить, что имеется бесчисленное и постоянно возрастающее множество факторов, требующих постоянных изменений в организации. К ним как минимум можно отнести две группы:

1) внешние: сложные и меняющиеся условия рынка, изменение жизненного цикла продукта, новые технологии, глобализация экономики, возникающие рынки, изменяющиеся ожидания покупателей;

2) внутренние: слияния, поглощения и стратегические союзы, требующие новых подходов к работе, сложная, быстро изменяющаяся организационная среда, необходимость постоянного совершенствования бизнес-процессов, децентрализация ответственности за принятие решений, жесткая конкуренция в области квалифицированного персонала, высокая текучесть кадров.

После понимания сути организационных изменений наступает черед реализации управления ими. Результаты промежуточных оценок при реализации решения могут дать два принципиально отличных восприятия процесса изменений: решение выполняется в соответствии с планом или решение НЕ выполняется в соответствии с планом.

Осознав необходимость изменений, необходимо сформулировать конкретную преследуемую цель проводимых изменений (какие действия на данном участке правильные и как нужно обеспечивать их реализацию в текущих условиях).

Ставя цель изменений, следует учесть четыре элемента эффективного формулирования:

1) глагол действия или достижения;

2) поддающийся измерению результат;

3) издержки (усилия, ресурсы, финансы);

4) дату завершения.

Модель эффективно сформулированной цели изменений:

обеспечить (глагол действия) (результат) путем (усилия, ресурсы, затраты) к (дата).

Пример: обеспечить рост производительности труда в организации на 4 % путем введения бюджетирования производственных участков цеха № 2 в текущем году.

Внедрение. Инициируя изменения, необходимо оценить степень готовности организации к реализации решения, ответив на ряд вопросов.

• Каковы стратегические цели организации? Как с ними соотносятся цели решения? Какова приоритетность решения? Понятны ли задачи сотрудникам? Какова степень их согласия?

• Существует ли координация между сотрудниками (подразделениями), от которых зависит реализация решения?

• Насколько способствуют или мешают решению задач следующие элементы: организационная структура, межфункциональные механизмы, спецификация ролей, области полномочий?

• Имеют ли ключевые сотрудники необходимые знания и навыки? Существует ли кадровый резерв для проведения изменений? Способствуют ли действия лидеров движению организации в избранном направлении?

• Обеспечивают ли системы коммуникации возможность быстро и качественно получать и передавать информацию?

• Измеряется ли прогресс?

• Есть ли система вознаграждения и мотивации за требуемые типы поведения?

• Способствуют ли процедуры и политика корпоративной культуры реализации проекта?

Сопротивление и конфликты требуют поддержки изменений. Например, для введения бюджетирования в цехе № 2 необходимо повысить квалификацию и провести разъяснительную работу среди персонала, а также выполнить соответствующие расчеты.

Необходимым условием реализации изменений является готовность организации к изменениям. Невозможно управлять переменами, если люди не имеют представления, куда они движутся и что должно получиться в итоге.

Следует помнить высказывание Никколо Макиавелли о том, что человек, который предпринимает изменения, наживет себе врагов из числа тех, кто преуспевал при старом порядке, и единственными, на чью поддержку он может рассчитывать, будут те, кто станет преуспевать при новом режиме. Примером служит приход к власти президента В.В. Путина, при котором в России закончилась доминирование власти олигархов. Более того, некоторые из них покинули страну, а дееспособность других стала ограниченной.

С проблемой поддержки изменений на деловом уровне самым тесным образом связано отношение сотрудников к изменениям. Основная трудность даже самого продуманного и спланированного процесса изменений в том, что его будут проводить сотрудники. То есть совокупность людей с различными взглядами, навыками, убеждениями и, главное, интересами.

Если они не вовлечены в процесс перемен, изменения обречены на провал. Три проблемы изменения на личностном уровне при внедрении проектов носят последовательный характер. Люди НЕ видят необходимости изменяться. Даже если они видят необходимость изменяться, они НЕ действуют. Даже если они видят и действуют, они НЕ завершают процесс. Например, когда разрабатывалась стратегия развития Владимирского государственного университета, отдельные деканы сознательно отлынивали от завершающего этапа разработки, опасаясь в групповой работе проявить себя с не лучшей стороны. А когда затем на Ученом совете информация о результатах работы была доведена до всех, именно эти люди больше всех возмущались разработанными решениями.

Конкретные методы оценки успешности происходящих в рамках реализации изменений могут быть самыми различными.

Напомним, что эффективно управлять можно только тем, что организация способна измерить. До тех пор, пока какой-то момент деятельности не измеряется, на него не обращают внимания и его невозможно адекватно контролировать. Причем измерить – означает определить количественно. Соответственно процесс оценки заключается в последовательности: установка показателей – измерения – анализ – коррекция. Примером служит движение автомобиля с определенной скоростью по заданной траектории с учетом имеющихся дорожных знаков. В этом случае установленные показатели отслеживаются визуально (в том числе и по измерительным приборам автомобиля), анализируются нашим сознанием, и мы вносим коррекцию в угол поворота руля, переключаем скорость и давим на педаль газа.

Причем коррекция должна проводиться как в отношении отклонений в фактической реализации от плана, так и в отношении адекватности плана изменений изменяющимся условиям реализации решения. Далее цикл повторяется. Его можно понимать как непрерывную адаптацию и улучшение соответствующих адаптационных способностей.

17.2. Перемены как системная проблема

Изменения, вносимые в новые модели, должны быть настолько привлекательны, чтобы порождать у покупателей неудовлетворенность прошлыми моделями.

Закон Слоуна

Претворение в жизнь организационных изменений можно сравнить с восхождением на неизвестную вершину. Всегда существует вероятность неудачи, но тщательная подготовка и знание ошибок предшественников повышают вероятность успеха.

Стратегические изменения закладывают основу будущих успехов. Процесс проводимых изменений должен получить всестороннюю поддержку во всех сферах деятельности организации, а также с точки зрения кадровой политики, так как в первую очередь ее изменения направлены на достижение стратегических целей, выработанных руководством.

Цель организационных перемен состоит в лучшем осуществлении организационной стратегии, направленной на решение значимых проблем.

Проведение изменений в организации приводит к тому, что в ней создаются условия, необходимые для осуществления выбранной стратегии. Можно выделить пять достаточно устойчивых и отличающихся определенной завершенностью типов изменений.

1. Перестройка организации предполагает ее фундаментальное изменение, затрагивающее миссию и организационную культуру. Данный тип изменения может проводиться, когда организация меняет свою отрасль и, соответственно, меняются ее продукт и место на рынке. В случае перестройки организации возникают самые большие трудности с выполнением стратегии.

2. Радикальное преобразование проводится на стадии выполнения стратегии, если организация не меняет отрасли, но при этом в ней происходят радикальные изменения, вызванные, например, ее слиянием с аналогичной организацией. В этом случае слияние различных культур, появление новых продуктов и новых рынков требуют сильных внутриорганизационных изменений, особенно касающихся организационной структуры.

3. Умеренное преобразование осуществляется, когда организация выходит с новым продуктом на рынок и пытается получить для него покупателей. В этом случае изменения затрагивают производственный процесс, а также маркетинг, особенно в той его части, которая связана с привлечением внимания к новому продукту.

4. Обычные изменения связаны с проведением преобразований в маркетинговой сфере с целью поддержания интереса к продукту организации. Эти изменения несущественны, и их проведение мало затрагивает деятельность организации в целом.

5. Неизменяемое функционирование происходит, когда организация постоянно реализует одну и ту же стратегию. В этом случае на стадии выполнения стратегии не требуется проводить никаких изменений, потому что при определенных обстоятельствах организация может получать хорошие результаты, опираясь на накопленный опыт. Однако при таком подходе очень важно чутко следить за возможными нежелательными изменениями во внешней среде.

Имеется ряд важных аспектов, связанных с проведением изменений.

1. Изменения должны подкрепляться ясным видением стоящей перед организацией цели, иначе существует риск непоследовательных, случайных, нескорректированных действий, когда никто реально не понимает, зачем нужны изменения.

2. Нельзя вести наступление на нескольких фронтах: из-за этого ресурсы управления непомерно истощаются. Лучше предпринимать отдельные действия, которые позволят начать движение в нужном направлении. Следует помнить, что для начала даже самого долгого путешествия необходимо вначале сделать первый шаг.

3. Обязанность предпринять то или иное действие должна лежать на определенном человеке. Главное, что есть в организациях, – это люди, поэтому необходимо убедиться, что они знают свои обязанности и несут ответственность за осуществление определенной части стратегии.

4. Намерения должны подкрепляться ощутимыми, видимыми действиями менеджмента. Не следует недооценивать значение символических событий и изменений.

5. Надо привлекать людей к выработке конкретных шагов для осуществления изменений. Чем больше людей осознают, что принимают участие в выработке стратегии достижения поставленной цели, тем в большей степени эти люди будут готовы пройти через связанные с этим изменения.

6. Следует убедиться, что системы оценки и контроля поддерживают новую стратегию.

Традиционно стратегическое изменение представлялось как нечастое, иногда однократное, крупномасштабное изменение. Однако в последнее время стратегическое развитие организации в большей степени рассматривается как непрерывный эволюционный процесс, в котором одно стратегическое изменение создает необходимость в других. Например, сертификация систем качества и введение стандартов ИСО 9000 влекут за собой изменения кадровой политики, технической политики, логистики, сбыта и т. д.

Некоторые специалисты считают, что стратегическое изменение – это постоянный или ступенчатый процесс перевода организации на новую ступень с использованием существующих идей и концепций.

По мнению С.А. Попова, стратегические изменения – основное конструктивное содержание любой стратегии. «Именно стратегические изменения являются главными носителями нового качества в ходе развития организации, и именно стратегические изменения представляют собой ключевой объект управления в процессе реализации как каждой специализированной стратегии, так и корпоративной стратегии в целом».[77]

Под стратегическим изменением следует понимать действия, заставляющие организацию переходить из одного состояния в другое, более качественное, и своевременно реагировать на изменения внешней среды, что, в свою очередь, способствует ее постоянному развитию, а при систематическом проведении изменений неуклонно ведет к повышению качества ее функционирования.

По мнению С.А. Попова, основными областями стратегических изменений принято считать следующие:

• информирование и мотивацию персонала;

• лидерство и стиль менеджмента;

• базовые ценности и корпоративную культуру;

• организационную и другие структуры;

• финансирование и иное ресурсное обеспечение;

• компетенцию и навыки.

Поскольку организационная структура является наиболее видимым организационным фактором, то чаще всего изменения начинаются именно с нее. Часто выбранная стратегия требует создания соответствующих подразделений, осуществляющих функцию развития организации или объекта управления.

На организационную структуру оказывает влияние корпоративная культура как система неофициальных правил, определенный набор ценностей и ожиданий, разделяемых работниками организации и передаваемых от одного поколения работников к другому. Например, ценность иерархии довлеет над руководством университета, несмотря на то что эти же работники выработали стратегию своего развития, в основе которой лежит инновационность. Отмеченное обстоятельство проявляется в том, что «ректор-инноватор» не позволяет себе делегировать полномочия не только структурным подразделениям университета (что сдерживает создание институтов в структуре университета), но и стремится принимать решения за своих подчиненных, вникая во все мелочи.

Культура организации трудно поддается изменению, вместе с тем она является ключом к реализации стратегии. Отсутствие или низкий уровень организационной культуры могут стать главной причиной провала стратегии организации. В связи с этим менеджмент занимает активную позицию в формировании, изменении и использовании корпоративной культуры как фактора повышения конкурентоспособности и адаптивности организации, поддержания лояльности ее работников.

Таким образом, в первую очередь при проведении изменений необходимо оценить организационную структуру и культуру с точки зрения их соответствия выбранной стратегии и, если это необходимо, они должны быть изменены.

17.3. Типология концепций стратегических перемен

Организации меняются только тогда, когда меняются работающие в них люди. Люди изменяются тогда, когда примут всем сердцем и разумом мысль о том, что должно произойти изменение.

Сэр Джон Харви-Джонс

Существует две полярные концепции организационного развития, каждая из которых определяет соответствующую стратегию перемен.

Теория «Е» исходит из примата финансовых целей и ориентируется на их эффективное достижение, учитывающее постоянное давление акционеров компании. В данном случае обеспечение роста и развития направлено главным образом на капитализацию собственности акционеров.

Теория «О» рассматривает организацию как саморазвивающуюся систему и в большей степени ориентирована на корпоративную культуру, цели и мотивы сотрудников организации. В рамках этой теории развитие организации рассматривается как средство развития работников.

Руководители, придерживающиеся теории «Е», используют, как правило, жесткие методы, делая акцент на осуществление перемен сверху вниз и уделяя основное внимание созданию структуры и систем. Руководители, придерживающиеся теории «О», в большей степени ориентированы на обучение и развитие своих сотрудников, изменения корпоративной культуры и осуществление перемен снизу вверх.

Специалисты по организационным изменениям считают, что именно комбинирование жестких и мягких методов необходимо для достижения максимального эффекта. Однако умение комбинировать эти методы ввиду глубоких противоречий между теориями, на которых они основаны, – преимущество наиболее талантливых и подготовленных руководителей.

При рассмотрении организационных изменений рационально использовать отмеченную выше трехступенчатую модель Курта Левина, которая включает процедуры «размораживания», движения к новому уровню и «застывания».

Основные шаги этого метода:

• четко представьте себе, чего вы хотите добиться;

• четко представьте себе, где вы находитесь сейчас;

• выявите силы, которые благоприятствуют достижению цели (помощников);

• выявите силы, которые сопротивляются достижению цели (противников);

• попытайтесь оценить сравнительное влияние помощников и противников;

• разработайте меры для максимального усиления веса, влияния или эффективности действий помощников;

• разработайте меры по сведению к минимуму влияния, веса или помех со стороны противников;

• преобразуйте все это в план действий;

• разработайте критерии, позволяющие убедиться в том, что вы добились запланированных перемен.

Итак, для осуществления перемен организация должна «разморозить» сложившуюся ситуацию, а затем повторно «заморозить» ее на желаемом уровне. Силы, которые отвечают за нынешнюю точку равновесия, следует изменить так, чтобы они определяли новую, желаемую точку равновесия. Модель эта механистическая, но помогает понять масштабы перемен.[78]

«Размораживание» предполагает принятие мер, которые позволили бы работникам отказаться от существующей практики или корпоративных культурных норм при подготовке к изменениям. Импульсом для «размораживания» может быть как внутренний, так и внешний фактор.

Когда, например, принимается стратегия развития организации, в основе которой лежит инновационная политика, необходимо формировать и поддерживать новую социокультуру организации, ориентированную на инновационность. То есть на смену патернализму (инертности, пассивности) должны прийти креативность, активность, инициативность. Для этого мало объявить о том, что все в организации должно быть подчинено духу инновационности. Необходимо создать механизмы по закреплению инновационных норм в ценностных ориентациях работников.

Движение к новому уровню уже предполагает необходимые изменения. Количество времени, выделяемого на эту фазу, может варьироваться. На изменение внутренних систем (например, обновление информационных систем) уходит меньше времени, а изменение корпоративной культуры происходит в течение нескольких лет. Например, формирование инновационной социокультуры требует продолжительной по времени работы по отбору и расстановке кадров, а также создание творческих рабочих групп и управленческих команд.

«Застывание» («замораживание», «блокирование») необходимо для того, чтобы зафиксировать изменения и не допустить, чтобы организация вернулась на старые позиции. Наиболее часто «цементирования» требуют именно культурные, а не какие-либо другие изменения, и на этой стадии со стороны менеджмента нужна определенная решительность. Примером может служить традиция поощрения лучших креативных лидеров управленческих команд, обеспечивающих реализацию инновационной стратегии организации.

Изменения могут проходить с разной скоростью – одномоментно и поэтапно, постепенно.

Исследователи Дж. Б. Куинн и Дж. Войер считают, что выбор схемы изменений определяют два фактора.

1. Насколько срочной является необходимость изменений. Рыночный кризис, например, обычно диктует срочную необходимость изменений, а подготовка к принятию новых юридических положений, планируемых через пять лет, позволит вводить изменения медленнее и, возможно, менее болезненно.

2. Насколько сильна инерция внутри корпоративной культуры. Для «размораживания» инерции одним организациям требуется больше времени, другим – меньше.

Преимуществом одномоментных изменений является эффект быстрого преодоления. Такая модель позволяет организации быстро реагировать на изменения и принимать новые условия, не оглядываясь. Недостатком подобного подхода является «болевой» фактор. Так, со стороны менеджмента при одномоментном изменении может потребоваться даже принуждение по отношению к подчиненным, что может испортить взаимоотношения между ними.

Преимущество поэтапных изменений – постепенность, пошаговость. Менеджмент организаций, где инерция велика, при такой модели может добиться одобрения изменений еще до начала или уже в процессе самих изменений, учитывая все факторы. Весь процесс подразделяется на ряд четких шагов, между которыми может быть фаза «отдыха». Данная модель нецелесообразна в ситуациях быстрого изменения окружающей среды.

Процесс руководства стратегическими изменениями состоит из ряда менеджерских подходов и их соответствия различным ситуациям. Авторы учебника по стратегическому менеджменту Д. Кэмпбел, Д. Стоунхаус и Б. Хьюстон пишут, что исследователи этого вопроса определяют два дополняющих друг друга подхода: менеджерские приемы и единоличная организация изменений.

Согласно первому подходу процесс изменений должен начинаться с предоставления сведений и коммуникации. Информация об изменениях должна включать объяснение причины изменений, определение временных параметров и масштаба изменений.

Следующим шагом должно быть движение к обсуждению и к взаимному участию. Все заинтересованные люди должны быть приглашены к обсуждению и реализации процесса изменений.

Если после этих шагов подчиненные все-таки не желают принимать участия в изменениях, менеджеры могут прибегнуть к некоторому принуждению. Принуждение – это метод укрепления позиций в процессе изменений путем использования асимметрии в должностных полномочиях менеджеров высшего звена и рядовых работников.

Второй подход, т. е. единоличную организацию изменений, в некоторых исследованиях называют «чемпионом модели изменений». Единоличная организация – это процесс, который от начала и до конца проводит один человек (топ-менеджер организации или тот, кто приглашен в качестве консультанта на время проведения изменений). При таком подходе есть ряд преимуществ.

Во-первых, внимание сосредоточивается на конкретном человеке, который ассоциируется с процессом изменений. Живой «символ» изменений может действовать как стимул к их совершению, что даст возможность избежать сложностей.

Во-вторых, во многих случаях организатор изменений является экспертом в данной области. Вероятно, он уже встречался с подобными изменениями в других организациях и хорошо знаком с возникающими при этом проблемами и способами их решения.

В-третьих, назначение какого-то одного человека руководителем изменений иногда означает, что топ-менеджеры в этот момент заняты другими проблемами и передают ответственность за изменения данному человеку. Таким образом, они получают возможность сконцентрироваться на развитии будущей стратегии.

Итак, чтобы сделать управление изменениями максимально эффективным, необходимо придерживаться последовательности действий, представленной на рис. 17.3, где по результатам анализа достижений (шаг 7) следует вносить корректировки в управление процессом стратегических изменений на соответствующем шаге.

В итоге задача управления изменениями состоит в том, чтобы правильно оценить суть процессов, происходящих во внешней среде организации, отобрать и внедрить те нововведения, которые позволят свести все многообразие внешних и внутренних воздействий к единой линии поведения, сохранить или повысить эффективность деятельности.

17.4. Сопротивления изменениям в организациях

Если хочешь нажить врагов, попробуй что-нибудь изменить.

Вудро Вильсон

Стратегические изменения многое обещают одним людям в организации в плане перспектив карьерного и профессионального роста и угрожают другим, которые могут опасаться утратить свое положение в служебной иерархии или вовсе лишиться должности. Поэтому все реагируют на перспективы стратегических изменений по-разному.

Под сопротивлением понимают проблемы, возникающие при проведении изменений как следствие непродуманных действий руководства в отношении членов трудового коллектива. Например, если объявлена ориентация на инновационность, но инновации не поощряются, а руководитель, как и прежде, считает себя главным и единственным инноватором, то сопротивления нововведениям неизбежны как со стороны руководителя, так и со стороны исполнителей по причине «отлученности» от решения проблем организации.

Любое изменение устоявшихся правил создает сопротивление у всех работников, кого эти изменения касаются по трем основным причинам: неопределенности, ощущению потерь и убеждению, что перемены ничего хорошего не принесут.

Классическим примером служит ситуация 20-летней давности, когда руководители нашей страны объявили работникам социалистических предприятий о новых правилах управления, основанных на частной собственности (кооперативное движение и внутрихозяйственный расчет в сочетании с народными предприятиями).

Возникла ситуация неопределенности для большинства населения, которое строило бесклассовое общество и было ориентировано на ценности коммунизма: «Раньше думай о Родине, а потом о себе», «Труд есть дело чести, доблести и достоинства каждого гражданина», «От каждого по способности, каждому по потребности».

Неминуемо возникло ощущение потерь, связанное с безработицей, присущей негуманному капитализму (по крайней мере, беззаботная жизнь, пропитанная духом патернализма, заканчивалась).

Перемены ничего хорошего не несли только тем, кто не хотел меняться и адаптироваться к новым условиям. Выиграл тот, кто адаптировался раньше других.

Кроме того, сопротивление зависит от характера и степени перемен, а также от того, как они проводятся. Мощное сопротивление вспыхивает в случаях, когда:

• перемены радикальны и решительны;

• перемены внезапны и неожиданны;

• оказывают неблагоприятное воздействие на вовлеченных в них людей, которые в этом случае считают себя пострадавшими;

• чему бы то ни было (стратегии, корпоративной миссии, организации и т. п.) оказывается мощная поддержка, которая снижает ценность перемен;

• причины проведения перемен нечетко сформулированы, это вызывает беспокойство;

• предыдущие перемены не принесли нужных результатов.

Специалисты систематизировали причины сопротивления, позволяющие определить, какие группы людей в первую очередь будут сопротивляться переменам и по каким причинам. Основные причины сопротивлений изменениям приведены в табл. 17.1.

Таблица 17Л

Причины сопротивления изменениям

Менеджер, столкнувшись с сопротивлением, должен разобраться во всех деталях этого явления. Понимание того, на каком уровне возникает сопротивление и чем оно характеризуется, позволяет ему направить усилия в нужное русло.

Один из путей уменьшения сопротивления – системный подход к изменению, выявление взаимосвязей между различными частями системы путем, например, изменения иерархического порядка принятия решений или обеспечения некоего равновесия между социальной и технической частями системы. Это позволит в дальнейшем успешно осуществлять стратегию.

Универсальных способов преодоления сопротивления не существует, однако есть некоторые проверенные методы, с помощью которых его можно существенно уменьшить и даже полностью устранить.

Э. Хьюз выделяет восемь факторов преодоления сопротивления, которые более подробно мы и рассмотрим.

1. Учет причин поведения личности в организации. Поведение индивида в организации является следствием взаимодействия материального положения личности и ее социальной роли. Перед тем как принять участие в процессе изменений, человек должен видеть определенный персональный выигрыш, который он получит в результате этих изменений.

2. Значение авторитета руководителя. Чем выше авторитет руководителя, тем больше влияние, которое он может оказать на процесс изменений. Как правило, его указания являются более мощным стимулом для начала и поддержания процесса изменений, чем пожелания того или иного его подчиненного.

3. Предоставление информации группе. Деятельность по реализации изменений может быть стимулирована предоставлением группе необходимой информации относительно нее самой и стиля ее работы. Информация, относящаяся к какой-либо одной организации или группе, имеет большее влияние, чем более общая информация о деятельности отдельных людей.

4. Достижение общего понимания. Сильное стремление к изменениям может быть вызвано достижением общего понимания необходимости изменений всеми членами группы, при этом инициатива, направленная на стимулирование изменений, будет исходить от самой группы. Информация, полученная одним из участников, более понятна, приемлема и имеет больше шансов быть использованной, чем та, которая предоставлена «внешним экспертом».

5. Чувство принадлежности к группе. Сила противодействия изменениям уменьшается, когда те сотрудники, которые должны испытать это изменение на себе, и те, кто пытается оказать влияние на ход изменений, ощущают себя принадлежащими к одной и той же группе. Изменение, которое исходит изнутри, выглядит гораздо менее угрожающим и вызывает меньшее противодействие, нежели то, что навязывается извне.

6. Авторитет группы для ее участников. Группа является привлекательной для своих членов в той мере, в какой она удовлетворяет их потребности. Сплоченность группы может способствовать как снижению, так и усилению сопротивления изменениям, в зависимости от того, считает группа их полезными или вредными.

7. Поддержка изменений лидером группы. Группа, которая сохраняет психологическую значимость для отдельных ее членов, имеет большее влияние, чем та, членство в которой кратковременно. Процесс изменения, который включает в себя объединение отдельных руководителей во временные группы с отрывом от основной работы, менее эффективен в случае длительных изменений, чем процесс, в котором руководители участвуют без отрыва от конкретной рабочей обстановки.

8. Информированность членов группы. Информация, относящаяся к необходимости изменений, планам изменений и их последствиям, должна быть доведена до сведения всех членов группы, которых она касается.

Совокупность факторов рассмотренного метода преодоления сопротивления стратегическим изменениям иллюстрирует рис. 17.4, из которого следует, что факторы не иерархизированы, поскольку их значимость определяется спецификой изменений, времени и места.

17.5. Причины и формы сопротивления

Гораздо легче отказаться от хороших привычек, чем от плохих.

Наблюдение Сомерсета Моэма

Основные проблемы, с которыми сталкиваются организации, проводящие изменения, заключаются в следующем:

• изменения занимают больше времени, чем планировалось;

• возникают непредвиденные проблемы;

• координация деятельности неэффективна;

• параллельные проблемы отвлекали внимание;

• навыки и способности персонала недостаточны;

• обучение является недостаточным или несоответствующим;

• факторы внешней среды неблагоприятны;

• поддержка изменений недостаточна;

• отсутствие способности четко определить цели и ожидания;

• нет возможности вовлечь в процесс участников перемен и др.

Что же касается причин сопротивлений и форм их проявления, то в отношении этих факторов перемен обратимся к монографии профессора А.И. Пригожина.

Причины сопротивлений нововведениям он видит в сочетании таких групп проблем, как неизбежные проблемы и проблемы решаемые (рис. 17.5).

Решение обозначенных проблем – в ответах на такие вопросы:

• чьи интересы совпадают с нововведением?

• чьи противостоят ему?

• как заинтересовать в успехе нововведения тех, кто опасается потерь от его осуществления?

• каким образом преодолевать сопротивление тех, кого не удается мотивировать на данное изменение?

Сопротивление переменам проявляется также в форме использования разночтения нормативных документов (противоречий с ранее принятыми решениями или разночтениями в нормативных документах); демонстрации частичного внедрения отдельных элементов требуемых изменений; стремлении утопить изменения в бесконечных экспериментах, предшествующих переменам, а также в форме «отчетного внедрения» (когда о переменах говорят как о свершившемся факте, хотя реализация нововведений не осуществляется) и в форме «параллельного внедрения», когда старое не заменяется новым, а продолжает существовать наряду с ним.

Систематизация основных факторов антиинновационного поведения позволяет выделить причины психологические, социальные и экономические, которые имеют свою собственную структуру (рис. 17.6).

17.6. Подходы к преодолению сопротивления изменениям

Только покойники и дураки никогда не меняют взглядов.

Джеймс Рассел Лоуэлл

Игорь Ансофф предлагает четыре подхода для преодоления сопротивления изменениям.

1. Принудительное управление переменами. Метод введения изменений, при котором сопротивление преодолевается с помощью власти высшего менеджмента.

Такой подход должен использоваться в тех случаях, когда руководство испытывает дефицит времени. Чтобы принудительные изменения были более эффективными, необходимо сделать следующее:

• провести диагностику поведения сотрудников и рабочих групп, чтобы определить потенциальные источники сопротивления;

• сосредоточить в своих руках достаточные властные полномочия, что позволит провести необходимые изменения;

• следить за появлением самых незначительных признаков сопротивления;

• после изменения стратегии контролировать ее реализацию, пока изменения не приживутся в компании.

К достоинствам этого метода относится быстрота перемен, к недостаткам – сильное сопротивление.

2. Адаптивные изменения – осуществление прерывистого стратегического изменения посредством постепенных нововведений, растянутых во времени.

Однако степень позитивных воздействий, которая при этом требуется, будет соответственно ниже. Сторонниками постепенных преобразований обычно являются менеджеры среднего и нижнего управленческих звеньев. Конфликты разрешаются нахождением компромисса или заключением сделок. Адаптивные изменения позволяют осуществить перемены в условиях, когда власть сторонников преобразований ограничена.

Достоинство этого метода – несущественное сопротивление, недостаток – медленное осуществление перемен.

3. Кризисное управление. В случае возникновения кризиса поведенческое сопротивление сотрудников сменяется поддержкой реформ. Однако в данной ситуации увеличивается вероятность принятия неправильных решений, так как руководство организации испытывает нехватку времени. Поэтому первая задача высшего руководства – предотвращение паники и быстрые эффективные преобразования.

Как только организация выходит из кризиса, руководство сталкивается с быстрым возрождением сопротивления, которое проявляется уже на ранних стадиях «выздоровления».

4. Метод аккордеона, или управляемого сопротивления. Подход, приемлемый в условиях умеренной срочности, но приносящий положительный эффект за определенный интервал времени, величина которого задается внешними условиями.

Основные характеристики перечислены ниже.

1. Он применим в условиях умеренной срочности, когда в распоряжении компании достаточно времени, чтобы не прибегать к принудительному методу, однако для реализации адаптивного метода его не хватает.

2. Длительность проведения изменений определяется имеющимся временем. Если необходимость преобразований возрастает, метод приобретает принудительный характер, и наоборот – когда в распоряжении руководства имеется резерв времени, он приобретает черты адаптивного. Это свойство – «растягиваться» и «сокращаться» – и дало название методу: метод аккордеона.

3. Метод аккордеона основывается на использовании модульного подхода: процесс планирования подразделяется на модули, в конце каждого из которых определяется очередность реализации новых проектов.

4. Данный метод отходит от общепринятой идеи о последовательности планирования и реализации проектов. Напротив, эти два процесса идут параллельно.

5. Сопротивление минимизируется в самом начале и контролируется на протяжении всего отрезка времени, отведенного для преобразований.

6. Основной недостаток данного метода – высокая в сравнении с любым из экстремальных подходов сложность. Более того, он требует постоянного внимания со стороны высшего руководства.

7. Основное преимущество в том, что он позволяет найти компромисс между уменьшением сопротивления и использованием власти, не забывая при этом о временных ограничениях.

Американские исследователи Дж. Коттер и Л. Шлезингер разработали свои методы преодоления сопротивления изменениям.

1. Образование и передача информации подразумевает открытое обсуждение идей и мероприятий, что помогает сотрудникам убедиться в необходимости перемен до их проведения. Также предполагается использование различных методов передачи информации: индивидуальные беседы, выступления перед группой, меморандумы и доклады.

2. Привлечение подчиненных к принятию решений дает возможность некоторым сотрудникам, которые могут оказывать сопротивление, свободно выразить свое отношение к этим новшествам, потенциальным проблемам и переменам.

3. Облегчение и поддержка являются средствами, с помощью которых сотрудники легче вписываются в новую обстановку. Например, руководитель может оказывать эмоциональную поддержку, т. е. внимательно выслушивать сотрудников или давать им какое-то время для отдыха после напряженного периода. Возможно, также появится необходимость в дополнительной профессиональной подготовке для повышения их квалификации, чтобы они могли справиться с новыми требованиями.

4. Переговоры уместны в том случае, когда ясно, что кто-то проигрывает в результате изменения и тем не менее может оказывать сильное сопротивление. Менеджер, например, может предложить сотруднику более высокую заработную плату в обмен на изменение рабочего задания.

5. Кооптация означает предоставление лицу, которое может оказать или оказывает сопротивление переменам, ведущей роли в принятии решений о введении новшеств и в их осуществлении.

6. Маневрирование также осуществляется с целью уменьшения сопротивления переменам и означает выборочное использование информации или составление четкого графика деятельности и мероприятий, чтобы оказать желаемое воздействие на подчиненных.

7. Принуждение – угроза лишить работы, продвижения, повышения профессиональной квалификации, повышения заработной платы или назначения на новую должность с целью получения согласия на перемены.

Особые преимущества и недостатки подходов Дж. Коттера и Л. Шлезингера показаны в табл. 17.2.

Таблица 17.2

Методы преодоления сопротивления изменениям[79]

Последний метод, как и принудительный метод И. Ансоффа, нуждаются в критической оценке. Рекомендуется не прибегать к ним ни при каких условиях. Практика управления показывает, что самые гениальные планы изменений не срабатывают, если игнорируется человеческий фактор. Главное условие успеха предпринимаемых в организации изменений – готовность персонала максимально реализовать свой потенциал для достижения поставленных целей, а с помощью принудительных методов этого никогда не добиться.

Необходимо учитывать различные последствия сопротивлений и заранее находить пути их нейтрализации, чтобы изменения были эффективными.

Глава 18. Обратная связь в системе принятия решений

Где начало того конца, которым оканчивается начало?

Козьма Прутков

18.1. Обратная связь и система показателей

Если мы все начинаем сначала, значит, конец уже близок.

«Пшекруй»

Известно, что мы все учимся на ошибках с помощью техники обратной связи. Мы постоянно получаем обратную связь, независимо от того, думаем мы о ней или нет. Без обратной связи мы бы никогда не узнали, как достичь желаемых целей. Так, в детстве мы дотрагиваемся до блестящей поверхности электроутюга, обжигаем пальцы и затем всю оставшуюся жизнь, когда хотим погладить вещи, стараемся не повторять ошибки детства.

Когда мы молчим, то даем людям неверную обратную связь, потому что они не видят негативных последствий своих поступков и продолжают верить, что поступают так, как надо, не сомневаясь в правильности своих убеждений. Например, вначале мы не придаем значения завышенной самооценке детей, а потом удивляемся: как из таких правильных детей выросли такие неправильные люди?

Обратная связь здесь проявляется в любых сигналах реакции на то, что мы делаем. Например, когда руководитель проверяет работу исполнителя, то последний получает не просто формальную обратную связь. Это могут быть незначительные сигналы, и мы не обязательно сознательно обращаем на них внимание. Эти сигналы выбирает наше подсознание и приспосабливает к нашему мышлению, поведению и поступкам, обеспечивая их эффективность.

Наша система оценки эффективности включает критерии, которые позволяют оценить эффективность действий, выполняемых в рамках намеченного плана, – сравнить фактические результаты с запланированной целью. К таким критериям следует отнести опережающие, текущие и запаздывающие критерии, суть которых заключается в следующем.

Опережающие критерии позволяют оценить, соответствует ли демонстрируемый в настоящий момент результат реализации решения заданным требованиям будущего периода.

Примером могут служить решения, связанные с экологией, и в частности с пресной водой, которой на нашей планете всего 2,5 % от общего количества (причем две трети сосредоточено в ледниках и полярных шапках). По прогнозам специалистов, к 2050 году ресурсы потребления пресной воды будут исчерпаны,[80] поэтому критерии очистки сточных вод, попадающих в пресноводные водоемы и реки, становятся важными сейчас, несмотря на то что они носят опережающий характер.

Текущие критерии относятся к категории реального времени и оценивают параметры текущего результата. Они включают итоговые показатели: фактические расходы, степень удовлетворенности работников и клиентов или скорость принятия текущих решений.

Запаздывающие критерии оценивают влияние реализации решения на показатели деятельности организации. В их число входят, например, относительная эффективность, рентабельность капитала, доля на рынке и биржевая стоимость акций.

Но эффективно управлять можно только тем, что организация способна точно измерить. До тех пор, пока какой-то момент деятельности не измеряется, на него не обращают внимания и его невозможно адекватно контролировать. Причем измерить означает определить количественно. Соответственно процесс оценки заключается в последовательности, представленной на рисунке 18.1.

Коррекция должна проводиться как в отношении отклонений в фактической реализации решения от плана, так и в отношении адекватности плана изменений изменяющимся условиям реализации решения. Цикл корректирующих воздействий повторяется. Его можно понимать как непрерывную адаптацию и улучшение соответствующих адаптационных способностей. Отметим, что при управлении реализацией решений особенно жестко следует контролировать своевременность изменений и затраты, с ними связанные, для чего следует использовать планы-графики реализации решений.

Специальным инструментом, способным замерить степень успешности достижения поставленной цели, можно считать сбалансированную систему показателей. Сущность системы заключается в раскрытии четырех ключевых аспектов:

• финансовая деятельность;

• отношения с потребителями;

• организация бизнес-процессов;

• обучение и развитие.

Финансовый аспект. Для него характерны рост выручки, управление затратами, использование активов и др.

Потребительский аспект характеризуют такие группы показателей, как доля рынка, прибыльность потребителей, удовлетворение потребителей, способность заинтересовать потребителей, характеристика товаров и/или услуг, имидж организации и др.

Общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются выгоды доминирующей позиции организации на рынке, в том числе на основе создания эффективной цепочки ценностей.

К показателям, характеризующим аспект обучения и роста, относятся организационное окружение, показатели коммуникации и информации, мотивации и пр.

С помощью определения четырех основных аспектов деятельности организация получает возможность контролировать влияние текущих операций на ее перспективы.

Определенную сложность представляет задача выявления причинно-следственных связей и согласования показателей выбранных аспектов деятельности между собой. Показатели, отобранные для оценки положения в различных аспектах деятельности, должны не только отражать прогресс организации в конкретной области, но и обеспечивать реализацию принятых решений.

Приведенные ниже показатели позаимствованы из опыта деятельности многих компаний, а также из опубликованных научных работ, посвященных стратегическим картам.

Финансовый аспект. Является одной из ключевых составляющих сбалансированных карт, так как с их помощью менеджеры определяют наиболее эффективные направления деятельности и осуществляют перераспределение внутренних ресурсов с целью увеличения финансовых результатов и повышения ценности бизнеса.

Выделяют три основных направления, отражающих финансовый аспект:

1) рост выручки;

2) управление затратами;

3) использование активов.

Потребители. Аспект отношений с потребителями включает восприятие организации потребителями с позиций качественного сервиса, положительной репутации организации в целом и ее отдельных продуктов. Примерные показатели, характеризующие потребительский аспект для каждого сегмента бизнеса, обобщены в табл. 18.1.

Таблица 18.1

Показатели, характеризующие потребительский аспект[81]

Внутренние бизнес-процессы. После выявления ключевых бизнес-процессов разрабатываются показатели их эффективности. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

• оборачиваемость материальных запасов;

• рост производительности труда (%);

• средняя трудоемкость изделия;

• современность технологического процесса;

• средняя трудоемкость отдельных технологических операций;

• количество качественно выполненных заказов;

• уровень научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) и инноваций;

• средний срок разработки новых видов продукции;

• удельный вес административных расходов в общем объеме выручки;

• среднее время принятия решения;

• затраты на исправление ошибочных управленческих решений в общей сумме административных затрат и т. п.

Аспект обучения и развития. В нем необходимо отражать показатели, с помощью которых менеджеры планируют увеличивать создаваемую для потребителей ценность за счет совершенствования организационной структуры компании, ее продуктов или услуг, а также бизнес-процессов. К ним можно отнести:

• распространение среди сотрудников наиболее ценного опыта работы;

• инвестиции в подготовку персонала;

• инвестиции в исследования и разработки;

• количество рационализаторских предложений на одного работника;

• собственность на ноу-хау;

• уровень оплаты труда;

• признания и поощрения;

• социальные гарантии;

• индекс удовлетворенности работников и др.

В состав показателей эффективности решений также могут быть включены:

• своевременность представления проекта решения;

• степень научной обоснованности решений;

• многовариантность расчетов;

• применение технических средств;

• ориентация на использование прогрессивного опыта;

• расходы, связанные с разработкой проектов решений;

• численность занятых в разработке решений;

• стоимость и сроки реализации проекта;

• количество соисполнителей на этапе разработки решений;

• использование консультантов в разработке вариантов решений;

• степень риска в реализации решений и др.

18.2. Контроль как фактор оценки решения проблем

Если и существует единственное универсальное мнение об общепринятой теории организации, то оно таково: власть – основное незаменимое средство управленческого контроля.

Дуглас Макгрегор

Любые начатые действия необходимо контролировать. При отклонении от плана может потребоваться незамедлительное принятие корректирующих решений. Например, ориентация на рост объемов производства может потерпеть неудачу, если не внести необходимые коррективы в планы поставки сырья, обусловленные банкротством одного из главных поставщиков.

Контроль – одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения реализации принятых решений. При помощи контроля определяют правильность принятых решений и устанавливают потребность в их корректировке.

Процесс контроля, с одной стороны, – это процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контроля – это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для того, чтобы корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе их реализации значительны.

Основная причина необходимости контроля – неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому решению, выполнение которого предполагается в перспективе.

Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести к кризисной ситуации. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет вновь возникшие проблемы.

Приведем пример из консультационной практики, когда собственник прядильно-ткацкой фабрики, догадываясь, что директор фабрики не сообщает ему всей информации о действительном положении дел на предприятии, поручил консультантам выполнить независимый управленческий, бухгалтерский и налоговый аудит. Получив отчет, он продал акции, не дожидаясь банкротства предприятия.

В организации может осуществляться непрерывный контроль над реализацией принятых решений, но чаще всего в контроле выделяют его входные, текущие и заключительные компоненты.

Мониторинг хода выполнения решения помогает определить, соответствуют ли получаемые результаты установленным требованиям, и если нет, то почему. После этого может быть принято решение о том, что необходимо сделать, чтобы действия пошли по плану. Анализ всех достигнутых результатов после выполнения значительной части решения покажет, насколько близка конечная цель. Большие расхождения говорят о том, что исходная проблема не устранена и ее решение должно быть пересмотрено. Именно так осуществляется мониторинг реализации приоритетного национального проекта «Доступное и комфортное жилье», что позволяет стимулировать развитие системы ипотечного кредитования, выделение муниципальных земель и создание конкуренции в строительной сфере.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения – индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

Принятие корректирующих мер может потребовать использования соответствующих контрмер, заложенных в плане, или незапланированных действий для решения непредвиденных проблем. Например, если при выполнении одного задания было потеряно время, то другие может потребоваться делать быстрее, чем планировалось, чтобы уложиться в срок. Мелкие проблемы, вероятность повторного возникновения которых очень мала, как правило, не требуют никаких действий. Крупные ошибки в решении могут привести к необходимости прекратить его реализацию, если невозможно принять соответствующие корректирующие меры.

Эти три процесса необходимо осуществлять вплоть до завершения выполнения плана.

После того как решение реализовано, важно измерить и проанализировать его успешность. Анализ покажет, насколько эффективным является решение и насколько полезным оно будет для преодоления похожих проблем в будущем. Процесс анализа состоит из трех этапов.

Этап 1. Измерение успеха. В самом начале процесса решения проблемы вы выявили цель, которую хотите достичь, и определили ее в измеримых величинах. Теперь нужно сравнить полученные величины с планируемыми. Иногда бывает необходимо регулярно измерять результаты в течение определенного периода времени, чтобы увидеть, сохраняются ли первоначальные. Например, когда новизна системы исчезает, вам нужно знать, продолжают ли люди использовать ее эффективно. Изменения в эффективности решения также могут произойти при изменении цели, так как на быстро развивающемся рынке продукт недолго остается «новым».

Этап 2. Анализ расхождений. Если результат недотягивает до прогноза или превосходит его, вам нужно знать почему. Вы можете принять дальнейшие меры для преодоления недостатков в результатах. Если результаты превзошли ваши ожидания и вы поняли причину, то возможно использовать эти знания для дальнейшего улучшения результатов. Определение причины расхождений может также дать представление о ваших сильных и слабых сторонах в решении проблем.

Этап 3. Принятие дальнейших мер. Такие меры обычно требуются по ряду причин. Первоначальные результаты могут оказаться неадекватными: или их нельзя поддерживать без вмешательства, или планка цели была смещена и результаты не соответствуют новым целям. Для того чтобы решить, какие дальнейшие действия потребуется предпринять, вам нужно определить новые цели и все связанные с ними препятствия: так появится новая проблема, которую вам предстоит решить, и процесс можно будет начать сначала.

18.3. Контур обратной связи

Только кончая задуманное сочинение, мы уясняем себе, с чего нам следовало его начать.

Блез Паскаль

Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между элементами. Связь в данном случае рассматривается как акт переноса материальных, энергетических или информационных компонентов от одного элемента в другой.

Связи делятся на внутренние, когда такой перенос компонентов происходит между элементами системы, и внешние, когда выход одной системы становится входом в другую. Такую связь принято называть прямой связью.

Прямая связь обеспечивает передачу воздействия, информации с выхода одного элемента на вход другого, а обратная связь – с выхода некоторого элемента на вход того же элемента. Обратная связь является основой саморегуляции, развития систем, приспособления их к изменяющимся условиям существования.

В случае решения проблемы речь может идти о связи между этапом реализации решения и началом процесса принятия решения – этапом формулирования проблемы (рис. 18.2).

Обратная связь позволяет понять, устранено ли препятствие, мешающее достижению целей системы, иными словами, решена ли проблема.

Принцип обратной связи Н. Винер называл душой кибернетики (науки об управлении), понимая под ней канал для передачи информации от управляемого объекта (с его выходов) к управляющему. В этом смысле принцип обратной связи есть принцип коррекции входных воздействий в процессе управления, сам канал образует замкнутый контур под названием контур обратной связи, изображенный на рис. 18.2 пунктирной линией.

Но системное мышление не линейно – оно не идет по прямой, а имеет дело с циклами, петлями, контурами. Это происходит, когда система возвращает информацию о результатах этапа на свой вход для того, чтобы оказать влияние на следующий шаг. Самый простой пример из практики обеспечения ресурсами любого производства свидетельствует том, что по мере вовлечения ресурсов в процесс трансформации в готовую продукцию на вход системы снабжения поступает сигнал с выхода производственных отделов цехов о новой потребности в ресурсах, необходимых для выполнения производственного плана, и цикл этот повторяется с заданной периодичностью.

Обычно выделяют два основных типа обратной связи: положительную и отрицательную, хотя корректнее говорить об усиливающей и уравновешивающей обратной связи.

Усиливающая обратная связь возникает, когда изменение выхода системы, возвращаясь на ее вход, усиливает первоначальные изменения в том же направлении. В результате система удаляется от первоначального состояния со всевозрастающей скоростью. Такой тип обратной связи может приводить к экспоненциальному росту.

Например, информация о росте числа абонентов сотовой сети телефонной связи ведет к снижению тарифов на оказываемые услуги, что усиливает рост числа новых клиентов и увеличивает объем реализации услуг связи.

В нашем случае речь идет о тактических решениях, направленных на корректировку реализуемых стратегических решений.

Уравновешивающая обратная связь проявляется, когда изменение состояния системы служит сигналом для противодействия первоначальному изменению, чтобы восстановить утраченное равновесие. Она служит уменьшению действия, которое ее активирует. Уравновешивающая обратная связь поддерживает стабильность системы и противится попыткам ее изменить. Например, японская система канбан работает следующим образом:

• когда рабочий начинает работать с определенной деталью, он снимает прикрепленную к ней карточку, которая и носит название «канбан» – вывеска;

• карточка канбан возвращается на предшествующий участок, чтобы получить оттуда такое же количество деталей;

• полученные детали снова поступают с прикрепленными к ним карточками канбан;

• карточки канбан, оставшиеся на предшествующих участках, указывают на необходимость производства новых деталей.

Следует помнить о том, что у всех систем есть цель (как несуществующее, но желаемое состояние системы). И пока сохраняется разница между действительным и желаемым состояниями системы, уравновешивающая обратная связь будет сдвигать ее в направлении желаемого состояния. Она смещает систему к ее цели.

Применительно к решению проблем подобный контур обратной связи характерен для решения оперативных задач, направленных на преодоление текущих проблем.

Наряду с двумя обозначенными контурами обратной связи представляет интерес упреждающая обратная связь. Она проявляется в том случае, когда предвидение (или прогноз будущего) влияет на настоящее таким образом, что оборачивается самосбывающимся пророчеством в достижении амбициозных целей. Как в том примере с прогнозом о росте цен на бензин и следующим за ним ажиотажным спросом, который ведет к дефициту, а тот, в свою очередь, к росту цен.

Опережающая обратная связь, как правило, ориентирована на исполнение стратегических решений проблем, инструментом реализации которых выступает сбалансированная система показателей.

Литература

1. Алан Дж. Роу. Креативное мышление / Пер. с англ. В.А. Островского. – М.: НТ Пресс, 2007.

2. Акимова Т.А. Теория организации: Учеб. пособие для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2003.

3. Алексеева М.Б., Балан С.Н. Основы теории систем и системного анализа: Учеб. пособие. – СПб.: СПбГИЭУ, 2002.

4. Ален Р.Э., Ален С.Д. Винни-Пух решает проблемы. – СПб.: Амфора, 2005.

5. Альтшуллер Г.С. Найти идею. Введение в теорию решения изобретательских задач. – Новосибирск: Наука, 1986.

6. Альтшуллер И.Г. Практика бизнеса. Записки консультанта. – М.: Русская Редакция, 2003.

7. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: Стандарты и качество, 2005.

8. Андреева Г.М. Психология социального познания: Учеб. пособие для студентов высших учебных заведений. – М.: Аспект Пресс, 2000.

9. Арсеньев Ю.Н., Шеболаев С.И., Давыдова Т.Ю. Принятие решений. Интеллектуальные системы: Учеб. пособие для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2003.

10. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2000.

11. Беляцкий Н.П. Интеллектуальная техника менеджмента: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001.

12. Вертакова Ю.В, Козьева И.А., Кузьбожев Э.Н. Управленческие решения: разработка и выбор: Учеб. пособие. – М.: КНОРУС, 2005.

13. Гертер Г., Оттл К. Работа в команде: Практические рекомендации для успеха в группе / Пер. с нем. – Харьков: Гуманитарный Центр, 2006.

14. Гоулман Д., Бояцис Р., Макки Э. Эмоциональное лидерство: Искусство управления людьми на основе эмоционального интеллекта / Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.

15. Дак Дж. Д. Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований. – М.: Альпина Паблишер, 2003.

16. Диксон П. Бизнес-бренды: Стратегическое моделирование. – М.: Эксмо, 2005.

17. Зинкевич-Евстигнеева Т.Д., Фролов Д.Ф., Грабенко Т.М. Теория и практика командообразования: Современная технология создания команд. – СПб.: Речь, 2004.

18. Исаев В.В., Немчин А.М. Общая теория социально-экономических систем: Учеб. пособие. – СПб.: Бизнес-пресса, 2002.

19. Каплан Роберт С., Нортон Дейвид П. Организация, ориентированная на стратегию. Как в новой бизнес-среде преуспевают организации, применяющие сбалансированную систему показателей / Пер. с англ. – М.: Олимп-бизнес, 2004.

20. Клег Б. Интенсивный курс по развитию творческого мышления / Пер. с англ. – М.: Астрель; АСТ, 2004.

21. Кулагин О.А. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие. – СПб.: Сентябрь, 2001.

22. Лапыгин Ю.Н. Основы управленческого консультирования. – М.: Академический проект, 2006.

23. Лапыгин Ю.Н. Построение управленческой команды. – Владимир: ВлГУ, 2006.

24. Лапыгин Ю.Н. Стратегический менеджмент. – М.: Инфра-М, 2006.

25. Лапыгин Ю.Н. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2006.

23. Лапыгин Ю.Н., Лапыгин Д.Ю., Лачинина Т.А. Стратегическое развитие организации. – М.: КНОРУС, 2005.

24. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002.

25. Литвак Б.Г. Экспертные технологии в управлении: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. и доп. – М.: Дело, 2004.

26. Мащенко В.Е. Системное корпоративное управление. – М.: Сирин, 2003.

27. Меерович М.И., Шпагина Л.И. Технология творческого мышления: Практическое пособие. – Мн.: Харвест; М.: АСТ, 2000.

28. Мередит Белбин Р. Команды менеджеров. Секреты успеха и причины неудач / Пер. с англ. – М.: HIPPO, 2003.

29. Нёлке М. Техники креативности. – М.: ОМЕГА-Л, 2006.

30. Нёлке М. Учимся принимать решения. – М.: ОМЕГА-Л, 2006.

31. Ньюстром Дж. У., Сканнел Эдвард Е. Деловые игры и современный бизнес / Пер. с англ. – М.: БИНОМ, 1997.

32. Орлов М.А. Основы классической ТРИЗ: Практическое руководство для изобретательского мышления. – М.: СОЛОН-Пресс, 2005.

33. Откуда берутся идеи? Креативные решения бизнес-проблем. – М.: Вершина, 2006.

34. Панфилова А.П. Мозговые штурмы в коллективном принятии решений: Учеб. пособие. – СПб.: ИВЭСЭП; Знание, 2005.

35. Паркин М. Сказки для тренеров / Пер. с англ. – М.: Добрая книга, 2005.

36. Платов В.Я. Современные управленческие технологии. – М.: Дело, 2006.

37. Полное собрание законов Мерфи / Пер. с англ. – Мн.: Попурри, 2005.

38. Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003.

39. Ривкин С., Сейтель Ф. Мудрая идея. Трансформация ваших идей в успешные инновации / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 2003.

40. Рамперсад К. Хьюберт. Универсальная система показателей деятельности: Как достигать результатов, сохраняя целостность / Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2004.

41. Сенге П. Пятая дисциплина: искусство и практика самообучающейся организации. – М.: Олимп-Бизнес, 2003.

42. Скрипюк И.И. 111 баек для тренеров: истории, мифы, сказки, анекдоты. – СПб.: Питер, 2005.

43. Смарт Дж. К. Как решать проблемы / Пер. с англ. под ред. И.А. Чеховских. – СПб.: Нева, 2004.

44. Смирнов Э.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001.

45. Спицнадель В.Н. Теория и практика принятия оптимальных решений: Учеб. пособие. – СПб.: Бизнес-пресса, 2002.

46. Стивенс М. Быть лучшим в решении проблем. – М.: Лори, 2004.

47. Цезерани Д. От мозгового штурма к большим идеям: NLP и синектика в инновационной деятельности. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2005.

48. Эдмюллер А. Модерация: искусство проведения заседаний, конференций, семинаров. – М.: Омега-Л, 2007.

Приложения

Приложение 1

Решение проблемы магистрантов, которые боятся первого практического занятия со студентами

Приложение 2

Метод родового сходства

Решение проблемы «Боюсь начинать педагогическую деятельность»

БЛОК № 1. Необходимо владеть материалом

• подготовиться самому по вопросу, который будешь объяснять;

• разобраться в предмете, который будешь вести;

• хорошо владеть предметом занятия;

• понимать, о чем говоришь.

БЛОК № 2. Психологические советы решения проблемы

• записаться на прием к психологу;

• успокоиться и не нервничать;

• не нервничать без повода;

• улыбаться – улыбка располагает;

• не нервничать;

• говорить громко, четко, уверенно, даже если говоришь глупость;

• куратор не должен присутствовать на занятиях, чтобы не умалять авторитет магистранта;

• относиться с юмором к неудачам;

• спокойно собраться на занятия, чтобы ничего не забыть взять с собой;

• соблюдать правила института, в котором преподаешь;

• не психовать, меньше думать о том, чего боишься;

• не бояться;

• проводить практику вместе с преподавателем;

• думать об этом как о подарке судьбы – это такой шанс почувствовать себя главным в аудитории, вершителем судеб: все тебя слушают и думают, что ты все знаешь;

• не думать, что студенты умнее тебя;

• посоветоваться с психологом, как удержать внимание аудитории и дисциплину, как справиться с нестандартными ситуациями;

• подготовиться морально;

• сделать вид, что на практике не впервые;

• поплакать – станет легче.

БЛОК № 3. Изучение литературы

• приобрести методичку;

• тщательно проштудировать литературу;

• взять все необходимые книги и пособия;

• обложиться умными книгами;

• прочитать всю необходимую литературу по вопросу;

• придерживаться методички;

• прочитать книгу Макаренко;

• попросить у преподавателя необходимый материал, в том числе и его лекции;

• много читать;

• читать педагогическую литературу;

• больше изучать психологию;

• читать любую литературу, чтобы уметь грамотно выражать свои мысли.

БЛОК № 4. Решение проблемы большой нагрузкой студентов

• чтобы удержать дисциплину и внимание, при шумном поведении студентов стукнуть кулаком по столу и напомнить им о своем существовании;

• при шумном поведении студентов дать контрольную работу, а перед этим сказать, что она повлияет на рейтинг;

• дать студентам список литературы и каждую пару давать им тесты;

• подготовить материал и так загрузить студентов, чтобы они опомнились только к концу лекции;

• дать студентам задание, чтобы они делали его самостоятельно.

БЛОК № 5. Приобретение опыта

• посоветоваться с более опытным человеком (преподавателем кафедры), узнать, как у него проходило первое занятие, какие возникали ситуации и как он из них выходил;

• понаблюдать, как преподают другие;

• как можно больше приводить примеров из жизни;

• нанять репетитора по педагогике;

• уметь грамотно разрешать возможные конфликтные ситуации;

• набираться опыта у куратора;

• взять больше часов практики – уверенность приходит с опытом.

БЛОК № 6. Репетиции занятий

• выступать перед близкими, друзьями, родственниками, чтобы не бояться аудитории;

• репетировать свои выступления;

• как можно чаще выступать хотя бы перед своей группой, отвечать на их вопросы;

• провести пробное занятие по своей дисциплине перед друзьями;

• нанять репетитора по риторике.

БЛОК № 7. Юмористические предложения

• студенты тоже люди, поймут;

• уметь выкручиваться из сложных ситуаций;

• отдать инициативу в руки студентов;

• прийти на занятие и сказать, что срочно вызывают на совещание;

• напиться для храбрости;

• не ржать как лошадь;

• выпить успокоительного;

• уйти из университета;

• быть во всеоружии;

• найти альтернативу практике;

• надеяться, что большинство студентов отпросятся или не придут;

• взять с собой валерьянки;

• сделать вид, что оказался здесь случайно (заставили);

• не напиться… до занятия для храбрости;

• плыть по течению;

• продумать непредвиденные ситуации;

• отпускать студентов пораньше;

• прийти на занятие с другом;

• сказать студентам: «Не бейте меня, ребята!! Я – свой!!!»;

• перевестись на другой факультет;

• пять минут позора – потом привыкнешь;

• не прийти на занятия;

• попросить возможность проводить лекции, а не практику.

БЛОК № 8. Планирование занятия

• если останется время, можно поговорить со студентами о том, что бы они хотели узнать нового по этой дисциплине, как бы они хотели, чтобы проходили занятия; эту информацию можно потом использовать, чтобы завладеть вниманием аудитории, сделав уроки более интересными;

• выработать модель поведения на занятии;

• всегда иметь дополнительный материал, чтобы не возникла проблема со свободным временем;

• подготовить план занятия;

• материал готовить на две пары, даже если запланирована одна;

• подготовить дополнительные задания на случай, если останется время.

БЛОК № 9. Как ответить на вопросы, если не знаешь ответа

• отвечать вопросами;

• подготовить варианты ответов на сложные вопросы;

• притвориться, что не слышишь вопроса;

• придумать методы ухода от ответа;

• отвечать не по делу, но заумными словами, чтобы никто не понял, что ты сморозил глупость;

• читая материал, видеть то, что будет не понято студентами, то есть предвидеть их вопросы.

БЛОК № 10. Налаживание взаимоотношений со студентами

• не быть строгим, студенты это не любят;

• не конфликтовать;

• не забыть познакомиться со студентами и представиться самой;

• что-нибудь пообещать студентам за хорошее поведение;

• необходимо расставить приоритеты на занятии (то, что вы преподаватель, а не проходивший мимо студент);

• познакомиться со студентами, у которых будет практика;

• узнать у преподавателя больше об этой группе;

• можно заранее, до первого занятия, познакомиться с группой;

• попытаться наладить со студентами контакт и найти поддержку у них;

• назначить помощника из группы студентов;

• не позволять студентам садиться себе на шею и поставить себя как старшего.

БЛОК № 11. Народная мудрость

• без труда не вытащишь рыбку из пруда;

• надеяться на «авось»;

• терпение и труд все перетрут…

notes

Примечания

1

Богданов А.А. Всеобщая организационная наука (Теология). – М.: Экономика, 1989. Т. 1.

2

Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003.

3

Лапыгин Ю.Н. Основы управленческого консультирования. – М.: Академический проект, 2006.

4

Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001.

5

Словарь иностранных слов. Изд. 15-е, испр. – М.: Русский язык, 1988.

6

Лафта Дж. К. Управленческие решения: Учебное пособие. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2002. С. 13.

7

Там же. С. 13.

8

Кордон С.И. Организационная патология. – Пермь, 1997.

9

Лапыгин Ю.Н., Эйдельман Я.Л. Мотивация экономической деятельности в условиях российской реформы. – М.: Наука, 1966.

10

Патернализм в данном случае представляет собой явление, при котором люди добровольно перепоручают заботу о своей судьбе кому-либо: президенту, директору, соседу по даче и т. д.

11

Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003.

12

Лапыгин Ю. Н. Основы управленческого консультирования. – М.: Академический проект, 2006. С.155.

13

От relevant – «относящийся к делу» (англ.).

14

Лапыгин Ю.Н. Теория организации: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 244.

15

Алексеева М.Б., Балан С.Н. Основы теории систем и системного анализа: Учеб. пособие. – СПб.: СПбГИЭУ, 2002. С. 54.

16

Ален Р.Э., Ален С.Д. Винни-Пух решает проблемы. – СПб.: Амфора, 2005. С. 22.

17

Смарт Дж. К. Как решать проблемы / Пер. с англ. под ред. И.А. Чеховских. – СПб.: Нева, 2004. С. 16.

18

Идея слепого пятна (технический термин – «скотома») заимствована психологами из офтальмологии. В психологии слепым пятном называют ментальное пятно (оно имеет ментальную природу). Это пятно возникает, когда человек просто не понимает своей роли в событиях, которые с ним происходят.

19

Смарт Дж. К. Как решать проблемы / Пер. с англ. под ред. И.А. Чеховских. – СПб.: Нева, 2004. С. 61.

20

Ален Р.Э., Ален С.Д. Винни-Пух решает проблемы. – СПб.: Амфора, 2005. С. 70.

21

Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: Стандарты и качество, 2005.

22

Бьёрн А. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: Стандарты и качество, 2005.

23

Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003. С. 265.

24

Слабые сигналы есть такие признаки событий, явлений, которые не воспринимаются действующей системой управления, но оказываются важными после их усиления.

25

Цезерани Д. От мозгового штурма к большим идеям: NLP и синектика в инновационной деятельности. М.: ФАИР-ПРЕСС, 2005. С. 157.

26

От intellectus – «разумение», «понимание», «постижение» (лат.).

27

Максимов В.Е. Коучинг отА до Я. Возможно все. – СПб.: Речь, 2004. С. 35.

28

Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей / Пер. с англ. – М.: Прогресс, 1989. С. 58.

29

Гоулман Д., Бояцис Р., Макки Э. Эмоциональное лидерство: Искусство управления людьми на основе эмоционального интеллекта / Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.

30

Энкельманн Н.Б. Харизма. – М.: Интерэксперт, 2000. С. 160–161.

31

Смарт Дж. К. Как решать проблемы / Пер. с англ. под ред. И.А. Чеховских. – СПб.: Нева, 2004. С. 77.

32

См.: Яхонтова Е.С. Эффективность управленческого лидерства. – М.: ТЕИС, 2002. С. 280.

33

Схема построена на основе материалов книги: Яхонтова с. С. Эффективность управленческого лидерства. – М.: ТЕИС, 2002. С. 281–285.

34

Об эвристике как упрощенном правиле принятия решений в условиях недостаточности информации см.: Андреева Г.М. Психология социального познания: Учеб. пособие для студентов высших учебных заведений. – М.: Аспект Пресс, 2000. С. 105.

35

Слабые сигналы – такие признаки событий и явлений, которые не воспринимаются действующей системой управления, но оказываются важными после их усиления.

36

Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 2-е изд. – М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2004.

37

Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 2-е изд. – М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2004.

38

Методика программного прогнозирования развития науки и техники. Утверждена постановлением ГКНТ СМ СССР от 26 ноября 1971 г. № 462.

39

Литвак Б.Г. Экспертные технологии в управлении: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. и доп. – М.: Дело, 2004. С. 86.

40

Там же. С. 87.

41

Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 2-е изд. – М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2004. С. 345–348.

42

Литвак Б.Г. Экспертные технологии в управлении: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. и доп. – М.: Дело, 2004. С.73.

43

Цит. по книге: Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002. С. 154.

44

Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002. С. 154.

45

Мыльник В.В., Титаренко Б.П., Волочиенко В.А. Системы управления: Учеб. пособие. – М.: Экономика и финансы, 2002.

46

Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002. С. 64.

47

Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002. С. 65.

48

Смирнов Э.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001. С. 169.

49

Смирнов Э.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001. С. 171.

50

Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений, а также Хроника событий в Волшебных странах: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2002. С. 74.

51

Панфилова А.П. Мозговые штурмы в коллективном принятии решений: Учеб. пособие. – СПб.: Знание, 2005. С. 215.

52

Физиологи считают, что большинство людей используют не более 1 % потенциала мозга, который определяется числом возможных взаимосвязей между 10–15 миллиардами нервных клеток. Мозг весит около 2 % от веса тела, но забирает 25 % калорий, которые мы потребляем. Он забирает до 50 % поступающего в организм человека кислорода. См.: Беляцкий Н.П. Интеллектуальная техника менеджмента: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. С. 249.

53

Единица площади в английской системе мер, равная 0,4047 га (40,47 соток).

54

Больше миллиона человек уже стали счастливыми лунными помещиками (на Луне продано более 300 миллионов акров). Подробнее см.: Альпеншталь А. Деньги из воздуха. Вы зарабатываете столько, насколько глобально вы мыслите. – М.: НТ Пресс, 2006. С. 101.

55

Воображение рассматривается как бессознательная способность комбинировать факты новыми способами, а интуиция представляет собой способность переносить нужные воображаемые образы в сознание.

56

Андреева Г.М. Психология социального познания: Учеб. пособие для студентов высших учебных заведений. – М.: Аспект Пресс, 2000. С.107.

57

Беляцкий Н.П. Интеллектуальная техника менеджмента: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. С. 253

58

Нёльке М. Техники креативности. – М.: ОМЕГА-Л, 2006. С. 120—123

59

Этот интервал содержит 50 % всех оценок; он не включает в себя 25 % самых высоких и 25 % самых низких оценок (такой тип деления шкалы называется делением с помощью квартилей).

60

Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: Стандарты и качество, 2005. С.130–132.

61

Подробно см.: Иванов И.А. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов. – Ростов-на-Дону: БАРО-ПРЕСС, 2001, С. 208; Меерович М.И., Шпагина Л.И. Технология творческого мышления: Практическое пособие. – Мн.: Харвест; М.: АСТ, 2000. С. 41; Панфилова А.П. Игротехнический менеджмент. Интерактивные технологии для обучения и организационного развития персонала: Учеб. пособие. – СПб: Знание, 2003. С. 361; Шевырев А.В. Технология творческого решения проблем. Техника творчества. – Белгород: Крестьянское дело, 1995. Кн. 2. С. 123.

62

Иванов И.А. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов. – Ростов-на-Дону: БАРО-ПРЕСС, 2001. С. 209.

63

Шевырев А.В. Технология творческого решения проблем. Мышление и проблема. Психология творчества. – Белгород: Крестьянское дело, 1995. Кн. 1. С. 42.

64

Термин «морфология» (учение о форме, от гр. morph – «форма» и logos – «учение») ввел в 1796 г. Гёте – основоположник морфологии организмов, учения о форме и строении растений и животных. В дальнейшем появилась морфология человека, почв и т. д. Метод морфологического анализа впервые разработал и применил швейцарский астроном Фриц Цвикки, открывший нейтронные звезды.

65

Шевырев А.В. Технология творческого решения проблем. Мышление и проблема. Психология творчества. – Белгород: Крестьянское дело, 1995. Кн. 1. С. 124.

66

Там же. С. 124.

67

Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003. С. 412.

68

Активные вовне; интеракция происходит в процессе вербального и невербального общения людей.

69

Панфилова А.П. Игротехнический менеджмент. Интерактивные технологии для обучения и организационного развития персонала: Учеб. пособие. – СПб.: ИВЭСЭП; Знание, 2003. С. 52.

70

Платов В.Я. Деловые игры: разработка, организация и проведение: Учебник. – М.: Профиздат, 1991.

71

Альтшуллер Г.С. Найти идею. Введение в теорию решения изобретательских задач. – Новосибирск: Наука, 1986. С. 68.

72

Стивенс М. Быть лучшим в решении проблем. – М.: Лори, 2004. С. 117.

73

Кови С. Семь навыков лидера. – Минск: Вегапринт, 1996.

74

Подробнее см.: Паркин М. Сказки для управления изменениями. Как использовать сказки для развития людей и организаций / Пер. с англ. – М.: Добрая книга, 2005. С. 35–37.

75

Полное собрание законов Мерфи / Пер. с англ. – Мн.: Попурри, 2005.

76

Диксон П. Бизнес-бренды: Стратегическое моделирование. – М.: Эксмо, 2005. С. 15.

77

Попов С.А. Стратегическое управление: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». – М.: ИНФРА-М, 1999. Модуль 4. С. 202.

78

Коленсо М. Стратегия кайзен для успешных организационных перемен / Пер. с англ. – М.: ИНФРА-М, 2002. С. 86–87.

79

В таблице использованы материалы книги: Kotter John P., Schlesinger LA., and Sathe V., Organization: Text Cases, and Readings on the Management of Organizational Design and Change. 2nd. ed. Homewood, Ill.: Irwin, 1986. P. 359.

80

Диксон П. Бизнес-бренды: Стратегическое моделирование. – М.: Эксмо, 2005. С.146–156.

81

Специализированный сектор необходимо рассматривать более пристально, так как в нем может наблюдаться диктат со стороны потребителя.

Table of Contents

Юрий Николаевич Лапыгин Системное решение проблем

К читателям

Часть 1 Ментальные модели проблем

Глава 1. Системный подход к решению проблем

1.1. Становление системного подхода

1.2. Базовые понятия системного подхода

1.3. Суть системного подхода

Глава 2. Идентификация проблем и ментальные модели

2.1. Система ментальных моделей

2.2. Ментальные возможности

2.3. Проблема как система

Глава 3. Типология проблем

3.1. Проблемная ситуация

3.2. Моделирование проблемной ситуации

3.3. Матрица организационных проблем

Часть 2 Постановка задачи решения проблем

Глава 4. Проблемно-целевое управление

4.1. Анализ проблемной ситуации

4.2. Целеобразование в организациях

4.3. Построение дерева целей

4.4. Стратегическая система целей

Глава 5. От проблемной ситуации к проблеме

5.1. Начало решения проблем

5.2. Бессознательная компетентность в идентификации проблем

Глава 6. Проявление проблем

6.1. Выявление критической трудности

6.2. Метод контрольного листка

6.3. Приоритетные проблемы и диаграмма Парето

Часть 3 Диагностика и структурирование проблем

Глава 7. Инструменты идентификации проблем

7.1. Диаграмма «Рыбий скелет»

7.2. Пять «почему?»

7.3. Поле корреляции

7.4. Гистограмма

7.5. Матричная диаграмма

Глава 8. Методы организационной самодиагностики

8.1. Организационная патология

8.2. Метод «метафора» (образ организации)

8.3. Коллекция ошибок

8.4. Ориентация организации

Глава 9. Организационная диагностика

9.1. Потребность в комплексной диагностике

9.2. Анализ решений

9.3. Диагностическое интервью

9.4. Наблюдения

Глава 10. Анализ проблемного поля

10.1. Построение матрицы значимых проблем

10.2. Индивидуальные графы проблемного поля

10.3. Формирование блоков проблем

10.4. Другие методы структурирования проблемного поля

Часть 4 Методы решения проблем

Глава 11. Проблемы решения проблем

11.1. Интеллект и эмоции в решении проблем

11.2. Навыки эмоционального интеллекта

11.3. Всестороннее рассмотрение проблем

11.4. Управленческие команды в решении проблем

Глава 12. Методы поиска решений

12.1. Структура методов

12.2. Экспертные методы

12.3. Методы обработки экспертной информации

12.4. Методы моделирования и формализации проблемной ситуации

12.5. Подход исследования операций

12.6. Аналитический метод РУР

12.7. Статистический метод РУР

12.8. Метод математического программирования решений

12.9. Матричный метод разработки решений

12.10. Исследование решений на множестве Эджворта—Парето

Глава 13. Методы активизации творческого мышления

13.1. Креативность мышления

13.2. Методы индивидуальной активизации творческого мышления

Глава 14. Методы систематизации несистемного и креативного взаимодействия

14.1. Метод мозгового штурма

14.2. Метод Дельфи

14.3. Методы, использующие карточки

14.4. Метод синектики

14.5. Метод коллективных ассоциаций

14.6. Метод фокальных объектов

14.7. Метод гирлянд ассоциаций

14.8. Метод морфологического анализа

14.9. Метод сценариев

14.10. Метод Гордона

14.11. Метод целевых обсуждений

14.12. Интегральный метод «Метра»

14.13. Метод дерева целей

14.14. Метод номинальных групп

Глава 15. Методы групповой работы в решении проблем

15.1. Универсальные методы

15.2. Межгрупповая работа в поиске решения проблем

15.3. Интерактивные игры

Часть 5 Обратная связь между решением и проблемой

Глава 16. Выбор решения проблем

16.1. Оценка решений

16.2. Выбор решения

16.3. Разработка плана действий

Глава 17. Проблемы реализации решений

17.1. Реализация решений как управление изменениями

17.2. Перемены как системная проблема

17.3. Типология концепций стратегических перемен

17.4. Сопротивления изменениям в организациях

17.5. Причины и формы сопротивления

17.6. Подходы к преодолению сопротивления изменениям

Глава 18. Обратная связь в системе принятия решений

18.1. Обратная связь и система показателей

18.2. Контроль как фактор оценки решения проблем

18.3. Контур обратной связи

Литература

Приложения

Приложение 1

Приложение 2

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81