Текст бизнес-книги "Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 3-я публикация"

Автор книги: А. Манюхин

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Практические советы и рекомендации закупщикам
Серия публикаций «От азов до совершенства». 3-я публикация
В. В. Ковальский
А. Е. Манюхин

© В. В. Ковальский, 2021

© А. Е. Манюхин, 2021

ISBN 978-5-0055-4108-6 (т. 3)

ISBN 978-5-0055-3552-8

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Инструменты управления закупками и запасами

Введение. Экскурс в историю

Снабжение как самостоятельная профессия укреплялось параллельно с развитием торговли, появлением караванов, освоением морских путей, завоеванием новых территорий, формированием государств и империй. Мы уже рассказывали Вам в предыдущих публикациях о роли снабжения в обеспечении армий во время походов, формировании оборонных запасов, появлении государственных резервных фондов, заключении «уговоров», «подрядов», появлении процедуры торгов и «Положения о подрядах и поставках» как свода государственных законов о закупках и подрядах.

В этом разделе мы рассмотрим снабжение с точки зрения товарообмена и обеспечения зарождающейся промышленности.

Вавилон как государство просуществовал 1 413 лет и сменил 11 династий (с 1895 г. до н. э. до 482 г. до н. э.) от правления Суму-абума до Шамаш-эриба, вплоть до вторжения персидского царя Кира II и потери статуса государства при Ксерксе I. За время правления вавилонских династий активно развивались торговые отношения: от покупки земельных угодий, продажи товаров и рабов до строительства городов и оборонительных сооружений. Вавилон славился оружейниками, изделиями из керамики и, конечно, выделкой и окраской тканей. Знаменитые вавилонские ковры и крашеные ткани были широко известны на всем Востоке. Развитие торговых путей послужило толчком в налаживании товарообмена. Из Аравии и Восточной Африки поставлялись золото, курения и благовония, из Индии – слоновая кость, драгоценные камни, ткани и изделия из металла, из Египта – мука и хлеб.

В Месопотамии торговля шла с приходом караванов в крупные городские поселения и вдоль рек Тигра и Евфрата, Персидский залив был еще не достаточно освоен.

При Рамзесе II началась постройка канала от Нила до Красного моря, две главные дороги от Фив в Эфиопию и Мероэ проходили вдоль берегов Нила и через пустыню. До основания Александрии Карфаген и Фивы стали крупными торговыми центрами. Египет покупал дерево, металлы, гончарные изделия, благоухания, масла и драгоценные камни.

Финикийцы больше пользовались морскими путями в Аравию, Египет, Палестину, Сирию, Индию и Грецию, караванный путь связывал их с Вавилоном и Арменией. Активную торговлю они наладили с Палестиной, куда поставляли дерево, металлы и их сплавы, плоды, драгоценности и стекло в обмен на зерно, масло, вино и шкуры.

Шерсть они обменивали на свои товары в Сирии, мулов поставлял Кавказ, лошадей – Каппадокия. Финикийцы были отличными торговцами, освоившими морскую навигацию, они обменивали восточные товары на серебро, свинец, олово, воск, масло, хлеб, рыбу, вино, шерсть, кожу и янтарь с Пиренейского полуострова и берегов Балтийского моря.

Однако морскую монополию не удалось сохранить надолго. С началом правления персидского царя Дария и завершения строительства канала от Нила до Красного моря в Древней Персии была произведена реформа, которая перевела товарообменные операции на денежные взаиморасчеты. Во времена его правления громадная территория персидского царства была покрыта сетью дорог, которые использовались не только для перемещения многотысячной армии, но и для торговых целей, также активно осваивались и морские пути. Ремесла и кустарная промышленность получили развитие в Древней Персии, знаменитые персидские ковры, мебель из драгоценных пород дерева, мозаика и украшения славились далеко за пределами персидского царства.

Финикийцы имели тесные торговые отношения и с греками, где крупнейшим торговым центром становится Аргос. В микенскую эпоху особым спросом пользовались металлы и изделия из них, медь и олово, которые в основном обменивались на скот.

Грекам финикийцы кораблями поставляли серебряные изделия, доспехи и оружие, полотно и ткани, кубки и столовую утварь, слоновую кость и стекло. Расцвет торговли в Греции наступил с колонизацией Александром Македонским всего побережья Средиземного моря, Эвксинского Понта, островов архипелага и во время греко-персидских войн. В это время налаживаются отношения со скифами, фракийцами, ливийцами и племенами Кавказа, Италией, Испанией и Францией, а позднее и с Египтом.

Расчеты скотом и драгоценностями вскоре были заменены сначала слитками из железа и меди, а затем монетами из золота и серебра. Торговый центр из Аргоса перемещается в Коринф и Эгину, позднее их место занимают Афины. После Пелопонесской войны Сиракузы, Эфес и Родос стали соперничать с Афинами. Поход Александра Македонского в Египет способствовал основанию Александрии как крупнейшего торгового и стратегического центра между Востоком и Западом.

Когда Тир был завоеван Александром, финикийский Карфаген стал торговым центром Средиземного моря. Торговые караваны из Африки и Египта привозили черное дерево, слоновую кость, страусиные перья, финики, хлеб, шерсть, золото, металлы и рабов. Карфагенские ремесленники производили изделия из металла, тканую продукцию, ювелирные украшения, стеклянную посуду и предметы обихода.

Благоприятное географическое положение Рима и укрепление его могущества позволили одержать победу в Пунических войнах, сокрушить Карфаген и организовать военные походы в Грецию и Египет. Была проведена римская денежная реформа, выпущены в оборот серебряные монеты «денарии» и золотые слитки, установлены портовые пошлины.

В Римской империи строятся огромные продуктовые склады и зернохранилища для поставок хлеба, масла, рыбы, мяса, чечевицы и яблок из Африки, Сирии и Египта, молока и сыра из Британии и Галлии, артишоков и гранатов из Карфагена, спаржи из Германии, персиков и абрикосов из Персии и Армении, вина из Греции. Соль по ценности приравнивалась к золоту. В период расцвета империи в дома и виллы римской знати и военачальников завозились уникальная мебель из ценных пород дерева, инкрустированная серебром, золотом и драгоценными камнями, мрамор, статуи, шелк и пурпурные ткани, кожа и шкуры экзотических животных, бронза и медь, мечи, кинжалы и доспехи. Можно признать, что Рим становится крупнейшим центром свободной торговли, на огромной своей территории обеспечившим благоприятные условия для развития производства и земледелия, безопасность морских, сухопутных путей и приграничных земель для перемещения товаров, создавшим единую монетарную и мерную системы.

Однако любая империя рано или поздно после развития и расцвета сталкивается с экономическими и политическими трудностями, приходит в упадок и исчезает. История знает множество примеров того как в древности, так и в современном мире.

Вы наверняка слышали названия: негоцианты, маркитанты, прокураторы-логистики, интенданты, гоф-маклеры, купцы, прасолы, коробейники и офени.

Все они имеют непосредственное отношение к торговле и снабжению.

Уделите еще немного Вашего внимания роли купечества в развитии Российского государства.

На Руси купечество начало делиться на гильдии при Петре I, который взял за основу немецкую модель торговой корпорации (Ганзейский союз), чтобы упорядочить торговлю и промыслы. Вначале были учреждены две гильдии: в первой находились крупные купцы, банкиры, ремесленники, доктора и ювелиры, во второй – более мелкие торговцы и собственники постоялых дворов.

В 1758 г. во время правления Елизаветы Петровны публикуется «Регул провиантского правления», где для обеспечения государственных нужд указывается, что не следует приобретать товар у перекупщиков, а надо закупать у непосредственных производителей.

В 1775 г. при царствовании Екатерины II купечество разделяется на три гильдии в соответствии с размером капитала. К первой гильдии относился капитал более 10 тысяч рублей, ко второй – от 1 тысячи рублей и к третьей гильдии – от 500 рублей. Все купцы были обязаны оплатить сбор 1% от собственного капитала, что в свою очередь освобождало их от подушной подати и рекрутской повинности.

В 1785 г. публикуется «Жалованная грамота», на основании которой купцы 1-й гильдии имели право вести заграничную торговлю и владеть собственными кораблями, купцы 2-й гильдии имели право вести торговлю и обладать речными судами, купцы 3-й гильдии имели право вести мелкую торговлю, содержать трактиры, ремесленные лавки и постоялые дворы. Купцам 1-й и 2-й гильдий разрешалось владеть фабриками, заводами и промыслами.

Торговые ряды и ярмарки преобразуются в столичные гостиные дворы, где крупные купцы и промышленники открывают свои магазины, представительские салоны и конторы.

В 1810 г. в Москве открывается первая в России Академия коммерческих наук.

Купцы 1-й гильдии занимались оптовой международной торговлей и становились крупными промышленниками и фабрикантами. 2-я гильдия в основном содержала склады с товарами на экспорт или импортный товар для перепродажи лавочникам, повышая оборачиваемость своего капитала.

Купечество сыграло важную роль в развитии промышленности и экономики государства.

Можно констатировать тот факт, что купечество послужило толчком к переходу от товарообменных операций к управлению частным капиталом и созданию крупных промышленных корпораций в России.

Купеческое слово очень высоко ценилось в обществе, так как выступало гарантом деловой репутации и невозможности продолжать бизнес в случае его нарушения.

1. Задачи снабжения

Нам дана возможность выбора, но не дано возможности избежать выбора. Айн Рэнд

После изложения исторических фактов давайте рассмотрим задачи снабжения в современных условиях, насколько изменились подход и требования, что влияет на принятие решения о выборе поставщика товаров и услуг.

Прежде чем перейти к освещению данного раздела, давайте вспомним классическое трактование значения Procurement.

Снабжение, или закупки (procurement), – это совокупность практических методов и приемов, а также инструментов, применяемых в процессе организации закупок, предоставления объектов в аренду, распределения заказов в ходе осуществления конкурсных торгов, концессии с целью рационализации процедур, облегчения их для участников, соблюдения справедливости, предотвращения коррупции.

Если перефразировать более просто, то закупки – это своевременное обеспечение потребности бизнеса в ресурсах, материалах и услугах (работах) для его жизнедеятельности, по оптимальной стоимости, надлежащего качества, по стандартным процедурам и на условиях прозрачности.

Цели и задачи подразделения закупок:

• приобретать МТР и услуги (работы) по оптимальным ценам, в соответствии с политикой компании;

• снижать расходы отдела закупок;

• заниматься поиском новых альтернативных поставщиков;

• развивать и управлять отношениями с поставщиками;

• заниматься обучением и развитием сотрудников;

• вести учет всех заявок и договоров, анализировать их эффективность;

• участвовать с инициатором потребности в разработке новых продуктов и материалов;

• участвовать в совершенствовании продукта;

• не допускать нехватку товара или несвоевременную поставку;

• разрабатывать нормативные документы и методики;

• автоматизировать процесс закупок;

• внедрить систему KPI и мотивации.

Принципы управления закупками:

• закупать товар надлежащего КАЧЕСТВА;

• в необходимом КОЛИЧЕСТВЕ;

• от надлежащего ИСТОЧНИКА;

• по оптимальной ЦЕНЕ;

• поставлять в нужное МЕСТО;

• в надлежащее ВРЕМЯ;

• необходимым ТРАНСПОРТОМ.

Задачи снабжения

Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:

• правильное определение и планирование потребностей̆ в ресурсах;

• своевременный̆ выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке;

• эффективное использование имеющихся ресурсов.

Определение и планирование потребности в ресурсах

В большинстве компаний приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или квартального планирования.

Инициатор при бюджетировании составляет перечень необходимых для их работы МТР и услуг (работ), на основании которого готовится смета или бюджетная строка планируемых расходов. Подразделения закупок участвуют в бюджетной оценке на этапе планирования, но не являются владельцами или ответственными за процесс планирования, такая ответственность лежит на подразделениях-инициаторах.

Затем планируемые расходы подразделений инициатора корректируются при защите бюджета в соответствии с расчетными ожидаемыми финансовыми поступлениями от плана продаж. На их основе готовится план закупок.

Выбор оптимального предложения

При выборе оптимального предложения надо руководствоваться в первую очередь использованием методов конкурентных закупок (тендеры, конкурсы, аукционы, запрос предложений и т. п.). Однако даже идеально организованного тендера с процедурной точки зрения не всегда достаточно.

Важно иметь максимально полную и объективную информацию о существующих поставщиках и предлагаемых ими МТР и услугах (работах), а также заинтересовать их в долгосрочном участии в проводимых компанией закупках на конкурсных условиях.

Казалось бы, вполне понятен смысл вышесказанного, однако это требует немалых усилий для формирования прозрачных доверительных отношений с потенциальными участниками тендеров. Учитывая негативный опыт поставщиков и нарушения при проведении конкурсов другими заказчиками и участниками тендера, недоверия к качеству и объективности проводимых процедур у поставщиков более чем предостаточно.

Эффективное использование ресурсов

Хотя мы рассматриваем вопросы эффективной организации закупок, потребность можно удовлетворить, используя уже имеющиеся в наличии ресурсы или привлекая их с рынка. Особенно это касается услуг и работ. Например, в случаях, если собственное сервисное подразделение задействовано на других приоритетных объектах, его ресурс ограничен специализированными видами работ, которые он не выполняет самостоятельно, его тарификация превышает рыночную стоимость, имеет смысл привлечь этот ресурс с рынка, перераспределяя в бюджете неиспользуемые (или не в полной̆ мере используемые) ресурсы.

Некоторые ресурсы вообще не следует закреплять на безальтернативной основе за конкретными поставщиками и пользователями. Например, автотранспортные и логистические услуги, сервис обслуживания и ремонта производственных площадок и пр. Будет целесообразно иметь несколько поставщиков с возможностью замещения в случае недобросовестного исполнения взятых на себя обязательств или при значительном отклонении от базовых условий (сроки, качество, стоимость).

В целом данный вопрос выходит за пределы зоны ответственности закупочного подразделения при формировании планового бюджета закупок, но, если его не учитывать, это приведет к снижению эффективности всей̆ системы обеспечения компании.

Что является предметом закупок и на какие категории они делятся? Давайте разберемся.

МТР, работы, услуги

Процедура выбора контрагента во многом зависит от предмета закупки. Выделим основные три категории.

МТР (материально-технические ресурсы) – это сырье, материалы, оборудование, комплектующие, программные продукты (системы автоматизации технологических процессов), энергоносители и др., а также услуги, входящие в объем поставки. К подобным услугам относятся поставка технической документации, стоимость доставки, получение разрешительных документов на поставку и применение (если это предусмотрено контрактом).

Работы – это работы, связанные со строительством, реконструкцией, модернизацией, ремонтом или демонтажем зданий, сооружений или объектов, монтажом оборудования и коммуникаций, если стоимость этих услуг не превышает стоимости самого объекта строительства.

Услуги – это работы, которые не вошли в категорию работ и их затраты некорректно относить к себестоимости выпускаемой готовой продукции, т. е. они не формируют стоимость основных средств компании.

Некоторые компании к этим категориям относят по иным критериям, например, услуги – любые нематериальные продукты, в том числе интеллектуальные, работы – все, что связано со строительством и ремонтом, товары – материальные продукты, а также программное обеспечение (системы автоматизации технологических процессов).

Соответственно, различаются и механизмы выбора контрагента. Так, при закупке серийных товаров главными критериями выбора будут, скорее всего, цена и условия поставок, а для закупки консультационных услуг – квалификация и опыт исполнителя.

Иногда бюджетная строка закупок укрупняется или не детализируется. Например, в ней присутствует статья «запчасти, узлы и агрегаты к основному технологическому оборудованию» без уточнения, сколько и когда планируется их закупить, а сами закупки инициируются по возникновению потребности, со статусом «срочной заявки», в рамках установленных лимитов. Подобный̆ подход делает систему планирования более гибкой̆, но заметно менее контролируемой̆.

Как видно, контроль целесообразности закупок в явном виде отсутствует. Можно предположить, что эта функция лежит в первую очередь на подразделении финансового блока или инициатора, отвечающих за корректирование окончательного бюджета расходов и соотношения их с планом доходов от продаж перед представлением на утверждение руководства.

Обычно на такие «детали» подразделения, отвечающие за бюджетирование, обращают внимание редко в том числе из-за высокой̆ загруженности, так как разработка и утверждение бюджета нередко проходят в весьма интенсивном режиме и с множеством этапов.

Решений данной проблемы, которая может привести к срыву поставок или отклонению от бюджетной оценки, может быть несколько. Например, «фильтр целесообразности» на нескольких уровнях контроля:

• закупочное подразделение, отвечающее за проведение закупок;

• финансовое подразделение и управляющее подразделение инициатора, отвечающие за разработку и утверждение бюджета расходов;

• подразделение экономической безопасности или внутренний аудит, отвечающие за внутренний̆ контроль хозяйственной̆ деятельности;

• правление или специализированные коллегиальные комитеты (инвестиционный и тендерные комитеты).

План закупок также обязательно должен быть увязан с текущим состоянием запасов, возможно, удовлетворить возникшую потребность можно путем использования ранее приобретенных МТР или их аналогов (медленно оборачиваемые запасы регулярно закупаемой номенклатуры или с длительным сроком ввода в эксплуатацию по инвест. проектам).

Резюме

Следует отметить, что принципы управления закупками практически не изменились со стародавних времен (надлежащего качества, в необходимом количестве, у проверенных поставщиков, по оптимальной цене, в нужном месте и в конкретное время, надежным транспортом). А что касается требований, методов и необходимых ресурсов, они значительно расширились. Значение управления закупками в современных условиях нельзя недооценивать, поскольку эффективное управление закупками позволяет компании сэкономить от 10 до 25% закупочного бюджета (по данным консалтинговых агентств в России). Разработка закупочной и категорийной стратегий, эффективного бизнес-процесса и цикла закупочной деятельности, направленных на достижение компанией стратегических целей и задач, оказывают положительное влияние на финансовые показатели и повышение конкурентоспособности компании. Управление закупками и вовлечение поставщика в бизнес-процесс влияют на успешный вывод на рынок новых товаров, создавая конкурентное преимущество. Взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением стратегических целей компании – очевидный факт.

На основании разработанных и утвержденных в компании методов закупок менеджмент получает возможность повысить эффективность и подконтрольность проводимых закупок. Экономический эффект выражается в экономии средств бюджета компании. Подконтрольность также в конечном счете ведет к снижению затрат: закупается только то, что объективно необходимо заказчику.

2. Планирование закупок – чья это функция?

Планы – это только набор намерений. Если они тут же не перерастают в конкретные действия, направленные на достижение ваших целей. Но важно помнить, что каждая минута, потраченная на планирование, будет потом экономить огромное количество времени и денег. Д. В. Брейтенбихер

Планирование – одна из важных задач компании с целью организации эффективной работы производственных предприятий и является наиболее результативным способом снижения расходов и издержек. Планирование распространяется на основные направления деятельности компании, их взаимодействие и координацию (продажи, производство, закупки, финансы). Оно основывается на анализе стратегии развития компании, прогнозировании спроса на готовую продукцию, на анализе и оценке необходимых ресурсов.

Идеология планирования состоит из определения целей и задач компании, определения долгосрочной стратегии и методов достижения поставленных целей, их ресурсного обеспечения, разработки мероприятий, информирования лиц, ответственных за их реализацию и распределение задач. Результатом качественного планирования являются снижение внеплановых остановок производства, минимизация вынужденных простоев оборудования и обслуживающего персонала, сокращение сроков выполнения заказов, возможность эффективно управлять складскими запасами, пересмотреть нормы, лимиты и неснижаемые остатки, сделать процесс производства более прозрачным и управляемым и в целом повысить эффективность работы компании. Укрупненно процесс производства продукции состоит из трех блоков:

• закупки сырья, оборудования, материалов, комплектующих;

• производства продукции;

• распределения готовой продукции.

Этапы процесса планирования:

• планирование продаж;

• планирование производственного процесса;

• планирование закупочной деятельности.

В процессе планирования используют укрупненные и уточненные планы. Существует целый набор уточненных планов для отдельных направлений деятельности или объектов планирования.

Рисунок 1. Планирование закупок

Уточненные планы обеспечивают повышенную точность планирования.

План производства формируется на основании плана продаж. Для того чтобы обеспечить достаточно высокую точность планирования производства, необходимо использовать уточненный план продаж, а не укрупненный. Последовательность действий можно представить следующим алгоритмом событий: на основе укрупненного плана продаж формируется уточненный план продаж, затем на его основе формируется уточненный план производства, и уже на основе уточненного плана производства строится укрупненный план производства.

Закупки планируются с целью обеспечения производственного процесса и поддержания регламентированного уровня производственных и складских запасов, т. е. план закупок формируется на основе планов производства. На основе уточненного плана производства строится уточненный план закупок, и лишь на его основе – укрупненный план закупок. Планирование закупок является центральным элементом системы планирования всей деятельности предприятия. От эффективности планирования закупок сырья, оборудования, материалов и комплектующих зависят объем и качество производимой продукции, бесперебойность процесса снабжения производства, соблюдение сроков изготовления продукции и выпуск продукции в рамках плановой себестоимости.

Основные цели планирования закупок – это удовлетворение потребностей производства и рациональное использование ресурсов предприятия. Существует риск, что, стремясь обеспечить непрерывный производственный цикл, закупщики будут стремиться увеличить объемы закупаемых МТР, что приведет к неоправданному увеличению складских запасов и дополнительному отвлечению финансовых средств компании. Сдерживающим фактором являются показатель медленно оборачиваемых запасов и превышение регламентных норм хранения.

Существуют четыре типа затрат, связанных с созданием запасов:

• затраты на приобретение дополнительных ресурсов (цена и объем закупки);

• затраты на размещение заказа (сумма затрат на ведение переговоров с поставщиками и заключение договора);

• производственные затраты (стоимость производства дополнительного объема и подготовки производства);

• затраты на хранение запасов (стоимость дополнительных площадей хранения).

Кроме рисков создания сверхнормативных запасов и замораживания денежных средств, существуют риски, вызванные дефицитом МТР на складе, дополнительными затратами на срочное приобретение этого ресурса на худших коммерческих условиях и потерями от технологических простоев, риски задержки выпуска товарной продукции, упущенной выгоды и материальных потерь в случае отзыва заказа и, как следствие, падения репутации и конкурентного статуса компании.

Возникает противоречие между необходимостью бесперебойного обеспечения производства (за счет роста объемов закупок и создания запасов), отвлечения дополнительных оборотных средств и дефицитом ресурсов (за счет минимизации складских запасов). Эффективное планирование закупок позволяет найти баланс между вложениями в запасы и требуемым уровнем покупательского сервиса.

В процессе планирования потребности в МТР решаются следующие задачи: