Текст бизнес-книги "Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания"

Автор книги: Александр Кудряшов

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

1.3. Требования к эффективным совещаниям

Можно ли управлять компанией, не проводя совещаний?

Когда каждый руководитель на своем месте единолично принимает и обеспечивает выполнение всех решений в предписанной ему зоне ответственности, то в совещаниях, как представляется, нет необходимости. Для этого должностному лицу требуется обладать всей полнотой информации об обстановке, а также полномочиями и согласием участников для реализации любых управленческих начинаний.

Такая ситуация наблюдается в детском саду, когда воспитатель обладает достаточными возможностями поставить кого-либо из подконтрольных детишек в угол, что позволяет ему в установленных пределах прямо реализовывать свои управленческие решения. Но уже в школе, для реализации властных устремлений учителя, необходим определенный уровень доверия и согласия со стороны учеников, что требует совместного обсуждения вопросов.

Жизнь предприятий и организаций далеко не детский сад и не школа, проблемы не снимаются путем отсылки сотрудников в угол или еще куда подальше. Без совещаний остается надеяться на план. Но и в самом лучшем плане невозможно предусмотреть все обстоятельства, влияющие на ход работ. Рассчитывать на планирование как на панацею от провалов и гарантию дружной работы, нет оснований.

Есть масса актуальных вопросов, например, таких как координация работ, решение сложных проблем, распределение ресурсов, поиск выхода из кризисных ситуаций, которые в одиночку не могут быть разрешены одним, пусть даже гениальным генеральным директором. Надо встречаться, обсуждать, договариваться, вырабатывать, принимать, исполнять и контролировать управленческие решения. Для этого и нужны совещания, как незаменимый инструмент руководителя для опосредованного управления сотрудниками. Кроме того, при прямом управлении теряется целостность команды, никто не знает, чем занимаются смежные подразделения. Получается, что каждый действует в одиночку.

Поэтому от совещаний не только нельзя избавиться, но и нет необходимости бороться с ними. Следует лишь правильно определить им место в схеме управления предприятием и обеспечить высокий уровень, эффективность и результативность совещаний.

Единое информационное пространство служебных совещаний

Признавая служебные совещания как важный институт управления компанией и площадку для выработки и принятия управленческих решений, следует считать, что эффективная работа сотрудников на совещаниях и вне требует наличия единой для всех информационной основы. Уточним, с учетом требований информационной безопасности на каждом уровне управления.

Даже обыкновенная папка, содержащая повестки дня и протоколы совещаний, открытая для доступа участникам совещаний, позволит в значительной мере поднять уровень организации и повысить эффективность этих мероприятий. В компании также можно создать простую информационную базу для документов совещаний, с детализацией и поиском по протоколам, датам, участникам, поручениям, рассматриваемым вопросам и т. д. По мере накопления записей в этой БД, ее ценность будет только возрастать, поскольку руководство и сотрудники, используя БД совещаний, могут быстрее и с меньшими потерями готовить и отрабатывать вопросы собственной управленческой деятельности.

Функции планирования совещаний позволяют сформировать единый для предприятия и его подразделений график (календарь) проведения совещаний, при необходимости, с указанием ключевых – основных вопросов повестки дня. Это позволяет руководителям и рядовым сотрудникам лучше планировать свое время и более четко координировать совместные работы.

Перечень справочников (если есть система автоматизации совещаний) позволяет ввести и поддерживать единые для всей организации классификаторы, а средства автоматизации обеспечивают своевременное информирование участников совещаний о ходе выполнения работ, заданий и поручений.

Актуальная и систематически пополняемая БД совещаний, с хорошим пользовательским интерфейсом и высоким уровнем автоматизации, после накопления материалов за определенное время (год – два), будет представлять собой важный фрагмент корпоративной базы знаний организации.

Требования к эффективности служебных совещаний

Приведем перечень проверенных практикой и устоявшихся требований, выполнение которых создает необходимые предпосылки для эффективных совещаний:

1. Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;

2. Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;

3. У совещания должен быть руководитель, ведущий (исполняющий) повестку дня, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за поручения;

4. Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;

5. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором следует фиксировать принятые решения и поручения по повестке дня;

6. По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;

7. Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться, а исполнительская дисциплина участников совещаний регулярно оцениваться;

8. Повестки дня, протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для анализа истории вопросов и поиска прецедентов в разрешении проблем;

9. Для стабильного исполнения и совершенствования совещаний необходимо разработать и руководствоваться соответствующим регламентом.

Эти условия являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных и результативных совещаний. Без того, что называют корпоративной культурой компании, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».

Кто заинтересован в повышении эффективности совещаний

Есть ли в компании, на предприятии люди, заинтересованные в совершенствовании совещаний? Странный вопрос, безусловно, есть такие люди. Это в первую очередь, руководство компаний, их заместители, руководители подразделений, проектов, другие должностные лица, которые, по роду служебных обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях (рис. 1.5).

Поставим другой вопрос. При полном понимании, что назрели предпосылки для безотлагательного устранения ошибок и потерь в совещательных процессах, кто на предприятии действительно способен провести мероприятия по повышению эффективности совещаний? Ответ очевиден – только руководитель, проводящий совещания. Никакие инициативы снизу, по частным улучшениям и устранениям отдельных недостатков, не могут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не участвует руководитель.

Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не секретари, помощники и технические специалисты, которым (при всем уважении к этим профессиям), иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, овладев материалами книги, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний.

Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями. С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, иногда бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки усилий по совершенствованию совещаний.

Пути повышения эффективности совещаний

Эксперты выдвигают различные способы, в которых, главным образом, делается упор на личностном поведении руководителя на этапах подготовки и проведения совещаний. Это правильно, но недостаточно, поскольку не охватывает весь спектр возникающих проблем. Мы предлагаем комплексный подход к совершенствованию совещаний, который заключается в решении следующих взаимосвязанных задач (рис. 1.6).

1. Анализ совещательных процессов на предприятии, выявление и устранение очевидных «узких» мест и источников потерь,

2. Структурирование бизнес – процессов и разработка регламента совещаний.

3. Включение – встраивание служебных совещаний в контур управления предприятием.

4. Автоматизация основных процессов совещаний с учетом требований регламента.

5. Тренинги по эффективным совещаниям в рамках регламента и в условиях автоматизации.

Рис. 1.6

И еще одно соображение на этот счет. Задачу повышения эффективности совещаний нельзя решить за один прием, каким-то одним чудодейственным средством. Скорее это – процесс, в котором постепенно устраняются существующие недостатки, ошибки и потери, вырабатываются и документируются регламенты и рекомендации, а также не допускается и во-время блокируется возникновение новых факторов, снижающих эффективность совещаний.

Глава 2. Совещания как институт управления компанией

2.1. Служебные совещания в управленческой деятельности

Служебные совещания являются неотъемлемой частью управленческой деятельности и с технической точки зрения находятся в центре системы менеджмента компании. Совещания были, есть и будут важной компонентой корпоративной культуры, несмотря на наличие современных компьютеров, локальных сетей, электронной почты и телефонов. Совещания незаменимы, как площадка для обсуждения актуальных проблем, выработки управленческих решений, как способ снятия информационного неравенства, место для объективного анализа сложных вопросов и консолидации персонала.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя подобно приводным ремням и смазке для различных организационных осей и колес компании. Без подготовленных совещаний рабочее время и в существенно большем объеме, будет неизбежно затрачено на случайные или вынужденные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Служебные совещания должны быть встроены в контур управления предприятием, сознательно включены в последовательность управленческих процессов, исполняемых должностными лицами на всех уровнях управления по организации, планированию, контролю и анализу деятельности компании.

Правильно организованные совещания позволяют привлечь наиболее квалифицированных и инициативных сотрудников, нацелить их на актуальные вопросы развития компании. На этих мероприятиях осмысливаются и получают распространение наилучшие приемы и технологии работы, передовой опыт, знания, накапливается коллективная «мудрость» компании, формируется своего рода виртуальный «мозг» предприятия.

Примеры полезных качеств, достоинств и пользы совещаний приводятся ниже.

1. Экономия рабочего времени

Сокращение потерь времени на информационное взаимодействие и выработку решений.

2. Выработка управленческих решений

Консолидация интеллектуальных сил, всесторонний учет обстановки, выработка оптимальных решений.

3. Распределение служебных обязанностей

Учет возможностей сотрудников, распределение работ, учет результатов работ, расстановка людей.

4. Организация, координация и контроль

Организация и интеграция коллективных действий, оперативный контроль, своевременное устранение рассогласований, раннее выявление проблем.

5. Поддержка повседневной деятельности

Поддержка оперативной деятельности, повседневная текущая работка компании (подразделения, проекта, рабочей группы).

6. Обеспечение информационного равенства

Информирование, исключение слухов, совещания как единый источник правды о положении дел.

7. Использование передового опыта

Информирование о достижениях, фиксация, накопление и

распространение передового опыта.

Что понимается под контуром управления предприятием?

Согласно определению, данному в энциклопедическом словаре, контур управления – это замкнутая цепь звеньев системы управления, в которой посредством прямых и обратных связей соединены субъект и объект управления (рис. 2.1). В контуре управления реализуется процесс управления, как циклически повторяемая смена следующих фаз:

а) получение субъектом управления информации о состоянии внешней среды и объекта управления;

б) преобразование полученной информации в принимаемое решение, определяющее меры управляющего воздействия;

в) передача решения на исполнение – оказание воздействия на объект управления.

Чем сложнее управляемый объект, тем из большего числа контуров управления состоит система управления, при этом число контуров устанавливается по числу обратных связей в схеме управления. Обычно при анализе систем управления разделяют организационные и технические структуры. Для организационных структур субъект управления (управляющий, руководящий или распорядительный орган компании), осуществляет целенаправленное воздействие на исполнительные элементы системы (персонал, сотрудников) с помощью соответствующих планов, распоряжений, поручений.

Примеры реализации контуров управления на предприятии можно увидеть в системе планирования работ, при управлении финансами, в кадровом менеджменте, управлении производством и т. д.

В качестве субъекта управления может выступать должностное лицо, например генеральный директор, начальник отдела, руководитель проекта, и т.д., так и коллегиальные органы управления, к которым относится и служебное совещание.

О месте совещаний в схеме управления предприятием

Существуют различные схемы и формы описания систем управления и структурных связей предприятия, приведем одну из них. В этой схеме (рис. 2.2) определены 6 основных блоков и указаны связи между ними, а именно:

Блок 1 – внешняя среда, в которой действует предприятие (рынок, продукты, услуги, потребители, партнеры, конкуренты, нормативная база,..).

Блок 2 – орган управления, субъект управления – руководство на всех уровнях управления предприятием.

Блок 3 – система планирования, представленная единым интегрированным оперативным планом, ориентированным на управление всеми сторонами деятельности предприятия.

Блок 4 – система управления, коллегиальный орган выработки управленческих решений, включая служебные совещания, на всех уровнях менеджмента компании.

Блок 5 – система мониторинга и база данных показателей внутреннего состояния и внешней среды компании.

Блок 6 – объект управления (предприятие, компания, подразделение, проект, …).

Менеджмент, использующий систему планирования, систему совещаний и систему мониторинга, во взаимодействии образуют субъект управления предприятием. Субъект управления реализует цели компании путем исполнения итеративно – циклических процессов управления. В состав этих процессов входит планирование работ, организация их выполнения, контроль хода и результатов, а также корректировка всех планов на новый период времени.

Данная функциональная структура эквивалентна широко известным в теории управления схемам, построенным с использованием прямых и обратных связей. С технической точки зрения, совещания находятся в центре этой схемы, являются компонентой субъекта управления и включены в контур управления, поскольку находятся в цепи обратной связи, образованной через посредство системы мониторинга объекта управления (предприятия) и внешнего окружения компании.

Совещания при разрешении кризисных ситуаций

Совещаниям в условиях кризиса отводится центральное место. Обычно создаются различные штабы, в которых проводятся совещания по кризисным ситуациям на временной или постоянной основе. Работу ситуационно – кризисных центров (СКЦ) сейчас даже по телевизору регулярно показывают, например, как успешно МЧС руководит борьбой с наводнениями, пожарами и землетрясениями по всему миру.

Основной целью создания СКЦ является выработка и реализация управленческих решений по выводу предприятия из кризисных ситуаций и возвращению в нормальный режим работы. Функции кризисного центра включают:

1. Мониторинг внутренних и внешних событий, отображение оперативной обстановки и своевременное выявление кризисных ситуаций;

2. Информационную поддержку процессов подготовки и принятия решений в кризисных ситуациях;

3. Организацию и контроль разрешения кризисных ситуаций;

4. Информационную поддержку и автоматизацию индивидуальной и групповой деятельности должностных лиц и коммуникаций между ними в процессе разрешения кризисных ситуаций;

5. Ведение единой базы данных (базы знаний) о кризисных ситуациях;

6. Разработку регламентов действий должностных лиц в кризисных ситуациях;

7. Подготовку (тренинг) должностных лиц по разрешению типовых кризисных ситуаций.

Но ведь такая деятельность кризисного центра или штаба – это по существу непрерывное совещание, проводимое руководителем, с докладами ответственных лиц (участников совещания), выработкой решений, выдачей поручений, организацией и контролем исполнения.

Различия в управлении компанией при нормальном ходе работ и в кризисных ситуациях не так уж велики. Поэтому серьезные коммерческие структуры переходят к использованию специально оборудованных ситуационных комнат, созданию фактически центров управления, в т.ч., для проведения регулярных служебных совещаний в постоянном режиме, а не только в чрезвычайной обстановке.

Информационный контекст в таких комнатах поддерживается с помощью больших экранных панелей, на которые выводятся отчеты, показатели, документы, отражающие деятельность предприятий и сопровождающие вопросы совещаний. Возможность для участников оперативно, прямо на совещании, получать практически любую информацию из корпоративных баз данных предприятия снимает еще одно ограничение на пути превращения совещаний в оперативный инструмент управления.

Утверждая о том, что служебные совещания должны находиться в контуре системы управления, мы имеем ввиду процесс в развитии, запланированный переход от разовых мероприятий, собираемых по случаю, к систематическому решению задач менеджмента с помощью совещаний, проводимых в компьютеризированных совещательных комнатах, по существу в центрах управления предприятиями.

В этом случае постепенно будут наработаны, унифицированы и закреплены в регламентах типовые алгоритмы действий сотрудников в кризисных ситуациях. Тогда на совещаниях не будет растрачиваться драгоценное время понапрасну в попытках «с чистого листа» договориться, кому, когда, что и как делать, а люди быстро приступят к своим обязанностям в рамках уже апробированных методик работы.

2.2. Повестка дня и участники служебных совещаний

В достаточно крупных компаниях, корпорациях, на предприятиях, как правило, можно увидеть следующую иерархию менеджмента:

1. Топ-менеджмент, высшие руководители, например, генеральный директор и его заместители;

2. Менеджмент среднего уровня, руководители подразделений, начальники департаментов, заведующие отделами, цехами и т.д.;

3. Линейный менеджмент, руководители временных трудовых коллективов, проектных команд, рабочих групп, мастера и т. д.

Эти люди заинтересованы в организации и контроле деятельности подчиненных им структур для достижения поставленных целей, что и осуществляется, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления.

Но и рядовые сотрудники, особенно обладающие амбициями, рассматривают участие в совещаниях как одну из возможностей, полезную для продвижения по служебной лестнице. А также как площадку для апелляции к руководству, с просьбами о помощи или разъяснениями своей позиции в критических ситуациях.

Поэтому в нормальных условиях, когда служебные совещания хорошо подготовлены, практически все руководители и сотрудники заинтересованы и хотят участвовать в них. Одни для того, чтобы быть в курсе событий, другие – выступить по важным для них темам, третьи стремятся предложить в повестку дня (или исключить из нее) те вопросы, которые будут способствовать или затруднять достижению их целей.

Существует еще одна, многочисленная группа заинтересованных лиц, это рядовые сотрудники отделов, подразделений которых не приглашают на служебные совещания, но которые часто являются конечными исполнителями поручений совещания. Данная категория заинтересована в предсказуемости и прозрачности решений, и меньше всего хотела бы ожидать от совещаний каких-то неожиданных решений, реализация которых будет возложена на них, и будет проходить, как обычно, в спешке и при дефиците времени. Кроме того – люди есть люди – на совещания сотрудники ходят и себя показать, и других посмотреть…

Роли участников. У совещания должен быть руководитель (председатель, ведущий, лидер,..), проводящий заседание. Обычно это кто-то из руководства компании, первое лицо или его заместитель, а также другие руководители на своих должностных уровнях. Также необходим секретарь, который готовит совещание, приглашает участников, ведет протокол, следит за соблюдением регламента и т. д. Иногда, в зависимости от обстоятельств, роль секретаря оставляет за собой руководитель совещания. Наконец, участники совещаний, сотрудники, ответственные за поручения, которых пригласили выступить с теми или иными вопросами, предложить варианты решений.

Недавно появилась еще одна роль – модераторы, т.е., профессиональные ведущие различных совещаний. Их разновидность – фасилисаторы (невозможно произнести, а не только вообразить на совещании такую фигуру). Наверное, есть совещания, где такие люди востребованы. Но сложно представить модератора (тем более – неведомого фасилисатора) на служебных совещаниях при наличии живого начальника за столом.

На служебных совещаниях функции ведения (кого-то поддержать, кого-то попросить помолчать, уладить конфликты, проконтролировать повестку дня, и т.д.) обычно выполняет руководитель совещания вместе с секретарем.

Есть ли общее в повестках дня совещаний, проводимых на различных предприятиях?

На основе анализа большого числа доступных протоколов совещаний, проведенных в различных организациях, компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок повестки дня, просматривается существование таких общих тем, сходных по смыслу рассматриваемых в них вопросов и задач.

Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Основной принцип выделения общих вопросов – это невозможность корректного решения этих вопросов единолично одним руководителем, изолированно и вне исполняющих принятые решения сотрудников.

К основным вопросам, рассматриваемым на служебных совещаниях (инструктивных, оперативных, ситуационных) относится анализ обстановки и выработка управленческих решений по следующим задачам, процессам и направлениям деятельности компании.

1. Постановка целей и планирование работ.

2. Организация и контроль исполнения планов.

3. Продвижение продуктов и услуг компании.

4. Обслуживание клиентов компании.

5. Юридическое обеспечение деятельности.

6. Управление основными ресурсами компании.

7. Распределение обязанностей между сотрудниками.

8. Координация работ внутри компании.

9. Коммуникации между сотрудниками.

10. Решение сложных проблем и кризисных ситуаций.

11. Взаимодействие компании с внешним окружением.

12. Анализ достижения целей компании.

13. Оценка хода выполнения решений и поручений

14. Обеспечение единого источника «правды» о состоянии дел.

15. Совершенствование бизнес – процессов.

16. Вопросы безопасности и охраны труда.

17. Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний.

18. Вопросы управления и мотивации персонала.

19. Управление офисом и инфраструктурой.

Очевидно, что указанные выше темы не в одинаковой степени находятся в поле зрения менеджмента компании, тем не менее, они составляют базу для формирования повестки дня служебных совещаний. Поскольку количество тематических направлений достаточно велико, следует определить порядок группировки и укрупнения формируемой повестки дня совещаний. На наш взгляд, методологической и документальной основой, на которую должны опираться служебные совещания, является система планирования работ, принятая в компании.

Существование в различных компаниях таких общих тем и вопросов совещаний позволяет унифицировать совещательные процессы и выработать приемлемые для многих структур механизмы организации и проведения совещаний.

Раскроем и кратко обоснуем основания для рассмотрения приведенных выше тематических направлений на служебных совещаниях компании.