Текст бизнес-книги "Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса"

Автор книги: Алексей Гладкий

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Алексей Гладкий
Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Введение

Ни для кого не секрет, что бухгалтер является важным лицом на любом предприятии. От опыта, квалификации, ответственности, а также порядочности этого работника зависит очень многое.

Не зря главного бухгалтера иногда называют «финансовым богом» предприятия. Это не преувеличение. По степени ответственности, которую несет главный бухгалтер, он может сравниться только с одним работником – директором.

Казалось бы, почему? Ведь, кроме бухгалтера, на предприятиях (особенно крупных) нередко присутствуют и другие работники финансовой сферы – например, финансовый директор, главный финансовый менеджер, заместитель директора по финансам, начальник финансового отдела и т. д.

Однако при этом ответственность перед государством несут в первую очередь директор и главный бухгалтер, и только после них (причем далеко не всегда) – финансовые директоры, финансовые консультанты, главные финансовые менеджеры и т. п. В условиях нестабильной отечественной экономики и противоречивого российского законодательства главный бухгалтер является, по сути, «громоотводом» предприятия. При возникновении проблем именно на него в первую очередь указывает карающий перст государства.

На многих предприятиях главный бухгалтер имеет практически неограниченные (или просто очень широкие) полномочия. Причем нередки случаи, когда эти полномочия используются не только на благо компании, но и на улучшение личного финансового благополучия бухгалтера. Грамотный бухгалтер может оформить все свои «делишки» таким образом, что ни у кого не возникнет мысли о том, что «финансовый бог» вовсе и не бог, а, скорее, «финансовый дьявол», регулярно набивающий собственный карман, злоупотребляя служебным положением.

Но что же толкает приличного, на первый взгляд, человека, каковым обычно является бухгалтер, на совершение подобных действий? О причинах «бухгалтерского мошенничества» рассказано в первой главе книги.

Глава 1
Почему ворует ваш бухгалтер

Что обычно думает директор, обнаруживший, что его бухгалтер «нечист на руку»? Как правило, мысли возникают примерно такие: «а ведь такой приличный с виду», «он же в глаза мне смотрел – и воровал», «вот и верь после этого людям», «как же он мог, ни стыда ни совести нет у человека», «да я его посажу, он это надолго запомнит» и т. д. И мало кто из директоров и учредителей задумывается, что, если разобраться, они и сами в чем-то спровоцировали возникновение такой ситуации. Вместе с этим, от происков недобросовестного бухгалтера не застрахован никто. В этой главе вы узнаете, какие причины толкают бухгалтера на «скользкую дорожку».

Маленькая зарплата или большая «зряплата»?

Чаще всего на противоправные действия бухгалтера (впрочем, как и любого другого человека) толкает неудовлетворенность уровнем своего дохода. К сожалению, далеко не все руководители умеют грамотно установить размер заработной платы для бухгалтера.

Определяя зарплату своему бухгалтеру, обязательно следует принимать во внимание степень ответственности, которую он возлагает на себя, работая на вашем предприятии.

Как отмечалось, характерной особенностью должности главного бухгалтера является то, что за свою (а нередко – и не только за свою) работу он несет ответственность перед государством. Однако степень ответственности определяется множеством факторов, которые рекомендуется учитывать, назначая бухгалтеру ту или иную заработную плату.

Одним из основных таких факторов является вид деятельности предприятия. Например, объем и сложность бухгалтерской работы на производственном и торговом предприятиях даже сравнивать не стоит – учет в производстве многократно сложнее и запутаннее.

Кроме этого, своя специфика имеется у предприятий одного вида деятельности, но разной направленности. Предположим, что вы являетесь владельцем нескольких торговых предприятий: одно занимается торговлей спиртными напитками и табачными изделиями, другое продает продукты питания, а третье – какие-нибудь нематериальные активы (например, программное обеспечение для компьютеров). Очевидно, что степень загруженности и ответственности бухгалтеров на всех трех предприятиях будет совершенно разной. Самая трудная работа будет у главного бухгалтера предприятия по торговле спиртными напитками и табачными изделиями, после него следует главный бухгалтер предприятия по торговле продуктами питания, и на последнем месте по сложности, ответственности и загруженности – главный бухгалтер компании, занимающейся реализацией программного обеспечения.

Казалось бы, почему такая разница?

Что касается предприятия по торговле спиртными напитками и табачными изделиями, то оно (а значит, и его главный бухгалтер) всегда будет находиться под пристальным вниманием государства: как известно, самая выгодная торговля – это торговля людскими пороками, и государство это прекрасно понимает. Такой компании обеспечены постоянные проверки, различного рода санкции (не секрет, что отечественное законодательство позволяет привлечь к ответственности даже младенца), а его главному бухгалтеру – постоянная нервотрепка, регулярная сверхурочная работа и вечная головная боль (причем даже больше, чем у директора). Очевидно, что все эти «прелести» должны компенсироваться достойной заработной платой и хорошим социальным пакетом – в противном случае ваш бухгалтер либо начнет воровать (не таскать же для директора и учредителей каштаны из огня просто так!), либо сопьется (продукция способствует…).

У главного бухгалтера предприятия, занимающегося реализацией продуктов питания, текущей работы будет не меньше, но вот головной боли и нервотрепки – значительно меньше. Конечно, продукты питания государство тоже пристально контролирует (особенно с точки зрения сертификации – ведь речь идет о здоровье людей!), но далеко не так бдительно, как спиртное и сигареты. Тем более что многие специфические особенности предприятия, торгующего продуктами питания, на которые часто обращает внимание государство, остаются за пределами сферы деятельности главного бухгалтера: например, сертификация продукции, соблюдение условий хранения продуктов питания и их перевозки и др. С другой стороны, такие компании обычно располагают очень широким ассортиментом реализуемой продукции (одних чипсов может быть 20 видов), а также большим количеством контрагентов (особенно покупателей). В первую очередь это относится к предприятиям, которые реализуют продукцию мелким и средним оптом и работают непосредственно с магазинами. Главный бухгалтер в таком случае тоже наверняка потребует высокой заработной платы и хорошего социального пакета; и если вы хотите, чтобы он честно работал на протяжении максимально возможного количества времени, к этим требованиям следует отнестись внимательно.

Более простая и спокойная работа будет у главного бухгалтера предприятия, занимающегося торговлей программным обеспечением (либо иными нематериальными ценностями – например, авторскими правами). Ассортимент реализуемой продукции достаточно специфичен, и проверка такой компании может потребовать от проверяющих дополнительных специальных знаний. Очень сложно проверить, например, складские остатки, а арестовать склад при обнаружении каких-либо нарушений – и вовсе невозможно. В штатном расписании отсутствуют грузчики, складские работники, экспедиторы, в связи с чем уменьшается объем работ по начислению заработной платы и удержаниям из нее. Поэтому бухгалтеру такого предприятия работать легче и спокойнее, чем его упомянутым выше коллегам, и, соответственно, уровень оплаты его труда может быть ниже.

Аналогичные особенности могут наблюдаться и на предприятиях других видов. Например, одно дело – когда предприятие производит фарш из рыбы, и совсем другое – моющие средства. В первом случае бухгалтеру будет работать намного проще, чем во втором. Почему?

Для производства фарша требуется сырье меньшего ассортимента (несколько видов рыбы); ассортимент выпускаемой продукции тоже невелик – фарш один, фарш другой, ну, может быть, еще фарш третий; поставщиков немного (а может быть, вообще один: какой-нибудь рыбхоз). Соответственно документооборот совсем небольшой, а значит, и работы у бухгалтера немного. Что касается производства моющих средств, то здесь ассортимент и сырья, и выпускаемой продукции очень большой (одних порошков видов десять, да еще и мыло, и чистящие средства, и т. д.), как правило, – много поставщиков. Поэтому уровень оплаты труда бухгалтеров на таких предприятиях должен существенно различаться.

Еще один фактор, который должен приниматься во внимание при определении размера заработной платы бухгалтера, – это право подписи документов (образец подписи заверяется нотариально и хранится в банке на специальной карточке). Если бухгалтеру предоставлено право подписи – то и получать он должен, несомненно, на порядок больше: ведь в этом случае он несет большую ответственность. Некоторые бухгалтеры при обсуждении размера своей зарплаты с потенциальным работодателем сразу оговаривают сумму, которую желают получать только за то, что им будет предоставлено право подписи документов, ну и плюс к ней – собственно оплата труда. Если права подписи нет – размер заработной платы уменьшается на указанную сумму. Например: $300 – только за подпись, и еще $1000 – оплата труда, итого заработная плата – $1300. Без права подписи – заработная плата $1000. Отмечу, что это справедливо: за все надо платить, в том числе и бухгалтеру за принимаемую им на себя ответственность. Если проигнорировать данный фактор – не исключено, что бухгалтер решит «восполнить этот пробел» самостоятельно, тайком от директора и учредителей. Иначе говоря, если вы не учтете этот момент, то тем самым невольно можете подтолкнуть бухгалтера к обману и воровству.

Важный фактор, который необходимо обязательно учитывать, – это оформление отношений со своим бухгалтером.

Оформленный бухгалтер всегда «стоит» дороже, чем его «свободный» коллега. Стоит ли говорить, что здесь экономить не нужно? Если уж вы по каким-то причинам не хотите зачислять бухгалтера в штат, то нужно хотя бы скрепить отношения с ним трудовым договором, уделив особое внимание вопросам ответственности бухгалтера перед предприятием. К сожалению, в настоящее время нередки случаи, когда бухгалтер принимается на работу «под честное слово». Как правило, это встречается только в небольших компаниях (средний и крупный бизнес так не рискует). Такой бухгалтер может работать как по совместительству, так и полный рабочий день. Если отношения с бухгалтером никак не оформлены – не удивляйтесь, если в один прекрасный день он просто сбежит от вас со всей наличностью, не забыв предварительно перевести все имеющиеся на счете фирмы безналичные деньги в «надежное» место.

Многие руководители, планируя организационную структуру своего предприятия, ставят главного бухгалтера на один уровень с начальниками других отделов и назначают всем начальникам одинаковую заработную плату. Так вот: подобный подход несправедлив. Ведь ответственность главного бухгалтера несоизмерима с ответственностью остальных начальников отделов. Напомню еще раз, что именно главный бухгалтер, а не начальник отдела продаж, главный финансовый менеджер, начальник отдела поставок или кто-то еще (не считая, конечно, директора) будет отчитываться и отвечать перед государством за законность проводимых финансово-хозяйственных операций, да и, в принципе, за все финансовые показатели деятельности предприятия. Поэтому и заработная плата главного бухгалтера должна быть минимум на 25–30 % выше, чем у других начальников отделов. В противном случае неизбежно недовольство: как же, мол, так, я тут за всех отвечаю – а получаю наравне с остальными? От такого недовольства до воровства, обмана и злоупотребления – один шаг.

Следует учитывать и такой фактор, как соответствие заработной платы вашего бухгалтера его семейному и материальному положению. Уже на этапе собеседования необходимо определить, достаточно ли будет человеку предлагаемой заработной платы для удовлетворения насущных потребностей. Рассмотрим этот фактор подробнее.

Что касается семейного положения (разумеется, семейному человеку нужно больше денег, чем его «свободному» коллеге), то это выясняется довольно легко. Например, необходимую информацию можно просто посмотреть в анкете. Ну а дальше – самостоятельно думайте, предполагайте, вникайте: например, если у кандидата есть 15-летний сын, то, возможно, через пару-тройку лет он поступит в институт и родителям придется оплачивать ему учебу. Как это увязывается с заработной платой, которую вы предлагаете человеку? А если у него еще и 17-летняя дочь, то не исключено, что через те же несколько лет она надумает выходить замуж и вашему бухгалтеру потребуется много денег на свадьбу, подарки и т. п. Хватит ли ему заработной платы, чтобы с уверенностью смотреть в будущее? Или для решения финансовых проблем придется использовать «нетрадиционные методы», злоупотребляя служебным положением?

Нелишним будет уточнить, например, как у кандидата на должность бухгалтера обстоят дела с жилплощадью. Если выяснится, что он недавно купил квартиру в кредит и выплачивает за нее, например, $500 в месяц, то очевидно, что заработная плата в $700 для него безнадежно мала. Если же человек, несмотря ни на что, согласился на такие условия, то следует задуматься о целесообразности принятия его на работу – ведь, скорее всего, жизнь заставит его воровать и обманывать.

Ну и, конечно, полезно знать, каковы, хотя бы примерно, текущие финансовые потребности человека. Лучше всего, когда человеку достаточно «нормального минимума»: хорошая машина и квартира, качественное питание и т. д. Если же бухгалтер желает по пятницам посещать казино, каждый месяц обновлять гардероб всей семьи в дорогом бутике, а каждый год менять машины себе и жене, то вам с ним явно не по пути. Нет, конечно, вы можете предложить ему астрономическую заработную плату, но, скорее всего, в этом случае уже в скором будущем вашей фирме бухгалтер не понадобится – считать будет просто нечего. Впрочем, аналогичный результат будет и в том случае, если вы предложите ему зарплату, которую планировали заранее: недостающую сумму такой человек «доберет» самостоятельно.

В этом разделе мы приведем несколько полезных советов, касающихся оплаты нелегкого бухгалтерского труда.

Говоря о заработной плате, необходимо отметить такой отрицательный фактор, как задержка выплаты заработной платы. Как бы плохо ни шли дела у вас на фирме, как бы вы ни задерживали зарплату своим работникам, помните: главный бухгалтер должен получать заработную плату во что бы то ни стало вовремя и в полном объеме (это можно делать втайне от остальных сотрудников).

Некоторые руководители привязывают размер заработной платы к финансовым показателям работы предприятия. Однако доход главного бухгалтера не должен зависеть от этих показателей – в противном случае у него будет соблазн заниматься приписками и искусственно завышать отчетные данные.

Иногда директора практикуют обратное: привязывают заработную плату главного бухгалтера к сумме уплаченных предприятием налогов: чем меньше налогов – тем больше заработная плата. Самые отчаянные руководители даже штрафуют бухгалтеров за слишком большие суммы уплаченных налогов. Стоит ли говорить, какими серьезными неприятностями может обернуться подобная практика в случае налоговой проверки? Ведь бухгалтер такой фирмы, стремясь повысить себе заработную плату, будет стараться всеми правдами и неправдами уменьшить сумму налогов, уплачиваемых предприятием.

Еще одна распространенная ошибка, которую часто допускают руководители, – это назначение главному бухгалтеру необоснованно высокой зарплаты. Конечно, такой работник должен получать достойное вознаграждение за свой труд, но перегибать палку не следует. В противном случае велик риск того, что ваш бухгалтер, поработав полгода или год и решив свои насущные финансовые проблемы, уволится и найдет себе более спокойное место. Причем не исключено, что он с самого начала определит такой «план действий», и вам очень повезет, если он будет хоть мало-мальски выполнять свои обязанности, а не просто «отбывать номер» и ждать удобного момента для увольнения. В такой ситуации вам не позавидуешь – нет ничего более тоскливого и безнадежного, чем восстановление запущенной бухгалтерии.

Он такой человек

Как известно, на свете есть категория людей, которые жить не могут без того, чтобы где-то что-то не украсть, не схимичить, не «провернуть» и т. д. К сожалению, такие люди встречаются и среди бухгалтеров: какую зарплату им не предлагай, они все равно будут воровать и обманывать. В этом разделе мы рассмотрим, как можно распознать такого человека.

Конечно, лучше всего, если вы сможете определить «воровскую натуру» уже на этапе собеседования: это избавит вас от множества проблем в будущем. Для этого рекомендуется обратить внимание на несколько факторов.

В первую очередь нужно поинтересоваться причинами ухода вашего потенциального бухгалтера с предыдущего места работы. Для этого недостаточно заглянуть в его трудовую книжку и предоставленное резюме: необходимо связаться с предыдущим работодателем кандидата и побеседовать с ним лично либо по телефону.

Если вы планируете беседовать по телефону, то рекомендуется проверить, на кого зарегистрирован предоставленный вам для связи телефонный номер: на организацию, где работал кандидат, либо на частное лицо. Нередко недобросовестные работники дают для наведения о себе справок телефонный номер кого-нибудь из своих знакомых, предварительно договорившись с ним и попросив дать положительные рекомендации. Позвонив по такому номеру, вы услышите нечто вроде «рожден бухгалтером!», «это чудесный специалист!» и т. д.

Однако лучше всего, если вам удастся побеседовать с предыдущим работодателем вашего потенциального бухгалтера. Ведь даже если вы удостоверитесь в том, что предоставленный для наведения справок телефон действительно принадлежит предыдущему работодателю, разговаривать по нему может кто угодно – не только директор фирмы, но и, например, любой сотрудник, с которым у вашего кандидата за время совместной работы сложились неплохие отношения (например, вместе воровали, только один попался, а другой – нет).

Если для наведения справок дается мобильный телефон, то нужно выяснить, на кого он зарегистрирован: если на частное лицо – узнать, действительно ли этот человек является руководителем организации – предыдущего работодателя вашего потенциального бухгалтера. Эти сведения можно попробовать получить в Инспекции Министерства по налогам и сборам, либо в банке, который обслуживает данную организацию, либо в государственном учреждении, в котором эта организация зарегистрирована.

С особым вниманием рекомендуется относиться к кандидатам на должность бухгалтера, приехавшим издалека. Например, если ваша фирма находится в Москве, а предыдущий работодатель потенциального бухгалтера – где-нибудь в Красноярске или Тюмени, стоит задуматься: не скрывается ли этот человек от кого-либо?

Однако после того как вы выбрали кандидата на замещение должности главного бухгалтера, расслабляться не следует – к его работе руководитель предприятия должен присматриваться постоянно и, что называется, все время «держать руку на пульсе». Например, если при относительно небольшой зарплате бухгалтер ездит на работу на такси или все свободное время проводит на скачках, то рекомендуется устроить ему хотя бы небольшую проверку (о том, как проверить своего бухгалтера, рассказано в соответствующей главе).

Нечистый на руку бухгалтер, как правило, не поднимает вопрос о повышении своей заработной платы.

Не стоит забывать следующее: если уж так случилось, что ваш бухгалтер относится к категории людей, которые не могут не украсть или не обмануть, перевоспитывать его бесполезно. От такого работника нужно избавляться как можно скорее.

Не по своей воле

Не всегда бухгалтер по своей воле занимается мошенничеством, воровством и злоупотреблениями – иногда к этому его принуждает сама жизнь. Некоторые такие ситуации рассмотрим в данном разделе.