Текст бизнес-книги "1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих"

Автор книги: Алексей Гладкий

Раздел: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-книги

Отбор по текущему значению. Эта команда меню Действия также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор.

История отборов. Это подменю, доступное только в том случае, если хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро выбрать какой-нибудь из примененных ранее фильтров.

Отключить отбор. Эта команда доступна только после применения фильтра и предназначена для его отключения.

Сортировка. С помощью команд данного подменю включается требуемый режим сортировки данных в списке. Наиболее популярные варианты: по номеру либо по дате документа.

С помощью команд, находящихся в списке меню Действия | На основании, можно быстро перейти в режим формирования нового документа на основании текущего документа, при этом новый документ будет другого типа. Например, на основании приходного кассового ордера можно с помощью соответствующей команды данного подменю быстро сформировать либо расходный кассовый ордер, либо выданный счет-фактуру и т. д.

Настройка списка. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки представления содержащейся в окне информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.20.

Рис. 1.20. Настройка списка

Отметим, что содержимое окна может зависеть от текущего режима работы. Например, при работе с кассовыми ордерами набор параметров в нем будет несколько отличаться от такого же окна в режиме работы с доверенностями или документами на приход товарно-материальных ценностей. Однако принцип работы от этого не меняется.

Окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочие. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в окне списка. По умолчанию установлены все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся в левом верхнем углу вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка.

Вкладка Прочие включает в себя следующие параметры:

• При открытии восстанавливать позицию. Если установлен данный флажок, то при открытии окна списка приходных кассовых ордеров курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна;

• При открытии переходить. Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты: В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен на первой позиции списка), В конец списка (курсор будет помещен в конец списка) или Автоматически;

• Обновлять автоматически каждые… секунд. Использование этого параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо документы). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматическое обновление списка.

Таковы основные действия, которые пользователь может выполнять при работе в окне списка.

Отметим, что интерфейсы списка могут иметь разные представления. На рис. 1.21 показано двухпанельное окно списка (это справочник контрагентов, который по сути является интерфейсом списка).

Рис. 1.21. Двухпанельное окно списка

Как видно на рисунке, окно состоит из двух панелей: слева формируется перечень групп контрагентов (Покупатели, Поставщики, Заказчики и т. д.), а справа отображается содержимое текущей группы. Здесь мы привели это окно лишь для примера, а более подробно рассмотрим его при изложении урока, посвященного изучению справочника контрагентов.

Чтобы из любого окна списка перейти в режим просмотра и редактирования позиции, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать клавишу <F2> либо <Enter>, или воспользоваться командой Действия | Изменить.

Для ввода данных и их изменения в программе предусмотрены интерфейсы редактирования. Пример такого интерфейса (в данном случае показано окно редактирования приходного кассового ордера) приведен на рис. 1.22.

Рис. 1.22. Пример окна редактирования

В данном режиме осуществляются ввод и редактирование данных, после чего для их сохранения нужно нажать кнопку ОК или Записать. В первом случае введенные данные будут не только сохранены, но и проведены по учету, а во втором случае только сохранены, без проведения документа.

Еще один типичный и важный интерфейс – это интерфейс настройки и формирования отчетности. Пример такого окна показан на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Интерфейс настройки и формирования отчета

Здесь показано окно настройки и формирования одного из самых популярных отчетов – Карточки счета, но и большинство других отчетов формируются аналогичным образом. В верхней части окна задаются параметры формирования отчета (интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет, счет бухгалтерского учета или наименование контрагента и др.), а в нижней части после нажатия кнопки Сформировать отобразится сам отчет. Позже мы подробно рассмотрим порядок получения наиболее популярных отчетов в программе ”1С:Бухгалтерия 8”.

Мы познакомились с основными, наиболее типичными интерфейсами программы. Конечно, здесь мы рассматривали не все из них, а лишь те, с которыми придется столкнуться в первую очередь. По мере дальнейшего изучения программы будем знакомиться и с другими режимами ее работы.

Урок № 8. Основные инструменты программы

Теперь пришло время познакомиться с основными инструментами программы "1С:Бухгалтерия 8”. Этому и будет посвящен наш следующий урок.

В рассматриваемой конфигурации программы используются следующие инструменты: главное меню, панель функций, инструментальные панели и контекстное меню, а также комбинации "горячих" клавиш.

Главное меню находится вверху основного интерфейса программы (см. рис. 1.12). По умолчанию оно включает в себя следующие пункты:

• Файл. Команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows. К ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др;

• Правка. В состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др;

• Операции. С помощью команд данного меню осуществляется выбор режимов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции | Справочники на экране откроется окно выбора справочника (см. рис. 1.13). Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню;

• Банк, Касса, Покупка, Продажа, Склад, Производство, ОС, НМА, Зарплата, Кадры. Каждое из этих перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка бухгалтерского учета. По мере изучения книги мы подробно познакомимся с каждым из них;

• Отчеты. Команды этого меню предназначены для настройки, формирования и вывода на печать самой разнообразной отчетности;

• Предприятие. Это меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим настройки корректных корреспонденций счетов, определения учетной политики, настройки параметров учета, просмотра и редактирования производственного календаря и др.;

• Сервис. Это меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы;

• Окна. В этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы;

• Справка. В состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.

Непосредственно под главным меню программы располагается инструментальная панель. Ее кнопки дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое панели инструментов, предложенное по умолчанию.

Кроме этого, в каждом интерфейсе программы имеется своя инструментальная панель, расположенная, как правило, в верхней части окна. Например, в интерфейсах списка (см. рис. 1.14 и 1.21) она может начинаться с кнопки Действия, а в окнах редактирования (см. рис. 1.22) – с кнопки Операция.

В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели.

Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.12 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро (одним щелчком мыши) перейти в требуемый режим работы сразу после запуска программы.

Также в программе можно использовать так называемые "горячие" клавиши. Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши <F2>, удаление позиции из списка – с помощью комбинации клавиш <Shift>+<Delete>. По мере знакомства с программой мы будем пользоваться наиболее востребованными "горячими" клавишами, поэтому здесь приводить их описание нет необходимости.

Урок № 9. Предварительная настройка программы

Перед тем как приступить к эксплуатации программы «1С:Бухгалтерия 8», рекомендуется просмотреть, а при необходимости и отредактировать параметры ее настройки. Напомним, что все основные действия по настройке и администрированию выполняются в Конфигураторе, который здесь рассматривать не будем. Однако и в режиме 1С:Предприятие имеется несколько настроек, с которыми познакомимся на данном уроке. Отметим, что зачастую параметры, предложенные по умолчанию, являются оптимальными.

Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, можно воспользоваться паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис | Параметры пользователя. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Защита данных паролем

Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.

При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис | Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 1.24, в котором этот пароль можно изменить.

Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте (при утере пароля доступ к данным будет невозможен).

Вы можете самостоятельно выполнить настройку некоторых элементов интерфейса. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Сервис | Настройка. При ее активизации на экране отобразится окно, показанное на рис. 1.25.

Рис. 1.25. Настройка элементов интерфейса

Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 1.25) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.

Обратите внимание, что на рис. 1.25 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, на рисунке мы видим, что панель Стандартная обозначена черным флажком, а панель Текст серым. Это означает, что инструментальная панель Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст только в режиме работы с текстовыми документами.

Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако вы можете самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.

Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.26.

Рис. 1.26. Создание инструментальной панели

В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК. В результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать (для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать). Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить.

Важно

При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет ее из списка.

Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 1.27.

Рис. 1.27. Содержимое вкладки Команды

Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды, включающая в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).

Для перехода в режим настройки прочих параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис | Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.28.

Рис. 1.28. Настройка прочих параметров программы

На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок снят, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается системная дата компьютера).

На вкладке Тексты выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши <Enter>.

Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. В этом случае становятся доступными поля Пробел и Табуляция, в которых с клавиатуры вводятся символы, соответственно, пробела и табуляции. Режим удобно использовать при форматировании текстовых документов.

При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, а в расположенном ниже поле Ширина табуляции ввести требуемое число пробелов (с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика).

В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши <Enter>. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты: Включить либо Отключить.

В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.

На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации. С помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.

Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Урок № 10. Быстрый старт или ввод исходных данных в режиме «Стартовый помощник»

Для ввода исходных данных в рассматриваемой конфигурации предусмотрен специальный механизм, называемый Стартовый помощник. Пользователю предлагается последовательно в пошаговом режиме ввести все минимально необходимые сведения, причем этот процесс сопровождается подсказками и рекомендациями.

Отметим, что вы можете отказаться от Стартового помощника и ввести все необходимые данные позже, используя другие режимы работы. Однако здесь мы рассмотрим именно этот способ ввода исходных данных, поскольку он весьма популярен у начинающих пользователей программы.

Стартовый помощник отображается на экране по умолчанию при первом запуске программы. Если по каким-то причинам этого не произошло, его всегда можно вызвать с помощью команды главного меню Справка | Стартовый помощник.

На начальном этапе интерфейс Стартового помощника выглядит так, как показано на рис. 1.29.

Рис. 1.29. Начальный этап работы Стартового помощника

Для перехода к следующему этапу нужно щелкнуть мышью на ссылке Далее, расположенной в правом нижнем углу окна. В результате на экране отобразится окно, в котором с помощью переключателя нужно выбрать способ ввода данных об организации: ввод новых данных либо редактирование введенной ранее информации. Поскольку до настоящего момента никаких сведений об организации не вводилось, нужно установить переключатель в положение Ввести сведения о новой организации и щелкнуть мышью на ссылке Далее. После этого откроется окно, которое представлено на рис. 1.30.

Рис. 1.30. Ввод сведений об организации

В этом окне вводятся общие сведения об организации: краткое и полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет, префикс (это полезно, если предполагается эксплуатировать программу от имени нескольких организаций). Отметим, что краткое наименование используется только внутри программы для упрощения идентификации предприятия, а полное наименование необходимо для формирования официальных документов и форм отчетности. Корректность заполнения полей ИНН и КПП программа контролирует автоматически. В случае ввода некорректного значения справа от данных полей красным шрифтом отображается соответствующее информационное сообщение.

Примечание

Сведения об организации, введенные на этом и последующих этапах работы Стартового помощника, будут автоматически сохранены в справочнике организаций, с которым мы познакомимся позже.

На следующем этапе, переход к которому осуществляется щелчком мыши на ссылке Далее, вводятся банковские реквизиты предприятия (рис. 1.31).

Рис. 1.31. Ввод банковских реквизитов предприятия

В соответствующих полях данного окна вводится основной расчетный счет предприятия, корреспондентский счет, наименование и БИК обслуживающего банка, а также город, в котором он находится. Все перечисленные параметры заполняются путем ввода значений с клавиатуры. Введенные сведения будут отражены не только в справочнике организаций, но и в справочниках банков и банковских счетов.

На следующем этапе (рис. 1.32) вводится информация об учетной политике предприятия применительно к бухгалтерскому и налоговому учету.

Рис. 1.32. Ввод сведений об учетной политике

Здесь указывается год, начиная с которого будет действовать данная учетная политика, затем из раскрывающегося списка выбирается система налогообложения (Общая или Упрощенная), выбирается способ оценки товаров в рознице и материальнопроизводственных запасов, а также указываются иные необходимые сведения.

На следующем этапе осуществляется формирование организационной структуры предприятия путем составления иерархического списка его структурных подразделений, отделов и служб (рис. 1.33).

Рис. 1.33. Построение организационной структуры предприятия

По умолчанию список подразделений будет включать в себя только одну корневую позицию – Подразделения организаций. Чтобы добавить новое подразделение, нужно нажать в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить, после чего в появившейся позиции необходимо с клавиатуры ввести наименование структурного подразделения.

Важно

В процессе построения организационной структуры предприятия не забывайте о том, что при нажатии кнопки Добавить новое подразделение добавляется в подчинение той позиции, на которой установлен курсор. Поэтому перед каждым нажатием данной кнопки проверяйте местоположение курсора.

Вы можете добавлять новые позиции в список на основании введенных ранее. Для этого выделите в списке щелчком мыши позицию-источник и нажмите на инструментальной панели кнопку Скопировать, после чего с клавиатуры отредактируйте название.

Чтобы отредактировать название введенной ранее позиции, выделите ее в списке щелчком мыши, нажмите в инструментальной панели на кнопку Изменить и с клавиатуры внесите требуемые изменения.