Текст бизнес-книги "Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве"

Автор книги: Анжелика Шепелева

Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги

Кроме того, студенты и школьники, которым еще нет 18 лет, не могут работать по совместительству. Поэтому попросите такого сотрудника написать заявление на предоставление стандартного вычета по НДФЛ и указать в нем, что ваша фирма является для него единственным местом работы.

С несовершеннолетними нельзя заключать договоры о полной материальной ответственности. Они отвечают только за ущерб, причиненный умышленно либо в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

И самое главное, не забудьте указать в трудовом договоре срок его действия. Иначе у вас возникнут проблемы с увольнением подростка. Дело в том, что расторгнуть контракт с таким работником по своей инициативе вы сможете только с согласия трудовой инспекции, а также комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

После того как договор оформлен, юный работник может приступать к своим обязанностям, к числу которых нельзя относить работу в ночное время, праздничные и выходные дни, а также поездки в командировки.

Надо отметить, что тех, кто решил использовать свои каникулы на то, чтобы подзаработать, придется и отпускать пораньше. Ведь в ТК РФ сказано, что сотрудников моложе 16 лет можно «эксплуатировать» максимум 24 ч в неделю, а тех, кто постарше, – 36 ч. Причем у первых рабочий день длится не больше пяти часов, а у вторых – не более семи часов.

Конечно, на практике такие требования, как правило, не соблюдаются, а отследить подобные нарушения практически невозможно. Ведь табель рабочего времени предприятие заполняет самостоятельно, и «уважить» трудовых инспекторов на бумаге очень просто: нужно лишь правильно указать количество отработанных несовершеннолетним часов.

В итоге выходит, что подростков брать на работу можно, но сложно. Но если вы все-таки решите сэкономить, то лучше всего нанять не школьников, а студентов старше 18 лет.

Много ошибок, связанных с трудовыми договорами происходит во время их изменения.

Трудовой договор может изменяться по разным причинам. Они могут зависеть от конкретно сложившихся обстоятельств, от личных качеств того или иного работника, от его действий или бездействия.

Под причинами изменения трудового договора следует понимать не только буквальное письменное изменение его условий, но также и приостановление некоторых его положений с последующим их восстановлением (продолжением), например временный перевод на другую работу сроком до одного месяца в случае производственной необходимости.

Пример.

Временный перевод работника

В связи с производственной необходимостью, которая была обусловлена пожаром на складе № 1, принадлежащем ООО «Хранилище», работник этого склада А.А. Семенов из-за временной невозможности выполнять свои обязанности складского работника был переведен на склад № 2, также принадлежавший ООО «Хранилище». В приказе директора ООО «Хранилище» было указано, что работник склада № 1 А.А. Семенов переводится на склад № 2 для выполнения им работы, аналогичной той, которая была указана в трудовом договоре (в договоре было записано, что А.А. Семенов принимается на работу в ООО «Хранилище» на склад № 1). В приказе был указан срок перевода А.А. Семенова – 20 дней (за этот срок работодатель надеялся восстановить склад № 1, пострадавший в результате пожара).

Поскольку склад № 2 также принадлежал ООО «Хранилище» и находился в том же городе, что и склад № 1, а работник А.А. Семенов временно (срок перевода – до одного месяца) переводился на этот склад на ту же должность, то в этом случае в соответствии со ст. 74 ТК РФ согласия работника не требовалось и он был обязан подчиниться приказу (распоряжению) работодателя.

По истечении 20 дней А.А. Семенов вернулся на склад № 1 ООО «Хранилище» для продолжения работы, обусловленной трудовым договором.

Перевод сотрудника на другую работу является наиболее распространенной причиной изменения трудового договора.

Для этого может быть множество причин. Например, заболел специалист, и его надо кем-то заменить. А случается, что закрывается филиал, и его работников нужно «раскидать» по другим подразделениям.

А иногда перевод на новую должность или в другое подразделение происходит по инициативе самого работника – из-за болезни или смены места жительства.

Как избежать ошибок при этом? В каких случаях администрация вправе перевести сотрудника на другую работу? Какие ему положены компенсации? Как их рассчитать? Постараемся ответить на эти вопросы.

Перевод на другую работу в той же организации – пожалуй, это самая распространенная ситуация. Только не надо путать подобный перевод с перемещением. Казалось бы, эти понятия очень похожи: в каждом случае человек меняет свое рабочее место, но продолжает трудиться в той же организации и в той же местности. И все же различия существуют. В чем же они состоят?

Перемещение – это когда человеку предлагают новую работу, но при этом оставляют его на тех же условиях, что прописаны в трудовом договоре. То есть платят сотруднику столько же, остаются прежними режим его работы, структурное подразделение и т. д. В этом случае администрация вправе настоять на своем решении, получать согласие самого работника не надо.

Если же после смены рабочего места человек оказался в новых условиях, не предусмотренных трудовым договором, то это перевод. Тогда придется получить согласие на него у работника. А именно, он должен расписаться на соответствующем приказе.

Пример

У ООО «Зеро» несколько торговых точек в одном городе. Руководство организации решило перевести продавца Беляеву С.П. из магазина, расположенного на улице Правды, в киоск на проспекте Октября.

Вариант 1. В трудовом договоре Беляевой С.П. указано только то, что она должна работать продавцом в ООО «Зеро». Адреса магазина, где находится ее рабочее место, там нет. Значит, руководство вправе переместить Беляеву, не спрашивая на это ее согласия.

Вариант 2. В трудовом договоре Беляевой С.П. четко сказано, что она работает продавцом в магазине, адрес которого – улица Правды, дом 4. Поэтому, предлагая сотруднице новое рабочее место, руководство ООО «Зеро» придется получать согласие самой Беляевой С.П.

Перевод в другую местность вместе с организацией. Сразу отметим: вам придется получить у работника письменное согласие на такой перевод. А кроме того, в соответствии с Трудовым кодексом РФ при переводе в другую местность организация обязана возместить работнику расходы по переезду. А именно: затраты на проезд самого сотрудника и членов его семьи, а также расходы по провозу имущества к новому месту работы. Помимо этого сотруднику за каждый день пути выплачивают суточные и зарплату.

Перевод на постоянную работу в другую организацию. Перевестись на работу в другую организацию сотрудник может как по собственному желанию, так и по инициативе одного из работодателей. Но в каждой из этих ситуаций разрывается один трудовой договор и заключается новый.

А теперь предположим, что человек уже ушел со старого места работы. А предприятие, ранее предлагавшее ему вакансию, передумало и отказало в приеме на работу. Согласитесь, ситуация некрасивая. Поэтому Трудовой кодекс РФ предоставляет гражданам возможность обезопасить себя от таких неприятностей. Для этого нужно, во-первых, чтобы приглашение на другую работу было составлено в письменной форме. А во-вторых, сотруднику надо приступить к новой работе в течение месяца со дня увольнения. Тогда, в отличие от простого увольнения, при переводе новый работодатель обязан заключить с человеком трудовой договор.

Пример

Ковалева Е.С. работает в ООО «Круиз» бухгалтером. ОАО «Блюз» решило пригласить Ковалеву Е.С. к себе на работу. Этот перевод был согласован между руководителями ООО «Круиз» и ОАО «Блюз».

ОАО «Блюз» направило в ООО «Круиз» письмо, в котором приглашало Ковалеву Е.С. на работу в должности главного бухгалтера. Руководитель ООО «Круиз» издал приказ о переводе Ковалевой Е.С. в ОАО «Блюз». Сотрудница записала в этом приказе, что согласна с переводом.

В апреле 2003 г. Ковалева Е.С. уволилась из ООО «Круиз». В этом же месяце она пришла устраиваться на работу в ОАО «Блюз». Поскольку приглашение составлено в письменной форме и с момента увольнения не прошло месяца, то ОАО «Блюз» не имеет права отказать Ковалевой Е.С. в приеме на работу.

Итак, мы видим, что заключение трудового договора является необходимостью, обусловленной как социальными, так и экономическими факторами. Нежелание его заключать, как, впрочем и любая ошибка при его заключении может привести к судебному разбирательству и штрафным санкциям.

В заключении хотелось бы напомнить, что:

1) запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора;

2) не допускается проявление дискриминации, то есть какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;

3) запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

4) запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;

5) по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме;

6) отказ в заключение трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

1.2. Оформляем нового сотрудника. Ошибки при оформлении приказа о приеме на работу

В предыдущей статье мы рассказали о важности заключения трудового договора с новым работником. Но было бы ошибочно предполагать, что на этом прием работника заканчивается. На самом деле необходимо заполнить еще ряд необходимых документов.

Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем. Мы расскажем о том, какие документы сотрудник кадровой службы должен получить от работника, с чем ознакомить при приеме, как написать заявление и оформить приказ.

Какие документы представляет работник?

Подбор кандидата на вакантную должность успешно завершен, и принятый работник приступает к работе. Обычно кадровый специалист предприятия заранее предупреждает его о том, что в первый рабочий день необходимо явиться в отдел кадров с документами. Итак, в соответствии со ст.65 ТК РФ новый сотрудник должен принести:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, действует то же правило, что и с трудовой книжкой);

4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Учтите, что иногда возникают случаи, когда необходимо требовать предъявления дополнительных документов при приеме на работу. Это:

1) справка о прохождении медосмотра: для лиц моложе 18 лет; для тех, кто принимается на опасные и вредные условия труда, а также при работе на транспорте;

2) медицинская справка и справка из налоговых органов об имущественном положении – при приеме на государственную службу;

3) документ о прохождении обязательной дактилоскопической регистрации: для работников МЧС, МВД, внешней разведки и налоговых органов;

4) индивидуальная программа реабилитации инвалида: при приеме на работу инвалида;

5) справка с основной работы о том, что она не связана с тяжелыми и опасными условиями труда: для принимаемых по совместительству.

Если в обозначенных случаях дополнительные документы не предъявляются, то прием на работу считается неправомерным.

С чем ознакомить работника?

При заключении трудового договора согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ кадровый специалист знакомит принимаемого работника под роспись с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);

2) правилами внутреннего трудового распорядка;

3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;

4) положением по охране труда;

5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;

6) положением об оплате труда, о премировании работников;

7) положением об обработке персональных данных;

8) положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;

9) должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.

Нужно ли писать заявление о приеме?

Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме нового сотрудника является трудовой договор, который документально закрепляет соглашение между работником и работодателем, т. е. волеизъявление равноправных сторон договора. По этой причине юристы совершенно справедливо замечают, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Тем не менее многие кадровые специалисты предприятий предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать на имя первого руководителя предприятия такое заявление.

Эта практика никак не нарушает закон и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора очень удобно проставлять визу непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения) – «Не возражаю. С 24.04.2005 г.», затем подпись и дату. Первый руководитель предприятия также ставит на заявлении свою резолюцию «Отдел кадров. В приказ с 24.04.2005 г.», подпись и дата резолюции.

После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя (второй экземпляр выдается на руки работнику), и заверенной работником отдела кадров копией приказа (распоряжения) о приеме на работу подшивается в личное дело работника.

Что включает в себя приказ о приеме?

В соответствии со ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказы о приеме на работу оформляются на всех работников (в том числе совместителей, принятых на работу по трудовому договору). Лишь на тех работников, с кем заключаются гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг), приказы о приеме не оформляются.