Текст бизнес-книги "Учетная политика коммерческой организации. Практическое руководство по составлению и аудиту учетной политики"

Автор книги: Ботагоз Жарылгасова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены ст. 11 Закона о бухгалтерском учете. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №49 (ред. от 08.11.2010).

Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризацию товаров, сырья и материалов можно проводить в период их наименьших остатков.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Следовательно, нет необходимости указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризации в перечисленных случаях (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности).

Положение о проведении инвентаризации рекомендуется вынести в отдельное приложение к учетной политике организации. Так будет проще вносить в него изменения, ибо изменения в приложениях к приказу не могут считаться изменениями самого приказа.

Документооборот

Под документооборотом понимают движение документов от создания до завершения исполнения или отправки, который охватывает всю деятельность компании в целом.

При определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Следовательно, в учетной политике целесообразно определить перечень таких документов.

Кроме того, расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту) считаются недействительными и не должны быть приняты к исполнению без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица.

Так как Законом о бухгалтерском учете определено, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания, то при разработке Учетной политики целесообразно определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании. Здесь же уместно обозначить круг лиц, ответственных за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Необходимо обратить внимание на то, что требование составления первичных документов сразу после окончания операции не распространяется на реализацию товаров (продукции, работ, услуг) с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

С целью упорядочения документооборота создание первичных учетных документов, порядок производятся в соответствии с утвержденным в организации Графиком документооборота, в котором в виде таблицы, схемы или ином удобном исполнении отражаются направления движения первичных учетных документов, порядок и сроки составления документов и передачи их в соответствующие подразделения организации, например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии для отражения в бухгалтерском учёте, обработки и хранения, а также ответственные за это должностные лица.

Эффективность графика документооборота может быть обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и, соответственно уменьшить потребность в их количестве. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет сократить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства.

В том случае, когда для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях в организации предусмотрено составление сводных учетных документов, перечень и формы таких документов также должны быть указаны в ее учетной политике.

Формы первичных учетных документов, Перечень должностных лиц, имеющих право подписи, График документооборота и иные элементы, которые могут меняться в течение года и не влияют на способы ведения бухгалтерского учета, целесообразно вынести в отдельное приложение к Учётной политике.

Как правило, ответственность за оборот документов бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера или на стороннее лицо, привлеченное по договору.

Организация вправе самостоятельно выбрать, с какими формами документов бухгалтерского учета ей работать. В этих целях она может использовать:

· Разработанные ею самостоятельно формы первичных документов (однако унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной применяются в обязательном порядке).

· Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые могут быть использованы как в неизменном, так и скорректированном виде путем добавления нужных реквизитов и (или) удаления лишних.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель предприятия, включив его в учетную политику или отдельным приказом.

Обязательные реквизиты первичного документа

При составлении любого первичного документа указывают все обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

– подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и/или в виде электронного документа. Дублировать электронные документы на бумаге следует только если представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором.

Для повышения доверия налоговых органов и деловых партнеров при работе с первичными документами лучше применять усиленную квалифицированную электронную подпись, Минфин разрешает использовать также простую электронную и усиленную неквалифицированную электронную подпись (ст. 5 Закона №63-ФЗ).

Для электронных счетов-фактур, а также при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче отчетности, квалифицированная электронная подпись применяется в обязательном порядке.

Авансовый отчет разрешено составлять в электронном виде и подписывать с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, но только в том случае, если электронные подписи есть у всех, кто подписывает документ (даже у подотчетного лица).

Несоблюдение требований о надлежащем оформлении первичных документов организациями-налогоплательщиками, индивидуальными предпринимателями и налоговыми агентами дает налоговым органам основание для пересчета налоговой базы и соответствующих доначислений.

Основные документы бухгалтерского учета

Состав Перечня первичных документов бухгалтерского зависит от специализации и размеров бизнеса, наличием или отсутствием определенных операций, а также другими факторами и обстоятельствами.

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», обязательное к применению с января 2022 г., раскрывает понятие документов, как первичку и регистры бухгалтерского учета, а также документооборота, как движение документов от их составления/получения до завершения исполнения.

Также ФСБУ 27/2021 определяет:

– Требования к документам: составление на русском языке или построчный перевод, если документ составлен по иностранным правилам; рублевое выражение всех сумм, в т. ч. тех, которые выражены в валюте; возможность оформления нескольких связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом; возможность включения допреквизитов и др.

– Виды документов: в бумажном или электронном виде.

– Порядок внесения исправлений: если документ на бумаге, нужно зачеркнуть ошибочные сведения так, чтобы текст или сумма читались, написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить надпись подписями ответственных лиц с указанием их должностей и Ф. И. О. При ошибках в электронном документе разрешено составлять новый, с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, датой исправления, электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

– Правила хранения документов, доступа к ним, порядок действий при утрате или порче.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документов (первичных документов и отчетности) в организации регламентированы законом «О бухгалтерском учете» и утвержденным перечнем сроков хранения. Утверждая сроки хранения первичных документов, в частности, накладной, баланса или бухгалтерской справки, компании необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Налогоплательщики и налоговые агенты должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов в течение 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона №402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов организации, включая документы, существующие в электронной форме. Электронные документы также обязательно хранить в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования.

Примечание: накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты и т. п. бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, и скорее всего в отдельных случаях их придется увеличивать (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже основных средств с убытком).

Порядок контроля за хозяйственными операциями

Закон о бухгалтерском учете и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности не устанавливают каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. Поэтому формируя систему внутрифирменного контроля следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями либо сложившейся практикой. В соответствующем разделе Учетной политики целесообразно отразить порядок системы внутреннего контроля за теми хозяйственными операциями, которые непосредственно влияют на финансовые результаты деятельности компании. Элементы, относящиеся к данному разделу, рекомендуется вынести в отдельное приложение либо объединить их в том приложении, где устанавливаются сроки и порядок проведения инвентаризаций.

Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета

В данном разделе учетной политики должны раскрываться вопросы, не нашедшие отражения в других разделах, но необходимые для организации бухгалтерского учета в компании, например, вопросы, касающиеся бюджетирования, маркетинговой политики, ценообразования, экономического анализа и т. п.

В учетной политике должен быть раздел, в котором отражаются существенные способы ведения бухгалтерского учета, для раскрытия компанией принятых при формировании учетной политики способов бухгалтерского учета, существенно влияющих на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованные пользователи финансовой отчетности компании не могут достоверно оценить финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты ее деятельности.

Способы ведения бухгалтерского учета, принятые при формировании Учетной политики организации и подлежащие раскрытию в бухгалтерской отчетности:

– отнесение имущества к объектам основных средств;

– способы начисления амортизации основных средств, нематериальных и иных активов;

– оценка производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции;

– признание прибыли от продажи продукции (товаров, работ, услуг);

– другие способы.

Состав и содержание подлежащей раскрытию в бухгалтерской отчетности информации об Учетной политике организации по конкретным вопросам бухгалтерского учета устанавливаются соответствующими федеральными стандартами бухгалтерского учета (ФСБУ).

Методы оценки активов и обязательств

При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету.

Основные принципы оценки активов и обязательств:

– оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении;

– оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку;

– имущество, полученное безвозмездно, принимается к учету по рыночной стоимости на дату оприходования;

– имущество, произведенное в самой организации, оценивается по стоимости его изготовления.

Начисление амортизации основных средств и нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде.

Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета.

Более подробно методы оценки отдельных видов имущества изложены в соответствующих Федеральных стандартах бухгалтерского учета.

Рассмотрим далее статьи бухгалтерского учета, по которым существуют варианты для выбора метода оценки.

Капитальные вложения

Для целей бухгалтерского учета под капитальными вложениями понимаются затраты организации на приобретение, создание, улучшение и (или) восстановление объектов основных средств (ФСБУ 26/2020).

К капитальным вложениям относятся, в частности, затраты на:

– приобретение имущества, предназначенного для использования непосредственно в качестве объектов основных средств или их частей либо для использования в процессе приобретения, создания, улучшения и (или) восстановления объектов основных средств;

– строительство, сооружение, изготовление объектов основных средств;

– коренное улучшение земель;

– подготовку проектной, рабочей и организационно-технологической документации (архитектурных проектов, разрешений на строительство, др.);

– организацию строительной площадки;

– осуществление авторского надзора;

– улучшение и (или) восстановление объекта основных средств (например, достройка, дооборудование, модернизация, реконструкция, замена частей, ремонт, технические осмотры, техническое обслуживание);

– доставку и приведение объекта в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию в запланированных целях, в том числе его монтаж, установку;

– проведение пусконаладочных работ, испытаний.

Капитальные вложения признаются в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:

– понесенные затраты обеспечат получение в будущем экономических выгод организацией, (достижение некоммерческой организацией целей, ради которых она создана) в течение периода более 12 месяцев или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев;

– определена сумма понесенных затрат или приравненная к ней величина.

В капитальные вложения не включаются:

– затраты, понесенные до принятия решения о приобретении, создании, улучшении и (или) восстановлении объектов основных средств;

– затраты на поддержание работоспособности или исправности основных средств, их текущий ремонт;

– затраты на неплановые ремонты основных средств, обусловленные поломками, авариями, дефектами, ненадлежащей эксплуатацией, в той степени, в которой такие ремонты восстанавливают нормативные показатели функционирования объектов основных средств, в том числе сроки полезного использования, но не улучшают и не продлевают их;

– затраты, возникшие в связи с ненадлежащей организацией процесса осуществления капитальных вложений (сверхнормативный расход сырья, материалов, энергии, труда, потери от простоев, брака, нарушений трудовой и технологической дисциплины);

– затраты, возникшие в связи со стихийными бедствиями, пожарами, авариями и другими чрезвычайными ситуациями;

– обесценение других активов, независимо от того, использовались ли эти активы при осуществлении капитальных вложений;

– управленческие расходы, за исключением случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением, созданием, улучшением и (или) восстановлением основных средств;

– расходы на рекламу и продвижение продукции;

– затраты, связанные с организацией хозяйственной деятельности в новом месте, с новыми покупателями или с новыми видами продукции;

– затраты на перемещение, ликвидацию ранее использовавшихся основных средств организации, независимо от того, являются ли такие перемещение, ликвидация необходимыми для осуществления капитальных вложений;

– затраты на предстоящую реструктуризацию деятельности организации;

– затраты на обучение персонала;

– иные затраты, осуществление которых не является необходимым для приобретения, создания, улучшения и (или) восстановления основных средств.

Перечисленные затраты признаются расходами периода, в котором понесены.

Прекращение признания капитальных вложений

Капитальные вложения по их завершении, то есть после приведения объекта капитальных вложений в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию в запланированных целях, считаются основными средствами.

В случае фактического начала эксплуатации части объекта капитальных вложений до завершения капитальных вложений в целом, организация признает объектом основных средств такую часть капитальных вложений.

Основные средства

ФСБУ 6/2020 не устанавливает стоимостного критерия отнесения имущества к категории объектов основных средств – единственным критерием является срок полезного использования приобретенного объекта.

В бухгалтерском учете для признания актива объектом основных средств необходимо, чтобы в отношении такого объекта выполнялись следующие условия:

– объект предназначен к использованию для любой из следующих целей: производство продукции; выполнение работ; оказание услуг; управленческие нужды организации; предоставление за плату во временное владение или пользование.

– объект предназначен для использования в течение периода времени свыше 12 месяцев;

– организация не предполагает последующую перепродажу актива;

– объект способен приносить в будущем экономические выгоды организации.

– Не являются объектами основных средств организации, в частности:

– машины, оборудование, иные аналогичные объекты, которые числятся как готовая продукция на складе производителя или как товары на складе торговой организации;

– объекты, которые сданы в монтаж или подлежат монтажу, а также находятся в пути;

– капитальные и финансовые вложения.

К основным средствам могут не относиться объекты, используемые в течение срока, не превышающего одного производственного цикла (в том случае, когда этот цикл превышает 12 месяцев). Следовательно, в тех случаях, когда подобная ситуация имеет (или может иметь) место, в учетной политике целесообразно отразить этот факт – с приведением продолжительности производственного цикла и перечня используемых в этом цикле объектов основных средств.

Основные средства разделяют:

– по видам, в частности: недвижимость; машины и оборудование; транспортные средства; продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения; инвентарь производственный и хозяйственный;

– по группам (группа основных средств – это совокупность объектов основных средств одного вида, имеющих сходный характер использования) (п. 11 ФСБУ 6/2020).

Не относятся к основным средствам:

– капитальные вложения;

– долгосрочные активы к продаже.

При признании объекта основных средств в бухгалтерском учете следует определить следующие элементы амортизации:

– срок полезного использования;

– ликвидационную стоимость;

– способ начисления амортизации.

Способы начисления амортизации в бухгалтерском учете

Для объектов основных средств согласно ФСБУ 6/2020 предусмотрено использование следующих способов начисления амортизации:

– линейный способ (сумма амортизации за отчетный период определяется как отношение разности между балансовой и ликвидационной стоимостью объекта основных средств к величине оставшегося срока полезного использования данного объекта);

– способ уменьшаемого остатка (систематическое уменьшение суммы амортизации за одинаковые периоды по мере истечения его срока полезного использования, формула определяется самостоятельно так, чтобы сумма амортизации уменьшалась от периода к периоду, на конец срока амортизации балансовая и ликвидационная стоимости объекта основных средств были равны);

– пропорционально количеству продукции (объему работ в натуральном выражении).

Первый или второй способ применяют к объектам основных средств, для которых срок полезного использования определили периодом, третий – когда срок полезного использования установлен исходя из количества продукции, то есть объема работ в натуральном выражении: штуках, тоннах и т. д.