Текст бизнес-книги "Зроби це зараз. 21 чудовий спосіб зробити більше за менший час"

Автор книги: Брайан Трейсі

Раздел: Иностранные языки, Наука и Образование

Чітко сформульовані та записані цілі мають значний позитивний вплив на ваше мислення. Вони мотивують вас і спонукають до дії. Стимулюють творчість, вивільняють енергію і, серед іншого, допомагають здолати прокрастинацію.

Цілі – то паливо в печі досягнення. Що масштабнішими й чіткішими є ваші цілі, то більше задоволення ви отримуєте від їх досягнення. Відповідно, що більше ви думаєте про свої цілі, то потужнішим стає ваш внутрішній драйв і жага до втілення.

Думайте про свої цілі й щодня їх переглядайте. Щоранку спершу беріться за найважливіше завдання, виконання якого забезпечить досягнення мети в цей момент.

З’їжте жабу!

1. Просто зараз візьміть чистий аркуш і складіть перелік десяти цілей, яких бажаєте досягти наступного року. Запишіть їх так, ніби рік уже скінчився і ваші плани стали реальністю.

У формулюваннях використовуйте теперішній час, стверджувальні форми, першу особу, щоб ваша підсвідомість одразу сприйняла цю інформацію. Наприклад, можете написати: «Я заробляю стільки-то доларів на рік», або: «Я важу стільки-то кілограмів», або: «У мене така й така машина».

2. Перегляньте список цілей і серед них оберіть одну, досягнення якої матиме найбільш позитивний вплив на ваше життя. Запишіть її на окремому аркуші, поставте термін виконання, складіть план, почніть діяти згідно з планом і щодня робіть те, що наближатиме вас до здійснення мети. Навіть ця вправа здатна змінити ваше життя!

2. Заздалегідь плануйте кожен день

Планувати – це означає робити майбутнє теперішнім із можливістю діяти вже зараз.

Алан Лейкейн

На запитання «Як з’їсти слона?» відповідь одна: «Шматочок за шматочком».

Як з’їсти вашу найбільшу, найогиднішу жабу? Так само, як і слона. Розбиваєте процес на невеликі порції й поступово виконуєте їх, починаючи з найпершої.

Ваш розум і здатність думати, планувати й вирішувати є найпотужнішим засобом перемогти прокрастинацію та підвищити продуктивність. Уміння встановлювати цілі, будувати плани й діяти згідно з ними визначає хід вашого життя. Сам по собі процес роздумів та планування стимулює внутрішні сили, вивільняє творче начало і збільшує розумову й фізичну енергію.

І навпаки, як писав Алек Маккензі: «Діяти непродумано – це перше джерело проблем».

Ваша здатність створити хороший план перед початком дії – це мірило вашої загальної компетенції. Таким чином, що кращим є ваш план, то легше вам перемогти прокрастинацію, почати, з’їсти жабу й продовжити діяти далі.

Однією з основних цілей вашої роботи має бути якомога більша віддача від вкладення вашої розумової, емоційної та фізичної енергії. У мене для вас є чудова новина: кожна хвилина планування економить близько десяти хвилин виконання. На планування дня може піти від десяти до дванадцяти хвилин, одначе ця невелика витрата заощадить близько двох годин (100–120 хвилин) змарнованого часу та неорганізованих зусиль.

Можливо, ви вже чули правило шести П: «Правильне попереднє планування перемагає погану продуктивність».

Якщо замислитись, яким корисним може бути планування для підвищення продуктивності й виконання, то стає дивно, що так мало людей використовують цей метод щодня. Насправді, планувати неймовірно легко, адже потрібні вам лише ручка та аркуш. Навіть найдосконаліший електронний пристрій або програма планування часу ґрунтується на такому ж принципі, але саме ви повинні сісти й скласти перелік усього, що необхідно виконати, – а тоді починати.

Завжди працюйте згідно з планом. Коли з’являється щось нове, додайте це до переліку ще до того, як зробите. Ви можете збільшити продуктивність на 25 % або й більше (а це близько двох годин на день) з першого дня, коли почнете робити все чітко, згідно зі складеним заздалегідь планом.

Перелік складайте напередодні ввечері. Запишіть усе, що ви не встигли зробити, а потім додайте те, що слід зробити наступного дня. Коли напередодні ввечері створите перелік, ваша підсвідомість працюватиме над ним, поки ви спатимете. Ви помітите, що будете прокидатися з чудовими ідеями та думками, як виконати роботу швидше й краще, ніж ви могли подумати.

Що більше часу ви витратите на створення переліку всіх запланованих справ заздалегідь, то більш ефективною та продуктивною людиною зможете стати.

Для різних потреб вам потрібні різні переліки. По-перше, ви повинні створити основний перелік, який міститиме все те, що ви хотіли б зробити колись у майбутньому. Саме тут ви можете зазначити будь-яку ідею, будь-яке нове завдання чи обов’язок, що спадає на думку. Пізніше всі ці пункти можна розподілити.

По-друге, у вас повинен бути щомісячний перелік, який слід складати наприкінці поточного місяця на наступний. У ньому можуть бути пункти з основного переліку.

По-третє, у щотижневому переліку ви повинні спланувати весь тиждень. Саме він може змінюватись протягом поточного тижня.

Дисципліна систематичного планування часу може бути надзвичайно помічною. Мені вже багато людей казали, що звичка виділяти години зо дві наприкінці кожного тижня на планування наступного значно підвищила продуктивність і назавжди змінила їхнє життя. Повірте, для вас ця техніка спрацює також.

І нарешті, ви повинні перенести пункти щомісячного та щотижневого переліків до щоденного переліку. У ньому мусять бути всі заняття на наступний день.

Працюючи протягом дня і завершуючи завдання, викреслюйте їх зі свого переліку, і тоді ви будете мати картину своїх звершень перед очима. Саме це активізує появу відчуття успіху та спонукає до дальших дій. Ви бачите свій прогрес, а отже, мотивуєте себе й отримуєте заряд енергії. Так підвищуються ваші самооцінка й самоповага. Постійний помітний прогрес неухильно штовхатиме вас уперед і допоможе перемогти прокрастинацію.

Розпочинаючи роботу над будь-яким проектом, почніть зі створення переліку кроків, потрібних для того, аби виконати проект від початку до кінця. Розташуйте кроки відповідно до їхньої значущості та порядку. Покладіть план перед собою на папері чи комп’ютері так, щоб бачити кожен крок та завдання. Потім виконуйте завдання в належному порядку по одному. Ви здивуєтесь, скільки всього можете зробити, працюючи в такий спосіб.

Діючи за переліком, ви будете почуватися все більш ефективними й сильними, відчуватимете більший контроль над власним життям. Разом з тим ви отримаєте природну мотивацію робити все більше й більше. Мислення ваше покращиться і стане більш творчим, з’являться нові ідеї, що дадуть змогу виконувати роботу навіть швидше.

У ході постійної праці над виконанням завдань із переліку у вас розвинеться відчуття позитивного поштовху рухатися вперед, що допомагає впоратись із прокрастинацією. Це відчуття руху вперед надасть вам енергії й триматиме в тонусі протягом дня.

Одним з основних правил персональної ефективності є правило 10/90. Суть правила полягає в тому, що перші 10 % часу, витрачені на планування та організацію роботи перед початком, зроблять ефективнішими 90 % часу, потрібного власне на роботу. Варто лише одного разу спробувати, і ви переконаєтесь, що правило це насправді діє.

Коли ви наперед плануватимете день, то побачите: роботу так набагато легше починати й продовжувати. Робота йтиме швидше й легше, ніж будь-коли раніше, а ви при цьому почуватиметесь набагато сильнішими й компетентнішими. Ви зможете працювати швидше, ніж вважали за можливе. І врешті вас буде просто не спинити.

З’їжте жабу!

1. Сьогодні ж почніть заздалегідь планувати кожен свій день, тиждень та місяць. Візьміть блокнот чи аркуш (можна також скористатись електронним пристроєм) і складіть перелік усього, що вам потрібно зробити протягом наступних двадцяти чотирьох годин. Можете додавати нові пункти, якщо такі з’являються. Створіть перелік усіх своїх проектів, себто великих справ із багатьма завданнями, важливих для вашого майбутнього.

2. Розставте основні цілі, проекти та завдання спочатку згідно з їхньою пріоритетністю, а потім за черговістю. Почніть із кінця й працюйте у зворотному напрямі.

Думайте на папері! Завжди працюйте відповідно до складеного переліку. Ви будете здивовані, як зросте ваша продуктивність і наскільки легше буде з’їсти свою жабу!

3. До всього застосовуйте правило 80/20

Часу б нам вистачало для справ, якби ми його не марнували.

Йоганн Вольфґанґ фон Ґете

Правило 80/20 є найбільш помічним у всіх аспектах тайм-менеджменту та життя. Його також знають як «принцип Парето», названий так на честь його творця Вільфредо Парето – італійського економіста, який уперше написав про це явище 1895 року. Парето помітив, що люди в суспільстві природним чином поділені на тих, кого він назвав «значуща меншість», яких 20 % і яким належить більша частина грошей та впливу, і решту, котру він назвав «тривіальна більшість», – вони становлять близько 80 %.

Згодом він усвідомив, що цьому принципу підпорядкована фактично вся економічна діяльність. До прикладу, згідно з цим принципом 20 % вашої діяльності дадуть 80 % результатів, 20 % клієнтів принесуть 80 % продажів, 20 % продукції чи послуг – 80 % прибутків, 20 % завдань визначають 80 % того, що ви маєте, тощо. Це означає: якщо у вас є перелік із десяти пунктів, то може виявитися, що два з них варті в п’ять чи десять разів більше, ніж решта вісім пунктів, разом узятих.

Є в мене одне цікаве спостереження. Виконання кожного з десяти завдань може зайняти однакову кількість часу, проте одне чи два з них важитимуть у п’ять чи десять разів більше за решту.

Часто один пункт із переліку десяти завдань, які вам потрібно виконати, може важити більше за решту дев’ять пунктів, разом узятих. І ось саме це завдання і є жабою, яку конче необхідно з’їсти на початку.

Чи важко здогадатись, із виконанням яких пунктів середньостатистична людина зазвичай зволікає? Сумно, але факт: більшість людей впадає в прокрастинацію стосовно 10–20 % пунктів, які є найважливішими та найістотнішими. Натомість вони займають свій час завданнями 80 %, що приносять найменші результати.

Мабуть, ви частенько бачите, як люди працюють цілий день, проте мало що насправді виконують. Майже завжди це означає: вони працюють над завданнями, які приносять мало користі, і зволікають при цьому з виконанням тих завдань, швидке та якісне завершення яких принесе багато користі їхнім компаніям загалом та їхній кар’єрі зокрема.

Найцінніші завдання – це ті, які є найскладнішими та найважчими. Однак результат від виконання їх може бути просто неймовірним. Саме тому ви маєте твердо відмовлятися від 80 % неважливих завдань, коли 20 % значних досі не виконано.

Перед початком роботи завжди питайте себе: це завдання належить до 20 % найважливіших чи до решти 80 % діяльності?

Правило: не піддавайтеся спокусі розрахуватися спочатку з малими завданнями.

Пам’ятайте: будь-яка робота, яку ви постійно повторюєте, стає врешті звичкою, і відмовитись від неї буде надзвичайно важко. Якщо ви звикнете починати свій день із виконання малозначущих завдань, то невдовзі у вас з’явиться звичка – завжди починати день саме із виконання малозначущих завдань. А такі звички вам не потрібні.

Найважчою частиною будь-якого важливого завдання є першочерговий початок роботи над ним. Справді розпочавши роботу над важливим завданням, ви отримаєте абсолютно природну мотивацію продовжувати в тому ж дусі. Частина вашого розуму просто обожнює працювати над значущими завданнями, виконання яких насправді має значення. І ви повинні постійно підживлювати саме цю частину.

Навіть сама думка про початок і завершення роботи над важливим завданням мотивує і допомагає перемогти прокрастинацію. Річ у тім, що найчастіше на виконання важливого завдання потрібно стільки ж часу, скільки й на виконання завдання неважливого. Єдина різниця полягає в тому, що завершення чогось значного й важливого дарує відчуття невимовної гордості та задоволення собою. Проте завершивши малозначуще завдання й витративши стільки ж енергії та часу, задоволення ви отримуєте мало, а то й не отримуєте взагалі.

Тайм-менеджмент – це воістину менеджмент життя, особистий менеджмент. Достоту контроль послідовності подій. Тайм-менеджмент – це контролювати свої наступні дії. І ви завжди можете обирати, що саме робити далі. Тут ваше вміння обирати між важливим і неважливим є ключем до успіху в роботі та житті.

Ефективні та продуктивні люди дисциплінують себе й зосереджуються на найважливіших завданнях, що стоять перед ними. Вони примушують себе з’їсти свою жабу, що б це не було. Відтак вони охоплюють більше справ, ніж звичайна людина, і значно сильніше радіють результатам. Це має стати і вашим стилем роботи також.

З’їжте жабу!

1. Складіть перелік усіх ключових цілей, видів діяльності, проектів та відповідальностей у вашому житті сьогодні. Які з них є чи можуть бути в переліку основних 10 % або 20 % завдань, що дадуть чи можуть дати 80 % або 90 % ваших результатів?

2. Твердо вирішіть сьогодні, що все більше й більше робочого часу будете присвячувати тим нечисленним сферам, які дійсно можуть покращити ваше життя й кар’єру, – і все менше часу на малозначущі завдання.

4. Думайте про наслідки

Кожна велика людина стала великою, кожна успішна людина досягла успіху тією мірою, якою вона спрямувала свої сили в одному конкретному напрямі.

Орісон Светт Марден

Характерною рисою видатного мислителя є вміння точно передбачати наслідки виконання або невиконання чогось. Потенційні наслідки будь-якої діяльності чи завдання – це визначальний момент того, наскільки завдання дійсно важливе для вас та вашої компанії. Таке оцінювання важливості завдання – це і є спосіб визначити вашу наступну жабу.