Текст бизнес-книги "Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы"

Автор книги: Дэвид Сиббет

Раздел: Зарубежная деловая литература, Бизнес-книги

Дэвид Сиббет
Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

Редактор М. Савина

Руководитель проекта А. Василенко

Корректор Е. Аксёнова

Компьютерная верстка К. Свищёв

Дизайн обложки В. Молодов

Арт-директор С. Тимонов

© The Grove Consultants International, 2010. All rights reserved

Настоящее издание опубликовано по лицензии John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey

© Издание на русском языке, перевод. ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР», 2013

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

* * *

Моим детям и внукам, а также членам команды Grove Company, всем молодым людям, которых обучает Сюзанна, моя жена и поэтесса, а также всем юношам и девушкам, которые выведут нашу цивилизацию на новую ступень развития.

Введение
Визуализация работы коллективного интеллекта

Вам нужно, чтобы ваши совещания были более эффективными? Причем не только продуктивными, но и приносящими удовольствие? Разве не приходится вам оказывать давление на сотрудников, чтобы стимулировать их к поиску инноваций? С подобными проблемами сталкиваются все лидеры в мире. Именно это стало причиной создания методики визуализации работы коллективного интеллекта и породило желание поделиться своим опытом совершенствования работы коллективов, чем я занимаюсь вот уже 38 лет.

Но не только данные обстоятельства побудили меня написать книгу. Меня беспокоит тот факт, что люди разбиваются на враждующие лагеря, разрывают отношения друг с другом, что в демократических государствах готовы отказаться от гражданских свобод, а конфликты и авторитаризм представляются заманчивыми альтернативами. Я обеспокоен и ростом напряжения в коллективах. Сложность и масштабы перемен, происходящих как в экономике, так и в обществе, опережают наши возможности. Если организации приходится на всем экономить, если на командировочные отпускаются микроскопические средства либо их вообще не закладывают в смету, если люди все меньше и меньше времени уделяют общению, это не может не сказываться на качестве взаимодействия между ними. Но методика визуализации коллективного интеллекта помогает решить многие вопросы современности.

Что такое визуальный язык и визуализация интеллекта?

Прежде всего мне хотелось бы пояснить, что я понимаю под «визуализацией интеллекта». На протяжении 38 лет я занимался фундаментальными изысканиями в области коммуникативных технологий, разрабатываемых в Кремниевой долине и на побережье залива Сан-Франциско, – технологий, которые ныне завоевывают мир. Изначально нас, экспертов в области визуализации, вдохновляли методы работы архитекторов и дизайнеров, а с развитием социальных сетей в Интернете – способы организации естественных систем. Те, кто занимался этими вопросами, склонен к поиску новых форм сотрудничества между людьми. Как известно, люди могут добиться большего, если работают не в одиночку, а все вместе. Новые инструменты и методы не помогут, если нет мотивации и стремления к цели, но они открывают пути к освоению динамичных процессов современного мира. Ниже я познакомлю вас со многими из них: они несложны, но эффективны.

Изначально нас, экспертов в области визуализации, вдохновляли методы работы архитекторов и дизайнеров, а с развитием социальных сетей в Интернете – способы организации естественных систем.

Может ли коллектив стать умнее?

Алан Брискин – ведущий эксперт программы «Коллективный интеллект» в Институте Фетцнера и автор книги с таким же названием отстаивает следующую точку зрения: когда люди, столкнувшись со сложной проблемой, осознают свою несостоятельность, они теряют способность к согласованной работе и умение сотрудничать с непохожими на них людьми. Не представляя четко происходящее, мы склонны к грубым обобщениям как в процессе работы, так и при обсуждении рабочих проблем.

При создании этой книги главным для меня было желание показать, насколько эффективны в решении проблем недопонимания визуальный язык и «визуальный слух». Надо сказать, что визуализация – весьма действенный метод, помогающий устранить проблемы в рабочем коллективе, возникшие из-за того, что ментальные модели сотрудников либо неадекватны, либо противоречат друг другу. Особенно это критично, если такие модели включают представления о работе, взаимодействии с коллегами, принятии решений, организации труда и восприятии новой информации. В этом случае на устранение различий тратится масса времени.

Думаю, вы сможете оценить, как многое в нашем понимании работы той или иной системы зависит от образов, последовательного изложения мыслей и метафор, определяемых жизненным опытом. Совершенствование мышления требует осознания всех способов, при помощи которых мы объясняем ход своих мыслей. У визуализации коллективного интеллекта есть необычные свойства: мы начинаем осмысленно относиться к используемым нами метафорам и даже начинаем генерировать новые в ходе коллективного творческого процесса.

Инструментарий для эффективных совещаний

Часто люди воспринимают совещания как тяжелую повинность, однако совещание все-таки может быть плодотворным, причем любое собрание может дать феноменальные результаты. Для этого существует немало эффективных инструментов. И главная цель нашей книги – рассказать о тех из них, что имеют отношение к визуализации интеллектуальных процессов.

Визуализация коммуникации как естественная способность. Наиболее действенный из таких инструментов – потенциальная способность каждого человека к рисованию. Трудно поверить, но наше тело идеально для этого приспособлено. Речь идет о жестикуляции. Можете ли вы представить себе разговор без жестов? Люди жестикулируют, даже разговаривая по телефону, настолько для них это естественно. Способность к рисованию рукой в воздухе развивается в ребенке раньше, чем он овладевает речью. В книге вы узнаете, насколько просто перейти от естественного языка жестов к рисунку на бумаге или на сенсорном дисплее. Нужно лишь понять некоторые хитрости: как правильно держать маркер, как делать штрихи. Теперь, когда цифровые технологии облегчили работу с визуальными материалами, ничто не мешает нам вернуться к этому проверенному временем и эффективному способу общения.

Стикеры и другие интерактивные средства. Вторая группа эффективных инструментов – интерактивные носители. Стикеры – клейкие листочки бумаги для записей любых форм, размеров и цветов – символически вынесены на обложку книги. Стикеры – близкие родственники карточек с картинками, компьютерных программ для построения интеллект-карт и других типов носителей информации, которыми вы можете оперировать в пространстве как кубиками. Манипулирование небольшими кусочками информации напоминает работу кинорежиссеров и дизайнеров, когда при помощи раскадровки создаются и проигрываются различные сценарии. Но таким образом можно не только воплотить в жизнь дизайн-проект, но и организовать работу группы. Людям нравится взаимодействовать друг с другом, а если вы можете быстро дать им всю необходимую информацию, они легче включаются в работу.

Создание карт идей. Третий инструмент – карты идей. Речь идет об использовании визуальных метафор, интегрируемых в графические шаблоны и таблицы, которые позволяют группе мыслить визуально. Изобретатели всегда используют диаграммы и рисунки, а инженеры и дизайнеры – флипчарты или сенсорные дисплеи. Но не нужно быть инженером или дизайнером, чтобы воспользоваться всеми преимуществами этого инструмента. Карты идей включают рисунок на бумаге, использование графических шаблонов и программного обеспечения, которые помогают рабочей группе визуализировать процесс достижения решений и разработки планов.

Три преимущества работы коллективного интеллекта

Я убедился в эффективности визуального метода, после того как впервые взял в руки маркер и стал применять визуальные средства для более легкого проведения дискуссий. Меня поразили три факта.

1. Активное участие. Люди активнее участвуют в работе, когда осознают, что их слушают, а то, что они говорят, фиксируется графически по ходу дела.

2. Панорамное мышление. Интеллектуальный потенциал группы возрастает, когда ее члены могут работать с крупными графическими схемами, которые предоставляют больше возможностей для проведения сравнений, выявления стереотипных моделей и построения карт идей.

3. Групповая память. Создание изобразительных материалов увеличивает групповую память, от которой напрямую зависит продуктивность работы.

Именно поэтому метод визуализации предпочитают дизайнеры. Однако, как ни странно, он становится все более востребованным и в бизнес-сообществе, чему я вижу ряд причин. И одна из них состоит в развитии самих инструментов бизнеса.

На протяжении последних десятилетий люди потратили изрядное количество сил на то, чтобы научиться пользоваться новым программным обеспечением для компьютеров, которые с трудом справлялись с задачами визуализации. Но теперь все изменилось! Первый прорыв – при помощи компьютера можно легко создавать графические продукты. Программы для рисования, черчения, создания книг, графиков и таблиц, программы для видеопрезентаций – все эти продукты теперь доступны не только дизайнерам.

Лазерный принтер (в том числе и цветной) позволяет все распечатать, цифровой фотоаппарат – запечатлеть и переслать набросанную от руки схему. С графикой можно теперь работать как на сенсорном дисплее планшета, так и на сенсорных экранах размером со стену. С точки зрения инструментария, на мой взгляд, самым прогрессивным явлением визуальной революции стал iPad.

Визуализация – ответ на новые условия работы

Еще одна причина интереса к визуализации коллективного интеллекта заключается в растущей необходимости проводить более интересные и плодотворные рабочие совещания. На основе общения с моими клиентами я составил список факторов, стимулирующих перемены.

Работая над книгой, я полагал, что в таких условиях трудятся многие и не все они – профессиональные организаторы дискуссий, однако им нужно, чтобы совещания приносили реальную пользу. Кем бы вы ни были – лидером команды или менеджером высшего звена – вам надо, чтобы люди работали слаженно, а от обсуждения проектов был толк. Эти знания будут нужны и менеджерам по персоналу, и организаторам тренингов, и агентам по сбыту, которым, чтобы успешно продавать, нужно создать устойчивые взаимоотношения, – всем им необходимо проводить рабочие совещания. Будут интересны они и руководителям функциональных подразделений, ответственным за бюджеты, и тем, кто работает в правительстве и некоммерческих организациях, имеет дело с нуждами общества. Возможно, описываемый мною метод будет полезен и учителям.

Подумайте, как много времени и усилий уходит впустую, и вы оцените возможность работать с большей отдачей. Овладев искусством визуализации, вы станете уважаемым сотрудником в своем коллективе.

НОВЫЕ УСЛОВИЯ РАБОТЫ

• Следует выполнять работу быстрее и с меньшими затратами.

• Часто организации сталкиваются с нехваткой компетенций, территориальной удаленностью, межкультурными различиями, невозможностью встретиться с партнерами лицом к лицу.

• Объем информации настолько велик, что сотрудники просто не в состоянии ее обработать.

• От каждой рабочей встречи ждут полноценных результатов, в связи с чем согласие в работе и стремление к достижению конечной цели жизненно необходимы.

• Решение многих проблем требует системного, многоуровневого подхода, умения видеть всю картину в целом.

• Динамично меняющаяся ситуация требует оперативно обновлять представления о том, как устроен тот или иной процесс.

• Привлекать новых работников становится все труднее.

• Рост динамики и сложности событий увеличивает нетерпимость по отношению ко всему новому и непривычному.

Визуализация коллективного интеллекта необходима:

руководителям подразделений

менеджерам по персоналу

руководителям отделов

менеджерам по продажам

консультантам

учителям

организаторам тренингов

волонтерам

специалистам

и

всем, кто хотел бы творчески

подходить к работе с группой

Визуальный язык

Овладение эффективными методами и применение их в работе – основная тема этой книги. Другая тема – визуальный язык и его воздействие на мыслительные способности, когда вы начинаете работать и думать в этих категориях. На протяжении 38 лет мы с моими коллегами, занимающимися практикой визуализации коллективного интеллекта, исследуем влияние визуального языка на «серое вещество». Мы пытались понять, как работает визуальный язык с точки мыслительных и познавательных процессов участника коллективного мозгового штурма и с позиции специалиста, занимающегося визуализацией коллективного интеллекта.

В ожидании, когда на нас обратят внимание исследователи и инженеры, начинали мы с маркера и большого листа бумаги. И в какой-то момент нас заметили. Исследователи когнитивных процессов познания пришли к выводу, что при обработке информации огромную роль играет визуальное мышление. Наш мозг проделал большую работу, чтобы научиться перерабатывать зрительную информацию, – некоторые считают, что в этом процессе заняты до 80 % клеток головного мозга.

Боб Хорн, мой хороший друг, внимательно следивший за развитием этой области знания, в 1990 г. написал книгу под названием «Визуальный язык» (Visual Language). По его наблюдениям, в этом языке «текст и графика тесно связаны». Это сравнительно новое явление. Исторически текст передавал слова, а иллюстрации – зрительные образы. Однако то, что выходит из-под фломастера визуализатора, – вещи совершенно другого порядка: эти графики и карты-схемы своего рода информационные фрески. Сращение текста и графики все чаще можно встретить в Интернете в виде мультимедийных объектов: в играх, в современных рекламных продуктах и панелях виртуальных меню. Визуальный язык создает синергию при интеграции текстового и графического материала. Именно это его свойство и выводит наше мышление на совершенно иной уровень.

Визуализация дает ответ на важные вопросы

При работе со зрительными образами и графическими метафорами существует целый ряд свойств, которые помогают нам задействовать наше сознание и мышление.

• Визуальная фиксация обсуждаемого мгновенно дает понять выступающим, что они услышаны – вербальными средствами такого не достичь.

• Визуализация интеллекта обладает высокой степенью интеграции: вы взаимодействуете с аудиторией напрямую, при этом работают как зрительные участки коры головного мозга (левое полушарие), так и речевые (правое полушарие).

• Графически воспроизведенная информация может отображать противоречивые сообщения на одном листе бумаги, сглаживая контраст, который обычно усиливается в ходе разговора.

• Работа с графическими метафорами позволяет людям показывать напрямую, как они воспринимают те или иные вещи.

• Работа с визуальными образами будит воображение, выявляет надежды, мечты и намерения каждого.

• Информация, структурированная на страничке ежедневника или на экране, не только отсылает к отдельным словам или образам, но и создает цельную картину со своими внутренними взаимосвязями.

• И наконец, перевод слова в зримый образ помогает участнику процесса осознать наличие в обоих языках устойчивых смысл несущих моделей.

Визуальный язык возник точно так же, как и все другие языки: его создали люди и начали на нем говорить… его появление на свет было вызвано необходимостью иметь дело со сложными понятиями, которые трудно выразить при помощи текста.

Боб Хорн («Визуальный язык»)

С ростом визуализации информационных ресурсов наше обращение к книге, журналу или кинофильму упреждается тем или иным визуальным рядом, как ни странно это звучит. И можно предположить, что визуализированный интеллект куда более эффективен. Но каким бы ни был объем визуальной информации, которую мы через себя пропускаем, мы стоим у истоков использования ее в диалоге точно таким же образом, каким мы используем речь. Надеюсь, книга поможет вам осознать те возможности, которые открывает нам эта область.

ПРОЦЕСС ОБУЧЕНИЯ В ГРУППЕ

Эта схема подробно рассмотрена в первой главе. Она отражает глубоко укоренившуюся последовательность этапов, проходя которые человек или группа узнают о том, что им нужно сделать.

Применение метода визуализации интеллекта

Идею этой книги выдвинул Ричард Наррамор, редактор Wiley & Sons. Он разыскал меня и поинтересовался, не могу ли я написать о визуализации мыслительной деятельности. По его мнению, книга Дэна Роэма «Визуальное мышление» (Back of the Napkin)[1]1
  Роэм Д. Визуальное мышление: Как «продавать» свои идеи с помощью визуальных образов. – М.: Эксмо, 2010.


[Закрыть] прекрасно представила идею решения и стратегического планирования при помощи простых визуальных средств. А работа Нэнси Дуарте «slide: ology»[2]2
  Дуарте Н. slide: ology: Искусство создания выдающихся презентаций. – М.: Манн, Фербер и Иванов, 2012.


[Закрыть], проиллюстрировала различные способы использования презентационных программных приложений. Но что можно прочитать о работе группы во время совещания или мозгового штурма? Ричард узнал, что мы в компании The Grove Consultants International с середины 1970-х гг. стали заниматься вопросами использования графических средств в работе команд и визуализацией коллективного интеллекта. Как создатели этой методики мы первыми стали претворять ее в жизнь. Впоследствии наши коллеги и ученики тоже начали заниматься организацией проведения совещаний с применением метода визуализации интеллекта.

За годы работы я написал несколько книг для профессионалов. Ричарду хотелось увидеть книгу, адресованную более широкой аудитории. Я с радостью принял это предложение.

Часть I. Только представьте!

В нашей книге изложены ключевые идеи и практические методы, имеющие отношение к визуализации интеллекта, отражающие процесс, в ходе которого люди продвигаются от замысла к действиям. В схематическом виде он представлен на обложке: «Представь», «Включись в работу», «Осмысли», «Действуй». Сходным образом организована и эта книга, причем в конце каждой части есть глава, в которой сведены воедино все аспекты.

Чтобы получить максимум пользы от книги, необходимо для начала положиться на свое воображение и представить, чего вы сможете добиться, если организуете работу, используя метод визуализации коллективного интеллекта. Я придерживаюсь мнения, что мировоззрение каждого человека влияет на то, как он учится и воспринимает материал. Обучение начинается, как только зарождается мотивация. Часть I «Только представьте!» призвана помочь вам вообразить, что вы можете сделать. Начинается она с истории о том, как сотрудники Apple и некоторых других компаний использовали метод визуализации интеллекта в своей работе. Также эта глава суммирует мой личный опыт и опыт компании The Grove’s в том, как можно научить людей задействовать их врожденные способности к созданию простых рисунков, которые могут помочь воспринимать содержание рассказа.

Если вы согласны, что все мы знаем визуальный язык, то наша книга станет вам хорошим помощником. Удивительно, но факт: многие путают графику с живописью и поэтому решают, что рисуют плохо, и стараются не использовать рисунки в общении. Однако рисунки для визуализации интеллекта – это иное, их может создать любой, получив несколько полезных советов. Мы уже обучили тысячи людей и уверены, что и вы этому научитесь. Я покажу вам несколько простых способов конспектирования того, что происходит во время работы группы.

Часть II. Включение группы в работу

Если вы уже осознали, что интеллектуальные усилия группы могут быть представлены визуально, следующим шагом должно стать полное погружение в тему. Включенность человека в работу – это мера его участия. Так, при самостоятельной работе с учебником вам приходится делать упражнения, искать ответы. Работая с группой, вы должны научиться добиваться от людей постоянного участия в происходящем. Я не верю, что людей можно рассматривать как открытые, чутко воспринимающие нервные клетки, в которые мы отточенным движением можем забрасывать наши идеальные коммуникационные мячики. У каждого есть масса идей, интересов, и люди не склонны от них отказываться. Искусство вовлекать людей в работу начинается с того, что вы должны научиться слышать других, вступать с ними в диалог и добиваться взаимопонимания. И визуализация этому способствует! Именно этому и посвящена часть II. В ней мы внимательно разберем метод интерактивного конспектирования, а также поговорим о стикерах – этим инструментом вы можете воспользоваться сразу. Я также расскажу о том, как данный метод способствует построению взаимопонимания в работе продавцов.

Если в ходе дискуссии ее участники могут видеть, как высказываемые ими идеи воплощаются в рисунках, это помогает повысить степень их участия в работе группы, в чем и состоит удивительное свойство метода интерактивной визуализации.