Текст бизнес-книги "Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело"

Автор книги: Грэм Олкотт

Раздел: Зарубежная деловая литература, Бизнес-книги

Давайте проанализируем конкретные причины стресса, о которых мы только что говорили. Какие из них актуальны для вас? Оцените себя по шкале от 1 до 5, чтобы понять, какие из факторов оказывают минимальное влияние, а какие большое.

Не только руководители…

Многие считают, что самая стрессовая работа – это руководство организацией. Нет никакого сомнения в том, что такая работа порождает серьезные стрессы. Поскольку я сам возглавляю организацию, то мне отлично знакомы бессонные ночи, стрессы и перегрузки. Я беседовал с руководителями ряда крупных компаний, которые рассказывали мне о том, как научились жить со стрессом, минимизировать его и превращать в приемлемое для жизни состояние. Эти люди не обладают никакими магическими силами, которые позволили бы им полностью избавиться от стресса.

Однако потенциальные факторы стресса существуют на всех уровнях любой организации. Люди, занимающие самое скромное положение и не несущие практически никакой ответственности, обычно не могут контролировать свою нагрузку, и это порождает стресс. Более всего мне симпатичны те, кто находится на среднем уровне: они стремятся удовлетворить всех окружающих. На них с одной стороны давит начальство, а с другой – непосредственные подчиненные. Они находятся между Сциллой и Харибдой. Стресс порождается не должностью, а особенностями работы и ситуации. Любая работа или ситуация может породить стресс, а степень этого стресса зависит от нашей способности справляться с тем, что валится на нашу голову.

Настало время обрести перспективу

В заключение этой главы хочу развенчать два мифа, сложившихся в умах тех, кто испытывает стресс от работы.

1. Близок конец света. (Нет, это не так!)

2. Все остальные работают лучше и добиваются большего, чем я.

(Если бы вы знали правду, то от души посмеялись бы.)

Не нервничайте. Все будет хорошо!

Противоположность стрессу

К чему мы с вами стремимся? Нам нужны «задорная легкость действий, продуктивная включенность в момент настоящего и контроль над ситуацией». Такое состояние умиротворяет и способствует дзен-спокойствию, которое нам всем необходимо.

Игривая легкость[7]7
   Автор использует здесь понятия «playful» (игривый, шаловливый, шутливый, веселый задорный) и «playfulness» (игривость). Существует понятие «когнитивной игривости» – продуктивной и радостной творческой легкости, гибкости и смелости. Известно, что игра – ключевое качество истинного творчества. – Прим. ред.


[Закрыть] – это творческий задор, расслабленность и признание того, что ты обладаешь свободой добиться успеха, несмотря на случайно допущенные ошибки.

Продуктивность – это знание того, что благодаря готовности ты способен сделать правильный выбор.

Пребывание в настоящем моменте – это вхождение в состояние «потока» с полной сосредоточенностью и увлеченностью делом, выполняемым в данный момент. Это состояние невероятно благотворно и позволяет прекрасно выполнить работу. Оно противоположно прокрастинации и стрессу.

Состояние потока естественным образом обеспечивает ощущение полного контроля, дает вам силы и уверенность, необходимые для продолжения действий. А это, в свою очередь, порождает новый импульс, еще большее вхождение в творческую колею и игривость и еще большую эффективность.

Понимаю, все это может показаться вам слишком сложным, но единственное, что отличает это от стресса и чувства подавленности окружающим миром, – это то, что происходит в вашей голове.

«Стресс – это состояние незнания. Человек полагает, что все его дела – экстренные и срочные. Но в жизни нет ничего столь важного. Просто расслабьтесь».

Натали Голдберг

Упражнение: выявление факторов стресса

По мере того как мы с вами будем превращаться в продуктивного ниндзя, мы будем возвращаться к факторам стресса, описанным в этой главе. Я предложу вам массу решений, которые помогут вам произвести кардинальные перемены в работе и жизни.

А сейчас мы разберемся с тем, что требует немедленного решения. Настало время вернуть себе контроль. Изучив список факторов стресса, опишите самые очевидные первые шаги, которые смогут принести вам немедленное облегчение. Выберите ровно столько факторов, сколько нужно для того, чтобы почувствовать дзен-спокойствие. Некоторые мои предложения могут показаться вам довольно полезными.

Контроль: (предложение) – Каждый день посвящайте 5 минут разборке рабочего стола, чтобы работать в чистом пространстве.

Запишите собственные предложения

………………………………………………….

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

Перемены: (предложение) – Опишите те сферы своей жизни, в которых сейчас происходят перемены, или найдите человека, с которым их можно было бы обсудить: возможность обсудить – это половина решения.

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

…………………………………………………………………………………………………………….

Паника, связанная с перегрузкой: (предложение) – Прочтите дальнейшие главы 4–6 и выполните упражнения.

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

Боязнь выглядеть глупо: (предложение) – Рискните и откровенно, честно и конкретно поговорите с членами своей команды о том, о чем ранее говорили исключительно уклончиво.

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

Боязнь разоблачения: (предложение) – Попробуйте притворяться, пока не почувствуете себя уверенно. Установите зрительный контакт, сделайте глубокий вдох и скажите то, что должны сказать, твердо и уверенно. Все дело в вашем поведении.

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

Конфликт: (предложение) – Смело и честно поговорите с коллегой, с которым у вас возник конфликт. Это всегда полезно, даже если в результате вы «согласитесь не соглашаться».

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

Неопределенность и двойственность: (предложение) – Дайте себе десять минут на то, чтобы просто подумать о текущей проблеме. В процессе обдумывания делайте пометки, чтобы процесс был структурированным.

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

_{…………………………………………………………………………………………………………….}

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя преодолевает стрессы, связанные с работой, благодаря готовности и практикуя безжалостность в своем подходе к работе.

✓ Ниндзя использует осознанность для выявления основных факторов стресса, а потом активно борется с ними.

✓ Ниндзя умеет достигать дзен-спокойствия: для этого нужно быть безжалостным, подготовленным и внимательным.

3. Управление вниманием

«Мы просто хотим целиком посвятить себя искусству. Все мы стремительно движемся к могиле. А картину, которую мы не напишем, не напишет никто другой. Поэтому мы не должны тратить время на покупки или готовку. Жизнь, посвященная искусству, очень, очень проста».

Гилберт Прош, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»

«Мы научились освобождать голову. Это великолепно. Перед нами словно открывается пустыня, с которой мы можем делать все, что захотим».

Джордж Пассмор, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»

О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки по менеджменту внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на том, что поможет вам управлять вниманием четырьмя способами:

1. Распределение работы соответственно уровню внимания.

2. Защита внимания от отвлечений.

3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.

4. Создание новых «карманов внимания».

Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.

Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим

Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы работали за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такая работа – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Работа настолько простая, что ее можно выполнить в полусне: вы просто кладете вишенку на пирожное, а потом на следующее, а потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Такие работы ценны тем, что они практически не требуют внимания, ими можно заниматься даже с похмелья, и хорошая форма для них не требуется. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Если у вас осталась половина вишен, а половина пирожных осталась не украшенной, значит, вы проиграли. Руководителям легко контролировать качество таких работ и оценивать эффективность работников. Еще проще оценить результаты руководителям более высокого уровня.

В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой простой работе. Но на самом деле в наши дни подобных видов работы почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер предсказывал это много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной эпохи и рассвет эпохи информационной. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Умственный труд заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе полученной информации, а не в автоматическом выполнении конкретной функции. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.

Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.

Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в столь привычный для вас мир!

Управляющий и исполнитель в одном лице

На любой квалифицированной работе вы исполняете две разные «роли»: вы одновременно и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:

✓ Содержание своей работы («управляющий»).

✓ Выполнение работы («исполнитель»).

✓ Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).

Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно «роль» требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».

И все же, отчаянно борясь со списком своих дел, вы делаете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.

ЯСНОСТЬ СНИЖАЕТ УРОВЕНЬ СТРЕССА, А ЯСНОСТЬ ВОЗНИКАЕТ БЛАГОДАРЯ ВНИМАНИЮ

Вот что такое «управление вниманием» – это ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.

ЧТО ТАКОЕ ВНИМАНИЕ?

Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и вам хочется это сделать, и у вас есть вся необходимая информация, но при этом вы ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что вам не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.

А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола вам удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. В такие дни вам тоже кажется, что вам не хватает времени, а внимания предостаточно. Опять ошибка. Ваше внимание – это валюта, которую вы тратите. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, если оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Не обманывайте себя, не считайте, что это чужая вина. Если подумать о времени, проведенном на совещаниях, не в смысле потерянного времени, но и в смысле потраченного внимания и сил, вы скоро поймете, что сложные и непростые совещания поглощают огромную массу ваших личных ресурсов.

Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.

ВРЕМЯ + ПРАВИЛЬНО ПОТРАЧЕННОЕ ВНИМАНИЕ = РЕЗУЛЬТАТ

ВНИМАНИЕ КОНЕЧНО

«Только посредственность всегда стремится показать себя в самом выгодном свете».

Колин Пауэлл

В течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида внимания.

1. Проактивное внимание

В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень внимания чрезвычайно значим. Надеюсь, читая мою книгу, вы поймете, насколько он важен.

2. Активное внимание

Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.

3. Инертное внимание

Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.

Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но этот подход пригодится вам, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов управления вниманием, а также много беседовал на эту тему с другими людьми.

Вот как выглядит мой обычный рабочий день:

Полагаю, эти показатели на 90 % совпадают с вашими, а оставшиеся 10 % уникальны только для меня. Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика.

Позвольте мне вкратце описать, что происходит со мной. Я просыпаюсь с трудом – меня нельзя назвать жаворонком. Утром мне нужно собраться с силами, поэтому разум мой слегка затуманен. Мне надо выпить кофе или вспомнить хорошую идею из плана, составленного в предыдущий период проактивного внимания на будущее. После этого я бодр и энергичен в течение пары часов. Это время я стараюсь использовать для принятия самых важных решений дня. Затем уровень внимания падает до обеда и во время обеда. После обеда большинство людей охватывает сонливость. Уж поверьте, я проводил семинары и читал лекции, которые начинались в это время, и прекрасно понимаю, что это время называют «ямой» не без причины. Интересно, что затем у меня наступает короткий период очень позитивного проактивного внимания, который сменяется вниманием активным. В последний час рабочего дня снова повышается концентрация, но после этого наступает полный упадок. Я абсолютно выжат и ничего больше не могу сделать.

Сколько же времени я нахожусь в состоянии проактивного внимания?

Меньше, чем вы думаете.

Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.

Упражнение: выявление факторов стресса

✓ Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: составьте таблицу, список, график, схему и т.п.

✓ Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т.е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).

✓ Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.

✓ Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.

Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»

«Продуктивность не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и сосредоточенных усилий».

Пол Дж. Мейер

Цель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.

Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы. Более подробно эти фазы мы обсудим в главе 5, а пока что только перечислим их:

✓ Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).

✓ Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел. Дальше мы с вами поговорим о более продвинутой и гибкой системе организации информации.

✓ Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.

✓ Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.

Когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:

Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.

«Мышление – самая трудная работа. Поэтому-то ею занимаются очень немногие».

Генри Форд

Как мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. Внимание такого рода повышает эффективность работы, снижает информационную перегрузку и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать проактивное внимание:

1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.

2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле – старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас процессе работы.