Текст бизнес-книги "Архитектура делового мероприятия. манифест"

Автор книги: Маартен Ваннесте

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Видео на колесах

Как только видеомонтаж стал возможен на месте проведения мероприятия, мы начали делать видео для заключительного этапа мероприятия. Интервью с участниками были частью этих видео с самого начала. Вскоре мы уже делали ежедневный новостной выпуск о предыдущем дне – отличный способ пробудиться ото сна и начать новый день. Еще одно практическое применение монтажа на месте проведения заключалось в том, что представитель каждой страны мог записать 30-секундное видео рекламного характера, «продающее» маркетинговые материалы этой страны другим странам. Такое совместное творчество и взаимное обучение было экстраординарным явлением в дни, когда среднестатистический спикер, использующий слайды, отводил на вопросы-ответы 3 минуты, и на этом весь интерактив заканчивался.

«Клуб продвижения продукта» стал еще одним замечательным способом вовлечения и мотивации аудитории, поощрения совместного обучения и стимулирования неформального делового общения. В рамках «клуба продвижения» каждая страна получала стол и панель для демонстрации своих промо-материалов. Через небольшой промежуток времени каждый присутствующий мог открыть для себя замечательные идеи других стран и познакомиться с людьми из той или иной страны. Таким образом реализовывались все ключевые цели:

Обучение: знакомство с интересными идеями других стран и их обсуждение

Нетворкинг: знакомство с коллегами из других стран

Мотивация: возможность для специалистов продемонстрировать свой продукт, поделиться им и быть услышанным.

Это был один из самых ценных моментов мероприятия.

Эти и еще многие другие яркие и креативные идеи были представлены в логотипе мероприятия, который лишь немного трансформировался год от года, сохраняя цвета и основные формы и превращаясь в узнаваемый бренд. Основной целью был определенный уровень продаж к 2000, году и, поскольку первое мероприятие было проведено на Кипре, встречи назвали Olympus 2000 в честь греческого бога и горы.

Основным посылом в течение всех этих лет неизменно оставались «4 C»33
  Каждое из четырех слов в английском варианте начинается с буквы С. Прим. пер.


[Закрыть]: (культура, креатив, целостность, приверженность). Эти четыре слова присутствовали всегда и служили основой при обсуждении всех тем.

Серии деловых мероприятий

Это приводит нас на более стратегический уровень. Дирк организовывал эти съезды как серию мероприятий. У этой серии была конечная цель и даже дата завершения. По каждому съезду создавался отчет о ходе работы, и каждый съезд создавался с четкой ориентацией на конечную цель. Каждый съезд был плацдармом для следующего – так достигался постепенный прогресс. Такое по-настоящему перспективное виденье при создании серии мероприятий до сих пор редко встречается. Само собой, долгосрочное сотрудничество с поставщиками и поддержка руководства были жизненно важными моментами.

Дирк Рейн добился запланированных результатов еще до планируемой даты, а мы горды тем, что были частью процесса, в котором деловые мероприятия действительно были движущей силой и цементом, на котором все держалось. Он совершил переворот в моем сознании, хотя я и осознал это несколько лет спустя. Целеустремленность, энергия и творческие способности Дирка – вот что посеяло зерно концепции обеспечения делового мероприятия, матрицы целей делового мероприятия® и, в конечном итоге, архитектуры делового мероприятия. Если кого и можно назвать самым настоящим архитектором контента делового мероприятия, так это Дирка. И поныне редко можно встретить «инициатора» делового мероприятия, который был бы так вовлечен – всесторонне вовлечен – в анализ, проектирование и реализацию делового мероприятия.

Акцент на деловые мероприятия

В мае 1998-го Abbit организовала свое первое внутреннее деловое мероприятие под названием X-tra («Экстра»), темой которого стала «Акцент на деловые мероприятия». Это было в тот год, когда мы официально решили полностью сконцентрироваться на рынке деловых встреч и конференций. У нас появилось нечто стоящее, что мы могли предложить, нам нравился продукт, и мы чувствовали, что это жизнеспособный рынок.

Незадолго до этого я решил встретиться с агентствами в районе Брюсселя, который числились среди организаторов конференций в желтых страницах. Одним таким агентством было Nikitra и, ожидая в приемной, я листал бельгийские журналы о деловых мероприятиях и встречах. До этого я понятия не имел о том, что такие журналы существуют, поэтому я тут же подписался, и вскоре был приглашён владельцем журнала Эриком де Риддером (Eric De Ridder) в фокус-группу, посвященную направленности и будущему журнала. Поскольку я был убежден, что деловые мероприятия – это будущее нашей компании, я без колебаний согласился. Там я познакомился с президентом бельгийского отделения ассоциации MPI. MPI (Meeting Professionals International) означает «международное объединение специалистов по организации деловых мероприятий»; это ассоциация, которая в то время насчитывала около 16 000 членов, а на данный момент (2008 год) – более 23 000. Я сразу же вступил в нее, стал членом совета, а три года спустя стал президентом бельгийского отделения. Сейчас я являюсь активным членом, сторонником и спонсором бельгийского отделения. MPI – это крупнейшая международная ассоциация прекрасной индустрии, молодой индустрии. К настоящему моменту MPI функционирует уже около 40 лет, и за это время индустрия существенно выросла, став по-настоящему профессиональной отраслью.

Эффект MPI

С этого момента дело пошло по-настоящему. В 1999 году Abbit выросла на 72%, а в 2000 году более чем на 40%. Я сверился с данными – этот рост был полностью вызван эффектом ассоциации MPI, с помощью которой я мог общаться с координаторами деловых мероприятий, становящихся моими клиентами. Некоторые из них – крупные организации как из Европы, так и из США, организующие ежегодные деловые встречи и мероприятия во многих европейских странах.

Как принимающая сторона европейской конференции MPI в течение пяти лет подряд, наша компания получила возможность слушать и общаться со специалистами по организации деловых мероприятий, и многое почерпнула из такого общения.

В 2002 мы стали искать способ описать наши услуги. К тому времени мы делали почти все, что возможно, по обеспечению мероприятий для достижения их ключевых целей. Мы не были типичной компанией, предоставляющей аудиовизуальные услуги; мы не были производственной компанией, и мы не являлись профессиональными организаторами конференций или event-агентством. После внутреннего совещания одному из нас пришла в голову идея назвать это «поддержкой делового мероприятия», и мы одобрили этот термин. Теперь наша компания называется «Abbit поддержка деловых мероприятий». Мы предоставляем поддержку мероприятиям наших клиентов, и у нас есть менеджеры по поддержке деловых мероприятий.

Ассоциация MPI также дала мне возможность много разговаривать со специалистами и выступать перед аудиторией до 2 000 человек. Это заставляло меня думать, обсуждать и готовить презентации, записывать и обдумывать снова и снова свои мысли в отношении индустрии – отличная репетиция идей и концепций, которая помогла мне фокусироваться на главном, и на самом деле разработать стратегию компании и содержание этой книги.

Оболочка и содержимое деловых мероприятий

Курс CMM (сертификация по управлению деловыми мероприятиями) был еще одним прорывным моментом, связанным с ассоциацией MPI, когда мне пришлось продумывать и организовывать свою карьеру на стратегическом уровне. Это также заставило меня написать бизнес план того, что сейчас является Институтом проектирования деловых мероприятий44
  На момент написания книги организация называлась the Meeting Support Institute (Институт поддержки деловых мероприятий). Здесь и далее используется современное название ассоциации – Институт проектирования деловых мероприятий (англ. the Meeting Design Institute). Прим. пер.


[Закрыть]. В дополнение ко многим моим друзьям из ассоциации MPI, я особо хотел бы поблагодарить Дидье Скайе (Didier Scaillet), который проработал в ассоциации много лет, за его поддержку и советы.

За 25 лет мы сильно выросли. В течение последних нескольких лет я продолжал работать и думать о том, чем мы занимаемся и в чем заключается наша ценность. Поддержка деловых мероприятий не была вершиной всего – я думаю, вершина виднеется на горизонте лишь сейчас. Следующий важный этап – это архитектура делового мероприятия, и я готов стать частью этой истории в последующие 25 лет. В следующих главах я расскажу об этом пути шаг за шагом.

Путь к написанию этой книги был начат с 18-летнего парня, создавшего свою собственную компанию по производству видео в 1982 году. Пять лет выживания, 10 лет концентрации и 10 лет инноваций – вот что дало мне возможность осознать, что пришло время для следующего шага. Наблюдать за эволюцией индустрии от оболочки до оболочки и содержимого – это мечта. Я буду горд, если смогу внести свой скромный вклад в осуществление этой мечты.

СЛЕДУЮЩИЕ ГЛАВЫ

В следующих главах я поделюсь своим мнением об индустрии деловых мероприятий с точки зрения стороннего наблюдателя, а затем расскажу о том, чего, по моему мнению, явственно не хватает, и как мы можем поддержать и поспособствовать развитию отсталой «содержательной» стороны деловых мероприятий. В заключительных трех главах я опишу, каким образом архитектура делового мероприятия, как профессия, может стать катализатором такого развития.