Текст бизнес-книги "Настольная книга администратора АХО"

Автор книги: С. Бачило

Раздел: Отраслевые издания, Бизнес-книги

И руководство компании, и администратор АХО нередко забывают о требованиях к рабочим местам любых сотрудников, так как даже при плановом расширении штата компании выделение рабочих мест новым сотрудникам решается, аврально, без подсчетов и разработок на «бумаге». Однако рабочее место, не удовлетворяющее требованиям эргономики, отрицательно влияет на производительность труда сотрудника. В частности, не всегда администратор административно-хозяйственного отдела или руководитель компании обращает внимание на требование выделять как минимум 4 квадратных метра площади на каждого сотрудника в помещении (это значение определяет максимально возможное количество месте в каждом помещении) и на необходимость обеспечения каждого сотрудника достаточным для него освещением. Между тем, существуют вполне определенные нормы эргономики, характеризующее удобное и безопасное рабочее место. Так, эргономические нормы для освещения в рабочем помещении составляют не более 6 метров глубины офисных помещений для получения достаточного количества естественного освещения; эргономически оптимальным для наименьшей утомляемости является совмещение естественного и искусственного освещения, однако от ламп «дневного света» следует отказаться, так как их периодические мерцание с частотой 50 Гц негативно воздействует на зрение и нервную систему, тогда как галогенные лампы гораздо более безопасны. Также большое значение имеет рабочий стол сотрудника; размер столешницы рабочего стола не меньше 1 квадратного метра, причем наиболее эргономичной считается угловая криволинейная форма столешницы (однако не слишком закругленная и не изогнутая под прямым углом), сидя за таким столом, человек может спокойно дотянуться до документов, канцелярских принадлежностей и прочее, не наклоняясь слишком сильно и не рискуя травмировать позвоночник; высота стола (от уровня пола до столешницы), согласно европейским нормам, должна быть равна 74 см; при этом различные шкафчики, навесные полки, тумбы и выдвижные ящики должны быть расположены «на расстоянии вытянутой руки» от сидящего человека – так, чтобы до них можно было бы дотянуться. Значение имеют даже цвета, использованные в дизайне помещения: так, теплые и мягкие желтый и коричневый цвета считаются стимулирующими умственную деятельность, поэтому их рекомендуют использовать в дизайне рабочих офисных помещений; тогда как неяркий холодный зеленый цвет дает отдых глазам и помогает расслабиться, поэтому он рекомендован для использования в дизайне комнат для отдыха. Другие эргономические требования для рабочих помещений – это хорошая вентиляция, обеспечивающая постоянный приток чистого свежего воздуха, и температура воздуха в помещениях около 20 градусов (это значение признано оптимальным для нормальной работоспособности человека). Считается, что соблюдение всех норм эргономики увеличивает производительность труда сотрудника компании до 30 % за счет меньшей траты времени и меньшей утомляемости, кроме того, соблюдение этих норм благотворно сказывается на состоянии здоровья сотрудников. Кроме того, рабочее место многих сотрудников должно подразумевать наличие дополнительной мебели, оборудования или инвентаря. Так, рядом с рабочим столом главного бухгалтера следует предусмотреть установку сейфа, а рабочее место работника лаборатории требует лучшего и более удобного, чем для большинства других сотрудников, освещения.

Собственно, в обязанности администратора административно-хозяйственного отдела входит также создание и поддержка базы данных поставщиков оборудования и мебели (разумеется, база должна содержаться в актуальном состоянии). В случае, если такая база отсутствует и создание ее не входит в планы руководителя АХО, каждый раз при организации рабочего места нового сотрудника ему придется тратить немало времени на поиски приемлемой продукции и ее поставщиков.

Проблема с невыполнением подаваемых сотрудниками заявок на мелкий ремонт обычно по-своему решается в каждой компании (иногда руководство на это просто «закрывает глаза»). Однако у этой проблемы уже есть решение, не требующее особых вложений со стороны руководства компании. С целью решения вопроса о заявках на мелкий ремонт заводят специальный журнал (электронная база данных является лучшим вариантом, так как позволяет более легко и быстро систематизировать необходимую информацию). Контроль над журналом (т. е. отслеживание поступления и выполнения заявок) осуществляет сам администратор административно-хозяйственного отдела либо какой-то другой сотрудник, назначенный ответственным за этот журнал (однако администратору АХО все же придется следить за работой этого сотрудника, так как в конечном итоге ответственность за своевременное проведение мелких ремонтов лежит на нем). Следить за качеством выполнения заявки, как правило, приходится заявителю, он же и обязан сообщать о выполнении поданной им заявки. Обычно сотрудников, несущих ответственность за выполнением заявки на ремонт, необходимо стимулировать к требуемым скорости и качеству работы. Серьезные задержки в выполнении заявки (в оптимальном варианте подачи заявления заявитель должен указывать также желательный срок исполнения) должны приводить к штрафным санкциям в отношении ответственного за выполнение мелкого ремонта. Чтобы пресечь возможные необоснованно завышенные требования к ответственному за выполнение мелкого ремонта, можно установить вполне конкретные нормы для выполнения заявок. Пополнения этого списка можно производить при возникновении прецедента, учитывая, однако, не только важность, но и сложность проделываемых работ. Например, поломку дверного замка следует устранять в тот же день, когда поступила заявка на ремонт (в противном случае эта поломка может грозить, например, группой запертых в рабочем помещении сотрудников или простоем работы отдела, если сотрудники не смогут войти в кабинет следующим утром); замены ламп (как верхнего освещения, так и в настольных лампах) также следует проводить в как можно более короткие сроки (особенно если прецедент произошел осенью или зимой, когда длина светового дня невелика, и плохая освещенность может негативно отразиться как на работоспособности, так и на здоровье сотрудников); ремонт сантехники и внутренних коммуникаций также является делом, не терпящим отлагательства, тогда как, например, установка новых полок, вешалок, крючков и пр. может быть отложена на 3–4 дня, особенно если в журнале заявок обозначены более важные и срочные дела. Разумеется, на содержание этого списка должны влиять и специфика, и размер компании, и то, насколько возможно произвести мелкий ремонт силами штатных сотрудников административно-хозяйственного отдела, поэтому общего варианта списка здесь быть не может.

В обязанности администратора входит также обеспечение безопасного труда сотрудников компании. Разумеется, это обеспечение производится не прямым путем (даже в маленьких компаниях, где весь АХО – это единственный сотрудник в должности завхоза, обязанности административно-хозяйственного отдела не включают в себя работу охранником), а косвенно: например, через принудительное страхование жизни и здоровья сотрудников (если их работа связана с риском для жизни). Также административно-хозяйственный отдел обязан обеспечивать в помещениях компании противопожарную безопасность и контролировать выполнение санитарных норм.

Из написанного выше становится понятно, что, как правило, задачи администратора АХО – чисто управленческие, т. е. основные его обязанности:

1) создание способной работать слаженно «команды», включающей в себя различные специальные службы, офис-менеджеров, бригаду специалистов, разнорабочих и т. д.;

2) контроль над работой служб, входящих в АХО, и отдельных его сотрудников с целью выполнения обеспечения нормального, бесперебойного функционирования компании;

3) выполнение конкретных требований и задач, поставленных руководством компании (например, контроль над установкой и поддержкой в рабочих цехах новых автоматизированных станков) и, как правило, направленных на рационализацию работы компании.

В компаниях, в которых существует действительно административно-хозяйственный отдел (численностью большей, чем 1 сотрудник), администратор АХО выполняет контролирующие функции, отслеживая выполнение работы другими сотрудниками и службами, так как в конечном итоге ответственность за исполнение всех необходимых для компании функций административно-хозяйственного отдела лежит на администраторе. Например, даже если в компании есть сотрудник, контролирующий уборку офисных помещений, администратор АХО должен, в свою очередь, отслеживать качество работы этого сотрудника.

Итак, функции администратора административно-хозяйственного отдела зависят от штата компании и самого АХО (когда в административно-хозяйственный отдел входит только один сотрудник, все обязанности приходится выполнять ему, тогда как обычно функции руководителя АХО – контролирующие) и могут варьироваться в зависимости от специфики и целей компании. Все функции административно-хозяйственного отдела можно разделить на 6 групп:

1) обеспечение нормальной деятельности;

2) работа с документами;

3) эксплуатация территорий, помещений, построек;

4) организационные работы;

5) взаимоотношения с другими организациями;

6) донесение информации до сотрудников компании.

Каждая из этих групп делится на несколько подгрупп, каждая из которых включает в себя определенный ряд работ. Также администратор административно-хозяйственного отдела должен уделять внимание структуре своего отдела и вносить в нее соответствующие изменения при расширении АХО. Таким образом, администратор АХО обязан следить за множеством процессов, происходящих в любой компании, от контроля над закупкой канцелярских принадлежностей до обеспечения рационального и безопасного труда сотрудников.

1.3. Ответственность администратора АХО

Администратор административно-хозяйственного отдела – это весьма высокая должность, в крупных компаниях администраторы АХО входят в число первых заместителей генерального директора, поэтому вполне логичным является тот факт, что на руководителя административно-хозяйственного отдела возложена ответственность за очень многие процессы, имеющие место в жизни компании.

Прежде всего, администратор АХО несет ответственность за своевременное и качественное выполнение всех возложенных на него обязанностей (офис должен быть вовремя убран, сотрудники – снабжены канцелярскими принадлежностями, техническое оборудование отремонтировано и т. д.). Соответственно, даже если в административно-хозяйственном отделе есть сотрудник, отвечающий, например, только за качественную уборку офисных помещений компании, то в случае, если уборка произведена не будет (либо будет произведена некачественно), ответственность перед начальством будет нести и следящий за уборкой сотрудник, и сам администратор АХО.

Обычно ответственность администратора административно-хозяйственного отдела определяется специальным документом – должностной инструкцией – и включает в себя не только контроль над выполнением (в маленьких компаниях иногда – и само выполнение) необходимых для компании функций. Другие пункты инструкции, определяющие ответственность администратора АХО, могут варьироваться в зависимости от специфики конкретной компании: например, некоторые из функций административно-хозяйственного отдела могут быть отдельно выделены в подпункты должностной инструкции (обычно подчеркивается важность для компании тщательного выполнения именно этих функций). Когда в небольших компаниях администратор АХО выполняет, помимо типичных для своей должности, какие-либо другие обязанности, в разделе «ответственность» его должностной инструкции указываются и они. Другими словами, администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность за все, что он делает.

Примерный вид раздела «ответственность» в должностной инструкции для администратора административно-хозяйственного отдела:

Администратор АХО несет ответственность за:

1) невыполнение (несвоевременное выполнение, некачественное выполнение) своих служебных задач и обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией (разумеется, задачи и обязанности должны соответствовать трудовому кодексу Российской Федерации);

2) нарушения законодательства РФ при осуществлении предписанной настоящей инструкцией деятельности;

3) нарушения правил и норм внутреннего трудового распорядка компании;

4) низкую эффективность работы административно-хозяйственного отдела;

5) обеспечение трудовой дисциплины среди сотрудников отдела;

6) нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм;

7) предоставление недостоверной или неточной информации о состоянии выполнения поставленных руководством компании практических задач;

8) разглашение конфиденциальной информации («коммерческой тайны») или выдачу документации компании посторонним лицам.

Остановимся подробнее на шестом пункте приведенного раздела должностной инструкции администратора административно-хозяйственного отдела. Если невыполнение служебных обязанностей и задач, поставленных руководством компании, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и необеспечение трудовой дисциплины грозят администратору АХО, в худшем случае, увольнением (в лучшем случае – замечанием со стороны начальства), то нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм уже чревато административной или даже уголовной ответственностью. Даже если, например, во время произошедшего в помещении компании пожара не будет человеческих жертв, администратор АХО и руководитель компании (или арендодатель помещения), согласно законодательству РФ, должны быть привлечены к административной ответственности и будут вынуждены заплатить штраф. Если же произошедший пожар станет причиной гибели людей, то такая ситуация влечет за собой уже уголовное дело и обвинение сразу по нескольким статьям (причинение смерти по неосторожности, халатность и др. в зависимости от конкретного случая), что грозит уже лишением свободы сроком на несколько лет. Административная или уголовная ответственность могут последовать и в том случае, если, например, в столовой компании были нарушены санитарные нормы. Нарушения технологического процесса (например, соус или кисель с неправильной консистенцией) влекут лишь административную ответственность (или же просто представление с требованием устранить нарушения законодательства РФ), тогда как случаи отравления сотрудников в столовой компании грозят уже уголовной ответственностью.

Если коснуться ситуации, примерно в одинаковой форме протекающей во многих маленьких компаниях, то выясняется, что администратор административно-хозяйственного отдела (как правило, в таких компаниях – в должности завхоза или офис-менеджера) обязан заниматься, помимо основных своих функций, множеством сторонних дел (обычно это обуславливается маленьким штатом сотрудников и отсутствием возможности или желания приема новых). Например, в малых коммерческих организациях руководитель АХО нередко контролирует открытие и закрытие магазинов, качество их охраны, инкассирует деньги из магазинов в головной офис (или обратно). Соответственно, в этом случае в должностной инструкции этого лица прописывается ответственность за качество выполнения этой работы. Может показаться, что на эти «дополнительные» обязанности, приносящие также новые условия ответственности перед начальством, администратор административно-хозяйственного отдела вправе обращать меньше внимания, чем на свои прямые обязанности. Однако, поставив свою подпись на должностной инструкции, администратор АХО, как и любой другой сотрудник, принимает предложенные ему руководством компании условия. Поэтому за такие «дополнительные» обязанности администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность не меньшую, чем за выполнение своих прямых обязанностей.

Итак, администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность, в первую очередь, за выполнение всех функций своего отдела и за решение практических задач и целей, поставленных руководством компании.

Глава 2. Компьютерная программа и ведение склада в Excel

Как уже говорилось в первой главе, сейчас одним из основных требований к кандидатам на должность администратора административно-хозяйственного отдела является знание персонального компьютера на уровне уверенного пользователя. Администратору АХО знание компьютера требуется в первую очередь для составления смет, ведения и поддержки баз данных, библиотек и архивов. Когда же заходит вопрос о программном продукте, способном выполнять все необходимые администратору административно-хозяйственного отдела функции, сначала говорят о продукте Microsoft Office Excel, считающемся наиболее простым и даже примитивным среди множества программ такого рода. Этот программный продукт считается интуитивно понятным, однако на интуицию здесь стоит рассчитывать лишь людям, хорошо знакомым с другими приложениями Microsoft Office.

От стандартного окна практически любого другого приложения ОС Windows окно MS Excel отличается в первую очередь своей структурой, т. е. наличием внутренней многооконности. По умолчанию, т. е. без изменения настроек программы пользователем, рабочее окно MS Excel выглядит следующим образом.

1. Заголовок окна.

2. Электронная таблица (собственно рабочая область окна MS Excel).

3. Панель инструментов.

4. Строка формул.

Расположенный в самой верхней части окна заголовок содержит названия активного приложения («Microsoft Excel») и открытого файла (например, «Книга 1» или «Book 1»).

Электронная таблица представляют собой ту самую рабочую область, в которой и производится работа с данными и переменными. Каждая ячейка электронной таблицы имеет свои координаты: числовое обозначение строки и буквенное – столбца. Максимальное количество строк в таблице равно 65356 (числа 1, …, 65356); максимальное количество столбцов в таблице достигает 256 (буквенные обозначения A, B, …, Z, AA, AB, …, AZ, BA, …, BZ, …, IV). Итого максимальное количество ячеек в электронной таблице равно 2²⁴ = 16777216. Когда одна электронная таблица Excel перестаёт вмещать все необходимые данные, в том же файле можно создать ещё одну или несколько таблиц. По умолчанию в каждой новой «книге» MS Excel создаёт одну или несколько электронных таблиц, перемещаться межу которыми можно, нажимая на ярлыки с названиями электронных таблиц. По умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2» и т. д., но могут быть переименованы пользователем – для этого нужно навести курсор мыши на название ярлыка, которые необходимо изменить, нажать на правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать команду Переименовать.

Важный момент: ввод текста в любую из ячеек электронной таблицы будет вестись в одну строку, пока не будет полностью заполнена строка ввода строки формул; только тогда текст в ячейке автоматически перейдёт на следующую строку. Если, как при работе в обычном текстовом редакторе, во время набора текста в ячейке нажать клавишу «Enter», курсор переведет букву на следующую ячейку того же столбца, но не на следующую строку этой же ячейки. Чтобы вернуться к редактированию ячейки, нужно навести на неё курсор мыши и нажать на левую кнопку мыши дважды через короткий промежуток времени без остановки (если нажать на кнопку только один раз, то при попытке ввода текста старое содержимое ячейки будет удалено).

Панель инструментов в MS Excel по умолчанию расположены между заголовком окна и электронной таблицей. Сразу под заголовком окна располагается строка меню команд, которую можно отличить от других панелей окна MS Excel по словесным заголовкам подменю и команд, тогда как другие панели – панели инструментов – имеют вид рядов кнопок с иконками, обозначающими функции, которые выполняются при нажатии кнопок. В некоторых новых версиях MS Excel выпадающее меню строки команд показывают не все команды меню (показываются наиболее часто выбираемые команды каждого меню); чтобы увидеть полный список, необходимо нажать на кнопку с указывающей вниз стрелкой в нижней части открывшегося выпадающего меню.

Каждая из панелей инструментов имеет собственное назначение. Например, в панели Рисование собраны инструменты для рисования линий и простейших геометрических фигур, в панели Форматирование – средства для форматирования текста. Пользователь MS Excel может самостоятельно настроить вид рабочего окна программы и выбрать именно те панели инструментов, которые необходимы ему для работы. Сделать это можно несколькими способами.

1. Навести курсор мыши на любую из панелей инструментов и нажать правую кнопку мыши, после чего в выпадающем меню выбрать и отметить галочками те панели, которые нужны для работы.

2. Выбрать в строке команд меню Вид, после чего в выпадающем подменю – Панели инструментов; в появившемся списке панелей инструментов отметить галочками нужные для работы.

Некоторые из выбранных панелей инструментов будут появляться на вполне конкретных местах (например, панель Рисование появляется в нижней части рабочего окна под электронной таблицей), другие – буквально посреди рабочей области MS Excel. Любые панели инструментов можно взять, если навести курсор мыши на левый край панели либо на её заголовок, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская левой кнопки мыши, перенести туда, где их расположение будет удобным для пользователя. Также каждая из панелей инструментов MS Excel может настраиваться так, как удобно пользователю программы. Например, пользователь может по своему усмотрению добавить какие-либо кнопки в любую из панелей инструментов. В правой части каждой панели располагается узкая кнопка с изображение направленной вниз стрелки. При нажатии на кнопки появляется выпадающее меню, позволяющее настроить вид именно этой панели инструментов. Чтобы добавить или удалить кнопки, в появившемся меню нужно выбрать команду Добавить или удалить кнопки, после чего в появившемся подменю выбрать строку с названием настраиваемой панели. Тогда в ещё одном выпадающем меню появится список всех кнопок, предусмотренных для данной панели инструментов. Кнопки, которые показываются на панели, отмечены галочками. Чтобы удалить ненужную кнопку с панели, нужно снять с неё галочку в этом списке, чтобы добавить кнопку – отметить её галочкой.

Как и все программы пакета Microsoft Office, MS Excel имеет свою собственную специализацию, отличающую этот программный продукт от остальных приложений MS Office. Это расширенные возможности построения диаграмм и работа с массивами данных. Это отражается и на виде рабочего окна MS Excel. Строка меню команд в этом программном продукте содержит выпадающее меню «Данные», в состав которого входят команды: Сортировка, Фильтр, Импорт внешних данных и др. Через это меню можно запустить объединение данных в группы, построение сводных таблиц и другие команды. Ни один другой программный продукт из пакета MS Office не обладает такими возможностями. Множество других важных для работы в MS Excel команд входит в состав меню «Сервис»: из этого меню запускаются процедуры поиска решения, сценария, проверки на наличие ошибок, анализа зависимости формул и т. д. Также в этом меню находится команда Анализ данных.