Текст бизнес-книги "Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее"

Автор книги: Танзиля Гарипова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Глава 3. Каким должен быть идеальный помощник

Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи.

Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает.

Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам.

Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента.

1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной.

2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент.

3. Контакты службы доставки. Их услугами пользуются достаточно часто. Вбейте в поисковик «экспресс-служба доставки» и увидите ряд ссылок. В Москве самая оперативная, по моему субъективному мнению, и самая адекватная по цене – «Достависта». Список таких служб пригодится, когда либо вы не успеваете доставить, либо ваши курьеры по тем или иным причинам не поедут, а заказ нужно выполнить срочно.

4. Оплата тех или иных услуг. Помните, что вам не всегда будут доверять денежные средства или доступ к банковским картам. Последний ограничивают во избежание соблазна, поскольку на карте могут храниться достаточно большие суммы. В любом случае вы должны оговорить, как будет осуществляться финансирование того или иного проекта: либо оплата наличными, либо через карту (тогда вы должны получить доступ), либо только безналом по счетам. Возможно, позже в практику войдут биткоины, но пока это, конечно, новшество. Самое главное: вы должны знать размер лимита и того, кто будет платить по проекту. Это поможет предотвратить различные неприятные ситуации, например при бронировании мест в отеле.

Академия занимается тем, что помогает руководителям подбирать сотрудников, правильно их мотивировать в своей компании. Какими качествами характера должен обладать бизнес-ассистент? Прежде всего активностью, внимательностью и находчивостью.

• Формирование команды и управление персоналом по методу «Соматип+».

• Расстановка по местам в зависимости от индивидуальных особенностей.

• Формирование эффективной команды управления.

• Ротация кадров в зависимости от изменения этапов развития бизнеса.

Бизнес развивается поэтапно: стартап, стабилизация, рост, кризис. На каждом этапе нужны разные руководители и помощники.

Расстановка основывается:

• на особенностях физиологии (соматипе);

• подсознательных ценностях;

• уровне развития.

Качества бизнес-ассистента:

• Негативный или позитивный (по характеру).

Позитивный может воспринимать любую ситуацию слишком оптимистично. Руководителю придется уравновешивать такого помощника своим негативом.

• Активный или пассивный.

Слишком активный человек может забывать многие вещи. Помощнику приходится следить за процессом работы. Чтобы делать это эффективно, надо быть спокойным.

• Экстраверт или интроверт.

Экстраверт активен, много жестикулирует, бегает, общается с большим количеством людей. Набирает текст быстро и часто пропускает буквы. Внимание интроверта направлено внутрь, он более внимателен. Но уровень коммуникации такого помощника будет более низким. Кроме того, интроверту сложнее перестраиваться под новые ситуации (он привык действовать в одном режиме), трудно передавать указания другим сотрудникам.

Умения и навыки бизнес-ассистента:

• Составление графика.

• Напоминания.

• Контроль и планирование.

• Работа переводчиком.

• Ведение документации.

• Организационные вопросы.

• Поиск необходимой информации.

• Оперативное решение возникающих проблем.

• Контроль над работой структурных подразделений.

• Представление босса на деловых встречах.

Как видите, некоторые пункты списка противоречат друг другу. Людей, обладающих всеми этими умениями и навыками, скорее всего не существует. В частности, одна половина навыков подходит интроверту, другая – экстраверту. Например, с ведением документации лучше справляется пассивный усидчивый человек. Он хорошо все помнит, не отвлекается на посторонние дела.

Соматипы

Руководителям часто нужен человек, обладающий всеми перечисленными умениями и навыками. Но таких людей попросту не бывает. Две функции совмещать сложно, три – невозможно! Однако эта задача решаема. Вы должны знать свой психотип и понимать, какой тип руководителя вам подходит. С некоторыми типами вы просто не сможете работать.

Как можно узнать о себе больше? Следует определить свои врожденные качества, соматип. Это тип телосложения человека, определяется на основе антропометрических измерений. Зная его, можно понять, какой у человека характер, определить его мотивацию и особенности взаимодействия с людьми (табл. 3.1).

Люди относятся к царству животных. Животные отличаются друг от друга: волк может пробежать 100 км, питаясь только мясом, а коала не ест мяса и днями висит на ветке. Так и люди могут иметь разные типы нейроэндокринной системы.

Таблица 3.1

У каждого типа преобладает деятельность той или иной группы желез внутренней секреции:

• гипофиза;

• щитовидной железы;

• тимуса (вилочковой железы);

• паращитовидных желез;

• надпочечников;

• поджелудочной железы;

• яичек (яичников).

Именно гормоны отвечают за наше телосложение, по которому можно определить и соматип.