Текст бизнес-книги "Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях"

Автор книги: Василий Радачинский

Раздел: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-книги

2.2. Журнально-ордерная форма учета

Журнально-ордерная форма счетоводства предусматривает использование специальных журналов-ордеров, которые заполняются на основании данных документов или вспомогательных ведомостей, используемых для первоначальной группировки исходных данных. Такие журналы имеют форму так называемой шахматной таблицы, построенную по кредитовому признаку. В графах «шахматки» указывают дебетуемые счета и суммы операций. Журналы-ордера используют в течение месяца для записей операций по отдельному синтетическому счету или нескольким взаимосвязанным счетам. Итоги за месяц журнала-ордера показывают сумму кредитового оборота по данному синтетическому счету с подразделением ее по дебетуемым счетам. Таким образом, журнал-ордер регистрирует обороты хронологически и систематически. Запись осуществляется одновременно в два счета, что обеспечивает:

1) отсутствие повторений оборотов в регистрах;

2) экономию труда;

3) порядок в записях.

Итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу в конце каждого месяца, в которой обороты по дебету отдельно взятого синтетического счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов, а обороты по кредиту записывают одной общей суммой, тем самым обеспечивается принцип взаимного дополнения журнала-ордера и Главной книги, дается развернутая корреспонденция по дебету и кредиту каждого отдельного синтетического счета.

По некоторым счетам бухгалтерского учета журналы-ордера совмещены с дебетовыми ведомостями. В них производится регистрация дебетовых оборотов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единой системе записей с синтетическим учетом и для накапливания сумм по кредиту счетов.

При использовании журнально-ордерной формы счетоводства возможно объединение синтетических и аналитических регистров по некоторым счетам, в этом случае составление оборотных и сальдовых ведомостей не обязательно. В остальных случаях аналитический учет ведется с использованием таких регистров, как карточки, книги и т. п., где журналы-ордера и вспомогательные ведомости не обеспечивают полноты требуемой информации на последующих этапах процесса учета и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью. На основании данных карточек (книг) составляются оборотные и сальдовые ведомости, которые в последующем сверяются с синтетическими счетами.

На основе проверенных данных Главной книги, некоторых журналов-ордеров и регистров аналитического учета составляют бухгалтерскую отчетность.

2.3. Автоматизированная форма учета

Революция в системе информационных технологий, которая произошла в нашей стране, привела к появлению новых приемов и способов организации учета.

Использование персональных компьютеров для автоматизации систем учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.

Обязательным условием автоматизации учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации:

1) первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

2) документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

3) коды;

4) отчетность, получаемая автоматически;

5) технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

Компьютерная обработка информации позволяет:

1) сэкономить время и силы работников учреждения;

2) обнаружить арифметические и другие ошибки в учете и отчетности;

3) в кратчайшие сроки оценить текущее положение предприятия, перспективы развития;

4) подготовить и сохранить на магнитных носителях первичные и отчетные документы, в том числе и бланки часто используемых форм с уже заполненными в них реквизитами предприятия.

Автоматизация бухгалтерской и иной деятельности в нашей стране со времени своего возникновения прошла несколько этапов своего развития.

Этапы развития вычислительной техники для обработки экономических задач.

Целесообразно более подробно рассмотреть развитие сферы применения информационных технологий в учете начиная с конца 1980-х годов. На этом этапе внедрение электронно-вычислительных машин шло очень интенсивно и продолжается по сей день. Этот этап можно разбить на несколько периодов.

Первый период характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации (1988–1991 гг.).

Во втором периоде наблюдается приспособленность к различным изменениям в законодательстве (бухгалтерском, финансовом). Появление локальных сетей (1992–1994 гг.).

Третий период – автоматизации – отличается комплексным подходом и узкой специализацией. Такие системы имеют WINDOWS – версии и могут работать в сети (1995–1996 гг.).

Современный этап – это поколение комплексных корпоративных информационных систем, предполагающих поставку вместе с программными средствами методики организации производства. Таким образом, переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. Но в реальной действительности во многих учреждениях и организациях и не только некоммерческого характера применяются информационные системы всех поколений.

В настоящее время идет и его интеграция в систему мировых стандартов.

Информационной технологией называется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера – это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного персонала при выполнении им профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное, технологическое обеспечение. Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной бухгалтерией. Применение современных персональных компьютеров позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета.

В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей полученных результатов на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц. Все это требует от бухгалтера знание ПК, умение пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ.

Глава 3. Документирование хозяйственных операций и учетные регистры

3.1. Понятие бухгалтерского документа. Документооборот

Основой организации системы бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, в том числе и в учреждениях непроизводственной сферы, является документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

Бухгалтерским документом называется письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Другими словами, документ – это какой-либо носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитные носители (ленты, дискеты, диски), бумажные носители.

Необходимо отличать такие понятия, как документация и документооборот.

Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.

Документооборот – это процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижение, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.

Любой документ состоит из определенной совокупности элементов – реквизитов.

Реквизитами документа называются обязательно необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции.

Существует определенный перечень реквизитов, являющихся обязательными для всех документов. К таким реквизитам относятся:

1) наименование документа (формы);

2) код формы;

3) дата составления операции;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц.

Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.

Совокупность реквизитов документа определяет его форму. Для того чтобы отвечать своему назначению документ должен быть составлен в соответствии с формой данной категории документов. Всю совокупность документов бухгалтерского учета можно классифицировать следующим образом:

1) документы организационно-распорядительного характера включают в себя вопросы управления организацией и его хозяйственной деятельностью. Документы по организации учета и отчетности заполняют работники бухгалтерии; по финансово-расчетным операциям – работники финансового отдела и бухгалтерии; по снабжению и сбыту – работники коммерческих служб;

2) в зависимости от места составления документы подразделяются на внешние, поступившие в организацию извне, и внутренние, составленные и оформленные непосредственно работниками предприятия;

3) по уровню снабжения документы подразделяются на простые, содержащие одну операцию, и свободные (накопительные), содержание которых охватывает несколько операций.

3.2. Порядок составления и обработки документов

Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны.

Хозяйственные операции оформляются в той последовательности, в которой они совершаются, что обеспечивает сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.

Лица создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.

1) Записи в документах делают чернилами, шариковой ручкой, при помощи средств автоматизации.

2) Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота таковы.

1) быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);

2) непрерывность движения документов по своим направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.

Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволяет отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Исчезает необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.

Основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета является механизация и автоматизация документооборота в совокупности с упорядочением первичной документации.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после ее совершения. Лица создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.

После того как документы поступили в бухгалтерию, они подвергаются проверке (по форме, арифметическая проверка, по существу – законность и целесообразность). Проверенные документы обрабатываются. Бухгалтерская обработка проверенных и принятых документов включает в себя: расценку, группировку, разметку. Проверенные и обработанные документы необходимо подготовить для сдачи в архив (формирование документов в дела, с соблюдением необходимых требований). И только после всех вышеперечисленных процедур, когда документ выполнил свое предназначение, он сдается в архив.

3.3. Учетные регистры

Факт совершения хозяйственной (бухгалтерской) операции отражается в учетных регистрах. Форма учетного регистра зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистра, способа учетной регистрации.

По внешнему виду учетные регистры некоммерческой организации подразделяются на книги, карточки и свободные листы (ведомости).

В бухгалтерских книгах, книгах учета хозяйственных операций и других все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней станице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого ответственного лица. Книги применяют для синтетического, аналитического и иных видов учета. На каждой книге надписывается: наименование учреждения, централизованного органа (бухгалтерии) и год, на который книга открыта. Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных картотеках. Карточки регистрируются в реестре карточек, который ведется для каждого счета или объекта регистрации отдельно.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных предметов и т. п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими документами, в том числе бухгалтерскими ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах осуществляются ручным способом или машинным; они проводятся не позднее следующего, после получения первичных документов. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе необходимо делать соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим, предусмотренным способом.