Текст бизнес-книги "Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации отдела кадров, образцы документов"

Автор книги: Вера Капылова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Кадровый отдел с нуля
Пошаговый алгоритм организации отдела кадров, образцы документов
Вера Капылова

© Вера Капылова, 2019

ISBN 978-5-4474-9478-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Кадровое делопроизводство – необходимый процесс в работе каждой организации. Кадровый отдел взаимодействует с главным ресурсом компании – человеческим. Подбор и трудоустройство персонала требуется грамотно документировать. Ошибки в кадровых документах ведут к административной ответственности, в том числе штрафам до 200 000 р.

Деятельность кадрового отдела с самого начала следует организовать правильно. Если в документации нет порядка, привести дела в отделе кадров в правильное состояние будет намного сложнее, дольше и дороже, чем сделать всё грамотно с самого начала.

В структуре каждой организации отдел кадров занимает значимую позицию, уже потому что именно в этот отдел первым попадает новый сотрудник. Основная функция отдела кадров на предприятии – документная работа с сотрудниками, ведение, учёт и сопровождение персонала. Документированию подлежат основные действия сотрудников внутри организации: приём на работу, перемещение на другую должность, обучение, изменение оплаты труда, отпуска и командировки, увольнение.

Сотрудники отдела кадров выполняют в организации следующие задачи:

подбор персонала

подготовка штатного расписания и других локальных нормативных актов

оформление приёма на работу сотрудников

выдача справок и копий документов

прием, выдача, заполнение и хранение трудовых книжек

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков

организация обучения и аттестаций

оформление увольнения сотрудников

Работу по организации кадрового отдела с нуля можно представить в виде понятного пошагового алгоритма. Исполнение этого алгоритма приведёт к выполнению задач по запуску во вновь открывшейся организации кадровой службы. Представленный ниже вашему вниманию план действий можно также использовать для приведения в порядок дел кадрового отдела в уже работающей компании.

Алгоритм организации кадрового отдела с нуля состоит из девяти этапов:

1. Подборка актуальных законов в сфере трудовых отношений и методической литературы по кадровому делопроизводству, выбор и установка программы по учёту кадров. Одним словом, подготовка рабочего места.

2. Изучение учредительных документов организации, из которых предстоит узнать реквизиты для оформления кадровых бумаг и порядок приёма на работу директора.

3. Составления перечня документов, необходимых в работе кадрового отдела.

4. Оформление директора с учётом требований учредительных документов и обязательным информированием налоговых органов и заинтересованных банков.

5. Составление локальных нормативных актов, регламентирующих правила поведения в организации, режим работы, порядок взаимодействия с персоналом.

6. Разработка образца срочного или бессрочного трудового договора с указанием существенных и несущественных условий работы.

7. Подготовка документов для ведения кадровой работы, включая бланки приказов, договоров, соглашений и журналов регистрации.

8. Назначение сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и передача ему полномочий по ведению трудовых книжек от директора.

9. Оформление сотрудников, включающее ознакомление с нормативными актами организации, заключение трудового договора, издание приказа о приёме на работу и внесение записи в трудовую книжку.

В представленной Вашему вниманию книге «Организация отдела кадров с нуля» подробно раскрывается порядок выполнения каждого пункта этого алгоритма. Если Вам предстоит организовывать кадровый отдел в открывающейся компании, книга поможет в короткие сроки грамотно оформить этот процесс. В книге Вы найдёте образцы необходимых кадровых документов, рекомендации по организации кадрового делопроизводства, порядок оформления директора, порядок разработки внутренних нормативных актов и трудового договора, нюансы работы с кадровой документацией, порядок оформления сотрудников.

Книга станет отличным помощником для новичков кадрового дела, менеджеров или бухгалтеров, которым доверили оформление персонала, индивидуальных предпринимателей или руководителей небольших компаний, где только принято решение набрать штат сотрудников.

1. Организация рабочего места: подбор законодательных актов, литературы, программного обеспечения

Организацию кадрового делопроизводства с нуля начинать нужно непосредственно с обустройства рабочего места – отдела кадров. У сотрудников кадрового отдела должен быть доступ к актуальным законодательным актам в сфере трудовых отношений и к справочно-методической литературе, разъясняющей вопросы кадрового делопроизводства. Далее следует позаботиться о техническом и программном обеспечении кадровой деятельности. Для этого с руководителем согласовывается приобретение мебели для офиса, канцтоваров, необходимых печатей и штампов. Также кадровый отдел не сможет обойтись без оргтехники и компьютерных программ по автоматизированному учёту кадров.

Основные правовые акты в сфере трудового законодательства

На первом этапе организации отдела кадров формируется подборка законов, регулирующих трудовые отношения. Доступ кадровым сотрудникам к необходимым законодательным актам можно обеспечить следующими способами. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках офисного шкафа в виде правовой библиотеки. Доступ к правовой информации можно также обеспечить с помощью установки на компьютеры информационно-справочной системы, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».

Что входит в понятие трудовое законодательство? Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства является создание необходимых правовых условий для достижения согласования интересов сторон трудовых отношений в следующих вопросах:

организации труда и управлению трудом

трудоустройства

дополнительного профессионального образования работников непосредственно у работодателя

социального партнерства, ведения коллективных переговоров, заключения коллективных договоров и соглашений

участия работников в установлении условий труда в предусмотренных законом случаях

материальной ответственности работодателей и работников

государственного контроля за соблюдением трудового законодательства

разрешения трудовых споров

обязательного социального страхования

Далее вашему вниманию предлагается обзор основных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения. Ознакомление с законами, необходимыми в работе отдела кадров, следует начать со следующих правовых актов. Основополагающими документами в сфере трудового законодательства являются:

Конституция Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации

Конституция РФ – это основной закон Российской Федерации, регулирующий все стороны жизни граждан, в том числе трудовую сферу. Конституция гарантирует каждому гражданину России право на отдых и право на труд. В статье 37 Конституции Российской Федерации закреплены основополагающие нормы трудового законодательства:

1. Труд свободен. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

2. Принудительный труд запрещен.

3. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.

4. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку.

5. Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.11
  Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993), статья 37


[Закрыть]

Следующий по значимости базовый закон в области кадрового законодательства – Трудовой кодекс Российской Федерации. В этом акте подведена правовая основа под все основные кадровые процессы. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. В трудовом кодексе прописаны права и обязанности работодателя по отношению к работникам, а также права и обязанности работников по отношению к работодателю. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.

Выше перечислены акты, регулирующие правила взаимодействия работодателя с сотрудниками. Существует ряд правовых актов, которые регулируют порядок оформления трудового взаимодействия: выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства. Все указанные вопросы регулируют следующие нормативные акты:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69

ГОСТ Р 7.0.97—2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) (Принят взамен ГОСТ Р 6.30—2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ).

Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477

Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, относящихся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:

О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.

В каждой организации есть информация, которую хочется сохранить в тайне от конкурентов (базы данных, разработки и прочее). Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует следующий акт:

О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.

Ещё один нормативный акт также понадобится в работе кадрового отдела.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37

Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих. Здесь можно посмотреть наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки. Также квалификационный справочник может стать основой для разработки должностных инструкций.

Следуем отметить, что кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка22
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска


[Закрыть] Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха подробно прописаны в Трудовом кодексе. Отдельные моменты оформления дополнительных отпусков регулируются также следующим законодательным актом:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

Сотруднику отдела кадров следует знать о том, что есть определённый порядок работы с бывшими государственными служащими. Обратите внимание на важный момент: информацию о поступлении на работу бывшего госслужащего необходимо отчитаться в установленном порядке. Если этого не сделать на организацию наложат значительный штраф. Для того чтобы учесть подобные нюансы трудоустройства в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует Трудовой кодекс. Отдельные моменты также прописаны в следующем правовом акте:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Начисление зарплат сотрудникам производит бухгалтерия, но отдельные моменты в плане оплаты труда необходимо знать также кадровым специалистам. Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

Трудовой кодекс РФ

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14—9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. Обратите внимание, что для многих профессиональных отраслей (например, медицина, образование, строительство, перевозки) разработаны дополнительные законы и нормативы. В зависимости от специфики проводимых работ подборка вышеперечисленных законов и нормативов дополняется законодательными актами конкретной сферы деятельности. В медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.

Следует отметить, что нормы трудового права, содержащиеся в федеральных законах, должны соответствовать Трудовому кодексу. В случае имеющихся противоречий между ТК РФ и федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется Трудовой кодекс.

Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.

Формирование справочной библиотеки кадровика

Итак, библиотека основных законов и нормативных актов сформирована, теперь нужно подобрать специальную литературу по работе с кадрами. В действующих организациях, как правило, разрабатывают собственные методические пособия по работе с кадрами. Сюда входят различные памятки, инструкции, рекомендации, пособия, напоминания. Методическая литература разрабатывается сотрудниками отдела кадров и согласовывается с директором и с руководителями направлений деятельности, которую конкретное пособие затрагивает. Например, Положение об отправке в командировку, согласовывается с руководителем кадровой службы и с главным бухгалтером. Не обязательно сразу разрабатывать подобные документы для всех аспектов деятельности. Разработка пособий, рекомендаций, памяток может осуществляться постепенно в процессе работы отдела кадров. Необходимость в некоторых из них может быть обусловлена самим рабочим процессом. Например, Памятка по оформлению документов, может облегчить руководителю кадрового отдела взаимодействие с новыми сотрудниками и упростит их вхождение в трудовой процесс.

Пока вы стоите у истоков отдела кадров, будет логично опереться на работы специалистов в сфере кадрового делопроизводства и сделать для сотрудников службы персонала подборку соответствующей литературы. Книги и пособия можно собрать в традиционном бумажном виде и разместить на стеллажах, или сделать подборку электронной литературы. В этом случае методические пособия дублируются на компьютер каждого сотрудника.

Из пособий можно порекомендовать следующие работы:

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (традиционные и автоматизированные технологии). Т. В. Кузнецова.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой.

Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов.

Трудовое законодательство постоянно обновляется, поэтому в дальнейшем необходимо следить за поддержанием кадровой библиотеки в актуальном состоянии. Изменения в трудовом законодательстве подробно рассматриваются в периодических журналах. В настоящее время на тему работы отдела кадров выпускается немало периодических изданий:

Кадровая служба и управление персоналом

Отдел кадров

Секретарь-референт

и другие

В журналах приводятся образцы документов, статьи, разъясняющие актуальные вопросы, рассматриваются практические ситуации. Подписку на журналы можно оформить в традиционном бумажном виде или в электронном формате. Часть материалов доступна в интернете в режиме свободного ознакомления.

Выбор, приобретение и установка программного обеспечения

После того как выполнен подбор законодательных и нормативных актов и справочной литературы, с руководителем согласовывается вопрос о выборе и приобретении программного оборудования для ведения кадрового учёта. Выбор программы, её функционала зависит от возможностей бюджета организации, количества сотрудников и наличия территориально удалённых филиалов.

На современном рынке информационных технологий представлено огромное количество программ для учёта кадров: 1С: Зарплата и кадры, БухСофт: Кадры, Скат, Ефрат, Парус, Кадры Плюс, Галактика и другие.

Наибольшую популярность в России получила программы 1С: Зарплата и кадры и 1С: Зарплата и управление персоналом. Программа 1С позволяет выполнять многие операции в плане документального сопровождения трудовой деятельности сотрудников, начисления зарплаты, формирования отчётности в фонды. С помощью автоматизированного учёта кадров в 1С сотрудники службы персонала смогут осуществлять:

регистрацию работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе;

регистрацию перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы);

изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);

регистрацию приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);

оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры;

регистрацию увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а).

Программа 1С: Зарплата и кадры позволяет автоматизировать подготовку и сдачу отчётности в фонды. Также программа поможет обобщить сведения для анализа ситуации с персоналом(численность, наличие «текучки» и прочее). Подобные сведения может запросить руководитель организации для принятия управленческих решений. По данным учета движения документов в программе 1С можно получать следующую информацию:

актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;

статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);

данные о движении работников за выбранный период;

среднюю и среднесписочную численность работников;

и др.

Достоинством 1С является большое количество сопровождающих организаций, специалисты которых присутствуют практически в каждом городе и доступная методическая литература. Программа 1С постоянно обновляется с учётом изменений в трудовом законодательстве.