Текст бизнес-книги "Кадровое дело: оформление сотрудников"

Автор книги: Вера Капылова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Кадровое дело: оформление сотрудников
Вера Капылова

© Вера Капылова, 2019

ISBN 978-5-4483-4464-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Кадровые документы относятся к документам по личному составу и подлежат хранению в течение 75 лет. От правильности сведений в кадровых документах зависит оформление пенсий сотрудников. За ненадлежащее ведение кадровой документации российское законодательство предусматривает штрафы для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Документированию подлежат все этапы взаимодействия с сотрудниками: приём, кадровое перемещение, отпуска и увольнение. Приёму на работу новых сотрудников предшествует предварительная подготовка в виде ознакомления с документами, подтверждающими образование, опыт работы, состояние здоровья. Следует отметить, что работодатель имеет право запросить у соискателя только определённые документы, предусмотренные трудовым законодательством. В случае положительного решения о приёме происходит ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, заключение трудового договора и издание приказа о приёме на работу. На основании приказа в трудовую книжку и личную карточку нового сотрудника вносится запись о приёме на работу с указанием должности и структурного подразделения.

В процессе работы могут произойти изменения в положении сотрудника: перевод на новую должность, повышение, трудоустройство по совместительству, перевод в другую местность и т. д. В подобных случаях оформляется кадровое перемещение, инициатором которого может выступать сотрудник или работодатель. После согласия заинтересованных сторон издаётся приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Процедура увольнения регулируется ст. 77—83 Трудового кодекса Российской Федерации. Самые распространённые основания увольнения сотрудников – по собственному желанию или соглашению сторон. Также нередко необходимость увольнения возникают в связи с внешними обстоятельствами: призывом сотрудника на военную службу, наложением ареста, утратой права доступа к государственно тайне и т. д. Каждое основание подразумевает свои особенности в оформлении документов.

Предлагаемый вашему вниманию справочник «Кадровое дело: оформление сотрудников» раскрывает следующие вопросы:

подготовка и оформление приёма на работу

кадровые перемещения

оформление отпусков

ведение трудовых книжек

увольнение сотрудников

В книге приводятся формы основных кадровых приказов и образцы заполнения трудовых книжек сотрудников. Книга рассчитана на сотрудников кадровых отделов, а также на руководителей, бухгалтеров, менеджеров, индивидуальных предпринимателей и всех, кто совмещает обязанности по кадровому делопроизводству с основной деятельностью.

Раздел 1. Оформление приёма на работу

Глава 1. Предварительная подготовка перед оформлением

Приём на работу нового сотрудника связан с необходимостью проверки личных данных, оформлением определённых документов, и, в ряде случаев, прохождением медицинского осмотра. Работодателю необходимо удостовериться в уровне квалификации и опыте работы претендента на вакансию. Перед тем как приступить к оформлению кадровых документов нужно понимать, что будущий сотрудник соответствует должности: имеет необходимое образование, опыт работы и нормальное состояние здоровья. Эти факты подтверждаются документально – претендент предоставляет в кадровый отдел диплом об образовании, трудовую книжку, медсправку. Уровень компетенции, деловые и личные качества, необходимые для конкретной работы, соответствие требованиям по должности выясняется во время собеседования или конкурса на должность, если таковой предусмотрен.

Предварительные медицинские осмотры при трудоустройстве необходимы для определения соответствия состояния здоровья претендента предстоящей работе. Это нужно для снижения риска аварий в связи с человеческим фактором и для предотвращения травм и заболеваний, связанных с профессиональной деятельностью. Состояние здоровья оценивает специальная медицинская комиссия. Не всем соискателям нужно проходить медосмотр, но только тем, к которым такие требования предъявляет закон. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе работа под землёй)

лица моложе 18 лет

работники транспорта

работники пищевой промышленности

работники, деятельность которых связана с общественным питанием и торговлей

работники водопроводных сооружений

работники медицинских учреждений

работники детских учреждений

работники вахтовым методом

люди, устраивающиеся на работы в условиях Крайнего Севера и приравненные к ним местности

спортсмены

судьи

парикмахеры и косметологи

Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с Трудовым кодексом РФ (статья 213), а также с Федеральными законами и Санитарными правилами и нормами для каждой конкретной области работы. Например, требования к прохождению медосмотра работниками вахтовым методом, выдвигает Трудовой кодекс, а требования к прохождению медосмотра сотрудниками таможенных органов Федеральный закон №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской федерации».

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят указанные медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний11
  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 26.07.2019) КоАП РФ.


[Закрыть].

Итак, обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет. В остальных случаях необходимо свериться с Трудовым кодексом и законами, регулирующими конкретную сферу деятельности.

Для прохождения медосмотра сотруднику необходимо получить направление от работодателя и обратиться в медицинское учреждение, проводящее подобные осмотры. Предусмотренные статьей 213 ТК РФ медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя.

Работодатель узнаёт необходимые сведения об образовании, предыдущем опыте работы и состоянии здоровья кандидата на вакансию из документов. Часть информации о себе, подтверждённая сотрудником документально, в случае трудоустройства, будет внесена в его личную карточку. Однако работодатель не имеет права требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Следует помнить, что такое требование будет нарушением.

Сотрудник при трудоустройстве в обязательном порядке предъявляет нанимателю только те документы, которые предусмотрены ТК РФ:

документ, удостоверяющий личность; документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу)

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение этой работы

направление на работу в счёт брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством

индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов)

декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами22
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 26.


[Закрыть]

При принятии сотрудника на ряд должностей необходимо учитывать, не подвергся ли этот человек дисквалификации в ходе трудовой деятельности на предыдущих местах работы. Понятие дисквалификации содержится в ст. 3.11 Кодекса об административных правонарушениях. Остановимся на этом вопросе подробнее. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права:

занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица

входить в совет директоров (наблюдательный совет)

осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом

осуществлять управление организацией

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судом. Дисквалификация устанавливается на срок от 6 месяцев до 3 лет.33
  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 02.06.2016) КоАП РФ, Статья 3.11


[Закрыть]

Как проверить факт дисквалификации соискателя на должность руководителя? Сделать это можно в реестре дисквалифицированных лиц. Обратите внимание, что информация из реестра дисквалифицированных лиц открыта для ознакомления. Кадровик может взять необходимую информацию по этому вопросу из единой базы, в которую заносятся сведения обо всех гражданах, подвергнутых дисквалификации. Справку из этой базы полагается запросить при приёме на работу руководителя (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Справку можно получить в Информационных центрах МВД по местонахождению организации. Фиксированная стоимость справки составляет 1 МРОТ для работодателя. Если за справкой обратится сам претендент в руководители, то Информационный центр окажет ему эту услугу бесплатно.

За приём на работу руководителя без такой справки для кадровика штраф не установлен, тем не менее, её нужно запросить, поскольку если выяснится, что директор подвергся дисквалификации, то штраф для организации составит 100 000 рублей (ст. 14.23 КоАП РФ). С дисквалифицированным лицом организация не вправе заключать трудовой договор и назначать его на должность генерального директора.

В ряде случаев закон устанавливает ограничения на приём на работу лиц, имеющих судимость. С 07.01.2011 в Трудовой кодекс внесены изменения, устанавливающие необходимость предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Работодатель имеет право запросить подобную справку при приёме на работу, к выполнению которой по закону не допускаются судимые лица или лица, в отношении которых осуществлялось уголовное преследование у следующих категорий сотрудников:

педагоги и другие лица, осуществляющие деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ)

авиационный персонал (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ)

сотрудники органов Федеральной службы безопасности (ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности»)

судебные приставы (ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 N 118-ФЗ «О судебных приставах»)

сотрудники таможенной службы (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»)

сотрудники, обеспечивающие транспортную безопасность (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ «О транспортной безопасности»)

работники клиринговых организаций (ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 N 7-ФЗ «О клиринге и клиринговой деятельности»)

лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса (ст. 10 Федерального закона от 21.07.2011 N 256-ФЗ «О безопасности объектов топливно-энергетического комплекса»)

За справкой в соответствующие органы обращается сам сотрудник. Работодатель может объяснить ему порядок действий в этом случае. Порядок выдачи справки об отсутствии судимости предусмотрен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования44
  Административный регламент Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденным Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121


[Закрыть]. По общему правилу для получения справки работнику нужно подать заявление по форме, приведённой в Приложении N 2 к Административному регламенту, в информационные центры территориальных органов МВД России. Срок получения справки не должен превышать 30 дней с даты регистрации заявления в соответствующем госоргане. Этот срок может быть продлён при необходимости получения дополнительной информации в иных организациях, но не более чем на 30 дней. Справка выдаётся в количестве двух подлинных экземпляров.

На этапе приёма документов работники отдела кадров изучают предъявленные документы и проверяет их подлинность. Если работодатель принимает положительное решение о приёме на работу, то в кадровом отделе снимают с документов копии, затем заверяет их и переносят сведения с документов сотрудника в личную карточку, после чего подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращают обладателю. Из всех документов только трудовую книжку сотрудник оставляет в отделе кадров.

Выше речь шла о предъявлении обязательных для трудоустройства документов. На практике используются ещё некоторые дополнительные документы. Претендент на вакансию может представить будущему работодателю резюме или рекомендации с предыдущих мест работы, для того чтобы в выгодном свете продемонстрировать свои личные и деловые качества. Резюме составляется в произвольной форме самим соискателем. Кроме персональных данных и сведений о предыдущих местах работы этот документ содержит информацию о навыках, профессиональных и личных качествах соискателя. Рекомендация составляется в произвольной форме предыдущим работодателем. На этом документе должны быть указаны должность и ФИО лица, который его составил. Также рекомендация (или рекомендательное письмо) должны содержать контактные данные этого лица, чтобы можно было проверить достоверность изложенного в них. Работодатель, в свою очередь, может попросить соискателя на вакантную должность заполнить анкету или тесты для выявления соответствия его профессиональных и личностных качеств предстоящей работе. Предоставление и оформление подобных документов не носит обязательный характер и происходит по инициативе работодателя или соискателя.

Документы, рассмотренные выше, содержат персональные данные сотрудников. Что понимается под этим определением?

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.

Порядок работу с личными данными определяет Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных». Закон определяет что под обработкой персональных данных подразумевается любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Для того чтобы не нарушить этот закон работодателю необходимо заключить с сотрудником соглашение на обработку персональных данных. В соглашение обязательно нужно включить следующие пункты:

фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки55
  Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных», ст. 9, п. 4


[Закрыть]

Этот документ оформляется в произвольной форме. Ниже приводится вариант оформления Соглашения на обработку персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных

Настоящим во исполнение требований Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006 г. я, ______________________________________ (ФИО работника), паспорт _______________ выдан____________________________________, адрес регистрации: _____________ даю свое письменное согласие ____________________________ (наименование и место нахождения работодателя), а также обособленным подразделениям на обработку моих персональных данных в целях трудоустройства или работы в компании (выбрать нужное). Настоящее согласие не устанавливает предельных сроков обработки данных.

Я уведомлен и понимаю, что под обработкой персональных данных подразумевается сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение и любые другие действия (операции) с персональными данными.

Также под персональными данными подразумевается любая информация, имеющая ко мне отношение как к субъекту персональных данных, в том числе его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес проживания, семейный статус, информация о наличии имущества, образование, доходы, и любая другая информация.

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных мне известен.

В целях обеспечения прав сотрудников работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать требования Трудового кодекса, изложенные в Главе 14. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств.

Глава 2. Заявление о приёме на работу

Работодатель не вправе требовать от сотрудника письменное заявление о приёме на работу, поскольку оно не входит в перечень документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве. Однако на практике принято, что для оформления на работу, гражданин чаще всего всё же пишет заявление. Не существует нормативов для формы этого документа, но есть общепринятые правила делопроизводства, которым заявление должно соответствовать.

Заявление составляют в свободной форме, как правило, на листе формата А4. Текст документа можно написать от руки или напечатать на компьютере. Заявление адресуется на имя руководителя организации, в которую трудоустраивается работник. В правом верхнем углу указывается адресат заявления: должность и Ф. И. О. руководителя организации в дательном падеже, наименование организации. Ниже сотрудник пишет собственные Ф. И. О. в родительном падеже и указывает адрес своего места жительства.

Заголовок документа размещается по центру бланка. Далее следует основной текст заявления, содержащий просьбу принять на работу с указанием должности и даты начала трудовой деятельности. Заявитель подписывает бланк заявления о приёме на работу и ставит дату оформления. После этого документ передаётся кадровому работнику или другому сотруднику, занимающемуся трудоустройством персонала в организации.

Обратите внимание, что подача заявления о приёме на работу не является обязательной для большинства организаций, потому что эту процедуру не предусматривает ТК РФ. Подача заявления обязательна лишь при поступлении на государственную и муниципальную службу, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2000 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации». Однако по устоявшемуся порядку вещей большинство работодателей принимают от новых сотрудников заявление о приёме. Для работодателя заявление сотрудника является дополнительной гарантией его намерений приступить к трудовой деятельности.