Текст бизнес-книги "Проектируем корпоративную архитектуру"

Автор книги: Вячеслав Кондратьев

Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги

В современных компаниях и организациях наблюдается значительная зависимость методов управления от наличия адекватных средств их методической и программной поддержки.

Специалисты отмечают, что в существующих информационных системах, поддерживающих управление компаниями и организациями, в основном сосредоточена количественная информация о материальных, финансовых и человеческих ресурсах. Меньше внимания уделяется информации о самой организации деятельности и методикам работы с такой информацией. До сих пор в ряде компаний системно представлены только локальные знания о деятельности подразделений и сотрудников или организации отдельных процессов.

Положение дел, однако, постепенно меняется в лучшую сторону. Возможность иметь интегрированные знания обо всей системе процессов в соотношении со знаниями о целях и стратегиях организации достигается использованием специальных методик и программных средств. На мировом рынке управленческого консалтинга и делового софта в последнее десятилетие появился целый ряд эффективных методологий и решений для моделирования и оптимизации деятельности компаний.

Наряду с применением западных решений появились и отечественные разработки, учитывающие при высокой степени адаптированности известные мировые достижения. Так, работы по интегрированному моделированию организаций и процессов, проектированию и внедрению систем управления поддерживаются серией инжиниринговых методик и решений, предложенных компаниями «Центр бизнес-инжиниринга» и «БИГ-менеджмент» [1] и получивших название бизнес-инжиниринга.

Бизнес-инжиниринг – это инжиниринговые технологии, опирающиеся на создание и поддержание в актуальном состоянии электронных информационных моделей, которые интегрированно отражают деятельность компании или организации на стратегическом, функциональном, структурном и процессном уровне. Инжиниринговая модель может описывать также и информационную составляющую (структуры данных и коммуникативную структуру), в результате чего становится возможной адекватная автоматизация процессов. Сегодня бизнес-инжиниринг может рассматриваться не только как технология описания и разовой перестройки процессов при подготовке организации к внедрению информационной системы, но и как технология поддержки постоянных улучшений системы управления организации на основе мониторинга и улучшения ее бизнес-модели.

Результаты моделирования и новые правила реализации процессов должны быть доступны и понятны персоналу. Это предполагает, что специалисту, исполняющему определенную роль в процессе, известно и понятно не только ее содержание, но и содержание всего процесса, способы его осуществления, а также связь его задач с целями и задачами компании, ясна его роль в системе деятельности, выполняемой всем коллективом (принципы менеджмента качества, «вовлеченности» и «командной игры»). Это, в свою очередь, требует от системы бизнес-моделирования простых и понятных средств представления описаний процессов, которые могут быть использованы в качестве документированных процедур и рабочих инструкций, отражающих актуальные на текущий период бизнес-правила.

Решение этой задачи важно и для разрешения скрытого противоречия, содержащегося в новой редакции стандартов ISO 9000:2000. С одной стороны, в них декларируется принцип постоянного улучшения (изменения!) процессов компании, с другой – приведены достаточно жесткие требования к документированию деятельности. Отсутствие адекватных средств поддержки самодокументированности процессов в этой ситуации может привести к следующему:

• либо документация будет все время отставать от развития процессов компании, и процессы будут выполняться по нечетким правилам, что чревато ошибками и потерей качества управления;

• либо решения об изменениях могут быть приостановлены, так как, только что закончив утомительный труд по документированию процессов, компания не находит в себе сил пройти его еще раз.

Учитывая это, специалисты формулируют следующие исходные требования к методологии и инструментарию моделирования работы организаций.

• Системность описания – сочетание методов структурного, функционального и процессного моделирования организации.

• Открытость для описания новых знаний о моделируемой организации или ее компоненте.

• Приемлемая скорость проведения моделирования и внесения изменений – технология не должна сдерживать изменения.

• Выразительность и наглядность результатов (обеспечение взаимопонимания при командной работе, единый язык общения управленческого звена компании).

• Автоматическая генерация документов в общепринятых (мировых и национальных) стандартах.

• Приемлемая цена решений.

2. Системное описание деятельности компании

Контент

• Система – целостное множество элементов; составляющие системы – компоненты, подсистемы, элементы.

• Структура – компоненты, элементы и связи; типология структурных описаний – структурные срезы (частные структуры), архитектуры.

• Функция – предназначение или вид деятельности.

• Процесс – преобразование входа в выход; типология процессов общая – горизонтальные индивидуальные, горизонтальные межфункциональные, вертикальные, вложенные; типология процессов по сферам – основные, поддерживающие, управленческие.

• Проекты – совокупность процессов, обеспечивающих решение уникальной задачи.

Рис. 2.0.1. Как устроена компания

Современные научные методологии активно используют методы, основанные на рассмотрении объектов как систем. Такой подход получил широкое распространение в физике, химии, биологии, а в последнее время – в менеджменте и бизнес-инжиниринге. В этой связи базовые исходные определения и подходы системного анализа компаний полезно знать и применять.

Рис. 2.1.1. Пиктограмма «Система»

Бизнес-инжиниринг рассматривает компанию как специальный класс систем. Поэтому применяются следующие понятия.

Системный взгляд на компанию. Методология выделения и определения общесистемных понятий, к которым, в частности, относится и понятие «система», получила в настоящее время значительное развитие или успешно развивается для многих классов объектов. В то же время многочисленные попытки дать всеобъемлющее, универсальное определение системы натолкнулись на значительные трудности. Это выразилось в появлении целого ряда несовпадающих определений. По мере обобщения они все в большей степени приобретают характер исходных категорий, определение которых дается через описание присущих объекту свойств и характерных особенностей, через отношение вводимого понятия к набору других исходных понятий соответствующего уровня общности и последующую конкретизацию на более частных системах.

Система – не просто множество элементов, связанных отношениями, а принципиальное целостное множество элементов, физически и (или) концептуально связанных отношениями

Если попытаться проследить эволюцию понятия «система» не вдаваясь в подробности, то можно сказать, что оно укладывается в интервал между одним из первых определений системы как совокупности элементов, находящихся во взаимодействии (Л. Берталанфи, 1949), и современным ее определением как цельного комплекса взаимосвязанных элементов.

Целое – больше суммы составляющих его частей

Целостность. Понятие целостности восходит к Аристотелю, который утверждал, что целое больше суммы составляющих его частей. В современном представлении понятие целостности означает, что свойство системы не выводится только из свойств ее элементов, и что целое обладает новыми интегративными свойствами, возникающими в результате взаимодействия элементов, и что эти свойства сохраняются в рамках существования системы. Таким образом, понятие целого отражает лишь такие связи объектов, при наличии которых так или иначе их совокупность может быть выделена как явление нового порядка, способное к сохранению своей качественной определенности при данных условиях.

Еще одним значимым вкладом общей теории систем стало понимание организации, компании как открытой системы. Принятие такого понимания сильнейшим образом повлияло на эволюцию организационного строительства и стратегирования, где возникло значительное число сюжетов состыковки внутренней и внешней среды организации. Достаточно напомнить знаменитый метод SWOT-анализа (Strengths – сильные стороны организации; Weaknesses – слабые стороны организации; Opportunities – возможности во внешней среде; Threats – угрозы во внешней среде [1]). Современные концепции стратегического управления интенсивно развивают эти сюжеты, стремясь нацелить компании на эффективное позиционирование во внешней среде и быструю адаптацию внутренней среды.

Рис. 2.1.2. Пиктограммы: система, внешняя среда, система во внешней среде

Внешняя среда. В исследовании систем важнейшую роль играет принцип учета их взаимодействия с внешней средой. Среду составляют внешние по отношению к целостной системе предметы и явления, с которыми система так или иначе взаимодействует, изменяя их и изменяясь при этом сама. При таком определении к среде относятся все те, не входящие в систему объекты, с которыми система взаимодействует.

Выделение внешней среды требует установления границы системы и выделения объектов внешней среды, находящихся с ней во взаимодействии. Под этим углом зрения к самой целостной системе относят только те объекты, которые принимают участие в создании свойств целого, остальное – внешняя среда системы.

Таким образом, «система» и «внешняя среда» – два исходных понятия, играющих роль базовых договоренностей для описания компаний и организаций (см. рис 2.1.2).

Объекты, образующие внешнюю среду, имеют неодинаковое значение для ее функционирования. Условия среды, без которых данная система не может функционировать и развиваться, являются существенными, необходимыми; условия, которые не оказывают существенного влияния на внутреннюю природу системы, называются сопутствующими; остальными условиями пренебрегают. Таким образом, проблема выделения среды системы – это проблема выделения существенных связей системы с окружающим миром, без изучения которых рассматривать данную систему невозможно.

Классификация свойств внешней среды для целей учета: существенные, сопутствующие, пренебрегаемые

Моделирование организации деятельности компании представляет прикладное ее описание на выбранном специализированном языке. В процессе моделирования могут описываться как внутренние компоненты компании, так и объекты, находящиеся во внешней среде. Выбор внутренних и внешних объектов описания определяется прикладными целями, то есть задачами моделирования, и значимостью их учета для достижения требуемого результата в решении задач моделирования.

Рис. 2.2.1. Состав системы

Понимание системы как целостного множества элементов, связанных отношениями, естественным образом приводит к выделению группы понятий, характеризующих ее состав. Используется несколько определений.

Компонента системы – это любая ее часть, вступающая в определенное отношение с другими ее частями.

Подсистема – это такая целостная часть системы, которая сама образована из компонент. Подсистему можно рассматривать как меньшую систему в системе более высокого порядка.

Понятие элемента, наоборот, соответствует понятию конечного, неделимого. Отсюда следующее его определение.

Элемент – это предел членения в рамках данного качества системы. Он не состоит из компонент и представляет собой нерасчленяемый элементарный носитель именно этого качества системы. Таким образом, исходным для выделения понятия «элемент» является выделение того качества системы, для которого ищутся элементарные его носители.

Применительно к задачам организации деятельности компании эти понятия, в числе прочего, могут трактоваться следующим образом.

Корпоративная архитектура – общая модель организации деятельности компании.

Бизнес-процессы, функции, проекты, организационная структура, модели ответственности – типовые примеры составных компонент корпоративной архитектуры.

Основная деятельность, финансы, экономика, учет, маркетинг – все это примеры подсистем компании.

Действия, операции – предел членения (элементы) бизнес-процессов.

Система управления – системный комплекс методов и средств воздействия субъекта на объект управления для реализации поставленных целей.

Модель – прикладное описание объекта на специализированном языке.

Рис. 2.3.1. Типология структурирования

Структура придает системе необходимую целостность и определяет ее устойчивые характеристики, позволяющие отличать то, что называется системой, от объекта другого вида.

Структура (вообще) – представление системы как совокупности относительно инвариантных, устойчивых, однородных в определенном смысле подсистем и элементов, а также их взаимосвязей между собой

В зависимости от точки зрения и решаемой задачи фокус внимания при структурировании может смещаться на разные типы структурных описаний системы, или, как их еще называют, структурных срезов системы (см. рис. 2.3.1).

Структурный срез (частная структура) – выделение для решения поставленной задачи типа компонент и связей между ними

Понятие «структура» имеет длительную историю развития. Анализ эволюции этого понятия дает удобный способ раскрыть его современное содержание. Эволюция этого понятия может быть охарактеризована следующими определяющими моментами: последовательностью расширения типологии структур; установлением отношений между различными типами структур, т. е. осознанием наличия своего рода структуры отношений между структурами более высокого уровня, которые называют архитектурой системы (или метаструктурой).

Особенностью архитектур компаний и организаций является их гетеротонный характер, т. е. неоднородный состав компонент, – организационные структуры, функции, процессы, информационные технологии и т. п.

Изначально пространственный структурный срез соответствовал рассмотрению объектов с точки зрения пространственных отношений составляющих их компонент. Такой срез называли архитектоникой системы, подчеркивая этим термином пространственный характер обозначаемых отношений: «верх – низ», «право – лево», «внутреннее – внешнее», «несущее – несомое» и т. д. Именно в этом узком смысле термин «структура» первоначально означал отношение частей в архитектурном сооружении. Сегодня понятие архитектуры расширено и распространено на рассмотрение устройства систем вообще, в том числе компаний и организаций.

Архитектура – представление состава относительно разнородных ключевых компонент системы, возможно обладающих описанием собственной структуры, а также их взаимосвязей между собой

Рис. 2.3.2. Примеры представления организационных схем

Современные методологии системного анализа исходят из того, что реальные компании и организации, рассматриваемые как системы, представляют единство множества различных структур и разных архитектур (см. рис. 2.3.1). Разные типы структур могут возникать не только в связи с разнообразием систем (материальные и идеальные, биологические и идеальные и т. д.), но и с разнообразием структурных срезов одной и той же системы. Эти структуры и архитектуры существуют реально, но аналитики могут абстрагироваться от всех других структур, изучая лишь необходимый структурный срез, выбор которого определяется целями анализа.

Типология структурных представлений: понятие структуры, структурный срез (частная структура), архитектура

Выбор способа графического представления структурных схем неоднозначен и определяется соображениями удобства и наглядности представления информации. На рис. 2.3.1 показан ряд типовых вариантов представления организационной структуры.

1. Организационная структура как иерархия подразделений.

2. Организационная структура как иерархия руководителей и подразделений.

3. Организационная структура как стратифицированная иерархия подразделений в привязке к типам процессов, исполняемых подразделениями.

4. Организационная структура как иерархия подразделений в привязке к проектам и процессам, исполняемым подразделениями.

Корпоративная архитектура компании– системное представление ключевых структурных срезов компании, применяемое для решения прикладных задач организации деятельности

Рис. 2.4.1. Древо функций бюджетирования

На понятие «функция системы» (или «функция ее компонент») распространяется традиционный эффект системных исследований. Это понятие приобретает все большую четкость и определенность по мере сужения круга объектов, для которых оно строится, по мере перехода к более конкретным сферам предметной области.

Функция системы, или функция ее компонент, является предназначением или реализацией, проявлением относительно устойчивой реакции на взаимодействие внутри системы или вне ее

На общем уровне функцию в системном ее понимании можно определить как такое отношение части к целому, при котором само существование или какой-либо вид проявления части обеспечивает существование или какую-либо форму проявления целого.

Функциональная зависимость может иметь место: между отдельными компонентами данной системы; между компонентами и системой в целом; между системой в целом и другой более широкой системой, компонентой которой она сама является. Функции не существуют вне субстанциональных носителей. Они «привязаны» в системе к ее компонентам, и функциональная зависимость осуществляется в рамках присущей данной системе структуры внутренней организации.

Функция – устойчивый обособленный вид деятельности

Часто описание функции удобно декомпозировать на более мелкие составляющие.

Функциональную структуру можно рассматривать как один из типов структурных описаний системы.

Иерархическое представление древа функций называют функциональной структурой

Можно говорить и о том, что каждая функциональная структура в целом обеспечивает реализацию определенной метафункции или функциональной сферы. Или наоборот, удобным способом описания метафункции являются иерархические модели функциональных структур (рис. 2.4.2).

Рис. 2.4.2. Пиктограмма «Иерархия (древо) функций»

В качестве примера на рис. 2.4.1 показано древо основных частных функций, поддерживающих функциональную сферу (метафункцию) «бюджетирование в компании».

Рис. 2.5.1. Пиктограмма «Бизнес-процессы»

Рис. 2.5.2. Пиктограмма «Стандарты ISO»

Структуры процессов. Выделению отношений, реализующихся одновременно в пространстве и времени, а также в определенной логике, соответствуют пространственно-временные и причинно-следственные структуры. В 1960 г. специалисты предложили расширить традиционное употребление понятия структуры, включив в него не только законы строения объектов, но и законы строения процессов. Перенесение понятия структуры на рассмотрение процессов – важный шаг в развитии этого понятия.

В менеджменте в качестве процессов наиболее часто рассматриваются административные процессы управления, функции менеджмента, процессы обмена информацией, материально-вещественные процессы преобразования ресурсов в продукты и услуги.

Идея структуризации процессов получила интенсивное развитие за последние несколько десятков лет. Повсеместно массовое внедрение и использование описания процессов инициировало создание международных стандартов по описанию процессов. В частности, стандарты описания процессов можно найти в стандартах качества ISO 9000, принимаемых более чем в ста странах мира, в том числе и в России.

Международные стандарты семейства ISO 9000 основываются на понимании того, что любая работа выполняется как процесс (см. рис. 2.5.3).

Рис. 2.5.3. Пример изображения процесса

Каждый процесс имеет вход и выход – результат процесса. Процесс сам по себе является (или должен быть) преобразованием, которое добавляет стоимость. Каждый процесс включает определенным образом трудовые и (или) другие ресурсы. Выход – это продукция, материальная или нематериальная.

Выходом может быть, например, счет-фактура, программный продукт, жидкое топливо, прибор для клиники, банковская услуга или промежуточная продукция любой общей категории.

Применяются несколько определений процесса, а сама концепция определения процесса претерпела определенную эволюцию.

Рис. 2.5.4. Иллюстрация понятий, связанных с процессом

Словарь ISO от 1994 г.: процесс – это совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в исходящие. Существенным в определении является упор на организацию и преобразование ресурсов в ходе реализации процесса, а сами ресурсы часто рассматриваются как вход процесса.

В более позднем определении от имени системы менеджмента качества – TQM (от англ. total quality management) внимание фокусируется на понимании процесса как организованной деятельности, предназначенной генерировать предварительно установленный определенному пользователю выход, обеспечив при этом необходимый вход процесса. При такой точке зрения ресурсы, как и деятельность, включены в процесс, а входом являются приходящие извне потоки от других процессов.

Определение процесса дополняется рядом поддерживающих понятий (см. рис. 2.5.4).

Выход (результат) процесса – продукция или услуги.

Вход процесса – комплектация и поставки.

Руководитель процесса – РrМ (от англ. process manager) – лицо, ответственное за его качественную реализацию.

Границы процесса – определяют начальный и конечный интерфейсы проекта, интерфейс между процессом и его пользователем и потребителем.

При построении цепочек границы и интерфейсы процессов требуют согласования (см. рис. 2.5.5).

Рис. 2.5.5. Согласование входов и выходов бизнес-процессов