Текст бизнес-книги "Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 5-я публикация"

Автор книги: А. Манюхин

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

1. Методология и регламентация закупочных процессов

Наука движется толчками, в зависимости от успехов, делаемых методикой. С каждым шагом методики вперед мы как бы поднимаемся ступенью выше, с которой открывается нам более широкий горизонт с невидимыми ранее предметами.

И. П. Павлов

Управление закупочной деятельностью является одной из приоритетных задач, решение которой поможет улучшить результаты деятельности компании в области сокращения затрат и издержек, а также позволит обеспечить ее устойчивое развитие.

Одним из требований является описание бизнес-процессов, разработка политики, стандартов, положений, регламентов, методических пособий и инструкций. Многие недооценивают эту работу и считают это задачей департамента системы менеджмента качества, которая необходима только для прохождения очередного аудита по требованиям ISO 9001:2015.

Разработка и внедрение методических рекомендаций направлено в первую очередь на минимизацию рисков:

• высокая цена при низком качестве закупаемых компанией МТР и услуг (работ);

• срыв сроков поставок и остановка действующих производств;

• неэффективное расходовании средств;

• непрозрачность процесса и процедур;

• нарушения в сфере закупок и снижение репутационного имиджа компании.

Вышеобозначенные риски могут быть следствием наличия конфликта интересов между участниками в организации закупок либо недостаточным уровнем компетентности сотрудников закупочного подразделения, формальным подходом к организации и проведению конкурсных процедур и качеству тендерной документации (техническое задание, коммерческие и квалификационные требования, содержание договоров, критерии оценки технико-коммерческих предложений поставщиков, гарантийных требований к участникам конкурсной процедуры и исполнения обязательств).

Методические рекомендации должны обеспечить минимизацию рисков, подготовку закупочной документации и организацию всех этапов закупочной деятельности:

• планирование и инициирование потребности;

• проведение конкурсных процедур и выбор поставщика;

• контрактация и исполнение;

• оценка результата и эффективности.

На разработку и внедрение системы управления закупочной деятельностью влияют:

a) бизнес-среда окружения компании и отраслевая направленность;

b) стратегические цели и задачи долгосрочного развития компании;

c) ассортимент выпускаемой товарной продукции и география поставок;

d) ресурсы, размер и структура компании.

Резюме:

Методические рекомендации не предполагают тиражирование чужих шаблонов в системе управления закупочной деятельностью. Настоящие методические рекомендации направлены на применение «процессного подхода».

Этот подход позволяет управлять взаимосвязями между процессами системы.

Важность закупочной деятельности на современном этапе развития экономики подчеркивается тем обстоятельством, что процессный подход к управлению закупками отнесен к основным бизнес-процессам предприятия, т. е. процессам, непосредственно участвующим в формировании стоимости продукта и добавляющим его ценность для конечного потребителя.

2. Включать или не включать в состав процесса маркетинг?

Рассматриваемый маркетинг располагает комплексом операций, касающихся выявления источников закупки, необходимых материалов, исследования покупательского спроса, формирования и предоставления заказов поставщикам поставки нужной продукции.

М. Акулич

Традиционно в крупных промышленных компаниях отдел маркетинга ориентирован на сбытовую область деятельности. В его главные задачи входит: изучение рынка готовой продукции, производимой компанией, новых видов товарной продукции, конкурентной среды, географии поставок, определения приоритетных регионов присутствия, ориентации на ключевой тип потребителя, конкурентное преимущество и пр.

В современных условиях произошли серьезные изменения: разработаны новые технологические процессы; используется оборудование, произведенное по новой технологии с применением инновационных видов материалов; развивается кооперация разных производителей и поставщиков по выпуску уникального нестандартного оборудования или комплексных поставок (модульное оборудование и комплектация целого технологического отделения или участка); изменилась география производственных мощностей и поставок; машиностроительное или станкостроительное производство не выпускает самостоятельно все детали и комплектующие, а использует субпоставщиков и партнеров. Все эти факторы послужили толчком для руководства компаний пересмотреть требования к маркетингу, выделить новое направление – маркетинг закупок и принять решение: кто будет этим заниматься, за что отвечать и кому подчиняться? В каждой компании этот вопрос решается индивидуально, в зависимости от уровня зрелости самой компании, ассортимента выпускаемой продукции, доли закупок в себестоимости готовой продукции, существующей организационно-функциональной структуры и пр. Одни расширяют существующий маркетинговый отдел до департамента маркетинга, дополняя функционалом маркетинга закупок. Другие подчиняют закупочному подразделению или департаменту стратегического развития и инвестиций. На наш взгляд, целесообразно административно подчинить эту функцию закупочному подразделению, создать кросс-функциональную группу (департамент стратегического развития и инвестиций, департамент технического развития, отдел технико-коммерческого маркетинга закупок). Выделение маркетинга закупок из отдела маркетинга в отдельную функцию обусловлено функциональной принадлежностью и составляющей бизнес-процесса закупок в идеологии процессного подхода. Для начала давайте сформулируем определение маркетинга закупок.

Маркетинг закупок – это система управления закупочной деятельностью, основанная на комплексном анализе и расширении рынка поставщиков, направленная на решение проблемы закупки оборудования, материалов и сырья. В зарубежной литературе встречается такое определение, что маркетинг закупок – это маркетинг наоборот, то есть, направленный не на рынок покупателей, а на рынок поставщиков, но использующий схожие инструменты.

Основные цели маркетинга закупок:

• получение прибыли предприятием;

• обеспечение его приоритетного положения на рынке;

• изучение новых технологий, альтернативных видов оборудования и инновационных материалов;

• обеспечение бесперебойности обеспечения производства.

Задачи маркетинга в закупках:

• оптимизация выбора поставщиков;

• налаживание партнерских отношений с поставщиками на долгосрочной основе;

• оптимизация условий (качество и номенклатура товара, цена, логистика, сервис);

• поиск альтернативных источников снабжения;

• расширение ассортимента закупок и количества поставщиков;

• нахождение товаров-заменителей (оборудование, материалы, сырье) и обеспечение возможностей их закупок.

Теоретический маркетинг – это концепция закупочной деятельности.

Практический маркетинг – это набор инструментов и методов, использование которых позволяет реализовать на практике весь комплекс маркетинговых подходов в закупочной деятельности.

Инструменты закупочной деятельности:

Сервис: технологическая и другая помощь поставщикам; обеспечение сервиса клиентов.

Политика закупок: объемы; структуры; условия закупок; логистика.

Товарная политика: область применения; развитие товара; дизайн; модификация; ассортимент.

Ценовая политика: диапазон цен; срок платежа; скидки.

Коммуникационная политика: реклама закупок; деловые связи; контроль; отзывы.

Принципы маркетинга закупок: ориентация на поставщиков; поиск и осуществление решений совместно с закупками, производственными и сбытовыми подразделениями; прогнозные оценки закупочной деятельности компании; комплексный подход при планировании потребности в необходимых ресурсах для компании; управление поставщиками; инициативная предприимчивость закупочного подразделения и его сотрудников.

Рынок закупок для большинства промышленных холдингов представляет собой сложную систему с обширной географией поставщиков и товаров на внутреннем и внешних рынках. Каждый из этих рынков отличается приоритетом присутствия, ориентацией на определенный вид покупателя (дистрибьютор, торговое представительство, инжиниринговая или сервисная компания, прямые поставки крупному заказчику и пр.), диапазоном цен, номенклатурой, стандартами, логистическими схемами поставок, факторами государственного регулирования (поддержка и ограничения, дотации и санкции), уровнем монополизации производства и пр. Каждый поставщик прилагает максимум усилий, чтобы найти своего покупателя и убедить его заключить контракт на поставку. Однако при выборе альтернативного поставщика надо предусмотреть все риски, убедившись, что это надежный поставщик, который предлагает выгодные условия и имеет потенциал стать стратегическим партнером.