Текст бизнес-книги "101 способ сокращения расходов компании"

Автор книги: Андрей Филиппов

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

4 способ «Кофе и печенье»

Популярный расход в офисе – это печенье и конфеты, а также кофе, чай, фрукты и тому подобное. Этот приятный бонус для работника – никто не останется голодным, если пропустил обед. А сытный работник – это довольный работник. Повышается лояльность сотрудников к компании.

Многие компании располагают достаточными финансовыми ресурсами для того, чтобы сделать «жизнь в офисе» как можно комфортнее, ведь, чем приятнее находиться на работе, тем больше и лучше сотрудники работают. Так что, это правильно – создавать атмосферу в офисе максимально располагающую, но всё же разумное расходование средств идёт в разрез с чрезмерными тратами на этот самый «офисный комфорт».

Итак, начнём с самой простой графы расходов «Еда и напитки». В большинстве случаев компании тратятся именно тогда, когда проводят корпоративные мероприятия. Зачастую всё закупается впопыхах, в ближайшем магазине и в излишке. Но ведь можно заключить с кафе или рестораном некое соглашение. Например, вы заказываете еду на все праздники, дни рождения и прочие мероприятия у данного заведения на постоянной основе, составляете календарь корпоративных мероприятий и праздничное меню. Поверьте, вам точно не составит труда договориться о разумной стоимости за сервированные блюда, вместо колбасных нарезок из ближайшего супермаркета.

Если корпоративные мероприятия проводят, пожалуй, все компании, то снэки, кофе-машины, фреш-бары могут себе позволить единицы. Казалось бы, если компания может себе позволить всю эту «офисную роскошь», то, о каком сокращении расходов может идти речь? К сожалению, многие компании сейчас переживают кризис и, в первую очередь, нужно сокращать издержки, связанные именно с комфортом, без которого можно обойтись. Но этот совсем не значит, что нужно просто взять и перестать покупать свежие фрукты и всевозможную пищу для перекусов. Но, можно обратить внимание на то, где всё это закупается, возможно, стоит найти более выгодных поставщиков. Или же стоит отказаться от дорогостоящей машины с дорогостоящими кофейными капсулами и перейти на бюджетный вариант. Если компания переживает очень сложный период, то, скорее всего, придется отказаться от данных излишеств. И, поверьте, сотрудникам в компании будет сложно привыкнуть к отсутствию всех этих благ, но по-настоящему преданных работников это не отпугнёт, а, скорее всего, приободрит. Ведь вы решили, в первую очередь, сокращать не количество сотрудников и не заработанные платы, а то, что было приятным бонусом, но никак не необходимостью.

Начинаем с того что капсульное кофе можно заменить молотым – себестоимость кружки кофе снижается в три раза. Большинство не разбирается в кофе и чае, поэтому не стоит тратиться на какие-либо экзотические сорта.

Чтобы каждый день не заполнять вазу с конфетами, поставьте вазу с узким горлышком и широким дном, таким образом, вы избежите того, что конфеты будут брать горстями.

Конфеты должны быть маленького размера. Многие берут одну конфетку, а если она в два раза меньше, то и покупать вам в дальнейшем в два раза меньше. Ну, а если кто-то привык набирать по многу конфет, то размер тут уже не имеет значения. Покупайте конфеты одного цвета и одного вкуса.

Приведу пример. В одном детском клубе дети привыкли набирать много конфет разного цвета, тогда администрация пошла на хитрость и стала выкладывать все конфеты только одного цвета. Расход конфет снизился в два раза.

Берите сосальные конфеты самых простых производителей. Уж чего, а знатоков таких конфет вы точно не найдете, отсюда и вывод – зачем переплачивать?

Убирайте излишества – фрукты, овощи и прочее. Оставляйте минимальный набор: чай, кофе, сахар, печенье и конфеты.

Однако, как показывает практика, печенье съедаются в течение первых пары часов с того момента, как они были выложены на всеобщее обозрение и, сколько их не подкладывай, они также быстро уходят. Удивительно, но остаются еще недовольные, которые говорят, что им не хватило, а некоторые говорят, что лучше бы зарплату повысили.

Поэтому вывод следующий: если работник решит уйти в другую компанию, никакое печенье его в этом не остановит, а значит, такая мотивация скорее носит формальный характер. Следовательно, данные расходы мы нормируем путем выделения конкретной суммы на данные расходы, делим закупленные продукты на недели и выкладываем дозированно. Например, пачку чая, рассчитанную на неделю, мы кладем полную в понедельник и, если в четверг она будет пустой, то после некоторых возмущений, сотрудники сами поумерят пыл любителей гонять чаи и количество пакетиков аккуратно растянется до конца недели. Печенье рассчитываем по дневным нормам и с утра выкладываем на кухне.

Дополнительным положительным эффектом послужит тот факт, что сотрудники будут больше проводить времени на своем рабочем месте, а не на кухне.

5 способ «Оргтехника»

Сейчас сложно представить себе офис без компьютеров, принтеров, сканеров, мобильных телефонов и еще кучи всевозможных технических новшеств. Отказываться от всех этих благ не представляется возможным, да и не нужно. Но можно правильно приобретать технику, необходимую для офисной работы, экономя значительные средства.

Во-первых, запомните поговорку: «Скупой платит дважды». Поэтому, даже не думайте покупать самое дешевое в надежде, что оно долго прослужит. Но и покупая всё самое дорогое, подумайте неоднократно, а действительно ли офис-менеджеру, например, нужен IMac? Конечно, если в вашей компании имидж играет одну из главных ролей, то стоит выбор остановить на элитной технике, но исходя из практичных соображений, ставку нужно сделать на «среднечке», который уже успел завоевать доверие потребителя. И не забывайте: чем дороже приобретенные вами ноутбуки, телефоны, сканеры и прочее, тем дороже будут стоить и их комплектующие.

Во-вторых, если говорить о конкретных примерах, то отличным показательным случаем будет выбор между струйными принтерами и лазерными. Да, струйный принтер среднего звена будет стоить около 60$, но картриджи для этого принтера, в лучшем случае, в магазинах со строгой гарантией качества будут стоить около 30$. Даже печатая совсем немного, три картриджа в год обойдутся вам в 90$, что, в общем-то, приумножает стоимость самого струйного принтера. Совсем другое дело, 200$ за лазерный принтер, который не требует частой заправки и прослужит вам долгую службу.

В-третьих, покупайте ксероксы, принтеры, МФУ одной модели – всё это позволит не держать большой объем картриджей, и при выходе из строя одного из аппаратов, он может выступить донором для других.

В-четвертых, при покупке техники, не доплачивайте за дополнительную гарантию. Процесс официальной гарантии довольно затратный по времени, гораздо быстрее обратиться в сервисную службу.

Когда мы говорим про ремонт обычной, не профессиональной, дорогой оргтехники, то лучше обратиться не в компанию, а к специалисту на фрилансе, который диагностирует неисправность, подскажет, какую деталь купить, и вы ее сможете приобрести через интернет.

6 способ «Гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники»

Заключение контрактов на гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники – закономерное и логичное действие. На первый взгляд, такой трепетный и внимательный подход к имуществу компании может показаться правильным и необходимым, но так ли это на самом деле?

Давайте подумаем, из чего же складывается стоимость за гарантийное обслуживание. Во-первых, это, конечно, устранение наиболее вероятных неполадок в течение контрактного периода. Во-вторых, поставщик техники включает в стоимость гарантийного обслуживания стоимость деталей, которые понадобятся в случаях поломки техники. Грубо говоря, вы платите за страховку техники, которая возможно сломается, и если случай будет гарантийным, то её, конечно, починят.

А как вы думаете, например, стоимость деталей, которую поставщик закладывает в страховку, самая низкая по рынку? Очевидно, что нет. Получается, вы платите за гарантийное обслуживание, которое может вам и не понадобиться, а также платите за детали, которые, возможно, вам никогда не понадобятся. То есть, вы платите за то, что в принципе вам может никогда не понадобиться. Средняя цена на офисную технику – это не та сумма, которой вы не можете рискнуть. К тому же, и ремонт стоит разумных денег.

И знаете, гарантийное обслуживание не включает ремонт техники, который обойдется дороже самой техники. Так что, в случае действительно серьезной поломки принтера или сканера, вам, скорее всего, придётся просто купить новое оборудование.

Исходя из всего выше сказанного, можно сделать только один вывод: каждый день вы рискуете большими финансовыми, временными и человеческими ресурсами, так что страхование, обусловленное минимальным риском, вам просто не нужно.

7 способ «Коммунальные платежи»

Основными расходами по коммунальным платежам являются электроэнергия, водоснабжение и отопление.

Экономия электричества достигается за счет эффективного оборудования, энергосберегающих ламп, регламентов по экономии электричества (уходя, гасите свет).

Кстати говоря, об искусственном освещении. Очень часто в офисах используют яркое освещение по всему периметру помещения, что не совсем логично, когда яркое освещение требуется именно в радиусе рабочего столе. Поэтому необходимо оснащать каждое рабочее место различными небольшими осветительными приборами, например, настольными лампами, бра, торшерами.

Таким образом, вы сможете сократить до 50% объёмов электричества, снизив общий уровень освещения, который затрачивался раньше.

Еще один верный способ сократить расходы на электроэнергию – это разделение помещения на несколько световых зон. В большинстве современных компаний нет единого рабочего графика, сотрудники самостоятельно выбирают и затем согласовывают часы работы с руководством. Кроме того, что работа по удобному графику повышает работоспособность исполнителей, так еще и появляется возможность произвести зонирование освещения, а также приспособить сотрудников включать свет только в «рабочей зоне».

После того, как вы оборудуете правильно ваш офис и сделаете максимально естественное освещение, нужно будет установить энергосберегающие приборы. Это касается использования осветительных ламп с повышенным коэффициентом полезного действия (светодиодные, КЛЛ, дуговые, металлогалогенные, натриевые, трубчатые в цилиндрической колбе). Таким образом, вы сможете сократить расходы на электроэнергию до 80%.

В итоге, можно получить увеличение эффективности расхода электроэнергии от 20 до 80% в организациях производственного и офисного типа.

Также, нужно понимать, что эффективное использование электроэнергии невозможного без строгого контроля, который осуществляется с помощью счётчиков электроэнергии. Вам просто необходимо установить приборы учета и регистрации расхода электроэнергии.

Обеспечение эффективного использования электроэнергии, подразумевает более четкий контроль над ее использованием, при помощи современных механизмов учета (счетчиков электроэнергии). Например, вы можете установить АСКУЭ – это автоматизированная система коммерческого учета электроэнергии.

Кроме того, экономия энергии может быть обеспечена благодаря установке одной из систем автоматического контроля освещения (датчики движения, фотореле и подобные), которая будет освещать помещение, реагируя на движения. Благодаря такой технологии вам не придется напоминать вашим сотрудникам о необходимости экономии энергии, а ваши затраты на электроэнергию сократятся на 25%.

Еще один действенный способ, который поможет вам значительно экономить на электроэнергии – это установка многотарифных счетчиков. После установки, вам нужно будет подстроить работу офисной техники под определенный тариф каждого счётчика. Таким образом, оплачивая счета на электроэнергию в разное время суток, вы сможете существенно сократить расходы.

Еще одна статья расходов, которая часто тревожит владельцев и руководителей компаний – это бесконечные счета на кубометры воды.

На самом деле, нужно перестать тревожиться и начать действовать. Ниже мы приведем несколько способов, которые помогут вам сократить потребление воды, а значит, и уменьшить данную статью расходов.

Во-первых, установите краны с водосберегающим аэратором, которые помогут вам сэкономить до 40% воды и даже энергии, необходимой для нагревания. Кроме того, срок эксплуатации подобных аэраторов составляет примерно 20 лет, в отличие от обычных аэраторов, срок эксплуатации которых варьируется в пределах пяти лет. Кстати, проток воды не сберегающего аэратора равен 17л./мин., а водосберегающего – 4л./мин.

Во-вторых, купите в офис посудомоечную машину. Да, это требует значительных вложений, но результат вас удивит. Посудомоечная машина позволит значительно снизить количество потребления воды (7500—8500 л/год для агрегатов среднего класса эффективности).

В-третьих, если вы затеваете капитальный ремонт в офисе, обязательно позаботьтесь о том, чтобы новые унитазы были снабжены двумя режимами смыва, а также установите сенсорные смесители. Однокнопочные унитазы смывают в день, вместе с десятью литрами воды, деньги компании. С двухкнопочным режимом – три литра воды в день.

Сэкономить на оплате за отопление помещения можно с помощью установки индивидуального счетчика тепловой энергии. Расценки на отопление коммерческих помещений в разы отличается от отопления квартир.

Монтаж программируемых термоголовок или программаторов температур. Приборы сами контролируют и устанавливают комфортную температуру.

Можно самостоятельно отключать или уменьшать температуру в вечерние время, когда все уходят с работы и в выходные дни.

Обязательно замените старые радиаторы, ведь они со временем забиваются, и вода в них хуже циркулирует, отсюда и хуже теплоотдача.

Установка конструкций воздушного отопления. Воздух быстро нагревается и для каждой комнаты можно задать свою температуру.

Утеплите дополнительно стены, потолок, пол, ока и двери. Вы сэкономите траты на отопление до 30%.

Для отопления загородного дома, можно установить тепловой насос, который использует подземное тепло почвы и вод.

Экономию газового отопления можно получить, правильно выбрав газовый котел. Самыми экономичными считаются котлы с моделируемой и многопозиционной газовой горелкой. Они помогут сэкономить расходы на газ до 25%.

Вместо стандартного электронагревателя можно поставить инфракрасный, тогда в помещении будет нагреваться воздух, а не предметы.

Кейс.

На большом предприятии была своя котельная. Построена она была еще в 60х годах, топилось газом, КПД было низким, в цехах и помещениях было холодно, включались дополнительные электрические обогреватели, на ее обслуживание требовалось по два оператора, которые должны были обслуживать ее круглосуточно. Еще система безопасности от утечки газа была примитивной и не надежной. Котельная часто выходила из строя, и зимой это приводило к промерзанию труб со всеми печальными последствиями.

Проблема была решена следующим образом. Заменить котельную отечественную на импортную. Все оборудование взяли в долгосрочный лизинг, получили вычет по НДС и уменьшили налог на прибыль. Увеличили КПД, как результат в цехах стало тепло, убрали электрические радиаторы, провели тепло к дальним ангарам, сдали в аренду по ставкам теплых складов. Сократили сотрудников котельной, возложили обслуживание на инженеров, ведь современная котельная сама подстраивалась под погодные условия и управлялась с помощью мобильного приложения.

8 способ «Канцтовары»

Канцтовары – статья расходов, которой обычно не уделяют должного внимания, ввиду рутинной необходимости и, в то же время, некоторой незначительности, по сравнению с другими расходами.

Тем не менее, вы должны понимать, что каждая лишняя ручка и скрепка – это деньги Вашей компании, которые выкидываются на ветер. Таким образом, одна ручка превращается в тысячи ручек, а значит в тысячи рублей, долларов, евро и других валютных единиц, которые можно было бы использовать гораздо разумнее.

Поэтому вопрос обеспечения офиса канцтоварами и возможностью сокращения этой статьи расходов без ущерба для производственного процесса должен волновать каждого руководителя совершенно любой компании, который стремиться, как можно грамотнее, сократить те или иные издержки предприятия.

Итак, с чего же стоит начать для того, чтобы расход средств по статье «Канцтовары» осуществлялся экономично?

Для начала, вы должны понять, какие именно факторы влияют на данную расходную статью:

• объем закупки канцтоваров. То есть, перечень канцелярских принадлежностей и их количество;

• стоимость закупаемых канцтоваров;

• выбор поставщика;

• налаживание систематичности в закупках.

Теперь рассмотрим каждый фактор по отдельности.

Объем закупки канцтоваров.

Естественно, что в зависимости от специфики той или иной компании набор канцтоваров может варьироваться: от минимального (ручки, бумага, папки) до совершенно ненужных принадлежностей, включающих в себя всевозможные канцелярские изощрения. Но запомните, в любом случае, вы должны вести строгий перечь необходимых позиций для закупки, конечно, же, посоветовавшись с подчиненными.

Стоимость закупаемых канцтоваров.

Тут важно ответить на вопрос: пытаетесь ли вы сформировать определенный имидж компании за счет закупки презентабельно дорогих канцтоваров? Если да, то пропускайте этот пункт, если нет, то не позволяйте вашим сотрудникам выбирать самые дорогие канцелярские принадлежности без острой необходимости, отдавайте предпочтение «средним» аналогам.

Выбор поставщика.

Конечно, у вас есть поставщик, проверенный временем, вы ему доверяете. А знаете, что еще? Вы к нему привыкли. Вы привыкли, и вам лень искать других. Поймите, канцтовары – это всё-таки не та сфера расходов, в которой легко натолкнуться на недобросовестного поставщика некачественных товаров. Поэтому, перестаньте действовать по накатанной. Перешерстите рынок поставщиков канцелярских принадлежностей и остановитесь на наиболее подходящем для вас варианте. И еще кое-что, кроме вас, никто этого не сделает, просто потому, что ваши подчиненные, в том числе и бухгалтера, не тратят собственные деньги на эту, казалось бы, мелочь, им всегда будет казаться, что это незначительная статья расходов, которая по плечу компании.

Покупайте все у одного поставщика.

Постарайтесь остановить свой выбор на одном поставщике. Ведь, чем больше вы у него закупаете, тем на большую скидку и отсрочку (грубо говоря, бесплатное кредитование) вы можете рассчитывать. Однако не забывайте о том, что у одного поставщика канцелярской продукции есть в наличии – не всегда будет у другого. У ваших поставщиков есть товар «крючок», который стоит значительно меньше, чем у конкурентов, и тем самым создает видимость, что ваш поставщик дорогой. Сравните все основные позиции и, вполне может возникнуть ситуация, когда вы лишь один товар вы берёте у одного поставщика, а всё остальное у другого.

Доставка.

Никогда не платите за доставку, набирайте товара как минимум столько, чтобы вам его привезли бесплатно.

Налаживание системности в закупках.

Пожалуй, это самый интересный шаг к сокращению издержек по статье «Канцтовары», потому что тут вы можете серьезно сэкономить. После того, как вы определились с перечнем необходимых канцтоваров, вам необходимо опередить периодичность закупок. Для чего это нужно? Во-первых, вы сможете договориться с поставщиком о регулярном пополнении офиса канцелярскими принадлежностями, а значит, сможете договориться и о наиболее выгодных условиях сотрудничества. Во-вторых, вы сможете выдвинуть своим сотрудникам, очень простой и непоколебимый ультиматум: «Офис будет пополняться офисными принадлежностями в порядке строгой периодичности. Перечень необходимых вам принадлежностей можно будет дополнять минимально. Если у вас закончились ручки, значит, вы либо неправильно рассчитали нужное вам количество, либо нерационально использовали. В любом случае, это ваша проблема».

Ведите отчет о том, какой отдел и сколько тратит, приведите траты всего отдела к количеству сотрудников, работающих в этом отделе. Проанализируйте несколько месяцев, полученную статистику переведите в норматив по расходам и издайте положение по закупкам.

Не забывайте использовать то, что кажется уже не нужным.

Например, прошлогодние документы хранились у вас в папках. В них вы залезаете крайне редко. И вот вам понадобились новые папки – вытащите документы из прошлогодних папок, переложите их в коробки, подпишите их и сдайте в архив. В высвободившиеся папки теперь складывайте документы.

Кейс.

Когда я сокращал расходы на одном предприятии, то увидел очень большие расходы на бумажные полотенца. Оказывается, в каждом туалете стояли такие бумажные полотенца, и некоторые сотрудники, сполоснув руки, наматывали по пару метров таких полотенец. В итоге, они постоянно заканчивались, а мусорные баки были переполнены бумагой и, соответственно, это отражалось на счетах за мусор.

Решение. Заменить бумажные полотенца электрическими сушилками для рук. Покупка такой техники окупилась за год.

Кейс.

Все канцтовары покупали у одного из наикрупнейших поставщиков России. Однако выяснилось, что, например, бумагу для ксероксов гораздо дешевле брать совсем у другого поставщика, а так как расходы на бумагу составляли примерно треть от общих расходов, то только за счет этого смогли сэкономить больше 5%.