Текст бизнес-книги "Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений"

Глава 1. Почему именно пирамида?

Даже если ваш доклад небольшой (скажем, всего две страницы текста), это все равно не меньше сотни предложений. Читателю придется вникнуть в смысл каждой фразы, сгруппировать их, установить между ними связь и объединить в целое. Однако ему будет намного проще, если он получит текст, который изначально составлен в виде пирамиды. В этом случае он начнет прочтение с ее вершины и постепенно спустится вниз к основанию. Это иллюстрация фундаментальных положений о том, как человек мыслит:

• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.

• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.

• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Теперь поясним, что следует понимать под пирамидой идей.

Давно известно, что все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует по каким-либо признакам – будь то схожие характеристики или месторасположение.

Возьмем, к примеру, эти шесть точек:

Глядя на рисунок, вы ясно видите две группы точек, по три в каждой. Это обусловлено тем, что расстояния между одними точками меньше, чем между другими.

Умение выстраивать логические цепочки имеет большое значение. Для демонстрации этого ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов[3]3
  Пример взят из книги «Gestalt Psychology» by Wolfgang Kohler (Liveright Publishing: NY, 1970).


[Закрыть]. Прочитайте их внимательно:

озеро – сахар

ботинок – тарелка

девушка – кенгуру

карандаш – бензин

дворец – велосипед

железная дорога – слон

книга – зубная паста

А теперь попробуйте связать между собой слова каждой группы, придумав к ним определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на тарелке. Затем закройте слова правого столбца и постарайтесь вспомнить их, читая слова левого столбца. Большинство людей может проделать это без особых затруднений.

Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или читаете что-либо. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь установить логические связи. Эти связи всегда образуют своего рода пирамиду, потому что только так человек может:

• осознанно остановиться на магическом числе семь;

• установить логику.

Количество идей, которые вы можете запомнить за один раз, ограниченно.

Допустим, вы решили выйти из дома, чтобы купить что-нибудь почитать. Вы говорите жене:

– Пойду куплю журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?

– Ужасно хочется винограда, – говорит она, пока вы идете к шкафу, чтобы взять пальто. – Да, и купи еще молока.

Вы достаете из шкафа пальто, а она идет на кухню.

– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет.

Вы надеваете пальто и направляетесь к двери.

– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!

Вы открываете дверь и слышите:

– И масла!

Вы спускаетесь по лестнице, и до вас доносится:

– Яблок!

Вы садитесь в машину.

– Сметаны!

– Это все?

– Да, спасибо, дорогой!

Теперь, не перечитывая текст заново, можете ли вы вспомнить, что вас попросили купить? Большинство мужчин возвращается домой с журналом и виноградом.

Почему? Просто вы столкнулись с магическим числом семь. Джордж Миллер в своей статье[4]4
  The Magical Number Seven, Plus or Minus Two // Miller, George A. The Psychology of Сommunication: Seven Essays (Basic Books: Pa., 1967).


[Закрыть] утверждает, что человек не может удержать в кратковременной памяти более семи предметов, плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие – только пять (лично я отношусь к последней категории).

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, то, чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы. В нашем случае вы, возможно, разделили бы продукты по отделам супермаркета, в которые вам пришлось бы зайти.

Чтобы убедиться в эффективности этого способа, прочитайте слова, приведенные ниже, и распределите их по тем категориям, которые вам приходят на ум. В итоге вы, вероятнее всего, обнаружите, что запомнили все слова.

виноград

молоко

картофель

морковь

апельсины

масло

яблоки

сметана

Если вы попробуете мысленно представить себе придуманную вами классификацию, то увидите, что создали несколько пирамидальных структур.

Безусловно, недостаточно просто разбить предметы на группы, не установив для себя их взаимосвязи. Смысл группировки состоял не просто в разделении восьми предметов на группы по несколько предметов в каждой, а в получении трех обобщающих категорий: молочные продукты, фрукты и овощи.

Это значит, что вместо того, чтобы запоминать все восемь предметов, вы запоминаете три категории, в которые они входят. Вы мыслите на один уровень абстракции выше, но это не значит, что вы забываете о нижележащем уровне – наоборот, обобщающая категория подразумевает его. И так как в данном примере между предметами существует прямая связь, не такая сложная, как в примере с озером и сахаром, запомнить их намного проще.

Все без исключения умственные процессы (рассуждение, запоминание, принятие решений) основываются на приемах группировки и обобщения. Поэтому можно считать, что информация, хранящаяся в голове человека, представляет собой огромную сеть взаимосвязанных пирамид. И здесь мы подходим к главной проблеме коммуникации: как совместить свою систему понятий с системой понятий собеседника.

Чтобы донести свои мысли до другого человека, вы должны убедиться, что он группирует предметы таким же образом, как вы. В нашем примере с покупками жене следовало бы, конечно, представить мужу вначале обобщающую категорию, а затем относящиеся к ней продукты – то есть расположить идеи сверху вниз.

Последовательность изложения крайне важна для написания понятного текста. Лучше всего, если обобщающая идея дана в самом начале, а затем идет ее аргументация или детализация.

Следует помнить, что слушатель (или читатель) может воспринимать предложения лишь в том порядке, в котором они ему приводятся. Как уже было сказано, он предполагает, что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.

Позвольте мне продемонстрировать, насколько запутанной может быть любая другая последовательность, кроме последовательности «сверху вниз». Предположим, мы встретились с вами в пабе, чтобы выпить пива. Не имея определенной темы для обсуждения, я говорю:

– Когда на прошлой неделе я была в Цюрихе – вы ведь знаете, насколько это консервативный город, – мы как-то собрались пообедать в ресторане, в котором столики стояли на улице. Представьте себе, за пятнадцать минут я насчитала среди прохожих пятнадцать мужчин, у которых были либо борода, либо усы.

Итак, я вам преподнесла некоторую информацию. Вы, даже не осознавая того, автоматически начинаете выдвигать предположения, почему я вам это рассказываю. Другими словами, вы воспринимаете начало моей речи как часть некоей группы идей, которые еще не высказаны, и готовитесь к получению оставшейся информации, перестав анализировать имеющуюся. Вы ждете того, что могло бы объединить все сказанное.

В голову вам между тем приходят такие мысли: «Должно быть, она рассказывает о том, как Цюрих постепенно становится менее консервативным», или «Она, наверное, собирается сравнить Цюрих с другими городами», или даже «Ей, видимо, очень нравятся бороды и усы». Не замечая вашего замешательства, я продолжаю:

– Вы ведь знаете, что в наших нью-йоркских офисах вы едва ли найдете хотя бы одного мужчину без коротких бак или усов.

Что вы скажете теперь? Вам кажется, что я сравниваю не все города, а лишь те, где есть наши представительства. И похоже, что я говорю не только об усах и бородах, но вообще о всякого рода небритости. Вы думаете: «Возможно, ей не нравится новый стиль. А может, она собирается сравнить стили сотрудников разных офисов? Или ее удивляет небритость мужчин-консультантов?» Вы бормочете что-то неопределенное в ответ и воодушевляетесь, когда я продолжаю:

– Да, кстати, в Лондоне небритость считается нормальным явлением вот уже на протяжении доброго десятка лет.

«Ага, – думаете вы, – наконец-то я понимаю, о чем это она. Она хочет сказать, что Лондон является законодателем стиля». Именно это вы и говорите мне, чтобы поддержать беседу. Очень логично, но неверно. Это абсолютно не то, что я имела в виду. На самом деле я хотела сказать:

– Знаете, я нахожу ужасным то, насколько распространенной стала небритость в деловых кругах:

В Цюрихе…

В Нью-Йорке…

И конечно, в Лондоне…

Теперь вы понимаете, насколько проще понять группу высказываний, когда вам сразу указывают рамки, в которых необходимо оценивать взаимосвязь между ними. В противном случае читатель воспринимает информацию в той последовательности, в какой она поступает. Поэтому следует заранее сообщить ему, что это за текст. Только тогда можно быть уверенным, что он знает, на что необходимо обратить внимание. Иначе он, скорее всего, увидит либо совсем другие взаимосвязи, либо, что еще хуже, не увидит их вовсе, а значит, вы оба зря потратите время.

Примером неудачного построения текста может быть приведенная ниже вводная часть к статье о равноправии в оплате труда женщин и мужчин:

Равная оплата труда женщин и мужчин может привести в будущем к более негативным последствиям, чем раньше. То есть разница в средней оплате труда женщин и мужчин может еще больше увеличиться, а не сократиться.

Равная оплата труда означает равную плату за одинаковую работу или же равную плату за работу, имеющую одинаковую ценность (для работодателя).

Так или иначе, в результате работодатель будет вынужден либо действовать в собственных интересах, либо ущемлять интересы работников мужского пола.

В данном примере представлены пять идей, взаимосвязь между которыми непонятна даже несмотря на то, что автор начинает свой текст с вводного предложения. Попытавшись найти взаимосвязь и убедившись, что она отсутствует, вы (наверняка в раздражении) прекратили эти попытки: слишком много пришлось бы думать.

Умственные способности читателя, каков бы ни был уровень его интеллекта, все же ограниченны. Частично они используются для распознавания и понимания слов, частично – для поиска взаимосвязей, оставшаяся же «часть» осмысливает значение идей.

Вы можете сэкономить время читателя, излагая мысли таким образом, чтобы на их восприятие приходилось затрачивать меньше усилий. Со стороны составителя текста невежливо располагать предложения в такой последовательности, чтобы их приходилось перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто отказывается это делать.

Итак, мы выяснили, что читатель непроизвольно запоминает текст сверху вниз. Более того, идеи, которые представлены по этой схеме, он понимает лучше. Таким образом, наиболее понятным текстом можно считать тот, который последовательно представляет информацию сверху вниз в форме пирамиды.

Если бы вам потребовалось сгруппировать и резюмировать какую-либо информацию, а затем представить ее в виде модели «сверху вниз», то, скорее всего, структура вашего документа походила бы на изображенную на рис. 1. Прямоугольники здесь символизируют отдельные идеи, а процесс рассуждения начинается с самого нижнего уровня: вы формулируете предложения, которые затем логически объединяете в абзацы, группируете абзацы в разделы, а разделы – в единый документ служебной записки, объединенной одной мыслью, располагающейся в самом начале.

Рис. 1.

Идеи в документах следует всегда выстраивать в виде пирамиды с главной идеей на вершине

Если вы задумаетесь над тем, что происходит у вас в голове, когда вы пишете какой-нибудь текст, то поймете, что развиваете свои основные идеи, выстраивая мысли «снизу вверх». На самом нижнем уровне пирамиды вы группируете в абзацы свои предложения, каждое из которых несет определенную идею.

Предположим, вы свели в один абзац шесть предложений. Причина, по которой вы объединяете именно эти шесть предложений, а не какие-нибудь другие, вероятнее всего, заключается в том, что вы видите между ними логическую связь. Это значит, что все предложения выражают единую идею абзаца, которая, в свою очередь, успешно их резюмирует. Например, вы никогда не объедините пять идей по финансам и одну по теннису, так как их сложно обобщить одним предложением.

Обобщающее предложение абзаца поднимает вас на один уровень абстракции выше и позволяет рассматривать этот абзац уже как высказывание одной идеи, а не шести. Теперь вы группируете в единый раздел, скажем, три абзаца, каждый из которых высказывает одну мысль, – и поднимаетесь еще на один уровень абстракции.

Причина, по которой вы формируете раздел именно из этих трех абзацев, заключается в том, что вы видите между ними логическую связь: все они помогают выразить единую мысль раздела.

Аналогичные рассуждения позволяют объединить и разделы, а в итоге – составить весь документ. Таким образом, вы имеете, к примеру, три объединенных раздела (каждый из которых построен из группы абзацев, а те – из предложений), и все они выражают единую мысль служебной записки, которая, в свою очередь, обобщает их.

Так вы можете группировать и обобщать до тех пор, пока не исчерпаете все возможные взаимосвязи. Но в любом случае документ должен быть направлен на демонстрацию одной-единственной мысли – той, которая представлена на самом высоком уровне. И это должна быть главная мысль, а все идеи, сгруппированные ниже, будут служить для ее более подробного объяснения или подтверждения – при условии, что текст верно структурирован.

Чтобы удостовериться в правильности выстроенной структуры и ее соответствии принципу пирамиды, проверьте, подчиняется ли она следующим трем «золотым правилам»:

1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.

2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.

Поясню, почему эти правила должны выполняться всегда:

1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Главное в процессе мышления – это обобщение. Оно позволяет выделить основную идею единицы текста. Как было показано выше, основная мысль абзаца обобщает его предложения, основная мысль раздела – главные мысли абзацев и так далее.

Но формулирование главной идеи нескольких предложений или абзацев возможно лишь в том случае, если эти предложения и абзацы составлены правильно. Здесь вступают в действие правила 2 и 3.

2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее. Если вам необходимо сгруппировать идеи, то есть подняться на следующий уровень абстракции, то эти идеи должны быть логически взаимосвязаны. Например, яблоки и груши вы можете отнести к категории более высокого уровня «фрукты», точно так же можно логически объединить столы и стулья в «мебель». Но что если вам захочется обобщить яблоки и стулья? Тогда придется подняться на более высокий уровень и объединить эти слова в категорию «вещи» (или «неодушевленные предметы»), слишком обширную, чтобы отобразить логику группировки.

При написании документа вы стремитесь изложить главную идею, которая логически вытекает из групп других. Следовательно, все идеи каждой отдельной группы должны подпадать под одну и ту же логическую категорию. Таким образом, если в группе первая идея представляет собой причину какого-либо явления, то и остальные в этой группе должны отображать причины того же явления. Если первая идея описывает этап какого-либо процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса. Если в первой идее сформулирована проблема компании, то и в других также должны быть представлены проблемы, и так далее.

Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе. То есть определить, что это либо рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести. Ограничений по типам группировки не существует, важна только четкая дифференциация. Как удостовериться в том, что группируемые идеи однотипны, более подробно объясняется в главе 6 и главе 7 этой книги.

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной группы:

• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение);

• хронологический (первый, второй, третий);

• структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);

• сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.).

Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы использовали при группировке. При дедуктивном рассуждении порядок определен последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет хронологическим; при описании какой-либо структуры – привязан к последовательности описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как эти четыре вида действий – дедуктивное мышление, построение причинно-следственных связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории – это единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.

Таким образом, основной принцип ясного написания документов заключается в следующем: прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем трем правилам. Это избавит вас от необходимости переписывать документ в дальнейшем.