Текст бизнес-книги "Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений"

Автор книги: Барбара Минто

Раздел: Зарубежная деловая литература, Бизнес-книги

Глава 2. Составляющие пирамиды

Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1), которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.

Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух, либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не такой точной, какой она окажется в итоге.

Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:

• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;

• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;

• вводная часть в повествовательной форме.

Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 расскажу, как правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом, чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.

Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и горизонтальную связь с другими идеями документа.

Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он непременно захочет получить ответ.

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя, заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя, возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в соответствующем пункте диалога.

Пирамидальная структура сама заставит вас давать новую информацию только тогда, когда она будет востребована читателем. Рассмотрим несколько примеров. Первый пример представлен на рис. 2. Это выдержка из юмористической статьи Г. К. Честертона, демонстрирующая, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает внимание читателя, при этом не принуждая его задумываться над последовательностью изложения.

Рис. 2

Пирамидальная структура устанавливает диалог в форме вопросов-ответов

* В Южной Англии имеется долина меловых холмов, которые используются для пастбищ. В этой долине была выведена новая порода овец, которые, как известно, являются национальным символом Англии.

** Бук – одно из самых распространенных в Англии деревьев.

Честертон утверждает, что свиньи заслуживают достойного ухода и о них нужно заботиться как о самых любимых животных. Читатель спрашивает: «Почему?» На этот вопрос автор дает два объяснения: «Во-первых, они очень красивы, а во-вторых, можно разводить свиней разных пород».

Читатель: «С каких это пор свиньи стали считаться красивыми?»

Честертон: «Они красивы, потому что необыкновенно толстые и выглядят по-английски».

Читатель: «Что красивого в больших формах?»

Честертон: «Их приятными очертаниями можно залюбоваться. А в своих хозяевах свиньи развивают скромность».

Хотя в этом месте вы и не согласны с доводами автора, но по крайней мере понимаете, о чем идет речь, и у вас не возникает больше никаких вопросов. Следовательно, автор может переходить ко второму ответвлению своего утверждения: свиньи красивы, так как они выглядят по-английски.

Читатель: «Почему то, что выглядит по-английски, считается красивым?»

Честертон: «Свиньи связаны с землей. Эта связь символизирует, что сила может быть совместима с добротой. Такое поведение является настолько типично английским и настолько красивым, что заслуживает того, чтобы стать национальным символом».

Опять же, у вас могут быть определенные доводы против этого утверждения, но вам ясно, почему у автора такая точка зрения. Его рассуждения понятны, так как все идеи группы дают ответ на заданный выше вопрос.

Последнее утверждение автора о различных породах свиней представлено в такой же форме, поэтому оно тоже понятно читателю.

Использование такого приема вы найдете и в более серьезных деловых документах (рис. 3). На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в которой речь идет о приобретении интернет-кафе по договору франшизы. В пользу этой сделки приводятся три аргумента, указанные на рисунке. Под ними расположены ответы на вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов. Объяснения изложены настолько понятно, что читателю лишь остается определить, насколько он согласен с мнением автора, и задать возникающие у него вопросы.

Рис. 3

Все документы должны представлять собой диалог в форме вопросов-ответов

Подведем итог вышесказанному. Важное значение пирамидальной структуры заключается в том, что она помогает визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже.

Размышляя над содержанием текста, который последует уровнем ниже, необходимо помнить, что все идеи этого уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме либо индуктивной, либо дедуктивной аргументации. Это единственно возможные способы установления логических взаимосвязей между идеями одной группы.

Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект[5]5
  Логический субъект – предмет мысли, о котором выносится суждение.


[Закрыть] или предикат[6]6
  Логический предикат – то, что говорится о субъекте.


[Закрыть] первой, а третья – делает вывод, логически следующий из первых двух. Например:

• Все люди смертны.

• Сократ – человек.

• Следовательно, Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем: «Так как Сократ – человек, он смертен».

Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые, наоборот, не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа (причины чего-либо, доводы против чего-либо, меры, проблемы и так далее). Например:

• Французские танки стоят у польской границы.

• Немецкие танки стоят у польской границы.

• Русские танки стоят у польской границы.

Чтобы подняться здесь на один уровень абстракции, вы должны определить, что является общим во всех трех утверждениях. В данном случае это, видимо, враждебные намерения. Следовательно, ваш вывод может быть сформулирован следующим образом: «В Польшу вскоре войдут танки».

Итак, если в письме вы используете дедуктивный метод, то, как вы уже поняли, вторая идея должна уточнять субъект или предикат первой, а третья – начинаться словом «следовательно», представляя собой вывод из первых двух. Если же это метод индукции, идеи в рамках одной группы должны иметь что-то общее и заменяться родовым понятием, выраженным существительным во множественном числе.

Зная эти основные положения, вы, имея лишь одну идею, можете начинать строить свою пирамиду с любого места, постепенно добавляя остальные идеи там, где это необходимо, – вверху, внизу, слева или справа. Но это не все. Очень важно правильно сформулировать Главный Вопрос, на который будет дан ответ в вашем документе. Этот вопрос всегда указывается во вводной части документа.

Как было показано выше, текст, построенный по принципу пирамиды, позволяет вести с читателем своего рода диалог. Но не стоит рассчитывать, что его заинтересует сам диалог. Главный объект интереса читателя – утверждение, с которого начинается ваш документ. Ранее я уже отмечала, что в основном пишут с целью информирования. Документ будет интересен только в том случае, если в нем содержится ответ на давно интересующий читателя вопрос (либо на тот, который у него возникнет по ходу чтения). Именно вводная часть и определяет этот вопрос.

Являясь рассказом о неких событиях, она должна быть выстроена по принципам повествования. То есть сначала читатель должен узнать о времени и месте, в котором существует или существовала определенная Ситуация. Затем должно что-то произойти (определим это как Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.

Эта классическая схема повествования – Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ – позволяет убедиться, что вы и ваш читатель находитесь в одинаковых исходных условиях, прежде чем вы поведете его сквозь лабиринт своих рассуждений. Кроме того, эта схема позволяет вам четко определить утверждение, которое должно находиться на самом высшем уровне вашего документа, и оценить, сможете ли вы донести до читателя именно то, что хотели.