Текст бизнес-книги "5 шагов к управлению бизнесом. Практическое пособие"

Автор книги: Галина Горелкина

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

5 шагов к управлению бизнесом
Практическое пособие
Галина Викторовна Горелкина

© Галина Викторовна Горелкина, 2020

ISBN 978-5-4498-9218-8

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Здравствуйте и процветайте!

Меня зовут Горелкина Галина, мне 42 года, я многодетная мама. Считаю себя успешной в карьере – я профессиональный бухгалтер и налоговый консультант; моей компании уже 16 лет, она была создана в 2003 году, в ней работает 21 бухгалтер в штате, 2 аудитора, юристы, программисты. Наша компания ведет бухгалтерский, налоговый, управленческий и финансовый учет в крупных бизнес-проектах, таких, как строительство, производство, международная торговля, представительства иностранных компаний, в частности: мебельные фабрики, производственные холдинги, логистические компании, фармацевтика, заводы, строительство метро, компании по строительству загородных домов, образовательные проекты и другие. Также мы ведем учет и в малом бизнесе.

У нас используется такая уникальная система ведения учета, как инновационная бухгалтерия. Мы приходим, анализируем и перестраиваем бухгалтерию этой фабрики, завода или всего холдинга – наших клиентов, чтоб она стала эффективной, экономичной и приносила прибыль владельцу, а он был спокоен за учет, не переживал за то, что в ней происходит.

– А кому это нужно? Собственнику бизнеса и генеральному директору.

– А финансовые модели вы делаете или у вас нет таких людей?

– Есть, ведь мы ведем не только субъекты палого бизнеса, но и средний бизнес… Вы же понимаете, сейчас рынок настолько гибкий, что нельзя быть просто узким специалистом, «я умею ставить штампики и все», «я вот секретарь, я умею печатать тексты» или «я умею рассчитывать зарплату». Ну, невозможно, все равно надо знать не только основы делопроизводства, надо знать чуть-чуть языки, надо уметь вести переговоры, деловую переписку. И постоянно улучшать свои навыки.

Нашей компании 16 лет, нас уже просто рынок заставил, мы занимаемся и финансами, и управленческим учетом, и планированием, и схемами, и безопасностью, и правом тоже. Регулярно приходится обучаться, но это мир такой. Сейчас уже невозможно – выучиться один раз в техникуме или в институте, и остановился довольный и счастливый.

Это естественный отбор, доходят до конца самые сильнейшие и добиваются чего-то в этой жизни тоже самые сильнейшие. И, как правило, вот когда остаются последние шаги – люди сдаются, когда чуть-чуть осталось, не докручивают. И остается потом такое в мозгу: училась, училась, и не доучилась, бросила. И начинаешь себя оправдывать: да не нужно мне это, или еще что-то. А на самом деле, как сейчас уже доказано учеными по нейролингвистике, остаются какие-то незавершенные проекты в голове, и они постоянно излучают волны, как-бы тюкают изнутри, вы этого не осознаете, он не завершен. Поэтому, даже для успокоения, уверенности в себе, надо завершить, а потом уже разберетесь – нужно, не нужно. Если уж начали – надо доделать. Не будем отвлекаться, побежали.

Считаю, поверхностные знания недопустимы. Если занимаешься своим делом, нужно в него настолько глубоко вникнуть, настолько влюбиться в свое дело – что невозможно остановиться.

Что мы делаем, я рассказала. Разные, интересные проекты у нас всегда были, и мне это нравится. Это моя компания, обращайтесь, буду рада помочь.

Глава 1. Общие правила учета

1.1 Виды учета

Итак, у нас с вами есть управленческий, бухгалтерский и налоговый учет.

Кто мне скажет, чем они отличаются друг от друга?

– Бухгалтерский учет – это факты, которые фиксируют хозяйственную деятельность. Это уже прошлое, констатация фактов, которые фиксирует бухгалтерия.

– Налоговый учет – это все, что связано с налоговым кодексом, то есть различные операции могут участвовать, а может не участвовать в расчете налогов.

– А управленческий учет – это реальная жизнь предприятия, которая показывает реальную картину, прибыльность и многие другие цифры.

После того, как факт осуществился (например мы купили товар или оплатили за связь или за офис) мы его фиксируем. В бухучете есть такие термины: «сальдо», «оборот», «шахматка», раньше были пустографки. Это не пустые слова, но Вам не обязательно их учить и глубоко вникать в них. Это просто профессиональные термины, которые есть в любой профессии – у инженеров, артистов, продавцов, работников искусства. Такие слова не должны Вас пугать. Настоящий профессионал всегда сможет объяснить эти термины простым человеческим языком. Например: сальдо – это остаток (денег на счете, товара на складе) и так далее.

На самом деле, вы, как предприниматель, должны понимать, что важны цифры. Эти цифры – это ваши цифры. Это цифры зарплаты, это цифры вашей прибыли. Нельзя вот так относиться: «Я творческий человек, я бухучет не люблю. Галина, заберите от меня, пожалуйста, все это». Я говорю: «Хорошо, где бумаги?» «Ой, где-то в машине валяются. Сейчас я тебе все привезу, в багажнике все есть». А там все свалено в одну коробку. И хорошо, если такая коробка с документами есть. И вот, разбираешься с ними.

Потому что хранить документы вы обязаны 5 лет. А по заработной плате – 75 лет.

На самом деле, если вы предприниматель, и вы считаете свои деньги, у вас не могут документы храниться в неподобающем виде. Потому, что это уже качество вашей личности, самодисциплина. Если в 90-х годах мы могли не считать ничего, деньги наличкой возили в спортивных сумках. Кто постарше – вспомнит, знает, учета никакого не нужно, была декларация НДС на одном листочке с двух сторон, баланс, и все. А сейчас только 25 листов декларации по налогу на прибыль, а декларацию по НДС лучше даже не распечатывать, потому что там со счет-фактурами больше 100 листов будет. Нашу лесную промышленность мы устойчиво поддерживаем.

По поводу необходимости ведения учета я думаю, тут даже вопросов нет. Или есть у нас люди, которые готовы со мной поспорить об этом. Потому что учет вести все-таки надо, другой вопрос – как его вести. Для этого есть три вида учета, в каждом учете есть своя цель.

– Налоговый учет – для того, чтобы посчитать налоги.

– Бухучет – это для того, чтобы составить баланс и посмотреть, остатки на какую-то дату.

– Управленческий учет – это для управленцев.

1.2 Управленческий учет

Начнем с управленческого учета. Управленческий учет ничем не регламентирован, хотите – считайте в Excel, хотите – в любой программе, которая вам нравится. Хотите – в 1С, кому-то нравится в GAP считать (это крупным международным компаниям). Кому-то нравится по МСФО считать, кому-то нравится в тетрадке писать, и это тоже правильно. Это ваш учет, и он не может быть неправильным. Так, как вы считаете. Главное, чтобы у вас цифры сходились, и вы понимали, что происходит у вас на предприятии.

Как легче всего вести управленческий учет, который не регламентирован ничем. Здесь мы и планируем, и финансируем. Давайте попробую сейчас нарисовать.

У кого есть какая-то компания, кто хочет обсудить ее?

Хорошо, у меня есть хорошая знакомая, у нее кофейня, они пекут тортики и продают эти тортики вместе с кофе. Например, в этом месяце они испекли и продали 35 тортиков по 1000 рублей. Это 35 тысяч у нас доход.

Дальше, мы их испекли, изготовили, у нас есть себестоимость продукции. Что туда включено: мука, другие ингредиенты.

У меня как-то муж посчитал (а по секрету) я не очень способна к кулинарии, говорит: «У тебя ингредиенты стоят больше, чем стоит тортик, может мы не надо так развлекаться?». То есть, он быстренько подбил управленческий учет, совершенно не давая себе в этом отчет.

Вот так же и тут получается. Если тортик стоит 1000, а у меня ингредиентов на 1200, плюс я еще испачкала духовку, устроила бардак на кухне. Мы с детьми это все замутили, было весело, потом и стирка, и генеральная уборка дома. Поэтому получилось дороже на порядок.

Итак, что у нас расходы (себестоимость): мука, и прочее.

Что у нас еще в расходы: зарплата, налоги, электроэнергия, вода, аренда, основные средства. Вот это и есть аналог управленческого учета, как его нужно вести. Смотрите, если мы эти тортики печем на продажу и получим 35 тысяч в конечном итоге.

А если у нас появились еще одни расходы – не на сам процесс изготовления? Мы, например, купили компьютер в офис, принтер к нему – надо что-то распечатать, кассовый аппарат, и потом, для солидности, мы в аренду взяли офис. Как мы их сюда учтем? Купили холодильник, это сразу тысяч 40 надо, оборудование. Как их учесть?

– Их надо раскидать.

Интуитивно вы понимаете правильно. Мы купили этот холодильник или компьютер. Дальше – мы смотрим у него срок годности или рассчитываем, сколько мы планируем его использовать. Мы планируем, например, что этот компьютер (на компьютеры у нас есть среднестатистическая цена – 3 года срок использования). Если компьютер стоит 36 тысяч, мы делим на 3 года и на 12 месяцев. Соответственно, в расходы каждого месяца мы можем включить сумму, которая сюда попадает.

И теперь, обладая этими данными, мы можем решить более сложную задачку: если наш секретарь, которого мы наняли, не очень ответственная девушка, взяла и пролила кофе – то мы можем четко понять, сколько у нас остаточная стоимость этого компьютера, сколько он еще стоит. Получается, по 1000 рублей в месяц мы должны включать сюда себестоимость. Получается, у нас компьютер жил, жил, жил, потом она пролила кофе, мы скажем: «27 тысяч ты должна нам. Потому что, да, он использовался в производстве, но остаточная стоимость вот такая».

Еще статья расходов: про это обычно забывают, то есть, считают муку, яйца и все прочее, а не считают, сколько нам потом пришлось потратить на уборку сделать в помещении.

А если у нас еще интересней ситуация: если мы муки купили несколько мешков, на запас, потому что мешками дешевле получается. Как здесь учитывать? Сколько мы здесь муки возьмем в настоящие расходы? – сколько у нас ушло именно на эти тортики. А оставшуюся муку мы, по необходимости, если мы вдруг решим 1 января закрыться, мы же можем ее продать. Даже примерно представляем, сколько она для нас стоит, по какой стоимости мы можем продать.

– А скажите, муку мы можем продать по той реальной рыночной стоимости? А компьютер через месяц использования, или через год использования, мы уже за 27 тысяч не продадим, даже если списываем равные доли каждый месяц. Как оценить его реальную рыночную стоимость? Мы должны на балансе держать, или с секретаря списывать? Как это правильно учитывать?

– У вас есть стоимость, которую вы рассчитали для вашего предприятия. У этого компьютера, остаточная стоимость 27 тысяч рублей. С секретаря вы, как раз, списываете 27 тысяч рублей. Но если вы решили его продать, если вы решили закрыться и продать муку, компьютеры, что у вас еще осталось – вы продаете по рыночной стоимости, вы оцениваете рынок, который есть.

– Между остаточной ценой и рыночной остается разница…

– Да, и эта разница, очень существенна. Это либо ваша дополнительная прибыль – либо дополнительный (внереализационный) убыток. Говоря простым языком – она либо в плюс, либо в минус к вашему финансовому результату. Продали дороже 27 тысяч – шикарно.

История из жизни:

У меня есть друг – режиссер – уникальная личность. Все режиссеры творческие люди. Мы сидим на встрече, обсуждаем бизнес-план будущего фильма. А я сижу со своим ноутбуком, маленький, хорошенький, тоненький. Она говорит: «Мне так понравился твой компьютер, давай я у тебя его куплю». И вот всю оставшуюся встречу мы разговаривали о том, что она его хочет купить, я говорю: «Да я не отдам, я с ним работаю». «Нет, я его куплю», и она купила в тот же день его у меня просто по случайной цене, понимаете. Что это? Доход. Потом, дома я просчитала остаточную стоимость и смогла понять, насколько выгодна была эта сделка. Получилось, что все-таки в прибыль себе.

По управленческому учету понятно? Это основной принцип учета, вот как это выглядит для более крупных предприятий, и что это дает вам.

Пользователь, собственник, управленец – это вы понимаете, основные потребители управленческого учета.

Как фиксировать, как часто нужно записывать доходы и расходы?

Давай те посмотрим, как примерно это выглядит.

Ваше задание – просчитайте финансовый результат кафе.

Надеюсь Вы поняли, как считается результат для управленца.

Теперь покажу реальную таблицу управленческого учета.

Цифры и названия изменены, информация конфиденциальна. У предприятия 2 направления бизнеса (аренда и производство). 2 юридических лица – по ним разделяются финансовые потоки для контроля бизнеса.

Посмотрите на структуру доходов: 89% доходов приносит производственный бизнес, при этом несет всего 73% расходов.

Уже по этим данным мы можем сделать вывод: какой бизнес выгоднее?

Да, как ни удивительно, производство более выгодно, чем аренда в центре Москвы.

Чистая прибыль:

Как вы думаете, какой из этих видов деятельности наиболее прибыльный?

– Аренда?

– Аренда. Хочется так думать, мы к этому привыкли. Нет. Как выяснилось, выгоднее все-таки доходы именно по ювелирной деятельности, по изготовлению. Они составляют гораздо более высокую рентабельность.

Посмотрите на структуру доходов: 89% доходов приносит производственный бизнес, при этом несет всего 73% расходов.

Уже по этим данным мы можем сделать вывод: какой бизнес выгоднее?

Да, как ни удивительно, производство более выгодно, чем аренда в центре Москвы.

И вот такие интересные выводы, а также ответы на вопросы:

1. Сколько нужно получать дохода, чтоб не быть в убытке?

2. Какой из направлений бизнеса выгоднее?

3. Сколько денег можно вытащить из бизнеса?

4. Сколько реально прибыли мы получили?

Вы должны получать. Как владелец бизнеса ежемесячно.

И тогда Вы сможете принимать правильные управленческие решения и чувствовать себя уверенно.

– А вот эта форма, вы ее придумали сами? Или есть какая-то утвержденная?

– Нет, управленческий учет – учет без правил. Эту форму мы сами разработали для этой компании конкретно. И здесь мы посчитали рентабельность (Прибыльность в процентах) всего по предприятию и рентабельность по каждому виду деятельности, чтобы было понятно.

Давайте еще про прибыльность.

Недвижимость, например, реальная история. Один богатый человек попросил, чтоб мы для него просчитали управленческий учет. Например, он хочет вложить определенную сумму – 80 миллионов. Что мы сделали: мы купили разные объекты недвижимости в центре Москвы для того, чтобы их сдавать. Мы сдаем в аренду, получаем какой-то доход ежемесячный. Так вот, когда мы взяли этот доход и посчитали, сколько он фактически остается в карман собственнику. Оказалось, что от вложенного капитала он получает всего по итогам года 4%. В миллионах вроде бы неплохо. Но это всего 4% рентабельности. То есть, вот с этого дохода он получает 4% в год.

Мы с ним сидим и соображаем потихоньку: если бы мы эти 80 миллионов мы положили в банк на обычный депозит под 7—8% годовых, он бы имел гораздо больше денег и не имел бы никаких проблем с квартирами: уборками, протечками, с соседями, с ремонтами, с разными квартиросъемщиками. То есть, оказалось, этот бизнес не выгоден. Хотя это недвижимость, и это Москва. Нужно рушить стереотипы в своей голове. Снимать розовые очки и опираться на реальные цифры.

Поэтому, всегда нужно считать, нельзя рассуждать вот так «Ой, недвижимость – это круто, это всегда хорошо». Не всегда, надо считать, и думать, и сравнивать. То есть, за 10 лет он мог получить достаточно приличную сумму, на большее количество денег. А с такой рентабельностью – очень мало он получает фактического дохода.

– Это же риски…

– Банки могут закрыться.

– Во-вторых, недвижимость растет в цене еще сама по себе. И через какое-то время он ее окупает.

– К сожалению, в Москве был рост с 1990х по 2010 года, сейчас его нет, необходимо опираться на статистику. Сейчас есть рост недвижимости в других регионах, или вы можете получить высокую прибыльность, если сможете найти и купить недооцененную недвижимость.

– Банкротство. Еще удобно покупать квартиры, которые реализуют через связи. Очень выгодно, квартиры, стоимостью по 20 миллионов, можно за 3 миллиона купить.

– Да, но маловероятно, государственные организации и банки сейчас обязаны продавать такие объекты по конкурсу и выставлять их на торги. В Москве все становится максимально прозрачно. Мы недавно у государства в аренду, совершенно легально, получили офис по вполне приемлемой цене.

– А как здесь учитывать риски, связанные с банками? Сейчас, действительно, большой риск с хранением денежных средств на счетах и, по сути, вложение в какие-либо активы, в том числе в акции, ценные бумаги…

– Давайте к банкам попозже. Потому что есть это отдельная тема, в теме налоговых проверок мы с вами о рисках поговорим.

Хорошо. С управленческим учетом у нас есть понимание? По своему бизнесу сможете составить себе управленческий учет?

Задание: составить таблицу управленческого учета для своего бизнеса.

1.2.1 Нюансы управленческого учета

Для продвинутых.

Услуги, те же самые расчеты. Есть доходы, например, я указала столько-то консультаций, столько-то человеко-часов, и вот мне заплатили столько денег. Есть дополнительные расходы: компьютер, мое личное повышение квалификации, канцтовары и прочее.

Разница в подходах к учету. У нас есть различные возможности учета. Есть учет по денежным средствам, кэшу, то есть это по кошельку. Этот метод называется кассовый. Сколько денег пришло – это наш доход, наш плюс, то, что мы потратили – это наш минус. Больше потратить, чем пришло – мы не можем, если в кредиты не залезем. Отрицательный остаток будет иначе, или занимаем у кого-то, это опять, мы получаем деньги от кого-то. Здесь очень понятная система для расчетов, мы с ней сталкиваемся ежедневно в нашем личном бюджете, верно?

Есть другая система расчетов, которая дает более адекватную оценку происходящему: система начисления.

У меня был такой кейс: компания, мы их до сих пор еще ведем на обслуживании. Очень крупная сеть магазинов по Москве, не буду говорить, название, вы ее знаете. Было 13 очень крупных, сетевых магазинов только в центре Москвы. И управленческий учет велся постоянно и регулярно, очень ответственный человек на нем сидел, себе ни копейки не забрал, все тщательно считал.

И потом пришло к банкротству, денег стало катастрофически не хватать. То ли расходов слишком много, то ли доходов слишком мало. В итоге деньгами, пришедшими от покупателей оплачивали предыдущие долги поставщикам. Он говорит: «Но как? Я же каждый день в блокнотике записывал – пришло столько-то миллионов, ушло столько-то миллионов. Все время же был плюс». Раньше не было возможностей кредитования, таких возможностей, как сейчас. А каким образом случилась такая сложная ситуация: ему оплачивали деньги, он их тратил на все расходы предприятия, и остаток забирал себе. Но, дело в том, что не учитывалось, сколько надо оплатить поставщику. А поставщик делал отсрочку, то есть, ему платили раз в квартал, например. То есть, собственник деньги все тратил, не высылая их поставщику, и потом уже следующий покупатель оплачивал поставщику за предыдущего покупателя. То есть создалась настоящая финансовая пирамида.

– Получается, кредиторская задолженность росла, да?

– Конечно.

– А как он не мог этого учесть? Он знает, что должен поставщику и все?

– Ну, он же тратил не больше, чем у него есть на рабочем счету.

– То есть, он не проектно учет вел, а как-то приход-расход денег просто?

– Да, верно. Он вел расчеты кассовым методом. Собственник все тщательно записывал, он ничего не воровал, все было честно, четко. Но, в итоге, компания оказалась банкротом. Получилась нехорошая ситуация, все магазины закрыли, осталось два магазина.

Таким образом, мы видим, что по системе начисления мы можем увидеть фактический убыток, минус. Почему? Потому что мы видим не движение денег, а фактическую прибыльность вашего бизнеса. По факту – доход мы получили или убыток за истекший период.

Например: у нас здесь есть доход 35 тортиков, но расходов может оказаться больше, если учесть все наши покупки – оборудование, аренды, маркетинг, реклама, может быть, вы кому-то заплатили комиссию, за то, чтобы продали эти тортики. Может, курьер потом поехал, потом машина сломалась, еще что-то, и расходов оказалось больше. Поэтому, всегда нужно считать не только по кэшу (по кэшу мы считаем движение денежных средств), но именно по системе начисления наш управленческий учет.

Так что сейчас уже считаем по-другому, и сейчас уже, естественно, надо деньги бронировать. Если вы муку взяли, но не оплатили ее пока, вы все равно должны откладывать эти суммы на эту муку, нельзя так просто оставить долги.

– Еще учитывать, что цена растет. Это как салон красоты, ты вчера купил продукцию за 100 рублей, и продаешь за 100, а цена уже выросла.

Также из управленческого учета, мы можем выявить, сколько у нас предоплаты, сколько покупатели принесли денег, но еще не получили товар. Это называется аванс или кредиторская задолженность. Это не наши деньги. То есть, если у нас на счету осталось 4 миллиона, мы не все их можем потратить.