Текст бизнес-книги "5 шагов к управлению бизнесом. Практическое пособие"

Автор книги: Галина Горелкина

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

1.3 Теперь обратим наше внимание на бухгалтерский учет

Многие в России считают этот учет искусственным, никому не нужным, навязанным процессом, за который еще предприятие должно платить бухгалтеру. И бухгалтеры и собственники не знают как пользоваться результатами такого труда. Вести его нужно постоянно, ежедневно, а зачем? И не только бухгалтера забивают, и руководители на бухгалтерский учет со словами «Это все нужно налоговой инспекции, а не мне. Они там получают заработную плату. И вообще, зачем мне на это тратиться, еще на этот бухучет, кому это нужно, все это нарисовано». На сколько нарисовано – это уже как вы сами ведете учет. насколько это важно, сейчас вам объясню.

У нас в России предприятие считается в целом, как имущественный комплекс, как квартира, как недвижимость. Учредителей, например, два, решили они разойтись. Как посчитать, кому сколько? Они ж потом по старой русской традиции друг на друга в ОБЭП подают, начинают делить. «Я считаю, что мой бизнес стоит столько».

Так вот, по нашему законодательству, и суд и прокуратура будет оценивать стоимость Вашего предприятия не по рынку, а именно по данным бухгалтерского учета. Сколько активов, сколько капитала именно у вас в балансе. Соответственно, если бухгалтер это все делал спустя рукава, так, как мне сказал один руководитель: «За что вам платить деньги? Я посмотрел в 1С надо нажать на две кнопочки и там будет баланс», то и результат оценки Вашего бизнеса будет плачевным. Баланс делать несложно, но если до этого вы все операции ведете правильно, мало того – ежедневно, если разнесли правильно, если бухгалтер ответственно подходит к своему вопросу.

Мало того, с учредителем может что-то случиться, что-то произойти, что получит в итоге его жена? Именно долю в предприятии по стоимости бухгалтерского учета. Дети – то же самое. Если вы планируете свой бизнес вести не для того, чтобы хапнуть деньги и быстро убежать, а все-таки передавать детям, вы хотите, что вы столько страдали, вложили в это предприятие, чтобы хоть что-то получили – у вас должен быть нормальный бухгалтерский учет.

Бухгалтерский учет можно совсем не вести у индивидуального предпринимателя по умолчанию.

– Если нет сотрудников?

– Нет, у индивидуального предпринимателя можно не вести бухгалтерский учет, вообще, не зависимо от сотрудников.

– отчетность сдавать придется каждый месяц.

– налоговая отчетность и бухгалтерский учет – это совершенно разные вещи.

Бухгалтерский учет, как выглядит? Ежедневно, по каждой операции составляются проводки, в которых методом двойной записи фиксируются суммовые выражения операций. Например: мы купили муку для тортов. На счете денег стало меньше, а вот на складе муки стало больше.

Дальше: составляем бухгалтерскую (финансовую) отчетность на первое число каждого года, бывает, составляем чаще и раньше – на 1 число каждого месяца или квартала. В этой отчетности видно многое. И тот, кто умеет ее читать, получает важную информацию о Вашем бизнесе, просто взглянув на нее. Там отражаются и сколько денег на счетах, и какая прибыль, и сколько оборудования, и сколько долгов.

Мы ведем бухгалтерский учет по российским стандартам. Также есть международные стандарты финансовой отчетности, то есть, например, для Италии мы собираем по-другому баланс. Так как компания находится в России, а собственники итальянцы, то мы собираем два баланса, один – российский, один – итальянский, потому что у них по-другому рассчитывается.

– Они же по МСФО считают?

– Да, по МСФО. Потом, для китайцев – по-другому считаем, понимаете. В различных странах существуют и разные правила к ведению именно бухгалтерского учета. У вас капитал Вашего бизнеса будут считать по российским правилам, и сумму наследства вашего будут считать тоже по российским правилам бухгалтерского учета.

– А если на баланс, вот у меня, в основном, никто ничего на упрощенке не вешает на баланс? То есть, только уставник с 10 тысяч, значит, расходятся по 5 тысяч и разошлись, ничего на баланс не вешают.

– Обычная ситуация, в следующей главе посмотрим баланс с вами, и я скажу, что там можно посмотреть и что увидеть.

Также бухучет нужен банкам, чтобы понять какое у вас состояние на предприятии, насколько вы финансово устойчивы, вашим крупным поставщикам, чтобы понять, насколько вы серьезны и делать ли вам отсрочку. Если у вас хороший, красивый баланс, можно понять, что, эта компания серьезная и стабильная, можно к ней серьезно относиться, заключать договоры, разрешить ей дать отсрочку по оплате этого товара. А отсрочка – это всегда очень хорошо для нас, верно?

– Еще участие в тендерах тоже нужно, чтобы там отчетность была. Если там будет не в порядке, там просто даже не допустят к торгам.

Учет – это язык финансов. Так же, как и при работе с иностранными компаниями, нужен английский язык, так же вам нужно понимать учет Вашего бизнеса.

Двойная запись бухучета – представляете, что это такое? Гениальное изобретение, которое у нас есть. Оно примерно называется как в мультике – если где-то что-то прибыло, значит, где-то что-то убыло. Да, верно, дебет-кредит. Кто знает, что это такое?

Дебет – это приход, а кредит – это расход. Давайте возьмем на более понятных историях, это, например, люблю я малину (товар). Есть такое, самолетик называют, или корзинка. Дебет – это «+», кредит – это «-».

То есть, смотрите, так же как деньги мы считаем, такие самолетики можно и по деньгам, по товару, и по оборудованию, и даже по долгам сделать.

Например, если я купила корзинку малины, товар у меня прибыл. Я пишу в строке товар, на какую сумму? Например, на 1000 рублей. Но, я же потратила деньги, правильно? 1000 рублей. Значит, у меня денег уменьшилось, я здесь пишу Кредит (-) 1000 рублей. Могу здесь написать 1500 рублей? Сразу баланс не сходится, сразу понятно, что где-то кто-то что-то украл. Если муж сказал, что у него 1500 ушло, я на чеке вижу 1000, значит, 500 куда-то ушло. У нас в семье не такие отношения, но в бизнесе, согласитесь, всякое бывает.

Вот, это и есть система двойной записи: сумма должна быть одна, и если где-то что-то прибывает, то, где-то что-то убывает. Так же, если мы начислили налог, у нас затрат стало больше, мы на затраты еще добавили сумму налога, и, когда мы его оплатили, мы, соответственно, отразили, что количество денег у нас уменьшилось.

Это настоящая система, которая позволяет в любой момент, если все операции у нас учтены по бухучету и он ведется верно, мы можем понять, сколько у нас сейчас товара. У нас на 1000 рублей товара, мы же можем еще что-нибудь приобрести кроме малинки. Купили воду, муку, еще что-то, потом неприятность – у нас сгнила малинка. Нам что надо делать – списать эту малинку, мы смотрим, сколько она стоит, списываем малину. Акт составляем, это в бухучете справка специальная составляется. Списали малину, ее не осталось. Списываем за счет кого? За счет материально-ответственного лица, который отвечал за хранение, или из своей прибыли – если сами виноваты.

Движения, которые здесь происходят, называются обороты. И по итогам работы мы считаем сальдо. Сальдо – остаток. По товарному счету у нас не может быть отрицательного сальдо. Так же как по деньгам у нас не может быть отрицательного сальдо. Потому что мы не можем списать больше малины, чем ее было, или муки, например. Если у нас был один компьютер, мы только один и можем списать, мы не можем списать их больше.

– Можем списать муки больше, я шучу, если мы ее взвесим, она наполнилась водой и стала весить больше.

– Нет, это есть нормы естественной убыли. Это коррекция на коэффициенты, это другое немножечко. Мы не можем больше списать, чем ее есть. И, соответственно, если, проверяя, бухучет вы видите, что у вас по товарному, по денежному счету – отрицательные кассовые остатки (сразу вы увидите в программе красные цифры), значит, бухгалтер где-то ошибся или какие-то операции неверно отразил или не учел.

Понимая такие основы, можно хотя бы сверху проверить своего бухгалтера, не вникая в какие-то мелочи. А если вникнуть – то вообще – можно постоянно его контролировать. Ведь за ведение бухгалтерского учета отвечает генеральный директор. Даже, если у вас в штате есть бухгалтер. Перенести ответственность Вы можете только на стороннюю компанию, которая ведет учет у вас по контракту.

Нюансы: Есть еще пассивные счета, активно-пассивные. Например, доход у вас может быть, у вас может быть доход, а может быть убыток. Поэтому, там сальдо может быть и в дебете и в кредите, здесь уже как вы отработали, так и будет. По этим счетам вы можете понять, что у вас – убыток либо прибыль, и какая сумма.

По нашему законодательству, учет вы можете вести самостоятельно, вы можете передать штатному бухгалтеру, либо вы можете передать на такую же компанию, как у меня, либо в аутсорсинговую компанию.

– Вы имеете в виду генеральный директор, то есть, не как собственник, а как генеральный директор может вести?

– Да, генеральный директор принимает решение, как ему вести учет. В любом случае, за учет отвечает он, и если он сам ведет, и если учет ведет у него штатный бухгалтер. За бухучет, за своевременную сдачу отчетности отвечает он. Мало того, ни в одной декларации не подписывается главный бухгалтер. За все отвечает генеральный директор, вот на это хочу обратить ваше внимание. Даже если вы наняли бухгалтера, и вы ему верите, отвечать все равно за это будете вы. А случаи бывают разные, бухгалтера – это, в основном, женщины, они могут сделать случайную ошибку, забыть вовремя сдать отчет, в конце– концов на что-то обидеться и все.

– А почему? Все равно же есть ответственность главного бухгалтера. Почему, директор один несет ответственность, главный бухгалтер тоже.

– Главный бухгалтер несет ответственность только если вы это докажете в суде.

– То есть, она некорректно вела, или как это доказывать?

Во-первых, бухгалтер должен быть оформлен. Во-вторых, написаны все должностные обязанности и его функционал, и потом, декларацию все равно подписываете вы. Да, декларация заполнена неправильно, но вы же ее подписали. Вы еще попробуйте возложить эту ответственность.

У меня был один директор, он пришел и говорит: «Можно заключить договор и работать под вашей компанией? Я бухгалтера приведу, вы его будете контролировать.» Потому что если передать на аутсорсинг, то в контракте написана ответственность, кто отвечает за этот контракт. Вот именно с таким контрактом генеральный директор может передать ответственность.

Кейс: У одного гражданина было алкогольное кафе. Бухгалтер дважды подал в «Росалкоголь» декларацию несвоевременно, кафе лишили алкогольной лицензии. Он пришел и говорит: «И что мне теперь с этим кафе делать? Чай подавать там?» То есть, прибыльность бизнеса существенно упала, вообще необходимость в этом кафе просто отпала. Что он может с бухгалтера взять? Ничего, он же сам подписывал эти декларации. То есть, он может не выплатить последнюю зарплату, подать в суд и долго с ней судиться, а этот бухгалтер еще может угрожать: «А я вот это знаю про вас, вот это знаю, могу сообщить куда следует, и вам же будет хуже». Были случаи, неоднократно. Поэтому все в ваших руках, только контроль.

Поэтому, очень серьезно и ответственно надо подходить к своей ответственности. И создавая свое предприятие, нанимая людей, вы должны понимать, как их проверять хотя бы по общим параметрам.

– Вот у меня был случай, мне банк не проводил платежи, говорит, пока в штате не будет бухгалтера. Это реальная ситуация, они уперлись и все, сказали, нанимайте и все. Они реально не проводили, пока.

– Нет, вам нужно было приказ составить о том, что ответственность… Они тоже регулятор у нас, но так они не имеют права сделать.

Вот, смотрите, бухгалтерский баланс, где здесь подпись бухгалтера, аудитора, еще кого-нибудь? Нет, подписывает генеральный директор. Руководитель за все отвечает, дата, подпись.

Хотите проверить вашего бухгалтера?

Расскажу, какие вопросы я задаю на собеседовании.

– что такое «валюта баланса», и потом я спрашиваю,

– что такое «дата подписания баланса», откуда это берется?

– Что такое «Дата утверждения баланса».

Столько интересного можно услышать. На деле правильные ответы должны быть следующие: