Текст бизнес-книги "Деловые переговоры в малом бизнесе"

Автор книги: Иосиф Динец

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Как готовиться к конкретным переговорам?

Опытные переговорщики всегда придают подготовке переговоров огромное значение. Именно на этапе подготовки бизнесмен должен определиться в своих интересах, целях и позициях в переговорах. Определить их стратегию и тактику, продумать их план.

Для серьёзных переговоров, от которых может зависеть судьба бизнеса (например, переговоры с инвестором), следует продумать и подготовить их сценарий. Продумать и проработать не только свои действия, а и возможную реакцию оппонента. Продумать заранее возможные вопросы оппонента и варианты своего ответа на них.

И сценарий этот желательно отрепетировать. Я не призываю это делать с режиссером или пригласить собеседника на роль оппонента. Можно это без проблем делать самостоятельно. Просто нужно отвлечься от всего постороннего, сосредоточиться на переговорах и проработать мысленно весь сценарий, попеременно меняя свою позицию и позицию оппонента.

Подготовка к переговорам будет разной и по времени, и по тщательности проработки, в зависимости от того, с кем проводятся переговоры. Если переговоры важны и проводятся впервые, и до этого с оппонентом вы не были знакомы, конечно подготовка занимает много времени, проводится серьезно.

Но очень часто приходится проводить переговоры с оппонентами, с которым бизнесмена связывают долгие деловые отношения. В этом случае можно очень многие вопросы решить именно на этапе подготовки. Это можно делать при помощи неформальных консультаций. Стороны либо при встрече, либо по телефону обмениваются идеями, взглядами, общими интересами и информацией о происходящем на рынке. Это позволяет обеим сторонам сделать предварительное заключение о мнении оппонента по тому, или иному вопросу, прозондировать мнение друг друга, спрогнозировать реакцию друг друга на возможные предложения. Т.е. переговоры будут основательно подготовлены и могут быстро завершиться компромиссными и прогнозируемыми решениями.

Очень важно при подготовке деловых переговоров собрать максимальную информацию об оппонентах, о людях, с которыми предстоит вести переговоры, об их бизнесе. Знакомство с характером человека, состояние и возможности его бизнеса могут оказать существенную помощь в достижении поставленной цели переговоров.

Я не буду детально останавливаться на том, как искать и собирать информацию. Сегодня есть масса литературы по этому вопросу. Самый эффективный инструмент – это Интернет. В нем можно найти очень много информации обо всем и обо всех. Но, мне кажется, можно и нужно использовать свои знакомства в бизнес-среде. Почти всегда можно найти знакомых бизнесменов, которые уже имели дела с предполагаемым оппонентом. Следует им позвонить, проконсультироваться. Часто даже небольшой совет может предостеречь от будущих больших ошибок в переговорах.

Конечно, каждые конкретные переговоры имеют свою специфику. И каждые переговоры требуют своей подготовки. Но существуют общие рекомендации и вопросы, которые необходимо подготовить, чтобы в переговорах достичь успеха. И которые нужно подготовить еще до их начала. На этих вопросах и остановимся.

– Четко определить свои исходные позиции. Что я имею до начала переговоров, с чем я иду на переговоры. Например, бизнесмен получает какой-то материал для дальнейшей переработки. Исходной позицией будет: от кого получает, по какой цене получает, каково качество материала, соблюдаются ли условия поставок и т. д. И, главное, что не устраивает бизнесмена в действиях поставщика. Это важно четко представлять, потому что от исходной позиции зависит причина переговоров, цель переговоров, их план и стратегия. Даже, если переговоры предстоят с другим поставщиком.

– Что я жду от переговоров? Какова цель переговоров. От ясно и конкретно поставленной цели будет зависеть результат переговоров. Кроме того, следует поставить перед собой альтернативную или промежуточную цель или цели. Это позволит в случае, если основная цель станет недостижимой, получить все же какой-то результат. Это даст возможность идти на некоторые уступки оппоненту, но получив при этом приемлемый результат. Как я уже писать, цели в переговорах необходимо подкреплять конкретными цифрами.

– Что может ждать от переговоров мой оппонент? Каковы могут быть его позиции и интересы. В чем его заинтересованность и потребность? Конечно, влезть в голову оппонента, да еще и до встречи с ним, невозможно. Но прогнозировать и предполагать еще никто не запрещал. И это необходимо делать. Чем точнее прогноз, тем вероятность достижения поставленной в переговорах цели выше. И важно еще до начала переговоров подумать, что можно ему дополнительно предложить для достижения своей цели.

– Необходимо иметь альтернативные варианты, альтернативные решения. При подготовке переговоров старайтесь предусмотреть альтернативные варианты решения проблемы, с которой выходите на переговоры. Например, иметь несколько вариантов покупки комплектующих или материалов. Причем это нужно сделать до переговоров, а не идти на переговоры с мыслью, что если не получится здесь, найду в другом месте. Нет. Нужно иметь альтернативу до переговоров. Это позволит более раскованно вести переговоры, более уверенно отстаивать свои интересы. Если переговорщик не предусмотрел альтернативные варианты заранее, ему очень часто приходится соглашаться на, в лучшем случае, предложения оппонента. Альтернативность вариантов – это свобода выбора для переговорщиков. И путь к достижению взаимной выгоды в переговорах.

– Наметить план предстоящих переговоров. План переговоров очень важен. План должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить и порядок их рассмотрения. План поможет обсудить все вопросы, которые наметили, ничего не упустив. Кроме того, план позволит значительно сократить время переговоров.

– Определить свои позиции и интересы в переговорах. Да именно и позиции и интересы. Бывает, и довольно часто, что при несовместимости позиций можно сблизить интересы и, тем самым удовлетворить обе стороны переговоров (помните Гарвардский метод). И очень неприятное впечатление на оппонента производит неуверенный ответ или просто невозможность ответа на его вопрос об интересе противоположной стороны.

– Наметить все варианты своих позиций в предстоящих переговорах. Рекомендую обычно три варианта. Максимальный, при котором получается все, что задумано. Приемлемый, который не страшно получить, сделав некоторые уступки оппоненту. Пограничный, который определяет нижнюю границу приемлемости решения, ниже которого опускаться невозможно.

– Наметить время и место переговоров. Предложить место и время переговоров оппоненту, и договориться с ним, учитывая его мнение, о точной дате, времени и месте переговоров. Не приходите к людям для проведения деловых переговоров неожиданно. Всегда назначайте точное время переговоров заранее по телефону или при помощи других видов связи, оговорив тему переговоров. Это позволит противоположной стороне подготовиться к переговорам, а вам при этом получить результат. Неготовность противоположной стороны может привести к непринятию решения, откладыванию переговоров и вам придется проводить их снова или просто потерять время.

– Продумать манеру поведения и форму одежды в предстоящих переговорах. Именно так. От того, с кем и по какому вопросу будут идти переговоры нужно продумать и манеру поведения и свою одежду. Должна ли манера поведения быть строго официальной, или демократичной. Как обращаться к оппоненту – просто по имени, или по имени и отчеству. А может быть господин такой-то? И одежду следует подбирать в соответствии с уровнем официальности переговоров. Помните старую поговорку – встречают по одежке. Одни переговоры требуют строгого стиля одежды. Другие – демократичного.

– Продумать и предусмотреть режим работы на переговорах. В зависимости от важности и длительности переговоров могут быть различные перерывы. Будет ли кофе или другие напитки в процессе переговоров. Если переговоры на вашей территории – это необходимо предусмотреть. Будет ли перерыв на обед и будут ли оппоненты обедать вместе. Будут ли они неформально общаться во время обеда – все это нужно предусмотреть. А не говорить при расчете за обед, что забыл деньги. Быстрее всего заплатит тот, кто приглашает. Но оппонент может, по разным причинам, предложить заплатить поровну.

Безусловно, процесс подготовки к деловым переговорам очень важен. Однако предусмотреть все тонкости и детали, которые возникают в процессе переговоров, при их подготовке, практически невозможно. Но хорошо проведенная подготовка позволяет избегать неожиданных ситуаций в переговорах, позволяет чувствовать себя уверенно. А это сильно усиливает позицию переговорщика.

В заключение к сказанному, хочу добавить, что, судя по изложенному, можно сделать вывод, что бизнесмену, особенно начинающему, только и следует все свое время тратить на подготовку и проведение переговоров. Ничего подобного. Конечно, начинающему бизнесмену на первых порах сложно готовиться и проводить переговоры. Но с каждыми новыми переговорами он приобретает опыт и необходимые навыки в подготовке и проведении переговоров. И это позволяет ему со временем многие действия при подготовке переговоров производить автоматически, не затрачивая больших усилий и времени на их подготовку.

Где лучше проводить деловые переговоры

При подготовке переговоров очень серьезное внимание следует уделить месту их проведения.

При возможности, старайтесь проводить переговоры на территории вашего малого бизнеса. Может быть, это и не очень важно, но существует мнение, что в деловых переговорах просителем является тот, кто готов приехать в гости. Если вам действительно необходима встреча, то конечно, следует ехать на территорию «противника». А если в переговорах одинаково заинтересованы обе стороны, можно выбрать и нейтральную территорию, например кафе или ресторан.

Следует добавить, что некоторые авторы считают, что лучше переговоры проводить на чужой территории. Что своя территория расслабляет переговорщика, а чужая концентрирует его внимание и, поэтому, на чужой территории легче добиться успеха. Я так не считаю. Не считаю по двум основным причинам.

Первая и очень важная причина – это вероятность опоздания оппонента. Причем опоздание иногда входит в метод давления. Даже, если вы приезжаете на «гостевые» переговоры, оппонент может заставить вас некоторое время ждать, пока он или действительно, или «якобы», не освободится. Тем самым показывая свою «значимость». Такое ожидание может очень негативно сказываться на неопытных переговорщиках. Они начинают нервничать и начинают переговоры уже на нервах. И оппонент берет их в оборот и заставляет соглашаться на его позиции.

Но сразу же, немного опережая события, хочу дать совет. Договариваясь о переговорах на территории оппонента, следует заранее предусмотреть такой вариант. Нужно подумать, чем можно себя занять во время ожидания. И, главное, не нервничать.

Вот тут я вижу неоспоримое преимущество своего поля. Пока оппонент опаздывает, можно заниматься своими текущими делами. И, затем, заставить ждать минут 15—20 опоздавшего оппонента. При этом встретить его можно извиняясь и в то же время напоминая, что опаздывать некрасиво. Я употреблял такую фразу: «Прошу меня простить, заставил вас ждать. Я ждал вас в назначенное время и только убедившись, что вы опаздываете, чтобы не терять времени, занялся текучкой (разговором с сотрудником, разговором по телефону, срочным делом). Мы же с вами прекрасно понимаем, что в бизнесе столько дел, что каждая минута на счету».

Этой фразой я решал сразу несколько вопросов:

– Не допускал начать переговоры с конфликтной ситуации.

– Показывал оппоненту, кто в доме хозяин.

– Не терял попусту времени.

– Ставил оппонента на место и сразу показывал, что жертвой я быть не намерен. Заставлял его нервничать и самому становиться жертвой.

– Указывал оппоненту на его хамство, и что терпеть его хамство я не намерен.

Вторая, не менее важная причина проведения переговоров на своем поле – это возможность подготовить поляну для переговоров и чувствовать на этой поляне себя хозяином. Можно вовремя брать паузу, предлагая оппоненту, например, напитки – кофе или чай. Можно привлекать, при необходимости, своих специалистов для справок. А не возить их с собой. Да и время на переезды не тратишь.

Переговорный процесс в малом бизнесе

Ну а теперь перейдем непосредственно к процессу переговоров. Разберем, как строить этот процесс для достижения максимального результата.

Переговорный процесс, как правило, делится на три стадии. Это, конечно, если переговорщики серьезно к нему относятся. И не разбегутся, едва успев поздороваться.

Многие модели предполагают гораздо больше стадий. Но для основной массы переговоров в малом бизнесе вполне достаточно трех. Вот эти три стадии:

– Начальная стадия деловых переговоров.

– Основная стадия деловых переговоров.

– Заключительная стадия деловых переговоров.

Прежде, чем перейти к описанию каждой из этих стадий, хочу отметить, что даже для серьезных деловых переговоров трех стадий вполне достаточно. Использовать большее число стадий в переговорном процессе в малом бизнесе считаю нецелесообразным. Можно просто, при необходимости, основную стадию разбить на более мелкие детали. Остановимся более детально на каждой из стадий.

Как нужно проводить начало деловых переговоров

Начинается переговорный процесс, естественно, со встречи участников переговоров. Это очень важная стадия для переговорщиков. Важно сразу же настроить оппонента доброжелательно по отношению к себе.

Никогда не опаздывайте к назначенному времени переговоров. Старайтесь предусмотреть возможные препятствия (например, пробки на дорогах) и прибывать вовремя.

– Во-первых, опоздание демонстрирует ваше неуважение к партнеру по переговорам.

– Во-вторых, это показатель вашей собственной неорганизованности.

– В-третьих, это показатель вашей незаинтересованности в самих переговорах, что может плохо отразиться на их результате.

– В-четвертых, о какой доброжелательности оппонента может идти речь, если вы заставляете его ждать, терять время. Особенно, если предложение проводить переговоры исходило от вас.

Если даже случилось что-то непредвиденное, и вы не можете прибыть во время, немедленно предупредите противоположную сторону о задержке и перенесите встречу на более позднее время. В настоящее время это сделать не сложно (есть мобильная связь), а впечатление о себе вы не испортите и избавите противоположную сторону от потери времени.

Если к вам на встречу опаздывает противоположная сторона, не предупредив вас об этом, подумайте о целесообразности сотрудничества с ней. Это говорит о пренебрежительном отношении к вам, о необязательности ее, о том, что вас могут подвести в любой момент. Не стесняйтесь намекнуть об этом. Но мой совет, по возможности, ищите других соисполнителей. Исключения приходится делать для нерадивых чиновников. Но поменять их не в нашей власти и приходится их необязательность терпеть.

Нежелательно вести переговоры на ходу (кроме, естественно, переговоров продавца с покупателем в розничной торговле), стоя.

Если переговоры проходят на вашей территории, обязательно предложите противоположной стороне сесть. Даже если у вас нет офиса, всегда можно в производственном помещении найти (или специально подготовить) несколько посадочных мест. Но очень нежелательно проводить деловые переговоры не в отдельном помещении, под пристальными взглядами, например, своих сотрудников или клиентов. Только переговоры продавца с клиентом чаще всего проходят в торговых залах.

Если переговоры происходят не на вашей территории, постарайтесь сесть, даже если противоположная сторона ввиду своей невоспитанности, вам это не предложит. Если нет у них в офисе стульев, необходимо вежливо (можно даже в виде шутки) спросить, где можно присесть. Этим вы продемонстрируете свою решимость вести переговоры до достижения результата, а противоположную сторону сразу же выбьете из привычного состояния. А это уже начало успеха.

Теперь для разрядки. Автору однажды пришлось вести переговоры с директором мебельной фабрики, у которого в кабинете не было стульев для посетителей. Пришлось предложить ему (опять же, в шуточной форме) принести их из других комнат. Но мнение о том, что лучше не иметь с этой фабрикой совместные дела засело во мне прочно. Вот такие бывают случаи.

Начало переговоров следует проводить, как и начало любого человеческого общения. Не переходите с места сразу к делу. Как и любое общение, начинайте переговоры с приветствия. Перекиньтесь несколькими, даже ничего не значащими фразами. Но не переходите границу разумного. Все должно быть корректно и осмысленно.

Многое зависит от личности, с которой предстоит вести переговоры. И если комплимент женщине может быть довольно уместен, то для мужчины такой же комплимент будет выглядеть не совсем удачно. Гораздо удачнее похвалить обстановку в офисе, или бизнес оппонента, если успели с ним познакомиться.

Не самым удачным будет и заводить для начала беседы разговор о погоде, если ничего необычного с ней не происходит. Правило должно быть одно – если для начала встречи можно что-то уместное сказать – говорите. Если сказать нечего – лучше промолчать.

Непременно, если вы не ведете переговоры с владельцем, а его представителем, следует выяснить полномочия представителя. Вести переговоры можно только с человеком, имеющим полномочия принимать решения. Иначе можно просто потерять время, не приняв никакого решения.

Ведите переговоры только с бизнесменами, имеющими интересующий вас товар, или покупающими ваш товар. Не ведите переговоры с посредниками, не имеющими ни товара, ни денег на покупку товара у вас.

Выясняйте сразу же намерения таких посредников и не имейте с ними никаких дел. Практика показывает, что в малом бизнесе только прямые переговоры между поставщиком и платежеспособным клиентом ведут к нормальным сделкам. У меня, например, не было ни одной сделки с посредниками. Было пару попыток, но без успеха.

Хочу рассказать, в качестве примера, характерный для стран СНГ анекдот из 90-х годов.

«Два бизнесмена ведут долгие переговоры о покупке контейнера с консервами. Наконец, после долгих споров и торговли они договариваются обо всем. После чего один идет искать деньги, а второй консервы».

Избегайте таких «бизнесменов», не вступайте с ними даже в переговоры.

Если вы встречаетесь с оппонентом впервые, представьтесь. Назовите свою фамилию, имя, название своего малого бизнеса. Вкратце расскажите о том, чем занимается ваш бизнес. Очень кратко следует изложить причину переговоров, причину того, почему вы решили провести переговоры именно с этим оппонентом. Например, фраза – «Я знаю, что вы выпускаете детали, используемые моим бизнесом. И я думаю, что мы могли бы очень плодотворно, взаимовыгодно сотрудничать» – могла бы и прояснить намерения, и сделать плавный переход к заключительному этапу этой стадии – обсуждению плана начавшихся переговоров.

Ознакомьте противоположную сторону со своим планом переговоров. И, если у оппонента есть свой план, ознакомьтесь с ним. Обсудите оба плана и решите, какие вопросы и в каком порядке вы будете рассматривать на переговорах.

Постарайтесь оговорить регламент – сколько времени этот процесс потребует. Ведь переговоры не могут длиться вечно. И у вас, и у вашего оппонента времени, как правило не очень много. Именно так вы сможете направить переговоры в нужное русло, не затратив на них много времени.

После этого можно переходить к основной части переговоров.

Многие начинающие бизнесмены делают одну существенную ошибку. Сразу же, едва успев поздороваться, приступают к изложению своей позиции в переговорах, сразу переходят к сути обсуждаемых вопросов. Не думайте, что сразу переходя к сути переговоров, вы показываете свою деловитость, что вы умеете ценить свое и чужое время. Начиная переговоры с двух-трехминутного приветствия и согласования плана встречи, вы даете возможность участникам переговоров рассмотреть друг друга, настроиться на деловое общение. И начать переговоры с положительного настроя обеих сторон.

Как нужно проводить основную часть деловых переговоров

Прежде всего, необходимо придерживаться и следить, что бы основная часть переговоров проходила по согласованному плану.