Текст бизнес-книги "Деловое общение в государственном аппарате"

Автор книги: Лидия Вечер

Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги

Лидия Вечер
Деловое общение в государственном аппарате

© Вечер Л.С., 2015

© Оформление. УП «Издательство „Вышэйшая школа“», 2015

Предисловие

Государственный аппарат – это совокупность государственных служащих, принадлежащих системе государственных органов, учреждений и лиц, осуществляющих техническое обслуживание и обеспечение деятельности государственного аппарата.

Обязательная составляющая профессиональной квалификации государственного служащего – его коммуникативные навыки, т. е. умение четко формулировать задачи, эффективно проводить деловые переговоры и совещания, разрешать спорные и конфликтные ситуации, представлять свою организацию в различных ситуациях делового взаимодействия. Все это требует специальной подготовки и постоянного развития коммуникативных навыков и умений.

Нормативные и правовые документы выступают в качестве регуляторов поведения государственных служащих, а также формы общественного воздействия. В первую очередь государственным служащим в деловом общении следует руководствоваться Законом «О государственной службе в Республике Беларусь», где четко указано (гл. 2, ст. 21, п. 1.6), что государственный служащий обязан соблюдать культуру общения и не допускать действий и поступков, порочащих государственную службу (гл. 2, ст. 21, п. 1.7).

В настоящее время написано большое количество научных и популярных книг и учебных пособий по общению. В каждой из опубликованных работ авторы делают акцент на каком-то одном аспекте проблемы общения, например, у Л. П. Буевой (1978), М. С. Кагана (1988), В. И. Федиловой (2007) – это философское рассмотрение проблемы, у М. И. Лисиной (1986) – онтогенетическое, у А. В. Мурина (1981) и В. А. Кан-Калика (1987) – педагогическое, у Г. В. Бороздиной (1999), Е. И. Зарецкой (2006), А. П. Панфиловой (2001) – деловое общение и т. д.

Деловое общение настолько многогранный феномен, что его изучают представители многих наук – философы, историки, социологи, психологи, филологи, управленцы и др. В Академии управления проблемами делового общения занимаются многие кафедры, выделяя в зависимости от специализации ту или иную его сторону. Теория и практика государственного управления, государственная кадровая политика и государственная служба интегрируют в себе все стороны делового общения, так как управление есть организация деятельности людей в соответствии с требованием объективных законов во всех ее проявлениях.

Специфика управленческой деятельности – это непрерывный процесс делового общения, деловых отношений. Предпосылкой эффективной профессиональной деятельности является соответствие профессионального уровня требованиям времени и характеру решаемых задач. Поэтому важнейшее направление профессиональной деятельности государственного служащего – это овладение сущностью и спецификой делового общения как средством сознательной ориентации и адаптации в любой жизненной и профессиональной ситуации, способами управления собой и поведением других людей. Известно, что умение управлять другими начинается с умения управления собой. Восточная поговорка гласит: «Знать, чтобы уметь».

Основной целью данной работы является систематизация и закрепление знаний, полученных в процессе изучения дисциплины «Деловое общение в государственном аппарате».

Профессиональная компетентность руководителя складывается из его умения успешно вести деловую беседу, переговоры, владения культурой речи, умения сформировать положительную репутацию, грамотно вести себя в конфликтной ситуации.

В учебном пособии рассматриваются теоретические и практические аспекты делового общения. Предложены тесты и задания, направленные на оптимизацию делового взаимодействия, развития коммуникативной компетентности руководителей, государственных служащих всех уровней, формирование коммуникативных навыков и умений, понимание других людей, их индивидуально-психологических особенностей.

Владение информацией еще не есть овладение умениями и навыками делового общения. Для этого также необходимы постоянный тренинг, упражнения, освоение технологий и приемов, закрепление их в игровом моделировании (разыгрывание ситуаций и ролевой игры, учебные и деловые игры, воспроизводящие практику делового взаимодействия) и только затем возможна демонстрация приобретенных знаний в деловом партнерстве.

Тема 1. Понятие и структура общения. Особенности делового общения

Основные понятия темы. Общение. Деловое общение. Цель общения. Средства общения. Формы общения. Функции общения. Коммуникативная сторона общения. Интерактивная сторона общения. Перцептивная сторона общения. Невербальная сторона общения. Этапы общения. Идентификация. Эмпатия. Рефлексия.

1.1. Содержание, цели, средства и функции общения

Человек становится человеком только в общении.

Общение – взаимодействие двух и более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного или аффективно-оценочного (эмоционально-оценочного) характера. В западной психологии понятие «общение» переводится как «коммуникация». Однако понятие «коммуникация» более широкое. Оно подразумевает связь, в ходе которой происходит обмен информацией в живой и неживой природе. Общение же существует только между людьми. В качестве субъектов общения может выступать как индивид, так и группа.

Общение осуществляется в зависимости от целей: его целью может быть взаимодействие субъектов или нахождение вне их взаимодействия. Целью может выступать приобщение партнера к опыту и ценностям инициатора общения и, наоборот, приобщения инициатора к ценностям партнера.

Общение, находящееся вне самого взаимодействия субъектов, – деловое общение – служит способом организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой. Предмет делового общения – дело.

Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, решение конкретных задач. Деловое общение направлено на координирование и объединение усилий людей для налаживания отношений и получение общего результата. Основные группы общения: формальное (ролевое) и неформальное (личностное). С этой точки зрения деловое общение можно назвать личностно-ролевым. Его особенности: формальное общение, обусловливаемое служебными и социальными статусами людей, и неформальное, обусловливаемое их личностными статусами и личными целями. Они тесно связаны и могут переходить одно в другое и дополнить друг друга.

Специфической особенностью делового общения является регламентированность, которая определяется как подчинение установленным ограничениям. Деловое общение – это служебные, т. е. официальные, контакты с обратной связью между начальством и подчиненными, а также между подчиненными. Через общение руководитель организует совместную деятельность коллектива, управляет деятельностью и поведением исполнителей. Подсчитано, что 3/4 рабочего времени руководителя уходит на общение с исполнителями, а также с выше– и нижестоящими руководителями.

Деловое общение служит способом организации и оптимизации различных видов предметной деятельности. Оно является формой взаимодействия партнеров в процессе трудовой деятельности, способствующей установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений сотрудничества между руководителями и подчиненными, членами коллектива, создает оптимальные условия для достижения поставленных целей, обеспечивая успех совместного проекта.

Специфика делового общения определяется тем, что оно зарождается на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. Стороны делового общения выступают в официальных статусах, которые устанавливают необходимые нормы и стандарты поведения людей.

Особенности делового общения:

• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

• основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

«Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире», – говорил Дж. Д. Рокфеллер о значении общения для деловой деятельности.

В общении выделяются следующие элементы структуры: содержание, цель, средства, функции, формы, стороны, барьеры.

Содержание – это информация, которая в межиндивидуальных контактах передается от одного живого существа к другому.

По содержанию общение может быть представлено следующим образом:

• материальное – обмен продуктами и предметами деятельности, которые, в свою очередь, служат средством удовлетворения актуальных потребностей субъектов;

• когнитивное – обмен знаниями (познавательная и учебная деятельно сть);

• деятельное – обмен действиями, операциями, умениями, навыками; от субъекта к субъекту передается информация, совершенствующая и развивающая способности;

• кондиционное – обмен психическими и физиологическими состояниями; люди оказывают влияние друг на друга, рассчитанное на то, чтобы привести друг друга в определенное физическое или психическое состояние, например поднять настроение или испортить его; возбудить или успокоить друг друга, а в конечном счете – оказать определенное воздействие друг на друга;

• мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями; его задача: передача друг другу определенных побуждений, установок или состояния готовности к действиям в определенном направлении (например, один человек желает добиться того, чтобы у другого сложилась определенная установка к действию, актуализировалась некоторая потребность и т. п.).

Цель общения – это то, ради чего у человека возникает данный вид активности. Цели общения представляют собой средство удовлетворения многих разнообразных потребностей: социальных, культурных, познавательных, творческих, эстетических, потребностей интеллектуального роста, нравственного развития и др. Количество потребностей и соответственно целей у человека постоянно увеличивается.

В зависимости от цели общение классифицируется:

• на биологическое (необходимое для поддержания, сохранения и развития организма; связано с удовлетворением основных органических потребностей);

• социальное (преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития отношений, личностного роста индивида).

В зависимости от целей существуют также частные виды общения. Они определяются подвидами биологических и социальных потребностей:

• деловое – это общение, включенное как частный момент в какую-либо совместную и продуктивную деятельность людей; служит средством повышения качества этой деятельности; его содержанием является то, чем заняты люди, а не проблемы, затрагивающие их внутренний мир;

• личностное – общение, сосредоточенное вокруг внутренних психологических проблем, вокруг интересов и потребностей, которые глубоко и интимно затрагивают личность человека (поиск смысла жизни, определение своего отношения к значимому человеку, к тому, что происходит вокруг, разрешение какого-либо внутреннего конфликта);

• инструментальное – общение, которое не является самоцелью, не стимулируется самостоятельной потребностью, но преследует какую-то иную цель, кроме получения удовлетворения от самого акта общения;

• целевое – общение, служащее средством удовлетворения специфической потребности, в данном случае – потребности в общении.

В жизни человека общение не существует как обособленный процесс или самостоятельная форма активности. Оно включено в индивидуальную или групповую практическую деятельность, которая осуществляется при интенсивном и разностороннем общении.

Средства общения – способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, передаваемой в процессе общения от одного живого существа к другому. Кодирование информации – это способ передачи ее от одного к другому.

Средства общения можно разделить на следующие виды в зависимости от использования:

• прямые телесные контакты (касание и т. п.);

• органы чувств (наблюдение за движением человека, восприятие производимых им звуковых сигналов и др.);

• язык и другие знаковые системы, письменность в ее разнообразных видах (тексты, схемы, рисунки, чертежи и т. д.);

• технические средства записи и хранения информации (видеотехника, радио, кассеты, диски, дискеты и т. д.);

• интонации эмоциональная выразительность.

По форме общение классифицируется:

• на прямое (естественный контакт «лицом к лицу» при помощи вербальных и невербальных средств, информация лично передается одним участником другому) и косвенное (с включением в процесс общения «дополнительного» участника как посредника, через которого происходит передача информации);

• непосредственное (с помощью естественных органов – рука, туловище, голова; на его основе возникают различные виды опосредованного общения) и опосредованное (посредством чего-либо – неполный психологический контакт с использованием специальных средств, отдаляющих получение обратной связи);

• массовое (множественные, непосредственные контакты незнакомых людей, а также коммуникация, опосредованная различными ее видами) и межличностное (непосредственные контакты людей в группах или парах, постоянных по составу участников; подразумевает психологическую близость партнеров).

На основе ориентации можно выделить моно– и диалогическое общение.

Монологическое общение подразделяется:

• на императивное – авторитарная, директивная форма воздействия на партнера по общению с целью достижения контроля над его поведением и его внутренними установками; форма принуждения к определенным действиям или решениям; при этом партнер по общению рассматривается как объект воздействия, пассивной, «страдательной» стороной; конечная цель императива – принуждение партнера – незавуалирована;

• манипуляционное – воздействие на партнера по общению с целью достижения своих скрытых намерений; коренное отличие манипуляции от императива состоит в том, что партнер не информируется об истинных целях общения (они скрываются или подменяются другими), партнер по общению воспринимается не как целостная личность, а как носитель определенных, «нужных» манипулятору свойств и качеств; данное отношение приводит к разрушению близких, доверительных отношений между людьми.

Рис. 1.1. Общение как основа межличностных отношений

Диалогическое общение представляет собой переход от эгоцентрической, фиксированной на себе установки, к установке внимания на собеседника, реального партнера по общению; такое общение обладает психотерапевтически свойствами, между людьми устанавливаются уравновешенные и целостные отношения.

В соответствии с содержанием выделяются функции общения:

• инструментальная – характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия;

• интегративная – раскрывает общение как средство объединения людей;

• трансляционная – функция передачи конкретных способов деятельности, оценок и т. д.;

• самовыражения – определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста;

• экспрессивная – взаимопонимание переживаний и эмоциональных состояний;

• социализации – формирование навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилами;

• социального контроля – регламентация поведения и деятельности.

Деловое общение можно рассматривать в единстве трех его сторон (рис. 1.1.):

1) общение как обмен информацией (коммуникативная сторона общения);

2) общение как взаимодействие (интерактивная сторона общения);

3) общение как восприятие людьми друг друга (перцептивная сторона общения).

1.2. Коммуникативная сторона общения (общение как обмен информацией)

Деловое общение – коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Средства коммуникативного общения можно разделить на невербальные – передача отношения к партнеру по общению и вербальные (словесные) – передача информации.

Невербальное поведение служит средством выражения психического состояния человека. К числу невербальных относятся следующие средства общения:

• кинестетические (кинесические) – зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении;

• средства общения, связанные с голосом (просодика и экстралингвистика);

• такесические – тактильное воздействие;

• проксемические средства – пространственная ориентация.

Кинесические средства общения включают:

• мимику – движение мышц лица; мимика характеризуется целостностью и динамичностью (при неподвижном или невидимом лице лектора теряется 10–15 % информации); по мимике определяется эмоциональное состояние индивида: радость, удивление, печаль, гнев, отвращение, страх;

• взгляд, визуальный контакт – отражает эмоциональное состояние человека, свидетельствует о расположенности к общению: если на нас смотрят мало – то к тому, что мы делаем или говорим, относятся без интереса, а если много, то представляется интересным;

• позу – положение человеческого тела, типичное для данной культуры; поза определяет статус человека (чем выше статус, тем непринужденнее поза); по позе можно судить о закрытости или расположенности к общению;

• жесты – разнообразные движения руками и головой; жестикуляция характеризуется интенсивностью, которая зависит от национальной культуры и эмоционального состояния;

• походку – стиль передвижения, по которому легко распознать эмоциональное состояние.

К невербальным средствам общения, связанным с голосом, относятся:

• просодика – общее название ритмико-интонационных сторон речи (высота и тембр голоса, громкость голосового тона, скорость речи, сила ударения);

• экстралингвистика – включение в речь пауз, плача, кашля, смеха, вздохов.

Такесические средства общения – динамические прикосновения в виде рукопожатия, похлопывания, поцелуя (биологически необходимая форма человеческого общения). Использование такесических средств общения зависит от статуса общающихся сторон; возраста; пола; степени знакомства; национальных обычаев, традиций.

Проксемические характеристики – ориентация партнеров в момент общения, дистанция между ними (определяется культурными и национальными факторами). Существуют следующие примерные нормы приближения общающихся людей (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Нормы приближения общающихся людей

Проксемика учитывает также ориентацию на угол общения – поворот тела, носка ноги в направлении партнера или от него (направление мыслей). Важно учитывать позиции общающихся сторон за столом (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Расположение партнеров во время переговоров

Функцией вербальных средств общения является передача информации, которая осуществляется при помощи языка. Этот процесс включает следующие этапы (рис. 1.2).

При переходе с одного этапа на другой частично искажается смысл и происходит потеря информации. Адекватность восприятия информации во многом зависит от наличия (отсутствия) коммуникативных барьеров. Выделяют следующие коммуникативные барьеры:

• информационно-дефицитный – механический обрыв информации и отсюда ее искажение, неясность;

Рис. 1.2. Этапы передачи информации

• замещающе-искажающий – придание полученной информации иного значения (чаще всего возникает, когда передача идет через несколько человек – ретрансляторов);

• фонетическое непонимание – разные языки, диалекты общения, дефекты речи и дикции, неправильный грамматический строй речи;

• семантический – различия в системах значений (тезаурусах) участников общения (жаргон, сленг, шутки, цитаты, обороты речи);

• стилистический – несоответствие стиля речи коммуникатора и ситуации общения (стиля речи и психологического состояния);

• логический – логика рассуждения коммуникатора является слишком сложной для реципиента, либо представляется ему неверной, противоречащей присущей ему манере доказательства (женская, мужская, детская логика);

• социально-культурные различия – различия социальные, политические, религиозные, профессиональные, определяющие степень авторитета коммуникатора и соответственно степень внимания к предлагаемой информации.

Величина потерь информации определяется: совершенством человеческой речи; полнотой и точностью воплощения мысли в словарные фразы; наличием или отсутствием доверия к собеседнику; личными целями и устремлениями; совпадением или несовпадением словарного запаса.

Помимо чистой информации сообщение имеет личностный смысл – представляется в виде жалобы, проблемы, сообщения об успехе, радостных моментах и т. д. Успешность делового общения во многом зависит от умения слушать (можно слушать, но не слышать). К ошибкам слушания относят: перебивание собеседника; поспешные выводы и поспешные возражения; непрошеные советы.

Коммуникативные навыки можно развивать и совершенствовать.