Текст бизнес-книги "Современная HR-функция. Практика и проблематика внедрения в России, СНГ И ЦВЕ"

Автор книги: Никита Сергеев

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Это история из моего опыта. Работая над проектом для технической функции, я столкнулся с разработкой HR-функцией своих SLA.

В одной компании в HR начали внедрять ОЦО. Не всю бизнес-ориентированную HR-модель, а только ОЦО (как возможность оптимизации затрат) и HR бизнес-партнеров (просто как «лучшую практику»). Стояла задача разработать SLA: и HR-функция расписала все, чем занимается – вплоть до сдачи каждого типа госотчетности.

А в придачу директор по персоналу под давлением директора будущего ОЦО еще и остальные подразделения HR дирекции заставила писать их SLA, а также и HR-бизнес-партнеров (для всех же, как по-другому!).

Получился Excel-файл под 250 строк…. Потом его «вывалили» клиентам с припиской «если есть комментарии – напишите до такого-то числа».

Клиенты «откровенно обалдели» от файла. Большинство даже читать не стали, а те, кто попытались – утонули в HR-внутрянке и бросили это дело…

Мне этот файл показал сначала директор производственного департамента, как «прикол, чем наши кадры заняты». А потом еще несколько производственников о нем язвительно рассказали.

Я тогда пообщался с координатором проекта SLA. Там, кроме этого, еще ворох проблем обрисовался. «Кадры» оказывается были первопроходцами: проект создания ОЦО и разработки SLA запустили как инициативу для всех функций поддержки бизнеса (что есть без сомнения круто и правильно).

Но вот только не было дано единого понимания (даже внутри самого HR было непринятие и недовольство от проекта). Не было явного собственника и заказчика проекта… У проекта не было даже проектного менеджера: довольствовались координатором, поскольку задача показалась легкой. В общем, налицо было нарушение почти всех заповедей управления проектами преобразований (я их упомяну в конце книги).

Закончилось это все тем, что через три года этот проект весь перезапускали только с более методологическим подходом и выделенным менеджером проекта…

А конкретно в HR все после SLA и создания ОЦО погрязли в операционке… И «королевой операционки» стала директор ОЦО, которая их все взяла под контроль и фактически монополизировала поставку информации для HR-директора, кто в дирекции «выполняетне выполняет SLA». И перефокусировала его внимание на то, что это важнее всего – не зря так долго и все вместе эти SLA сочиняли… Да, именно та директор ОЦО, которая раннее требовала, чтобы вся HR-дирекция (вкл. бизнес-партнеров) написала свои SLA…

В одной компании стартовал проект создания мультифункционального ОЦО – правление компании решило реализовать рекомендации консультантов.

Согласно глобальному замыслу, стояла задача создать мультифункциональный ОЦО собрав воедино ИТ (операционку и транзакции), бухгалтерию, взаиморасчеты и HR. Но погружаться в детали реализации проекта не будем (книга не о проектном менеджменте), ограничимся верхнеуровневыми итогами его реализации.

Закончилось тем, что ИТ сразу вернулись «на Родину» как «не поддающаяся централизации»! Обсуждать не будем, так как нас не ИТ и финансы интересуют, в фокусе нашего внимания HR функция.

HR еще до завершения проекта распался на 2 отдельно функционирующих ОЦО:

· «кадрово-зарплатно-оргструктурный»

· рекрутинговый

А операционку из обучения и развития вообще не взяли ни в одно из этих ОЦО. Сочли «уж очень специфичной» – оставили «жить» внутри T&D департамента. Обосновали естественно это все грамотными управленческими аргументами, заключающими что «это наиболее целесообразное с учетом ситуации решение».

Почему так произошло? Во-первых, вертикально иерархическая структура компании и система власти не смогла смириться с таким построением организации. Потому сразу же «отпали» ИТшники. Причем «отпали» с, мягко говоря, странным аргументом – «их нельзя централизовать потому что они специфичны и подчиняются другому замглавы правления, чем HR и Финансы».

Во-вторых, потому что с одной стороны руководитель ОЦО не понимал кухню рекрутинга и развития – он был выходец из кадрового учета. А с другой стороны и у руководителя будущего СоЕ (ЦЭ) практик работы с людьми был «некомфорт» – она комфортнее и увереннее чувствовала себя с операционкой и большой структурой, чем управлять всего парой-тройкой экспертов с высокоинтеллектуальными задачами.

И не могу не упомянуть, что все это происходило на фоне слабого проектного управления (фактически его отсутствия – но об управлении проектами преобразований поговорим в конце книги).

Механизмы реализации: ИТ-система (HRIS) и Аутсорсинг

Сразу после ОЦО скажу не об элементах, а о двух важных механизмах реализации.

Главными механизмами реализации рентабельного ОЦО, да и позволяющими достичь стратегических результатов всей HR-модели являются:

· ИТ система, на которой автоматизируются HR-процессы называемая HRIS (от англ. HR Informational System),

· а также аутсорсинг. Передача функций целиков на сторону: например, кадровый учет или рекрутинг. Не путать с аутстафингом: когда процесс остается внутри организации, а просто сотрудники оформлены в другой компании.

О этих двух вещах скажу немного важных слов.

Начну с ИТ системы – HRIS. Важно не просто какую-то единую ИТ-систему поставить (хотя во многих компаниях преследуют только эту цель). Если важна просто единая система, так потяните жребий из числа имеющихся систем – и «перегоните» в нее данные.

При внедрении HR-модели важно чтобы ИТ-система с одной автоматизировала рутинные операции и не требовала операторов ввода данных (армии «кнопкодавов, кликеров и нажимателей» на кнопки). А с другой стороны (ВНИМАНИЕ!) имела помимо ролей для HR-администраторов порталы самообслуживания сотрудника и руководителей (на англ. ESS и MSS).

Почему это важно? Потому что Ваша HRIS должна быть не просто учетной системой (базой данных с функционалом выгрузки отчетов), а и поддерживать управленческие процессы и взаимодействие. Причем не просто операционное взаимодействие сотрудников и руководителей с HR функцией, а и взаимодействие между сотрудниками и руководителями.

Помимо прочего, HRIS должна быть гибкой и легко настраиваемой пользователями внутри HR, а не требовать привлечения ИТ-департамента и поставщика по малейшему изменению с последующими длинными циклами доработок любого малейшего изменения.

О HRIS я отдельно дам критерии выбора в разделе книги, где мы будем прикладную методику смотреть.

Теперь аутсорсинг. Вы не сможете быть круче всех на рынке по всем HR-операциям. Поэтому там, где не можете – нужно привлекать аутсорсинговых партнеров. Если у Вас общие затраты на подбор массового персонала (кассиры, охранники, операторы и т.д.) низкие, но искать специалистов и менеджеров собственными силами получается задорого – смело отдавайте эту функцию на аутсорсинг.

Но главный момент аутсорсинга – это считать ТСО (с англ. Total cost of ownership) или ОСВ (на нашем языке Общая Стоимость Владения). Т.е., учитывать все затраты на процесс, а не только, допустим, зарплату рекрутера или кадровика. Часто именно из-за этого момента аутсорсинг некорректно сравнивают – и в итоге никогда на него не переходят, потому что «куда ни ткнись так получается своими силами дешевле».

Но если у Вас все своими силами дешевле, то Вам пора на внешний рынок – и «порвать там всех». Но как показывает практика 99% таких структур в СНГ после выхода на внешний рынок так и сидят затратно-дотационно на шее у материнской компании и никакой ни операционной, ни коммерческой эффективности не демонстрируют. А участвуя в тендерах – постоянно оказываются «дороже, чем собственные силы» тех компаний, которым они пытаются продать свои услуги. И этот порочный круг просто-таки сплошь и рядом в России, СНГ и ЦВЕ.

А еще есть старая добрая практика инсорсинга – это процесс обратный аутсорсингу. Но он обычно у нас кривой и из моего опыта чаще не бизнес-ориентирован. Потому, что отдают сначала не процессы и услуги целиком в аутсорсинг, а их кусочки и фрагменты. Т.е., делают «лоскутное одеяло» из процесса – в итоге «к пуговицам и рукавам» которые аутсорсинговый партнер делает претензий нет, «к карманам и воротнику» которые мы делаем претензий также нет – а «пиджак» в итоге никуда не годится. Естественно, это преподносится не как изначально «кривая модель аутсорсинга», а как «неэффективность аутсорсинга» – и принимается решение вернуть все обратно.

В общем, ИТ система (HRIS), аутсорсинг и упоминаемый ранее ОЦО —это главные моменты для достижения стратегических результатов для внедрения всей HR-модели и обеспечения ее работоспособности. С них все необходимо начать, чтобы операционка не начала «гравитироваться» (накапливаться, притягиваться) в СоЕ и к HRBP, энтропируя обратно по всей HR-организации.

HR Business Partners HRBP HR бизнес-партнеры

Бизнес-партнеры – самая с моей т.з. провальная роль в России, СНГ и ЦВЕ. У большинства компаний с ее запуском сразу был фальстарт. Потом многие запускали попытку 2.0. Уже многие, переосмыслив провалы, заново пытаются осуществить запуск 3.0… но похоже у некоторых результат будет не лучше предыдущих двух попыток.

На Западе на самом деле все не сильно лучше – это видно и из проблем, с которыми работает «большая четверка» консалтинговых компаний по внедрению HR-модели.

И сумятицу с ролью, по моему мнению, породил сам Д. Ульрих, выведя в своей книге одну формулу. Формула базировалась на дискуссии с HR директором Huwlett Packard, который сказал, что по его мнению HRВР должны объединять все HR роли.

HRВР = Стратегический партнер + Админэксперт + Агент изменений + Адвокат сотрудника.

А далее автор для читателя утопил роль HRBP в рутине, обозвав Account Managers и увязав их с линейными менеджерами. А стратегическую роль и работу с тор и высшим менеджментом возложили на CoE…

Но помните положение HRBP на матрице (рис.3.12) – это те, кто ориентированы на будущее и стратегию, занимаются изменениями организации и «процессно-заточены».

Рис.3.12. Положение HRBP на ролевых осях

Текущее состояние дел в подопечной функции или бизнесе их волнует исключительно как отправная точка изменений – и не более. HRBP не занимается тушением пожаров здесь и сейчас, решение текущих проблем бизнеса.

Их клиент – это высший и старший менеджмент компании (например, СЕО, вице-президенты и директора департаментов). «Линейщики» (средний и младший менеджмент) и сотрудники, работающие на тактико-операционном уровне, а также их проблемы (в т.ч. связанные с их адаптацией к изменениям в компании) HRBP вообще не интересуют.

За что же отвечают бизнес-партнеры: они отвечают за проектирование будущего закрепленной за ними функции, бизнеса или стран с точки зрения человеческих ресурсов.

Они сотрудничают с высшим и старшим менеджментом, чтобы создать HR-решения под стратегические, организационные и бизнес-приоритеты.

Если более детально, то они отвечают за всего несколько, но самых главных вещей. В целом, HRBP:

· Участвует в процессе разработки функциональной стратегии и внесение вклада в ее операционализацию с т. з. HR (человеческие ресурсы и организация)

· Определяет бизнес-потребности и проектирует ИНТЕГРИРОВАННЫЕ бизнес-решения (т.е., мультифункциональные, комплексные, затрагивающие разные HR-направления). Это самостоятельное определение и формулировка бизнес-проблем закрепленных функций, бизнесов или стран, с выработкой HR-решения. Это увязывание существующих HR-практик, идентификация пробелов и подготовка вводных для CoE по разработке новых.

· Анализирует и диагностирует бизнесфункцию, предлагает варианты решений для нестандартных или срочных кейсов стратегического уровня (в т.ч. разработка ситуативных решений «в режиме ручного управления»).

· Конфигурирует реконфигурирует HR-продукты для достижения долгосрочных целей бизнеса, использует центры экспертизы для этих бизнес-целей

· Сопровождает организационные изменения и инициативы по оптимизации, повышению эффективности, сопровождение трансформационных проектов функциибизнесастран. Готовит бизнес-кейсы по кадровой части.

Т.о., фокус работы бизнес-партнера – это взаимодействие исключительно с высшим и старшим менеджментом, обеспечение связи бизнес– и HR-стратегии; сопровождение затрагивающих HR трансформационных вещей для закрепленной функциибизнесастран.

Давайте вот эти все кажущиеся многим «высокопафосные» моменты на примере простой функции в одной компании.

Есть компания, у которой есть парк станков для бурения водных скважин. Развивается рынок недвижимости. Растут коттеджные городки, частное жилищное строительство. В перспективе 2-х лет прогнозируется огромный спрос на бурение водных скважин (от небольшой глубины в нескольких десятков метров – и до артезианских). Компании рынок интересен, бизнес-кейс посчитан.

Компания рассчитала сколько станков необходимо будет закупить, сколько людей добрать. И вот подключается HR-бизнес-партнер (HRBP).

Он смотрит:

· Сколько людей необходимо?

· Сколько есть сейчас?

· Сколько уйдет на пенсию в течение 3-х лет?

· Какая будет естественная органическая текучесть кадров?

· Сколько в итоге у нас будет человеческих ресурсов? Сколько необходимо?

В итоге HRBP выходит на понимание сколько реально человеческих ресурсов необходимо будет привлечь. И он подключает Центры Экспертизы (CoE), что бы те подготовили решение по каналам привлечения для закрытия такого количества вакансий.

Также при необходимости HRBP ставит задачу на ревизию системы вознаграждения.

Также HRBP видит, что раз на рынке будет конкуренция, нужна функция продаж этих услуг. Нужны продавцы и система вознаграждения для них.

В общем, HRBP сводит все задачи для СоЕ (оплата труда, каналы привлечения персонала, повышение квалификации, оргструктура и т.д.) в единое HR-решение для бизнеса.

Далее он ставит задачи операционистам (ищите людей, набирайте, комплектуйте, создайте структуру и т.д.) в виде плана работ на 2—3 летнюю перспективу. Еще рынок не взлетел, еще станки только закупаются, еще нет работ в таком объеме – но HRBP уже готовит инфраструктуру: как строит новую организацию, так и запускает процессы ее обеспечения кадровыми ресурсами.

Два года операционисты «ноют», что:

– создали непонятную структуру и наполняют ее;

– структура занята работой наполовину;

– «бешеные зарплаты менеджерам»;

– работы с этой структурой больше, чем с остальной организацией…

Но «собаки лают, караван идет»… И на третий год прорыв – компания становится монополистом, почти все заказы ее. Попытки конкурентов «отгрызть» хоть какую-либо существенную долю с этого высокомаржинального рынка проваливаются – только у этой компании есть и станки, и готовые люди, и инфраструктура, и системы управления… У конкурентов «кадровый голод» – эта компания за 2 года «высосала» весь местный рынок кадров. У конкурентов авралы, «тушение пожаров», попытка перестроиться под растущие объёмы… – а у этой компании все готово и работает «как часы».

Естественно, не только HR-функция работала – все функции работали на перспективу. Но роль и вклад HR думаю Вы уловили: HRBP посмотрел вперед, осознал будущую проблематику, «напряг» все ресурсы внутри HR-функции так, чтобы уже начать решать будущие проблемы – работать с ними до того, как они возникнут. А кроме того, создал проблемы конкурентам.

Пример вклада в результаты бизнесафункции на уровне бизнес-игрока описали. На этом о бизнес-партнерах, пожалуй, пока что будет достаточно.

В приложении к данному разделу книги еще две вставки:

· О сферах ответственности и понимании «берегов» HRBP

· Вопросы, которые чаще всего задают по данной роли.

Должности HR-бизнес-партнеров обычно занимаю сильные, довольно профессионально подкованные сотрудники (в т.ч. хорошо разбирающиеся в системах управления). Некоторые из них приходят не из HR (зачастую имеют опыт работы в бизнес-подразделениях) – и подкованы еще и в оборудовании, технологиях, процессах, клиентских моментах и т. д.

И важный момент для директора по персоналу (HRD, CHRO) следить за тем, чтобы такие сотрудники не переходили свои границы ответственности в роли HRBP – каждый в организации должен заниматься своим делом.

Например, в одной компании HRBP подхватила работу техфункции по части планирования и управления эффективностью (на англ. РРМ – planning & performance management функция) – и начала выполнять частично насколько могла ее для технарей. А функция при этом должна наращиваться и выполняться у технарей.

От этого HRBP все были в восторге! А директор по персоналу (в данной компании CHRO) – постоянно этим «кичилась» (ред.-«хвасталась») какие у нее люди молодцы, что и за технарей способны работать.

Но если взглянуть широко, то ничего хорошего в этом нет. Ведь на выходе в организации недееспособная техфункция, которая еще и не развивает у себя компетенции РРМ. И недееспособная CHRO, которая вместо поднятия вопроса о проблеме в техфункции и комплектации функции РРМ, закрывала брешь своими людьми. Причем ее люди выполняли задачи в итоге насколько их хватало и на РРМ, и на HR – и там, и там «не очень». Зато всегда «аргумент», так они же не только РРМ (или HR) заняты – спасибо скажите, а не рассказывайте о «недо-функциях».

Эта «патовая ситуация» (и еще набор ей подобных) завершилась приходом нанятых собственниками консультантов. По итогам их аудита в компании прошла чреда кадровых изменений.

В том числе коснулись кадровые изменения и HR функции. Новый CHRO укомплектовал для техфункции РРМ-департамент (в т.ч. перевел в него и этого HRBP, а себе нанял нового, адекватно «чувствующего границы берегов»).

Если обобщить ситуацию: из моих наблюдений некоторые CHRO специально находят и используют таких HRBP для возможности «увеличения своей власти и влияния в организации». И даже всячески поощряют влезание в чужие сферы ответственности. Пусть даже в ущерб выполнению задач своей HR-функции. И для цели распространения своего влияния такие CHRO используют не только HRBP – любые ресурсы внутри своей функции. Но бизнесу это не просто нисколько не помогает: в лучшем случае только «тормозит». И такое явление «разброса щупалец власти» наблюдается часто и в других функциях поддержки бизнеса.

В завершение напишу пару абзацев о профиле «властолюбивых любителей» влезть не в свои зоны ответственности. Это активные и инициативные люди, но пытающихся «влиять и влезать» в работу разных функций в рамках своей организации. Они выглядят бизнес-ориентированными, болеющими за общее дело. Но на самом деле ими в большинстве случаев движет безудержная мотивация власти, которую они пытаются распространить на любые функции (особенно за которые не несут ответственность), чтобы указывать «что все здесь должны, и когда, и для кого делать». Прикрываются они зачастую целым набором правильных бизнес-лозунгов: общее дело, эффективность, помощь коллегам, ценности компании, лучшее решение для данной ситуации, кто как не мы и т. д.

Самая интересная вещь, что больше всего таких инициативных из моего опыта находится в функциях поддержки бизнеса (особенно тех, которые вообще не влияют на главный процесс компанииValue Chain), задача которых – обслуживать основные функции, а никак не управлять и помыкать ими, заставляя обслуживать себя или реализовывать их затеи…

Наличие инициативно-активных «властелюбителей» – это вообще отдельное явление в корпоративном мире. И его очень хорошо видно со стороны. Особенно такие «инициативные» очень опасны на постах старшего и высшего менеджмента.

И одной из задач и, как по мне, больших вызовов СЕО (генеральных директоров) – это следить за тем, чтобы все занимались своим делом. Особенно этот вызов актуален для СЕО крупных ресурсодобывающих, работающих на долговременных лицензиях капиталоемких отраслей, функционирующих в условиях несовершенной конкуренции (монополии, дуополии или олигополии). Им предстоит «бить по рукам» эту категорию активно-инициативных «властелинов» из функций поддержки бизнеса (бухгалтерия, финансы, HR, ИТ, юристы, админхоз и т. д. – все то, что на англ. обозвали аббревиатурой BSF).

В бизнесах, работающих в высококонкурентной среде BSF-центрические модели не приживаются (либо такие бизнесы сразу же «дохнут»), а в капиталоемких с несовершеннойограниченной конкуренцией умудряются успешно существовать (иногда еще и считающиеся самыми главными в компании)…

Направляйте энергию функций поддержки бизнеса (BSF) на повышение эффективности своей собственной функции, выполнения SLA, повышения качества их услуг для внутренних клиентов, а также развития функций бизнес-партнёрства.

А роль CHRO при разработке и внедрении бизнес-ориентированной HR-модели – это роль генконструктора в КБ. Он возможно и не может сам все досконально рассчитать, но настолько понимает модель, что видит «бьют» ли расчеты с замыслом, системой, моделью в целом…