Текст бизнес-книги "Транспортная логистика. Правила профессионалов"

Автор книги: Владимир Горборуков

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Возрастные ограничения: +12

Текущая страница: 4 (всего у книги 5 страниц)

ТIR carnet (книжка МДП)

ТIR carnet (книжка МДП) – это документ, который дает право перевозить грузы через таможни государств по упрощенной системе контроля. На Украине книжки МДП выдает АСМАП (Ассоциация Международных Автомобильных Перевозчиков), которая в свою очередь является членом МСАТ (Международного Союза Автомобильного Транспорта). Эта ассоциация выдает книжки МДП и следит за их учетом и оборотом. Книжки МДП состоят из шести или четырнадцати листов. Каждая транзитная таможня оставляет у себя по два листа из книжки МДП, поэтому перевозчик берет в АСМАП книжку МДП с тем количеством листов, в зависимости от количества стран, которых он будет пересекать. Книжка МДП максимально уменьшает административные и финансовые затраты, одновременно предоставляя национальным таможням международную гарантию уплаты таможенных сборов. Если что-то случится с грузом в процессе перевозки, то МСАТ гарантированно выплатит таможенным органам страховой платеж в шестьдесят тысяч евро. В некоторых странах согласованный размер страхового платежа составляет сто тысяч евро. Важно понимать, что страховой платеж выплачивается не перевозчику, а национальным таможенным органам странам участникам конвенции МДП. Каждая книжка МДП имеет уникальный номер, который состоит из двух букв латинского алфавита и семи цифр. Срок действия каждой книжки МДП ограничен. Дата окончания действия указывается штампом на обложке блокнота. Под сроком действия понимается последняя дата, когда можно открыть ТИР и начать перевозку по процедуре МДП. Грузы, перевозимые с оформлением книжки МДП, освобождаются от таможенного контроля на всех этапах перевозки, за исключением случаев, когда у сотрудников таможни есть обоснованные подозрения к грузу. При перевозке с оформлением книжки МДП транспортное средство обязательно пломбируется таможенной пломбой. Сотрудники таможни при въезде в таможенную зону проверяют правильность оформления TIR carnet и состояние пломб. Каждая отдельная книжка МДП может быть использована только для одной перевозки МДП. По завершению перевозки книжка МДП возвращается водителю, заверенная надлежащим образом таможенными органами назначения. Таможенные органы должны немедленно подтвердить в электронном виде прекращение перевозки МДП через SAFE TIR. Книжка МДП возвращается в АСМАП, а затем передается в МСАТ для окончательного контроля и архивирования.

Коносамент (Bill of Lading)

Коносамент (Bill of Lading) – документ, который выдается судовладельцем грузоотправителю и служит подтверждением принятия груза к перевозке. Он выполняет три функции:

– свидетельствует о заключении договора морской перевозки;

– подтверждает получение груза судовладельцем;

– является документом сопровождающим товар, на основании которого владелец груза может его получить в порту назначения.

Коносамент – это ценная бумага, которая выражает право собственности на указанный в ней товар. В коносаменте указывается следующая информация:

1. Наименование судоходной компании.

2. Номер коносамента.

3. Наименование грузоотправителя.

4. Наименование грузополучателя.

5. Адрес, имя экспедитора в порту назначения, который должен организовать приемку доставленного груза.

6. Наименование судна.

7. Наименование порта погрузки.

8. Наименование порта выгрузки.

9. Порт, где оплачивается фрахт. Перевозка может быть оплачена как в порту отправления, так и в порту назначения.

10. Коносаменты издаются несколькими экземплярами, в зависимости от требований грузополучателя. Например, при отправке груза из Китая на Украину для проведения таможенных процедур грузополучателю требуется три оригинала коносамента и три его копии.

11. Дата, имя и подпись экспедитора или подпись лица, уполномоченного подписать от его имени.

12. Условие перевозки.

Коносамент может быть трех видов:

1. Ордерный – коносамент, в котором грузовладелец может быть назначен приказом грузоотправителя или грузополучателя, о чем делается соответствующая запись на бланке коносамента.

2. Коносамент на предъявителя – любое лицо, предъявившее данный коносамент в порту выгрузки может получить этот груз.

3. Именной – по этому коносаменту груз в порту назначения может получить компания, указанная в самом коносаменте или уполномоченный ее экспедитор, который должен предъявить вместе с коносаментом соответствующим образом оформленную доверенность.

1.6. Внутренние документы компании, регламентирующие работу отдела логистики

1. Утвержденная структура отдела логистики. Пример структуры отдела логистики приведен на рисунке ниже.

2. Список утвержденных и согласованных должностных инструкций на каждую должность

– директор по логистике;

– заведующий складом сырья;

– заведующий складом готовой продукции;

– менеджер по транспортной логистике;

– начальник отдела снабжения;

– таможенный декларант;

– грузчик;

– водитель грузового транспорта;

– начальник отдела снабжения;

– менеджер по снабжению.

3. Согласованное с другими подразделениями и собственниками компании положение об отделе логистики;

4. Инструкции по технике безопасности для заведующих складом, грузчиков и водителей автомобилей;

5. Утвержденные и согласованные регламенты:

– регламент доставки готовой продукции клиентам компании;

– регламент учета продукции на складе готовой продукции;

– регламент учета на складе сырья;

– регламент таможенного оформления продукции компании при экспортных поставках;

– регламент закупки сырья для производственных нужд компании.

6. Утвержденная мотивация для всех должностей отдела логистики

Важно: образцы всех вышеперечисленных документов есть в свободном доступе в интернете, но их нужно вдумчиво доработать под специфику работы своей компании. Обязательно с этими документами необходимо ознакомить исполнителей под подпись. Периодически, раз в квартал или раз в полгода эти документы необходимо актуализировать под изменившиеся нужды компании. На современных предприятия эти документы хранятся в электронном формате, и каждый новый сотрудник получает к ним доступ, согласно списка документов, утвержденных для его должности.

1.7. Функции транспортной логистики

Менеджеры по транспортной логистике компаний отвечают за перемещение всех грузов: как за входящее сырье и материалы, так и за доставку готовой продукции клиентам. У многих компаний расходы по этим операциям значительны, поэтому менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии как тактических, так и стратегических решений компании.

1. Выбор вида транспорта. Морской контейнер из порта на расстояние семьсот километров можно доставить автомобильным транспортом за сутки или на железнодорожной платформе за пять – семь дней. Двадцать тонн груза из Англии в Украину автомобильным транспортом можно доставить за пять дней, а морским контейнером за тридцать. Менеджеры по транспортной логистике постоянно просчитывают варианты доставки грузов, учитывая два важных фактора: стоимость доставки и как срочно нужен груз. Если срочности в доставке нет, то выбирается более дешевый вариант перевозки.

2. Выбор перевозчика. Очень важная функция, так как выбор перевозчика влияет на качество доставки товаров, а от этого зависит дальнейшее сотрудничество с клиентом. Перевозчик часто выступает представителем компании поставщика, поэтому выбор перевозчика, как постоянного партнера, чрезвычайно важен. Кроме того, перевозчику для доставки покупателю передается товар на большие суммы. А в настоящее время участились случаи мошенничества и кражи грузов. Для определения оптимальной цены на перевозку выбор перевозчика может происходить путем тендерных торгов. Необходимо постоянно вести селекцию транспортных компаний, отбирать лучших и отказываться от работы с теми, кто не соблюдает взятые на себя обязательства.

3. Выбор схемы поставки (прямая схема или через транзитные склады). Небольшие партии грузов от поставщиков можно собирать сборной машиной и доставлять к себе на склады, а можно организовать транзитный склад, куда поставщики будут свозить свои груза и по мере накопления товара по весу и объему на 20-титонный грузовик, ставить машину для доставки товара с транзитного склада. Также при доставке товара с Харькова в Киев двадцати клиентам, можно выбрать два варианта доставки. В первом варианте 20-тонный грузовик развозит товар по Киеву, что может занять до пяти дней, а во втором варианте можно груз из 20-тонного автомобиля перегрузить на складе кросс-докинга на три – четыре автомобиля меньшей грузоподъемности и доставить товар всем клиентам за четыре часа.

4. Выбор правильного времени поставки. В настоящее время развивается доставка JIT (just in time – точно в срок), когда товар доставляется клиенту в точно согласованные сроки, вплоть до минуты. Сейчас многие торговые компании работают над оптимизацией складских запасов, чтобы снизить «заморожены» в складских остатках денежные ресурсы. Поэтому соблюдение сроков поставок становиться жизненно важным фактором для бизнеса. С поставщиком, которые не соблюдает сроки поставок, просто перестают работать.

5. Оформление договора и заявок на перевозку.

При организации доставки необходимо правильно подписать договор и заявку на перевозку. В этих документах необходимо прописать важные положения, такие как: гарантия за сохранность груза, штрафные санкции за опоздание на погрузку на склад или на выгрузку к клиенту, пеню за несвоевременную оплату и так далее. Оформление договора и заявки на перевозку чрезвычайно важный этап. При возникновении спорных моментов между заказчиком и перевозчиком, когда стороны не находят взаимовыгодное решение путем переговоров, то тогда в суде, в первую очередь, потребуют оригиналы подписанных договора и заявки на перевозку.

6. Оформление комплекта документов.

– ТТН (СМР, коносамент);

– упаковочный лист;

– комплект сертификатов;

– счет;

– акты выполненных работ.

7. Учет продукции на транзитном складе. Контролировать поступление товара на транзитный склад нужно по двум информационным каналам. Получение информации от поставщика: какой товар, и в каком объеме он отправил на транзитный склад, и получать информацию со склада, что и в каком объеме они приняли.

8. Организация движения грузопотока и взаимодействия между участниками. Менеджеры по транспортной логистике выбирают условие поставки, согласно ИНКОТРМС 2020, и контролируют движение груза на всем пути следования от грузоотправителя до грузополучателя. Например, при организации поставки товара морским контейнером из Китая в Украину на условиях FOB, менеджер по транспортной логистике контролирует следующие этапы:

– доставка контейнера в порт;

– погрузка контейнера на судно;

– морская перевозка – соблюдение сроков поставки;

– получение от отправителя полного комплекта документов: три экземпляра коносамента, три копии коносамента, по три экземпляра инвойса и упаковочных листов, сертификат происхождения;

– выбрать экспедиционную компанию, которая оформит контейнер в порту;

– передать ей комплект документов и доверенность на получение груза;

– организовать доставку контейнера с порта морским или железнодорожным транспортом;

– организовать выгрузку контейнера и приемку товара по количеству и качеству.

9. Контроль движения товаров в пути. На всех этапах перевозки информировать заказчика о движении транспортных средств и о соблюдении сроков перевозки.

10. Организовать расчеты за доставку товара, работа с претензиями. После доставки груза менеджер по транспортной логистике должен проконтролировать получение от перевозчика: счета, актов выполненных работ и товарно-транспортных накладных с подписью и печатью грузополучателя о принятом грузе. Проверить правильность оформления этих документов и передать их в бухгалтерию для оплаты перевозчику за выполненную работу.

Если часть груза повредилась в пути и транспортная компания отказывается возместить ущерб, то менеджер по транспортной логистике собирает следующий комплект документов:

– договор и заявку на перевозку;

– товарно-транспортную накладную с подписью водителя о получении груза;

– акт о повреждении груза.

После чего передает эти документы в юридический отдел своей компании для оформления претензии к перевозчику.

11. Анализ плана/факта доставки грузов. Необходимо вести учет отклонений и выявлять причины этих отклонений от запланированного времени доставки. Устранение причин в нарушение сроков доставки позволит повысить качество предоставляемого сервиса грузополучателям.

12. Определение наиболее рационального маршрута перевозки. Для решения этого вопроса менеджеры по транспортной логистике в своей работе применяют различные программные продукты: карты Google, ТМ-карту, системы TMS. Но бывают случаи, когда надо оперативно перестроиться. Например, как-то в Одесском порту таможня стала задерживать оформление контейнеров на тридцать дней и более. Это было связано с переделом рынка перевозок морских контейнеров. При поставках грузов из Китая в Харьков Одесский порт является наиболее оптимальным для получения контейнеров на этом маршруте. Но задержка контейнеров в порту и увеличение сроков доставки почти в два раза были неприемлемы для компании грузополучателя. Тогда менеджеры по транспортной логистике разработали следующий маршрут: контейнера из Китая приходили в Румынский порт Констанца (Port of Constanta), там груз из контейнера перегружался в обычный автомобиль и доставлялся в Украину.

13. Упаковка товаров, выбор оптимальной тары. Менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии решений какой должна быть транспортная тара для продуктов компании, какой грузовая единица и маркировка товара. Их мнение учитывают при решении вопроса какой прочности должны быть картонные ящики, чтобы безопасно доставить товар.

Какая грузовая единица? Если это картонный ящик, то продукция размещается в виде штабеля в кузове автомобиля, то есть картонные ящики укладываются один на один. Или же грузовой единицей может быть деревянный поддон размерам 1200*800 мм, на котором уложены картонные ящики.

Маркировка должна легко читаться и быть простой для понимания: хрупкий груз, где верх, можно ли переворачивать. Это важные вопросы, которые обеспечивают сохранную и безопасную доставку товаров компании.

14. Управление своим транспортным парком. Если у компании есть свой парк автомобилей, то диспетчер, менеджер по транспортной логистике, заведующий гаражом отвечают за технико-экономические показатели работы этого подразделения:

– составление графиков выпуска автомобилей на линию;

– минимизация простоя под погрузкой-выгрузкой;

– поддержание автомобилей в технически исправном состоянии;

– проведение плановых и внеплановых ремонтов;

– составление графиков работы водителей;

– при необходимости поиск работы для своего парка от внешних заказчиков, поиск загрузок на обратные рейсы.

15. Мониторинг развития и тенденций транспортного рынка. Необходимо отслеживать цену топлива и как меняется ситуация на транспортном рынке. Например, цена топлива стала уменьшаться и при международных перевозках закончились разрешения на пересечение границы для коммерческого транспорта в несколько Европейских стран, то есть предложения со стороны перевозчиков внутри страны стало больше. Знание этих факторов позволит в переговорах с перевозчиками добиться лучшей цены. Хороший менеджер по транспортной логистике постоянно отслеживает развитие транспортной отрасли и рынка перевозок. Это позволяет выработать правильные стратегические решения развития своего предприятия.

16. Бюджетирование – планирование транспортных издержек на месяц, квартал год. На основании планов продаж и производства менеджер по транспортной логистике должен уметь посчитать издержки для доставки грузов своей компании. Такое планирование необходимо для определения долгосрочных планов ее развития.

1.8. Процессная модель управления в транспортной логистике

Процессная модель управления – это модель, при которой управление компанией осуществляется процессами. Как обычно, в компании существует вертикальная структура подчиненности, но основное управление осуществляется процессами.

Бизнес-процесс – это совокупность мероприятий и работ, направленных на создание качественного продукта для внешнего или внутреннего заказчика. Бизнес-процесс имеет входы и выходы, необходимые ресурсы, исполнителей и ответственного за результаты бизнес-процесса. Бизнес-процесс описывается регламентами и имеет графическое отображение в виде алгоритма.

Как пример, в отделе логистики могут быть следующие бизнес-процессы:

Закупка сырья;

Доставка готовой продукции клиенту;

Отгрузка товара на экспорт;

Прием сырья на склады компании.

Бизнес – процесс может состоять из подпроцессов или процедур. Например: бизнес-процесс доставка готовой продукции клиенту может состоять из процедуры поиска необходимого транспорта и процедуры загрузки товара в автомобиль перевозчика. А бизнес-процесс закупка сырья может состоять из процедуры определения необходимого сырья, на основе планов производства и анализа складских остатков, и на процедуре проведения тендерных торгов для выбора поставщика. Пример бизнес-процесс приведен ниже.

Регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины

Участники процесса:

Менеджер по транспортной логистике – сотрудник отдела логистики, ответственный за качественную и своевременную доставку товара клиентам компании.

Территориальный менеджер – сотрудник компании, который отвечает за регион, в котором компания продает свою продукцию.

Заведующий складом – сотрудник компании, который отвечает за сохранное, безопасное и рациональное размещение готовой продукции на складе компании.

Менеджер по сбыту – сотрудник компании, который отвечает за прием заявок от территориальных менеджеров, отслеживание наличия складских остатков, формирование документа «Заказ покупателя» в учетной базе 1С.

Основные термины и понятия:

«Заказ покупателя» – документ в программе 1С, в котором сформирован заказ клиента. Этот документ формирует менеджер по сбыту на основе заявок территориальных менеджеров.

Заявка внешняя – заявка менеджера по логистике транспортным, экспедиторским или транспортно-экспедиторским компаниям на постановку транспорта для доставки товара клиенту.

Перевозчик – транспортная, экспедиторская или транспортно-экспедиторская компания.

Транспортная компания – компания, у которой имеется свой транспорт для перевозок грузов в междугороднем сообщении.

Экспедиторская компания – компания, не имеющая своего транспорта для перевозок грузов по Украине, и которая работает с привлечением автомобилей транспортных компаний.

Транспортно-экспедиторская компания – компания, которая имеет свой транспорт для перевозок грузов по Украине и также оказывает экспедиторские услуги.

1С – оперативная база, в которой ведется учет заказов покупателей, рейсов транспортных средств и взаиморасчетов с перевозчиками.

ТТН – товарно-транспортная накладная.

ОЛ – отдел логистики компании.

ТС – транспортное средство.

Требования к результату:

Своевременная, качественная доставка товара клиенту с наименьшими транспортными издержками.

Требования к процессу:

Исполнители не имеют права приступать к выполнению работ без ознакомления и соблюдения регламента. В своей работе исполнители должны строго соблюдать регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины.

Перечень и последовательность действий:

1) Получение заявок от клиентов

Территориальные менеджеры получают заказы от клиентов, и отправляют заявки менеджеру по сбыту по электронной почте. Заказ поступает в обработку при отсутствии просроченной дебиторской задолженности. Время подачи заказа до 16—00 при отгрузке на следующий день, после 16—00 при отгрузке через день. В бланке заказа прописывается контрагент, дата заказа и дата погрузки – выгрузки, в примечаниях все пожелания: акция, презентация, способ оплаты.

При поставке товара на условиях самовывоза, время прибытия машины на загрузку согласовывается с менеджером по логистике до 16—00 при отгрузке на следующий день или автомобиль грузится в ближайшее «окно» графика погрузки. Для этого менеджер по продажам отправляет на вайбер или электронную почту, следующую информацию:

– название клиента;

– марку и номер машины;

– ФИО водителя;

– контактный телефон водителя;

– тоннаж по заказу, чтобы определить время, необходимое для погрузки машины.

Менеджер по логистике отвечает за план – факт погрузки машины. Допускается ожидание отгрузки машиной клиента не более 30 минут. Если машина клиента по каким-то причинам опоздала на ранее согласованное время, то она отгружается в ближайшее «окно» графика погрузки.

График погрузки (с наемными машинами и машинами самовывоза) менеджер по логистике должен отправить письмом заведующему сладу готовой продукции, директору по продажам и начальнику отдела логистики.

2) Формирование документа Заказ покупателя в программе 1С

Менеджер по сбыту проверяет наличие складских остатков товара и формирует документ «Заказ покупателя» в программе 1С. «Заказ покупателя» должен быть сформирован в 1С до 17 часов. Если части товара нет на складе готовой продукции, то менеджер по сбыту должен проинформировать об отсутствующем ассортименте и согласованном графике отгрузки машин начальника производства, который в свою очередь должен обеспечить производство необходимой продукции и дать указание операторам участка упаковки об очередности упаковки готовой продукции.

Товар доставляется клиенту при условии, что тоннаж на одну точку выгрузки составляет не менее одной тонны.

3) Поиск транспорта для доставки товара

После 17—00 менеджер по логистике просматривает список документов «Заказ покупателя» или «Реализация товаров и услуг» и для тех клиентов, которым необходима доставка заказывает транспорт. Товар должен быть отгружен со склада клиенту в течение 24 часов и доставлен клиенту в течение 48 часов (на Западную Украину в течение 72 часов) после отгрузки товара со склада. Менеджер по логистике оформляет и отправляет заявку перевозчику не позднее, чем за четыре часа до планируемого времени отгрузки. Заявка должна быть предоставлена в письменном виде по электронной почте.

Заявка на перевозку содержит следующие данные:

– Время, дата, адрес подачи транспортного средства (пункт загрузки груза);

– Маршрут и условия перевозки груза;

– Характеристика груза;

– Требуемый тип транспортного средства (объем);

– Дата, время, пункт выгрузки груза;

– Контактный телефон и ФИО сотрудника компании, ответственного за отгрузку;

– Дополнительные требования к транспортному средству (наличие ремней, санитарных документов и прочее).

Перевозчик вносит в заявку следующие данные:

– Марка, государственный номер транспортного средства;

– ФИО, серия и номер водительского удостоверения водителя;

– Контактный телефон водителя;

– Ставит подпись и печать и высылает подписанную заявку менеджеру по логистике.

Любые изменения, вносимые в Заявку на перевозку груза, должны быть своевременно согласованы сторонами. Допускается в экстренных случаях подавать заявку по телефону, с обязательным ее подтверждением в письменном виде, как только появится такая возможность.

4) Очередность предоставления заявок перевозчикам

Как только менеджер по логистике увидел оформленный «Заказ покупателя» в программе 1С, просчитал тоннаж и объем перевозимого товара, он должен предоставить заявку на перевозку транспортным, транспортно – экспедиторским и экспедиторским компаниям, с которыми заключены договора. Менеджер по логистике должен знать и понимать, что стратегией компании является работа с перевозчиками без привлечения посредников – экспедиторских компаний. При перевозках должны оформляться договора и заявки на перевозку, оплата за перевозки должна оформляться по безналичной форме оплаты. При этом транспортные расходы не должны превышать четыре процента от стоимости перевозимого товара.

5) Проверка транспортной компании

Проверка транспортной компании осуществляется по следующему алгоритму:

1. Поиск информации в ЄДР (у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-

підприємців). Позволяет получить базовую информацию о предприятиях Украины. Можно узнать действующее предприятие или уже закрыто и получить информацию о контактных телефонах. https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch

2. Поиск информации на транспортных сайтах. Позволяет узнать рейтинг надежности перевозчика. Есть ли на него отрицательные отзывы. Узнать контактную информацию. По положительным или отрицательным отзывам навести справки о перевозчике.

3. Проверить номер контактного телефона. Ввести номер телефона в правом верхнем углу сайта https://lardi-trans.com/. Если номер принадлежит реальному перевозчику, то сразу отобразится его страничка на этом сайте и вся информация о нем. Можно номер телефона проверить и по google.com.ua, возможно мошенник уже в какой-то схеме использовал этот номер и его разыскивают.

4. Получить у перевозчика контактные телефоны нескольких предприятий, с которыми он постоянно работает, и которые могут его порекомендовать. Полученную информацию так же необходимо перепроверить.

5. Самый действенный способ – это на загрузке проверить телефон водителя, взять у него контактный телефон собственника автомобиля (Перевозчика). Проверить этот номер с тем, что указан в Заявке. Если номера не совпадают – обязательно связаться с Перевозчиком и прояснить ситуацию. Обязательно проинструктировать и Перевозчика и водителя, что если кто-то захочет поменять место выгрузки – об этом нужно немедленно проинформировать Заказчика (менеджера по транспортной логистике).

6. Необходимо работать только с надежными, проверенными перевозчиками. Если надежный Перевозчик, дает цену на пятьдесят долларов дороже, чем, какая-то попутная машина, которую нет возможности проверить, то необходимо нанять проверенного Перевозчика, с кем уже работали. Экономия в пятьдесят долларов не стоит возможных рисков утери дорогого груза.

7. На перевозку оформляется договор и заявка с мокрыми печатями.

6) Регистрационные документы перевозчика

Одновременно с оформлением Договора на перевозку и Заявки на перевозку менеджер по логистике получает от перевозчика все необходимые документы из списка ниже. И передает их бухгалтеру предприятия.

6.1. При заключении договоров на перевозку необходимо предоставить следующие документы, заверенные печатью предприятия:

6.1.1. Для юридических лиц:

– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – юридического лица;

– Справка органа статистики;

– Заверенная копия документа о полномочиях лица, подписывающего договор;

– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщиков НДС);

– Вытяг.

6.1.2. Для субъектов предпринимательской деятельности – физических лиц:

– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – физического лица;

– Копия справки налоговой инспекции о присвоении идентификационного номера;

– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщика НДС);

– Копия свидетельства плательщика единого налога (для плательщика единого налога).

6.2. Если перевозчик не предоставил необходимые документы, то работать с ним не разрешается. Менеджер по логистике должен в обязательном порядке предоставлять оригиналы договоров, заявок и документы из списков 6.1.1. и 6.1.2. в бухгалтерию предприятия. За постановку на отгрузку машины Перевозчика, с которым не заключен договор на перевозку товара, менеджер по логистике несет административную ответственность, и отвечает за все возможные убытки предприятия, которые произошли в результате не правильно оформленных документов.

7) Погрузка транспортного средства (ТС)

Перед погрузкой автомобиля водитель подходит к менеджеру по складской логистике и получает комплект документов на перевозку груза: ТТН и расходные накладные.

Заведующий складом и менеджер по логистике перед погрузкой ТС должен убедиться, что ТС, чистое, без посторонних резких запахов, тент или металлическая будка не протекают. Если ТС не соответствует требованиям под перевозку продуктов питания, то от него необходимо отказаться. По требованию перевозчика необходимо составить акт о несоответствии транспортного средства, в котором обосновать причину отказа. Такой акт подписывают: менеджер по логистике, заведующий складом и водитель. Акт составляется в двух экземплярах. Один отдается водителю, второй экземпляр остается у менеджера по логистике.

Если ТС подходит для перевозки, то товар отгружается и размещается в кузове автомобиля так, чтобы не допустить его смещения и повреждения в процессе транспортировки. Как правило, товар упирается, в торцевую стенку автомобиля. За правильное размещение товара в кузове ТС отвечает заведующий складом, который руководит погрузо-разгрузочными работами и отвечает за качественную погрузку.

Очень важно: менеджер по логистике обязан проинструктировать водителя о следующих моментах:

– если перевозчик будет в дальнейшем догружаться, то он должен обязательно соблюдать принцип товарного соседства и не грузить грязные товары, с резкими запахами, бытовую химию и так далее;

– если перевозчик везет товар более чем одному клиенту, то после выгрузки первого клиента, необходимо делать так называемую «ступеньку», размещать в машине груз следующего клиента каскадами, так как в противном случае возможно падение всей стены ящиков, что ведет к повреждению значительного количества груза и большим финансовым потерям;

– если перевозчик нарушит одно из этих правил, то он попадет в черный список и работать с ним не разрешается.

При погрузке транспортного средства заведующий складом и менеджер по логистике должны контролировать, чтобы ящики больших размеров грузились не выше десяти рядов вверх, а маленькие не выше пятнадцати. Если есть необходимость грузить товар выше десяти рядов для больших ящиков или пятнадцати для маленьких, то этот вопрос надо согласовать с начальником отдела логистики. Без его разрешения такая погрузка запрещается.

8) Контроль доставки товара

Менеджер по логистике обязан контролировать движение транспорта с момента прибытия на погрузку и до выгрузки товара у клиента. В течение двух часов после отгрузки ТС менеджер по логистике отправляет в общую группу программы Вайбер следующую информацию:

1. Марка, государственный номер транспортного средства;

2. ФИО водителя;

3. Контактный телефон водителя.

4. Города доставки.

Территориальный менеджер в течение двух часов после выгрузки автомобиля должен выслать сообщение в общую группу программы Выйбер, в котором он должен указать наименование клиента, город, выгружена машина с актом или без акта. Если товар был поврежден в пути или была обнаружена недостача, то территориальный менеджер должен запросить у клиента: