Текст бизнес-книги "Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций"

Автор книги: Ю. Чижова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Каждый специалист архива любой организации должен знать, что в РФ существует Архивный фонд РФ, и документы организации могут стать его частью.

Архивный фонд РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [4, ст. 3].

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия – архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов – процедуры изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

– архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);

– архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;

– архивные документы, относящиеся к частной собственности.

Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организации, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанавливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.

Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов; государственные органы и организации субъекта РФ – государственных архивов субъектов РФ; органы местного самоуправления и муниципальные организации – муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.

Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, в собственность РФ, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъекта РФ, муниципальными нормативными актами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены в ст. 11 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [4, ст. 3]. По смыслу действующего законодательства архивы могут быть государственными, муниципальными и частными.

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственный архив субъекта РФ), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

Закон различает несколько видов хранения, а именно:

– постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

– временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Схематически организация хранения документов Архивного фонда РФ показана на рис. 2.

Рисунок 2. Схема организации хранения документов Архивного фонда РФ

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

– постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН;

– временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

– постоянно – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

– временно – в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно, или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН.

Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы [4, ст. 22]:

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

– записей актов гражданского состояния – 100 лет;

– записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

– проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

– технологической и конструкторской документации – 20 лет;

– патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

– научной документации – 15 лет;

– кино– и фотодокументов – 5 лет;

– видео– и фонодокументов – 3 года.

Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.

Документы медицинских организаций, сроки хранения которых оговорены отдельными нормативно-правовыми актами, подлежат временному хранению в соответствующих архивах.

Документы Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету [4, ст. 19]. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:

– в отношении документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях действует Приказ Росархива №24 от 02.03.2020 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [20];

– в отношении документов, хранящихся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях действует Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [16] (далее – Приказ Минкультуры России №526).

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ определяет Приказ Росархива от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» [19].

Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися главе 6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]. Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами, под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Доступ к архивным документам регулируется ст. 24 Закона №125-ФЗ. Согласно Закону, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается [4, ст. 24]:

– путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

– путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

– путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

При этом доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Необходимо отметить, что доступ к амбулаторным картам и историям болезни пациентов ограничен в соответствии с п. 3 ст. 25 Закона №125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов» [4, п. 3 ст. 25].

Статьей 26 Закона №125-ФЗ пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом [4, ст. 26].

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут административную ответственность.

Ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» [1, ст. 13.20] влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

– на граждан – в размере от 1 000 до 3 000 рублей;

– на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

В соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» в части 2 предусмотрена ответственность для должностных и юридических лиц (обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью (ООО) или унитарных предприятий (УП). Неисполнение ООО или УП обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных УП и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа [1, ч.2 ст. 13.25]:

– на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Также Уголовным кодексом РФ [2, ч. 1 ст. 325]) установлена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года, либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишения свободы на срок до 1 года.

3. Основные положения об архиве медицинской организации

Об обязанности медицинских организаций хранить медицинскую документацию сказано в пункте 12 части 1 статьи 79 Закона от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» [5].

Архив организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинского учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Архив может являться отдельным структурным подразделением медицинской организации, а может входить в состав отделения статистики или регистратуры.

Работа архива непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации.

Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

В своей работе медицинский архив руководствуется следующими законодательными актами:

– Федеральный закон №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан РФ» [5]. Ст. 79, п.12, ч.1. возлагает ответственность за хранение на медицинскую организацию;

– Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 [4]. Закон устанавливает общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

– Приказ МЗ СССР от 30.09.1949 №718 «О вводе в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР» [14] (Внимание! Документ утрачивает силу на территории Российской Федерации с 01.01.2022 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 16.11.2020 №1850);

– «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [26] (Внимание! Фактически утратили силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526);

– Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [15];

– Приказ Минздрава России от 22.01.2001 №12 «О введении в действие отраслевого стандарта «Термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» [11]. Приказ устанавливает единую терминологию для нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении. В частности, определяет понятие медицинских документов: медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг;

– Приказ Минздрава России от 15.12.2014 №834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» [9];

– ГОСТ Р 52636—2006 «Электронная история болезни. Общие положения» [23]. Стандарт устанавливает общие положения для разработки требований к организации создания, сопровождения и использования информационных систем типа «электронная история болезни» при оказании медицинской помощи, в т.ч. регулирует организацию электронного архива медицинской организации (электронного медицинского архива, далее – ЭМА);

– Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» [7]. Устанавливает правила обработки персональных данных, которая осуществляется при непосредственном участии человека, подразумевает создание для персональных данных отдельных носителей информации или выделение в формах (бланках) специальных разделов или полей, и определяет меры по обеспечению безопасности персональных данных при их неавтоматической обработке.

– Приказ Росархива от 20 декабря 2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» [20]. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

– Приказ Минздрава России от 17.06.2013 №379 «Об утверждении перечня документов Министерства здравоохранения Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» [10]. Согласованный с Росархивом перечень документов Минздрава, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с указанием сроков хранения документов.

– Письмо Минздрава России от 07.12.2015 №13—2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» [21]. В письме в ответ на поступающие обращения из субъектов РФ по вопросу определения сроков хранения медицинской документации, Минздрав России сообщает, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению к данному письму. Для остальных форм, не указанных в данном приложении, действуют ранее изданные и частично отмененные приказы, а именно:

– Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» [12] (Внимание! Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 №750. Письмом Минздравсоцразвития РФ от 30.11.2009 №14—6/242888 [22] сообщено, что до издания нового альбома образцов учетных форм учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030).

Более подробно вопрос сроков хранения медицинских документов будет рассмотрен в теме о комплектовании архивов в рамках проведения экспертизы ценности документов.

Таким образом, в своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, а также Положением об архиве медицинской организации и организационно-распорядительными документами самой организации, которые утверждаются руководителем медицинской организации.