Текст бизнес-книги "Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций"

Автор книги: Ю. Чижова

Раздел: О бизнесе популярно, Бизнес-книги

Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.

Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.

Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.

Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Положение об архиве медицинской организации, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.

Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.

Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции.

Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Задачи архива:

1. Прием, учет и хранение документов.

2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.

5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

8. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

– принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;

– разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;

– составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;

– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

– организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

– контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

– ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

– контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

– запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

– требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.

За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Заведующий архивом:

– руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;

– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;

– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю медицинской организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

– вносит руководству медицинской организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;

– участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству медицинской организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

– совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;

– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за:

– выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации;

– незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива.

– организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

– соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

– готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

4. Типология архивных фондов

Документальный фонд организации – это документы, образующиеся в деятельности организации. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и коллекциям.

Архивный фонд организации – это часть документального фонда, подлежащая хранению в архиве организации и включающая:

– документы Архивного фонда РФ;

– документы по личному составу;

– документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению.

Архивный фонд организации может быть либо единым, либо объединенным с архивными фондами других организаций, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; либо организован как архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации и, в случае объединения фондов, номер. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда.

Комплекс работ по уточнению принадлежности архивных материалов определенному фондообразователю и определению хронологических границ фонда в архивоведении называется фондированием. Фондирование занимает значительное место в процессе формирования архивного фонда.

При формировании архива медицинской организации точно так же, как и в архивных учреждениях, приходится заниматься фондированием. Каждый архивариус, как правило, на практике хотя бы один раз сталкивается с необходимостью устанавливать границы фондов, например, при образовании коллекций и объединенных архивных фондов, или определять фондовую принадлежность документов, например, при описании документов или переработке описей.

Выполнять большой объем работы по фондированию приходится и в случае ликвидации последствий стихийных бедствий или пожара. Тогда в архиве скапливается большой объем разрозненных документов, так называемой «россыпи» – материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных.

Комплекс работ по фондированию состоит из следующих видов работ:

– установление границ архивного фонда, включающее операции по определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

– определение фондовой принадлежности документов.

Схематически процесс фондирования показан на рис. 3.

Рисунок 3. Схема фондирования документов внутри архива организации

Архивные документы, прошедшие фондирование и отнесенные к определенному фонду, перефондированию не подлежат, за исключением случаев, когда в фондировании выявляются грубые ошибки. Однако обычно документы медицинской организации передаются в архив по описи, позволяющей безошибочно определить фонд того или иного документа. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.

Целью процесса определения фондовой принадлежности документов является установление соответствия документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Этот процесс невозможен без непосредственного изучения документа.

Как правило, определить фондовую принадлежность медицинской документации несложно – сами документы несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. К информации, позволяющей определить их фондовую принадлежность, относятся сведения, отраженные на обложке дела – официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. При отсутствии этих сведений – например, если дело в результате чрезвычайного происшествия утратило обложку, – фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов, по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п.

Опытный медицинский архивариус, как правило, в процессе работы запоминает признаки, характерные для документов, приходящих из каждого структурного подразделения, и на основании них безошибочно может определить фондовую принадлежность документов. Однако в случае необходимости установления принадлежности документов с глубокими хронологическими корнями, необходимо учитывать следующее:

– в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

– учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

– в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Хронологическими границами архивного фонда являются [15, п. 2.8]:

– для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

– для объединенного архивного фонда организации – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

– для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы – систематизированного списка наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, их функций и направлений деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.

Вполне возможно, что на практике – например, при реорганизации учреждения – медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда – то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:

– определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

– распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является дело или единица хранения – совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации [15, п. 2.9].

Все дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов [15, п. 2.11].

Схема классификации дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.

Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:

– структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

– хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

– корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

– авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Облегчить процесс составления классификационной схемы помогут четыре практических правила.

1) Для систематизации используйте только основные признаки – структурный, хронологический, функциональный.

2) Используйте только два систематизационных признака.

3) Одним из двух из признаков систематизации выбирайте хронологический;

4) Выбранные систематизационные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Таким образом, опираясь на приведенные правила, можно построить несколько типовых классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический [28, с. 97].

При хронологически-структурной схеме все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп – по структурным подразделениям.

Например:

«Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР».

1933 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

1940 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

Эпидемиологический отдел

Микробиологический отдел

…

В соответствии со структурно-хронологический схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

Дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом одного из признаков – номинального, хронологического, авторского, корреспондентского или предметно-вопросного.

В процессе распределения дел по схемам классификации необходимо соблюдать правила определения хронологических границ документов [28, с. 101]:

– дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

– планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

– перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

– дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов [15, п. 2.12].