Книги по бизнесу и учебники по экономике. 3 500 книг, 1800 авторов.

» » Читать книгу по бизнесу Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут Штаффана Нетеберга : онлайн чтение - страница 4


Книги по году издания


Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?

  • Текст добавлен: 25 февраля 2015, 13:22

Текст бизнес-книги "Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут"


Автор книги: Штаффан Нётеберг


Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги


Возрастные ограничения: +12

Текущая страница: 4 (всего у книги 10 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Парадокс выбора

Необходимость постоянно выбирать среди всех имеющихся альтернатив вызывает чувство тревоги и мешает сосредоточиться. У нас слишком много вариантов выбора, мы должны принимать слишком много решений, а времени на то, чтобы сделать действительно важные вещи, слишком мало. Выбор порождает беспокойство, а оценка альтернатив крадет время и препятствует концентрации [28].

Однако мы хотим посвящать все свое время наиболее важным вещам. Когда вокруг происходят перемены, которые могут затронуть значимость того, чем мы заняты в данный момент времени, нам следует рассмотреть эти перемены, принять их и, вероятно, поменять свои приоритеты.

Мы обязаны ограничить те моменты, когда мы вынуждены расставлять или пересматривать приоритеты. Вместе с тем такие моменты должны быть достаточно частыми, чтобы мы могли реагировать на перемены – или, другими словами, переключаться с одной деятельности на другую. Нам нужен какой-то ритм – скажем, «выбор – работа – перерыв», «выбор – работа – перерыв» и так далее. А для рабочих периодов нужны временные рамки, чтобы мы не забывали время от времени покидать ту зону, где все наше внимание поглощено текущим делом.


Самоанализ: контекст

• Как долго вы можете оставаться сосредоточенным, занимаясь интеллектуально сложным делом?

• Какие ритмы есть в вашей личной и профессиональной жизни?

• Проигрываете ли вы в играх, требующих хорошей памяти?

• Когда вы последний раз тянули с каким-либо делом? Почему?

• Как вы находите точку равновесия между интуитивным и сознательным принятием решений?

Глава 3

Механизмы

О’Гурчик и Арти Шок в библиотеке

О’Гурчик: Как твои успехи с методом помидора?

Арти Шок: Довольно хорошо. В целом я освоил процесс.

О’Гурчик: Как ты понимаешь, какие дела тебе нужно сделать?

Арти Шок: Обычно я просто знаю это. У меня хорошая память!

О’Гурчик: А как ты определяешь, что 25 минут уже прошли?

Арти Шок: Запоминаю, когда я начал итерацию. Ну, иногда, конечно, я забываю остановиться…

О’Гурчик: По-моему, ты не освоил процесс даже наполовину. Есть более строгий способ применять метод помидора – используя таймер, ряд инструментов и ретроспективный анализ. Эти инструменты помогают ничего не упускать из виду и подстраивать процесс под свою ежедневную работу.

Арти Шок: Это сложно?

О’Гурчик: Ни капельки!



Осваиваем метод

Это очень просто. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на этом деле – и только на нем.

Вот мы, наконец, и добрались до изучения ключевых элементов метода помидора! В этой главе вы познакомитесь с этапами, инструментами и приемами метода помидора. Добравшись до конца главы, вы проживете полный рабочий день по правилам метода помидора, в том числе создадите свой реестр дел и список дел на день.


Этапы

Давайте взглянем на то, как устроен день в рамках метода помидора. Вот пять этапов, через которые вам нужно будет пройти.

• Планирование. День начинается с того, что вы извлекаете из своего запаса дел (он называется реестром дел) самые важные дела и заносите их в список дел на день. Это ваше соглашение с самим собой на текущий день.

• Мониторинг. После того как вы решили, какими делами будете сегодня заниматься, вы заводите таймер на 25 минут и приступаете к первому из дел. В ходе каждого 25-минутного интервала времени, называемого помидором, вы собираете небольшое количество сведений о метриках процесса. Например, вы можете подсчитывать, сколько раз вас прервали.

• Запись. В конце дня вы заносите результаты своих наблюдений в протокол. Если вы отслеживали количество помех, то это число вы и помещаете в свой протокол.

• Обработка. После записи вы превращаете сырые данные в ценные сведения. Например, вы можете вычислить, сколько раз в среднем вы прерываетесь в течение 25-минутного промежутка времени.

• Визуализация. Наконец, вы упорядочиваете эту информацию таким образом, чтобы это помогло вам увидеть, как можно улучшить свой рабочий процесс. В этом и состоит по сути ежедневная ретроспектива, когда вы приводите свои рабочие привычки в соответствие реальности.

Каждый день начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи, обработки и визуализации, а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга.


Цикл Деминга – Шухарта

Цикл PDCA (Plan – Do – Check – Act) придумал американский специалист по статистике Уильям Эдвардс Деминг совместно с Эндрю Уолтером Шухартом. Это циклический процесс решения проблем, который можно использовать для совершенствования других процессов. В его основе лежит научный подход «гипотеза – опыт – оценка результата», который реализуется в четыре шага: спланировать (Plan), выполнить (Do), проверить (Check), исправить (Act).

• Планирование. Вы определяете цели и конкретизируете процесс, который нужен, чтобы получить требуемый результат.

• Выполнение. Вы реализуете этот новый процесс на практике.

• Проверка. Вы измеряете показатели нового процесса и сравниваете результат с тем, что ожидалось, чтобы найти расхождения.

• Коррекция. Вы анализируете эти расхождения и пытаетесь понять и устранить их глубинные причины.


Такой подход к планированию, мониторингу, измерению и совершенствованию лежит и в основе метода помидора, что делает этот метод типичным PDCA-процессом. Утром вы принимаете решение о том, какие задачи вы будете решать и какие показатели отслеживать. Затем вы на протяжении всего дня помечаете происходящие события крестиками, галочками, черточками, закорючками или любыми другими значками по своему желанию. В конце дня вы сравниваете записи с записями предыдущих дней и своими ожиданиями. Получилось ли у вас завершить все дела, которые вы обязались сделать, составив утром список дел на день? Теперь подумайте о том, как можно изменить процесс, чтобы завтрашний день прошел лучше. Повторяйте этот цикл ежедневно, чтобы снова и снова совершенствовать свой рабочий процесс [29].


Инструменты

Метод становится проще, если его инструменты легко применять. Это позволяет вам сосредоточиться на реальных задачах, игнорируя механику процесса. Все инструменты, которые вам нужны, чтобы пользоваться методом помидора, – это карандаш или ручка, таймер и три листа бумаги.

Вы можете использовать любой вид таймера, который подходит для вашей рабочей обстановки. Это может быть механический или электронный кухонный таймер, песочные часы, мобильный телефон (возможно, в режиме виброзвонка) или какая-либо программа на компьютере. Заводя вручную механический таймер, вы тренируете свои условные рефлексы. Какое-то время спустя это действие будет помогать вам соблюдать ритм.

Вот для чего в методе помидора нужны три листа бумаги:

• Список дел на день – это лист, на котором стоит текущая дата, ваше имя и список дел, запланированных на сегодня. Каждое утро вы составляете новый список дел на день.

• Реестр дел содержит неупорядоченный список тех дел, которые вам предстоит сделать в обозримом будущем; на нем также написано ваше имя. Вы используете один и тот же реестр дел день за днем, добавляя новые дела и вычеркивая завершенные.

• Протокол – это то место, куда вы заносите выбранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. Изо дня в день вы используете один и тот же протокол, чтобы сравнивать сегодняшние результаты мониторинга с прежними.


Практикум: составляем реестр дел

Заложите эту страницу закладкой, возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Заведите таймер на 5 минут. В верхней части листа напишите заголовок: «Реестр дел» и начните думать о том, какие дела вам необходимо сделать дома. Записывайте на лист все дела, которые приходят вам в голову, – вне зависимости от того, насколько они важны. Не заботьтесь о порядке и приоритетах. Не записывайте, что нужно сделать, – вместо этого описывайте ситуацию такой, какой она будет, когда вы завершите то или иное дело. Например:

1. Убрано в комнате.

2. Заказана кулинарная книга.

3. Отправлено письмо Тиа.

Не пишите длинных описаний и не прибегайте к аббревиатурам – просто запишите те слова, которые важны. Нет необходимости писать так, чтобы это могли понять другие люди. Важно, чтобы вы сами могли понять названия своих дел – даже в том случае, если будете читать их месяц спустя. Вам будет проще, если вы обозначите первым словом какую-то область дел – то, что может появиться в названиях нескольких разных дел, а вторым, более конкретным, – тот результат, который хотите получить.

Записывайте дела вертикальным списком, по одному на строке. Вы можете помечать также, к какому сроку эти дела должны быть сделаны, если он вам известен. Если вы собираетесь устроить сегодня вечеринку в 7 часов вечера, вы можете записать «Убрано в комнате, 19:00». И не прекращайте это упражнение, пока не прозвенит таймер. Затем вернитесь к чтению этой книги.


Поиск отправной точки

Понять, с чего следует начать очередной день, без метода помидора может оказаться трудной задачей. Вам начинает казаться, что у вас миллиард дел, а заниматься всем сразу вы не можете. И вот вы никак не можете приступить к работе – а уже пришло время обеда.

Принцип «Начни прямо сейчас» (do it now) – хороший прием, чтобы сократить общее количество работы, которую вам нужно сделать. Возьмем меня: как независимый консультант по программному обеспечению я управляю собственной компанией. Сюда входит вся моя обычная деятельность, а также неизбежная бумажная работа, такая как ведение учета, рассылка счетов и заполнение бланков налоговой отчетности. Отложив эту работу, я лишь усложню себе задачу, потому что с течением времени какие-то важные детали могут забыться. Ждать вдохновения – плохая идея.

Просто держать под рукой длинный список дел для меня недостаточно, потому что здесь возникает проблема выбора. В тот момент, когда я принимаю решение взяться за то или иное конкретное дело, я неявно решаю также не заниматься всеми теми прочими сотнями дел, которые ждут своей очереди [14].

Если вы сначала расставите приоритеты, а затем сосредоточитесь на самом важном деле, это даст вам чувство уверенности и безопасности. В противном случае вашу сосредоточенность все время будут нарушать вопросы вроде: «А то, чем я сейчас занят, – действительно самое важное?» Например, я начинаю день с того, что окидываю взглядом накопившиеся дела и выбираю самое важное. Затем я на короткий и четко ограниченный промежуток времени концентрируюсь на нем, прежде чем заново оценить, является ли оно по-прежнему наиболее важным. Вместо мысли «Надо закончить» мой мозг занят вопросом «Откуда можно начать?», а на смену мысли «Этот проект – очень большой и важный» приходит мысль «Я могу сделать маленький шаг» [13].


Утро

Метод помидора позволяет легко понять, откуда следует начинать работу. Я расскажу о том, как это делаю я. В начале своего помидорного дня я выбираю из реестра дел самые важные дела и записываю их в список дел на день. Это этап планирования.

Затем я выбираю самое приоритетное дело из списка дел на день, ставлю таймер на 25 минут и сосредотачиваюсь на этом деле – и только на нем. Мысленно я говорю себе, что это дело теперь в моем «списке дел на сейчас». Этот виртуальный список – по сути дела переключатель 0/1: в нем либо есть одно-единственное дело, либо нет ни одного.

Способность заниматься чем-то потому, что вы решили этим заняться, лежит в самой основе эффективного управления временем. Когда вы принимаете решение о том, что будете делать, вам нужна картина в целом – иначе вы погрязнете в мелочах. Метод помидора помогает вам каждое утро понять, какие дела у вас есть, и совершить выбор [14].

Метод помидора является очень целеориентированным. Из всего множества дел вы выбираете только те, которые реально завершить сегодня. Это ваше соглашение с самим собой. Выполнив их все, вы получите чувство удовлетворения в качестве награды.


Практикум: составляем список дел на день

Возьмите ручку, лист бумаги, таймер и лист с реестром дел, который вы составили раньше. Заведите таймер на 5 минут. Напишите в верхней части листа заголовок: «Список дел на день» и начните думать о тех делах, которые вы можете с уверенностью сделать за оставшуюся часть дня.

Сначала загляните в свой реестр дел. Есть ли какие-то дела, которые вы туда не вписали? Например:

• Футбол – отвезти Эдду.

• Обед – приготовить.

• Звонок сестре.


Не записывайте слишком много пунктов, не задумываясь о том, насколько разумно брать на себя обязательство выполнить их все. Не прекращайте упражнение, пока не прозвенит таймер. Затем продолжайте читать книгу.

Какие чувства вы испытали бы, если бы справились со всеми этими делами? Выбор дел для списка на день означает также отказ от всех тех дел, которые вы не занесли в этот список. Легче ли вам теперь сосредоточиться на выбранных делах?


Соглашение

Обычные списки дел не являются обязательством. Туда можно без опаски добавлять любые мыслимые дела – в том числе те задачи, которые перекладывают на ваши плечи другие люди. Список разрастается, и непрекращающийся входящий поток гарантирует вам, что до конца все это не будет сделано никогда. Без обязательства нет мотивации. Нет никакого особого достижения в том, чтобы сделать и вычеркнуть одну строку из этого по-прежнему необъятного перечня.

Ваш список дел на день – это ваше соглашение с самим собой, имеющее четкие временные рамки. В него не следует вносить те дела, которые вы вряд ли выполните сегодня. Ваш список показывает вам цель именно этого дня, к которой имеет смысл стремиться. Реестр дел, напротив, ближе к традиционному списку дел. Он может разрастаться, вы можете записывать туда то, что неплохо бы сделать, даже если не уверены, что у этих задач когда-либо будет такой приоритет, чтобы вы занялись ими.

Я хочу подчеркнуть, что реестр дел – хорошая штука. Однако его одного недостаточно. Чтобы мотивация повысилась, нужно извлечь из реестра подборку дел, соответствующую тем временным рамкам, которые вы способны предвидеть. Если вы сами составили такой набор и убеждены в том, что он представляет собой достижимую цель, то тем самым вы заключили с собой соглашение. Временные рамки размером в один день вполне предсказуемы и вместе с тем достаточно продолжительны, чтобы можно было завершить все дела, которые вы обязались выполнить.

Осознавать разницу между реестром дел (традиционным списком дел) и списком дел на день (соглашением) жизненно важно. Это дает вам ясную цель, чувство личного контроля, возможность делать правильные вещи, приступать к ним не откладывая и прилагать оптимальные усилия.


Непосредственная и моментальная обратная связь

Когда люди играют в боулинг, у них есть ясная цель. Им нужно направить шар по дорожке так, чтобы опрокинуть как можно больше кегель. После каждого броска они немедленно узнают результат. Количество кегель само по себе не важно – оно представляет интерес в определенном контексте. Что следует из того, что сейчас я выбил шесть кегель? Как это повлияет на мои последующие действия? Люди испытывают удовольствие, когда затраты сил или внимания приводят их к успеху [11].

Если я занимаюсь каким-то делом на протяжении многих дней и даже недель, я не получаю подобной моментальной и непосредственной обратной связи. Мои достижения и неудачи никак не проявят себя, пока не будет завершена эта большая задача. Если у моей задачи через несколько дней наступает срок сдачи, ситуация становится еще хуже. Неуверенность в том, что я справлюсь с этой задачей в срок, заставляет меня испытывать беспокойство.

В методе помидора 25 минут приложенных усилий расцениваются как успех, что дает вам немедленную обратную связь.


Проспективная память

Чтобы избежать концентрации на менее важных делах, вам нужно помнить о регулярной переоценке важности дел. Помимо этого нужно не забывать делать частые перерывы и время от времени заниматься самоанализом, чтобы оттачивать свои способности и быть в курсе своих слабостей. Мне помогают помнить обо всем этом письменный план, надежный рабочий процесс и запрограммированный мною сигнал звонка.

Ретроспективная память людей занята прошлым. Ее дополняет проспективная память, которая помогает нам помнить о том, что нужно сделать в будущем. Мы прибегаем к ее услугам, когда вспоминаем, что нам нужно, например, прийти на встречу, кому-либо позвонить или, в более общем случае, вспомнить о любом деле, которое некоторое время назад мы намеревались сделать в будущем.

С возрастом активность лобных долей мозга снижается и проспективная память слабеет. Это – данность, однако мы можем скомпенсировать эту слабость наличием внешних стимулов – например, создавая для себя напоминания. Проспективная память тесно связана с нашими намерениями. Если мы хотим, чтобы в будущем что-либо произошло, мы выстраиваем долгосрочный план. Когда этот план выполнен, мы получаем награду [20].


Список дел «на сейчас»

В 1933 году Хедвиг фон Ресторф выполнила ряд опытов, связанных с памятью. Она пришла к выводу, что элемент, выделенный визуально в ряду похожих элементов, запоминается лучше. Например, если вы читаете список покупок, где один из пунктов выделен голубым цветом, вы, скорее всего, запомните именно этот выделенный пункт. Эта закономерность известна под названием «эффект Ресторф».

Список дел «на сейчас» не относится к артефактам рабочего процесса в методе помидора. Это мое название для того, чему я в данный момент посвящаю все свое внимание. У этого списка всего два состояния: я либо сфокусирован на каком-то одном деле, либо не сфокусирован ни на чем. В этом списке в принципе не может быть два, три, четыре или больше дел. Прежде чем завести таймер, я выбираю одно-единственное дело. Моя задача – в течение 25 минут не уделять внимания никакому другому делу.

Как подсказывает нам эффект Ресторф, мы можем побудить свою память хранить то, что мы выделили. Чтобы использовать этот эффект в ситуации с моим списком дел «на сейчас», я явным образом записываю свое текущее дело на полоску бумаги и кладу ее перед собой. Или, применяя этот прием совсем буквально, я помечаю текущее дело в списке дел на день текстовым маркером, а завершив его, вычеркиваю черным фломастером.


Перерыв

Когда по истечении 25 минут ваш таймер подает сигнал, это означает, что вы завершили один помидор. Вам следует сразу же поставить «X» рядом с тем делом в списке дел на день, которым вы занимались, и прерваться. Длительность перерыва может быть разной; я полностью отключаюсь от своего занятия и вообще от любой деятельности, требующей умственного напряжения, на 3–5 минут. Я могу попить воды или обдумать, что я буду есть сегодня на ужин.

Для меня минимальное условие перерыва – встать и отойти от своего рабочего кресла хотя бы на два шага. Это, как правило, очищает голову от мыслей о предыдущем помидоре, а также позволяет размять спину и плечи. Офисные работники вроде нас слишком много времени проводят в однообразной позе.

После перерыва вам нужно решить, продолжите ли вы заниматься тем же самым делом или переключитесь на другое. Переключение происходит при изменении приоритетов либо тогда, когда дело, которым вы занимались, полностью завершено.


Отключение

Во время перерыва запрещено думать о предыдущем и о следующем помидорах. Не следует совершать важные телефонные звонки или начинать писать важные письма. Вашему мозгу нужна возможность переработать и усвоить итоги последних 25 минут напряженного мыслительного процесса.

Если отдых от интеллектуальной работы никогда не приводит к полному устранению вашего напряжения, вы заметите ряд симптомов. Это скажется на мыслительных процессах стволовой части головного мозга, а также на восприимчивости лимбической системы, а в конечном итоге – на ваших биоритмах. Это может повлиять, например, на качество вашего сна.

Стресс, который приобрел хронический характер, снижает емкость вашей рабочей памяти и способность к концентрации. Радость от работы уступает место тревоге – и вдохновение сменяется раздражением [17].


Серийный перерыв

В дополнение к тем перерывам, которые вы делаете после каждой ограниченной во времени рабочей итерации, метод помидора предусматривает более продолжительный серийный перерыв. В моем случае серия состоит из четырех помидоров, то есть серийный перерыв я делаю после каждого четвертого помидора. Обычно серийный перерыв – это 15–30 минут отдыха. Можно использовать это время, чтобы разобраться на столе, прогуляться до кофейного автомата или посмотреть, что происходит в вашем любимом онлайн-сообществе.

Вы можете даже заглянуть в свой электронный почтовый ящик. Однако не беритесь за ответ на важные письма: это дело следует спланировать так же, как все прочие дела.

Поскольку люди по природе своей любознательны, дела стоить делать небольшими порциями. В этом случае вы с самого начала видите цель, к тому же небольшую задачу проще принять в качестве обязательства. Если вы будете перемежать короткие рабочие периоды с перерывами и вознаграждать себя, у вас появится мотивация поддерживать устойчивый темп на протяжении всего дня и дальше – день за днем.

Такие перерывы избавляют вас от чувства вины и дают ощущение игры. Когда вы уходите на перерыв, вы знаете, что уже достигли цели, завершив предыдущий помидор. Более того, на протяжении дня у вас начнут появляться яркие идеи – даже во время перерывов [13].

Страницы книги >> Предыдущая | 1 2 3 4 5 6 | Следующая

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?


Топ книг за месяц