Книги по бизнесу и учебники по экономике. 3 500 книг, 1800 авторов.

» » Читать книгу по бизнесу Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут Штаффана Нетеберга : онлайн чтение - страница 6


Книги по году издания


Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?

  • Текст добавлен: 25 февраля 2015, 13:22

Текст бизнес-книги "Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут"


Автор книги: Штаффан Нётеберг


Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги


Возрастные ограничения: +12

Текущая страница: 6 (всего у книги 10 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Принять – записать – продолжить работу

Допустим, в середине помидора я вдруг осознал, что мне нужно позвонить в театральную кассу: ведь я обещал своей жене, что мы пойдем на балет «Щелкунчик». Схватить телефон и набрать номер? Ни в коем случае! У меня есть процесс, предписанный методом помидора. Если я хочу сократить количество помех, мне прежде всего нужны факты – факты из моей жизни. Сколько раз в день меня прерывают помехи и какого они типа? Я должен увидеть их.

Вместо звонка в кассу я записываю «позвонить в театр» в нижней части листа со списком дел на день. В действительности в середине этого листа, прямо под запланированными делами, у меня стоит заголовок «Срочное и внеплановое». Звонок в театральную кассу определенно не был запланирован и кажется довольно срочным.

Затем на полях списка дел на день справа от моего текущего дела я ставлю маленькую черточку. Такие черточки – существенная часть процесса мониторинга. Каждая из них обозначает одну внутреннюю помеху. В конце дня я подсчитываю количество черточек и анализирую результат. Это число – не просто дань лихорадочному чувству, что я что-то забыл, это упрямый факт – неопровержимая информация о том, сколько помех в моей работе возникло за день. Наконец, я еще решительнее берусь за свою текущую задачу, чтобы завершить помидор.

Итак, еще раз: когда вы сталкиваетесь с внутренней помехой, ваша стратегия – принять ее, записать и немедленно вернуться к прерванному занятию. Что касается кофе, то в ходе помидора я позволяю себе потреблять его в любых количествах, однако доливаю или наливаю свежий только во время перерывов между помидорами.


Разворачиваем зависимость

Лучшая стратегия работы с помехами – замечать, принимать и вносить в план либо устранять. Как уже упоминалось, внутри помидора никогда не надо переключаться между делами. Правило гласит: «Если уж помидор начался, он должен прозвенеть». То, к чему подталкивают меня мои внутренние побуждения, может казаться срочным, однако сделав шаг в сторону, я осознаю, что, скажем, театральная касса столь же охотно ответит на мой звонок, если я сделаю его не сейчас, прервав свой текущий помидор, а потом – во время следующего помидора.

В отсутствие такой стратегии результат моей деятельности зависел бы от того, удастся ли мне совладать с ощущением срочности всех моих побуждений. Теперь же, когда мне подумалось о каком-либо деле, я записываю его, освобождая тем самым от него свой мозг. Позже я могу поставить это дело в план, отведя для него следующий помидор или назначив на другой день. Другими словами, теперь я могу запланировать звонок в театральную кассу и перестать о нем думать. То, что мне внезапно и неосознанно захотелось сделать, теперь находится в зависимости от моего плана. Я «перевернул» зависимость.

Кстати, если мне с самого начала понятно, что сегодня я в театральную кассу звонить не буду, я могу записать эту задачу сразу в реестр дел, добавив к нему пометку «в» («внеплановое») и срок.


Атомарность

Некоторые внутренние помехи одолеть невозможно. Если вам всерьез захотелось в туалет, вам следует отправиться туда. Допустим, уходя, вы глянули на часы и увидели, что от помидора осталось еще 10 минут. Можно ли, вернувшись из туалетной комнаты, поработать еще 10 минут и завершить этот помидор? Ответ: нет.

Помидор атомарен. Он неделим. Это мельчайшая разменная монета в вашем рабочем процессе. Если вы оставили свое текущее дело – временно или нет, – вы должны обнулить этот помидор. Он не принимается в расчет, и вы, соответственно, не можете пометить его крестиком как завершенный. Вместо этого вы заводите таймер на 25 минут и начинаете новый помидор – возможно, после короткого перерыва, если вы в нем нуждаетесь.

Почему нельзя «собрать» помидор из более коротких интервалов времени? Потому что это сведет на нет всю идею ритма и вы будете слишком подвержены искушению прерваться. Следует ли рассматривать обнуленный помидор как неудачу? Нет, не следует. Количество завершенных помидоров не является универсальным мерилом компетентности и профессионализма. Это просто число полноценных 25-минутных «атомов» усилий – фактическая информация, которую можно использовать для совершенствования завтрашнего рабочего процесса.


Постоянные внутренние помехи

Новички часто бывают удивлены тем, как мало помидоров им удается завершить в течение дня. Начать хитрить и делать вид, что внутренних помех нет, – не решение. Мониторинг нужен вам, чтобы работать над собой и совершенствовать свой рабочий процесс. Вы не обязаны предъявлять его результаты своему начальнику в ходе ежегодных переговоров о зарплате.

Попробуйте сократить помидор – до 15, 10 или даже 5 минут. Когда ежедневное количество крестиков, помечающих завершенные помидоры, станет удовлетворительным, вы можете начать увеличивать помидор – до 20 и наконец до 25 минут. При этом не забывайте, что помидоры различной длительности несопоставимы. Результаты мониторинга бесполезны, если один крестик соответствует 5 минутам, а другой – 25 минутам. Переходить на более короткие помидоры следует по меньшей мере на две недели.

Вы можете также засекать, сколько времени проходит с начала каждого помидора до первой внутренней помехи. Старайтесь удерживать концентрацию немного дольше, чем во время предыдущего помидора. Это подскажет вам также, какую продолжительность должны иметь ваши помидоры, чтобы вас ничто не отвлекало.


Внешние помехи

Помимо внутренних помех в нашей жизни есть и внешние. К вам заглядывает коллега с рабочим вопросом. Или кто-то решил вдруг поинтересоваться, что вы думаете по поводу вчерашней серии «Охлади свой пыл»[4]? Или внезапно звонит ваш друг, чтобы вместе с вами вспомнить былые деньки. Или руководителю проекта нужны от вас какие-либо оценки работ для отчета перед начальством. Или – самый простой и распространенный случай – ваш почтовый клиент регулярно оповещает вас о том, что пришло новое письмо.

Все эти вещи имеют обыкновение случаться в самый разгар помидора, когда вы изо всех сил стараетесь сосредоточиться на текущей задаче! Но если вы поселились в реке, придется свести дружбу с крокодилами. Если вы не разберетесь в некоторых тонкостях, внешние помехи так и останутся для вас просто источником раздражения.

Внешние помехи интерактивны по своей природе: кто-то ждет от вас реакции. Они пытаются помешать вам пометить крестиком свой помидор. Чтобы сократить количество этих помех, вам нужна стратегия обращения с ними. Тем не менее я снова и снова подчеркиваю, что метод помидора предназначен отнюдь не для последнего из марсиан. Он вовсе не о том, как отказать в помощи вашим коллегам по команде.


Защищайте свой помидор

Внешние помехи сражаются за ваше внимание. Чтобы сосредоточиться на выполнении соглашения с самим собой, вы должны защищать свой помидор. Это соглашение – обязательство сосредоточенно заниматься одним-единственным делом в течение 25 минут. Однако если кто-то врывается в ваш рабочий отсек, чтобы узнать, как вам понравился самый свежий выпуск вашего любимого телешоу, слова «Прости, я тут целиком в помидоре – не заглянешь позже?» не всегда будут хорошей стратегией.

Значит, вы должны развернуть в обратную сторону зависимость между помидором и помехами. С почтой и телефоном все очень просто: их можно отключить. Никто не ждет, что вы непременно ответите на письмо в течение меньше чем 25 минут. Раз в полтора часа бросить взгляд на заголовки новых писем (не читая сами письма и уж тем более не отвечая на них) перед тем, как вы наденете свою стратегическую шляпу, – более чем достаточно. С голосовой почтой работает тот же подход – до тех пор, пока вы перезваниваете. Разумеется, ответы на письма и ответные звонки должны планироваться как дела – не надо выполнять их во время перерыва.

Когда вас просят о чем-то в очном общении, поинтересуйтесь у собеседника, на сколько можно отложить выполнение просьбы, не обесценив результат. Может выясниться, что для него не имеет значения, дадите ли вы ответ сегодня или в пятницу. Тогда вы сможете предложить самый поздний из приемлемых для него вариантов. Когда вместо безотлагательного выполнения дел, возникших из помех, вы ставите их в план на какой-либо из более поздних помидоров, это дает колоссальный выигрыш.


Делайте помехи зримыми и наращивайте усилия

Внешние помехи должны быть хорошо видны. Если вы хотите сократить их количество, вам прежде всего нужны факты о том, каких типов помехи и в каком количестве возникают.

Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с внешней помехой, дотянитесь до своего списка дел на день и запишите туда название возникшего дела. Это освободит от него ваше сознание и позволит не забыть о нем в ходе будущего планирования. Если вы уверены, что не будете заниматься новым делом сегодня, можете записать его непосредственно в реестр дел, добавив срок и пометив его буквой «в» («внеплановое»). Можно также записать его в нижней части листа со списком дел на день – под заголовком «Срочное и внеплановое».

Затем поставьте минус справа от того дела, которым вы были заняты.

Наконец, возвращайтесь к тому помидору, который был прерван помехой, с удвоенной решимостью довести его до конца.


Обнуление

Как-то раз у моего рабочего стола нарисовалось как минимум восемь человек. Было такое чувство, что я прямо сейчас зачем-то нужен каждому члену команды.

Команда: Ты регистрировал в архиве какой-либо новый код в последнее время?

Штаффан: Зависит от того, что считать «последним временем».

Команда: Последние пять минут или меньше.

Штаффан: Э-э… Да, похоже на то. Что-то не так?

Команда: Никто из нас ничего не может сейчас делать: твой код не компилируется!


Не лучший момент и не самая подходящая обстановка, чтобы сообщить этим людям, что я в середине помидора и буду рад видеть их в другой день. Очевидно, лучше обнулить помидор, а не игнорировать их срочное и совершенно разумное требование. Я помогаю им, затем делаю короткий перерыв, ставлю таймер на 25 минут и снова сосредоточиваюсь на своей задаче.


Стратегия работы с внешними помехами

Подведем итог. Вам следует быть в курсе того, сколько внешних помех и каких типов возникает в ходе вашей работы. Для этого вы отмечаете каждую помеху минусом и записываете название возникшей задачи.

Стратегия работы с внешними помехами состоит из четырех шагов:

1. Проинформировать: «Я сейчас плотно занят тем-то и тем-то».

2. Договориться: «Вас устроит, если я вернусь к этому вопросу в пятницу?»

3. Запланировать: записать название возникшей задачи и позже отвести в своем плане под нее помидор.

4. Выполнить обещанное: перезвонить, написать и т. п. – как вы и обещали; если вы не сделаете этого, то утратите доверие и уважение тех, кто обратился к вам с вопросом.


Обозначения для помех

Вот пример обозначений, которые я использую для работы с помехами. Допустим, я начинаю день с того, что выбираю три дела: «Подготовить счет», «Получить премию Дарвина» и «Написать письмо в налоговую». Поддерживать хорошие отношения с налоговой службой всегда очень важно, так что за это дело я берусь в первую очередь. После первого помидора я зачеркиваю первый квадратик крест-накрест: «X». После двух помидоров мое письмо в налоговую готово, и я приступаю к подготовке счета. Я ставлю «X» во второй квадратик, поскольку я закончил еще один помидор, и зачеркиваю элемент «Написать письмо в налоговую» в списке дел на день, поскольку это дело завершено. А на что указывают стрелки с цифрами 1, 2 и 3 на этой картинке?

1. Пока я готовил счет, возникла внутренняя помеха: я ни с того ни с сего вспомнил вдруг, что нужно позвонить Эдде. Я записал это дело в реестр дел, чтобы заняться им в другой день. Затем я поставил черточку рядом с названием текущего дела – «Подготовить счет». Это часть процесса мониторинга, итоги которого я подведу в конце дня.

2. Пока я писал письмо в налоговую, мне позвонила Бина. Я сказал, что в данный момент занят, и спросил, могу ли перезвонить ей позже. Это была внешняя помеха, поэтому я добавил знак «минус» справа от строки «Написать письмо в налоговую». Это тоже элемент мониторинга.

3. Поставив знак «минус», я сделал также пометку «Позвонить Бине» под заголовком «Срочное и внеплановое».


Растяжимость

Сколько дел в моем реестре помечено буквой «в» и сколько дел записано в списке дел на день под заголовком «Срочное и внеплановое»? Зная эти числа, я могу оценить свое умение планировать.

Если у меня много незапланированных дел, значит, я многое упустил из виду, когда составлял утром план. Это ошибка качественного характера: я не предусмотрел, что все это придется включить в план. На следующее утро я должен тщательнее изучить, включил ли я в свое соглашение с самим собой все, что следует.

У вас всегда есть право между любыми двумя помидорами пересмотреть приоритеты – и в этом нет ничего дурного. Но если ситуация все время складывается так, что с утра вы составляете некоторый список дел, а в конце дня обнаруживаете, что завершенные в течение дня дела по большей части не входят в изначальный список, то вы не сможете понять, в чем состоит суть обязательства, которое вы берете на себя при планировании. А если вы не чувствуете, что связаны обязательством, то у вас не возникнет и ощущения награды при подведении итогов дня. По сути дела, в этом случае нет разницы между реестром дел и списком дел на день: оба включают в себя те дела, которыми вы, возможно, займетесь сегодня.


Самоанализ: помехи

• Какого рода помехи возникают в процессе вашей работы?

• Что вы делаете, когда вас донимают неуместными вопросами?

• Где вы держите новые классные идеи, которые внезапно у вас возникают?

• В какие моменты вам сложнее всего сконцентрироваться строго на одном деле?

• Всегда ли вы возвращаетесь к тем вопросам, к которым обещали вернуться?

Глава 5

Оценка

О’Гурчик и Арти Шок на бегах

Арти Шок: Пятый номер придет первым.

О’Гурчик: Откуда ты знаешь?

Арти Шок: Он победил, когда я был тут на прошлой неделе.

О’Гурчик: То есть сегодняшний заезд был на прошлой неделе?

Арти Шок: Конечно, нет! Каждый заезд уникален.

О’Гурчик: Значит, сегодня он может и не победить. Он может оказаться не в форме или получит травму в середине заезда. Или лошади его сегодняшних противников окажутся более быстрыми.

Арти Шок: Ну да.

О’Гурчик: Значит, ты не можешь гарантировать победу пятого номера.

Арти Шок: Нет, это предположение. Но оно основано на том, что мне известно в настоящий момент, – то есть это наиболее правдоподобное предположение.

О’Гурчик: Но не гарантия?

Арти Шок: Нет – просто догадка, опирающаяся на эмпирические знания.



Измерения и догадки

Оценка будущих достижений строится на предположениях. Так почему бы не обратиться к истории, допустив, что она повторится?

Оценки и измерения – две весьма существенные части метода помидора. Без них крайне сложно составлять ежедневный план. Регулярно оглядываясь назад в процессе использования этого метода, вы сделаете свой подход к работе еще более совершенным. Это поможет вам понять, как ваши представления о том, что вы способны сделать, соотносятся с реальными достижениями. Мониторинг и запись в методе помидора – это способы измерения. А в этой главе вы узнаете, как производить оценку.


Оценки в реестре дел

Обязательство перед самим собой – критически важная часть метода помидора. Список дел на день – ваше ежедневное обязательство. Набор пунктов в этом списке должен быть разумным и реалистичным. Их количество должно быть примерно таким, какое вы в норме выполняете за один день.

Когда между вашими оценками и реальным количеством усилий, которое вам приходится потратить, систематически возникают расхождения, источником ошибки является одно из двух:

• ваш процесс оценки или ваши навыки оценки недостаточно хороши;

• после того как вы приступаете к делу, появляется новая информация, которая меняет ситуацию.


Вы не можете предсказать изменения ситуации и внезапное поступление информации. Однако вы можете улучшить свои навыки оценки, тренируясь на практике и наблюдая за результатом. Ежеутренне, прежде чем приступить к планированию дня, взгляните на каждое из новых дел в реестре дел и попробуйте оценить, сколько помидоров нужно для его выполнения. Вы можете также бросить беглый взгляд на уже сделанные ранее оценки, чтобы понять, нуждаются ли какие-то из них в пересмотре.

Лично я записываю оценки справа от названий дел в реестре. Разумеется, я пользуюсь для этого карандашом, чтобы иметь возможность позже изменить цифры, если узнаю что-то такое, что подтолкнет меня к переоценке.


Мудрость толпы

Джеймс Шуровьески в своей книге рассказывает о том, как толпа на сельской ярмарке смогла очень точно угадать вес быка – при усреднении. Ни одна индивидуальная догадка не была настолько близка к правильному ответу, как усредненное значение всех догадок. Почему? Если толпа состоит из людей, немного разбирающихся в вопросе, то каждый из них привнесет толику своего знания в ответ – и их ошибки при сложении дадут ноль [31].

Психолог Эдвард Вул экспериментально показал, что усреднение нескольких догадок одного человека о некотором факте дает более точную оценку, чем любая отдельная догадка. Он задавал людям различные простые вопросы. Ничего не говоря им, он спустя короткое время повторял некоторые из этих вопросов. Оказалось, что усреднение предположений одного человека приводит к более точному результату, чем любое из предположений в отдельности. Почему? В основе познавательной деятельности лежат статистические выводы. Скажем, когда я пытаюсь ответить на какой-то простой вопрос, в моей голове возникает ряд возможных значений. Каждый раз, когда я даю ответ, я просто бессознательно беру одно из этих значений. Среднее значение моих ответов оказывается близким к идеалу, однако их среднеквадратичное отклонение будет далеко не нулевым [7].

Значит, толпа знает больше, чем отдельный человек, высказывающий единичную догадку, и вы можете стать сами для себя толпой, проводя переоценку ситуации. Время от времени вы делаете новое предположение, даже если никакой новой информации не поступило.


Размер дела

Единица, используемая для оценки дел, – один помидор. Вы должны решить, сколько помидоров требуется потратить на выполнение того или иного дела. Цифра «четыре» означает, что вам, по вашему прогнозу, потребуется потратить четыре помидора на данное дело, прежде чем оно будет выполнено. Поскольку помидор атомарен, вы не можете использовать значения вроде 1/2 или 2,2 помидора.

Если дело требует, по вашей оценке, больше семи помидоров, значит, оно слишком сложное – вам нужно разбить его на части. Для каждого меньшего дела должна быть отведена своя строка в реестре дел и выполнена отдельная оценка. Огромные оценки лишены точности.

Если вы оценили какое-то дело меньше чем в один помидор, вы можете обозначить это цифрой ноль рядом с названием дела. Это вовсе не означает, что для завершения этого дела нужен ноль помидоров – просто для него потребуется меньше одного помидора. Каждое такое дело тоже должно занимать в реестре дел отдельную строку.

Потом, при выборе дел для списка на день, вы сможете скомбинировать несколько таких «ноль-помидорных» дел. Поместите их вместе на одну строку, чтобы указать, что они образуют один сегодняшний блок работы.


Отбор

Планирование на основе оценок делает ваше ежедневное соглашение с самим собой более реалистичным – и в результате укрепляется ваша мотивация. Записывая каждый день количество завершенных помидоров, вы получите хорошее представление о своей скорости в помидорах.

Когда вы утром выбираете самые важные дела из реестра дел, сумма их оценок не должна превышать вашу скорость, определенную опытным путем. Затем вы записываете выбранные дела в список дел на день и добавляете рядом с каждым из них столько маленьких квадратиков, сколько помидоров требуется, по вашей оценке, для выполнения этого дела.

Каждый раз, когда таймер сообщает вам своим звонком, что помидор закончился, вы ставите «X» в квадратик рядом с названием текущего дела. Это означает, что позади 25 минут усилий, приложенных к работе над этим делом.

Здесь может произойти одно из трех. Возможно, пустые квадратики у вас закончатся раньше, чем вы завершите все дело. В этом случае вы недооценили масштаб задачи. А может быть, вы завершите дело прежде, чем зачеркнете последний квадрат, или же в точности уложитесь в план. В двух последних случаях вы просто вычеркиваете дело из списка дел на день.


Внимание! Это ознакомительный фрагмент книги.

Если начало книги вам понравилось, то полную версию можно приобрести у нашего партнёра - распространителя легального контента ООО "ЛитРес".
Страницы книги >> Предыдущая | 1 2 3 4 5 6

Правообладателям!

Представленный фрагмент книги размещен по согласованию с распространителем легального контента ООО "ЛитРес" (не более 20% исходного текста). Если вы считаете, что размещение материала нарушает ваши или чьи-либо права, то сообщите нам об этом.

Читателям!

Оплатили, но не знаете что делать дальше?


Топ книг за месяц