Текст бизнес-книги "Исследование систем управления. Научно-популярное издание"

Автор книги: Александр Пужаев

Раздел: Управление и подбор персонала, Бизнес-книги

РАЗДЕЛ 2. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2.1. Организация как социально – экономическая система

Организация как социально – экономическая система —

это группа людей, подразделений, фирм, деятельность которых объединяется и координируется для достижения общих целей. (В отличие от «организации» как функции управления). Таким образом, фирмы, компании, предприятия, учреждения, фабрики, заводы и т. п. – это всё социально – экономические системы. Их профиль и организационно – правовая форма могут быть разными, но каждый из объектов выпускает какую – то продукцию или (и) оказывает услуги, имеет внутреннюю структуру и систему управления, и может обобщённо именоваться «организацией». А вот что означает понятие «система», рассмотрим более подробно.

Признаки и свойства систем

Сначала надо вспомнить, а что такое «система» вообще. «Система – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство» (Википедия). Классическое определение, приведённое в очень известном учебнике по менеджменту. «Система – некая общность, состоящая из взаимозависимых элементов, каждый из которых вносит определённый вклад в характеристики целого» [20, с. 79].

Надо отметить, что написать хорошее определение, то есть достаточно точное, ёмкое, с указанием всех наиболее важных характеристик понятия, очень непросто. И обязательной схемы, по которой определение должно быть построено, к сожалению нет. Поэтому определений понятий, например, в менеджменте – море. И если хочется понять суть того, что скрывается за определением понятия, чаще всего приходится знакомиться с несколькими определениями. Да ещё изучать конкретные примеры. И постепенно приходит понимание того, что же это такое. Иногда дать полное определение оказывается настолько сложно из – за многоаспектности понятия, что идут по пути перечислений тех особенностей, которыми обладает описываемый объект (явление, процесс). Поступим так и в этом случае.

Итак, система имеет следующие признаки:

• система имеет определённую цель

• система состоит из некоторого количества элементов, связанных между собой

• каждый из элементов специализируется на выполнении определённых функций, которые обеспечивают достижение цели системы

• некоторые элементы взаимодействуют друг с другом и с внешней средой

• система имеет свойства, которые либо вообще отсутствуют у элементов, либо существенно расширяют её возможности и повышают надёжность

Последнее обстоятельство является, пожалуй, ключевым. И объясняет, для чего, собственно, нужны системы. А они окружают нас со всех сторон. Что же они из себя представляют конкретно? Как они выглядят? Чтобы ответить на эти вопросы, надо рассмотреть конкретные примеры объектов, которые можно отнести к категории систем. Классификаций систем очень много, это обусловлено целями, которые ставят перед собой исследователи. Мы рассмотрим классификацию, при которой системы в зависимости от сущности входящих в них элементов разделяются на биологические, социальные и технические.

К биологическим системам относятся живые организмы, которых создала природа за многие миллионы лет эволюции на нашей планете. Всё началось, видимо, с появления бактерий, затем простейших одноклеточных и многоклеточных существ, растений, и, наконец, животных, а затем и людей. Очевидно, это первые системы, которые возникли на Земле. В процессе эволюции эти системы постоянно усложнялись. А элементы, из которых эти системы состоят, специализировались, также усложнялись, превращались также в системы. И постепенно возникло то разнообразие жизни, которое мы наблюдаем сегодня. Следует отметить, что основной целью живого всегда была и остаётся выживаемость и оставление потомства. И усложнение, специализация помогали в этом. Иначе бы оно не происходило. В результате человек, как биологическая система, состоит из множества специализированных внутренних органов и систем. Мозг, сердце, печень, кровеносная система, нервная система и многое другое позволили человеку превратиться в существо, которое сумело выжить в самые неблагоприятные периоды и распространиться по всем материкам.

Социальные системы появились тогда, когда появились люди. С самого начала люди жили группами, а группа является системой, так как обладает всеми вышеперечисленными признаками. По мере развития цивилизации появились системы в форме различных учреждений, предприятий, которые обобщённо называют организациями. Эти системы, в которых главным действующим лицом являются люди, теперь чаще называют не просто социальными, а социотехническими или социально – экономическими системами. Именно они и будут предметом дальнейшего рассмотрения.

Наконец, технические системы это те, которые создаёт человек. Все вещи, которые нас окружают и состоят из нескольких частей (элементов) можно отнести к техническим системам. Даже самые простейшие. Например, лопата. Если посмотреть на признаки системы, они все здесь присутствуют. Цель основная – землю копать. Элементов немного, минимум три. «Полотно» (металлическая часть, «штык»), ручка (чаще всего из дерева, «черенок»), крепление полотна к ручке, например, шуруп. Функции каждого элемента понятны, взаимодействие сводится к механическому креплению между собой. Последний признак – свойства, которых нет у элементов. Ну, вообще – то копать можно полотном без ручки и ручкой без полотна. Но это очень неудобно, и достичь результата можно с огромными усилиями. А уж про качество и говорить не приходится. Поэтому лопату можно считать системой. Что уж говорить про другие созданные людьми механизмы и устройства: часы, станки, автомобили, самолёты и многое – многое другое. Всё это технические системы, весьма сложные и очень нужные.

В результате исследований было доказано, что, несмотря на различную природу систем разного вида, они обладают многими общими свойствами. И закономерности, установленные для систем одного вида, как оказывалось в дальнейшем, часто проявляют себя и многое объясняют в функционировании систем другого вида.

Не останавливаясь на рассмотрении всех существенных свойств систем, назовем лишь три, которые необходимо обязательно иметь в виду при построении социально – экономических систем [2].

Первое свойство: социально – экономическая система – это, как правило, открытая система. т. е. она подвержена влиянию внешней среды: объектов, в ней расположенных, и процессов, в ней происходящих.

Именно отсюда вытекает необходимость выявления факторов внешней среды, оказывающих наиболее существенное влияние на конкретную организацию. И затем – создание системы слежения за изменениями этих факторов, чтобы своевременно отреагировать необходимым образом на те или иные изменения.

Второе свойство: “Более важна совместная работа всех элементов системы, чем работа каждого в отдельности”.

Речь идёт о согласованности работы сотрудников в группах и подразделениях. То есть чётком распределении обязанностей и функций. Правильном определении мощности каждого из участков, чтобы не допускать как её недостаток, так и избыток. Необходимость этого наиболее отчётливо видна на примере работы производственных участков. Например, на конвейере все должны успевать выполнить свою часть работы за плановое время, чтобы не было простоев. Но и излишнего числа работников быть не должно, чтобы не расходовать лишние средства.

Кроме того, согласованность обеспечивается правиль – ным распределением функций между работниками с уче – том не только формальных факторов: образования, квалификации, опыта, – но и неформальных – личных качеств и свойств: темперамента, характера и др. Очень важное значение имеют такие человеческие качества, как чувство товарищества, способность с пониманием относиться к другим людям, заинтересованность в успехе организации в целом, а не только (и может быть, не столько) в личных достижениях. Идеально, если группы работников настолько хорошо подобраны, что образуют так называемые команды. Такие группы и подразделения отличаются высокой производительностью, благоприятным социально – психологическим климатом, стре – млением к дальнейшему совершенствованию и развитию. Разумеется, обеспечить такую согласованность в работе очень не просто. Нужны значительные усилия руководителей по правильному подбору и расстановке работников, созданию эффективных стимулов, своевременному решению возникающих проблем в организации труда и отношениях.

Третье свойство: «Система есть целое, которое нельзя понять посредством анализа отдельных частей».

В какой – то притче трое слепых с помощью ощупывания пытаются описать, как выглядит слон. И в зависимости от того, какая часть тела им попалась: хобот, бивень или нога, описание носит соответствующий характер. Но каждое из них весьма далеко от действительности. Потому что представить себе, как функционирует целое по какой – то одной его части невозможно! Ведь каждая часть системы выполняет какую – то, пусть важную, но одну функцию, а системой является только объединенное согласованное функционирование всех составных частей. Отделение какой – то части от системы или прекращение выполнения ею своей функции, а иногда даже только ухудшение работы, может привести к прекращению деятельности или во всяком случае к резкому сокращению эффективности функционирования системы.

Мало того, попытка улучшить работу какой – то части системы с целью повышения качества функционирования или производительности системы в целом, может привести к прямо противоположным результатам. В качестве иллюстрации этого положения можно привести следующую ситуацию. Руководство одной фирмы решило снизить затраты на транспортировку сырья, производимого пятью предприятиями фирмы на пятнадцать других предприятий, также принадлежащие фирме и выпускающие широкий ассортимент различных изделий. Группа специалистов, которой было поручено это задание, поначалу намеревалась использовать известную модель решения транспортной задачи, легко позволяющей определить оптимальные маршруты для минимизации расходов на транспортировку сырья. Однако когда специалисты стали собирать необходимую информацию, они выяснили, что объем выпуска пяти сырьевых предприятий, а также сырье и материалы, дополнительно закупаемые из внешних источников, не обеспечивали работу многих предприятий, выпускающих конечную продукцию, на полную мощность. Тогда специалисты задались вопросом: влияет ли процент использования производственной мощности предприятий на их производственные затраты? Оказалось, что такое влияние имело место, причем оно было неодинаковым для различных предприятий. В результате дальнейших расчетов специалисты установили, что в результате решения транспортной задачи транспортные расходы, конечно, снизились бы, но зато увеличивалась неравномерность загрузки мощностей предприятий. А это привело бы к такому росту производственных затрат, которые значительно превзошли бы экономию на транспортных расходах! То есть исследование деятельности организаций должно проводиться с использованием не только анализа, но и синтеза. Только в этом случае выводы и рекомендации будут иметь достаточные основания.

Таким образом, внесение изменений в деятельность отдельных работников, подразделений организации возможно только после тщательного прослеживания всех их связей с другими работниками или службами. И только установив, что намеченные изменения, улучшающие работу на одном участке, не приведут к ухудшению работы на других, можно проводить эти изменения в жизнь.

Элементы организации как системы

Следует заметить, что понятие “система” применимо не только к организации в целом, но и к ее отдельным частям, или, как мы их называли, «элементам». Под элементами организации можно понимать любые ее составные части, некоторым образом обособленные друг от друга. Т. е. элементами являются отделы и службы управления, производственные цеха или другие подразделения, выполняющие основную и вспомогательную деятельность. Все эти элементы образуют структуру организации. И они же также являются системами. Но поскольку они являются не вполне самостоятельными, их часто называют подсистемами, или системами «более низкого уровня». Самым маленьким элементом организации, одновременно являющимся социально – экономической системой, является сочетание трех простейших элементов: работника, необходимых ему средств труда и предмета труда.

Исследования, направленные на совершенствование де – ятельности организации, практически всегда требовали применения анализа, как одного из методов исследования, то есть выделения из структуры организации какой – то части, подсистемы, применительно к которой поначалу и применялись общенаучные и (или) специальные методы исследования. Причём далеко не всегда при этом использовался наиболее естественный подход, то есть выделение в качестве объекта исследования одной или несколько функциональных областей организации (см. рис. 2.1).

Такая известная консалтинговая компания, как McKinsey, использует свой взгляд на внутреннюю структуру организации [25, с. 43] (см. рис. 2.2.).

Причём это не просто иллюстрация, а рабочая схема, которую компания использует для разработки стратегии развития организации, столкнувшейся с финансовыми проблемами. Этот взгляд, точнее подход, получил название «Модель «7-С» компании McKinsey» и считается классическим подходом.

Примерная трактовка содержания элементов приведённой схемы изложена ниже.

1. Выработка стратегии развития организации на основе анализа её сильных и слабых сторон, разработка философии и политики организации, охватывающей все её функциональные области.

2. Совершенствование структуры управления организацией, максимальное её упрощение, децентрализация большинства функций, определение полномочий руководителей с учётом квалификации и личных качеств.

3. Разработка информационной системы организации, обеспечивающей эффективную коммуникационную связь между сотрудниками и подразделениями. Разработка системы принятия решений, правил и процедур управления, системы стимулирования.

4. Разработка системы подбора, обучения, оценки и перемещения руководящих кадров, планирование карьеры руководителей, применение стиля руководства, адекватного внутренним и внешним факторам, воздействующим на организацию.

5. Применение наиболее эффективных методов подбора сотрудников, его оценки, формирование работоспособного, совместимого состава работников, создание максимально благоприятного социально – психологического климата.

6. Необходимые для эффективной профессиональной деятельности работников специальные навыки накапливается с помощью системы постоянного повышения квалификации работников на основе обучения, переподготовки, развития инициативы, творчества.

7. Создание сильной культуры организации, выработка системы общих ценностей, признаваемых и одобряемых сотрудниками.

В качестве других примеров рассмотрения структур организации можно привести модель «9 ключей бизнеса» [3, с. 196] (см. рис. 2.3), схему организационного развития Б. Карлофа и С. Седеберга [14, с. 13] (см. рис. 2.4), а также модель организации Д. Недлера и М. Ташмана [15, с. 337] (см. рис. 2.5).

Рис. 2.3. 9 ключей бизнеса

Рис. 2.5. Модель организации

Рис. 2.4. Организационное развитие

Нетрудно увидеть, что за основу модели «9 ключей бизнеса» взята схема Маккинси. Авторы на основе собственного опыта работы в Российском бизнесе попытались разработать пошаговую методику развития организаций, которой могли бы пользоваться руководители фирм. Другие две модели существенно отличаются от предыдущих и друг от друга. Но они отражают видение разработчиков мер по совершенствованию деятельности организаций. Особенно показательна модель Д. Недлера и М. Ташмана. Она использовалась для вывода из глубокого кризиса компании Ксерокс, а разработана руководящей группой, состоящей из высшего руководства компании и приглашённых со стороны консультантов. Именно так они видели наглядное представление основных факторов, от которых зависел успех преобразований. И компания вышла из кризиса, «возродилась из пепла», как написали в своей книге авторы.

Таким образом, наряду с традиционным изображением структуры организации, отражающей её основные подразделения и их подчинённость, могут быть самые разные видения её содержания. Главное – чтобы этот взгляд был понятен авторам и побуждал участников исследования организации к выявлению проблем и их устранению.

Проблем в организации может быть много и самых различных. Главные проблемы, конечно, связаны с финансами. Но также и с персоналом, и с оборудованием, и с материалами, и с качеством продукции. Список возможных проблем может быть бесконечным. Но при этом надо всегда помнить: любая проблема в организации (и не только) всегда есть следствие недостатков в системе управления! Поэтому, устраняя конкретные недостатки в области финансов, персонала, оборудования и т. д., необходимо выяснить, почему система управления соответствующей деятельностью допустила возникновения недостатков. В рассмотренных выше подходах система управления не фигурирует в качестве самостоятельного элемента. И действительно любая деятельность и управление ею тесно связаны между собой. Но управление является специфическим видом деятельности и имеет решающее значение для успешного функционирования организации.